Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 13 декабря 2007 г. N 89-ра "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга"

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

С изменениями и дополнениями от:

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Внимание

30 мая 2011 г., 11 июля 2013 г., 29 июля 2014 г., 23 ноября 2015 г.

В соответствии с пунктом 2 распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

2. Контроль за выполнением распоряжения остается за вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
руководитель Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга

В.Н. Лобко

Утверждена
распоряжением
Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга
от 13 декабря 2007 г. N 89-ра

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

30 мая 2011 г., 11 июля 2013 г., 29 июля 2014 г., 23 ноября 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Администрация Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет документационное обеспечение деятельности Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга.

Установленные Инструкцией требования и порядок работы с документами являются обязательными при организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы) в части, касающейся документов, направляемых Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, а также в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга.

1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на Секретариат Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Секретариат).

1.5. В Администрации Губернатора Санкт-Петербурга устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:

в отделе документационного обеспечения Секретариата осуществляется подготовка, оформление, регистрация и рассылка правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга; прием документов, поступающих в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга; регистрация документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, Аппарату Губернатора Санкт-Петербурга, Секретариату; рассмотрение документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, и направление их исполнителям по принадлежности вопросов; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;

в отделе координации и контроля Секретариата осуществляется контроль и анализ деятельности по исполнению правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга), правовых актов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

в Управлении по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Управление по работе с обращениями граждан) осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;

в Юридическом комитете Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Юридический комитет) ведется работа по рассылке правовых актов, поступающих Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, в исполнительные органы, структурные подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - структурные подразделения) в соответствии с их компетенцией и иные организации (в зависимости от содержания поступающих правовых актов), а также работа по учету судебных дел;

в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.

1.6. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.7. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.8. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается в соответствии с правилами работы с документами "Для служебного пользования".

1.9. Работники Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - работники) несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, в случае утраты документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

1.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

2.1.3. Основной государственный регистрационный номер

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.1.5. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:

организационно-распорядительная документация;

банковская документация;

финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистическая документация;

учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

документация по труду;

документация Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговая документация.

2.1.6. Наименование организации

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, Правительство Санкт-Петербурга, вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, Администрация Губернатора Санкт-Петербурга, структурные подразделения.

Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении об организации. Сокращенное наименование указывается в скобках и помещается ниже полного наименования или за ним.

Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации.

2.1.7. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера телефаксов, номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.1.8. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.1.9. Дата документа

Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Например, дату 5 апреля 2007 года следует оформлять 05.04.2007.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем, согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение и т.д.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.

2.1.12. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация Губернатора Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте.

2.1.13. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация Губернатора

Санкт-Петербурга

Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией.

Например:

Председателю

Законодательного Собрания

Санкт-Петербурга

В.А. Тюльпанову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно.

Например:
	Администрациям районов Санкт-Петербурга
или
	Руководителям исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Комитет по благоустройству

и дорожному хозяйству

Караванная ул., д. 9,

Санкт-Петербург, 191011

Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам исполнительных органов, а также при переписке между структурными подразделениями.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв.12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.1.14. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

Устанавливаются два способа утверждения документа: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа в верхнем поле первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты утверждения.

Например:

Утверждаю

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -

руководитель Администрации

Губернатора Санкт-Петербурга

Личная подпись В.Н. Лобко

17.05.2007

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа (инструкции, положения, правил, устава) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:

Утверждено

распоряжением Губернатора

Санкт-Петербурга

от 12.03.2007 N 112-рг

Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.15. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются организации, структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Сидоровой О.А.

Жукову П.К.

Прошу подготовить проект

распоряжения Губернатора

Санкт-Петербурга к 24.06.2007

Личная подпись Расшифровка подписи

17.05.2007

Инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

2.1.16. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

что? чего? (кого?), например:

Должностной регламент главного специалиста.

Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

2.1.17. Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.1.18. Отметка о наличии приложения

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:

1. Положение о Морском совете при Правительстве Санкт-Петербурга на 3 л. в 1 экз.

2. Состав Морского совета при Правительстве Санкт-Петербурга на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Договор от 31.03.2007 N 17 и приложение к нему, всего на 11 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение:

Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение" и указываются наименование распорядительного документа в дательном падеже, его дата и регистрационный номер.

В случае двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

Например:

Приложение N 2

к распоряжению

Губернатора Санкт-Петербурга

от 14.01.2007 N 8-рг

2.1.19. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Например:

Председатель Комитета по образованию

Личная подпись

О.В. Иванова

При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Комитета

Личная подпись

О.В. Иванова

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Председатель Комитета

по внешним связям Санкт-Петербурга

Личная подпись

А.В. Прохоренко

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Заместитель начальника Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальник отдела документационного обеспечения	Личная подпись	А.Н. Архангельский
Начальник протокольного сектора отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга	Личная подпись	Н.Г. Двигалева

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Б.Д. Никольский
Заместитель председателя комиссии	Личная подпись	Т.Н. Кожевникова
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.Е. Листвина
Члены комиссии	Личная подпись	А.Б. Алексеев
	Личная подпись	Б.Д. Бочкин
	Личная подпись	Л.И. Вербина

Фамилии членов комиссии располагаются, как правило, по алфавиту.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Председатель

Комитета финансов

Санкт-Петербурга

Председатель

Комитета по управлению

городским имуществом

Личная подпись

А.А. Никонов

Личная подпись

И.М. Метельский

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:

Исполняющий обязанности

председателя Комитета по культуре

Личная подпись

А.А. Иванова

2.1.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа - это реквизит документа, выражающий согласие другой организации, структурного подразделения, не являющихся авторами документа, с содержанием документа.

Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

Согласовано

Председатель

Комитета финансов Санкт-Петербурга

Личная подпись

09.02.2007

А.А. Никонов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Комитета

по здравоохранению

от 09.02.2007 N 4-56

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования

Положение о...

Согласовано		Согласовано
Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга		Письмо Комитета по здравоохранению от 09.02.2007N 4-56
Личная подпись	А.А. Никонов	Личная подпись	Ю.А. Щербук
14.04.2007		14.04.2007

2.1.21. Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:

Председатель Юридического комитета

Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

Личная подпись

25.02.2007

А.В. Митянина

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель Юридического комитета

Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

Личная подпись

25.02.2007

А.В. Митянина

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.22. Оттиск печати

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 3 к Инструкции.

Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати рекомендуется проставлять так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.23. Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику (включая ксерокопию) следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:

Верно
Начальник протокольного сектора Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
	Личная подпись	Н.Г. Двигалева
26.04.2007

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 56 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью.

Например:	В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов
	Верно
	Начальник протокольного сектора Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
	Личная подпись	Н.Г. Двигалева

	"____"____________200__ г.
	М.П.

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

2.1.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

А.А. Петров

(812) 576-45-67

2.1.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс 05.04.2007

В дело N 07-139

Личная подпись

05.05.2007

А.Н. Архангельский

или

Издан приказ от 01.04.2007 N 12

"О создании экспертной комиссии"

В дело N 07-150

Личная подпись

12.04.2007

А.Н. Архангельский

2.1.26. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга или структурное подразделение содержит наименование организации или структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости -время поступления).

2.1.27. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 4 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297420 мм) и А6 (105148 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в кремовый или желтый тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 30 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов в соответствии со схемами согласно приложениям N 5 и 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

2.3.1. Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и структурных подразделений разрабатываются Секретариатом и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.

Гербовые бланки писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга являются полиграфической продукцией строгой отчетности, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

2.3.2. Выдача гербовых бланков писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется машинописным бюро отдела документационного обеспечения Секретариата (далее - машбюро). Бланки постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга, постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга, распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на номерных бланках только в машбюро.

2.3.3. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.

2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в структурных подразделениях, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению N 7 к Инструкции.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение.

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости).

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"...

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В тексте документа инициалы располагаются, как правило, после фамилии.

В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах употребляется форма множественного числа: "решили", "постановили" и т.п.

3.2. Порядок оформления правовых актов

3.2.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга (постановление, распоряжение), Правительства Санкт-Петербурга (постановление, распоряжение), Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (распоряжение, приказ) (далее в пункте 3.2 - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа или должностного лица, издающего правовой акт, название вида акта, дату, номер, заголовок к тексту, подпись.

Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.2.3. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст правового акта может иметь преамбулу, распорядительную и заключительную части.

Преамбула в постановлении Губернатора Санкт-Петербурга завершается словом "постановляю".

Преамбула в постановлении Правительства Санкт-Петербурга завершается словами "Правительство Санкт-Петербурга Постановляет".

Преамбула в приказе Администрации Губернатора Санкт-Петербурга завершается словом "приказываю".

Слова "постановляю", "Постановляет", "Приказываю" печатаются отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяются от преамбулы и распорядительной части акта 1-1,5 межстрочным интервалом.

При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения.

3.2.4. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.1.14 Инструкции.

3.2.5. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.6. При наличии существенных и многочисленных изменений действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.7. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются лица, на которых возлагается контроль за его выполнением.

Например:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Кондакова К.В.

или

Контроль за выполнением приказа остается за вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Санкт-Петербурга" или "Вице-губернатор Санкт-Петербурга - руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга" и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

Губернатор

Санкт-Петербурга

В.И. Матвиенко

или

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
руководитель Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

В.Н. Лобко

Образец оформления распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга представлен в приложении N 8 к Инструкции, постановления Правительства Санкт-Петербурга - в приложении N 9 к Инструкции, приказа Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - в приложении N 10 к Инструкции.

Правовой акт после подписания Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга регистрируется, на основном документе и приложениях к нему проставляется печать Секретариата, а затем правовой акт тиражируется и рассылается протокольным сектором отдела документационного обеспечения Секретариата (далее -протокольный сектор) согласно списку рассылки. Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года.

При регистрации правовых актов используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами:

по основной деятельности:

в постановлении Губернатора Санкт-Петербурга - "пг";

в распоряжении Губернатора Санкт-Петербурга - "рг";

в постановлении Правительства Санкт-Петербурга - без буквы;

в распоряжении Правительства Санкт-Петербурга - "рп";

в распоряжении Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - "ра";

в приказе Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - "пв";

по кадровым вопросам:

в постановлении Губернатора Санкт-Петербурга - "пгк";

в распоряжении Губернатора Санкт-Петербурга - "ргк";

в постановлении Правительства Санкт-Петербурга - "к";

в распоряжении Правительства Санкт-Петербурга - "рпк";

в распоряжении Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - "рк";

в приказе Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - "пк".

Например:

"Приказ Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 15.04.2007 N 1025-пв".

3.3. Порядок оформления иных документов

3.3.1. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении N 11 к Инструкции.

Протоколы делятся на краткие и полные.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.

Например:

протокол заседания Правительства Санкт-Петербурга, протокол совещания с участием Губернатора Санкт-Петербурга и др.

В разделе "Присутствовали" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.

В протоколе заседания Правительства Санкт-Петербурга в разделе "Присутствовали" указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства Санкт-Петербурга. Если на соответствующее заседание Правительства Санкт-Петербурга приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности.

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:

1. Слушали... Выступили... Решили...

2. Слушали... Выступили... Решили и т.д.

В разделе "Слушали" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

В разделе "Выступили" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "Решили" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки протокольным сектором отдела документационного обеспечения Секретариата.

3.3.2. Акт

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

3.3.3. Служебное письмо

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Руководители структурных подразделений и исполнительных органов несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются:

Уважаемый Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

3.3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

текстовые (содержат только текст);

смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др.

Структура таблицы представлена ниже:

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
Заголовок строк	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

В исключительных случаях, например, при составлении номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, оформляются на гербовых бланках писем:

Губернатора Санкт-Петербурга;

Правительства Санкт-Петербурга;

вице-губернаторов Санкт-Петербурга;

Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

4.2. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал.

Например:

Его Величеству

Харальду V,

Королю Норвегии

г. Осло

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.3. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны, предусматриваются следующие реквизиты:

4.3.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

American National Social Institute

15 Noth 32 Street

New York, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

Например:

Mr.А.Widmar, Chairman,

D.Coke and Son Ltd

London SWK 48C

England

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr.Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

Madrid 28071

Espana

4.3.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.3.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.3.4. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Например:

"Уважаемый господин Блэк!", "Уважаемая госпожа Смит!".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В тексте писем, содержащих предложения о сотрудничестве, организации встреч, приеме делегаций и т.п., должна содержаться информация для адресата об ответственном исполнителе с указанием наименования исполнительного органа; должности, фамилии, имени, отчества; контактного телефона; адреса электронной почты.

4.3.5. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.3.6. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.3.7. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

4.4. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в Соединенные Штаты Америки).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образцы оформления конвертов международных почтовых отправлений и международных почтовых отправлений в Соединенные Штаты Америки даны в приложении N 12 к Инструкции.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

4.5. Необходимо указывать должность адресата, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт был вскрыт другим сотрудником.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

5.2. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники.

Документы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

5.3. Документы, передаваемые для печати в машбюро, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, черного или фиолетового цвета. Не принимаются для печатания документы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии документов.

При подготовке документов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.4. К проектам документов, передаваемых в машбюро для переноса на бланки, должен быть приложен диск с магнитной записью текста документа.

5.5. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.6. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал.

Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 10 мм.

В строке между словами не допускается наличия больших пробелов.

5.7. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков).

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "Приказываю", "Постановляет", "постановляю", "Слушали", "Выступили", "Решили", "Предлагаю".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.8. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

Согласовано

(1,5 интервала)

Председатель

Юридического комитета (1 интервал)

Администрации Губернатора

Санкт-Петербурга

А.В. Митянина

(1,5 интервала)

5.9. При печатании текста документа следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

5.10. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.

Например:

... решение Коллегии не выполнено... .

5.11. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.12. Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.

5.13. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре.

Например:

в двух экземплярах;

1-я очередь;

2-й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

В текстах документов рекомендуется способ записи цифр от 1 до 10 словесный, а от 10 и далее - цифровой.

5.14. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.15. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Ключевое слово заголовка печатается отдельной строкой прописными буквами.

Например:

Служебный распорядок
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

или:

План
мероприятий по реализации концепции развития пешеходных территорий исторического центра Санкт-Петербурга на 2005 - 2010 годы

или:

Образец
удостоверения к нагрудному знаку "За заслуги в развитии физической культуры и спорта Санкт-Петербурга"

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

5.16. Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа письма и печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля полужирным шрифтом. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

Председателю

Комитета по здравоохранению

Ю.А. Щербуку

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом. Например:

Уважаемый Иван Петрович!

5.17. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

Каблуков

Валентин Александрович

- заместитель руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальник Секретариата

Двигалева

Нина Григорьевна

- начальник протокольного сектора Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

5.18. Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

5.19. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, Список, Состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы в соответствии с приложением N 13 к Инструкции.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

Состав
Координационного совета...

Председатель
Тарасов Сергей Борисович	- вице-губернатор Санкт-Петербурга
Заместитель председателя
Иванова Ольга Владимировна	- председатель Комитета по образованию
Члены совета:
Александрова Инна Сергеевна (и далее в алфавитном порядке)	- начальник Управления...
Секретарь совета
Смирнова Анна Владимировна	- ведущий специалист...

5.20. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Реквизит "Подпись" печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Заместитель руководителя Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга -
начальник Секретариата

В.А. Каблуков

Подпись "Губернатор Санкт-Петербурга" печатается в две строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Например:

Губернатор
Санкт-Петербурга

В.И. Матвиенко

5.21. Фамилия и номер телефона исполнителя на письмах за подписью Губернатора Санкт-Петербурга печатаются в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа документа, на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

5.22. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.23. При печатании документа на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и без добавления каких-либо графических значков.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма отправляется в том случае, когда отправление документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению N 14 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер" или "HP", "Ваш" или "На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков пунктуации, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д.

Телеграмма составляется с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должны быть указаны инициалы и фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или должны быть написаны шариковой ручкой, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

исходящий номер и дата телефонограммы;

текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

входящий номер телефонограммы.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:

gubernator@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Требования к оформлению документов, передаваемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 2 и 3 Инструкции.

7. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

7.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов

Прием и обработка поступающих в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга документов осуществляется работниками сектора служебной документации отдела документационного обеспечения Секретариата (далее - сектор служебной документации).

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты.

Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются работнику сектора служебной документации под роспись согласно реестрам.

Документы, передаваемые через окно приема корреспонденции, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник сектора служебной документации проставляет на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении недостачи документов работниками сектора служебной документации составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению N 15 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в секторе служебной документации.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.

Документы, адресованные вице-губернаторам Санкт-Петербурга и руководителям структурных подразделений, передаются через адресные ячейки сектора служебной документации с последующей регистрацией в собственных базах данных. Работник, ответственный за получение документов в структурном подразделении, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку. Ошибочно поступившие документы должны быть возвращены в сектор служебной документации незамедлительно.

При передаче заказного почтового отправления работник сектора служебной документации записывает его штрихкодовый идентификатор в регистрационных формах (журнал, реестр) и передает под роспись адресату.

Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются работником сектора дежурной службы Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга с обязательной последующей передачей в сектор служебной документации для регистрации. Эти документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. О документе, требующем срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору Санкт-Петербурга работником сектора дежурной службы Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга с последующей его передачей в сектор служебной документации.

Документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в сектор служебной документации.

Документы, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, работникам Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга, работникам Секретариата, принимаются работником сектора служебной документации с проставлением штампа на обороте первого листа документа и указанием даты приема документа и личной подписи работника, принявшего документ. Документы от исполнительных органов должны представляться в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе. Работник, сдавший документ, расписывается в журнале приема корреспонденции с указанием даты и исходящего номера документа, после чего документы подлежат регистрации в секторе служебной документации, как правило, в день поступления или на следующий рабочий день.

На документах, поступивших после 16 часов текущего дня (в пятницу - после 15 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

Документы, которые работники Администрации Губернатора Санкт-Петербурга получили, минуя регистрацию в секторе служебной документации, подлежат обязательной регистрации.

Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

Регистрация документов в секторе служебной документации осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистема "Потоковое сканирование", входящей в состав ЕСЭДД. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов, а также правовые акты, указанные в разделе 10 Инструкции.

Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации документа регистрационный штамп и штрихкод с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрихкод - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.

Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности, например: к N 07-106/2103 - где "к" означает признак повторности документа.

Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП). К регистрационному номеру документа добавляется символ "@", например: N 07-135/1275@.

Документ передается на исполнение со штампом "ЭЦП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП, в случае неподтверждения подлинности ЭЦП исходящего документа он отправляется исполнителю.

7.2. Порядок прохождения входящих документов

Документы на бумажных носителях, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, после регистрации в секторе служебной документации поступают к начальнику Секретариата или его заместителю для рассмотрения и принятия решения о направлении их Губернатору Санкт-Петербурга или исполнителям по принадлежности вопросов. Документы, присланные по электронной почте, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга, рассматриваются заместителем начальника Секретариата и направляются исполнителям по принадлежности вопросов. При необходимости доклада Губернатору Санкт-Петербурга документы, присланные по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе, после чего регистрируются в секторе служебной документации.

Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа считается работник, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).

После рассмотрения документ возвращается в сектор служебной документации для фиксации резолюции в регистрационных формах ЕСЭДД и передачи исполнителям под расписку. Оригинал документа с резолюцией направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям - копии.

Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с остальными исполнителями. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением.

Документ с резолюцией, полученной на приеме у должностного лица, подлежит регистрации в секторе служебной документации. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.

Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение одного месяца (30 календарных дней). В случае, если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ в сектор служебной документации с объяснением причины возврата.

Оригинал документа со штампом "Подлежит возврату" исполнитель обязан вернуть в месячный срок после исполнения в сектор служебной документации вместе с информацией об его исполнении.

После завершения работы с документом исполнитель списывает его "В дело" и возвращает в сектор служебной документации.

Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.

7.3. Порядок прохождения исходящих документов

Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.

Представляемый на подпись Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, руководителям структурных подразделений проект документа должен быть завизирован всеми исполнителями, ответственными за его подготовку, с расшифровкой их подписей и указанием контактного телефона.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа.

Письма, подписанные Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первым заместителем руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, сотрудниками Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга, сотрудниками Аппарата вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, начальником Секретариата и его заместителями, регистрируются в секторе служебной документации и отправляются адресату, как правило, в день их подписания или на следующий рабочий день. Исполнителю направляется для сведения копия письма, подписанного Губернатором Санкт-Петербурга.

Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.

С подписанного и зарегистрированного исходящего документа и приложения к нему снимается копия для хранения в секторе служебной документации.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.

7.4. Передача документов на исполнение и их отправка

Зарегистрированные в секторе служебной документации документы передаются на исполнение в структурные подразделения и иные исполнительные органы под роспись в журнале приема-передачи документов. Работник, ответственный за получение документов, записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документов, перечисляет их входящие номера (при наличии у документа признака повторности входящего номера необходимо дополнительно к входящему номеру указать в скобках исходящий номер этого документа), например:

N 07-106/2103(03-13-622/06-0-1), подпись и расшифровку подписи.

Справки согласования правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга передаются через сектор служебной документации только с сопроводительным письмом.

Принимая документ на отправку, работник сектора служебной документации проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в сектор служебной документации: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом - за сутки.

К телеграмме, отправляемой через сектор служебной документации, должны быть приложены две копии.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.

Документы, не адресованные в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, раскладываются в адресные ячейки, предназначенные для обмена документами между другими исполнительными органами, работниками этих исполнительных органов самостоятельно. Работники, ответственные за получение этих документов, самостоятельно записывают номера документов в журнал приема-передачи документов.

Оформление отправки документов осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистемы "Экспедиция", входящей в состав ЕСЭДД.

Работники структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и иных исполнительных органов, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.

8. Регистрация письменных обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга на отдел приема обращений Управления по работе с обращениями граждан (далее - отдел приема обращений Управления).

8.2. Все поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга обращения первоначально поступают в сектор служебной документации, который в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает в отдел приема обращений Управления для регистрации.

Все обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, должны быть в тот же день переданы в отдел приема обращений Управления для регистрации.

Отдел приема обращений Управления регистрирует обращения, поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, в течение трех дней с момента их поступления в отдел приема обращений Управления.

8.3. При регистрации на обращениях ставится штамп отдела приема обращений Управления. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами исключительно при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Обращения в форме электронного документа распечатываются Управлением по работе с обращениями граждан и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения.

Например:

N 10.5-25 от 21.04.2007, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

21.04.2007 - дата регистрации.

8.4. Обращения, полученные, в том числе, в форме электронного документа, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются "В дело". Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.6. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

8.7. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.8. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.

8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются отделом приема обращений Управления на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие соответственно в структурные подразделения, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются отделом приема обращений Управления по реестрам (под расписку) в соответствующие исполнительные органы по принадлежности вопросов для их решения и ответа авторам.

Если обращение направляется для рассмотрения в исполнительный орган по поручению, содержащемуся в резолюции Губернатора Санкт-Петербурга, туда, как правило, направляется копия обращения, а его подлинник остается в отделе приема обращений Управления для формирования дела.

Обращения, поступившие в исполнительные органы из отдела приема обращений Управления, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией.

Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в отделе приема обращений Управления.

8.12. Службы делопроизводства исполнительных органов и отдел приема обращений Управления несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.

8.13. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, не позднее чем в семидневный срок направляются отделом приема обращений Управления по принадлежности вопросов с одновременным извещением об этом авторов обращений.

8.14. В случае, если на обращении отделом приема обращений Управления проставлен штамп "Подлежит возврату", обращение при ответе подлежит возврату в отдел приема обращений Управления.

8.15. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.16. Рассмотрение поступивших непосредственно в структурные подразделения обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями указанных подразделений, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в службе делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

Поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга обращения, адресованные лично Губернатору Санкт-Петербурга или требующие доклада Губернатору Санкт-Петербурга, по поручению Губернатора Санкт-Петербурга, в том числе устному, подлежат предварительному рассмотрению (ознакомлению с содержанием и подготовке проекта резолюции) начальником Секретариата или заместителем начальника Секретариата, которое производится, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращения в секторе писем.

