Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 14 сентября 2001 г. N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Губернатора Еврейской автономной области
от 14 сентября 2001 г. N 225
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО"

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2002 г., 5 марта 2004 г., 21 марта, 24 апреля, 5 мая, 31 июля 2006 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 31 мая 2007 г. N 121 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования делопроизводства в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, усиления контроля за прохождением документов и внедрения государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области.

2. Руководителям отделов, комитетов, управлений обеспечить строгое выполнение требований Инструкции.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делопроизводства аппарата губернатора области (Свиридова Т.И.).

4. Считать утратившим силу постановление губернатора области от 12.02.99 N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление губернатора области от 30.04.99 N 111 "О внесении дополнений в постановление губернатора области от 12.02.99 N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление главы администрации ЕАО от 03.06.94 N 160 "О совершенствовании организации контроля и проверки исполнения распорядительных документов в органах исполнительной власти области".

Губернатор области

Н.М. Волков

г. Биробиджан

14 сентября 2001 г.

N 225

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 5 марта 2004 г. N 53 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области
(утв. постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 14 сентября 2001 г. N 225)

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2002 г., 5 марта 2004 г., 21 марта, 24 апреля, 5 мая, 31 июля 2006 г.

1. Общие положения

1.1 Инструкция по делопроизводству (далее "Инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области. Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234), Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68), а также ГОСТ Р6.30 - 2003 "Унифицированная# система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

1.2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др.

Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях аппарата губернатора области и органов исполнительной власти документов, возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.

На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих в подразделение документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;

- контроль за прохождением документов в подразделениях;

Примечание: Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством области регламентируются специальным Положением.

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.

1.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области.

1.6. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.

1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности правительства, определяются должностными инструкциями.

1.8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления возлагается на архивное управление правительства Еврейской автономной области и государственный архив Еврейской автономной области.

1.9. Переписка между подразделениями аппарата губернатора области и органов исполнительной власти запрещается, за исключением случаев определенных губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области.

2. Оформление управленческих документов

Губернатор области принимает акты по вопросам исполнительной и распорядительной деятельности, в т.ч. нормативного характера. Правовые акты губернатора области, в т.ч. и не носящие нормативного характера, издаются в виде постановлений и распоряжений.

Деятельность правительства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Акты губернатора и правительства области действуют на всей территории области и обязательны для исполнения предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами, независимо от ведомственной принадлежности, и гражданами.

2.1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание Еврейской автономной области законодательных инициатив Губернатора области и подготовка заключений Губернатора области по проектам законов области

2.1.1. Законодательная инициатива губернатора области реализуется в форме подготовки законопроектов и проектов постановлений, Законодательного Собрания области (далее законопроекты) и внесения их в Законодательное Собрание Еврейской автономной области.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 6 февраля 2002 г. N 29 в подпункт 2.1.2. пункта 2.1 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.2. Законопроекты подготавливаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти, направляются в юридический отдел аппарата губернатора области для экспертизы на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, Уставу Еврейской автономной области, законодательству области. Срок рассмотрения законопроекта в государственно-правовом управлении не должен превышать 7 рабочих дней.

В случае положительного заключения законопроект подписывается заведующий юридического отдела и передается разработчикам для согласования.

2.1.3. В юридический отдел законопроект поступает с подписями заместителя председателя правительства области, курирующего данный вопрос, руководителя подразделения, готовящего проект, с подписями руководителей подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти, чьи интересы затрагивает законопроект (по списку, определяемому представителем губернатора в Законодательном Собрании), начальника управления делопроизводства.

2.1.4. К законопроекту должны быть приложены пояснительная записка и предложение о представителе губернатора в Законодательном Собрании для представления проекта на заседании, заключение финансового управления правительства области по экономическим законопроектам.

В пояснительной записке к законопроекту требуется в краткой форме изложить следующие сведения:

- обоснование необходимости разработки законопроекта;

- предмет, цели и основные положения законопроекта;

- условия реализации законопроекта;

- прогноз социально-экономических и иных последствий реализации законопроекта, его место в системе действующего законодательства;

- перечень актов законодательства области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнения или разработке в связи с принятием данного законопроекта.

2.1.5. Юридический отдел готовит проект распоряжения губернатора о внесении законодательной инициативы.

2.1.6. Проект распоряжения должен содержать пункт о назначении представителя губернатора в Законодательном Собрании по данному вопросу.

2.1.7. Проект распоряжения визируют:

- заведующий юридического отдела;

- вице-губернатор области;

- начальник управления делопроизводства.

2.1.8. В соответствии с запросом председателя Законодательного Собрания области, губернатором или вице-губернатором области определяется структурное подразделение аппарата губернатора области, орган исполнительной власти области, ответственное за подготовку заключения губернатора по проекту закона области.

2.1.9. Заключение по вопросам, связанным с доходной или расходной частью бюджета области, готовится финансовым управлением правительства области совместно с управлением экономики правительства области. Данное заключение должно содержать рекомендации по принятию законодательной инициативы, состав затрат на реализацию инициативы, наличие соответствующих источников дополнительных доходов в бюджет или сокращения расходов бюджета.

2.1.10. Срок подготовки заключения не должен превышать 15 дней.

2.1.11. Подготовленный проект заключения визируется руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку, вице-губернатором, финансовым управлением, управлением экономики, юридическим отделом, начальником управления делопроизводства. Проект заключения по финансово - экономическим вопросам визируется первым заместителем председателя правительства по экономике.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 24 апреля 2006 г. N 78 в подпункт 2.1.12 пункта 2.1 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.12. Подписанное губернатором области или вице-губернатором заключение передается в Законодательное Собрание. Официальным внесением заключения и иной информации в Законодательное Собрание области считается заключение и информация, оформленные в соответствии с требованиями настоящего раздела. Заключение или информация, подготовленные по запросу Законодательного Собрания област# и органом исполнительной власти области, формируемым правительством области, структурным подразделением аппарата губернатора области самостоятельно, не являются официальными документами.

2.1.13. Комитеты, управления, отделы свои предложения в Законодательное Собрание вносят только в порядке, изложенном в настоящем разделе. Самостоятельное внесение вопросов в Законодательное Собрание не допускается.

2.1.14. Подготовленные законопроекты регистрируются юридическим отделом в специальной книге учета.

2.1.15. Принятые законы, направляемые канцелярией Законодательного Собрания на подпись губернатору, передаются в юридический отдел, где регистрируются в книге учета входящей корреспонденции.

В книге учета входящей корреспонденции проставляется дата поступления закона, дата подписания или отклонения закона губернатором области, дата возвращения закона в Законодательное Собрание области после его подписания.

2.1.16. Управление в семидневный срок вносит, согласованное с представителем губернатора в Законодательном Собрании, предложение губернатору о подписании или отклонении закона.

2.1.17. После подписания губернатором юридический отдел передает Закон в Законодательное Собрание.

Законодательное Собрание после регистрации направляет копию Закона в юридический отдел.

2.1.18. Юридический отдел один экземпляр закона оставляет для ведения контрольного экземпляра, второй экземпляр - для опубликования.

С копией Закона Законодательное Собрание направляет и дискету с текстовым файлом.

2.1.19. В случае отклонения Закона мотивированное заключение, подготовленное юридическим отделом подписанное губернатором и проект Закона возвращаются в Законодательное Собрание через канцелярию управления делопроизводства аппарата губернатора области.

2.1.20. Принятые и подписанные губернатором законодательные (нормативные) акты публикуются в средствах массовой информации. Организация и контроль за опубликованием возлагаются на юридический отдел аппарата губернатора области.

2.1.21. После вступления в силу принятого и опубликованного Закона Еврейской автономной области юридический отдел вносит предложения о приведении нормативных актов губернатора и правительства области в соответствие с Законом.

2.2. Подготовка документов на заседание правительства области

2.2.1. Подготовка проектов постановлений правительства области ведется в соответствии с планом проведения заседания правительства. Вопросы на заседание правительства области вносятся только структурными подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти. Другие субъекты законотворчества вносят вопросы через соответствующие подразделения аппарата губернатора и органы исполнительной власти.

2.2.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 21 марта 2006 г. N 51 в подпункт 2.2.3 пункта 2.2 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.3. Срок подготовки заключения не должен превышать 5 дней. Проверку на соответствие правилам оформления документов представляемых на рассмотрение правительства области проектов постановлений правительства области осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области сроком не более 3 дней. Проверку качества составления и полноты содержания проектов постановлений правительства области, представляемых на рассмотрение правительства области, согласование списка приглашаемых на заседание правительства области осуществляет организационный отдел аппарата губернатора области сроком не более 1 дня.

Проекты постановлений визируются:

- руководителем подразделения, подготовившего проект;

- вице-губернатором области;

- руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются поручения;

- заведующий юридического отдела;

- начальником управления делопроизводства;

- заведующим организационным отделом, а в его отсутствие - главным специалистом организационного отдела.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту, при этом документ визируется.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 21 марта 2006 г. N 51 в подпункт 2.2.4 пункта 2.2 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.4. Подготовленные не на бланках проекты постановлений правительства передаются в организационный отдел не позднее 10 дней до дня заседания правительства.

К проекту постановления правительства области прилагается пояснительная записка. В пояснительной записке к проекту постановления правительства области в краткой форме излагать следующие сведения:

- обоснование необходимости разработки проекта постановления;

- предмет, цели и основные положения проекта постановления;

- условия реализации проекта постановления;

- последствия выполнения проекта постановления;

- перечень нормативных актов области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или разработке в связи с принятием данного проекта постановления;

- при необходимости расчет средств областного бюджета, требуемых для реализации проекта постановления.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 6 февраля 2002 г. N 29 в подпункт 2.2.5. пункта 2.2 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.5. Принятые постановления не позднее трех дней после заседания правительства, с учетом поступивших замечаний и предложений дорабатываются разработчиками и представляются в организационный отдел для подписания председательствующим на заседании правительства.

Представляемые документы должны иметь визы вице-губернатора области, начальника управления делопроизводства, заведующих юридическим и организационным отделами, а в отсутствие заведующего организационным отделом - главного специалиста организационного отдела.

Подписанные решения направляются для их регистрации в управление делопроизводства.

2.3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора иправительства области

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 31 июля 2006 г. N 120 в подпункт 2.3.1. пункта 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений губернатора области ведется в соответствии с поручениями губернатора только подразделениями аппарата губернатора, органами исполнительной власти, избирательной комиссией области. Территориальные органы федеральных министерств вносят проекты постановлений и распоряжений через соответствующие отделы, управления, комитеты.

2.3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

2.3.3. Подготовка проектов распоряжений губернатора по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется управлением государственной службы и кадровой политики ЕАО.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 6 февраля 2002 г. N 29 в подпункт 2.3.4. пункта 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.4. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет юридический отдел аппарата губернатора области, на предмет соблюдения требований Инструкции по делопроизводству - управление делопроизводства. Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений губернатора области в государственно-правовом управлении не должен превышать 5-ти дней.

2.3.5. Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора области оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту, при этом документ не визируется.

2.3.6. Проекты постановлений и распоряжений губернатора визируются:

руководителем подразделения, подготовившего проект;

заместителем председателя правительства, курирующим подразделение;

вице-губернатором области;

руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

руководителями заинтересованных подразделений;

заведующий юридического отдела;

начальником управления делопроизводства.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 5 мая 2006 г. N 86 в подпункт 2.3.7 пункта 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности визируются председателем комитета по управлению государственным имуществом правительства Еврейской автономной области. Проекты распоряжений губернатора области о заграничных командировках лиц, замещающих государственные должности Еврейской автономной области, и государственных гражданских служащих области, имеющих допуск к государственной тайне, визируются заведующим отделом по защите информации аппарата губернатора области.

2.3.8. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области печатаются в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти на бланках установленной формы (приложения 1, 2) и имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации и герб области;

Наименование органа, издавшего документ - правительство, губернатор Еврейской автономной области;

Наименование вида акта - постановление, распоряжение правительства, губернатора Еврейской автономной области;

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер состоит из знака N и порядкового номера документа, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года.

К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефис добавляются буквы "рг", например, N 153-рг; к распоряжению правительства - "рп", к постановлению правительства - "пп".

Место издания документа - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом;

Постановления и распоряжения правительства, губернатора области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание;

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через полтора межстрочных интервала.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений правительства завершается словами:

":правительство Еврейской автономной области постановляет:".

