Приказ МПР РФ от 28 марта 2002 г. N 150 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МПР России" (утратил силу)

Приказ Министерства природных ресурсов РФ от 28 марта 2002 г. N 150
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МПР России"

ГАРАНТ:

Приказом МПР России от 18 апреля 2007 г. N 105 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления и во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 N 1547-р приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства обеспечить неукоснительное выполнение требований Инструкции.

3. Управлению информационных ресурсов и технологий (Морозов Г.И.) обеспечить на основе стандартов и требований, изложенных в Инструкции, создание и хранение в системе электронного документооборота шаблонов документов и резолюций, наиболее часто используемых в Министерстве.

4. Признать утратившим силу приказ Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 30.01.98 N 20 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в центральном аппарате МПР России".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Янкова К.В.

Министр

В.Г. Артюхов

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации
(утв. приказом Министерства природных ресурсов РФ от 28 марта 2002 г. N 150)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации (далее - Министерство).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 (далее - Типовая инструкция).

1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Типовой инструкции.

Выполнение Инструкции обязательно для всех работников центрального аппарата Министерства.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - подразделения) осуществляются подразделением, на которое возложены функции организации делопроизводства Министерства (далее - служба делопроизводства).

II. Документация Министерства

2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется Положением о Министерстве, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Министерством, другими органами управления и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

3.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством, как правило, в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности и утвержденными в соответствии с ними планами законопроектной и нормативно-правовой работы МПР России.

3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации Министерством в случае, когда оно является головным исполнителем законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

проект технического задания на разработку законопроекта;

в случае если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта представляется в электронной форме (текстовый редактор WinWord 6 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром природных ресурсов Российской Федерации (далее - Министр) или лицом, исполняющим его обязанности, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Не допускается представление в Правительство Российской Федерации законопроектов и сопроводительных материалов с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию.

3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо назвать причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет

Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют сквозную единую нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге"

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним (визовые экземпляры), подготовленные для последующего согласования, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.2.5 Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, и руководителями федеральных органов исполнительной власти, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественных отношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст. 

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом п о с т а н о в л я ю, которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент". и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы тестового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                      к Указу Президента

                                                     Российской Федерации

                                                              N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                      Указом Президента

                                                     Российской Федерации

                                                              N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации (Регламент Правительства Российской Федерации, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 18.06.98 N 604 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 05.10.2000 N 760) и настоящей Инструкцией.

3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, и прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнений федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта. Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).

3.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера документа (проставляется после подписания акта).

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

3.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой полуторным межстрочным интервалом.

3.3.10. При подготовке проекта акта Правительства Российской Федерации, по которому Министерство является головным, в адрес организаций-соисполнителей направляется соответствующее письмо за подписью заместителя Министра о представлении своих замечаний и предложений или согласовании в установленный срок.

3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства

3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с положением о нем в виде приказов, постановлений, распоряжений, правил, инструкций и положений.

3.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Министерства установлены:

постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026);

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 июля 1999 года N 217 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 16 июля 1999 г., регистрационный N 1835, бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1999, N 31).

3.4.3. Проекты нормативных правовых актов визируются руководителями заинтересованных подразделений и направляются на рассмотрение в подразделение, на которое возложены функции организации правовой, законопроектной и нормативной деятельности Министерства (далее - юридическое подразделение).

3.4.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Минюст России).

Решение о направлении приказа в Минюст России принимается юридическим подразделением, которое и организует подготовку необходимого пакета документов для направления его Министру одновременно с проектом нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации.

Юридическое подразделение ведет строгий учет нормативных правовых актов Министерства и, в первую очередь, зарегистрированных в Минюсте России, а также их кодификацию.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе) в Минюст России.

К нормативному правовому акту, направляемому в Минюст России, прилагается справка, содержащая:

основания для издания акта;

сведения обо всех действующих нормативных актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юридического подразделения.

В случае представления на государственную регистрацию нормативных правовых актов за подписью лица, исполняющего обязанности Министра, наряду с вышеуказанными документами представляется документ, подтверждающий полномочия лица, исполняющего обязанности Министра.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, направляются для исполнения только после их регистрации и официального опубликования.

Нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию в Минюсте России, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 года N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти", подлежат официальному опубликованию в "Российской газете" в течение десяти дней после дня их регистрации, а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Нормативные правовые акты, не прошедшие государственную регистрацию и не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

Акт, признанный Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации, подлежит опубликованию в еженедельной газете "Природно-ресурсные ведомости" в порядке, установленном Порядком опубликования правовых актов Министерства природных ресурсов Российской Федерации, признанных Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации, утвержденным 16 мая 2001 г.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ, распоряжение

4.1.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного характера, а также назначения и увольнения работников.

Распоряжениями оформляются решения ненормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы Министерства.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений Министра, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Приказы (распоряжения) подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Руководители государственных служб имеют право подписывать распоряжения о предоставлении отпусков сотрудникам соответствующих государственных служб центрального аппарата Министерства, начиная с заместителей руководителей структурных подразделений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы делопроизводства.

4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и руководителем службы делопроизводства. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и направляются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения нумеруются отдельно.

4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры служба делопроизводства заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается руководителем подразделения. Копия обязательно направляется также исполнителю и в юридическое подразделение.

Схема рассылки готовится одновременно с подготовкой проекта приказа (распоряжения) в двух экземплярах.

При определении тиража исполнитель исходит из того, чтобы документ рассылался только заинтересованным организациям и предусматривает необходимый резерв копий, который хранится в службе делопроизводства.

Изготовление дополнительных копий приказов (распоряжений) и досылка их организациям и подразделениям производится только с разрешения руководства службы делопроизводства. При этом делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

4.1.5. Проект распоряжения во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение одного месяца, если Правительством Российской Федерации или Министром не установлен другой срок.

4.1.6. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера, например:

от 15 января 2002 г. N 21

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должна составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста. Перенос слов в заголовке недопустим.

Например:

Об утверждении образцов бланков, печатей и штампов

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал "Одинарный" от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.

Текст распоряжения должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ (распоряжение) не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведений которых доводится приказ (распоряжение), указываются в схеме рассылки, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

Названия организаций и подразделений, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация или подразделение упоминается один раз, то дается их полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование организации или подразделения и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.

В распоряжениях допускается применять узаконенные сокращенные названия организаций и подразделений без приведения их полных наименований.

Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (распоряжения).

Проект приказа (распоряжения) представляемый на подпись Министру, должен быть завизирован исполнителем, руководителями заинтересованных подразделений, юридического подразделения и службы делопроизводства, заместителем Министра, курирующим подразделение, в котором документ подготовлен.

Имеющиеся возражения по проекту приказа (распоряжения) излагаются в отдельной справке, которая подписывается руководителем подразделения и прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Исправления и дополнения в приказах (распоряжениях) после их подписания не допускаются

На оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения) указываются: вверху - наименование подразделения, подготовившего проект, внизу слева - фамилия исполнителя и его телефон.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказ (распоряжение) подписывает Министр, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Первая страница приложения к приказу оформляется в следующем виде:

а)

                                                          Приложение

                                                     к приказу МПР России

                                                     от 23.09.2002 N 500

(если первый пункт приказа оканчивается словами "... согласно приложению.". В этом случае применяется сквозная нумерация страниц приказа вместе с приложением.);

б)

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                      приказом МПР России

                                                      от 23.09.2002 N 500

(если первый пункт приказа начинается словами "Утвердить прилагаемое ... .". В этом случае нумерация приложения начинается с его первой страницы).

4.1.7. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка, с указанием названия Министерства, других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение); располагается по центру страницы;

дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.

Проекты совместных приказов (распоряжений) должны готовиться в нескольких экземплярах (из расчета получения каждым министерством или ведомством, подписавшим документ, по одному подлиннику).

4.1.8. Снятие копий и досылка приказов (распоряжений) подразделениям и другим организациям производится только с разрешения руководителя службы делопроизводства или его заместителя. В случае досылки документа делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

4.2.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3. Протокол, подготовка и оформление документов коллегии Министерства

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, в т.ч. - коллегии Министерства), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря - сотрудника подразделения, готовившего вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со схемой рассылки, которую составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы делопроизводства.

4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Министерства формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П р о т о к о л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через интервал "Точно" и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал "Одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно через межстрочный интервал "Точно" и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии также печатаются через межстрочный интервал "Точно".

