Приложение. Инструкция по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе

Приложение
к распоряжению
Председателя
Тюменской областной Думы
от 24 декабря 2009 г. N 165-рп

Инструкция
по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе

С изменениями и дополнениями от:

28 июня 2011 г., 2 апреля, 12 августа 2013 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 2 апреля 2013 г. N 54-рп пункт 1.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений: предложений, заявлений и жалоб граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - обращения), организации и проведения личного приема граждан в Тюменской областной Думе (далее - областная Дума).

1.2. Работа по рассмотрению обращений, организации и проведению личного приема граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Федеральным Законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом Тюменской областной Думы, Положением об отделе по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе, Положением о помощнике депутата Тюменской областной Думы, иными нормативно-правовыми актами, а также на основании настоящей Инструкции.

1.3. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью должностных лиц областной Думы - председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссий областной Думы, членов комитетов и комиссий областной Думы, работающих на постоянной профессиональной основе, депутатов областной Думы (далее - должностные лица областной Думы).

1.4. Сотрудники аппарата областной Думы и помощники депутатов областной Думы, осуществляющие работу с обращениями в порядке исполнения поручений должностных лиц областной Думы или в порядке исполнения обязанностей государственной гражданской службы (в объеме, установленном их должностными регламентами), считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений.

1.5. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам, сотрудникам аппарата областной Думы при рассмотрении обращений, не могут быть использованы во вред авторам обращений, если они могут повлечь унижение их чести и достоинства.

1.5.1. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

1.5.2. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением.

1.6. Делопроизводство по обращениям в областной Думе ведется отделом по работе с обращениями граждан Тюменской областной Думы (далее - отдел по работе с обращениями граждан) и помощниками депутатов отдельно от других видов делопроизводства.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп пункт 1.7 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Положения настоящей Инструкции применяются в отношении обращений граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 1.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Для целей настоящей Инструкции используются следующие основные термины:

обращение - поступившее в областную Думу в письменной, устной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба;

индивидуальное обращение - обращение, поданное гражданином либо объединением граждан, в том числе юридическим лицом;

коллективное обращение - обращение двух и более граждан, содержащее частный интерес, либо обращение граждан, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер;

предложение - рекомендация заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба заявителя о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, о недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

заявитель - гражданин (физическое лицо), а также объединение граждан, в том числе юридическое лицо, обратившееся в областную Думу с предложением, заявлением или жалобой в порядке, установленном действующим законодательством;

жалоба - просьба заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

письменное обращение - это обращение, поступившее на бумажном носителе от заявителя (заявителей) лично, почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связью, по факсу, в том числе полученное из средств массовой информации, а также обращение, направленное в областную Думу на рассмотрение государственными и иными органами или уполномоченными должностными лицами;

устное обращение - обращение, суть которого была изложена заявителем (заявителями) во время личного приема, осуществляемого должностными либо уполномоченными лицами областной Думы;

электронное обращение - обращение, поступившее в интернет-приемную областной Думы (далее - интернет-приемная), на официальный электронный адрес областной Думы либо на электронный адрес депутата областной Думы;

повторное обращение - обращение, поступившее в областную Думу от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а ответ по существу заявителю (заявителям) не дан, или если автор обращения не удовлетворен данным ему ответом. Обращения по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными;

Инструкция по работе в программном модуле - Инструкция по работе в программном модуле "Приёмная депутата Тюменской областной Думы" автоматизированной информационной системы "Обращения граждан";

Инструкция - Инструкция по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе;

АИС - автоматизированная информационная система "Обращения граждан";

ОКД - отдел корреспонденции и документооборота областной Думы;

ЭРК - электронная регистрационная карточка обращения;

Регистрация обращения - присвоение обращению регистрационного номера и запись в установленном Инструкцией порядке сведений об обращении;

аналогичное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу в адрес нескольких (двух и более) должностных лиц областной Думы;

идентичное обращение - обращение от одного и того же лица (группы лиц), поступившее по другому каналу связи, но одинаковое по содержанию с первичным обращением.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Регистрация обращений

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Письменные, устные и электронные обращения подлежат обязательной регистрации с использованием АИС. Регистрация обращений осуществляется, как правило, в день поступления или в день обращения заявителя в порядке общей очерёдности поступления обращений, но не позднее трёх дней после поступления.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 2 апреля 2013 г. N 54-рп в пункт 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Письменные и электронные обращения, поступившие в ОКД либо полученные депутатами областной Думы, сотрудниками областной Думы, адресованные председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям или заместителям председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения, поступившие в ОКД областной Думы либо полученные непосредственно должностными лицами областной Думы или сотрудниками аппарата областной Думы в адрес депутатов областной Думы, после отметки в учетных формах ОКД передаются для регистрации и последующей работы помощнику депутат, в адрес которого поступило обращение.

