Приложение. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 23 марта 2011 г. N 10 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Административный регламент
исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной
функции проведения проверок соблюдения законодательства об архивном
деле в Российской Федерации
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 26 октября 2009 г. N 23)

С изменениями и дополнениями от:

23 марта 2011 г., 6 июля 2012 г.

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения государственной функции "Проведение проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации".

1.1. Административный регламент архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - административный регламент) разработан в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах и Плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года N 1789-р, Программы проведения административной реформы в Ленинградской области в 2006-2010 годах, утвержденной распоряжением Губернатора Ленинградской области от 7 июля 2006 года N 345-рг, Планом мероприятий по проведению административной реформы в Ленинградской области в 2009 году, утвержденным распоряжением Губернатора Ленинградской области от 26 мая 2009 года N 289-рг, а также осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - законодательство об архивном деле), определения сроков, последовательности административных процедур и административных действий архивного комитета Ленинградской области (далее - Архивный комитет) при проведении проверок соблюдения законодательства об архивном деле.

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Ленинградской области от 14 марта 2012 г. N 108-рг распоряжение Губернатора Ленинградской области от 7 июля 2006 г. N 345-рг признано утратившим силу

1.2. Государственная функция реализуется путем организации и осуществления плановых и внеплановых проверок выполнения государственными учреждениями, государственными унитарными предприятиями Ленинградской области, включая казенные предприятия, а также органами государственной власти и иными государственными органами Ленинградской области (далее - юридические лица) законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области,
непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Исполнение государственной функции осуществляется Архивным комитетом.

3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется работниками отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета.

Нормативные правовые акты, регулирующие
исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях ("Собрание законодательства Российской Федерации", 7 января 2002 года, N 1 (ч. 1), ст. 1);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 29 декабря 2008 года, N 52 (ч. 1), ст. 6249);

- Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 18 октября 1999 года, N 42, ст. 5005);

- Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 19, 8 мая 2006 года, ст. 2060);

- Федеральным законом от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2 декабря 2002 года, N 48, ст. 4746);

- Приказом Федеральной архивной службы России от 18 февраля 2002 года N 18 "Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона "О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 4 марта 2002 года, N 9);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года N 3 "Об утверждении "Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 24, 15 июня 2009 года);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14 мая 2007 года, N 20);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 5 ноября 2007 года, N 24);

- Приказом от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 20 сентября 2010 года N 38, приложение к приказу не приводится);

- Приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18 июня 2003 года N 315 "Об утверждении норм пожарной безопасности "Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией" ("Российская газета", N 128, 3 июля 2003 года);

- Постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 13 мая 2005 года, N 16);

- Постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 253-пг "Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 27 июня 2006 года, N 31);

- Постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении положения об Архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания Архивного комитета Ленинградской области" ("Вести", 25 июня 2008 года, N 115).

Результат исполнения государственной функции

5. Результатом исполнения государственной функции является:

- акт проверки соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее - акт проверки);

- предписание об устранении нарушений законодательства об архивном деле (далее - предписание);

- протокол об административном правонарушении (далее - протокол);

- направление информации о нарушении законодательства об архивном деле в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации территориальный орган федерального органа исполнительной власти и(или) в прокуратуру.

Физические и юридические лица и(или) их представители, с которыми
осуществляется взаимодействие при исполнении государственной функции

6. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие с федеральными органами государственной власти, в том числе с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, с иными государственными органами, органами государственной власти Ленинградской области, органами местного самоуправления и иными юридическими лицами.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о правилах
исполнения государственной функции

7. Местонахождение Архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, 3; тел.: (812) 274-93-62; e-mail: aklo_l8@mail.ru.