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно" и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему.

4.3.7. Подготовка материалов к заседанию и решений коллегии Министерства осуществляется в соответствии с Регламентом коллегии Министерства.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;

как исполнение поручений Главы Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, руководства Аппарата Правительства Российской Федерации и его структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Министра или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Министерства определяется руководством Министерства (далее - Руководство) или руководителем подразделения.

4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.4.4. Текст излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

"Министерство считает...", "Министерство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке Министра, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу ...", "направляю ...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется службой делопроизводства

Правом подписи служебных писем обладают Министр, его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Министром, а также руководство подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о подразделениях и должностными инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

V. Правила оформления документов

5.1. Бланки документов, печати и штампы

5.1.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

5.1.2. Бланки документов Министерства утверждаются отдельным приказом и изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

5.1.3. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

5.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.5. Документы Министерства, как правило, заверяются печатями и штампами.

5.1.6. Порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов Министерства природных ресурсов Российской Федерации, государственных служб МПР России и структурных подразделений утверждается отдельным приказом.

Порядок изготовления, а также использования и хранения гербовой печати Министерства определен Положением о гербовой печати Министерства природных ресурсов Российской Федерации, утвержденным приказом МПР России от 27.12.2001 N 904.

5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "О выделении...", "Об изменении ...", и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

5.2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (нормативные правовые акты, распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения,

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).

5.2.3. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, первым заместителем Министра.

Документы, направляемые заместителям руководителей органов власти, указанных выше, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются Министром, его заместителями или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка Министра наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма название Министерства в наименовании должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность должностного лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.2.4. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                                    Министерство культуры

                                                    Российской Федерации

                                                    Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                                    Министерство культуры

                                                    Российской Федерации

                                                    Управление делами

                                                    Ведущему специалисту

                                                    А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                   Генеральному директору

                                                   объединения "Агропром"

                                                   В.Д. Иванову

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                И.П. Калинину

                                                ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                Киреевский р-н, г. Липки

                                                Тульская обл., 301264

5.2.5. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы. Визы работников, которым не даны поручения, на документе не проставляются.

Документы представляемые на подпись Министру, помимо изложенных требований, визируются курирующим заместителем Министра.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта, распорядительного документа. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются.

     Начальник Финансового управления

     (личная подпись)                                 И.О. Фамилия

     26.04.2002

Замечания докладываются должностному лицу Министерства, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

           СОГЛАСОВАНО

  Заместитель Министра финансов

      Российской Федерации

 (личная подпись)   И.О.Фамилия

30.05.2002

           СОГЛАСОВАНО

         Письмо Росархива

   от 30.05.2002 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (горный, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий с согласия этих органов.

5.2.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                              Министр природных ресурсов

                                                Российской Федерации

                                          (личная подпись)   И.О. Фамилия

                                          23.09.2002

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Министерства.

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                      приказом МПР России

                                                      от 24.01.2002 N 21

5.2.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2.8. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной или лицевой (при подготовке писем подведомственным организациям, подлежащих тиражированию) стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Иванова Мария Петровна

254-0581

или

Иванова

254-0581

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.2.9. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к нормативным правовым актам, распорядительным документам и письмам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

                                                       Приложение

                                                  к письму МПР России

                                                от 23.09.2002 N ИФ-61/911

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

5.2.10. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

Все сведения об исполнении резолюций и документа в целом вносятся исполнителями в систему электронного делопроизводства, принятую в Министерстве.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

6.1.3. Система электронного делопроизводства Министерства обеспечивает возможность определения последовательности операций, производимых с документом и пути его движения от момента регистрации до отправки в архив Министерства (далее - Архив).

Особенностью системы является появление входящего номера ("очередь") документа на компьютере того исполнителя, кому он адресован. Только тот исполнитель, у которого документ находится в очереди, может с ним работать в соответствии с руководством пользователя системы на каждом конкретном рабочем месте (вводить резолюцию, вносить информацию о ходе исполнения, направлять следующему исполнителю). Другие пользователи могут использовать сведения о прохождении документа только в информационном варианте.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы делопроизводства.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа, не задевая его текста, либо на оборотной стороне. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года.