Преамбула в проектах постановлений губернатора области завершается словом "Постановляю": которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства, губернатора области, как правило, подразделяется на пункты и подпункты.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, (точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) правительства, губернатора области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: "Губернатор области", расшифровки подписи (инициалы, фамилия) губернатора области. Слова "Губернатор области" печатаются от границы левого поля.

Согласование проекта документа оформляется визой (см. п. 3.1).

2.3.9. Подготовленные документы представляются на подпись губернатору руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти.

2.3.10. После подписания текст документа и дискета, содержащая файл с текстом данного документа, передается в управление делопроизводства. Подразделения, не имеющие компьютеров, подготовку текстов на машинных носителях осуществляют через управление делопроизводства.

При визировании проекта постановления, распоряжения губернатора, правительства области после слова "Готовил" пишется "Текст документа соответствует текстовому файлу".

Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель подразделения готовившего документ.

При обнаружении ошибки в тексте файла, внесенного в банк данных нормативной информации, подразделению, готовившему документ, необходимо письменно, за подписью руководителя подразделения, известить информационно - аналитическое управление о местоположении ошибки и правильном варианте текста.

Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора и правительства области.

Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному руководителем соответствующего управления, комитета, отдела.

Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения.

Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются в юридический отдел, пресс-секретарю губернатора области, главному федеральному инспектору, в Законодательное Собрание области. В контрольное управление губернатора области направляются копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области, требующие постоянного контроля за их исполнением и носящие нормативный характер.

Копии постановлений и распоряжений губернатора, правительства области, носящие нормативный характер, направляются в Министерство юстиции Российской Федерации, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Еврейской автономной области, юридический отдел Президента Российской Федерации.

2.3.11. Постановления и распоряжения губернатора и правительства области, в которых предусмотрено опубликование, подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера.

Постановления и распоряжения губернатора и правительства области подлежащие публикации, публикуются в газете "Биробиджанер Штерн" или в сборнике "Собрание законодательства Еврейской области" в течение 15 дней со дня их подписания. Контроль за публикацией осуществляется юридическим отделом.

2.3.12. Контрольное управление губернатора области осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений губернатора и правительства области, ежеквартально готовит по итогам контрольных мероприятий информацию губернатору, вице-губернатору области о выполнении поручений.

2.3.13 Подлинники постановлений и распоряжений губернатора и правительства вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства.

2.3.14. Протокольная часть управления делопроизодства формирует базу данных постановлений и распоряжений губернатора, правительства области.

2.4. Оформление протокола заседания правительства

Ход обсуждения вопросов на заседании правительства протоколируется.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (приложение 3).

В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам, а также все изменения к проектам постановлений принятым на заседании правительства.

Протоколы ведет и оформляет начальник управления делопроизводства аппарата губернатора области.

Протокол заседания правительства печатается на бланке установленной формы.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.

Протокол заседания правительства содержит следующие элементы:

1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области.

2. Наименование органа - "Правительство Еврейской Автономной области".

3. Наименование вида документа - "протокол".

Слово "протокол" печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4. Дату, порядковый номер и место проведения заседания.

Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно - цифровым способом. Элементы даты приводятся в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Номера протоколов заседаний состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года.

Место проведения заседания выравнивается по центру.

5. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида деятельности (заседания правительства). Начинается заголовок с прописной буквы.

6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия губернатора области или председательствующего на заседании.

После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства, а также руководителей органов исполнительной власти области; инициалы, фамилии должностных лиц, принимающих участие в заседании правительства. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания правительства, в порядке их значимости, указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "Повестка дня" пишутся от границы левого поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы строятся по схеме: "Слушали" - "Выступили" - "Постановили".

Слова "слушали", "выступили", "постановили" печатаются прописными буквами от границы левого поля.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова "слушали" ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы указывают наименование вопроса в соответствии с повесткой дня. Текст доклада (выступления) пишут в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Текст доклада прилагается.

После слова "выступили" ставится двоеточие, а ниже, с новой строки с абзаца в именительном падеже указываются фамилия, инициалы и должность выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел "выступили" и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут фамилию, инициалы и должность выступающего).

В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова "постановили" ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца приводится текст постановления или оно прилагается к протоколу.

Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Протокол заседания правительства подписывается председательствующим на заседании правительства.

Принятые на заседании правительства постановления прилагаются к протоколу.

Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных.

Поручения, данные на заседаниях правительства, обобщаются, доводятся до исполнителей организационным отделом аппарата губернатора области.

2.5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области

2.5.1. Оформление служебных и частных писем

2.5.1.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения, письма - ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

обращение

вступление

основное содержание

заключение

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложение 4).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа!

(употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии:

Уважаемый господин председатель!

В письмах - приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас :, Сообщаем Вам :.

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо :.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например:

С уважением,

Начальник управления образования

Подпись Л.П Губенко

Номер в письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя.

2.5.1.2. Регистрационные номера к письмам и телеграммам губернатора, вице - губернатора области, заместителей председателя правительства области присваиваются в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года.

2.5.1.3. Подписанные губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области письма и телеграммы передаются в канцелярию управления делопроизводства для их рассылки.

2.5.2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер (приложение 5, 6).

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например:

Биробиджан, 13 марта 2001 г.

Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращено.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б. Итопу

Председателю Правления

фонда "Призыв совести"

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с новой строки с абзаца.

2.6. Порядок подготовки приказов

2.6.1. Органов исполнительной власти, формируемых правительством области

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа исполнительной власти в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач (приложение 7).

Приказ может быть издан совместно несколькими органами исполнительной власти области или одним из них по согласованию с другими (приложение 8).

Приказ считается изданным совместно, если он подписан руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти области.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или документ губернатора, правительства области, то в констатирующей части указывается название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного органа исполнительной власти области.

В случае ссылки на приказы органов исполнительной власти области, носящие нормативный характер, необходимо указывать их наименование, полное наименование органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, а также регистрационный номер, присвоенный им юридическим отделом аппарата губернатора области при регистрации и дату регистрации.

Во второй части излагается решение руководителя.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется с новой строки прописными буквами, без разбивки от границы левого поля. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

Приказываю:

1. Направить на школьную олимпиаду ... .

или

1. Создать комиссию в составе ... .

Пункты и подпункты распорядительной части нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы с новой строки с абзаца, содержит законченную мысль и заканчивается точкой.

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например:

Приказываю:

1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.М. до 01.06.2001 разработать и предоставить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления здравоохранения правительства Еврейской автономной области Дорофеева В.А.

или

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Если к приказу имеются приложения (таблицы, графики, карты, схемы), то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте на них должна быть ссылка. Приказ с приложениями должен иметь единую нумерацию страниц.

На приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка с указанием вида (названия) распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение N 2
к приказу начальника
управления здравоохранения
правительства области
от 15.06.2001 N 32

Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения располагается слово "утверждено" ("утвержден", "утверждена", "утверждены"), которое печатается прописными буквами без кавычек со ссылкой на распорядительный документ в творительном падеже, его дату и номер. Например:

Утверждено

Приказом начальника
управления здравоохранения
правительства области
от 30.05.2001 N 25

Приложения должны быть подписаны руководителем.

В приказах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ).

В совместных распорядительных документах наименования организаций следует располагать на одном уровне. Датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа, составленного двумя организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Текст излагают от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагают под наименованием должностей (приложение 8).

Если согласование приказа является обязательным, а также если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других органов, проект приказа подлежит согласованию, которое оформляется визами руководителей либо заместителей руководителей соответствующих органов исполнительной власти области, иных органов и организаций.

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Приказ подписывается руководителем органа исполнительной власти области или лицом, исполняющим его обязанности.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире может присоединяться буквенный индекс "к".

Приказы персонального характера (о назначении или освобождении от должности, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Подписанный приказ должен иметь следующие реквизиты:

1. Герб РФ и герб автономии (если приказ оформлен на бланке) (01, 02)

2. Наименование органа (органов), издавшего приказ (06)

3. Наименование вида документа (08)

4. Дату и регистрационный номер документа (09, 10)

5. Место составления или издания документа (12)

6. Заголовок к тексту (17)

7. Текст документа (19)

8. Подпись (21)

9. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию) (23)

2.6.2. Аппарата губернатора Еврейской автономной области

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем аппарата губернатора области в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач.

В соответствии с компетенцией руководитель аппарата губернатора области издает следующие виды приказов:

- приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложение 9);

- приказы по личному составу (о назначении и освобождении от должности, перемещении, изменении фамилии, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, квалификационный разряд, за особые условия государственной службы, о премировании и др.) - срок хранения 75 лет ЭПК (приложение 10);

- приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, взысканиях) - срок хранения 5 лет (приложение 11).

Подготовку проектов приказов по основной деятельности ведут подразделения аппарата губернатора области в соответствии с поручением руководителя аппарата губернатора области.

Подготовку приказов по личному составу ведет управление государственной службы и кадровой политики ЕАО аппарата губернатора области.

Проекты приказов по основной деятельности визируются руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, подготовившим проект, юридическим отделом и согласовываются с руководителями органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата губернатора области, если содержание приказа затрагивает вопросы их деятельности.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Виза согласования включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Проекты приказов руководителя аппарата губернатора области печатаются в подразделениях аппарата губернатора области на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:

1. Герб автономии (02)

2. Наименование органа, издавшего приказ (06)

3. Наименование вида документа (08)

4. Дату и регистрационный номер документа (09, 10)

5. Место составления или издания документа (12)

6. Заголовок к тексту (17)

7. Текст документа (19)

8. Подпись (21)

9. Визы согласования документа (23).

Выпускаемым документам в канцелярии управления делопроизводства присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года.

Для приказа по личному составу дополнительно к регистрационному номеру приказа через дефис присоединяется буквенный индекс "к".

Копии приказов руководителя аппарата губернатора области направляются заинтересованным подразделениям согласно указателю рассылки, составленному и подписанному руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области.

Снятие копий с приказов, подписанных руководителем аппарата, допускается только с разрешения начальника управления делопроизводства.

Приказы персонального характера (о назначении или освобождении от должности, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Подлинники приказов по основной деятельности вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства, а затем передаются в государственный архив Еврейской автономной области на постоянное хранение.

Подлинники приказов по личному составу хранятся в управлении делопроизводства аппарата губернатора области 75 лет.

2.6.3. Структурных подразделений аппарата губернатора области

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения аппарата губернатора области в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач (приложение 12).

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ губернатора, правительства области, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, и передается содержание той части, которая непосредственно касается структурного подразделения аппарата губернатора области.

Во второй части излагается решение руководителя.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова "Приказываю", которое пишется с новой строки прописными буквами, без разбивки от границы левого поля. После слова "Приказываю" ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа.

или

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Если к приказу имеются приложения (таблицы, графики, карты, схемы), то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте на них должна быть ссылка. Приказ с приложениями должен иметь единую нумерацию страниц.

На приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка с указанием вида (названия) распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение N 2
к приказу заведующего
юридического отдела аппарата
губернатора области
от 15.06.2001 N 32

Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения располагается слово "Утверждено" ("Утвержден", "Утверждена", "Утверждены"), которое печатается прописными буквами без кавычек со ссылкой на распорядительный документ в творительном падеже, его дату и номер. Например:

Утверждено

Приказом заведующего
юридического отдела
аппарата губернатора области
от 30.05.2001 N 25

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения.

В приказах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (Приказываю).

Если согласование приказа является обязательным, проект приказа подлежит согласованию. Виза согласования включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Приказ подписывается руководителем структурного подразделения аппарата губернатора области или лицом, исполняющим его обязанности.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Для приказов по личному составу дополнительно к регистрационному номеру приказа через дефис может присоединяться буквенный индекс "к".

Приказы персонального характера (о приеме или увольнении работника, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Подписанный приказ должен иметь следующие реквизиты:

1. Герб автономии (если приказ оформлен на бланке) (02)

2. Наименование вышестоящего органа (06)

3. Наименование структурного подразделения аппарата губернатора области, издавшего приказ (06)

4. Наименование вида документа (08)

5. Дату и регистрационный номер документа (09, 10)

6. Место составления или издания документа (12)

7. Заголовок к тексту (17)

8. Текст документа (19)

9. Подпись (21)

10. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию) (23)

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 6 февраля 2002 г. N 29 раздел 2 настоящей Инструкции дополнен пунктом 2.7.

2.7. Планирование работы

2.7.1. Работа структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области строится в соответствии с перспективным планом работы правительства области, планом законотворческих работ на предстоящий год.

