Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Приложение
к постановлению
Администрации
Заводоуковского городского округа
от 12 мая 2014 г. N 710

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

Административный регламент по предоставлению отделом по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителей при предоставлении муниципальной услуги, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, органам государственной власти и органам местного самоуправления (далее - "Заявители").

От имени заявителя могут выступать его законные представители либо представители, полномочия которых подтверждены надлежащим образом оформленной доверенностью.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

Место нахождение и почтовый адрес отдела по делам архивов администрации Заводоуковского городского округа: 627140, ул. Первомайская, д. 2, г. Заводоуковск, Тюменская область.

Сведения о графике (режиме) работы содержатся на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Часы приема заявителей:

Понедельник-четверг: 8.00 - 17.00

Перерыв на обед: 12.00 - 13.00

Пятница: работа с документами

Выходные дни: суббота, воскресенье

Адрес электронной почты: kanc_zavodoukovsk@72to.ru

Прием заявителей специалистами отдела по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа осуществляется в рабочее время. Вывеска с графиком работы размещается у входа в Архив.

Информация о муниципальной услуге предоставляется заявителям специалистами отдела по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа, а также с использованием средств телефонной и почтовой связи, электронного информирования (по электронной почте), электронной техники посредством размещения на Интернет-ресурсах Заводоуковского городского округа, через официальный портал органов государственной власти Тюменской области, в средствах массовой информации.

Телефоны для справок: 2-10-35 (приемная главы Администрации Заводоуковского городского округа), 2-11-55 (отдел по делам архивов).

Информация об адресах Интернет-сайтов и электронной почты содержится на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги является открытой и общедоступной, предоставляется бесплатно.

Прием граждан и юридических лиц, обратившихся с запросами, проводит начальник и специалисты отдела по делам архивов. Прием заявителей ведется в порядке живой очереди без предварительной записи.

Время ожидания в очереди для получения от специалиста информации о процедуре предоставления муниципальной услуги, при личном обращении заявителя, не должно превышать 15 минут.

Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами по телефону, при личном обращении, или письменно, также информация размещается в сети Интернет на официальном сайте Заводоуковского городского округа.

Письменные обращения заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, включая обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются специалистами с учетом времени подготовки ответа заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации обращения.

При информировании по письменным запросам, обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой форме информируют по интересующим вопросам заявителей. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании отдела по делам архивов, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо в электронной форме на официальный сайт администрации Заводоуковского городского округа или назначить другое удобное время для устного информирования Заявителя (с учетом графика работы отдела по делам архивов).

Индивидуальное устное информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется при обращении заинтересованных лиц лично или по телефону, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти, ответ направляется на электронной адрес, либо иной адрес, указанный в заявлении.

Административный регламент, а также информация об уполномоченном органе размещается в сети Интернет на официальном сайте Заводоуковского городского округа и на информационных стендах в здании отдела по делам архивов администрации Заводоуковского городского округа.

Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственных и муниципальных архивов Тюменской области содержится в приложении N 4 к настоящему административному регламенту.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальную услугу предоставляет администрация Заводоуковского городского округа.

Структурным подразделением администрации, уполномоченным на предоставление муниципальной услуги, является отдел по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа (далее - Архив).

Предоставление муниципальной услуги осуществляется уполномоченными специалистами отдела по делам архивов Администрации Заводоуковского городского округа (далее - специалисты) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

При предоставлении муниципальной услуги специалисты отдела по делам архивов взаимодействуют с органами местного самоуправления округа, с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, учреждениями, предприятиями и др.

Специалисты при предоставлении муниципальной услуги по выдаче справок из отдела по делам архивов Заводоуковского городского округа по запросам граждан и юридических лиц руководствуются положениями настоящего Административного регламента.

Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, утвержденный постановлением Правительства Тюменской области от 23.05.2011 N 170-п.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача:

архивных справок;

архивных копий;

архивных выписок;

тематических подборок копий архивных документов;

ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;

информационных писем;

уведомлений о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, юридическому лицу результата рассмотрения запроса в письменной форме, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти ответ направляется на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Запрос граждан и юридических лиц по документам архивных фондов подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

Запросы граждан и юридических лиц, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаях установленных Федеральным законом N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" отдел по делам архивов вправе продлить этот срок, в обязательном порядке уведомив об этом заявителя.

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти документы (пункт 2.6.).

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

Архив по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных им полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Архив обязаны предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления.

Срок исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива, согласно Приказу Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранении, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", составляет 15 дней.