Регистрация в системе автоматизированного делопроизводства производится путем заполнения электронной карточки документа (ввод входящего номера, даты поступления и сведений о поступившем документе - исходящий номер и дата, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений).

6.3.2. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются Руководству или в подразделение. Предварительное их рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания, на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей между заместителями Министра и положений о подразделениях.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

После рассмотрения документа Министром или его заместителем работники службы делопроизводства, к которым относятся и сотрудники секретариатов заместителей Министра, вносят резолюцию в систему электронного документооборота, рассылают электронные карточки всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю.

Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям службой делопроизводства направляются копии.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается, регистрируется получателем и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются посредством почтовой и электронной. связи. При необходимости - при помощи фельдъегерской связи.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст. 4076).

Документы для отправки по почте передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с приложением схемы рассылки. Если в схеме рассылки имеются организации, которые отсутствуют в схемах рассылки, разработанных службой делопроизводства, исполнитель обязан указать их почтовый адрес.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.4.3. Телеграммы, составленные в Министерстве, принимаются сотрудниками службы делопроизводства завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

Телеграммы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием телеграфного адреса или с приложением стандартной схемы рассылки, разработанной службой делопроизводства. Схемы рассылки, разработанные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса.

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется самим исполнителем,

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты нормативных правовых актов, распорядительных документов и писем после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу делопроизводства для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, правильности их оформления, включая соблюдение правил русского языка.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

6.5.3. Копии подписанных Руководством нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.5.4. Передача документов между подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте и имеющие электронную цифровую подпись, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со схемой рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а при необходимости распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Регистрация факсограмм производится при наличии на поступившем документе обязательных реквизитов в соответствии с требованиями делопроизводства (номер, дата и подпись);

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6.7. Учет количества документов

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится службой делопроизводства при помощи действующей в Министерстве автоматизированной системы делопроизводства.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро на основе принятой в Министерстве системы учета документов.

Учет количества документов может производиться по Министерству в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или руководителями подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит схему рассылки.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.8.6. Если исполнение документа Руководством возложено на руководителей нескольких подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями, указанными в резолюции. Визы лиц, не указанных в резолюции, на документе не проставляются.

6.8.7. По документу, поступившему из экспедиции непосредственно в подразделение, сотрудник, ответственный за делопроизводство соответствующего подразделения, находит в "очереди" входящий номер документа и в электронной карточке заполняет "аннотацию", даты поступления и передачи документа руководителю. При наличии в документе ссылки на предыдущие документы, указываются их входящие номера и фамилия исполнителя. Передача документа от одного исполнителя другому внутри подразделения производится только по указанию руководителя подразделения, о чем вносится соответствующая запись в электронную карточку.

6.8.8. Передача документов на исполнение из одного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют сотрудники подразделений, ответственные за делопроизводство. При этом вводятся: соответствующая запись в электронную карточку документа; новая резолюция; рассылка (согласно резолюции) электронной карточки исполнителям.

В случае поступления в подразделение документа, с которым, по мнению руководителя подразделения, должно ознакомиться Руководство, но этого не произошло, документ и его электронная карточка, после согласования вопроса с помощником Министра или помощником заместителя Министра, перенаправляются в соответствующий секретариат.

6.8.9. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в систему автоматизированного делопроизводства сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Министерством в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Министерство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется в срок не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального. Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.6. В подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями Руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел в службу делопроизводства.

6.9.8. В службе делопроизводства анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Руководство.

VII. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

7.1.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

материалы информационно-справочного характера (справочники, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки, телеграммы и т.п.

7.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

7.1.5. В Министерстве применяется сквозная регистрация входящих документов. Отдельно регистрируются, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка.

7.1.6. Регистрация всех поступающих документов, нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем, протоколов и решений коллегии за подписью Руководства производится в службе делопроизводства, исходящих документов за подписью руководителей подразделений - в подразделениях.

7.1.7. Документы регистрируются в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства в виде электронных карточек.

7.1.8. Регистрационный номер документа

Номера исходящих писем Министерства, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо, через тире - индекс подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: ИФ-5-18/4760.