8. Режим работы Архивного комитета:

День недели	Время работы	Приемные дни
Понедельник	с. 9.00 до 18.00	приемный день
Вторник	с 9.00 до 18.00	приемный день
Среда	с 9.00 до 18.00	приемный день
Четверг	с 9.00 до 18.00	приемный день
Пятница	с 9.00 до 17.00	приемный день

9. Сведения о месте нахождения Архивного комитета, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru в разделе "Власть" подразделе "Исполнительная власть Ленинградской области", далее - "Комитеты, управления и комиссии".

10. Портал государственных услуг Ленинградской области - http://www.gu.lenobl.ru/.

11. Информирование о процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- при личном обращении лица;

- на сайте Архивного комитета по адресу http://www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

12. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного комитета подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

13. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

14. При информировании при личном обращении специалисты Архивного комитета обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного комитета;

- при информировании по письменным обращениям специалисты Архивного комитета обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица;

- при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

15. Ответ на письменные обращения дается в срок, не превышающий 30 календарных дней.

16. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

17. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного комитета, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного комитета;

- блок-схема исполнения государственной функции (Приложение N 1 к административному регламенту);

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) должностных лиц Архивного комитета;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания для отказа в исполнении государственной функции;

- извлечения из текста настоящего административного регламента.

18. Вся перечисленная информация располагается также на портале государственных услуг (функций) Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru/.

Сроки исполнения государственной функции

19. Срок проведения как плановой, так и внеплановой проверки не может превышать двадцать рабочих дней.

20. В исключительных случаях срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен председателем Архивного комитета, но не более чем на двадцать рабочих дней.

21. О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется в течение 3-х рабочих дней до начала ее проведения.

О проведении внеплановой проверки юридическое лицо уведомляется Архивным комитетом не менее, чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения.

22. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения. В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключение о результатах проведенных исследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после их завершения.

23. В случае если проведение внеплановой проверки согласовывалось с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется в орган прокуратуры, в течение 5-ти рабочих дней со дня составления акта проверки.

24. Предписание составляется в течение 10 календарных дней со дня окончания проверки.

25. Проверка исполнения предписания осуществляется в течение 30 рабочих дней с момента истечения срока выполнения предписания.

26. Протокол об административном правонарушении составляется после его выявления. Если требуется дополнительное выяснение обстоятельств правонарушения либо получение данных о должностном лице или сведений о юридическом лице, в отношении которого составляется протокол, протокол составляется в течение 2-х суток с момента выявления административного правонарушения.

Копия протокола направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

27. Информация о выявленных нарушениях законодательства об архивном деле направляется в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации территориальный орган федерального органа исполнительной власти и(или) в прокуратуру в течение 10-ти рабочих дней с момента выявления правонарушений.

28. Протокол об административном правонарушении направляется мировому судье в течение 3-х суток с момента составления протокола.

Основания для приостановления либо прекращения
исполнения государственной функции

29. Исполнение государственной функции приостанавливается в случае отсутствия при проведении плановой или внеплановой выездной проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, за исключением случая проведения такой проверки по основанию, предусмотренному подпунктом "б" пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

30. Основания для прекращения исполнения государственной функции отсутствуют.

Требования к местам исполнения государственной функции

31. Исполнение государственной функции осуществляется в здании Архивного комитета, местами для приема посетителей в Архивном комитете являются кабинеты. Внутри помещений размещаются указатели нахождения соответствующих кабинетов. Места ожидания приема в Архивном комитете обеспечиваются стульями.

32. Помещения должны быть оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации, соответствовать санитарным правилам и нормам.

33. В здании, где осуществляется прием посетителей, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.

34. Рабочее место работника Архивного комитета, осуществляющего прием посетителей, должно быть обеспечено телефонной связью (в том числе междугородней и внутренней) и компьютером.

III. Административные процедуры

35. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- планирование проверки;

- подготовка и проведение проверки;

- оформление документов по результатам проверки;

- принятие мер в случае выявления нарушений законодательства об архивном деле;

- контроль исполнения ранее выданных предписаний;

- принятие мер в случае неисполнения ранее выданных предписаний.

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 1 к административному регламенту.

