Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 14 сентября 2001 г. N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО"

1.1 Инструкция по делопроизводству (далее "Инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области.* Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234), Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68), а также утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и изменений N 1 к ГОСТу Р 6.30-97 от 21 января 2000 г. N 9-ст.

1.2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др.

Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях аппарата губернатора области и органов исполнительной власти документов, возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.

На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих в подразделение документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;

- контроль за прохождением документов в подразделениях;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.

1.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области.

1.6. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.

1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности правительства, определяются должностными инструкциями.

1.8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления возлагается на архивное управление правительства Еврейской автономной области и государственный архив Еврейской автономной области.

1.9. Переписка между подразделениями аппарата губернатора области и органов исполнительной власти запрещается, за исключением случаев определенных губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области.

2.1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание Еврейской автономной области законодательных инициатив губернатора области и подготовка заключений губернатора области по проектам законов области

2.2. Подготовка документов на заседание правительства области

2.3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора и правительства области

      "...правительство Еврейской автономной области

      ПОСТАНОВЛЯЕТ:".

2.4. Оформление протокола заседания правительства

Ход обсуждения вопросов на заседании правительства протоколируется.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (приложение 3).

В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам, а также все изменения к проектам постановлений принятым на заседании правительства.

Протоколы ведет и оформляет начальник управления делопроизводства аппарата губернатора области.

Протокол заседания правительства печатается на бланке установленной формы.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.

Протокол заседания правительства содержит следующие элементы:

1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области.

2. Наименование органа - ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ.

3. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.

Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4. Дату, порядковый номер и место проведения заседания.

Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно - цифровым способом. Элементы даты приводятся в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Номера протоколов заседаний состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года.

Место проведения заседания выравнивается по центру.

5. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида деятельности (заседания правительства). Начинается заголовок с прописной буквы.

6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во# вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия губернатора области или председательствующего на заседании.

После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства, а также руководителей органов исполнительной власти области; инициалы, фамилии должностных лиц, принимающих участие в заседании правительства. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во# вводной части протокола указывается только их общее количество.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания правительства, в порядке их значимости, указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "Повестка дня" пишутся от границы левого поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы строятся по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы указывают наименование вопроса в соответствии с повесткой дня. Текст доклада (выступления) пишут в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки с абзаца в именительном падеже указываются фамилия, инициалы и должность выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут фамилию, инициалы и должность выступающего).

В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова ПОСТАНОВИЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца приводится текст постановления или оно прилагается к протоколу.

Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Протокол заседания правительства подписывается председательствующим на заседании правительства.

Принятые на заседании правительства постановления прилагаются к протоколу.

Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных.

Поручения, данные на заседаниях правительства, обобщаются, доводятся до исполнителей организационным отделом аппарата губернатора области.

2.5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области

      С уважением,

      Начальник управления образования        Подпись       Л.П. Губенко

2.6. Порядок подготовки приказов

3.1. Требования к оформлению реквизитов документов

В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 13).

Состав реквизитов организационно - распорядительных документов определен ГОСТом.

Изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации (01, 02)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

Эмблема организации (03)

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации (04)

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа (05)

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (06)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо.

Бланки писем правительства Еврейской автономной области изготавливаются на двух языках - русском и идиш на одном уровне. Наименование на русском рекомендуется размещать слева, а на идиш справа.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Справочные данные об организации (07)

Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа (08)

Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол и т.д.), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Дата документа (09)

Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 февраля 2001 г. следует оформлять 05.02.2001.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2001 г.

В текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, квалификационный разряд, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и др.) рекомендуется применять словесно - цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа (10)

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие из других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации канцелярией (приложение 16).

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Место составления или издания документа (12)

Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Гриф ограничения доступа к документу (13)

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.

Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в является защита служебной или коммерческой документированной информации, не правомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

Доступ к ней может ограничиваться ее обладателем лишь на законном основании.

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается без кавычек в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Адресат (14)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Сельские администрации
муниципального образования
"Биробиджанский район"
Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке, например:

Генеральному директору
акционерного общества открытого типа
"Биробиджанстрой"

Д.Ю. Косвинцеву

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи".

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

А.Г. Карепову

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например:

ул. Ильинка, д. 90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., д. 5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес печатаются с новой строки, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа (15)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Начальник управления по
труду правительства
Еврейской автономной области

Подпись Т.Н. Ряполова
12.04.2001

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например:

Утверждаю

Начальник управления
профессионального образования
правительства Еврейской
автономной области

Подпись М.Г. Беленький
12.03.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Утверждено

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 04.09.2000 N 15

или

Утвержден

Решением общего собрания
акционеров от 15.03.2000 N 2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция (16)

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Исполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку проектов документов.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Заголовок к тексту документа (17)

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем ? ("О ком ?")..., (Об изменении...", "О состоянии...", "О выделении..." и т.д.).

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны.

Отметка о контроле (18)

Реквизит "Отметка о контроле" обозначает что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Текст документа (19)

Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.

В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 2001 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации...".

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора, приказы руководителей аппарата губернатора, органов исполнительной власти области и др.), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (Постановляю, Приказываю, Предлагаю, Обязываю, Прошу).

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Текст приказов в таких случаях начинается со слова "Приказываю".

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (Постановляет, Решил).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он", например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени организации.

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф на допускается.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

Если к тексту документа прилагается список использованных источников и литературы, то он оформляется следующим образом (приложение 14).

Отметка о наличии приложения (20)

Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение
к постановлению
(распоряжению)
губернатора области
от 29.12.2000 N 339

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: Продолжение приложения N 2.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

Утверждено
Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 30.01.2001 N 18

Слова "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена.