2.7.2. Перспективные планы работ на предстоящий год предоставляются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти в организационный отдел аппарата губернатора области к 25 декабря текущего года.

2.7.3. Квартальные планы работ предоставляются в организационный отдел аппарата губернатора области к 25 числа месяца, предшествующего началу квартала, руководителями структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти, формируемых правительством области.

2.7.4. Отчеты о выполнении планов предоставляются в организационный отдел аппарата губернатора области ежеквартально, до 5 числа следующего за отчетным кварталом месяца.

3. Требования к бланкам документов и оформлению документов

Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

Документы в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области, как правило, оформляются на бланках установленной формы, которые должны иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148).

Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм:

10 - левое;

30 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового (флагового), так и продольного (центрованного) расположения реквизитов. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно - вычислительной техники (ЭВТ).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники учреждения, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ Р 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54, межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 для оформления текстовых материалов.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано

(1,5)

Начальник управления

(1)

образования

(1,5)

(подпись) Л.П.Губенко

(1)

04.05.2001

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "приказываю","слушали","выступили","решили","предлагаю";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.1. Требования к оформлению реквизитов документов

В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 13).

Состав реквизитов организационно - распорядительных документов определен ГОСТом.

Изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации (01, 02)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

Эмблема организации (03)

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации (04)

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)

Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (08)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо.

Бланки писем правительства Еврейской автономной области изготавливаются на двух языках - русском и идиш на одном уровне. Наименование на русском рекомендуется размещать слева, а на идиш справа.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Справочные данные об организации (09)

Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа (10)

Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол и т.д.), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Дата документа (11)

Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 февраля 2001 г. следует оформлять 05.02.2001.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2001 г.

В текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, квалификационный разряд, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и др.) рекомендуется применять словесно - цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие из других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации канцелярией (приложение 16).

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Место составления или издания документа (14)

Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Адресат (15)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Сельские администрации
муниципального образования
"Биробиджанский район"
Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке, например:

Генеральному директору
акционерного общества открытого типа
"Биробиджанстрой"

Д.Ю. Косвинцеву

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи".

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

А.Г. Карепову

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например:

ул. Ильинка, д. 90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., д. 5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес печатаются с новой строки, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа (16)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Начальник управления по
труду правительства
Еврейской автономной области

Подпись Т.Н. Ряполова
12.04.2001

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например:

Утверждаю

Начальник управления
профессионального образования
правительства Еврейской
автономной области

Подпись М.Г. Беленький
12.03.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

Утверждаю

Утверждаю

Начальник финансового управления правительства Еврейской автономной области

Начальник управления образования правительства Еврейской автономнойобласти

Подпись С.В. Воропаев 25.05.2001

Подпись Л.П. Губенко 25.05.2001

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Утверждено

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 04.09.2000 N 15

или

Утвержден

Решением общего собрания
акционеров от 15.03.2000 N 2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция (17)

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Исполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку проектов документов.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Заголовок к тексту документа (18)

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем? ("О ком ?")..., (Об изменении...", "О состоянии...", "О выделении..." и т.д.).

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны.

Отметка о контроле (19)

Реквизит "Отметка о контроле" обозначает что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Текст документа (20)

Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.

В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 2001 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации...".

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора, приказы руководителей аппарата губернатора, органов исполнительной власти области и др.), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (Постановляю, Приказываю, Предлагаю, Обязываю, Прошу).

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Текст приказов в таких случаях начинается со слова "Приказываю".

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (Постановляет, Решил).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он", например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени организации.

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф на допускается.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

Если к тексту документа прилагается список использованных источников и литературы, то он оформляется следующим образом (приложение 14).

Отметка о наличии приложения (21)

Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение
к постановлению
(распоряжению)
губернатора области
от 29.12.2000 N 339

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: Продолжение приложения N 2.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

Утверждено
Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 30.01.2001 N 18

Слова "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена.

Допускается выражение "Приложение N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

Приложение N 2
к приказу ректора института
от 15.06.2000 N 196

В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров:

Приложение:

1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.07.2000 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Информационные технологии" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; после слова Приложение ставится двоеточие.

Подпись(22)

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например:

Губернатор области

Н.М. Волков

В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Первый заместитель председателя правительства Еврейской автономной области

В.П. Шулятиков

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Начальник финансового управления

Начальник управления здравоохранения

Подпись С.В. Воропаев

Подпись В.Л .Брусиловский

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель аппарата

Подпись Г.А. Антонов

Главный бухгалтер

Подпись В.И. Казанцева

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии                 Подпись               Н.В. Бодягина

Члены комиссии                        Подписи                 И.К. Зотова

                                                             Т.В. Лескова

                                                             О.П. Трунова

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник управления здравоохранения

В.Л. Брусиловский

Гриф согласования документа (23)

"Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "Согласовано" (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Главный Государственный

санитарный врач по

Еврейской автономной области

     Подпись         В.А. Янович

     26.03.2001

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

от 23.02.2001 N 4

или

Согласовано

Письмо Росархива

от 30.09.2000 N 01-15/155-К

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда в пределах текстового поля, например:

Согласовано                                                   Согласовано

Председатель комитета                                Начальник управления

по делам семьи и молодежи                                     образования

Подпись   В.Г. Целищев                             Подпись   Л.П. Губенко

11.03.2001                                                     11.03.2001

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник финансового                              Заместитель начальника

управления                                     управления здравоохранения

Подпись   С.В. Воропаев                           Подпись   В.А. Дорофеев

12.03.2001                                                     12.03.2001

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Слово "Согласовано" печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

Визы согласования документа (24)

"Визы согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Проекты постановлений и распоряжений правительства и губернатора области подлежат согласованию с органами исполнительной власти области, структурными подразделениями аппарата губернатора и иными территориальными подразделениями исполнительных органов государственной власти, если в них содержатся поручения или вопросы, относящиеся к их ведению. Согласование оформляется визами соответствующих руководителей (заместителей), заместителей председателя правительства курирующих соответствующие направления, визируются заведующим юридического отдела, начальником управления делопроизводства.

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату, например:

     Заместитель председателя

     правительства области                 Подпись           В.С. Гуревич

     12.04.2001

     Заведующий юридического

     отдела                                Подпись            В.В. Коншин

     12.04.2001

     Заведующий управления

     делопроизводства                      Подпись         Т.И. Свиридова

     12.04.2001

При наличии замечаний к документу, выносимому на заседание правительства, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

     Заведующий юридического

     отдела                                Подпись           В.В. Коншин

     25.01.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

При подготовке постановлений и распоряжений губернатора области замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и к документу, при этом сам документ не визируется.

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись".

Допускается оформление визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Печать (25)

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать, дан в приложении 15.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений правительства, губернатора области.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии (26)

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Снятие копий с документов, подписанных губернатором, вице-губернатором области, допускается только с разрешения руководителя аппарата губернатора области, а в его отсутствие начальника управления делопроизводства.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

     Главный специалист управления

     государственной службы

     и кадровой политики ЕАО              Подпись         Н.Н. Рудковская

     05.04.2001

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы Документационного обеспечения управления (канцелярия, управление делопроизводства и т.п.).

Отметка об исполнителе (27)

Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

     Петров         или      Петров Иван Васильевич

     6 89 45                 6 89 45

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например:

Петров Иван Васильевич

6 89 45

ОМ 05.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.04.2001 N 5

В дело N 01-15

Личная подпись

01.04.2001

или

Издано распоряжение

от 14.02.2001 N 15-р

В дело N 01-01

Личная подпись

10.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

Идентификатор электронной копии документа (30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. Требования к текстовым файлам нормативно-правовых актов (для ведения "Банка нормативных правовых актов Еврейской автономной области")

Для обеспечения оперативного представления пользователям "Банка нормативных правовых актов ЕАО" информации в единой форме, все файлы, предназначенные для загрузки в банк данных должны быть подготовлены единообразно, в соответствии с правилами, изложенными в настоящем документе.

4.1 Общие положения

4.1.1. Каждый документ оформляется в виде отдельного текстового файла ASKII - формата, который не должен содержать спецсимволов (курсив, жирный шрифт, подстрочные и надстрочные индексы и т.п.). Текст нормативного акта и приложений, относящихся к нему, оформляется в один текстовой файл.

4.1.2. При вводе информации в текстовый файл необходимо соблюдать правила заполнения документа согласно Инструкции по делопроизводству с учетом настоящих требований (абзацы, заголовки, примечания, пробелы между словами, пустые строки и т.п.).

4.1.3. Для создания текстовых файлов используются редакторы, позволяющие создавать файлы ASKII формата (*.TXT). При формировании текста устанавливаются следующие параметры: Перенос - нет, Выравнивание - да, Отступ-5, Левая - 1, Правая - 66.

При обработке таблиц устанавливаются следующие параметры: Перенос-да, Выравнивание-нет, Отступ - 1, Левая - 1, Правая - 130.

4.1.4. Текстовый файл формируется без разбиения на страницы.

4.2. Правила обработки текстов документов

4.2.1. В первой строке документа необходимо ввести прописными буквами наименование органа, принявшего документ, во второй строке - наименование документа. Строчными буквами в третьей строке вводится дата принятия документа и номер документа, в четвертой строке - прописными буквами название.

4.2.2. Текст располагается с 1 по 66 позицию, абзац - с 5 позиции. Текст выравнивается по правому и левому краям без переноса слов.

4.2.3. Название не должно начинаться левее 5 и заканчиваться правее 61 позиции в нем не должно быть лишних пробелов (больше одного между двумя словами). Например:

Губернатор Еврейской Автономной области
Постановление
от 22 января 1999 г. N 245

Название

Текст документа

4.2.4. Символ "номер" вводится на латинском регистре в виде прописной буквы N. Например: N 43.

4.2.5. Топология текста (расположение абзацев, статей и т.п.) как в оригинале.

4.2.6. Между словом и знаком препинания нет пробела. После знака препинания должен быть пробел (его может не быть в исключительных случаях - таблицы, сноски).

4.2.7. Дефис в словах (кроме прилагательных) отделяется пробелом с двух сторон (например: "дети - сироты"). При переносе составных прилагательных дефис отделяется пробелом от первого слова (например, слово "социально - экономический" следует переносить так: "социально -" и с новой строки: "экономический").

4.2.8. Подписи отделяются от текста пустой строкой, сдвигаются вправо и выравниваются по правому краю. Фамилии - прописными буквами, на отдельной строке без пробелов после инициалов. Например:

Губернатор области

И.О. Фамилия

4.2.9. Приложения отделяются от текста документа пятью пустыми строками. Например:

Текст

Приложение N 1
к постановлению
губернатора области
от 24.10.94 N 1217

Положение
О Страховании муниципального имущества, переданного в аренду

4.2.10. Общий принцип оформления таблиц, бланков и т.д. законченный внешний вид и однотипность в оформлении. Таблицы вводятся с максимальным сохранением геометрии первоисточника, причем разграфка производится теми же символами, что и в первоисточнике. Шапка таблицы вводится один раз в начале таблицы. В наименовании граф шапки таблиц допускаются разрывы слов в исключительных случаях.

Бланки по возможности должны быть готовы к заполнению. В бланках используются подчеркивания. Например:

N	Идентификаци- онный код предприятия в ОКПО (включая Ч)	Коды признаков			Полное наименова- ние пред- приятия, объединения, имущества	Юридический адрес пред- приятия, местонахож- дение имущества
		министерст- тва (ведомства) в СООГУ	Территории в СОАТО	отрасли с/х ОКОНХ
1	2 3 4 5 6 7

4.2.11. Слова текста, для печати в разрядку*, аббревиатуры, инициалы и сокращения вводятся согласно Инструкции по делопроизводству.

4.3. Контроль введенной информации

При переносе информации с первоисточников необходимо обеспечить контроль на полноту и достоверность информации путем визуальной сверки информации, введенной в текстовые файлы и текстов документов - первоисточников.

5. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и других документов губернатора и правительства области

5.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора и правительства области рассмотренной служебной корреспонденции; поручений губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства данных во исполнение указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации.

5.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют отделы и управления аппарата губернатора, органы исполнительной власти в соответствии с их функциями.

5.3. Контрольное управление губернатора области обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения постановлений и распоряжений губернатора, правительства области, поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; готовит информацию на имя губернатора о состоянии выполнения поручений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений, поручений губернатора области к дисциплинарной ответственности.

5.4. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области по обращениям граждан, осуществляет сектор писем и приема граждан управления делопроизводства.