Поступление электронных обращений из интернет-приемной в АИС отслеживается сотрудником отдела по работе с обращениями граждан и помощником депутата областной Думы не реже двух раз в день.

2.3. Письменные обращения с пометкой "Лично" на конверте, адресованные должностным лицам областной Думы, передаются им для рассмотрения без вскрытия конвертов с отметкой в учетных формах под роспись.

2.4. При приеме письменных обращений необходимо соблюдать меры безопасности в соответствии с п. 2.5. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

2.5. Электронные обращения после поступления в отдел по работе с обращениями граждан либо в приемную депутата распечатываются для регистрации и последующей работы.

Печать обращений, поступивших через интернет-приемную, осуществляется в виде заданной в АИС формы (приложение 1).

Печать обращений, поступивших на электронный адрес областной Думы либо на электронный адрес депутата, осуществляется таким образом, чтобы отображался электронный адрес, а также имеющиеся контактные данные отправителя письма.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 2.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. При регистрации обращения в АИС заполняется ЭРК, в которую вносится информация о поступившем обращении и о его отправителе (п. 2.1.1. Инструкции по работе в программном модуле). Одновременно обращение проверяется на повторность поступления, при наличии повторности устанавливается флажок "Повторное" в ЭРК.

Если обращение поступило от объединения граждан, включая юридическое лицо, указывается наименование объединения (юридического лица), фамилия, имя, отчество подписавшего, почтовый адрес, по которому необходимо направить ответ.

2.7. При сохранении ЭРК обращению автоматически присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер первичного обращения состоит из буквенного обозначения ("ОДЛ" - в отделе по работе с обращениями граждан, "ОД" - в приемных депутатов), номера избирательного округа депутата, записанного через дефис порядкового номера поступления в пределах календарного года, записанные через дробь две последние цифры года поступления обращения, например: ОД1-117/11.

2.8. Регистрационный номер повторного обращения состоит из регистрационного номера первичного обращения с добавлением записанного через дефис номера, кратного числу повторности обращения в скобках, например: ОД1-117/11-2.

В случае поступления идентичного обращения до подписания окончательного ответа заявителю обращение приобщается к материалам первичного обращения с отметкой в АИС о дате и форме поступления идентичного обращения. В случае поступления идентичного обращения после подписания окончательного ответа заявителю обращение регистрируется как первичное с соответствующей отметкой в АИС.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 2.9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.9. В процессе работы с обращением в ЭРК дополнительно вносятся сведения об этапах рассмотрения обращения: направление запроса для предоставления дополнительной информации по обращению, переадресация обращений соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (далее - переадресация обращения по компетенции), получение входящих документов по рассмотрению обращения, направление уведомлений, ответов заявителю. Если в полученных входящих документах по рассмотрению обращения содержится информация о практике применения нормативного правового акта, принятого Тюменской областной Думой к мониторингу в ЭРК обращения дополнительно устанавливается соответствующий нормативный правовой акт.

В случае регистрации электронного обращения в АИС после сохранения ЭРК на имеющийся адрес электронной почты заявителя направляется автоматически сформированное уведомление с регистрационным номером и PIN-кодом обращения для доступа на страницу своего обращения в интернет-приемной. В случае с письменными обращениями регистрационный номер и PIN-код сообщается заявителю в письменном уведомлении о переадресации обращения по компетенции.

2.10. На первой странице письменного обращения в правом нижнем углу или на ином свободном от текста месте проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления обращения (приложения 2, 2а).

