Приложение. Положение о реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

Приложение
к постановлению
Правительства
Тюменской области
от 15 сентября 2008 г. N 270-п

Положение
о реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

С изменениями и дополнениями от:

31 марта 2011 г., 26 марта, 6 ноября 2012 г., 19 октября 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования реестра уникальных документов архивных фондов Тюменской области (далее - Реестр).

Настоящее Положение, а также информация об уполномоченном органе размещается на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 (далее - Регламент).

1.3. Уникальными являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Тюменской области, прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, отражающие жизнь и деятельность исторических личностей и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 19 октября 2015 г. N 480-п в пункт 1.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Реестр ведется Управлением по делам архивов Тюменской области (далее - Управление) в электронной базе данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов Тюменской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального их использования, улучшения доступа к ним с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей. Реестр по состоянию на 1 января очередного финансового года распечатывается на бумажной основе и подшивается в дело постоянного хранения с документами, указанными в пункте 5.5 настоящего Положения.

1.5. Включению в Реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.6. Включение уникальных документов в Реестр осуществляется путем их регистрации в Реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы (оценки) документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Управление организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивных фондов Тюменской области, физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Тюменской области либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов архивных фондов Тюменской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Тюменской области.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Тюменской области или Российской Федерации в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Регламентом.

2.5. Описание уникальных документов для включения в Реестр производится в листе учета и описания уникального документа в соответствии с правилами описания уникальных документов, установленными Регламентом. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Экспертизу осуществляют сотрудники государственных архивов, музеев. Экспертиза специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, не являющимися сотрудниками государственных архивов, музеев, проводится по договору гражданско-правового характера, заключаемому с указанными выше специалистами на период проведения экспертизы.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Реестр.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 6 ноября 2012 г. N 458-п в пункт 3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Экспертные заключения в течение 30 календарных дней со дня их поступления в госархив, музей рассматриваются экспертно-методическими комиссиями госархивов, соответствующими комиссиями музеев и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Управления.

4. Представление предложений о включении документов в реестр
уникальных документов архивных фондов Тюменской области

4.1. В Управление предложения о включении документа (ов) в Реестр представляют:

государственные архивы - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области независимо от места их хранения и формы собственности;

государственные музеи - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, хранящихся в музеях;

другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы архивных фондов Тюменской области в сроки и на условиях, установленных Управлением, - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, находящихся у них на хранении;

физические лица - об уникальных архивных документах, находящихся у них в собственности.

4.2. Предложения для включения в Реестр представляются заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, на бумажном носителе в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов, установленными Регламентом, с приложением экспертных заключений и решений экспертно-методических комиссий госархивов и соответствующих комиссий музеев.

Указанные документы могут быть направлены заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, в адрес Управления через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru в электронном виде в форме электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Управление в виде заявления на бумажном носителе в произвольной форме или в электронном виде через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru в срок до 1 сентября текущего года. В этом случае Управление поручает подготовку предложений одному из государственных архивов в срок до 30 календарных дней со дня поступления заявления. Документ хранится у собственника. Для проведения экспертизы документа собственник обеспечивает доступ к документу экспертов для его изучения и подготовки заключения или на время проведения экспертизы передает документ на хранение в государственный архив. Передача документа оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19. Ответ заявителю направляется через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru в течение 7 календарных дней со дня окончания экспертизы или в виде почтового отправления по почтовому адресу, указанному заявителем.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 4.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. В случае если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Тюменской области, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Реестр в течение 30 календарных дней со дня поступления в ЭПК Управления заключения на документ независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Реестр уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 19 октября 2015 г. N 480-п в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Регистрация документов, указанных в пункте 4.2 настоящего Положения, осуществляется отделом комплектования и ведомственных архивов Управления в день поступления в базе данных "Регистрация документов ЭПК". В день регистрации документы передаются в ЭПК управления для рассмотрения.

По поступившим предложениям в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документов ЭПК Управления рассматривает и принимает решение, оформленное протоколом, о включении документов в Реестр и (или) о представлении предложений в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Государственный реестр). Документ подлежит включению в Государственный реестр, если он в единственном экземпляре, адекватно и единовременно отражает событие или явление, оказавшее определяющее воздействие на развитие общества и государства; отражает жизнь и деятельность великой исторической личности; в силу своей древности обладает бесспорным общенациональным (мировым) историко-культурным значением и большой материальной ценностью.

Управление уведомляет заявителя в течение 3 календарных дней со дня принятия решения о включении документа в Реестр или направлении предложений в ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр в письменном виде на почтовый адрес, указанный в письменном заявлении, а при направлении заявления через Официальный портал органов государственной власти на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.

В случае отрицательного решения с указанием оснований материалы (листы учета и описания уникальных документов, экспертные заключения на документы) возвращаются заявителям, указанным в пункте 4.1 настоящего Положения, в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в виде почтового отправления по почтовым адресам, указанным заявителями.

Перечень оснований для отказа по включению документов в Реестр:

- несоответствие документов критериям, обозначенным Регламентом;

- отсутствие листов учета и описания уникальных документов и экспертных заключений на документы;

- заполнены не все пункты листов учета и описания уникального документа.

Заявитель имеет право повторно до 1 ноября текущего года обратиться в Управление с заявлением о включении документа в Реестр, устранив все основания для отказа по включению документов в Реестр.

5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Реестр, утверждается распоряжением Правительства области.

5.3. Управление в срок до 7 календарных дней со дня принятия распоряжения Правительства Тюменской области "Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 5.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. После включения документа (ов) в Реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный (ы), или собственнику документа (ов) в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр выдается свидетельство о регистрации документа (ов) в Реестре.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Управления. Свидетельство направляется заявителям, в том числе физическим лицам, в виде почтового отправления по указанным ими почтовым адресам в срок до 7 календарных дней после включения документа в Реестр.

5.5. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других организаций хранятся постоянно в Управлении единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Реестру.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 19 октября 2015 г. N 480-п в пункт 5.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 5.4 настоящего Положения, в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ, или собственнику документа почтовым отправлением по указанным ими почтовым адресам.

6. Внесение изменений в Реестр уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 6.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), в срок до 30 календарных дней с даты поступления сведений об этих изменениях в ЭПК, регистрируются в Реестре. Собственники уникальных документов обязаны в течение 30 календарных дней со дня окончания реставрации, смены собственника, публикации, создания фонда пользования направить в Управление информацию обо всех изменениях, происшедших с уникальным документом.

6.2. Изменения вносятся в листы учета и описания уникальных документов, хранящиеся в Управлении, на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Управление собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

7. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 7.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности, в том числе ежегодно проводить проверку наличия и физического состояния уникального документа, в ходе которой выявляется необходимость реставрации, ремонта или консервации уникального документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 19 октября 2015 г. N 480-п в пункт 7.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. В случае необходимости уникальные документы подлежат внеочередной реставрации, ремонту или консервации. Эти работы проводятся государственными архивами. Собственник документа при выявлении необходимости улучшения физического состояния документа обязан провести необходимые виды работ за свой счет. Тарифы на услуги установлены постановлением Правительства Тюменской области "О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области".

7.3. На уникальные документы, внесенные в Реестр, создается фонд пользования, их описание и хранение осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19.

7.4. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Реестра уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

8.1. Информация об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, включенных в Реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, документы которых являются частной собственностью и доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Тюменской области от 26 марта 2012 г. N 109-п в пункт 8.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2. Управление обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" в сроки, установленные статьями 10 и 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". При включении в Реестр документа, являющегося частной собственностью, Управлением с собственником документа заключается договор о предоставлении доступа к уникальному документу.

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается постановлением Правительства Тюменской области.