Номера исходящих писем, подписанных руководителями подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс отдела (если в подразделении отделы отсутствуют, то ставится индекс "1"), через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 9-3-21/551.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс "к", например: 133-к.

Номера распоряжений имеют индекс "р", например: 99-р.

Номера протоколов совещаний у Руководства состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, утвердившего протокол, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: ИФ-61-пр.

Номера протоколов совещаний у руководителей подразделений состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: 10-11/52-пр.

Номера исходящих телеграмм, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего телеграмму, через тире - индекс "Т", через тире - порядковый исходящий номер, например: Т-155.

Номера исходящих телеграмм, подписанных руководителями подразделений, состоят из следующих элементов: индекс "Т", индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: Т-11-20/130.

7.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

исходящие реквизиты;

наименование вида документа (номенклатура);

количество листов;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве действует поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства.

7.2.2. Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации.

7.2.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Министерства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

VIII. Организация контроля исполнения документов

8.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

8.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Министерству и требующие исполнения:

поручения Президента Российской Федерации и его Администрации в адрес Министерства;

поручения в адрес Министерства, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

поручения Правительства Российской Федерации и его Аппарата;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;

обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские и депутатские запросы);

поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях и решениях коллегии Министерства;

поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Министра или его заместителей.

При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", а в электронной карточке ставится соответствующий символ в поле "Контроль".

Министр либо его заместитель, которому передан документ, определяют исполнителей и сроки исполнения поручений в своей резолюции.

8.3. Исполнение документов, поставленных на контроль Руководством или по поручению Министра, руководством службы делопроизводства, контролируется службой делопроизводства.

Служба делопроизводства контролирует:

своевременность и полноту исполнения контрольных поручений Министра и его заместителей по реализации заданий, содержащихся в контролируемых документах.

Контроль за исполнением планов проведения заседаний Коллегии, поручений Руководства по подготовке вопросов для рассмотрения на заседании коллегии, а также решений Коллегии осуществляется секретарем Коллегии.

Своевременность и полнота исполнения приказов и распоряжений, контроль за исполнением которых Министр оставил за собой, контролируется помощником Министра.

Помощники заместителей Министра контролируют своевременность и полноту исполнения:

приказов, постановлений и распоряжений, контроль за исполнением которых возложен на заместителей Министра;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

разовых поручений заместителей Министра;

решений, принятых заместителями Министра при рассмотрении служебной корреспонденции;

своевременность рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных заместителем Министра для рассмотрения и принятия мер в подразделения или организации Министерства;

своевременность и полноту исполнения принятых заместителями Министра решений при приеме граждан по личным вопросам.

Документы, поставленные на контроль руководителем подразделения, контролируются в самом подразделении.

Руководители подразделений Министерства обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:

поручений Руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений Руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в подразделение;

приказов, постановлений и распоряжений Министерства, подготовленных подразделением;

предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в подразделение.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.

Лица, ответственные за контроль исполнения документов в подразделениях центрального аппарата Министерства, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают руководству подразделения о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок; готовят за подписью руководителя подразделения информацию о ходе исполнения документов для представления в службу делопроизводства.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители подразделений.

8.4. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

из Правительства Российской Федерации или Администрации Президента Российской Федерации - с даты подписания (утверждения) документа;

из других организаций - с даты их поступления в Министерство.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца;

до парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации в Министерстве;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Министерстве;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Министерство и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным - не более 15 дней;

срочные телеграммы по основной деятельности Министерства исполняются в течение суток;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, ответственным за подготовку которых является Министерство, представляются в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 15 дней до даты, определенной планом;

заключения или необходимые материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и его комиссий подготавливаются безотлагательно;

поручения Министра и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

неконтрольная корреспонденция, как правило, должна исполняться в течение 1 месяца.

Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если иной срок не оговорен в поручении.

В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Министерство до его подписания и регистрации на исходящем участке.

В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Министра или курирующего заместителя Министра, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, Министр представляет высшему органу государственной власти, давшему поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только высший орган государственной власти - автор документа.

8.6. Ответственным исполнителем поручения является лицо, указанное в поручении первым. В случае исполнения документа несколькими подразделениями центрального аппарата Министерства подлинник документа направляется ответственному исполнителю. По документам, находящимся на контроле, остальным подразделениям направляются копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник подразделения, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию со службой делопроизводства, все контролируемые документы.