Допускается выражение "Приложение N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

Приложение N 2
к приказу ректора института
от 15.06.2000 N 196

В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров:

Приложение:

1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.07.2000 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Информационные технологии" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; после слова Приложение ставится двоеточие.

Подпись(21)

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например:

В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии                 Подпись               Н.В. Бодягина

Члены комиссии                        Подписи                 И.К. Зотова

                                                             Т.В. Лескова

                                                             О.П. Трунова

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Гриф согласования документа (22)

"Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "Согласовано" (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Главный Государственный

санитарный врач по

Еврейской автономной области

     Подпись         В.А. Янович

     26.03.2001

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

от 23.02.2001 N 4

или

Согласовано

Письмо Росархива

от 30.09.2000 N 01-15/155-К

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда в пределах текстового поля, например:

Согласовано                                                   Согласовано

Председатель комитета                                Начальник управления

по делам семьи и молодежи                                     образования

Подпись   В.Г. Целищев                             Подпись   Л.П. Губенко

11.03.2001                                                     11.03.2001

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник финансового                              Заместитель начальника

управления                                     управления здравоохранения

Подпись   С.В. Воропаев                           Подпись   В.А. Дорофеев

12.03.2001                                                     12.03.2001

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Слово "Согласовано" печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

Визы согласования документа (23)

"Визы согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Проекты постановлений и распоряжений правительства и губернатора области подлежат согласованию с органами исполнительной власти области, структурными подразделениями аппарата губернатора и иными территориальными подразделениями исполнительных органов государственной власти, если в них содержатся поручения или вопросы, относящиеся к их ведению. Согласование оформляется визами соответствующих руководителей (заместителей), заместителей председателя правительства курирующих соответствующие направления, визируются начальником государственно-правового управления, начальником управления делопроизводства.

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату, например:

     Заместитель председателя

     правительства области                 Подпись           В.С. Гуревич

     12.04.2001

     Начальник государственно-

     правового управления                  Подпись            В.В. Коншин

     12.04.2001

     Начальник управления

     делопроизводства                      Подпись         Т.И. Свиридова

     12.04.2001

При наличии замечаний к документу, выносимому на заседание правительства, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

     Начальник государственно-

     правового управления                  Подпись           В.В. Коншин

     25.01.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

При подготовке постановлений и распоряжений губернатора области замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и к документу, при этом сам документ не визируется.

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись".

Допускается оформление визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Печать (24)

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать, дан в приложении 15.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений правительства, губернатора области.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии (25)

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Снятие копий с документов, подписанных губернатором, вице-губернатором области, допускается только с разрешения руководителя аппарата губернатора области, а в его отсутствие начальника управления делопроизводства.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

     Главный специалист управления

     государственной службы               Подпись         Н.Н. Рудковская

     05.04.2001

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы Документационного обеспечения управления (канцелярия, управление делопроизводства и т.п.).

Отметка об исполнителе (26)

Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

     Петров         или      Петров Иван Васильевич

     6 89 45                 6 89 45

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например:

Петров Иван Васильевич

6 89 45

ОМ 05.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.04.2001 N 5

В дело N 01-15

Личная подпись

01.04.2001

или

Издано распоряжение

от 14.02.2001 N 15-р

В дело N 01-01

Личная подпись

10.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28)

Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

Идентификатор электронной копии документа (29)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4.1 Общие положения

4.2. Правила обработки текстов документов

4.3. Контроль введенной информации

При переносе информации с первоисточников необходимо обеспечить контроль на полноту и достоверность информации путем визуальной сверки информации, введенной в текстовые файлы и текстов документов - первоисточников.

5.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора и правительства области рассмотренной служебной корреспонденции; поручений губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства данных во исполнение указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации.

5.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют отделы и управления аппарата губернатора, органы исполнительной власти в соответствии с их функциями.

5.3. Контрольное управление губернатора области обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения постановлений и распоряжений губернатора, правительства области, поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; готовит информацию на имя губернатора о состоянии выполнения поручений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений, поручений губернатора области к дисциплинарной ответственности.

5.4. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области по обращениям граждан, осуществляет сектор писем и приема граждан управления делопроизводства.

5.5. Руководители подразделений определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информаций, подготовку необходимых документов.

5.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях губернатора области исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц.

По окончании срока, определенного постановлением, распоряжением, руководитель органа исполнительной власти, формируемого правительством области, структурного подразделения аппарата губернатора области в 3 - дневный срок представляет в контрольное управления губернатора области информацию о выполнении (или невыполнении) данного ему поручения (с указанием причин, если поручение не выполнено).

Поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства с пометкой "срочно" исполняются в 3 - дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней.

При необходимости продления срока выполнения поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области должностное лицо, которому дано поручение до истечения срока представляет на их имя записку с мотивированной о продлении срока исполнения.

5.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым.

5.8. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения.

5.9. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор, вице - губернатор, а также заместители председателя правительства области.

6.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области осуществляют управление делопроизводства, организационный отдел и управления, комитеты, отделы, по чьей инициативе проводится данное мероприятие.

6.2. Подразделения, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают:

подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектования документов и материалов для участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения;

направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства. Информация направляется не позднее чем за пять дней до даты проведения мероприятия;

при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия, документов губернатора по рассматриваемым вопросам;

контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

6.3. Хозяйственное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом.

6.4. Управление делопроизводства аппарата губернатора области осуществляет тиражирование по заявкам подразделений правительства документов и материалов для участников мероприятия.