5.5. Руководители подразделений определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информаций, подготовку необходимых документов.

5.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях губернатора области исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц.

По окончании срока, определенного постановлением, распоряжением, руководитель органа исполнительной власти, формируемого правительством области, структурного подразделения аппарата губернатора области в 3 - дневный срок представляет в контрольное управления губернатора области информацию о выполнении (или невыполнении) данного ему поручения (с указанием причин, если поручение не выполнено).

Поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства с пометкой "срочно" исполняются в 3 - дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней.

При необходимости продления срока выполнения поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области должностное лицо, которому дано поручение до истечения срока представляет на их имя записку с мотивированной о продлении срока исполнения.

5.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым.

5.8. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения.

5.9. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор, вице - губернатор, а также заместители председателя правительства области.

6. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых губернатором области

6.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области осуществляют управление делопроизводства, организационный отдел и управления, комитеты, отделы, по чьей инициативе проводится данное мероприятие.

6.2. Подразделения, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают:

подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектования документов и материалов для участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения;

направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства. Информация направляется не позднее чем за пять дней до даты проведения мероприятия;

при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия, документов губернатора по рассматриваемым вопросам;

контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

6.3. Хозяйственное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом.

6.4. Управление делопроизводства аппарата губернатора области осуществляет тиражирование по заявкам подразделений правительства документов и материалов для участников мероприятия.

7. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов

7.1. Документы, поступающие губернатору и в правительство области, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии управления делопроизводства.

Тексты документов переданные по факсу принимаются и регистрируются в приемной вице-губернатора области.

Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором писем и приема граждан управления делопроизводства.

Законы Российской Федерации, Указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, соглашения, заключаемые губернатором, правительством области, органами исполнительной и другие нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в управлении делопроизводства аппарата губернатора области.

7.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в правительство области, приведен в приложении 16.

7.3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответственным за делопроизводство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату.

7.4. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.

Губернатору передаются акты Президента, Правительства Российской Федерации, Федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя.

После возвращения документов от руководства резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.

7.5. Документы передаются губернатору, вице-губернатору, заместителям председателя правительства области и рассматриваются ими в день их получения.

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется работниками канцелярии.

Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями правительства области ведется без регистрации документов в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области.

7.6. Заведующий канцелярией управления делопроизводства еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях правительства области, с данными занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков о документов, указанных в резолюции.

7.7. При работе с документами, поступившими в канцелярию аппарата губернатора области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие - либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.8. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию управления делопроизводства, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.

Письма, документы поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в этих документах.

Если в документе сроки не указаны, то они указываются губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области.

В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.

Если резолюция губернатора "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней.

8. Отправка документов

Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию управления делопроизводства аппарата губернатора области.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки.

При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия.

Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию.

Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи.

Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи.

Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.

8.1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице-губернатора.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" не разрешается.

Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист управления делопроизводства.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 17) без проставления штампов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 6 февраля 2002 г. N 29 раздел 9 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

9. Рассмотрение обращений граждан

9.1. Общие положения

Настоящий раздел инструкции об организации и рассмотрении обращений граждан разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/282, и в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 12.10.1991 N 980 "О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 N 2534-VII и определяет порядок, очередность и последовательность операций, осуществляемых при рассмотрении письменных и устных обращений граждан.

Согласно указанных документов делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в структурных подразделениях аппарата губернатора, органах исполнительной власти области, формируемых правительством области, ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Личную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан и состояние делопроизводства по их рассмотрению несут руководители структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти.

Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.

Предложения - это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций.

Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.

Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцев частных предприятий, общественных лиц и общественных организаций.

9.2. Прием поступающей корреспонденции

9.2.1. Все поступающие в правительство области письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением принимаются в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора.

9.2.2. Работниками канцелярии

- проверяется правильность адресования корреспонденции;

- отбираются телеграммы, письма и ответы на обращения граждан и передаются в сектор писем и приема граждан управления делопроизводства аппарата губернатора области.

В секторе писем и приема граждан письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются главным специалистом - заведующим сектором писем и приема граждан;

- конверты вскрываются с целью проверки наличия в них документов (разорванные документы подклеиваются);

- конверты сохраняются при необходимости;

- проставляется штамп в правом верхнем углу первого листа письма, телеграммы с указанием номера даты поступления обращения;

- ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту невскрытыми.

9.3. Регистрация и рассмотрение обращений

9.3.1. С обращениями знакомится главный специалист управления делопроизводства, сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес, заводит на письма (телеграмму) учетно - регистрационную карточку в системе "Золушка".

9.3.2. В учетной карточке фамилия с инициалами заявителя пишется в именительном падеже. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая своей, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров И.И., Сидоров В.И. Если письмо подписано двумя и более авторами, то это письмо считается коллективным. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний. Коллективными считаются также письма, подписанные членами одной семьи.

В учетной карточке:

- делается отметка о том, кому адресовано обращение;

- отмечается вид обращения (жалоба, заявление, предложения). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются его исходящий номер и дата;

- заполняется адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции;

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид ВОВ, реабилитированный, ветеран труда и т.д.);

- проставляется шифр темы согласно классификатору тем обращений. Тематический шифр должен соответствовать аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то все они шифруются;

- направляется на рассмотрение и написание резолюции губернатору, вице-губернатору или заместителям председателя правительства;

- передаются на исполнение с четким указанием действий по рассмотрению письма и даты исполнения.

9.4. Работа с отдельными видами обращений

9.4.1. Поступающие в правительство области обращения депутатов Государственной Думы РФ с приложенными к ним письмами граждан фиксируются в секторе писем для рассмотрения по существу поставленных проблем.

При работе с обращениями депутатов ряд граф учетной карточки оформляется следующим образом:

- в графе "Ф.И.О." первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя (ей);

- в графе "Адрес" отмечается место жительства или работы гражданина (в зависимости от того, что указано в письме), обратившегося с просьбой к депутату;

- в графе "Аннотация" указывается, что такой-то депутат направляет на рассмотрение письмо такого-то гражданина, и излагается содержание обращения заявителя (ей). Например, депутат Государственной Думы (Федерального Собрания) Иванов И.И. обращается с просьбой рассмотреть заявление (жалобу, предложение) гражданина Сидорова В.В. об улучшении его жилищных условий (о пересмотре размера его пенсии и т.п.).

Рассмотрение обращений депутатов с приложенными к ним письмами граждан, как правило, ставится на контроль.

Работа с ответами на депутатские обращения аналогична рассмотрению ответов на контрольные письма граждан.

Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке приема, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

Письма бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону направляются специалистом в архив, о чем в учетной карточке в графе "Направлено" ставится отметка "УН", которая дублируется на письме, с указанием даты и фамилии специалиста. Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения.

9.5. Анонимные обращения

9.5.1. Письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными. В учетной карточке в графе "Тип автора" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат.

9.6. Сроки рассмотрения обращений

9.6.1. Обращения граждан рассматриваются органами государственной власти в срок до одного месяца со дня поступления в первую инстанцию, а не требующие дополнительной проверки и изучения - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

9.6.2. В случаях, если для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены руководителем соответствующего органа, но не более чем на один месяц.

9.6.3. По результатам рассмотрения обращений граждан должно быть принято обоснованное решение, о котором сообщается заявителям в сроки, указанные в пункте 9.6.1. Если сроки рассмотрения обращения продлены, то о продлении срока должно быть сообщено лицу подавшему заявление.

9.6.4. Отдельными актами законодательства предусмотрены сокращенные сроки рассмотрения заявлений и жалоб граждан. Сокращенные сроки установлены для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и их семей. Обращения рассматриваются - безотлагательно, но не позднее 7 дней. В соответствии с действующим законодательством срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней.

9.7. Работа с обращениями, поставленными на контроль

9.7.1. Все без исключения обращения граждан, направленные на исполнение, ставятся на контроль.

9.7.2. При решении вопросов о постановке обращения на контроль необходимо учитывать, что контроль за рассмотрением писем должен преследовать следующие цели: устранение недостатков в работе органов государственного управления; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций; выявление принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросу, с которым автор обращался неоднократно.

На контрольном письме проставляется штамп "Подлежит возврату в сектор писем и приема граждан управления делопроизводства" вместе с ответом.

С контрольных писем при необходимости снимаются копии.

9.7.3. Контроль осуществляется:

- за выполнением поручений губернатора, вице-губернатора области на обращения граждан;

- за выполнением поручений по обращениям граждан с личного приема руководителей;

- за исполнением писем, направленных на рассмотрение в территориальные федеральные органы государственной власти;

- за исполнением писем, направленных на рассмотрение в подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти, муниципальные образования.

Главный специалист анализирует ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов, отмечает на бланке анализа ответа соответствующие цифры, визирует бланк анализа ответа и ответ (на первом листе снизу с указанием даты), заполняют в учетной карточке графы "Дата ответа" (дата и номер ответа организации, приславшей ответ), "Анализ ответа" (по шифрам бланка анализа), "Аннотация ответа" (краткая характеристика принятых исполнителем мер по разрешению поставленных в письме вопросов).

Губернатор, вице - губернатор области списывает ответ "В дело" или принимает решение продолжить контроль за разрешением вопросов, поставленных в письме гражданина. В последнем случае в подразделение, рассматривавшее обращение гражданина, направляются копии письма и ответа, автор уведомляется специалистом о дополнительном сроке рассмотрения его заявления (жалобы). Продолжительность дополнительного рассмотрения устанавливается должностным лицом, принимавшим решение о продлении контроля, но не более 30 дней.

9.8. Организация личного приема граждан губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области

9.8.1. График приема граждан губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области утверждается распоряжением губернатора области.

9.8.2. Предварительная беседа с гражданами пришедшими на прием к руководителям области, организация проведения личного приема осуществляется заведующим сектором писем и приема граждан. За организацию приема граждан губернатором области несет ответственность его помощник.

С гражданами, впервые пришедшими на прием, проводится беседа для выявления сущности его обращения и определения должностного лица или органа управления, к компетенции которого относится разрешение обращения.

При обращениях граждан по вопросам, не отнесенным к компетенции органов исполнительной власти области ему даются необходимые разъяснения по существу затрагиваемых в обращении проблем, и оказывается необходимая правовая помощь.

Все необходимые данные о пришедшем на прием гражданине, ведущий предварительную беседу вносит в учетно-контрольную карточку обращения граждан по типу письменных обращений или ведет журнал (книга личного приема).

После беседы с пришедшим на прием должностное лицо, ведущее прием, принимает одно из следующих решений по обращению:

- решение об удовлетворении обращения, при этом, как правило, дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий;

- решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, при этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения;

- решение об отклонении обращения, с обоснованным заключением причин отказа со ссылкой на нормативно - правовые акты;

- решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений.

9.9. Организация приема руководителями подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти

9.9.1. Руководители подразделений осуществляют прием населения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем органа исполнительной власти области, который доводится до сведения посетителей.

9.9.2. Материалы с личного приема руководителей отделов, управлений, комитетов учитываются и обрабатываются ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

9.9.3. Учетные данные о проведенном приеме ведутся в специальном журнале и картотеке.

9.10. Организация контроля

9.10.1. Контроль за исполнением обращений осуществляется руководителем органа управления, его заместителями, руководителями структурных подразделений органов управления, работниками, которым даны поручения по контролю.

Контроль за выполнением обращений граждан выполняется с помощью учетно-контрольных карточек обращений.

В случае использования учетно-контрольных карточек, те из них, в которых есть указание об осуществлении контроля за исполнением обращения, группируются в секторе писем и обращений граждан в контрольно-сроковую картотеку.

За 5 дней до истечения срока исполнения главный специалист управления делопроизводства напоминает исполнителю обращения о приближении установленного срока разрешения обращения. При поступлении в сектор писем и обращений граждан письменного ответа от исполнителя о разрешении обращения в учетно-контрольной карточке делаются необходимые отметки о снятии обращения с контроля и карточки переставляются в справочную картотеку.

9.11. Учет и анализ работы по рассмотрению обращений граждан

9.11.1. Учетная, аналитическая и контрольная работа организуется сектором писем и обращений граждан управления делопроизводства с использованием программы "Золушка".

9.12.2. Учетно-контрольная работа с обращениями граждан осуществляется в режиме автоматической обработки, делаются следующие сводки: - о числе обращений граждан, поступивших в адрес правительства области за месяц, квартал, полугодие, год;

- о характере обращений граждан;

- об обращениях граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации;

- о числе заявлений за определенный период в разрезе районов;

- о наличии контрольных писем в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти.