8.7. Служба делопроизводства еженедельно составляет справку о ходе исполнения подразделениями контролируемых документов для информирования Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Министерства.

8.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Снятие с контроля документов, контролируемых службой делопроизводства по поручению Министра, осуществляется руководством службы делопроизводства и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Сведения о снятии с контроля вносятся в подлинник документа.

8.9. Организация исполнения контрольных поручений Министра осуществляется в соответствии с отдельным Регламентом.

IX. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел Министерства.

9.1.4. Номенклатура дел подразделения составляется, сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу делопроизводства.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел подразделений.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства, подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с центральной экспертной комиссией Министерства, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Министром. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в Архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

9.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАДом по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей

о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)

об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль"

о работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в Министерстве, как правило, децентрализованно, т.е. в подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или сотруднику подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, в зависимости от индекса номенклатуры дел для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года,

9.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы делопроизводства и соответствующих подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем Архива.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства; наименование подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения - записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих нормативные правовые акты и распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.

9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководства службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Министра, курирующего службу делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Министерство образует Архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу работников службы делопроизводства и сотрудников подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в подразделениях.

10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем подразделения, (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством сотрудника службы делопроизводства, ответственным за Архив.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции р предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В Министерстве в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника службы делопроизводства, ответственным за архив. По этим описям документы сдаются в Архив.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

10.1.12. Описи дел подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем подразделения.

При наличии в подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

10.1.17. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. При наличии в подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2. Подготовка и передача документов в Архив

10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства.

10.2.5. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив сотрудником службы делопроизводства, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить.

10.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником службы делопроизводства, ответственным за Архив, в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и сотрудника, передавшего дела.

Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Министерства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано

Заместитель руководителя Федеральной архивной службы России

В.А. Еремченко

Приложение 1

к п. 5.1.1

Образец оформления приказа

                             Герб России

                    МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ

                         РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                               ПРИКАЗ

                               Москва

     ____________                                    N _________

             Об утверждении Инструкции по делопроизводству

                            в МПР России

     В связи с __________________________________________________________

                                    (основание)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

п р и к а з ы в а ю:

     1. Утвердить и ввести   в   действие   прилагаемую   Инструкцию   по

делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации.

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Признать утратившим силу приказ__________________________________

_________________________________________________________________________

     4. Контроль   за    исполнением    настоящего    приказа   возложить

на ______________________________________________________________________

Министр                            Подпись            Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Приложение 2

к п. 5.1.1

Образец оформления распоряжения

                              Герб России

          МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                             (МПР РОССИИ)

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                Москва

           ____________                       N _________

     Во исполнение ______________________________________________________

                                    (основание)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     1. Утвердить _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Признать утратившим силу ________________________________________

_________________________________________________________________________

Заместитель Министра                     Подпись      Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Приложение 3

к п. 5.1.1

Образец оформлении письма

            Герб России

            МИНИСТЕРСТВО              Первому заместителю

         ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ           Министра энергетики

        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ          Российской Федерации

            (МПР России)

                                          Иванову И.А.

 ул. Б.Грузинская, д. 4/6, Москва

       Д-242, ГСП-5, 123995

       т.254-4800 ф.254-4310          Китайгородский проезд, д. 7

                                      Москва, 103074

    ______________ N ______________

    На N _________________________

О государственном информационном

ресурсе топливно-энергетического

комплекса

                       Уважаемый Иван Андреевич!

     МПР России    рассмотрело    проект    постановления   Правительства

Российской   Федерации     "О государственном    информационном   ресурсе

топливно-энергетического комплекса Российской Федерации" и сообщает  свои

замечания.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Заместитель Министра                                         И.О. Фамилия

Фамилия

254-5956

Приложение 4

к п. 5.1.1

Образец оформлении протокола

          МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                              (МПР РОССИИ)

                                ПРОТОКОЛ

                                 Москва

    ____________                                      N _________

заседания комиссии по...

Председательствующий - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

        1. О разработке и принципах...

        Доклад заместителя руководителя...

        2. О...

1. Слушали:

        Соколову А.И. - текст доклада прилагается

Выступили:

        Иванов Н.И. - краткая запись выступления

        Петров Н.И. - краткая запись выступления

Постановили:

        1.1. Одобрить...