Планирование проверки

36. Плановая проверка осуществляется на основании ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - план проверок), а также тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области.

В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Архивный комитет направляет проект ежегодного Плана проведения плановых проверок в органы прокуратуры.

После завершения органами прокуратуры процедуры рассмотрения на предмет законности включения в него объектов государственного контроля (надзора) и внесения предложений о проведении совместных плановых проверок план утверждается председателем Архивного комитета.

План размещается на официальном сайте Архивного комитета по адресу http://www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

37. Плановые проверки проводятся не чаще, чем 1 раз в 3 года.

Основанием для включения плановой проверки в план проверок является истечение трех лет со дня:

- государственной регистрации юридического лица;

- окончания проведения последней плановой проверки.

38. Основаниями для проведения внеплановой проверки являются:

а) истечение срока исполнения ранее выданного предписания об устранении нарушений законодательства об архивном деле;

б) поступление в Архивный комитет обращений и заявлений физических и юридических лиц, в том числе информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также из публикаций средств массовой информации о фактах нарушений прав физических и юридических лиц в области архивного дела.

39. Внеплановая проверка государственных унитарных предприятий и учреждений, не включенных в план проверок, по основанию, указанному в подпункте "б" пункта 39, может быть проведена Архивным комитетом после согласования с органом прокуратуры по месту осуществления деятельности такого предприятия или учреждения.

Подготовка и проведение проверки

40. Плановая и внеплановая проверки проводятся в форме выездных проверок.

40.1. Проверка проводится специалистами Архивного комитета на основании распоряжения, подписанного председателем Архивного комитета или его заместителем (далее - распоряжение).

При необходимости к проведению проверки могут привлекаться работники государственного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" или муниципальных архивов Ленинградской области на основании распоряжения Архивного комитета, согласованного с их руководителями.

40.2. О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом посредством направления копии распоряжения Архивного комитета о проведении проверки, заверенной печатью Архивного комитета, в течение 3-х рабочих дней до начала ее проведения.

О проведении внеплановой проверки юридическое лицо уведомляется Архивным комитетом не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

40.3. План проверки, содержащий перечень вопросов, обязательных для изучения при осуществлении контроля соблюдения законодательства об архивном деле, утверждается председателем Архивного комитета.

40.4. Срок проведения проверки определяется председателем Архивного комитета с учетом объема предстоящих работ, но не может составлять более 20-ти рабочих дней. Даты начала и окончания проведения проверки указываются в распоряжении архивного комитета о проведении проверки.

40.5. Проверка проводится по месту нахождения юридического лица и(или) по месту фактического осуществления его деятельности и в соответствии с режимом работы проверяемого юридического лица.

40.6. При проведении проверки юридическое лицо обязано обеспечить присутствие руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований законодательства об архивном деле.

В случае необоснованного препятствования проведению проверки, уклонения от участия в проведении проверки руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или иной уполномоченный представитель юридического лица, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

40.7. В случае если руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица необоснованно препятствуют проведению проверки, уклоняются от проведения проверки или представления необходимых для работы проверяющего сведений (информации), материалов и документов, а равно совершают иные действия, препятствующие проведению проверки, специалистом Архивного комитета в тот же день составляется акт, в котором перечисляются соответствующие действия (приложение N 5).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается специалистом Архивного комитета. В акте производится запись с указанием даты вручения, должности, фамилии, имени, отчества руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя проверяемого юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки. Один экземпляр акта вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица. При отказе подписать и получить акт специалист Архивного комитета производит соответствующую запись в акте.

Председателем Архивного комитета принимается решение о составлении должностным лицом Архивного комитета в соответствии с пунктом 48 настоящего административного регламента, протокола в отношении руководителя или иного уполномоченного должностного лица проверяемого юридического лица о совершении административного правонарушения, предусмотренного статьей 19.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и направлении его на рассмотрение мировому судье в течение трех суток с момента составления.