7.1. Документы, поступающие губернатору и в правительство области, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии управления делопроизводства.

Тексты документов переданные по факсу принимаются и регистрируются в приемной вице-губернатора области.

Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором писем и приема граждан управления делопроизводства.

Законы Российской Федерации, Указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, соглашения, заключаемые губернатором, правительством области, органами исполнительной и другие нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в управлении делопроизводства аппарата губернатора области.

7.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в правительство области, приведен в приложении 16.

7.3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответственным за делопроизводство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату.

7.4. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.

Губернатору передаются акты Президента, Правительства Российской Федерации, Федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя.

После возвращения документов от руководства резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.

7.5. Документы передаются губернатору, вице-губернатору, заместителям председателя правительства области и рассматриваются ими в день их получения.

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется работниками канцелярии.

Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями правительства области ведется без регистрации документов в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области.

7.6. Заведующий канцелярией управления делопроизводства еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях правительства области, с данными занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков о документов, указанных в резолюции.

7.7. При работе с документами, поступившими в канцелярию аппарата губернатора области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие - либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.8. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию управления делопроизводства, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.

Письма, документы поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в этих документах.

Если в документе сроки не указаны, то они указываются губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области.

В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.

Если резолюция губернатора "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней.

8.1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице-губернатора.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" не разрешается.

Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист управления делопроизводства.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 17) без проставления штампов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась.

9.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в секторе писем и обращений граждан управления делопроизводства в системе "Золушка".

9.2. В секторе писем и обращений граждан, поступившие письма и телеграммы регистрируются в автоматизированной системе, на них заводится учетная и контрольная карточка. Все поступившие обращения направляются губернатору, вице-губернатору, заместителям председателя правительства для рассмотрения.

9.3. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению в подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти, формируемых правительством области, администрациях районов, мэрии города, направляются в эти подразделения с резолюцией руководителей правительства.

На регистрационной карточке заведующим сектором писем и обращений граждан проставляется дата возврата документа в сектор.

9.4. Письма (заявления) граждан рассматриваются в подразделениях правительства в срок до одного месяца со дня их регистрации в секторе писем и обращений граждан. В отдельных случаях по разрешению губернатора, вице-губернатора области срок рассмотрения писем может быть продлен, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

9.5. Рассмотрение письма считается законченным, если руководством не дается по нему новое поручение. Автор извещается об этом, как правило, в письменной форме.

9.6. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Оригинал письма вместе с ответами исполнителей направляются в сектор писем и обращений граждан управления делопроизводства.

9.7. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных в подразделения аппарата губернатора, органы исполнительной власти области, осуществляют руководители этих подразделений.

9.8. Информационно - справочную работу по поступившим обращениям граждан, контроль за исполнением сроков их рассмотрения ведет сектор писем и обращений граждан управления делопроизводства аппарата губернатора области.

9.9. Прием граждан организуется заведующим сектором писем и обращений граждан ежедневно в соответствии с графиком приема руководителями области.

9.10. Сектор писем и обращений граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личном приеме ежемесячно предоставляет губернатору области информацию о количестве и характере обращений граждан, итогах разрешения жалоб.

10.1 Печатание документов

10.2. Копирование документов

11.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для деятельности аппарата губернатора, органов исполнительной власти проводится по разрешению руководителя аппарата губернатора области.

11.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственное управление.

11.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном управлении и выдаются под расписку руководителям подразделений.

11.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник хозяйственного управления.

11.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственное управление, где они уничтожаются по акту.

11.6. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора и органов исполнительной власти.

12.1. Составление номенклатуры дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела в аппарате губернатора области, органах исполнительной власти, формируемых правительством области, формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подлинно подписанных.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по определенным вопросам.

12.2.4. В соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 09.01.2001 N 1 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности категории "А", государственные должности государственной службы в органах исполнительной власти Еврейской автономной области" документы в личных делах располагаются в следующем порядке: опись документов, имеющихся в личном деле; дополнение к анкете; анкета; копии документов об образовании; личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; трудовой договор (контракт); копия документа о назначении на государственную должность; лист учета предоставления отпусков.

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликаты и черновики документов).

12.2.5. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

12.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в алфавитном порядке.

Формированием дел в структурных подразделениях аппарата губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в аппарате губернатора области осуществляется управлением делопроизводства.

12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

12.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

12.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), состав которых утверждается руководителем.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

12.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М.2000 и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

12.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 19).

Акты рассматриваются экспертными комиссиями аппарата губернатора и органов исполнительной власти области, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителями.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области.

12.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.4.1. Дела аппарата губернатора и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки.

12.4.2. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование его структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела (приложение 20).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства Еврейской автономной области; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (день месяца, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом дата оформляется словесно - цифровым способом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Еврейской автономной области, в который будут передаваться дела.

12.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Нумеровать цветными карандашами и чернилами не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

12.4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

12.4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

12.4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков хранения (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.4.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

12.4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

12.5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

12.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение 21).

12.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства.

12.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

12.5.5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем, одобряется ЭК и направляется на утверждение экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области.

12.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Еврейской автономной области дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях аппарата губернатора и органов исполнительной власти, формируемых правительством области.

Руководители органов исполнительной власти области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

12.6.2. Изъятие или выдача каких - либо документов из дел постоянного хранения не допускается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника управления делопроизводства аппарата губернатора области.

12.7.1. По истечении предельных сроков хранения документы аппарата губернатора и органов исполнительной власти области в упорядочном состоянии подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив Еврейской автономной области. Их передача производится только по описям дел.