Срок исполнения запроса с разрешения заместителя главы администрации может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета 25.12.1993,N273);

Земельным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 44, ст. 4147);

Гражданским кодексом Российской Федерации, частью первой (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301);

Федеральным законом от 21.07.1997 года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594);

Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области"

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179) (в ред. Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, от 18.07.2011 N 239-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 N 162-ФЗ);

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

Уставом муниципального образования Заводоуковский городской округ от 20.06.2005;

Положением об отделе по делам архивов, утвержденным распоряжением администрации Заводоуковского городского округа от 02.07.2005 N 524;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Постановлением Правительства Тюменской области от 30.01.2012 N 31-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) муниципальных функций при осуществлении муниципального контроля и административных регламентов предоставления государственных услуг".

2.6. Перечень документов, необходимых в соответствии нормативно-правовых актов для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте, через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области".

В поступившем в Архив запросе должны быть указаны:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) Заявителя или его уполномоченного представителя по доверенности (если интересы Заявителя представляет уполномоченный представитель);

наименование организации (учреждения) на бланке организации за подписью руководителя;

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень, тематический обзор документов). личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;

дата заявления (отправления).

Личный прием Заявителей в Архиве производится при предъявлении:

документа, удостоверяющего личность (паспорт) Заявителя или документа, удостоверяющего личность и документа, подтверждающего полномочия представителя физического, юридического лица, индивидуального предпринимателя (если интересы Заявителя представляет уполномоченное лицо);

заявления (запроса) на выдачу архивной справки (справок), архивной выписки (выписок), архивной копии (копий) архивных документов.

Заявитель вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме в адрес Архива.

Электронное заявление, заверенное электронной цифровой подписью, рассматривается как письменное, ответ может направляться по адресу электронной почты или по почтовому адресу, указанному в электронном документе.

Запрос юридического лица предоставляется в письменной форме о предоставлении муниципальной услуги или заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя.

Запрос (анкета - заявление) о предоставлении муниципальной услуги заполняется заявителем разборчиво от руки или машинописно, на русском языке, указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица (использование сокращений слов, аббревиатур не допускается), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса.

В запросе о стаже работы, зарплате могут дополнительно указываться: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность, личная подпись (электронная подпись) или подпись должностного лица и дата.

Запрос (анкета - заявление) заверяется личной подписью заявителя

К запросу (анкета - заявление) прилагаются следующие документы:

а) документы, подтверждающие полномочия представителя юридического или физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

в) копия трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации (первое - при наличии)).

По желанию лица, претендующего на получение муниципальной услуги, к заявлению могут быть приложены подлинники (вместе с их копиями) следующих документов: приказы, личные карточки (формы Т 2), постановления Администрации, решения Совета народных депутатов и т.д.

Форма анкеты - заявления - в приложении N 1 к регламенту.

2.7. Запрет на требование от заявителя

Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов государственной власти, органов местного самоуправления, предоставляющих муниципальные услуги, или иных организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальных услуг и связанных с обращением в иные органы местного самоуправления, организации, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

Запрос, поступивший по компетенции в Архив, подлежит обязательному рассмотрению.

Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении по существу запроса:

если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию Архива;

отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу;

представление заявителем в архив ложной информации или недостоверных сведений, документов, а также, если запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, начальник Архива вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом;

если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение пяти дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись начальниками Архивов письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;

если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Основаниями для приостановления рассмотрения запроса являются:

наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника Архива письмо о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником Архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса;

смена места жительства заявителя в период подготовки ответа. В этом случае лицо, ответственное за рассмотрение запроса, в срок до 5 календарных дней со дня регистрации направляет за подписью начальника Архива письмо о предоставлении требуемой информации.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивов, отсутствует.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

Архив бесплатно оказывают муниципальную услугу.

Заявитель имеет право самостоятельно провести работу по тематическому выявлению необходимого архивного документа бесплатно в читальном зале Архива.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Продолжительность ожидания в очереди для предоставления запроса и документов не должна превышать 10 минут.

Продолжительность ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должна превышать 10 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архив в журнале регистрации.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Помещение для предоставления муниципальной услуги, располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей (не более 5 минут) от остановки общественного транспорта. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже пятиэтажного жилого дома и снабжается соответствующей вывеской с указанием названия Архива и графика (режима) работы.

На территории, прилегающей к месторасположению Архива Администрации Заводоуковского городского округа, оборудованы места для парковки автотранспортных средств.

В помещение для предоставления муниципальной услуги на видном месте располагаются схемы путей эвакуации посетителей и работников.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами пожаротушения, охранной сигнализацией.

Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункты 1.3.).

Рабочие места специалистов Архива предоставляющих муниципальную услугу оборудуются компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами связи, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Для свободного получения информации о специалистах, предоставляющих муниципальную услугу, специалисты обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Прием заявителей осуществляется в отделе по делам архивов.

Места для ожидания оборудуются стульями. Места для заполнения заявителями документов оборудуются стульями и столами и обеспечиваются образцами заявлений - анкет и канцелярскими принадлежностями.

На информационных стендах Архива содержится следующая информация:

месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты Заводоуковского городского округа;

перечень муниципальных услуг;

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

краткое изложение процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде или в виде блок-схемы;

адреса архивных учреждений;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги;

образцы заполнения анкеты-заявления.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

информированность (наличие полной и достоверной, доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий);

комфортность предоставления муниципальной услуги (наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места парковки автотранспорта, места общего пользования, системы авто- и электронного информирования);

соблюдение графика (режима) работы архива при предоставлении муниципальной услуги;

транспортная и пешеходная доступность муниципальной услуги - близость остановок общественного транспорта, близость пешеходной доступности.

2.15.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения работников, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

соблюдение сроков и последовательности административных процедур, установленных настоящим административным регламентом;

отношение персонала к заявителям (внимание, вежливость, тактичность);

данные об удовлетворенности заявителей доступностью и качеством муниципальной услуги, полученные на основании мониторинга их мнения.

2.15.3. Взаимодействие заявителя со специалистом Архива для предоставления услуги не требует личного присутствия заявителя, для начала процедуры предоставления услуги достаточно поступления письменного запроса, запроса, поступившего по электронной почте через официальный сайт Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru). Ответ заявителю направляется в форме, указанной заявителем (по почте, по электронной почте или через сайт). Не запрещено заявителю лично обратиться за ответом в Архив.

2.16. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги в электронной форме состоит в информировании Заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги. При поступлении в Архив заявлений по электронной почте они распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

При поступлении по электронной почте через официальный сайт Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru). запроса, не требующего последующих действий архивов по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Архива по почте, электронному адресу, указанному в запросе, или через сайт, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

Заявление на предоставление муниципальной услуги может быть подано через многофункциональной центр предоставления государственных муниципальных услуг (далее - МФЦ) при наличии действующего соглашения о взаимодействии между администрацией Заводоуковского городского округа и МФЦ. В данном случае порядок взаимодействия администрации Заводоуковского городского округа и МФЦ при предоставлении муниципальной услуги регулируется соглашением, о взаимодействии заключаемым между администрацией Заводоуковского городского округа и МФЦ, а порядок взаимодействия МФЦ - регламентом работы МФЦ, а порядок взаимодействует МФЦ с заявителями - регламентом работы МФЦ.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия

Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием, первичная обработка регистрация запросов (анкеты - заявления);

анализ тематики поступивших запросов и рассмотрение запросов (анкет - заявлений) и документов, необходимых для исполнения запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

выдача и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении N 3 к настоящему административному регламенту.

3.1.1. Прием, первичная обработка регистрация запросов (анкеты - заявления)

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления в Архив.

Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Заявителем лично или через представителя, по почте подается письменный запрос либо направляется запрос (обращение) в форме электронного документа посредством Портала органов государственной власти Тюменской области в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, осуществляется прием и регистрация запроса.

Результатом административной процедуры является принятый и зарегистрированный запрос (проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации).

При поступлении запроса заявителя в форме электронного документа с использованием сети Интернет с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, направляется уведомление заявителю о приеме запроса, направленного в форме электронного документа с использованием сети Интернет, к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении в день поступления запроса. Запрос заявителя, направленный в форме электронного документа с использованием сети Интернет, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов и рассмотрение запросов (анкет - заявлений) и документов, необходимых для исполнения запросов

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления специалисту Архива, ответственному за рассмотрение заявления и документов.

Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" и начинают рассмотрение Запросов (анкет - заявлений) граждан, которые рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения заявления.

Специалист Архива, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает рассмотрение заявления, проводит работу по поиску запрашиваемой информации;

копирует выявленные архивные документы;

уведомляет Заявителя в течение 5 календарных дней со дня завершения поисковых работ в Архиве об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений и о направлении его заявления на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления, в которых может храниться запрашиваемая информация.

Результатом административного действия является:

продолжение работы с запросом в установленном порядке;

направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

отказ в исполнении запроса в соответствии с п.п. 2.3.1 административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

рассмотрение заявление на предоставление муниципальной услуги и приложенных к нему документов.