9.12.3. По поручению руководства готовятся другие необходимые для анализа материалы.

10. Техническое обеспечение работы с документами

10.1 Печатание документов

10.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро управления делопроизводства аппарата губернатора области, а также непосредственно в органах исполнительной власти с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении настоящей Инструкции.

10.1.2. В машинописном бюро управления делопроизводства печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются законопроекты, проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области.

Очередность печатания других материалов определяется начальником управления делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

10.1.3. Печатание документов в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти, машинописном бюро управления делопроизводства проводится на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Корректорские работы машинистками не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" (с.) и знаков препинания.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

10.2. Копирование документов

10.2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в копировальном бюро управления делопроизводства на основании порядка, утвержденного руководителем аппарата губернатора области.

Копирование небольших по объему документов производятся в подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти, имеющих множительную технику.

10.2.2. В копировальное бюро управления делопроизводства сдаются на копирование только служебные документы вместе с оформленным заказом на бланке установленной формы, подписанным исполнителем.

Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений губернатора, правительства области производится с разрешения губернатора, вице-губернатора, заместителей председателя правительства области, начальника управления делопроизводства.

Копирование бланков документов используемых в правительстве области не разрешается.

На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов.

11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для деятельности аппарата губернатора, органов исполнительной власти проводится по разрешению руководителя аппарата губернатора области.

11.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственное управление.

11.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном управлении и выдаются под расписку руководителям подразделений.

11.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник хозяйственного управления.

11.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственное управление, где они уничтожаются по акту.

11.6. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора и органов исполнительной власти.

12. Формирование дел, хранение документов и передача их в государственный архив Еврейской автономной области

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 18).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

12.1.2. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Еврейской автономной области.

Номенклатура дел аппарата губернатора области утверждается руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями этих органов после согласования с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства Еврейской автономной области.

12.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата губернатора области и органов исполнительной власти.

После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из сводной номенклатуры для использования в работе.

Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области и номенклатуры дел органов исполнительной власти области в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры аппарата губернатора (органов исполнительной власти области.

12.1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов: планы, списки, доклады и т.д.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК".

В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др.

12.1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.

Если в течение года в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела в аппарате губернатора области, органах исполнительной власти, формируемых правительством области, формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подлинно подписанных.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по определенным вопросам.

12.2.4. В соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 09.01.2001 N 1 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности категории "А", государственные должности государственной службы в органах исполнительной власти Еврейской автономной области" документы в личных делах располагаются в следующем порядке: опись документов, имеющихся в личном деле; дополнение к анкете; анкета; копии документов об образовании; личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; трудовой договор (контракт); копия документа о назначении на государственную должность; лист учета предоставления отпусков.

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликаты и черновики документов).

12.2.5. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

12.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в алфавитном порядке.

Формированием дел в структурных подразделениях аппарата губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в аппарате губернатора области осуществляется управлением делопроизводства.

12.3. Экспертиза ценности документов

12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

12.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

12.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), состав которых утверждается руководителем.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

12.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М.2000 и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

12.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 19).

Акты рассматриваются экспертными комиссиями аппарата губернатора и органов исполнительной власти области, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителями.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области.

12.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.4. Оформление дел

12.4.1. Дела аппарата губернатора и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки.

12.4.2. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование его структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела (приложение 20).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства Еврейской автономной области; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (день месяца, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом дата оформляется словесно - цифровым способом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Еврейской автономной области, в который будут передаваться дела.

12.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Нумеровать цветными карандашами и чернилами не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

12.4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

12.4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

12.4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков хранения (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.4.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

12.4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

12.5. Составление описей дел

12.5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

12.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение 21).

12.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства.

12.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

12.5.5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем, одобряется ЭК и направляется на утверждение экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области.

12.6. Хранение документов и дел

12.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Еврейской автономной области дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях аппарата губернатора и органов исполнительной власти, формируемых правительством области.

Руководители органов исполнительной власти области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

12.6.2. Изъятие или выдача каких - либо документов из дел постоянного хранения не допускается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника управления делопроизводства аппарата губернатора области.

12.7. Передача документов на хранение в государственный архив

12.7.1. По истечении предельных сроков хранения документы аппарата губернатора и органов исполнительной власти области в упорядочном состоянии подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив Еврейской автономной области. Их передача производится только по описям дел.

12.7.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе научно - техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов исполнительной власти Еврейской автономной области (ст. 19 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах").

12.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в государственный архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному государственным архивом, согласованному с начальником управления делопроизводства аппарата губернатора области.

12.7.5. Дела в государственный архив Еврейской автономной области доставляются сотрудниками (ответственными за делопроизводство) аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области, увязанными в связки.

12.7.6. Прием каждого дела производится главным хранителем государственного архива Еврейской автономной области в присутствии работника (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения аппарата губернатора или органа исполнительной власти области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи главного хранителя фондов и лица, передавшего дела.

12.7.7. При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Еврейской автономной области, образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в том числе по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам в порядке определенном губернатором Еврейской автономной области. При отсутствии правопреемника документы передаются в государственный архив Еврейской автономной области (ст. 18 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах").

Приложение N 1

к п. 2.3.8.

Губернатор Еврейской автономной области
Постановление

26.03.2001                                                           N 52

г. Биробиджан

О формировании объемов закупок

и поставок сельскохозяйственной

продукции в региональный

продовольственный фонд Еврейской

автономной области

В соответствии с Федеральным законом от 02.12.94 N 53 "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд", Указом Президента Российской Федерации от 08.04.97 N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд", в целях повышения эффективности использования финансовых средств, улучшения обеспечения учреждений и организаций области сельскохозяйственной продукцией, сырьем и продовольствием

Постановляю:

1. Установить на 2001 год перечень, объем закупок и поставок сельскохозяйственной продукции:.

2. ...

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя председателя правительства области - начальника управления сельского хозяйства Кяшко А.С. и заместителя председателя правительства Гуревича В.С.

Губернатор области

Н.М. Волков

Готовил:

Заместитель председателя

правительства - начальник

управления сельского хозяйства        Подпись                 А.С. Кияшко

Дата

Вице-губернатор                       Подпись                Г.А. Антонов

Дата

Заведующий юридического

отдела                                Подпись                 В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                      Подпись              Т.И. Свиридова

Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Заместитель председателя                             Начальник управления

правительства                                             здравоохранения

Подпись  В.С. Гуревич                 Подпись           В.Л. Брусиловский

Дата                                  Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник финансового                                Начальник управления

управления                                                       по труду

Подпись    С.В. Воропаев              Подпись               Т.Н. Ряполова

Дата                                  Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник управления                                Председатель комитета

образования                                          по социальной защите

                                                                населения

Подпись   Л.П. Губенко                Подпись                Т.А. Чмутина

Дата                                  Дата

Образец оформления постановления губернатора области

Приложение N 1
к п. 2.3.8.

Губернатор Еврейской автономной области
Распоряжение

21.06.2001                                                         N 71-л

г. Биробиджан

Об отпуске Иванову Н.П.

Предоставить начальнику управления профессионального образования правительства Еврейской автономной области Иванову Николаю Петровичу очередной отпуск за период с 10 января 2000 г. по 9 января 2001 г. продолжительностью 45 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О статусе и социальных гарантиях лиц, замещающих в Еврейской автономной области государственные должности категории "А" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации Еврейской автономной области от 9 августа 1993 г. N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 9 июля по 30 августа 2001 г. включительно.

Основание: заявление Иванова Н.П.

Губернатор области

Н.М. Волков

Готовил:

Начальник управления

государственной службы

и кадровой политики ЕАО                Подпись                 И.Д. Нехин

Дата

Заведующий юридического

отдела                                 Подпись                В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                       Подпись             Т.И. Свиридова

Дата

Вице-губернатор                        Подпись               Г.А. Антонов

Дата

Образец оформления распоряжения губернатора области

Приложение N 2
к п. 2.3.8.

Правительство Еврейской автономной области
Постановление

15.06.2001                                                        N 37-пп

г. Биробиджан

О проекте постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы"

Правительство Еврейской автономной области постановляет:

Одобрить проект постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы" и предоставить губернатору области для внесения в Законодательное Собрание Еврейской автономной области.

Губернатор области

Н.М. Волков

Готовил:

Заместитель начальника

управления потребительского

рынка, услуг и поддержки

предпринимательства                    Подпись              А.Н. Казанцев

Дата

Заместитель председателя

правительства области                  Подпись               В.С. Гуревич

Дата

Вице-губернатор                        Подпись               Г.А. Антонов

Дата

Заведующий юридического

отдела                                 Подпись                В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                       Подпись             Т.И. Свиридова

Дата

Согласовано

Начальник финансового

управления

Подпись                                                     С.В. Воропаев

Дата

Образец оформления постановления правительства области

Приложение N 2
к п. 2.3.8.

Правительство Еврейской автономной области
Распоряжение

28.04.2001.                                                       N 28-пп

г. Биробиджан

О выделении

денежных средств

В соответствии с п. 5.2. Положения о порядке формирования и использования внебюджетного фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Еврейской автономной области от 25.03.98 N 68, централизованной бухгалтерии аппарата губернатора области выделить из фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области 10 тыс. рублей для организации и проведения приема ветеранов войны в честь Дня Победы.

Вице-губернатор

Г.А. Антонов

Готовил:

Начальник управления

делопроизводства                     Подпись               Т.И. Свиридова

Дата

Заведующий юридического

отдела                               Подпись                  В.В. Коншин

Дата

Согласовано

Первый заместитель

председателя правительства

Подпись                                                    В.П. Шулятиков

Дата

Образец оформления распоряжения правительства области

Приложение N 3
к п. 2.4.

Правительство Еврейской автономной области
Протокол

29 мая 2001 г.                                                        N 5

                                 г. Биробиджан

Заседания правительства

Председатель заседания                             -   Н.М. Волков,

                                                       губернатор области

Присутствовали:

                              Члены правительства:

Вице-губернатор                                     -  Г.А. Антонов

Первый заместитель председателя                      - В.П. Шулятиков,

правительства

Заместители председателя                             - В.С. Гуревич,

правительства                                        - М.М. Жирдецкая,

                                                       А.С. Кияшко,

                                                       Я.Б. Шерман

               (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Руководители органов исполнительной власти,    принимающие     участие в

заседании правительства:     (инициалы и фамилии в    алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

      или

   17 человек (список прилагается)

                              Повестка дня:

1. Об организации вещания телевизионных    программ      Государственной

телевизионной и радиовещательной компании Еврейской автономной   области

(ГТРК) "Бира" на      восточную часть           Смидовичского  района.

Доклад заместителя начальника управления промышленности,     транспорта,

связи и энергетики Швеца А.А.

2. Об утверждении корректировки и понижения размера платы за загрязнение

окружающей природной среды на 2001 год.

Доклад руководителя службы охраны окружающей среды    комитета природных

ресурсов по Еврейской автономной области Якимова С.П.

1. Слушали:

Швеца А.А. - Об организации вещания телевизионных программ ГТРК "Бира" на

             восточную часть Смидовичского района - Текст         доклада

             прилагается.

Выступили:

1. Тлустенко А.П., глава администрации    муниципального     образования

"Смидовичский район" - Краткая      запись             выступления.

2. Антонов Г.А., вице-губернатор области - Краткая запись    выступления.

                              Постановили:

Постановление принято единогласно и прилагается.

2. Слушали:

    и т.д.

Губернатор области

Н.М. Волков

Образец оформления протокола заседания правительства области

Приложение N 3а

Областная Комиссия по обеспечению безопасности дорожного движения Протокол

30 августа 2001 г.                                                   N 11

                                 г. Биробиджан

Заседания комиссии

Председательствующий                    -  В.С. Гожий, первый заместитель

                                               председателя правительства

                                           области, председатель комиссии

Присутствовали:

Члены комиссии: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в     алфавитном порядке с    указанием

 должностей).

                                 Повестка дня:

1. Об итогах работы Государственной инспекции безопасности     дорожного

движения управления внутренних дел Еврейской     автономной      области

(ГИБДД УВД ЕАО) за 7 месяцев 2001 года.  Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО

Мелешко А.В.

2. :..

1. Слушали:

  Мелешко А.В. -  Информация прилагается.

Выступили:

1. Гожий В.С., Курдюков А.М., Проходцев Д.Д.