12.7.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе научно - техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов исполнительной власти Еврейской автономной области (ст. 19 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах").

12.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в государственный архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному государственным архивом, согласованному с начальником управления делопроизводства аппарата губернатора области.

12.7.5. Дела в государственный архив Еврейской автономной области доставляются сотрудниками (ответственными за делопроизводство) аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области, увязанными в связки.

12.7.6. Прием каждого дела производится главным хранителем государственного архива Еврейской автономной области в присутствии работника (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения аппарата губернатора или органа исполнительной власти области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи главного хранителя фондов и лица, передавшего дела.

12.7.7. При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Еврейской автономной области, образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в том числе по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам в порядке определенном губернатором Еврейской автономной области. При отсутствии правопреемника документы передаются в государственный архив Еврейской автономной области (ст. 18 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах").

Приложение N 1

к п. 2.3.8.

Губернатор Еврейской автономной области
Постановление

26.03.2001                                                           N 52

г. Биробиджан

О формировании объемов закупок

и поставок сельскохозяйственной

продукции в региональный

продовольственный фонд Еврейской

автономной области

В соответствии с Федеральным законом от 02.12.94 N 53 "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд", Указом Президента Российской Федерации от 08.04.97 N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд", в целях повышения эффективности использования финансовых средств, улучшения обеспечения учреждений и организаций области сельскохозяйственной продукцией, сырьем и продовольствием

Постановляю:

1. Установить на 2001 год перечень, объем закупок и поставок сельскохозяйственной продукции:.

2. ...

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя председателя правительства области - начальника управления сельского хозяйства Кяшко А.С. и заместителя председателя правительства Гуревича В.С.

Готовил:

Заместитель председателя

правительства - начальник

управления сельского хозяйства        Подпись                 А.С. Кияшко

Дата

Вице-губернатор                       Подпись                Г.А. Антонов

Дата

Начальник государственно-

правового управления                  Подпись                 В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                      Подпись              Т.И. Свиридова

Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Заместитель председателя                             Начальник управления

правительства                                             здравоохранения

Подпись  В.С. Гуревич                 Подпись           В.Л. Брусиловский

Дата                                  Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник финансового                                Начальник управления

управления                                                       по труду

Подпись    С.В. Воропаев              Подпись               Т.Н. Ряполова

Дата                                  Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Начальник управления                                Председатель комитета

образования                                          по социальной защите

                                                                населения

Подпись   Л.П. Губенко                Подпись                Т.А. Чмутина

Дата                                  Дата

Образец оформления постановления губернатора области

Приложение N 1
к п. 2.3.8.

Губернатор Еврейской автономной области
Распоряжение

21.06.2001                                                         N 71-л

г. Биробиджан

Об отпуске Иванову Н.П.

Предоставить начальнику управления профессионального образования правительства Еврейской автономной области Иванову Николаю Петровичу очередной отпуск за период с 10 января 2000 г. по 9 января 2001 г. продолжительностью 45 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О статусе и социальных гарантиях лиц, замещающих в Еврейской автономной области государственные должности категории "А" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации Еврейской автономной области от 9 августа 1993 г. N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 9 июля по 30 августа 2001 г. включительно.

Основание: заявление Иванова Н.П.

Готовил:

Начальник управления

государственной службы                 Подпись                 И.Д. Нехин

Дата

Начальник государственно-

правового управления                   Подпись                В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                       Подпись             Т.И. Свиридова

Дата

Вице-губернатор                        Подпись               Г.А. Антонов

Дата

Образец оформления распоряжения губернатора области

Приложение N 2
к п. 2.3.8.

Правительство Еврейской автономной области
Постановление

15.06.2001                                                        N 37-пп

г. Биробиджан

О проекте постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы"

Правительство Еврейской автономной области постановляет:

Одобрить проект постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы" и предоставить губернатору области для внесения в Законодательное Собрание Еврейской автономной области.

Готовил:

Заместитель начальника

управления потребительского

рынка, услуг и поддержки

предпринимательства                    Подпись              А.Н. Казанцев

Дата

Заместитель председателя

правительства области                  Подпись               В.С. Гуревич

Дата

Вице-губернатор                        Подпись               Г.А. Антонов

Дата

Начальник государственно-

правового управления                   Подпись                В.В. Коншин

Дата

Начальник управления

делопроизводства                       Подпись             Т.И. Свиридова

Дата

Согласовано

Начальник финансового

управления

Подпись                                                     С.В. Воропаев

Дата

Образец оформления постановления правительства области

Приложение N 2
к п. 2.3.8.

Правительство Еврейской автономной области
Распоряжение

28.04.2001.                                                       N 28-пп

г. Биробиджан

О выделении

денежных средств

В соответствии с п. 5.2. Положения о порядке формирования и использования внебюджетного фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Еврейской автономной области от 25.03.98 N 68, централизованной бухгалтерии аппарата губернатора области выделить из фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области 10 тыс.рублей для организации и проведения приема ветеранов войны в честь Дня Победы.

Готовил:

Начальник управления

делопроизводства                     Подпись               Т.И. Свиридова

Дата

Начальник государственно -

правового управления                 Подпись                  В.В. Коншин

Дата

Согласовано

Первый заместитель

председателя правительства

Подпись                                                    В.П. Шулятиков

Дата

Образец оформления распоряжения правительства области

Приложение N 3
к п. 2.4.