2.11. При необходимости зарегистрированные письменные обращения, а также документы по их рассмотрению сканируются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата, после чего полученные электронные образы прикрепляется к ЭРК обращения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп в раздел 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Рассмотрение обращений

3.1. Письменные и электронные обращения, поступившие в областную Думу и относящиеся к компетенции областной Думы, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, за исключением случаев, установленных пунктами 4.4, 4.6 настоящей Инструкции.

3.2. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в исключительных случаях, а также при направлении запроса в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, учреждения (приложение 3), но не более чем на 30 дней. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимает должностное лицо, в адрес которого было направлено обращение, с обязательным письменным уведомлением автора обращения (приложение 4).

3.3. Письменные и электронные обращения на иностранных языках или языках народов Российской Федерации регистрируются и рассматриваются после перевода текста обращения на русский язык или составления аннотации обращения. Направление документов для перевода на русский язык (составления аннотации) осуществляется в соответствии с п. 2.1.8. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Рассмотрение зарегистрированных письменных и электронных обращений в областной Думе осуществляется в два этапа и включает в себя первичное рассмотрение и рассмотрение по существу вопроса.

3.4.1. Первичное рассмотрение письменных и электронных обращений проводится при их регистрации и заключается в проверке наличия установленных реквизитов письма:

- адресата и адресной части;

- фамилия, имя, отчество (при наличии последнего) заявителя;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен окончательный ответ заявителю или уведомление о переадресации обращения (для электронных обращений обязателен адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме);

- личная подпись заявителя, дата.

3.4.2. Рассмотрение обращений по существу вопроса осуществляется уполномоченным сотрудником аппарата областной Думы в соответствии с поручением председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы; рассмотрение обращений помощником депутата осуществляется в соответствии с поручением депутата.

3.5. Поручения к исполнению обращений оформляются на бланках установленной формы либо могут быть оформлены как резолюции на самих обращениях.

3.6. Содержание резолюции (поручения) заносится в ЭРК АИС.

3.6.1. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (исполнителей), указание, содержащее конкретное поручение, а также подпись лица, наложившего резолюцию, дата, регистрационный номер документа, к которому относится поручение. В необходимых случаях устанавливается срок исполнения.

3.6.2. В случае, если в резолюции дается поручение "Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю", ответ автору обращения дается за подписью исполнителя. Если в резолюции дается поручение "Прошу подготовить проект ответа", то исполнителем готовится проект ответа за подписью лица, давшего поручение.

3.7. В случае, если поручение дано нескольким исполнителям, работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым. В данном случае соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления окончательного ответа заявителю не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обращения. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан либо помощники депутатов тиражируют и направляют копии обращения и приложенных к нему документов соисполнителям.

3.8. Обращение вместе с поручением и приложенными к нему документами передается исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня, о чем делается отметка в АИС.

3.9. Обращения, поступившие в областную Думу, но не адресованные председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, депутатам областной Думы, подразделениям либо должностным лицам областной Думы считаются ошибочно направленными и пересылаются отправителю с сопроводительным письмом.

3.10. В государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам могут направляться запросы о предоставлении дополнительных документов и материалов для рассмотрения обращения, при необходимости с приложением копии обращения заявителя.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 3.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.11. Обращения, не относящиеся к компетенции областной Думы по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня их регистрации направляются в государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам либо в осуществляющие публично значимые функции государственные и муниципальные учреждения, иные организации и их должностным лицам по принадлежности или для рассмотрения подведомственных им вопросов с письменным уведомлением об этом автора обращения.

3.11.1. Переадресация обращения осуществляется вместе с сопроводительным письмом и обязательным приложением оригинала обращения. Копии письменного обращения и приложенных к нему документов остаются в отделе по работе с обращениями граждан либо у помощника депутата областной Думы в зависимости от того, в чей адрес поступило обращение.

3.11.2. Если в обращении затронуты вопросы, решение которых входит в компетенцию нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц, осуществляющих публично значимые функции государственных, муниципальных учреждений, иных организаций и их должностных лиц, соответствующее число копий обращения с сопроводительными письмами направляется в тот же срок в соответствующие органы, учреждения и организации.

3.12. В случае переадресации зарегистрированного письменного либо электронного обращения для рассмотрения от одного депутата другому одновременно осуществляется переадресация ЭРК обращения в АИС.

