Приложение N 1. Положение о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации г.Иркутска архивными документами постоянного хранения

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 13 сентября 2007 г. N 031-10-1046/7

Положение
о порядке комплектования архивных фондов
муниципального архива администрации г.Иркутска
архивными документами постоянного хранения

С изменениями и дополнениями от:

1 декабря 2009 г.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 1 декабря 2009 г. N 031-06-3803/9 в преамбулу настоящего положения внесены изменения

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

Настоящее Положение разработано в соответствии с федеральным законом РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 N 4-оз, Правилами организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19, Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002 г., Уставом города Иркутска, Положением об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, утвержденным распоряжением мэра г.Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 1 декабря 2009 г. N 031-06-3803/9 в пункт 1.1 настоящего положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок комплектования муниципального архива документами постоянного хранения, образующимися в процессе деятельности органов местного самоуправления города Иркутска и муниципальных организаций-источников комплектования муниципального архива.

Список организаций-источников комплектования муниципального архива утверждается муниципальным правовым актом города Иркутска.

1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города Иркутска и ее структурных подразделений, Думы города Иркутска, контрольно-счетной палаты города Иркутска, избирательной комиссии города Иркутска и муниципальных предприятий и учреждений, включенных в список организаций-источников комплектования (далее также - источники комплектования) муниципального архива (далее также - архив), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являются муниципальной собственностью и составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

2. Основные понятия,
применяемые в настоящем Положении

2.1. В целях настоящего Положения применяются следующие основные понятия:

а) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

б) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

в) постоянное хранение документов Архивного фонда РФ - хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное);

г) временное хранение документов Архивного фонда РФ - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в архив;

д) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

е) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

ж) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

з) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти;

и) опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к архивным документам, обеспечивающим оперативный их поиск;

к) муниципальный архив (архив) - структурное подразделение администрации города Иркутска (архивный отдел), которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, находящихся в муниципальной собственности;

л) комплектование муниципального архива - это систематическое пополнение архива документами постоянного хранения, образовавшимися в деятельности источников комплектования.

3. Включение архивных документов
в состав Архивного фонда РФ

3.1. Архивные документы, образующиеся в деятельности источников комплектования архива включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.

3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

3.3. Ежегодно в источниках комплектования архива специалистами служб документационного обеспечения или лицами, ответственными за ведение делопроизводства и архив, совместно с Экспертными комиссиями (ЭК) организаций под методическим руководством архива проводится экспертиза ценности документов в процессе формирования дел и подготовки их к передаче в архив.

3.4. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, в источниках комплектования архива создаются Экспертные комиссии (ЭК).

Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного агентства Иркутской области проектов номенклатур дел источников комплектования, описей дел документов постоянного хранения и документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, и об определении сроков хранения документов, а также не предусмотренных перечнями.

3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих хранению в организации; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

3.6. Решение о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов источников комплектования архива принимается Экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области в форме утверждения описей дел документов постоянного хранения.

3.7. Указанные в п.3.5. Положения описи и акты о выделении к уничтожению документов, сроки временного хранения которых истекли, рассматриваются ЭК источника комплектования одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем организации-источника комплектования архива только после утверждения ЭПК архивного агентства Иркутской области описей дел документов постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

3.8. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела в 2007 году с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

3.9. Дела временного срока хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в организации и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном п.3.6. Положения.

4. Подготовка
и передача документов в архив

4.1. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальном архиве (архиве)

- временно - в организациях-источниках комплектования в течение установленных сроков.

4.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства и Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное и частичное оформление дел.

4.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- прошивку или переплет дела

- нумерацию листов в деле

- составление листа-заверителя дела

- оформление обложки дела

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

4.5. При методической помощи и под контролем архивного отдела специалистами служб делопроизводства или лицами ответственными за ведение делопроизводства и архива источников комплектования, в ведении которых находится заведение и формирование дел, проводится:

- оформление дел;

- на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и дела по личному составу (при наличии), прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения

- дела по личному составу (при наличии).

4.6. Архив рассматривает и готовит к утверждению описи дел документов постоянного хранения и к согласованию описи дел документов по личному составу (при наличии) источников комплектования Экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области.

4.7. От источников комплектования документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда РФ, принимаются архивом по истечении установленных сроков (5 лет) их временного хранения.

4.8. Прием документов от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с графиком по согласованию с организациями-источниками комплектования. Досрочный прием документов архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника-комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.#

4.9. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (описи дел документов, исторические справки).

4.10. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического состояния и проверка комплектности учетных документов.

4.11. Архивные документы постоянного хранения принимаются в архив по описям, утвержденным ЭПК архивного агентства Иркутской области. Прием дел производится поединично. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

4.12. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

5. Взаимодействие архива
с источниками комплектования

5.1. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию ЭПК архивного агентства Иркутской области индивидуальные номеклатуры# дел, согласовывает Инструкции по делопроизводству, Положения о ведомственных архивах и Экспертных комиссиях. Архив участвует в работе ЭК источников комплектования архива.

5.2. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования, осуществляет взаимодействие со специалистами по ведению делопроизводства, архива и Экспертными комиссиями источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным специалистам методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.

5.3. Архив осуществляет контроль и проводит проверки по соблюдению требований законодательства об архивном деле в организациях-источниках комплектования.

Заместитель главы администрации, руководитель аппарата мэра г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Заместитель руководителя аппарата мэра г.Иркутска, начальник организационно-контрольного управления

В.В.Карнюшин

Начальник архивного отдела

О.С.Путинцева