Правительство Еврейской автономной области
Протокол

29 мая 2001 г.                                                        N 5

                                 г. Биробиджан

Заседания правительства

Председатель заседания                             -   Н.М. Волков,

                                                       губернатор области

Присутствовали:

                              Члены правительства:

Вице-губернатор                                     -  Г.А. Антонов

Первый заместитель председателя                      - В.П. Шулятиков,

правительства

Заместители председателя                             - В.С. Гуревич,

правительства                                        - М.М. Жирдецкая,

                                                       А.С. Кияшко,

                                                       Я.Б. Шерман

               (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Руководители органов исполнительной власти,    принимающие     участие в

заседании правительства:     (инициалы и фамилии в    алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

      или

   17 человек (список прилагается)

                              Повестка дня:

1. Об организации вещания телевизионных    программ      Государственной

телевизионной и радиовещательной компании Еврейской автономной   области

(ГТРК) "Бира" на      восточную часть           Смидовичского  района.

Доклад заместителя начальника управления промышленности,     транспорта,

связи и энергетики Швеца А.А.

2. Об утверждении корректировки и понижения размера платы за загрязнение

окружающей природной среды на 2001 год.

Доклад руководителя службы охраны окружающей среды    комитета природных

ресурсов по Еврейской автономной области Якимова С.П.

1. Слушали:

Швеца А.А. - Об организации вещания телевизионных программ ГТРК "Бира" на

             восточную часть Смидовичского района - Текст         доклада

             прилагается.

Выступили:

1. Тлустенко А.П., глава администрации    муниципального     образования

"Смидовичский район" - Краткая      запись             выступления.

2. Антонов Г.А., вице-губернатор области - Краткая запись    выступления.

                              Постановили:

Постановление принято единогласно и прилагается.

2. Слушали:

    и т.д.

Образец оформления протокола заседания правительства области

Приложение N 3а

Областная Комиссия по обеспечению безопасности дорожного движения Протокол

30 августа 2001 г.                                                   N 11

                                 г. Биробиджан

Заседания комиссии

Председательствующий                    -  В.С. Гожий, первый заместитель

                                               председателя правительства

                                           области, председатель комиссии

Присутствовали:

Члены комиссии: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в     алфавитном порядке с    указанием

 должностей).

                                 Повестка дня:

1. Об итогах работы Государственной инспекции безопасности     дорожного

движения управления внутренних дел Еврейской     автономной      области

(ГИБДД УВД ЕАО) за 7 месяцев 2001 года.  Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО

Мелешко А.В.

2. :..

1. Слушали:

  Мелешко А.В. -  Информация прилагается.

Выступили:

1. Гожий В.С., Курдюков А.М., Проходцев Д.Д.

                                 Решили:

Доклад  начальника ГИБДД УВД ЕАО Мелешко А.В.       принять к сведению и

отметить, что в целом принимаемые Госинспекцией меры в сфере безопасности

дорожного движения позволили добиться     определенных     положительных

результатов в своей деятельности.

2. Слушали:

    и т.д.

Образец оформления протокола заседания областной комиссии по обеспечению дорожного движения

1. Президент Российской Федерации. Органы при Президенте Российской Федерации

Названия должности главы исполнительной власти в Российской Федерации и высшего должностного лица Российской Федерации пишутся:

Президент Российской Федерации

но:

Вице-президент Российской Федерации

Названия органов при Президенте Российской Федерации:

Совет по кадровой политике при Президенте Российской Федерации

Администрация Президента Российской Федерации

Президентский совет

Управление делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Совета Безопасности Российской Федерации

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

со строчной буквы:

помощник Президента Российской Федерации

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - пресс-секретарь Президента Российской Федерации

Названия квалификационных разрядов федеральных государственных служащих пишутся со строчной буквы:

действительный государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

советник государственной службы 1 (2, 3) класса

референт государственной службы 1 (2, 3) класса

Названия актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации от 9 апреля 1997 г. N 310 "О Канцелярии Президента Российской Федерации"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 642 "О мерах по развитию органов юстиции ....."

но:

На основании указов Президента Российской Федерации от 3 апреля 1997 г. N 283 "О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 8 мая 1997 г. N 685 "Об основных направлениях..." и от 28 апреля 1997 г. N 425 "О реформе жилищно - коммунального хозяйства в Российской Федерации"

проект указа Президента Российской Федерации (название в кавычках)

распоряжение Президента Российской Федерации

В соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 9 апреля 1999 г. N 110-рп "Об Исследовательском центре частного права"

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Порядок во власти - порядок в стране (О положении в стране и основных направлениях политики Российской Федерации)"

2. Федеральное Собрание Российской Федерации. Правительство Российской Федерации

Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппаратов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации:

Аппарат Государственной Думы Российской Федерации

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

Комитет Совета Федерации по аграрной политике

Комитет Государственной Думы по обороне

Совет Государственной Думы

Мандатная комиссия Совета Федерации

Счетная комиссия Совета Федерации

Управление делами Аппарата Совета Федерации

но:

аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам экономической политики

Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных комиссий, образованных Государственной Думой (в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти), рабочих органов, образованных для обеспечения проведения заседаний палаты:

депутатская комиссия

согласительная комиссия

постоянная наблюдательная комиссия Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по вопросу осетино - ингушского конфликта

но:

Комиссия Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по содействию в урегулировании политической и экономической ситуации в Приднестровье

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

со строчной буквы:

заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель аппарата Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию

председатель Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и судебно - правовым вопросам

В проектах федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, заявлений, обращений и других актов палаты рекомендуется употреблять полные названия комитетов, комиссий, палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппарата Совета Федерации, должностей.

Наименования законов Российской Федерации, федеральных

конституционных законов, федеральных законов,

постановлений, обращений, заявлений, распоряжений,

других документов пишутся:

Конституция Российской Федерации

В соответствии с частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации в Правительстве Российской Федерации рассмотрен проект федерального закона с учетом представленного финансово - экономического обоснования.