Результаты рассмотрения обращений руководителями отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

8.17. Все рассмотренные руководителями соответствующих исполнительных органов обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в службы делопроизводства структурных подразделений и отдел приема обращений Управления, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.18. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае служба делопроизводства соответствующего структурного подразделения снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.

8.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.20. Срок рассмотрения исполнителями обращений, исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных дней. Сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга определяются законами Санкт-Петербурга.

8.21. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен руководителем структурного подразделения, но не более чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.

Сообщения о продлении срока рассмотрения обращения гражданину, направившему обращение, направляются только через службы делопроизводства структурных подразделений или отдел приема обращений Управления.

8.22. Ответы на обращения даются в письменном виде.

Ответы из структурных подразделений по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях к обращениям, зарегистрированным в отделе приема обращений Управления, направляются отделом приема обращений Управления должностному лицу, давшему поручение о снятии с контроля.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение.

8.23. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено,

например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга и т.д.;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

8.24. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

8.25. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел приема обращений Управления, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Работники отдела приема обращений Управления проверяют все подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.23 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.23 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

8.26. На бланках ответов на обращение проставляются дата отправки и регистрационный номер обращений. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.

Подлинники ответов направляются отделом приема обращений Управления в сектор служебной документации, который осуществляет отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются отделом приема обращений Управления в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.27. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

8.28. Исполнительные органы представляют ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Обобщение и анализ информации о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах, заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями готовятся Управлением по работе с обращениями граждан и выносятся на рассмотрение Губернатора Санкт-Петербурга и вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также доводятся до сведения членов Правительства Санкт-Петербурга.

9. Организация приема и рассмотрения устных обращений граждан

9.1. Организацию приема граждан Губернатором Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга обеспечивает Управление по работе с обращениями граждан.

9.2. Прием граждан осуществляется посредством:

приема сотрудниками отдела приема обращений Управления в приемной Правительства Санкт-Петербурга, в том числе в режиме видеоконференц-связи и иных видов связи, а также консультирования граждан по справочным телефонам;

личного приема граждан Губернатором Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга и руководителями исполнительных органов, в том числе в режиме видеоконференц-связи.

9.3. Организация личного приема граждан включает в себя:

составление ежемесячного графика личного приема граждан членами Правительства Санкт-Петербурга и руководителями исполнительных органов, представляемого на утверждение вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, и обеспечение его соблюдения;

прием устных обращений граждан;

предварительную запись граждан на личный прием к членам Правительства Санкт-Петербурга и руководителям исполнительных органов, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

участие в проводимых членами Правительства Санкт-Петербурга и руководителями исполнительных органов личных приемах граждан и их документационное обеспечение;

осуществление контроля за выполнением решений, принятых лицом, проводившим личный прием.

9.4. К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к Губернатору Санкт-Петербурга, членам Правительства Санкт-Петербурга, руководителям исполнительных органов, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, исполнительного органа. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник отдела приема обращений Управления и по результатам рассмотрения осуществляет запись на личный прием к Губернатору Санкт-Петербурга, члену Правительства Санкт-Петербурга, руководителю исполнительного органа.

Запись заявителя на личный прием не производится в случае, если:

решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию соответствующего государственного органа (с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться);

по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов;

заявитель обжалует судебное решение;

у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;

заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).

9.5. Учет устных обращений осуществляет отдел приема обращений Управления в ЕСЭДД.

9.6. При записи гражданина на личный прием к должностному лицу сотрудники отдела приема обращений Управления:

готовят карточку личного приема граждан согласно приложению N 16 к Инструкции;

формируют дело, в которое включают переписку по предыдущим обращениям гражданина, хранящуюся в отделе приема обращений Управления; правовые акты; справки организаций, рассматривавших обращение; и иные документы по данному вопросу.

Сформированное дело не позднее чем за три дня до назначенного дня приема передается по реестру для ознакомления должностного лица.

9.7. Решение, принятое должностным лицом на личном приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, производившим личный прием, и после регистрации в отделе приема обращений Управления направляется исполнителю.

9.8. Исключен. - Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2015 года N 45-ра.

9.9. Исключен. - Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2015 года N 45-ра.

9.10. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

9.11. Поручения по обращению должны исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

9.12. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившим срок исполнения, либо начальником Управления по работе с обращениями граждан.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДД.

9.13. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с поручениями руководителя исполнительного органа, анализируются сотрудниками отдела приема обращений Управления и направляются должностному лицу, давшему поручение.

В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает требованиям пункта 8.23 Инструкции, отдел приема обращений Управления повторно направляет исполнителю документы для рассмотрения по существу и подготовки проекта ответа.

9.14. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

9.15. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций в приемную Правительства Санкт-Петербурга работники отдела приема обращений Управления готовят:

статистические справки о количестве граждан, принятых Губернатором Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга, - один раз в месяц, квартал, год;

статистические справки о выполнении поручений должностных лиц по рассмотрению обращений граждан - один раз в месяц, квартал, год.

10. Организация работы с правовыми актами, поступившими в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга

10.1. Поступившие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга правовые акты, принятые федеральными органами государственной власти, Законодательным Собранием Санкт-Петербурга, органами государственной власти Ленинградской области, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления в Санкт-Петербурге (далее в настоящем разделе - правовые акты), регистрируются в секторе служебной документации.

10.2. В секторе служебной документации правовые акты проходят первичную регистрацию с указанием вида акта (федеральный конституционный закон, федеральный закон, Указ Президента Российской'Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Президента Российской Федерации и другие правовые акты, принятые федеральными органами государственной власти; Устав Санкт-Петербурга, закон Санкт-Петербурга, постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга; закон соответствующего субъекта Российской Федерации, иные правовые акты органов государственной власти субъектов Российской Федерации; устав муниципального образования в Санкт-Петербурге, иные правовые акты органов местного самоуправления в Санкт-Петербурге), даты его принятия (издания) и номера, а также регистрационного номера и даты поступления (регистрации) в секторе служебной документации.

10.3. Правовые акты передаются сектором служебной документации под роспись для дальнейшей обработки и хранения в Юридическом комитете.

10.4. В Юридическом комитете правовые акты проходят регистрацию с заполнением регистрационной карты правового акта, поступившего в Юридический комитет, по форме согласно приложению N 17 к Инструкции, в которой указываются: вид, наименование, дата регистрации, номер правового акта, список структурных подразделений и исполнительных органов, в которые необходимо направить данный документ для ознакомления. Рассылка документов производится в соответствии с компетенцией структурных подразделений и исполнительных органов.

10.5. Регистрационная карта прилагается к правовому акту, который передается председателю Юридического комитета для ознакомления и утверждения списка рассылки.

10.6. Все этапы обработки правовых актов фиксируются с использованием компьютера. После осуществления рассылки правовой акт помещается в соответствующее дело для дальнейшего хранения.

11. Организация контроля за исполнением документов и согласованием правовых актов

11.1. Организация контроля за исполнением документов

11.1.1. Согласно Регламенту Правительства Санкт-Петербурга контролю подлежит исполнение следующих видов документов:

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений Президента Российской Федерации, в том числе содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, поступивших в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений, содержащихся в нормативных и организационных актах федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

законов Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга;

распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга, совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, в протоколах совещаний Губернатора Санкт-Петербурга с вице-губернаторами Санкт-Петербурга и протоколах совещаний с главами администраций районов Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по контролю за рассмотрением законопроектов в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по депутатским запросам и обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступивших в установленном порядке;

письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата, заместителя начальника Секретариата.

11.1.2. Контроль за исполнением организационных и правовых актов осуществляют:

сектор контроля исполнения отдела координации и контроля Секретариата (далее - сектор контроля) - за исполнением законов Санкт-Петербурга, постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга, постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга, письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга и поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга и протоколах совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, протоколах совещаний с главами администраций районов Санкт-Петербурга, распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

аппараты вице-губернаторов Санкт-Петербурга - за исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с участием вице-губернаторов Санкт-Петербурга, и письменных поручений вице-губернаторов Санкт-Петербурга.

Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в отделе приема обращений Управления.