3.13. Рассмотрение повторного обращения осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и данных ему ответов и разъяснений.

3.14. Исходящие документы по обращениям (ответы и уведомления авторам обращений, сопроводительные письма и запросы по обращениям, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления и т.д.) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

В случае отсутствия в электронном обращении почтового адреса заявителя в реквизит "Адресат" в исходящем ответе на обращение вместо почтового адреса заносится имеющийся адрес электронной почты.

3.15. Обращение считается исполненным и снимается с контроля (в случае если оно было поставлено на контроль) после фактического рассмотрения всех поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции областной Думы, принятия необходимых мер, сообщения заявителю результатов рассмотрения в установленной форме.

На поручении должностное лицо, рассматривающее обращение, проставляет отметку "В дело". Информация об исполнении обращения заносится исполнителем в ЭРК.

3.16. Текст ответа на обращение должен излагаться последовательно и содержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.17. Подготовленный проект исходящего документа по обращению подписывается должностным лицом, в адрес которого поступило обращение, либо уполномоченным им лицом.

Документы по обращениям, поступившим в адрес председателя областной Думы и его заместителей, председателей и заместителей председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы, передаются исполнителями для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

3.18. Исходящие документы передаются для отправки в ОКД областной Думы.

Исходящие документы, предназначенные для отправки на адрес электронной почты заявителя, сканируются и направляются заявителю в виде электронных копий сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата областной Думы.

3.19. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.19

3.20. Обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе и хранятся в течение срока полномочий депутатов в отделе по работе с обращениями граждан (обращения, рассмотренные председателем областной Думы и его заместителями, председателями и заместителями председателей комитетов и комиссии областной Думы) и в приемных депутатов областной Думы (обращения, рассмотренные депутатами областной Думы).

Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

3.21. Экспертиза ценности документов, оформление документов и дел к уничтожению либо для передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе.

Экспертиза ценности поступивших в адрес депутата обращений вместе с документами по их рассмотрению, а также их оформление для уничтожения либо передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы осуществляется заблаговременно, но не позднее двух недель до окончания срока полномочий депутата областной Думы и только с согласия депутата.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в раздел 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Работа с отдельными видами обращений

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 4.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу а также в осуществляющие публично значимые функции государственные и муниципальные учреждения, иные организации и их должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным п. 4.1 настоящей Инструкции, не представляется возможным направить жалобу на рассмотрение, она возвращается автору обращения с разъяснением права на судебное обжалование неправомерных действий (бездействий) или решений.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 4.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию "В дело" с уведомлением автора обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

- не предполагающие ответа;

- не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

- не содержащие сведений о нарушении прав заявителя и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

- не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже поднятым этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения;

- связанные с рекламой товаров и услуг.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 143-рп в пункт 4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. В случае, если в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии, данное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней возвращается заявител., направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.5. Остаются без рассмотрения по существу поставленных вопросов обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные обращения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления конституционным правом на обращение в государственные органы.

4.6. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по подведомственности, о чем в течение семи дней сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению либо имеется адрес электронной почты.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 143-рп в пункт 4.7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и автором не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо областной Думы, в адрес которого было направлено обращение, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения рассматривались в областной Думе. Заявитель, направивший обращение, письменно уведомляется о принятом решении.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Функционирование АИС

5.1. Функционирование АИС обеспечивают отдел по работе с обращениями граждан, помощники депутатов областной Думы и информационно-аналитическое управление областной Думы.

5.2. АИС включает в себя три программных модуля: основной модуль "Обращения граждан", модуль "Приемная депутата Тюменской областной Думы", модуль "Интернет-приемная Тюменской областной Думы".

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 5.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Основной программный модуль "Обращения граждан" (далее - модуль "Обращения граждан"), установленный на рабочих местах сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, формирует единую базу обращений граждан, поступивших в Тюменскую областную Думу.

5.4. Программный модуль "Приемная депутата Тюменской областной Думы" (далее - модуль "Приемная депутата") - веб-приложение, обеспечивающее удаленный доступ депутатов Тюменской областной Думы и их помощников к базе обращений граждан, поступивших в приемные депутатов.