                                 Решили:

Доклад  начальника ГИБДД УВД ЕАО Мелешко А.В.       принять к сведению и

отметить, что в целом принимаемые Госинспекцией меры в сфере безопасности

дорожного движения позволили добиться     определенных     положительных

результатов в своей деятельности.

2. Слушали:

    и т.д.

Первый заместитель председателя правительства области, председатель комиссии

В.С. Гожий

Образец оформления протокола заседания областной комиссии по обеспечению дорожного движения

Приложение N 4
к п. 2.5.1.

        Правительство                         Реквизиты правительства ЕАО

 Еврейской автономной области                           на идиш

 679016, г. Биробиджан,

 пр.60-летия СССР,18,

 тел.:6-02-42, факс: 4-07-25

             E-mail:

           gov@eao.ru

       20.06.2001 N 156

   На N_176-Т от_ 10.06.2001

                                               Исполнительному директору

                                               территориального фонда

                                               обязательного медицинского

                                               страхования ЕАО

                                               А.Ф. Тихомирову

Аппарат губернатора Еврейской автономной области направляет дополнительный список N 1 на работников правительства для получения полисов обязательного медицинского страхования.

Приложение:

1. Дополнительный список N 1 на 1 л. в 1 экз.

2. Полис обязательного медицинского страхования

Вице - губернатор

Г.А. Антонов

Балобанов В.П.

6-36-50

Образец оформления служебного письма

Приложение N 5
к п. 2.5.2.

                                             Биробиджан, 13 марта 2001 г.

                 Уважаемый господин Председатель,

    Имею честь сообщить, что ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     С уважением,

   Наименование должностм                                      И. Фамилия

Господину _______________________________________________________________

                              (инициал имени, фамилия)

_________________________________________________________________________

                              (наименование должности)

_________________________________________________________________________

                                   (город, страна)

Приложение N 6
к п. 2.5.2.

                                         Госпоже      Катрине       Лятти

                                         Члену финской секции организации

                                         "Международная амнистия"

                                          г. Лахти

                            Уважаемая Катрина Лятти!

                                       текст

     С уважением,

   Наименование должностм                                      И. Фамилия

Приложение N 7
к п. 2.6.1.

Управление здравоохранения Правительства Еврейской автономной области
Приказ

 25.06.2001                                                         N 137

г. Биробиджан

Об отпуске Пинчук В.О.

Приказываю:

Предоставить главному специалисту управления здравоохранения правительства Еврейской автономной области Пинчук Валентине Олеговне очередной отпуск за период с 10 января 2000 г. по 9 января 2001 г. продолжительностью 30 календарных дней, дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет продолжительностью 5 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О государственной службе Еврейской автономной области" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации области от 9 августа 1993 г. N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 29 июня по 17 августа 2001 г. включительно.

Основание: заявление Пинчук В.О.

Начальник управления                 Подпись            В.Л. Брусиловский

Образец оформления приказа

Приложение N 8
к п. 2.6.1.

   Управление образования                      Управление здравоохранения

        правительства                                 правительства

 Еврейской автономной области                Еврейской автономной области

Приказ

г. Биробиджан

О работе психолого-медико-

педагогической консультации

в области в 2001 году

На основании положения о психолого-медико-педагогической консультации, обслуживающей детские сады, общеобразовательные школы, школы - интернаты, детские дома области

Приказываем:

1. Организовать работу областной психолого-медико-педагогической консультации в период с 1 января по 31 декабря 2001 г.

2. Утвердить состав и график работы психолого-медико-педагогической консультации на 2001 год согласно приложению.

3. ...

Начальник управления                 Начальник управления

образования правительства            здравоохранения правительства

Еврейской  автономной области        Еврейской автономной области

Подпись    Л.П. Губенко               Подпись   В.Л. Брусиловский

Образец оформления совместного приказа

Приложение N 9
к п. 2.6.2.

Аппарат Губернатора Еврейской автономной области
Приказ

14.06.2001                                                            N 1

г. Биробиджан

О приказах по аппарату

губернатора области

В соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 05.07.2001 N 151 "О внесении изменений в положение об аппарате губернатора Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора Еврейской автономной области от 24.08.2000 N 218"

Приказываю:

1. Установить, что подготовка проектов приказов по аппарату губернатора области осуществляется в структурных подразделениях аппарата губернатора области в соответствии с поручениями руководителя аппарата губернатора области. Ответственность за качество подготовки проектов приказов, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, которые вносят эти приказы.

2. ....

3. Начальнику управления делопроизводства Свиридовой Т.И. подготовить соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Вице-губернатор,

руководитель аппарата

губернатора области                         Подпись          Г.А. Антонов

Готовил:

Заведующий юридического

отдела                                      Подпись           В.В. Коншин

Дата

Согласовано

Начальник управления

делопроизводства

Подпись                                                    Т.И. Свиридова

Дата

Согласовано

Начальник управления

государственной службы

и кадровой политики ЕАО

Подпись                                                        И.Д. Нехин

Дата

Согласовано

Начальник

архивного управления

Подпись                                                     Л.И. Швагерус

Дата

Образец оформления приказа по основной деятельности

Приложение N 10
к п. 2.6.2.

Аппарат Губернатора Еврейской автономной области
Приказ

12.02.2001                                                          N 5-к

г. Биробиджан

О назначении Петровой О.И.

Приказываю:

Назначить Петрову Ольгу Ивановну с 12 февраля 2001 г. на должность главного специалиста по правовым вопросам управление государственной службы и кадровой политики ЕАО аппарата губернатора области, государственную должность государственной службы Еврейской автономной области, на конкурсной основе, с трехмесячным испытательным сроком, с должностным окладом 1653 рубля в месяц и выплатой 30 процентов надбавки к заработной плате за стаж работы в южных районах Дальнего Востока.

Установить Петровой О.И. 30 процентов надбавки к должностному окладу за сложность, напряженность, специальный режим работы в соответствии с распоряжением губернатора Еврейской автономной области от 5 февраля 2001 г. N 36-рг "Об установлении надбавок за сложность, напряженность, специальный режим работы" и 30 процентов надбавки к должностному окладу за выслугу лет в соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 8 мая 2001 г. N 98 "О ежемесячных надбавках к должностному окладу за выслугу лет государственным служащим органов исполнительной власти Еврейской автономной области".

Основание: заявление Петровой О.И.; решение конкурсной комиссии от 10.02.2001 N 3.

Вице-губернатор,

руководитель аппарата

губернатора области                     Подпись              Г.А. Антонов

Готовил:

Начальник управления

государственной службы

и кадровой политики ЕАО                 Подпись                И.Д. Нехин

Дата

Заведующий юридического

отдела                                  Подпись               В.В. Коншин

Дата

Образец оформления приказа по личному составу

Приложение N 11
к п. 2.6.2.

Аппарат Губернатора Еврейской автономной области
Приказ

12.07.2001                                                         N 32-к

г. Биробиджан

Об отпуске Ивановой С.П.

Приказываю:

Предоставить главному специалисту управления делопроизводства аппарата губернатора области Ивановой Светлане Петровне очередной отпуск за период с 20 декабря 2000 г. по 19 декабря 2001 г. продолжительностью 30 календарных дней, дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет продолжительностью 5 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О государственной службе Еврейской автономной области" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации области от 09.08.93 N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 1 сентября по 12 октября 2001 г. включительно.

Основание: заявление Ивановой С.П.

Вице-губернатор,

руководитель аппарата

губернатора области                  Подпись                 Г.А. Антонов

Готовил:

Начальник управления

государственной службы

и кадровой политики ЕАО              Подпись                   И.Д. Нехин

Дата

Заведующий юридического

отдела                               Подпись                  В.В. Коншин

Дата

Образец оформления приказа по личному состав

Приложение N 12
к п. 2.6.3.

Аппарат Губернатора Еврейской автономной области
юридический отдел
Приказ

 15.06.2001.                                                         N 16

г. Биробиджан

О регистрации приказов органов

исполнительной власти области,

формируемых правительством области

В целях реализации постановления правительства Еврейской автономной области от 29.05.2001 N 63 "О порядке принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер"

Приказываю:

1. Утвердить Разъяснение о применении порядка принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер (прилагается).

2. Контроль за регистрацией приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер возложить на заместителя заведующий юридического отдела аппарата губернатора области Гатиатулину Н.В.

Начальник управления                  Подпись                 В.В. Коншин

Образец оформления приказа

Приложение N 13
к п. 3.1.

Состав реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации	01
Герб субъекта Российской Федерации	02
Эмблема организации или товарный знак (обслуживания)	03
Код организации	04
Основной государственный регистрационный (ОГРН) юридического лица	05
Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	06
Код формы документа	07
Наименование организации	08
Справочные данные об организации	09
Наименование вида документа	10
Дата документа	11
Регистрационный номер документа	12
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	13
Место составления или издания документа	14
Адресат	15
Гриф утверждения документа	16
Резолюция	17
Заголовок к тексту	18
Отметка о контроле	19
Текст документа	20
Отметка о наличии приложения	21
Подпись	22
Гриф согласования документа	23
Визы согласования документа	24
Оттиск печати	25
Отметка о заверении копии	26
Отметка об исполнителе	27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	28
Отметка о поступлении документа в организацию	29
Идентификатор электронной копии документа	30

Приложение N 14
к п. 3.1.

Список
использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.

2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г.

3. Федеральная Программа "Сохранение и развитие культуры и искусства" от 18 июля 1993 г.

4. Устав Еврейской автономной области // Биробиджанская Звезда. - 1997. - 20, 21 июля.

5. Собрание законодательства Еврейской автономной области. - Биробиджан. - 1996. - с. 97-112.

6. Актуальные проблемы управления архивным делом и экономической деятельности архивных учреждений России. Рекомендации Научн.- практич. конф. // Отечественные архивы. - 1993. - N 6. - С.4-17.

7. Артизов А.Н. Школа М.Н. Покровского и историческая наука (конец 1920-х - 1930-е годы). - М.:ВНИИДАД, 1998. - 199 с.

8. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений на Всесоюзной конференции. Москва, 20-22 дек.1995 г. - 37 с.

9. Безопасность архивов и архивных фондов. Резолюция Всероссийской Научн. - практич. конф., Москва, 30 нояб. - 1 дек. 1999 г. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, N 10368. - 74 с.

10. Все о Еврейской автономной области / Отв. ред. В.С .Гуревич. - Биробиджан.: 1994. - 274 с.

11. Государственные архивы РСФСР: Справочник путеводитель / Отв. ред. В.А. Тюнеев. - М.: Советская Россия, 1980. - 368 с.

12. Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях. Доклад на Всероссийской Научн. - практич. конф., Москва, 22-24 окт. 1996 г. - М.: 1997. - 27 с.

13. Козлов В.П. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Отечественные архивы. - 2000. - N 1. - С.3-7.

14. Ларин М.В., Гринев Г.Н., Толокнов В.И., Зайцева Т.А., Максимова Н.С. Информационный менеджмент в современных управленческих структурах рыночной экономики. - М.: ВНИИДАД, 1995. - 150 с.

15. Малышева Е.П. Реконструкция опыта разработки союзного законодательства в 1920-е годы: Историко - архивное исследование. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 70 с.

16. Романова В.В. Еврейская диаспора и создание Еврейской автономии в СССР в 20-30-е годы // Известия Российского государственного исторического архива Дальнего Востока (РГИА ДВ).- Владивосток. - 1996 - Т. 1. - С.136-148; 1997 - Т.II. - 175 с.; 1998. - Т. III. - 187 с.

Приложение N 15
к п. 3.1.

Примерный перечень
документов, на которых ставится печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.);

Заключения и отзывы;

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.);

Положения об организациях;

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);

Соглашения;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Удостоверения;

Уставы организаций;

Штатные расписания

Приложение N 16
к п. 3.1.; 7.2.

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации канцелярией

1. Письма, присланные для сведения

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

3. Сводки и информации, присланные для сведения

4. Учебные планы, программы

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты

7. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии)

8. Печатные издания

9. Формы статистической отчетности

Приложение N 17
к п. 8.1.

                                    Журнал

                        Регистрации переданных факсограмм

Дата отправления отправителя	Отправитель	Корреспондент	Роспись
1	2	3	4

                                    Журнал

                        Регистрации принятых факсограмм

Дата отправления отправителя	Отправитель	Корреспондент	Роспись
1	2	3	4

Образец оформления журнала переданных и принятых факсограмм

Приложение N 18
к п. 12.1.