11.1.3. Контроль за исполнением организационных и правовых актов включает:

постановку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

проверку качества исполнения;

учет и анализ результатов исполнения.

11.1.3.1. На документах, исполнение которых контролируется, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" с указанием даты постановки на контроль.

11.1.3.2. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт по форме согласно приложению N 18 к Инструкции. Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое контролируемое задание (пункт документа, резолюция и т.д.) для конкретного исполнителя.

11.1.4. В сектор контроля для постановки на контроль поступают:

из протокольного сектора - правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга с главами администраций районов Санкт-Петербурга; распоряжения и приказы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

из сектора служебной документации - поручения Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

из отдела приема обращений Управления - письма, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата или заместителя начальника Секретариата.

11.1.5. В секторе контроля документы подготавливают (кодируют) для последующего ввода информации в базу данных автоматизированной системы контроля исполнения документов в рамках ЕСЭДД.

11.1.6. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям осуществляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после поступления контролируемых документов в сектор контроля, аппараты вице-губернаторов Санкт-Петербурга и структурные подразделения. Отправка контрольных карт исполнителям может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, в этом случае она заверяется ЭЦП сотрудника сектора контроля. Контрольные карты с отчетами о проделанной работе должны быть заверены подписью руководителя исполнительного органа или конкретного лица, которому было дано поручение (в случае передачи по электронной почте по электронному адресу сектора контроля должны быть заверены ЭЦП руководителя исполнительного органа или конкретного исполнителя).

11.1.7. На каждый контролируемый документ оформляется дело, в которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении задания и другие материалы, характеризующие исполнение.

11.1.8. Предупреждение о наступлении сроков исполнения сектор контроля осуществляет с помощью справок предупредительного контроля, которые направляются членам Правительства Санкт-Петербурга и исполнителям два раза в месяц. Справка предупредительного контроля содержит сведения о мероприятиях, которые должны быть выполнены в течение отчетного периода.

Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до наступления срока исполнения представить в сектор контроля соответствующую заполненную контрольную карту. Допускается прилагать к контрольной карте документы, подтверждающие выполнение или объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

11.1.9. Контрольная карта с представленной информацией направляется исполнителем в сектор контроля для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

о снятии с контроля;

о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего выполнения;

об установлении нового срока исполнения или контроля.

11.1.9.1. В исключительных случаях при неисполнении или неполном исполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, организационных актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, допускается однократный перенос сроков их исполнения (с учетом обоснованных предложений должностных лиц, на которых согласно Регламенту Правительства Санкт-Петербурга возложен контроль за исполнением соответствующих актов), решение о котором принимается Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первым заместителем руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителем руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальником Секретариата, заместителем начальника Секретариата или начальником сектора контроля.

В случае неисполнения поручения в повторно установленный срок оно считается невыполненным и учитывается как неисполненное при подведении итогов и расчете коэффициента исполнительской дисциплины, оставаясь при этом на контроле до полного исполнения или принятия Губернатором Санкт-Петербурга решения об отмене.

11.1.9.2. Снятие с контроля исполненных правовых актов производится на основании письменных представлений должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением соответствующих правовых актов. Решение о снятии с контроля отдельного поручения (пункта) правового акта принимается на основании информации о полном его исполнении, представленной руководителями исполнительных органов, ответственных за исполнение.

Снятие с контроля исполненных организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется на основании информации, представленной руководителями исполнительных органов, ответственных за исполнение, о полном исполнении организационного акта или отдельного поручения, содержащегося в нем.

Снятие с контроля поручений Губернатора Санкт-Петербурга по запросам депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга принимается на основании информации о полном исполнении, завизированной представителем Губернатора Санкт-Петербурга в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга.

Решение об отмене исполнения правового акта (отдельного пункта, содержащегося в нем) принимается при условии подготовки нового правового акта, отменяющего предыдущий или вносящего в него изменения. Ответственность за подготовку правового акта возлагается на должностное лицо, ответственное за контроль исполнения первичного акта.

Контрольная карта с отметкой о снятии с контроля и приложенные документы подшиваются в дело.

11.1.9.3. В случае принятия решения о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего исполнения исполнитель незамедлительно готовит соответствующие материалы по исполнению документа (поручения).

11.1.9.4. В случае установления нового срока контроля сектор контроля вводит изменения в базу данных и заполняет новую контрольную карту, которая направляется исполнителю.

11.1.10. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, протоколах, поручениях (резолюциях) должностных лиц по служебным документам, указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителя.

11.1.10.1. Документы, в которых срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней со дня издания документа или даты наложения резолюции.

11.1.10.2. Документы, имеющие в тексте штамп "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.

11.1.10.3. Документы, имеющие в тексте штамп "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.

11.1.10.4. Документы, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.

11.1.10.5. Если последний день срока исполнения документа (задания) приходится на нерабочий день, то документ (задание) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

11.1.10.6. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.

11.1.11. Депутатские запросы подлежат исполнению в сроки, установленные законодательством.

11.1.12. В случае, если исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

11.1.13. Замена исполнителя или организации-исполнителя или отмена исполнения могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя или органа, давшего поручение.

11.2. Организация контроля согласования проектов правовых актов с использованием автоматизированной информационной системы "Контроль согласования проектов правовых актов"

11.2.1. Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - проекты) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга.

11.2.2. Контроль за соблюдением сроков согласования проектов правовых актов с использованием автоматизированной информационной системы "Контроль согласования проектов правовых актов" (далее - АИС КСПА) в исполнительных органах осуществляют:

отдел координации и контроля Секретариата;

аппарат вице-губернатора Санкт-Петербурга, курирующий исполнительные органы;

ответственное лицо в исполнительном органе, являющемся разработчиком проекта.

11.2.3. Процесс организации контроля за согласованием проектов с использованием АИС КСПА включает:

регистрацию проектов в АИС КСПА;

контроль за сроками согласования проектов;

подготовку отчетов и анализ результатов согласования проектов.

11.2.4. Ответственность за регистрацию проектов в АИС КСПА и контроль за сроками согласования проектов в согласующих инстанциях возлагается на ответственное лицо в исполнительном органе, являющемся разработчиком указанных проектов.

11.2.5. Подготовленный в соответствии с пунктами 3.6.1-3.6.15 Регламента Правительства Санкт-Петербурга проект направляется разработчиком проекта вице-губернатору Санкт-Петербурга в соответствии с установленным распределением обязанностей (при отсутствии члена Правительства Санкт-Петербурга - иному члену Правительства Санкт-Петербурга в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Губернатором Санкт-Петербурга) для принятия решения о необходимости направления проекта на рассмотрение и согласование в исполнительные органы.

11.2.6. После визирования проекта вице-губернатором Санкт-Петербурга ответственный за согласование проекта регистрирует проект в АИС КСПА, указывая все согласующие органы. Уникальный регистрационный номер проекта (далее - РНП) в дальнейшем используется для однозначной идентификации проекта при осуществлении контроля сроков его рассмотрения. РНП проставляется ответственным лицом организации-разработчика на первом листе справки о согласовании проекта.

В основном окне АИС КСПА нажатием кнопки "Новый проект" открывается карточка "Ввод нового проекта". Поля "Разработчик" и "Вице-губернатор" заполняются по умолчанию в случае заполнения данных с помощью раскрытия окна "Настройки системы" в меню "Сервис" пункта "Настройки системы". Поля "Вид проекта" и "Наименование проекта" заполняются в соответствии с данными проекта.

Нажатием кнопки "Добавить" вносятся наименования согласующих инстанций (выбираются из классификатора "Исполнители"). В поле "Дата отправки", которое по умолчанию заполняется текущей датой, проставляется реальная дата отправки проекта в согласующую инстанцию.

После регистрации проекта АИС КСПА автоматически формирует электронное сообщение о направлении в адрес согласующей организации (на электронный адрес ответственного) проекта.

Отметка "Оповещать по e-mail" проставляется в случае передачи текстовых оповещений о проекте для оповещения в согласующие инстанции.

11.2.7. Передача сообщения и регистрационных данных в согласующие инстанции осуществляется автоматически после нажатия кнопки "Сохранить".