3.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления специалисту Архива, ответственному за исполнение заявления.

Специалисты Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов и виды документов, необходимых для исполнения запросов.

Специалисты Архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса, осуществляет полистный просмотр архивных дел, выявляют сведения в архивных документах по теме запроса и подготовке текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов. По окончании исполнения запроса все полученные дела научно-справочного аппарата сдаются в архивохранилище.

Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.1.4. Подготовка и оформление копий архивных документов: архивных выписок и копий архивных документов

Основанием для начала административной процедуры является подготовленные архивные документы специалистом Архива, ответственным за исполнение заявления.

Специалист архива по документам архивных фондов с обозначением названия информационного документа готовит "Архивные справки" "Архивные выписки", делает "копии Архивных документов", составляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланках органа, предоставляющего муниципальную услугу и передает на подпись начальника Архива предоставляющего муниципальную услугу.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки в приложении N 2 к регламенту.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Специалист, проводивший работу по заявлению, в течение календарного дня после подготовки заверенной копии делает отметку в базе данных об исполнении заявления.

Результатом административного действия являются оформленные по установленной форме, подписанные руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, и заверенные печатью: архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Блок-схема последовательности действий Архива при предоставлении архивом муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" см. приложение N 3

3.1.5. Выдача и отправка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов и ответов об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос

Основанием для начала административной процедуры являются оформленные архивные документы специалистом Архива, ответственным за исполнение заявления и подписанные начальником Архива.

Архивная справка, архивная выписка и копия архивного документа, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия являются выдача заявителю под расписку Архивной справки, архивной выписки и копий архивных документов, тематический перечень или тематический обзор документов не более 30 календарных дней со дня регистрации запроса так, как общий срок рассмотрения заявления не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения запроса, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя или его представителя в орган, предоставляющий муниципальную услугу, при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; представителю при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов или ответа об отсутствии запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Специалист передает копии документов заявителю при личном обращения заявителя в Архив; направляет документы по почтовому адресу, указанному в заявлении, если в заявлении указана такая форма получения информации.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги в Архиве представлена в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативно-правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений

Текущий контроль за своевременным предоставлением муниципальной услуги осуществляет начальник Архива.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;

письма и обращения судов, прокуратуры;

жалобы граждан.

Срок исполнения запросов - 30 дней со дня поступления.

Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее, чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.

Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги

Заместитель главы администрации осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации городского округа формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации Заводоуковского городского округа.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги

Специалисты Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае:

неправомерного отказа в приеме или исполнении запросов;

действия или бездействия, ведущих к нарушению прав и законных интересов заявителя;

нарушения срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

принятия заведомо необоснованного незаконного решения;

преследования граждан за критику;

предоставления недостоверной информации;

разглашения сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

нарушения сохранности находящихся в Архиве на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации городского округа назначается служебная проверка.

При уходе в отпуск муниципальный служащий (специалист архива) обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации городского округа принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан и общественных объединений

В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация предоставляется заместителю главы администрации принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

На информационных стендах Архивов размещена книга жалоб и предложений.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

Заявитель имеет право обжаловать в досудебном (внесудебном) порядке решения и действия (бездействие) уполномоченного органа, а также его должностных лиц.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами Заводоуковского городского округа для предоставления муниципальной услуги;

отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами Заводоуковского городского округа для предоставления муниципальной услуги;

отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами Заводоуковского городского округа;

затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами Заводоуковского городского округа;

отказ должностного лица либо органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в документах, выданных в результате предоставления муниципальной услуги, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в уполномоченный орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем уполномоченного органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в администрацию городского округа по адресу: г. Заводоуковск, ул. Береговая, 27.

Направление жалобы заявителем является основанием для начала процедуры досудебного обжалования.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием официального сайта Заводоуковского городского округа, Портала государственных и муниципальных услуг Тюменской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного

лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование лица, подающего жалобу, его место жительства или место нахождения, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти дней со дня ее регистрации.

Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:

1) если в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

3) если обжалуется судебное решение, то в течение семи дней со дня регистрации жалоба возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

4) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, то орган, предоставляющий муниципальную услугу, должностное лицо органа, предоставляющего муниципальную услугу, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

5) если текст жалобы не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6) если в жалобе содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностное лицо органа, предоставляющего муниципальную услугу, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же орган, предоставляющий муниципальную услугу, должностному лица органа, предоставляющего муниципальную услугу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

7) если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный орган принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами Заводоуковского городского округа, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.