Федеральный конституционный закон "О Конституционном Суде Российской Федерации"

В соответствии с Федеральным конституционным законом "О Правительстве Российской Федерации" и Федеральным законом "О фельдъегерской связи" .....

Закон Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Федеральный закон "О федеральном бюджете на 2001 год"

Федеральный закон "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О налоге на добавленную стоимость"

В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ...

Официальный отзыв на Федеральный закон (проект федерального конституционного закона)...

Регламент Правительства Российской Федерации

В соответствии с пунктами 108, 110 Регламента Правительства Российской Федерации ...

Кодекс законов о труде Российской Федерации

Гражданский кодекс Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Обращение Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Президенту Российской Федерации в связи с десятой годовщиной аварии на Чернобыльской АЭС от 20 марта 1996 г. N 115-СФ

Заявление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в связи с принятием...

Заключение по проекту федерального закона (наименование), вносимому в Государственную Думу (субъекты права законодательной инициативы)

Поправки к проекту федерального закона (наименование), внесенному (субъекты права законодательной инициативы), принятому Государственной Думой в первом чтении (дата)

Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Аппарате Правительства Российской Федерации...

Настоящее Положение определяет организацию и правила использования средств ...

С прописной буквы пишутся слова "Договор", "Конвенция", "Соглашение" в названиях международных договоров, конвенций, соглашений:

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи

Договор об общественном согласии

Конвенция ООН о договорах международной купли - продажи товаров

Соглашение между Российской Федерацией и Великобританией в области культуры, техники и образования

со строчной буквы пишутся:

законы Российской Федерации

проект федерального конституционного закона "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации"

проект федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"

официальный отзыв на проект федерального закона (наименование), внесенный (субъекты права законодательной инициативы, стадия рассмотрения)

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 19 января 1996 г. N 10-II ГД "Об образовании комитетов Государственной Думы"

постановление Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1997 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации"

распоряжение Правительства Российской Федерации

В названиях органов, образованных Правительством

Российской Федерации, пишутся с прописной буквы

первое слово и имена собственные:

Полномочное представительство Правительства Российской Федерации в Федеральном Собрании Российской Федерации

Совет по аграрной политике при Правительстве Российской Федерации

Комиссия Правительства Российской Федерации по экономической реформе

Государственная хлебная инспекция при Правительстве Российской Федерации

Консультативный совет по иностранным инвестициям в России

Слова "министерство", "государственный комитет", "агентство", "федеральная служба", "комиссия" во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного названия при повторении, возможно их написание с прописной буквы.

Названия департаментов, главных управлений, управлений Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти пишутся с прописной буквы, названия отделов - со строчной:

Департамент экономики и информации Министерства внешних экономических связей и торговли Российской Федерации

Главное управление федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации

отдел телерадиовещания Департамента культуры и информации Аппарата Правительства Российской Федерации

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Председатель Правительства Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

Министр юстиции Российской Федерации

со строчной буквы:

председатель Государственного комитета Российской Федерации по статистике

управляющий делами Президента Российской Федерации

первый заместитель Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

3. Судебная система. Прокуратура

Названия высших органов и должностей в системе

судебной власти и прокурорского надзора

Российской Федерации пишутся:

Конституционный Суд Российской Федерации

Верховный Суд Российской Федерации

Председатель Верховного Суда Российской Федерации

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Генеральная прокуратура Российской Федерации

Генеральный прокурор Российской Федерации

Названия соответствующих органов и должностей

в субъектах Российской Федерации пишутся:

Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа

Арбитражный суд Еврейской автономной области

председатель Арбитражного суда Еврейской автономной области

Суд Еврейской автономной области

председатель суда Еврейской автономной области

Биробиджанский городской суд

Биробиджанский районный суд

председатель Биробиджанского районного суда

С прописной буквы пишутся:

Пленум Верховного Суда Российской Федерации

Президиум Верховного Суда Российской Федерации

Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации

Генеральный директор Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

Управляющий делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

Во всех остальных случаях слова "суд", "прокуратура","пленум суда", "президиум суда", "государственный арбитраж", а также "прокурор", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации

член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации

председатель Федерального арбитражного суда Московского округа

Названия классных чинов работников органов юстиции и государственного нотариата пишутся со строчной буквы:

государственный советник юстиции 1 (2, 3) класса

4. Избирательная система

С прописной буквы пишутся:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации

Председатель Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Со строчной буквы пишутся:

секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

окружная избирательная комиссия

территориальная (районная, городская) избирательная комиссия

участковая избирательная комиссия

председатель участковой (окружной) избирательной комиссии

5. Субъекты Российской Федерации

Названия законодательных (представительных) органов

государственной власти и местного самоуправления пишутся:

Хабаровская краевая Дума

Законодательное Собрание Еврейской автономной области

городская Дума муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области

районное Собрание муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

районный Совет муниципального образования "Ленинский район" Еврейской автономной области

Названия исполнительных органов государственной

власти и органов местного самоуправления пишутся:

администрация Хабаровского края

правительство Еврейской автономной области

аппарат губернатора Еврейской автономной области

мэрия Москвы

мэрия муниципального образования "Город Биробиджан"

глава муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

глава Бирофельдской административно-территориальной единицы муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области

Названия должностей пишутся с прописной буквы:

Президент Республики Татарстан

Председатель Правительства Удмуртской Республики

Глава Правительства Республики Тыва

Со строчной буквы:

председатель Законодательного Собрания Еврейской автономной области

губернатор Еврейской автономной области

вице-губернатор Еврейской автономной области

председатель правительства Еврейской автономной области

заместитель председателя правительства Еврейской автономной области

мэр города Биробиджана

глава муниципального образования "Город Биробиджан"

Названия должностей, званий, титулов пишутся со строчной буквы:

председатель, заместитель председателя, министр, заместитель министра, заслуженный деятель культуры, лауреат Нобелевской премии, посол, доктор наук, профессор, член - корреспондент, генерал, майор, командующий войсками.