11.2.8. Передача сообщения и регистрационных данных в централизованную базу данных осуществляется автоматически после нажатия кнопки "Выход".

11.2.9. Прием сообщений и данных из согласующих инстанций осуществляется с помощью режима "Ответы от согласующих инстанций" АИС КСПА.

11.2.10. Информация о результатах регистрации проектов (дата регистрации проекта) и согласования проектов (дата согласования проекта) передается из АИС КСПА согласующих организаций в АИС КСПА организации-разработчика, от которых она поступает в централизованный банк данных АИС КСПА, находящийся в Секретариате, в автоматическом режиме.

11.2.11. Прием данных в централизованной базе данных осуществляется с помощью режима "Импорт" АИС КСПА.

11.2.12. Прием данных в согласующих инстанциях осуществляется с помощью режима "Сервис" - "Прием данных" - "КСПА" в рамках автоматизированной системы "Служебная корреспонденция".

Прием регистрационных данных в автоматизированной системе "Служебная корреспонденция" осуществляется только после поступления в согласующую инстанцию проекта на бумажном носителе.

11.2.13. Передача данных о дате регистрации и дате подписания проекта из согласующих инстанций в базу данных разработчика и централизованную базу данных АИС КСПА осуществляется при сохранении данных в автоматизированной системе "Служебная корреспонденция" автоматически.

11.2.14. При отсутствии информации о регистрации и (или) согласовании проектов по истечении установленных сроков АИС КСПА разработчика централизованной базы данных автоматически фиксирует нарушения сроков и отсчитывает срок нарушения согласования проекта конкретным согласующим органом.

11.2.15. В день поступления проекта на согласование ответственный за проекты согласующей организации обязан зарегистрировать проект в АИС КСПА, введя дату поступления проекта. При этом данные о регистрации (дата регистрации проекта) автоматически направляются в АИС КСПА организации-разработчика, а также в централизованный банк данных АИС КСПА.

11.2.16. Не позднее чем через семь рабочих дней со дня получения проекта согласующая организация обязана согласовать проект, отправить ответ организации-разработчику и зарегистрировать факт согласования, введя дату и результат согласования в АИС КСПА.

11.2.17. Информация о согласовании (дата согласования проекта и результат согласования) автоматически направляется в АИС КСПА организации-разработчика, а из нее в централизованный банк данных АИС КСПА.

11.2.18. При отсутствии информации о регистрации и (или) согласовании проектов по истечении установленных сроков АИС КСПА автоматически фиксирует нарушение Регламента Правительства Санкт-Петербурга со стороны согласующей организации и начинает отсчет нарушения срока согласования.

11.2.19. После согласования проекта всеми согласующими организациями ответственный за согласование организации-разработчика направляет проект в Юридический комитет для юридического заключения. Автоматически АИС КСПА направляет уведомление в адрес Юридического комитета, а также в централизованный банк данных АИС КСПА.

11.2.20. В день поступления проекта на согласование Юридический комитет обязан зарегистрировать проект в АИС КСПА, введя дату получения проекта. При этом данные о регистрации (дата регистрации проекта) автоматически направляются в АИС КСПА организации-разработчика, а также в централизованный банк данных АИС КСПА.

Проекты, не зарегистрированные организацией-разработчиком (не имеющие РНП), Юридическим комитетом не рассматриваются.

11.2.21. Не позднее чем через семь рабочих дней (в исключительных случаях - 15 рабочих дней) со дня получения проекта Юридический комитет должен подготовить заключение (решение), отправить ответ организации-разработчику и зарегистрировать факт согласования, введя дату и результат согласования в АИС КСПА. При этом данные согласования (дата согласования проекта и результат согласования) автоматически направляются в АИС КСПА организации-разработчика, а также в централизованный банк данных АИС КСПА.

11.2.22. При положительном заключении Юридического комитета проект направляется в Секретариат для подписания Губернатором Санкт-Петербурга.

11.2.23. После подписания правового акта Губернатором Санкт-Петербурга и регистрации данного факта в протокольном секторе в централизованный банк данных АИС КСПА автоматически поступает информация о дате подписания и регистрационном номере подписанного правового акта.

11.2.24. В аппаратах вице-губернаторов Санкт-Петербурга назначаются должностные лица, ответственные за осуществление текущего контроля за согласованием проектов, разработанных исполнительными органами, курируемыми соответствующим вице-губернатором Санкт-Петербурга. Справка о состоянии дел представляется еженедельно вице-губернаторам Санкт-Петербурга.

11.2.25. Все данные о регистрации и сроках согласования проектов передаются исполнительными органами посредством АИС КСПА в централизованный банк данных АИС КСПА Секретариата.

11.2.26. Отдел координации и контроля Секретариата осуществляет централизованный контроль за согласованием проектов в исполнительных органах. Контроль осуществляется путем получения оперативных сводок, аналитических и статистических отчетов о ходе согласования проектов.

11.2.27. Отчет о состоянии дел в целом по согласованию проектов еженедельно представляется Губернатору Санкт-Петербурга.

12. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

12.1. Номенклатура дел

12.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

12.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.

12.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов и т.д.), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.

12.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга составляется отделом документационного обеспечения Секретариата на основе номенклатур дел структурных подразделений и оформляется по форме согласно приложению N 19 к Инструкции. Так же оформляются номенклатуры дел структурных подразделений.

12.1.5. Сводная номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет, визируется начальником отдела документационного обеспечения Секретариата и согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области (далее - Архивный комитет), а затем утверждается вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. В случае коренного изменения структуры Администрации Губернатора Санкт-Петербурга номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

12.1.6. При составлении новой сводной номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга номенклатуры дел структурных подразделений должны быть сданы в отдел документационного обеспечения Секретариата до 1 ноября текущего года.

12.1.7. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел.

12.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга являются наименования структурных подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов из сводной номенклатуры дел для использования в работе.

12.1.9. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке:

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства.

Так, сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например, "разные материалы", "общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название организации, структурного подразделения);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела, располагаемый в принятой последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Например:

"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.

Например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Например:

"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга и документы к ним".

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций.

Например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название организации либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании в заголовке дела корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

"Переписка с Росархивом о...";

"Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2006 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2006 года";

"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2006 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

"Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета по представлению экспертной комиссии Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - ЭК).

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения и др.

По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, составляется по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.

12.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в структурных подразделениях формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях - управлениях, отделах, секторах и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.).

6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2" и т.д.

7. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам).

8. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

9. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении и т.п.

10. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

11. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

12. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

12.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.

4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т.п.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.

6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.

7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

10. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций.

11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждое лицо, замещавшее государственную должность Санкт-Петербурга, или лицо, замещавшее должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - должность гражданской службы), отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности:

опись документов, имеющихся в личном деле;

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

дополнение к анкете;

автобиография;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;

сведения о полученных доходах и принадлежащем на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;

справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

письменное заявление о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;

копия акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;

экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга;

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии решений о поощрении и о наложении дисциплинарного взыскания (в случае, если оно не снято и не отменено);

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

заявление об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;

копия акта об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе;

лист ознакомления с личным делом;

лист-заверитель дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.

12. Законченные в делопроизводстве личные дела работников, замещавших должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (осуществлявших техническое обеспечение деятельности Администрации Губернатора Санкт-Петербурга), личные дела помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также личные дела помощников членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации формируются отдельно, документы группируются в хронологической последовательности.

13. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

14. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

15. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в отдел документационного обеспечения Секретариата дел с документами постоянного и долговременного хранения их необходимо переформировать в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

12.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в отдел документационного обеспечения Секретариата для дальнейшего хранения. Порядок и сроки приема документов согласовываются с отделом документационного обеспечения Секретариата.

Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту работниками этих структурных подразделений в установленном порядке.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, и включает следующее:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подготовленные к сдаче дела постоянного хранения и по личному составу проверяются работником отдела документационного обеспечения Секретариата. Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены работником структурного подразделения, сдающим дела.

12.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях осуществляется членами ЭК и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в отдел документационного обеспечения Секретариата для дальнейшего хранения;

отбор документов временного хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

12.6. Оформление дела

Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению работниками структурных подразделений перед их передачей на хранение в отдел документационного обеспечения Секретариата.

Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

переплет дела;

составление внутренней описи документов согласно приложению N 21 к Инструкции (при необходимости);

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению N 22 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а; 1б.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа, на внутренней стороне обложки.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Сложенный лист формата A3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

12.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме согласно приложению N 23 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование организации (Администрация Губернатора Санкт-Петербурга);

наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок дела;

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Наименования организации и структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

На обложке дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации (структурного подразделения), а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.

Например:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, N 1-100, т.1".

На обложке дела указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например:

09.04.2005

Даты дела не указываются на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено, а не даты издания приказов о приеме и увольнении.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например:

[не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?].

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

12.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше десяти лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел документационного обеспечения Секретариата, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении.

При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:

1. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

3. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, сначала полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью. На каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется.

4. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за....год, дело N ...", которая помещается после последнего заголовка в описи. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи.

5. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

6. Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.

12.8.1. Опись дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 24 к Инструкции.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Администрации Губернатора Санкт-Петербурга за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

После утверждения годового раздела Экспертно-проверочной методической комиссией Центрального государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК ЦГА Санкт-Петербурга) опись утверждается вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, затем первый экземпляр описи передается в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (далее - ЦГА Санкт-Петербурга), а остальные экземпляры остаются в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению N 25 к Инструкции.

Законченная опись вместе с титульным листом переплетается.

12.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению N 26 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется в двух экземплярах.

12.8.3. Опись дел по личному составу.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 27 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка и др.) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи. При отправке личных дел почтовым отправлением к личному делу составляется сопроводительное письмо с двумя экземплярами акта приема-передачи, один из которых должен быть возвращен после подписания его запрашиваемой организацией. Личные дела отправляются ценным письмом с уведомлением о вручении.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение десяти лет в Управлении кадров и государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, опись личных дел представляется в ЦГА Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем описи и работником Управления кадров и государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, согласовывается с ЭПМК ЦГА Санкт-Петербурга и утверждается вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

При необходимости проведения справочной работы документы хранятся в структурных подразделениях.

12.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении организуется розыск данных документов работниками указанного структурного подразделения. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, утверждаемый вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. Акт оформляется согласно приложению N 28 к Инструкции в четырех экземплярах.

12.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего самостоятельно уничтожаются работниками этих структурных подразделений по акту, который согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения Секретариата, оформляется согласно приложению N 29 к Инструкции и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2004 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 года.

12.9. Порядок выдачи дел и использования документов, находящихся на хранении

Исходя из целей работы с документами дела выдаются:

во временное пользование работникам структурных подразделений;

во временное пользование представителям других организаций.

Выдача находящихся на хранении дел во временное пользование работникам структурных подразделений производится на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения. Выдача дел без запроса не допускается.

Выдача дел работникам структурных подразделений для подготовки и выдачи справок по запросам организаций, учреждений, предприятий и граждан производится под роспись в карте-заместителе дела.

Выдача дел во временное пользование представителю другой организации производится на основании письма данной организации с разрешения вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование согласно приложению N 30 к Инструкции, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в подразделении, где хранятся документы, другой экземпляр выдается получателю.

При выдаче дела постоянного хранения, дела по личному составу на место выданного дела вкладывается карта-заместитель дела, которая оформляется согласно приложению N 31 к Инструкции.

Выдача заверенных копий документов, находящихся на хранении в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, производится только по письменному запросу, подписанному руководителем структурного подразделения или его заместителем. Структурные подразделения могут выдавать копии только тех документов, автором которых является Администрация Губернатора Санкт-Петербурга. Заверенная копия документа выдается под роспись. При выдаче копии документа в деле делается отметка на листе выданных документов, оформленном согласно приложению N 32 к Инструкции.

Учреждениям, организациям, предприятиям выдаются официально заверенные копии документов в одном экземпляре на основании письменного запроса только по вопросам, затрагивающим интересы обратившейся за заверенной копией организации, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.

На основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, граждан - на основании заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, сотрудники структурных подразделений выдают необходимые справки по документам, сформированным в этих структурных подразделениях, независимо от места их хранения. Справки составляются на основании документов, относящихся к вопросу заявления.

В справках приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справках выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в текстах справок при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.

К справкам могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

При отсутствии документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов и даются необходимые рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

Справки и копии заверенных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом. Справки и копии заверенных документов могут выдаваться под роспись на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель справки или копии заверенных документов расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в деле, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя.

Гражданам представляется возможность ознакомиться в секторе приема граждан с копиями документов, непосредственно затрагивающих права и свободы граждан, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.

12.10. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и (или) ее структурных подразделений

12.10.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и упразднении или преобразовании ее структурных подразделений регулируется правовыми актами.

12.10.2. При ликвидации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга: документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в ЦГА Санкт-Петербурга по акту приема-передачи документов на постоянное хранение, оформленному согласно приложению N 33 к Инструкции;

документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга.

12.10.3. При упразднении или преобразовании структурного подразделения: документы постоянного хранения должны быть переданы в отдел документационного обеспечения Секретариата по акту приема-передачи документов, оформленному согласно приложению N 34 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы при упразднении - в отдел документационного обеспечения Секретариата, при преобразовании - другому структурному подразделению в соответствии с его компетенцией по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов, оформленных отдельно за каждый год;

документы с истекшими сроками хранения должны быть уничтожены работниками упраздненного (преобразованного) структурного подразделения в установленном порядке.

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

6. Документы с пометкой "лично".

7. Копии счетов на оплату.

8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания и т.д.).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. Номенклатуры дел.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников и т.д.).

6. Описи дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета и т.д.).

10. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство и т.д.).

14. Структура и штатная численность.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

16. Уставы организаций.

17. Формы унифицированных документов.

18. Тарифные ставки.

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт и т.д.).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.).

15. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Реквизиты документов

Наименование реквизита	Код реквизита
Герб Санкт-Петербурга	01
Код организации по ОКПО	02
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	03
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	04
Код формы документа по ОКУД	05
Наименование организации	06
Справочные данные об организации	07
Наименование вида документа	08
Дата документа	09
Регистрационный номер документа	10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	11
Место составления или издания документа	12
Адресат	13
Гриф утверждения документа	14
Резолюция	15
Заголовок к тексту	16
Отметка о контроле	17
Текст документа	18
Отметка о наличии приложений	19
Подпись	20
Гриф согласования документа	21
Визы согласования документа	22
Оттиск печати	23
Отметка о заверении копии	24
Отметка об исполнителе	25
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	26
Отметка о поступлении документа в организацию	27
Идентификатор электронной копии документа	28

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Схема
расположения реквизитов документов и границ зон на формате А4 углового бланка

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Схема
расположения реквизитов документов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

                                  Акт

                     ______________N_______

                         (Дата)

              Об уничтожении испорченных бланков с

             воспроизведением герба Санкт-Петербурга

N п/п	Наименование вида бланка	Серия и номер бланка	Примечание
1	2	3	4

 Итого уничтожено    _______________________________________бланков.

                               (Цифрами и прописью)

 Наименование должности лица,

 ответственного за учет,

 использование и хранение

 гербовых бланков

 в структурном подразделении

 Администрации Губернатора

 Санкт-Петербурга               _____________  _____________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Герб Санкт-Петербурга

    Правительство

   Санкт-Петербурга

              Протокол

        от 14.09.2005 N 28

 заседания Правительства Санкт-Петербурга

 Заседание началось в 10.00 (Смольный, к. 342)

 Заседание вела Губернатор Санкт-Петербурга Матвиенко В.И.

 (Стенографический отчет прилагается).

 Присутствовали:

 Члены Правительства Санкт-Петербурга:

 Фамилия и инициалы

 Постоянные участники заседаний:

 Фамилия и инициалы - должность

 Приглашенные: количество человек (список прилагается).

                           Повестка дня

 1. Об итогах...

 2. О деятельности...

 1. Слушали:

 Об итогах...

 Докладчик

 Фамилия и инициалы - должность

 Выступили:

 Фамилия и инициалы - должность

 Решили:

 1.1. Информацию принять к сведению.