Оформление документов по результатам проверки

41. По результатам проверки специалистами Архивного комитета, проводящими проверку, составляется акт проверки (приложение N 2). В акте проверки указываются:

- дата, время и место составления;

- наименование Архивного комитета;

- дата и номер распоряжения;

- фамилии, имена, отчества и должности специалистов, проводивших проверку;

- наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки;

- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

- сведения о результатах проверки;

- данные о нарушениях законодательства об архивном деле, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

- сведения об ознакомлении или отказе от ознакомления с актом проверки руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи;

- сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица указанного журнала;

- подписи должностного лица или должностных лиц и специалистов, проводивших проверку.

42. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в 2-х экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, второй - остается в Архивном комитете и помещается в наблюдательное дело юридического лица.

В случае отсутствия руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении с актом проверки, акт направляется в адрес юридического лица заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается вместе с уведомлением с отметкой о вручении к экземпляру акта проверки, хранящемуся в наблюдательном деле юридического лица.

К акту проверки прилагаются протоколы или заключения проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников юридического лица и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

43. В случае если для составления акта проверки необходимо получить заключение о результатах проведенных исследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после их завершения и вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое после получения отметки о вручении приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в наблюдательном деле юридического лица.

44. В случае если проведение внеплановой проверки согласовывалось с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется в орган прокуратуры в течение 5-ти рабочих дней со дня составления акта проверки.

45. Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную, служебную, коммерческую тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Применение мер в случае выявления нарушений
законодательства об архивном деле

46. В случае выявления нарушений законодательства об архивном деле специалист Архивного комитета, проводивший проверку, в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязан:

- составить проект предписания с указанием сроков устранения нарушений (приложение N 3);

- принять меры по контролю за устранением нарушений и их предупреждению.

47. Предписание составляется в 2-х экземплярах в течение 10 календарных дней со дня окончания проверки и подписывается председателем Архивного комитета или его заместителем.

Один экземпляр предписания вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку в Архивном комитете или по месту нахождения юридического лица, либо направляется в адрес юридического лица заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Второй экземпляр предписания остается в Архивном комитете и вместе с уведомлением с отметкой о вручении помещается в наблюдательное дело юридического лица.

48. О совершении административного правонарушения после его выявления составляется протокол (приложение N 4). Протокол составляется должностным лицом Архивного комитета по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном и объективном исследовании всех обстоятельств, на основе которых может быть установлено наличие или отсутствие административного правонарушения, а также иных фактов, имеющих значение для принятия решения о привлечении к ответственности либо об отказе в этом.

В случае если требуется дополнительное выяснение обстоятельств правонарушения либо получение данных о должностном лице или сведений о юридическом лице, в отношении которого составляется протокол, протокол составляется в течение 2-х суток с момента выявления административного правонарушения.

В протоколе указываются:

1) дата и место его составления;

2) должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол;

3) сведения о лице, в отношении которого он составлен:

для физического (должностного) лица - фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность (серия, номер, когда и кем выдан), ИНН, место регистрации (место жительства), место работы, должность;

для юридического лица - полное наименование юридического лица, ИНН, банковские реквизиты, место нахождения юридического лица;

для уполномоченного представителя юридического лица - фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность (серия, номер, когда и кем выдан), должность, доверенность (номер, дата выдачи).

4) место, время совершения и событие административного правонарушения с указанием статьи Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, предусматривающая# административную ответственность за выявленное административное правонарушение;

5) свидетели, потерпевшие (фамилия, имя, отчество, место жительства), если они имеются;

6) объяснения лица, совершившего административное правонарушение, или его уполномоченного представителя;

7) иные сведения, необходимые для разрешения дела;

8) перечень прилагаемых к протоколу документов.

При составлении протокола руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, в отношении которого он составлен, разъясняются их права и обязанности, предусмотренные Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, о чем делается запись в протоколе.

Руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, в отношении которого составлен протокол, предоставляется возможность ознакомления с протоколом. Указанное лицо вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

Для составления протокола руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченный представитель проверяемого юридического лица приглашается в Архивный комитет, о чем делается соответствующая запись в акте проверки. С учетом объективных обстоятельств председатель Архивного комитета может принять решение о составлении протокола по месту нахождения проверяемого юридического лица. В этом случае руководителю проверяемого юридического лица направляется уведомление о месте и времени составления протокола, подготовленное специалистом Архивного комитета и подписанное председателем Архивного комитета или его заместителем. Уведомление направляется заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается лично руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю проверяемого юридического лица. В случае неявки руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, в отношении которого должен быть составлен протокол, если они извещены надлежащим образом, протокол составляется в их отсутствие. Копия протокола направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Право на составление протокола имеют следующие должностные лица Архивного комитета: председатель Архивного комитета, заместитель председателя Архивного комитета, начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета.

Протокол подписывается должностным лицом его составившим, а также руководителем, иным уполномоченным должностным лицом или уполномоченным представителем юридического лица, в отношении которого составлен протокол. В случае отказа руководителя, иного уполномоченного должностного лица, уполномоченного представителя юридического лица от подписания протокола, а также в случае их неявки, в протоколе делается соответствующая запись.

Руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, в отношении которых составлен протокол, вручается под расписку копия протокола на месте его составления.

Протокол направляется мировому судье по месту совершения административного правонарушения в течение 3-х суток с момента составления протокола.

49. В случае выявления правонарушений, не входящих в компетенцию Архивного комитета, председатель Архивного комитета принимает решение о подготовке и направлении в течение 10-ти рабочих дней информации о нарушении законодательства об архивном деле в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации территориальный орган федерального органа исполнительной власти и(или) в прокуратуру.

Контроль исполнения ранее выданных предписаний

50. Юридическое лицо, в отношении которого проводилась проверка, информирует Архивный комитет о выполнении предписания в письменной форме в срок, установленный предписанием.

51. В течение 30 рабочих дней с момента истечения срока выполнения предписания Архивный комитет проводит проверку исполнения предписания.

52. По результатам проверки составляется акт проверки в соответствии с пунктами 41-45 настоящего административного регламента.

53. В случае неисполнения предписания в соответствии с пунктом 48 настоящего административного регламента, составляется протокол в отношении юридического лица о совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 19.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, для направления его на рассмотрение мировому судье в течение трех суток с момента составления.

54. В случае поступления в Архивный комитет от юридического лица, в отношении которого проводилась проверка, ходатайства о продлении срока исполнения предписания проводится проверка обстоятельств, изложенных в ходатайстве, и по результатам проверки председатель Архивного комитета принимает решение о согласовании или несогласовании продления срока исполнения предписания. О принятом решении юридическое лицо уведомляется простым письмом.

IV. Порядок и формы контроля
за исполнением государственной функции

55. Контроль исполнения государственной функции осуществляется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом и распоряжениями Архивного комитета, и включает в себя проведение проверок полноты и качества исполнения государственной функции, соблюдения порядка ее исполнения, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на них, принятие решений по жалобам на действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета.

56. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляет председатель Архивного комитета, заместитель председателя Архивного комитета, начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета.

57. Текущий контроль исполнения государственной функции осуществляется посредством:

проверки качества соблюдения и исполнения должностными лицами положений настоящего Административного регламента;

проверки обоснованности выдачи предписаний, в том числе на предмет соответствия выданных предписаний законодательству Российской Федерации.

58. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.

59. Плановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются в сроки, устанавливаемые председателем Архивного комитета.

60. Распоряжение председателя Архивного комитета о проведении внеплановой проверки полноты и качества исполнения государственной функции может быть издано на основании обращения лица, чьи права и законные интересы затрагиваются при осуществлении государственной функции.