Управление образования                                   Утверждаю

правительства Еврейской                           Начальник управления

автономной области                              образования правительства

                                                  Еврейской автономной

НОМЕНКЛАТУРА   ДЕЛ                                      области

__________ N ______

г. Биробиджан                                      Подпись   Л.П. Губенко

на 2002 год                                        Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5

                                  01. Руководство

  01-01  Приказы, указания Министерства               До

         образования Российской                    минования

         Федерации, присланные для                 надобности

         сведения                                    ст. 6 тп

  01-02  и т.д.

Специалист управления             Подпись                  Н.С. Чередова

Одобрено                              Согласовано

Протокол ЭК управления                Протокол ЭПМК при архивном

образования правительства             управлении правительства

Еврейской автономной области          Еврейской автономной области

_______________ N _________           ________________ N ________________

Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве  дел,      заведенных    в

2001 году в управлении:

_________________________________________________________________________

                                          В том числе

     По срокам  хранения  Всего _________________________________________

                                   переходящих  с отметкой "ЭПК"

_________________________________________________________________________

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

Специалист управления                 Подпись               Н.С. Чередова

Образец оформления номенклатуры дел

Приложение N 19
к п. 12.3.5.

Аппарат губернатора                                             Утверждаю

Еврейской автономной области

                                                    Руководитель аппарата

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ                        губернатора Еврейской

АКТ                                                    автономной области

_______________ N ________                          Подпись  Г.А. Антонов

                                                         г. Биробиджан

                                                    Дата

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На  основании   номенклатуры        дел  аппарата   губернатора  области,

согласованной с экспертно - проверочной      методической  комиссией  при

архивном   управлении    правительства области (протокол от ______ N __),

отобраны к уничтожению   как не    имеющие научно - исторической ценности

и утратившие практическое значение документы:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайные даты дела частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6

   1.   Бухгалтерские     1994, 1995  47          5 лет,

        документы               гг.             ст. 150 тп

        кассового и

        мемориального

        порядка

   2.     и т.д.

Итого: 130 (сто тридцать) дел за 1994, 1995 годы.

Описи  дел  постоянного хранения  за 1994, 1995 годы    утверждены,  а по

личному    составу   согласованы   с   ЭПМК   при      архивномуправлении

правительства области (протокол от _______ N __).

Главный бухгалтер                 Подпись                  В.И. Казанцева

Дата

Одобрено

Протокол ЭК

аппарата губернатора области

____________ N ______

Документы измельчены и сожжены

Главный бухгалтер                 Подпись                  В.И. Казанцева

Дата

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 20
к п. 12.4.2

Аппарат губернатора

Еврейской автономной области

Централизованная бухгалтерия

Дело N 09-05

Штатные расписания управлений и комитетов

правительства Еврейской автономной области

на 2000 год и документы по их изменению

На 80 листах

Хранить постоянно

Образец оформления обложки дела

Приложение N 21

к п. 12.5.2.

Фонд N                                                     Утверждаю

Опись N 1                                           Руководитель аппарата

                                                    губернатора Еврейской

дел постоянного хранения                               автономной области

аппарата губернатора                                Подпись  Г.А. Антонов

Еврейской автономной области                        Дата

за 2000 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (томов, частей)	Кол-во листов в деле (томе, части	Приме- чание
1	2	3	4	5	6

   1     01-28 Протоколы       30 мая

               заседаний       24 июня          101

               правительства   2000 г.

               и документы к

               ним

   2           и т.д.

В данный раздел описи внесено 30 (тридцать) дел с N 1 по N 30

Заведующая канцелярией                    Подпись           Н.В. Бодягина

Дата

Утверждено                                                       Одобрено

Протокол ЭПМК  при  архивном                         Протокол ЭК аппарата

управлении правительства                            губернатора Еврейской

Еврейской автономной области                           автономной области

______________ N ______                             ______________ N ____

Образец оформления годового

раздела описи дел постоянного

хранения

Рекомендации
по написанию отдельных наименований слов и словосочетаний, дат, чисел и употребляемых сокращений слов

1. Президент Российской Федерации. Органы при Президенте Российской Федерации

Названия должности главы исполнительной власти в Российской Федерации и высшего должностного лица Российской Федерации пишутся:

Президент Российской Федерации

но:

Вице-президент Российской Федерации

Названия органов при Президенте Российской Федерации:

Совет по кадровой политике при Президенте Российской Федерации

Администрация Президента Российской Федерации

Президентский совет

Управление делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Совета Безопасности Российской Федерации

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

со строчной буквы:

помощник Президента Российской Федерации

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - пресс-секретарь Президента Российской Федерации

Названия квалификационных разрядов федеральных государственных служащих пишутся со строчной буквы:

действительный государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

советник государственной службы 1 (2, 3) класса

референт государственной службы 1 (2, 3) класса

Названия актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации от 9 апреля 1997 г. N 310 "О Канцелярии Президента Российской Федерации"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 642 "О мерах по развитию органов юстиции ....."

но:

На основании указов Президента Российской Федерации от 3 апреля 1997 г. N 283 "О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 8 мая 1997 г. N 685 "Об основных направлениях..." и от 28 апреля 1997 г. N 425 "О реформе жилищно - коммунального хозяйства в Российской Федерации"

проект указа Президента Российской Федерации (название в кавычках)

распоряжение Президента Российской Федерации

В соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 9 апреля 1999 г. N 110-рп "Об Исследовательском центре частного права"

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Порядок во власти - порядок в стране (О положении в стране и основных направлениях политики Российской Федерации)"

2. Федеральное Собрание Российской Федерации. Правительство Российской Федерации

Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппаратов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации:

Аппарат Государственной Думы Российской Федерации

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

Комитет Совета Федерации по аграрной политике

Комитет Государственной Думы по обороне

Совет Государственной Думы

Мандатная комиссия Совета Федерации

Счетная комиссия Совета Федерации

Управление делами Аппарата Совета Федерации

но:

аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам экономической политики

Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных комиссий, образованных Государственной Думой (в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти), рабочих органов, образованных для обеспечения проведения заседаний палаты:

депутатская комиссия

согласительная комиссия

постоянная наблюдательная комиссия Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по вопросу осетино - ингушского конфликта

но:

Комиссия Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по содействию в урегулировании политической и экономической ситуации в Приднестровье

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

со строчной буквы:

заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель аппарата Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию

председатель Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и судебно - правовым вопросам

В проектах федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, заявлений, обращений и других актов палаты рекомендуется употреблять полные названия комитетов, комиссий, палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппарата Совета Федерации, должностей.

Наименования законов Российской Федерации, федеральных

конституционных законов, федеральных законов,

постановлений, обращений, заявлений, распоряжений,

других документов пишутся:

Конституция Российской Федерации

В соответствии с частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации в Правительстве Российской Федерации рассмотрен проект федерального закона с учетом представленного финансово - экономического обоснования.

Федеральный конституционный закон "О Конституционном Суде Российской Федерации"

В соответствии с Федеральным конституционным законом "О Правительстве Российской Федерации" и Федеральным законом "О фельдъегерской связи" .....

Закон Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Федеральный закон "О федеральном бюджете на 2001 год"

Федеральный закон "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О налоге на добавленную стоимость"

В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ...

Официальный отзыв на Федеральный закон (проект федерального конституционного закона)...

Регламент Правительства Российской Федерации

В соответствии с пунктами 108, 110 Регламента Правительства Российской Федерации ...

Кодекс законов о труде Российской Федерации

Гражданский кодекс Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Обращение Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Президенту Российской Федерации в связи с десятой годовщиной аварии на Чернобыльской АЭС от 20 марта 1996 г. N 115-СФ

Заявление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в связи с принятием...

Заключение по проекту федерального закона (наименование), вносимому в Государственную Думу (субъекты права законодательной инициативы)

Поправки к проекту федерального закона (наименование), внесенному (субъекты права законодательной инициативы), принятому Государственной Думой в первом чтении (дата)

Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Аппарате Правительства Российской Федерации...

Настоящее Положение определяет организацию и правила использования средств ...

С прописной буквы пишутся слова "Договор", "Конвенция", "Соглашение" в названиях международных договоров, конвенций, соглашений:

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи

Договор об общественном согласии

Конвенция ООН о договорах международной купли - продажи товаров

Соглашение между Российской Федерацией и Великобританией в области культуры, техники и образования

со строчной буквы пишутся:

законы Российской Федерации

проект федерального конституционного закона "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации"

проект федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"

официальный отзыв на проект федерального закона (наименование), внесенный (субъекты права законодательной инициативы, стадия рассмотрения)

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 19 января 1996 г. N 10-II ГД "Об образовании комитетов Государственной Думы"

постановление Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1997 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации"

распоряжение Правительства Российской Федерации

В названиях органов, образованных Правительством

Российской Федерации, пишутся с прописной буквы

первое слово и имена собственные:

Полномочное представительство Правительства Российской Федерации в Федеральном Собрании Российской Федерации

Совет по аграрной политике при Правительстве Российской Федерации

Комиссия Правительства Российской Федерации по экономической реформе

Государственная хлебная инспекция при Правительстве Российской Федерации

Консультативный совет по иностранным инвестициям в России

Слова "министерство", "государственный комитет", "агентство", "федеральная служба", "комиссия" во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного названия при повторении, возможно их написание с прописной буквы.

Названия департаментов, главных управлений, управлений Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти пишутся с прописной буквы, названия отделов - со строчной:

Департамент экономики и информации Министерства внешних экономических связей и торговли Российской Федерации

Главное управление федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации

отдел телерадиовещания Департамента культуры и информации Аппарата Правительства Российской Федерации

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Правительства Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

Министр юстиции Российской Федерации

со строчной буквы:

председатель Государственного комитета Российской Федерации по статистике

управляющий делами Президента Российской Федерации

первый заместитель Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

3. Судебная система. Прокуратура

Названия высших органов и должностей в системе

судебной власти и прокурорского надзора

Российской Федерации пишутся:

Конституционный Суд Российской Федерации

Верховный Суд Российской Федерации

Председатель Верховного Суда Российской Федерации

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Генеральная прокуратура Российской Федерации

Генеральный прокурор Российской Федерации

Названия соответствующих органов и должностей

в субъектах Российской Федерации пишутся:

Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа

Арбитражный суд Еврейской автономной области

председатель Арбитражного суда Еврейской автономной области

Суд Еврейской автономной области

председатель суда Еврейской автономной области

Биробиджанский городской суд

Биробиджанский районный суд

председатель Биробиджанского районного суда

С прописной буквы пишутся:

Пленум Верховного Суда Российской Федерации

Президиум Верховного Суда Российской Федерации

Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации

Генеральный директор Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

Управляющий делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

Во всех остальных случаях слова "суд", "прокуратура","пленум суда", "президиум суда", "государственный арбитраж", а также "прокурор", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации

член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации

председатель Федерального арбитражного суда Московского округа

Названия классных чинов работников органов юстиции и государственного нотариата пишутся со строчной буквы:

государственный советник юстиции 1 (2, 3) класса

4. Избирательная система

С прописной буквы пишутся:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации

Председатель Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Со строчной буквы пишутся:

секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

окружная избирательная комиссия

территориальная (районная, городская) избирательная комиссия

участковая избирательная комиссия

председатель участковой (окружной) избирательной комиссии

5. Субъекты Российской Федерации

Названия законодательных (представительных) органов

государственной власти и местного самоуправления пишутся:

Хабаровская краевая Дума

Законодательное Собрание Еврейской автономной области

городская Дума муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области

районное Собрание муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

районный Совет муниципального образования "Ленинский район" Еврейской автономной области

Названия исполнительных органов государственной

власти и органов местного самоуправления пишутся:

администрация Хабаровского края

правительство Еврейской автономной области

аппарат губернатора Еврейской автономной области

мэрия Москвы

мэрия муниципального образования "Город Биробиджан"

глава муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

глава Бирофельдской административно-территориальной единицы муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Президент Республики Татарстан

Председатель Правительства Удмуртской Республики

Глава Правительства Республики Тыва

Со строчной буквы:

председатель Законодательного Собрания Еврейской автономной области

губернатор Еврейской автономной области

вице-губернатор Еврейской автономной области

председатель правительства Еврейской автономной области

заместитель председателя правительства Еврейской автономной области

мэр города Биробиджана

глава муниципального образования "Город Биробиджан"

Названия должностей, званий, титулов пишутся со строчной буквы:

председатель, заместитель председателя, министр, заместитель министра, заслуженный деятель культуры, лауреат Нобелевской премии, посол, доктор наук, профессор, член - корреспондент, генерал, майор, командующий войсками.