        1.2. ...

2. Слушали:

   Выступили:

   Постановили:

Председательствующий                 Подпись          Расшифровка подписи

Секретарь                            Подпись          Расшифровка подписи

ГАРАНТ:

Здесь и далее по тексту нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение

к п. 9.1.3

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Министерства природных ресурсов Российской Федерации

Министерство природных ресурсов

Российской Федерации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000     N _______

________________________

  (место составления)

на _________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                             Подпись             Расшифровка

                                                              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник

Управления делопроизводства               Подпись             Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)            Подпись             Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в

структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

ответственного за

делопроизводство                        Подпись               Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в Управление делопроизводства

Наименование должности

передавшего сведения                    Подпись               Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Приложение

к п. 9.1.3

Форма номенклатуры дел Министерства природных ресурсов Российской Федерации

Министерство природных ресурсов

Российской Федерации

                                               УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                               Министр природных ресурсов

                                               Российской Федерации

00.00.0000    N _________

_________________________

   (место составления)                         Подпись      Расшифровка

                                                            подписи

На ____________ год                            Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник

Управления делопроизводства               Подпись             Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за

архив)

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК                         Протокол ЭПК федерального архива

от _______________ N ____            от _____________________ N ____

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в

федеральном органе исполнительной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник

Управления делопроизводства              Подпись              Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности

передавшего сведения                     Подпись              Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Приложение

к п. 9.2.8

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

                                  код федерального архива _______

                                  код Министерства природных

                                  ресурсов Российской Федерации   _______

                                              /------------------\

_________________________________________     |Ф.  N  |

_________________________________________     |0п. N  |

_________________________________________     |Д.  N  |

_________________________________________     \------------------/

    (НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

           МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                 (НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

                           ДЕЛО N ___ ТОМ N ___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

_________________________________________________________________________

                                 (ДАТА)

                                                      На _________ листах

                                                      Хранить ___________

/------------------\

|Ф.  N  |

|0п. N  |

|Д.  N  |

\------------------/

Приложение

к п. 9.2.8

Форма листа-заверителя дела

                     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                    (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ________________ пропущенные номера __________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА	N листов
1	2

_________________________________________________________________________

            (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение

к п. 9.2.8

Форма внутренней описи документов дела

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                      ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица

составившего внутреннюю опись

документов дела                          Подпись              Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Приложение

к п. 10.1.12

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

_________________________________________________________________________

          Министерство природных ресурсов Российской Федерации

               (наименование структурного подразделения)

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись                 Расшифровка

                                                              подписи

                                      Дата

                                ОПИСЬ N

_________________________________________________________________________

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, (части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ________________________ дел с N _________________

                         (цифрами и прописью)

по N ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                         Подпись             Расшифровка

                                                              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО**

Начальник                             Протокол ЭК структурного

Управления делопроизводства           подразделения

Подпись      Расшифровка подписи      от ___________ N _____

Дата

Передал _____________________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

и ____________________________________________ регистрационно-контрольных

            (цифрами и прописью)

картотек к документам***

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения                              Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Принял______________________________ дел и ______________________________

           (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности работника

архива Министерства природных

ресурсов Российской Федерации              Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

Дата

                        Формат А4 (210 х 297 мм)

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

*** Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение

к п. 10.1.18

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Министерство природных ресурсов

Российской Федерации                         УТВЕРЖДАЮ

          АКТ                                Министр природных ресурсов

                                             Российской Федерации

__________ N _______                      Подпись            Расшифровка

                                                             подписи

____________________                      Дата

(место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании ____________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                       с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие  научно-исторической   ценности   и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

_________________________________________________________________________

                             (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ дел за __________________________ годы

          (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________

                                      (наименование архивного учреждения)

(протокол от___________N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                        Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ N ____

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

весом____________________ кг сданы в ____________________________________

                                          (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от           N______________

Наименование должности работника

Министерства природных ресурсов

Российской Федерации, сдавшего документы      Подпись         Расшифровка

                                                              подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

архива (Управления делопроизводства),

внесшего изменения в учетные документы        Подпись         Расшифровка

                                                              подписи

Дата

                         Формат А4 (210 X 297 мм)