Доступ депутатов областной Думы, их помощников к модулю "Приемная депутата" осуществляется по интернет-адресу - http://obr.duma72.ru.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 5.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Программный модуль "Интернет-приемная" - приложение, позволяющее заявителю через официальный портал Тюменской областной Думы в сети Интернет направлять обращение в областную Думу, а впоследствии - отслеживать этапы и результат рассмотрения своего обращения.

5.5.1. Доступ заявителя к модулю "Интернет-приемная" осуществляется через официальный портал Тюменской областной Думы (www.duma72.ru) в разделе "Работа с обращениями граждан" или по ссылке "Задайте вопрос", размещенной на каждой персональной странице депутата областной Думы.

5.5.2. Информация об этапах рассмотрения обращения отображается в модуле в виде информационных полей, формируемых из ЭРК обращений в АИС.

5.5.3. Ответственность за содержание информационных полей в модуле "Интернет-приемная" несут:

- по обращениям, зарегистрированных на имя председателя, заместителей председателей областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссии областной Думы, - сотрудники отдела по работе с обращениями заявитель;

- по обращениям, зарегистрированных на имя депутатов областной Думы, - помощники соответствующих депутатов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 5.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. Администрирование АИС, а также консультационную помощь пользователям при работе с АИС осуществляют ответственный сотрудник отдела по работе с обращениями граждан и сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы.

5.6.1. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за администрирование АИС:

- обеспечивает ведение и поддержку в актуальном состоянии справочников АИС: "Социальное положение", "Категории льгот", "Города, районы", "Тематика обращений", "Работники", "Номенклатура дел обращений", "Журналы регистрации обращений";

- корректирует шаблоны почтовых уведомлений в формате Word (о регистрации обращения, продлении срока рассмотрения и отправке ответа на обращение), отправляемых заявителю на электронный адрес;

- удаляет по заявке пользователей ошибочно созданные ЭРК обращений;

- анализирует потребности в предоставлении информации о поступающих обращениях, результатах их рассмотрения;

- осуществляет обучение сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, помощников депутатов Тюменской областной Думы работе с АИС;

- обобщает и анализирует замечания пользователей по эксплуатации АИС и передает информацию об отмеченных недостатках в информационно-аналитическое управление Тюменской областной Думы;

- следит за обеспечением целостности, достоверности и сохранности циркулирующих в АИС данных;

- готовит с использованием возможностей АИС статистические сведения о поступивших в адрес депутатов областной Думы обращениях, результатах их рассмотрения.

5.6.2. Сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы:

- выполняют системное администрирование базового программного обеспечения АИС:

для модулей "Обращения граждан" и "Интернет-приемная" - системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM;

для модуля "Приемная депутата" - системы управления веб-проектами "1С-Битрикс";

- выполняют регистрацию пользователей, ответственных за работу в модулях "Обращения граждан" и "Приемная депутата";

- обеспечивают интеграцию модуля "Интернет-приемная" и официального портала Тюменской областной Думы;

- в течение месяца после даты окончания срока полномочий депутата закрывают доступ к АИС соответствующему депутату областной Думы, его помощникам. ЭРК обращений, документов по их рассмотрению помещают в электронный архив АИС.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп в раздел 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Порядок осуществления личного приема граждан в областной Думе

6.1. Прием граждан по личным вопросам проводится ежемесячно председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, председатели и заместители председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы и депутатами областной Думы согласно утвержденному графику.

6.2. Информация о графике приема граждан должностными лицами областной Думы готовится в отделе по работе с обращениями граждан, в том числе на основании предоставляемой помощниками депутатов информации по установленной форме (приложение 5), ежеквартально обновляется и размещается на информационных стендах в здании областной Думы, а также на официальном портале областной Думы.

6.3. Прием граждан председателями и заместителями председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы проводится по вопросам, решение которых входит в ведение соответствующего комитета.

6.4. Предварительную запись граждан на прием по личным вопросам к председателю, заместителю председателя областной Думы, председателям и заместителям председателей комитетов и постоянных комиссии областной Думы осуществляет начальник отдела по работе с обращениями граждан.

Предварительную запись граждан на прием к депутатам областной Думы осуществляют помощники депутатов.

Предварительная запись граждан на личный прием прекращается за три дня до приема.