61. По результатам проведенных проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Права и обязанности участников проверки, порядок обжалования
действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых
ими решений при исполнении государственной функции

62. Специалист Архивного комитета, проводящий проверку, обязан:

- перед началом проверки предъявить служебное удостоверение, ознакомить руководителя, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с распоряжением о назначении проверки и с полномочиями проводящих проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения проверки, со сроками и с условиями ее проведения;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы проверяемого юридического лица;

- знакомить руководителя проверяемого юридического лица, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченного представителя с результатами проверки;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

63. Специалист Архивного комитета, проводящий проверку, имеет право:

- требовать и получать все необходимые для достижения целей проверки документы (справки, письменные объяснения и иные материалы);

- требовать и получать копии документов на бумажном носителе и после надлежащего их оформления приобщать к материалам проверки (письменные копии документов на бумажных носителях должны быть сшиты, пронумерованы, подписаны уполномоченным лицом и скреплены печатью проверяемого юридического лица);

- требовать и получать разъяснения по существу проверяемых вопросов в устной и письменной форме;

- фотографировать доказательства нарушений для приобщения к акту проверки, предписанию и протоколу;

- при предъявлении служебного удостоверения находиться на территории, в административных зданиях и служебных помещениях проверяемого юридического лица;

- выполнять иные функции, предусмотренные распоряжением о проведении проверки.

64. Руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченный представитель проверяемого юридического лица обязан:

- назначить лиц, ответственных за организацию и проведение проверки;

- представлять по письменному запросу проверяющего специалиста Архивного комитета и в установленный им срок все необходимые для достижения целей проверки документы (справки, письменные объяснения и иные материалы), заверенные копии документов на бумажном носителе (копии документов должны быть сшиты, пронумерованы, подписаны уполномоченным лицом и скреплены печатью проверяемого юридического лица);

- давать устные и письменные объяснения по существу предмета проверки;

- предоставлять проверяющему специалисту Архивного комитета на срок проведения проверки отдельное служебное помещение, обеспечивающее сохранность документов, оборудованное необходимой мебелью, компьютером, организационно-техническими средствами, в том числе средствами телефонной связи.

65. Руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченный представитель проверяемого юридического лица имеют право:

- знакомиться со своими правами и обязанностями;

- обжаловать в установленном порядке действия специалиста Архивного комитета;

- знакомиться с актом проверки;

- в течение 15-ти календарных дней с даты получения акта проверки, предписания представить в Архивный комитет в письменной форме возражения в отношении акта проверки и(или) выданного предписания в целом или их отдельных положений с приложением документов (их заверенных копий), подтверждающих обоснованность возражений.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 6 июля 2012 г. N 9 в пункт 66 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

66. Юридическое лицо, полагающее, что его права были нарушены в ходе исполнения государственной функции (далее - заявитель), может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) специалистов Архивного комитета, проводивших проверку, осуществляемые в ходе проведения проверки на основании Административного регламента (далее - жалоба). Жалоба составляется на русском языке.

В жалобе указываются:

- полное наименование юридического лица (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя) или фамилия, имя, отчество должностного лица с указанием занимаемой им должности;

- почтовый адрес;

- суть жалобы;

- подпись;

- дата.

Жалоба направляется на имя председателя Архивного комитета.

В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться необходимые документы либо их заверенные копии.

Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации в Архивном комитете.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечению к ответственности специалиста Архивного комитета, допустившего нарушение в ходе исполнения государственной функции.

Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

В исключительных случаях, а также в случае направления запросов для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов, председатель Архивного комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя в письменной форме.

Ответ на жалобу не даётся в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддаётся прочтению.

Решение Архивного комитета может быть обжаловано в Администрацию Ленинградской области, а также в суд общей юрисдикции в порядке и сроки, установленные Гражданско-процессуальным кодексом Российской Федерации.

67. Юридическое лицо вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц Архивного комитета в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки обжалования, юрисдикция суда и оформление соответствующих заявлений устанавливаются процессуальным законодательством Российской Федерации.