Названия актов субъектов Российской Федерации пишутся:

Устав Еврейской автономной области

На основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Еврейской автономной области и законов области о местном самоуправлении ...

Устав муниципального образования "Город Биробиджан"

Устав муниципального образования "Биробиджанский район"

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" ...

Закон Еврейской автономной области

В соответствии со статьей 22 Закона Еврейской автономной области от 30.06.98 N 31-ОЗ "О муниципальной службе в Еврейской автономной области" и постановлением Законодательного Собрания Еврейской автономной области от 15.12.2000 N 247 "О ..."

На основании Указа Президента Российской Федерации от 16.08.95 N 854 "О некоторых социальных гарантиях...", постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.99 N 1233 "О реализации Указа Президента Российской Федерации...", Закона Еврейской автономной области от 30.06.98 N 31 "О муниципальной службе в Еврейской автономной области", Устава муниципального образования "Город Биробиджан" ...

В соответствии с Законом Еврейской автономной области от 05.07.2000 N 193-ОЗ "О внесении изменений в Закон Еврейской автономной области от 21.12.99 N 146-ОЗ "Об областном бюджете на 2000 год" ...

Со строчной буквы пишутся:

постановление губернатора Еврейской автономной области

распоряжение губернатора Еврейской автономной области

В соответствии с постановлением (распоряжением) губернатора Еврейской автономной области от 18.10.2000 N 269 "О создании комиссии ..."

В соответствии с Федеральным законом от 02.03.99 N 41-ФЗ "О безопасности дорожного движения", постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.94 N 546 "О правительственной комиссии Российской Федерации ..." и на основании постановления губернатора Еврейской автономной области от 15.01.99 N 17 "О комиссии по обеспечению безопасности дорожного движения в Еврейской автономной области" ...

постановление правительства Еврейской автономной области

На основании постановления правительства Еврейской автономной области от 15.02.2000 N 43 "О внесении изменений в постановление губернатора Еврейской автономной области от 06.04.99 N 87 "О денежных нормах расходов на питание, медикаменты в учреждениях, находящихся на бюджетном финансировании..."

постановление (распоряжение) мэра города Биробиджана

постановление (распоряжение) главы муниципального образования

устав акционерного общества

6. Предприятия, организации, учреждения, акционерные общества

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена:

Биробиджанская таможня

Российское общество Красного Креста в Еврейской автономной области

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, а родовое название и название, указывающее на профиль предприятия пишутся со строчной буквы:

акционерное общество открытого типа "Биробиджанская промышленно - торговая трикотажная фирма "Виктория"

открытое акционерное общество "Электротехническая компания "Биробиджанский завод силовых трансформаторов"

акционерное общество "Дальсельмаш"

государственное учреждение по управлению автомобильными дорогами Еврейской автономной области "Биробиджанупрдор"

федеральное государственное унитарное предприятие "Государственная телевизионная и радиовещательная компания Еврейской автономной области "Бира"

муниципальное унитарное предприятие "Единый заказчик"

Слова "Государственный", "Российский" в названиях предприятий, объединений, акционерных обществ могут писаться с прописной буквы:

Государственная авиационная корпорация "Туполев"

Российское акционерное общество "Газпром"

но:

государственное учреждение "Киновидеопрокат"

государственное предприятие "Бюро технической инвентаризации" Еврейской автономной области

Со строчной буквы пишутся названия учреждений, учебных заведений, отделов учреждений и организаций, не являющиеся собственными именами, например:

бюро несчастных случаев, бюро обмена жилплощади, городское отделение связи, отдел кадров, сектор учета, президиум, ученый совет, художественный совет, факультет журналистики.

Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:

Российская академия наук (РАН)

Институт комплексного анализа региональных проблем (ИКАРП) ДВО РАН

Биробиджанский государственный педагогический институт

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:

медицинский колледж

средняя школа N 11

колледж культуры города Биробиджана

Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы:

Биробиджанский механико-технологический техникум легкой промышленности

Слова "Дворец" и "Дом", входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы:

Дворец творчества для детей и юношества

Кремлевский Дворец Съездов

Дом Российской прессы

Дом Советов

Дом союзов

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений:

Зимний дворец

дом отдыха

дворцы спорта

Большой Кремлевский дворец

С прописной буквы пишутся первые слова в названиях некоторых политических, культурных, спортивных и др. мероприятий, имеющих общегосударственное или международное значение:

Всемирный фестиваль молодежи и студентов

II Международный музыкальный фестиваль

Игры доброй воли

Олимпийские игры

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий:

день встречи выпускников

день донора

день открытых дверей

субботник

воскресник

7. Политические партии, общественные объединения

В названиях общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в название:

областное правление общественной организации Всероссийского общества инвалидов Еврейской автономной области (ВОИ ЕАО)

Совет федерации профсоюзов Еврейской автономной области

Демократическая партия России (ДПР)

областной комитет Компартии Российской Федерации

Союз женщин России

Российский детский фонд

отделение Российского детского фонда по Еврейской автономной области

Российский союз промышленников и предпринимателей.

В названиях учреждений, организаций и фондов единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Центральный банк Российской Федерации (Банк России)

Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России)

Торгово-промышленная палата Российской Федерации

Пенсионный фонд Российской Федерации

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

8. Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов

Написание дат и чисел

Для подписания, утверждения и согласования используются словесно - цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно - цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Например: 5 января 2001 г.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.01.2001 или 15.11.2001

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

20 января 2001 г., в марте 2000 г., в первом полугодии 2001 г., но: за 11 месяцев 2001 года, в 2001 году, бюджет на 2001 год, с 1998 по 2001 год, в 1995 - 2000 годах

Слова "год", "годы" сокращаются (г. гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово "год" пишется полностью:

план на 2001 год

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия указывается:

В 1999 - 2000 гг.

Все виды не календарных лет (отчетный, учебный), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту, например:

в зимний период 1999/2000 года

отопительный сезон 2000/2001 года

в 1998/99 учебном году,

в 2001/2002 учебном году

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:

I, II, III, IV квартал 2001 г.; во втором полугодии 2001 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но:

День Победы, Рождество Христово

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта, 1 Мая, 7 Ноября (День примирения и согласия)

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

8-й ряд, 80-е годы

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

государственный советник налоговой службы III ранга

инвалид I, II, III группы

II очередь строительства, рабочие III разряда

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами:

5 тыс. рублей, 1 млн. рублей

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например:

5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс;

советники государственной службы 2-го и 3-го классов

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например:

ученики 5, 6, 9-х классов;

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например:

8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например:

в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например:

приложение N 2;

таблица N 1;

глава 4;

страница 5

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:

ХХ столетие, ХХI век, ХIХ-ХХ века

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал

ХII Олимпийские игры

Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.

Буквенно - цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.:

5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей

Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме:

один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.)

В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.

Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например:

3 л, 12 г, 580 кг

Названия единиц измерения в тексте указов, распоряжений рекомендуется писать:

5 тыс.метров; 16 тонн; 120 кв.метров; 20 млн.тонн;

в приложениях - сокращенно:

5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т

Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа:

28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-месячный срок

25-процентный

10-дневный срок

1-, 2- и 3-секционные шкафы

Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:

...получено пачек двести бумаги, присутствовало человек триста.

В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например:

6-19-62, 36-78-12, 123-45-16 (или 6 19 62,..., 123 45 16)

Рекомендуемые обозначения чисел и дат, вводные слова:

в 20-х числах апреля две минуты от одного до трех двухквартирный в пять-шесть раз (но: в пять - десять раз) за 20 лет двухтысячный две трети голосов во-первых день-два во-вторых март - апрель по данным за 2000 год одна четвертая часть населения с одной стороны 3 процента, 100 процентов, 66,5 процента с другой стороны 7 килограммов, 70 килограммов стократный стодневный

Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться также.

Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

Знаки номера, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. При обозначении соответствующих понятий во множественном числе знаки не удваиваются и ставятся только один раз, до и после ряда чисел.

Когда цифры пишутся словами, знаки номера, градуса, минуты и секунды также пишутся словами.

Рекомендуется знак процент (%) ставить только в заголовках граф табличных форм, а в текстах документов писать словами.

Не рекомендуется отрывать знаки номера, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.

В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.

Математические обозначения =, <, >, +, - и другие допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш, как форма выражения вежливости при обращении к одному лицу в письмах, официальных документах, например:

Сообщаем Вам,...

На Ваш запрос отвечаем....

Поздравляем Вас...

Государственные награды Российской Федерации пишутся:

орден "За заслуги перед Отечеством" I (II, III, IV) степени;

медаль ордена "За заслуги перед Отечеством" I (II) степени;

знак отличия "За безупречную службу"

В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова:

Родина, Отчизна, Человек и другие.

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации

Государственный гимн Российской Федерации

Государственный флаг Российской Федерации

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации

государственная награда Российской Федерации

Написание часто употребляемых сокращений слов

В указах Президента Российской Федерации и в законодательных и нормативно - правовых актах субъектов Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

В приложениях к указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, законодательным и нормативно - правовым актам субъектов Российской Федерации все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России).

В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например:

подразделение Администрации Президента Российской Федерации (далее именуется - подразделение Администрации)

управление государственной службы и кадровой политики ЕАО аппарата губернатора Еврейской автономной области (в дальнейшем именуемое "управление")

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МГУ, ООН.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

а) прописными буквами, если образованы от имени собственного:

МИД (МИДа), ГОСТ (ГОСТом);

б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного:

вуз (вуза).

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", " годы", необходимо сокращать и слова "век", " века" после цифр, обозначающих столетия.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:

1) названия единиц измерения (при цифрах):

метр - м

тонна - т

миллиметр - мм гектар- га

килограмм - кг грамм- г

центнер - ц секунда- с

2) различные обозначения

область - обл.

миллион - млн.

район - р-н

миллиард - млрд.

город - г. гг.

господин, господа - г-н,

рубль - р.(руб.)

госпожа - г-жа

экземпляр - экз.

гражданин, граждане - гр-н, гр-не

издание - изд.

поселок - пос.

железнодорожный - ж.д.

село - с.(при названии)

страница - с.

проспект - просп.

таблица - табл.

площадь - пл.

рисунок - рис.

улица - ул.

смотри - см.

проезд - пр.

прочее - пр.

дом - д.

пункт - п.

корпус - корп.

подъезд - под.

этаж - эт.

и тому подобное - и т.п.

кабинет - каб.

и другие - и др.

комната - к.

то есть - т.е.

тысяча - тыс.

и так далее - и т.д.статья, статьи - ст.(при цифрах)

текущего года - т.г.

глава, главы - гл. (в книгах)

исполняющий обязанности - и.о.

заведующий - зав.

заместитель - зам.

год, годы - г., гг.(при цифрах)

Краткий словарь - справочник

При подготовке документов часто приходится сталкиваться с вопросом синтаксического управления - выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарь - справочник поможет преодолеть трудности в выборе вариантных конструкций:

аргументировать что и чем

ассигновать что и на что (реже для чего)

база чего, для чего

базис чего, для чего

баллотировать кого - что

баллотироваться куда (в кого)

возразить против чего и на что

вопреки чему (не чего)

выборы куда и где

выплата чего

голосовать кого - что и за кого - что

датировать что и чем

договор о чем и на что

заведующий чем (не чего)

закон чего и о чем

заверить что и в чем

запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего и о чем

избрать кем и в кого

инвестиции во что

инициатива кого - чего и в чем

квота на что и чего

комментарий (комментарии) кого - чего и к чему

компенсация чего и за что

контроль за чем, над кем - чем и чего

курировать кого - что (не кем - чем)

10 лет чему (не чего)

мониторинг чего

налог на кого - чего, с кого - чего и на что

несоответствие чего, чему, с чем и между чем

отчет о чем и в чем

отношение в отношении кого - чего и по отношению к кому - чему

оплата чего и за что

предоставить что кому

представить кого, что, кому, куда, кем и к чему

претендовать на что

решение чего и о чем

руководить кем - чем

руководство чем и чего

самоуправление кого, чего и где

совещание о чем и по чему

согласно чему и с чем

согласование чего и с кем - чем

содействие кому в чем

соответственно чему (реже чем)

список кого - чего

указание на что и о чем

управляющий чем (не чего)

факт чего и о чем

характеристика кого и (во избежание двузначности) на кого

ходатайствовать о ком - чем и за кого - что

цель с целью чего и в целях чего