Названия актов субъектов Российской Федерации пишутся:

Устав Еврейской автономной области

На основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Еврейской автономной области и законов области о местном самоуправлении ...

Устав муниципального образования "Город Биробиджан"

Устав муниципального образования "Биробиджанский район"

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" ...

Закон Еврейской автономной области

В соответствии со статьей 22 Закона Еврейской автономной области от 30.06.98 N 31-ОЗ "О муниципальной службе в Еврейской автономной области" и постановлением Законодательного Собрания Еврейской автономной области от 15.12.2000 N 247 "О ..."

На основании Указа Президента Российской Федерации от 16.08.95 N 854 "О некоторых социальных гарантиях...", постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.99 N 1233 "О реализации Указа Президента Российской Федерации...", Закона Еврейской автономной области от 30.06.98 N 31 "О муниципальной службе в Еврейской автономной области", Устава муниципального образования "Город Биробиджан" ...

В соответствии с Законом Еврейской автономной области от 05.07.2000 N 193-ОЗ "О внесении изменений в Закон Еврейской автономной области от 21.12.99 N 146-ОЗ "Об областном бюджете на 2000 год" ...

Со строчной буквы пишутся:

постановление губернатора Еврейской автономной области

распоряжение губернатора Еврейской автономной области

В соответствии с постановлением (распоряжением) губернатора Еврейской автономной области от 18.10.2000 N 269 "О создании комиссии ..."

В соответствии с Федеральным законом от 02.03.99 N 41-ФЗ "О безопасности дорожного движения", постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.94 N 546 "О правительственной комиссии Российской Федерации ..." и на основании постановления губернатора Еврейской автономной области от 15.01.99 N 17 "О комиссии по обеспечению безопасности дорожного движения в Еврейской автономной области" ...

постановление правительства Еврейской автономной области

На основании постановления правительства Еврейской автономной области от 15.02.2000 N 43 "О внесении изменений в постановление губернатора Еврейской автономной области от 06.04.99 N 87 "О денежных нормах расходов на питание, медикаменты в учреждениях, находящихся на бюджетном финансировании..."

постановление (распоряжение) мэра города Биробиджана

постановление (распоряжение) главы муниципального образования

устав акционерного общества

6. Предприятия, организации, учреждения, акционерные общества

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена:

Биробиджанская таможня

Российское общество Красного Креста в Еврейской автономной области

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, а родовое название и название, указывающее на профиль предприятия пишутся со строчной буквы:

акционерное общество открытого типа "Биробиджанская промышленно - торговая трикотажная фирма "Виктория"

открытое акционерное общество "Электротехническая компания "Биробиджанский завод силовых трансформаторов"

акционерное общество "Дальсельмаш"

государственное учреждение по управлению автомобильными дорогами Еврейской автономной области "Биробиджанупрдор"

федеральное государственное унитарное предприятие "Государственная телевизионная и радиовещательная компания Еврейской автономной области "Бира"

муниципальное унитарное предприятие "Единый заказчик"

Слова "Государственный", "Российский" в названиях предприятий, объединений, акционерных обществ могут писаться с прописной буквы:

Государственная авиационная корпорация "Туполев"

Российское акционерное общество "Газпром"

но:

государственное учреждение "Киновидеопрокат"

государственное предприятие "Бюро технической инвентаризации" Еврейской автономной области

Со строчной буквы пишутся названия учреждений, учебных заведений, отделов учреждений и организаций, не являющиеся собственными именами, например:

бюро несчастных случаев, бюро обмена жилплощади, городское отделение связи, отдел кадров, сектор учета, президиум, ученый совет, художественный совет, факультет журналистики.

Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:

Российская академия наук (РАН)

Институт комплексного анализа региональных проблем (ИКАРП) ДВО РАН

Биробиджанский государственный педагогический институт

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:

медицинский колледж

средняя школа N 11

колледж культуры города Биробиджана

Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы:

Биробиджанский механико-технологический техникум легкой промышленности

Слова "Дворец" и "Дом", входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы:

Дворец творчества для детей и юношества

Кремлевский Дворец Съездов

Дом Российской прессы

Дом Советов

Дом союзов

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений:

Зимний дворец

дом отдыха

дворцы спорта

Большой Кремлевский дворец

С прописной буквы пишутся первые слова в названиях некоторых политических, культурных, спортивных и др. мероприятий, имеющих общегосударственное или международное значение:

Всемирный фестиваль молодежи и студентов

II Международный музыкальный фестиваль

Игры доброй воли

Олимпийские игры

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий:

день встречи выпускников

день донора

день открытых дверей

субботник

воскресник

7. Политические партии, общественные объединения

В названиях общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в название:

областное правление общественной организации Всероссийского общества инвалидов Еврейской автономной области (ВОИ ЕАО)

Совет федерации профсоюзов Еврейской автономной области

Демократическая партия России (ДПР)

областной комитет Компартии Российской Федерации

Союз женщин России

Российский детский фонд

отделение Российского детского фонда по Еврейской автономной области

Российский союз промышленников и предпринимателей.