6.5. Лицо, ответственное за организацию личного приема, вправе уточнить мотивы и суть обращения, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность обращения гражданина, прибывшего на личный прием.

6.6. По наиболее сложным вопросам, предполагаемым для рассмотрения на личном приеме, от граждан могут предварительно приниматься письменные обращения. Они подлежат регистрации в порядке, установленном разделом 2 настоящей Инструкции, и приобщаются к материалам для доклада должностному лицу областной Думы на личном приеме гражданина.

6.7. Предварительная работа по организации личного приема граждан председателем, заместителем председателя областной Думы, председателями и заместителями председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы проводится сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан.

Предварительная работа по организации личного приема граждан депутатами областной Думы проводится помощниками депутатов.

При необходимости указанные лица вправе запрашивать от соответствующих государственных органов и органов местного самоуправления (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия) дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения.

6.8. Список граждан, предварительно записавшихся на прием, необходимый пакет документов с указанием краткого содержания вопросов обращения передается председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям и заместителям председателей комитетов и постоянных комиссии областной Думы, депутатам областной Думы накануне дня приема.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп пункт 6.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.9. При необходимости сотрудники отдела по работе с обращениями граждан, помощники депутатов областной Думы до начала приема готовят проекты писем, запросов и иных документов для направления должностным лицам соответствующих государственных органов или органов местного самоуправления, а также должностным лицам осуществляющих публично значимые функции государственных и муниципальных учреждений, иных организаций.

6.10. При проведении личного приема граждан должностные лица областной Думы вправе привлекать специалистов отдела по работе с обращениями граждан и других специалистов аппарата областной Думы.

6.11. Личный прием граждан ведется в порядке очередности. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.12. В ходе проведения личного приема информация о заявителе, содержание обращения заносится сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата в ЭРК АИС.

6.13. Должностное лицо областной Думы, осуществляющее личный прием граждан, принимает решение о порядке разрешения поставленных гражданином вопросов.

6.14. В случае, если вопросы, поставленные гражданином, относятся к компетенции областной Думы, касаются работы ее органов или должностных лиц, направлены на совершенствование работы областной Думы, аппарата областной Думы, должностное лицо, осуществляющее личный прием, принимает их к рассмотрению или адресует соответствующим должностным лицам областной Думы либо руководителю аппарата областной Думы для рассмотрения в подразделениях областной Думы. В этом случае оформляется информационное письмо или письменное поручение должностного лица, проводившего личный прием гражданина.

6.15. Должностное лицо областной Думы, проводящее личный прием, может дать гражданину с его согласия устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов или устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.16. По просьбе гражданина ему дается письменный ответ (о порядке направления письменного ответа гражданин уведомляется устно во время личного приема).

6.17. Письменный ответ подписывает должностное лицо, проводившее личный прием граждан или лицо, им уполномоченное.

6.18. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение личного приема граждан председателем областной Думы и заместителями председателя областной Думы, председателями и заместителями председателей комитетов и постоянных комиссии областной Думы несет начальник отдела по работе с обращениями граждан.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение личного приема депутатами областной Думы несут помощники депутатов.

6.19. Личный прием граждан сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан в рамках их должностных регламентов осуществляется ежедневно в рабочие дни с 10.00 до 16.00 без предварительной записи.

6.19.1. В процессе проведения личного приема граждан сотрудники отдела по работе с обращениями граждан могут принимать письменные обращения, которые подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении должности, фамилии, имени, отчества адресата, названий подразделений областной Думы.

6.19.2 Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан вправе предложить гражданину, изъявившему желание передать письменное обращение, устранить замечания по его оформлению, указанные в положениях настоящей Инструкции.

6.19.3. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием граждан не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник милиции. Информация о поведении гражданина отражается в учетной карточке приема граждан, оформляемой сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан по итогам личного приема гражданина.

7. Контроль за рассмотрением обращений

7.1. Контроль за рассмотрением обращений в областной Думе осуществляют председатель областной Думы, заместители председателя областной Думы, депутаты областной Думы.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан в пределах своей компетенции осуществляют упреждающий контроль за рассмотрением обращений.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 7.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Письменные и электронные обращения, поступившие в областную Думу и направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам, а также в осуществляющие публично значимые функции государственные и муниципальные учреждения, иные организации и их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия), могут быть поставлены на контроль.