В названиях учреждений, организаций и фондов единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Центральный банк Российской Федерации (Банк России)

Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России)

Торгово-промышленная палата Российской Федерации

Пенсионный фонд Российской Федерации

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

8. Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов

Написание дат и чисел

Для подписания, утверждения и согласования используются словесно - цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно - цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Например: 5 января 2001 г.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.01.2001 или 15.11.2001

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

20 января 2001 г., в марте 2000 г., в первом полугодии 2001 г., но: за 11 месяцев 2001 года, в 2001 году, бюджет на 2001 год, с 1998 по 2001 год, в 1995 - 2000 годах

Слова "год", "годы" сокращаются (г. гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово "год" пишется полностью:

план на 2001 год

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия указывается:

В 1999 - 2000 гг.

Все виды не календарных лет (отчетный, учебный), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту, например:

в зимний период 1999/2000 года

отопительный сезон 2000/2001 года

в 1998/99 учебном году,

в 2001/2002 учебном году

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:

I, II, III, IV квартал 2001 г.; во втором полугодии 2001 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но:

День Победы, Рождество Христово

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта, 1 Мая, 7 Ноября (День примирения и согласия)

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

8-й ряд, 80-е годы

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

государственный советник налоговой службы III ранга

инвалид I, II, III группы

II очередь строительства, рабочие III разряда

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами:

5 тыс.рублей, 1 млн.рублей

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например:

5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс;

советники государственной службы 2-го и 3-го классов

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например:

ученики 5, 6, 9-х классов;

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например:

8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например:

в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например:

приложение N 2;

таблица N 1;

глава 4;

страница 5

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:

ХХ столетие, ХХI век, ХIХ-ХХ века

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал

ХII Олимпийские игры

Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.

Буквенно - цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.:

5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей

Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме:

один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.)

В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.

Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например:

3 л, 12 г, 580 кг

Названия единиц измерения в тексте указов, распоряжений рекомендуется писать:

5 тыс.метров; 16 тонн; 120 кв.метров; 20 млн.тонн;

в приложениях - сокращенно:

5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т

Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа:

28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-месячный срок

25-процентный

10-дневный срок

1-, 2- и 3-секционные шкафы

Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:

...получено пачек двести бумаги, присутствовало человек триста.

В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например:

6-19-62, 36-78-12, 123-45-16 (или 6 19 62,..., 123 45 16)

Рекомендуемые обозначения чисел и дат, вводные слова:

в 20-х числах апреля две минуты от одного до трех двухквартирный в пять-шесть раз (но: в пять - десять раз) за 20 лет двухтысячный две трети голосов во-первых день-два во-вторых март - апрель по данным за 2000 год одна четвертая часть населения с одной стороны 3 процента, 100 процентов, 66,5 процента с другой стороны 7 килограммов, 70 килограммов стократный стодневный

Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться также.

Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

Знаки номера, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. При обозначении соответствующих понятий во множественном числе знаки не удваиваются и ставятся только один раз, до и после ряда чисел.

Когда цифры пишутся словами, знаки номера, градуса, минуты и секунды также пишутся словами.

Рекомендуется знак процент (%) ставить только в заголовках граф табличных форм, а в текстах документов писать словами.

Не рекомендуется отрывать знаки номера, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.

В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.

Математические обозначения =, <, >, +, - и другие допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш, как форма выражения вежливости при обращении к одному лицу в письмах, официальных документах, например:

Сообщаем Вам,...

На Ваш запрос отвечаем....

Поздравляем Вас...

Государственные награды Российской Федерации пишутся:

орден "За заслуги перед Отечеством" I (II, III, IV) степени;

медаль ордена "За заслуги перед Отечеством" I (II) степени;

знак отличия "За безупречную службу"

В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова:

Родина, Отчизна, Человек и другие.

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации

Государственный гимн Российской Федерации

Государственный флаг Российской Федерации

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации

государственная награда Российской Федерации

Написание часто употребляемых сокращений слов

В указах Президента Российской Федерации и в законодательных и нормативно - правовых актах субъектов Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

В приложениях к указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, законодательным и нормативно - правовым актам субъектов Российской Федерации все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России).

В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например:

подразделение Администрации Президента Российской Федерации (далее именуется - подразделение Администрации)

управление государственной службы аппарата губернатора Еврейской автономной области (в дальнейшем именуемое "управление")

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МГУ, ООН.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

а) прописными буквами, если образованы от имени собственного:

МИД (МИДа), ГОСТ (ГОСТом);

б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного:

вуз (вуза).

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", " годы", необходимо сокращать и слова "век", " века" после цифр, обозначающих столетия.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:

1) названия единиц измерения (при цифрах):

метр - м

тонна - т

миллиметр - мм гектар- га

килограмм - кг грамм- г

центнер - ц секунда- с

2) различные обозначения

область - обл.

миллион - млн.

район - р-н

миллиард - млрд.

город - г. гг.

господин, господа - г-н,

рубль - р.(руб.)

госпожа - г-жа

экземпляр - экз.

гражданин, граждане - гр-н, гр-не

издание - изд.

поселок - пос.

железнодорожный - ж.д.

село - с.(при названии)

страница - с.

проспект - просп.

таблица - табл.

площадь - пл.

рисунок - рис.

улица - ул.

смотри - см.

проезд - пр.

прочее - пр.

дом - д.

пункт - п.

корпус - корп.

подъезд - под.

этаж - эт.

и тому подобное - и т.п.

кабинет - каб.

и другие - и др.

комната - к.

то есть - т.е.

тысяча - тыс.

и так далее - и т.д.статья, статьи - ст.(при цифрах)

текущего года - т.г.

глава, главы - гл. (в книгах)

исполняющий обязанности - и.о.

заведующий - зав.

заместитель - зам.

год, годы - г., гг.(при цифрах)