Основанием для постановки на контроль обращений могут служить:

- содержащаяся в обращении обоснованная информация о нарушении прав, свобод и иных лиц;

- содержащиеся в обращении обоснованные просьбы об оказании помощи или поддержки гражданам из социально незащищенных групп населения либо гражданам, пострадавшим в результате стихийных бедствий;

- поднимаемые в обращении общественно значимые проблемы (в случаях если автором обращения является объединение граждан или обращение подписано несколькими гражданами).

7.3. Решение о постановке на контроль, продлении срока контроля обращения принимает должностное лицо, в адрес которого было направлено обращение. В учетных формах делается отметка о постановке обращения на контроль.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 7.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4. Информация по итогам рассмотрения обращений, поставленных на контроль и перенаправленных по компетенции в порядке п. 3.11 настоящей Инструкции, предоставляется начальником отдела по работе с обращениями граждан председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям и заместителям председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы.

Помощник депутата докладывает депутату областной Думы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп пункт 7.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.5. Основаниями для снятия с контроля могут служить:

- письменный ответ заявителю на поставленные в обращении вопросы либо разъяснения о порядке защиты прав и законных интересов;

- поступление в областную Думу от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц, а также от осуществляющих публично значимые функции государственных и муниципальных учреждений, иных организаций и их должностных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, ответа о результатах рассмотрения данного обращения;

- заявление гражданина, изложенное в письменной форме, о прекращении рассмотрения ранее направленного им обращения.

В случае рассмотрения аналогичного обращения несколькими депутатами основанием для снятия с контроля может также служить ответ заявителю, подписанный одним из депутатов (должностным лицом), рассмотревшим аналогичное обращение.

8. Анализ результатов работы по рассмотрению обращений

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 8.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. Обращения систематически изучаются и обобщаются с целью выявления проблем, изучения общественного мнения по тому или иному вопросу на определенной территории, в избирательных округах, определения круга обращающихся лиц в разрезах социального положения, льготной категории и других.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп в пункт 8.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2. Помощник депутата областной Думы ежеквартально готовит информацию в виде аналитической справки о рассмотрении обращений, представляет ее депутату и не позднее 5 числа следующего за отчетным периодом месяца, направляет ее за подписью депутата в отдел по работе с обращениями граждан.

8.3. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально, не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца, анализирует и обобщает информацию, представленную помощниками депутатов областной Думы, собственную информацию по работе с обращениями.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 28 июня 2011 г. N 109-рп в пункт 8.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.4. Материалы по результатам работы с обращениями за отчетный период в виде статистической информации и информационно-аналитического обзора по установленным формам подписываются начальником отдела по работе с обращениями граждан и направляются председателю областной Думы, депутатам областной Думы, руководителю аппарата областной Думы.

9. Заключительные положения

9.1. Отказ в рассмотрении обращений, содержащих вопросы, разрешение которых входит в компетенцию областной Думы, недопустим, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством и настоящей Инструкцией.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 9.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.2. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с находящимися в распоряжении областной Думы документами и материалами, затрагивающими его права, свободы и законные интересы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 9.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3. Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится сотрудниками аппарата областной Думы, помощниками депутатов областной Думы ответственными за работу с обращениями, располагающими этими документами.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 9.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.4. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в областную Думу из государственных органов, органов местного самоуправления, осуществляющих публично значимые функции государственных и муниципальных учреждений, иных организаций в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в областной Думе, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по независящим от него обстоятельствам.

Информация об изменениях:

Распоряжением Председателя Тюменской областной Думы от 12 августа 2013 г. N 142-рп в пункт 9.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.5. Жалобы на результаты рассмотрения обращений, действия (бездействия) должностных лиц областной Думы, работников аппарата областной Думы и помощников депутатов областной Думы в связи с рассмотрением обращений направляются для организации проверки и принятия мер председателю областной Думы, депутату областной Думы или руководителю аппарата областной Думы.

9.6. Знание положений настоящей Инструкции обязательно для лиц, отвечающих за работу с обращениями граждан в областной Думе.

9.7. Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением председателя областной Думы по предложению руководителя аппарата областной Думы.