 1.2. Представить Губернатору Санкт-Петербурга предложения...

 Срок: (дата исполнения решения).

 Ответственный: фамилия и инициалы.

 2. Слушали:

 О деятельности...

 Докладчик

 Фамилия и инициалы - должность

 Выступили:

 Фамилия и инициалы - должность

 Решили:

 2.1. Представленные проекты постановлений Правительства

 Санкт-Петербурга принять.

 2.2. Внести соответствующие изменения...

 Срок: (дата исполнения решения).

 Ответственные: (фамилии и инициалы).

 Заседание закончилось в 14.30.

 3 инт.

Губернатор
Санкт-Петербурга

В.И. Матвиенко

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Образец оформления конверта международных почтовых отправлений

Адрес отправителя:
Администрация Губернатора Санкт-Петербурга, Смольный, Санкт-Петербург, Россия, 191060 Russia

	Адрес получателя:
	Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция

Образец оформления конверта международных почтовых отправлений в Соединенные Штаты Америки

Адрес отправителя:
Администрация Губернатора Санкт-Петербурга, Смольный, Санкт-Петербург, Россия, 191060 Russia

	Адрес получателя:
	Peter J. Bursenos 12603 Denmark Drive Apt 556 Herndon Va 22071-9945 United States of Amerika США

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Правила оформления приложений в виде таблиц

В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящем приложении.

Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в пункте 3.3.4 Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Инструкция).

1. Оформление заголовка таблицы

Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он нужен для того, чтобы можно было легко ориентироваться в содержании таблицы, не обращаясь к основному тексту. Тематический заголовок таблицы должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.

Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера N 12, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.

Например:

Сводный расчет
стоимости Территориальной программы государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в Санкт-Петербурге на 2007 год

Недопустимо оформлять заголовки таблиц следующим образом:

Сводный расчет стоимости Территориальной программы государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в Санкт- Петербурге на 2007 год

2. Оформление таблицы

Структура таблицы представлена в пункте 3.3.4 Инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера N 12. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.).

Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.

Например:

N п/п	Наименование спортивного мероприятия	Срок проведения	Ответственный за проведение мероприятия

В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
			из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.

Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

N п/п	Наименование	Объем финансирования по годам					Всего
		Период финансирования мероприятий
		2003 г.	2004 г.	2005 г.	2006 г.	2007 г.

Графа "Номер по порядку" обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы; графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике; заголовок графы оформляется в виде: N п/п.

Нумерация граф проставляется в таблице только в тех случаях, когда таблица размещается на двух и более листах. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.

Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Заголовок "Итого" относится к строке с частным итогом, а заголовок "Всего" - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.

При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.

Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.

Например:

Прибыль, млн. руб.	Уровень рентабельности, %
3999	17,2
844	7,3
13887	22,8

В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.

Например:

	250,12
	15,01
	150,00
	1,10

Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками заменять нельзя.

Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования			Исполнитель работ
			из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.
1	2	3	4	5		6
1. Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков
1.1	Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, "лежачих полицейских" вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования	2006 г.	13300,0		-	Комитет по транспорту
		2007 г.	18500,0			Комитет по образованию
1.2	Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами	2006 г.	1485,0		-	Комитет по образованию
		2007 г.	1485,0
2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге
2.1	Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9 классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения	2005 - 2007 гг.	34,2		-	Комитет по образованию
2.2	Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге	2005 - 2007 гг.	12,0		-	Комитет по образованию
2.3	Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения	2005 - 2007 гг.	1,3		-	Комитет по образованию

В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.

Например:

N п/п	Наименование образовательного учреждения	Район Санкт-Петербурга	Адрес образовательного учреждения	Год постройки	Площадь, кв. м
1	Государственное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа N 117 Выборгского района	Выборгский	пр. Пархоменко, д. 17	1959	3917,9
2	Государственное дошкольное образовательное учреждение детский сад N 1 Кронштадтского района	Кронштадтский	г. Кронштадт, Посадская ул., д. 43	До 1917	1091,4
3	Государственное общеобразовательное учреждение гимназия N 66 Приморского района Санкт-Петербурга	Приморский	Аэродромная ул., д. 13, корп.2, литера А	1975	1770,1
	Всего				6779,4

При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.

Например:

(тыс. руб.)
N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам													Объем (финансирования в период с 2004 по 2016 гг.
N п/п	Наименование мероприятия	2004 г.	2005 г.	2006 г.	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.
1	Погашение кредитов	0,00	0,00	0,00	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,67	76,52
2	Выплата процентов, комиссий и других обязательных платежей	0,09	1,24	4,78	5,61	5,06	4,47	3,89	3,32	2,75	2,16	1,59	1,01	0,43	36,40
	Всего	0,09	1,24	4,78	13,26	12,71	12,12	11,54	10,97	10,40	9,81	9,24	8,66	8,10	112,92

3. Сноски и примечания

Сноска - это дополнительный поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с ней значком сноски (*).

Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы под заголовком "Примечания", после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком "Примечание", после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.

Например:

Наименование должности обслуживающего персонала учреждения

Общая численность обслуживаемых лиц

до 100

101-200

201-300

301-400

401-500

Заведующий прачечной*

Рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея

* При численности обслуживаемых лиц свыше 500 может вводиться должность заведующего прачечной.

Примечания:

1. Должность заведующего прачечной устанавливается при наличии прачечной и за счет штатной численности рабочих по стирке и ремонту спецодежды.

2. При наличии двух прачечных штатная численность устанавливается для каждой прачечной отдельно.

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                                Образец

                        оформления телеграммы

                    Правительственная телеграмма

 Главе Новоржевского района

 Псковской области

 Т.А.Федоровой

 Улица Германа дом 35

 Город Новоржев

 Псковская область

                 Уважаемая Тамара Андреевна вскл

 Сердечно поздравляю Вас лично и всех жителей Новоржева с 230-летием

 со дня его основания тчк

 От души желаю дальнейшего развития и процветания вашему городу зпт

 здоровья зпт счастья и благополучия всем горожанам тчк

 Уверена зпт что прочные добрососедские отношения между Псковской

 областью и Санкт-Петербургом будут и впредь крепнуть и развиваться

 тчк

           Губернатор

        Санкт-Петербурга                              В.И. Матвиенко

 ___________________________________________________________________

 Смольный,

 Санкт-Петербург, 191060

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

              Администрация Губернатора Санкт-Петербурга

            Акт

 "___"____________2000__г.

 об отсутствии документов или других вложений в

 поступившем конверте (пакете, бандероли)

 Мы, работники______________________________________________________

                   (Наименование структурного подразделения)

 ___________________________________________________________________

       (Должности, фамилии, инициалы не менее трех работников)

 составили настоящий акт о нижеследующем:

 "___"____________2000__г. в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга

 от_________________________________________________________________

                      (Наименование адресата)

 поступило__________________________ с _____________________________

         (Письмо, бандероль, посылка)   (Письмо, заявление и т.п.)

 исходящий регистрационный N_______ от  "___"____________2000__г.

 При вскрытии почтового отправления обнаружено:_____________________

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

      (Отсутствие основного документа, отсутствие приложения,

   отсутствие материалов, указанных в документе или в приложении,

               перечислить недостающие материалы)

 Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

 Должность   _________________  ____________________________________

                 (Подпись)              (Расшифровка подписи)

 Должность   _________________  ____________________________________

                 (Подпись)              (Расшифровка подписи)

 Должность   _________________  ____________________________________

                 (Подпись)              (Расшифровка подписи)

Распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2015 г. N 45-ра настоящее приложение изложено в новой редакции

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга
(с изменениями от 23 ноября 2015 г.)

                  Карточка личного приема граждан

"___" ________ 20__ г.	N ______




Фамилия, имя, отчество заявителя	Должностное лицо, ведущее прием


Место жительства, телефон
	Результаты рассмотрения


Категория заявителя



Содержание обращения

 Я________________________________________________, выражаю согласие

         (Фамилия, имя, отчество заявителя)

 на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема по

 существу поставленных в устном обращении вопросов. Письменного

 ответа не требуется.

 __________________   _________________   __________________________

      (Дата)         (Подпись заявителя)     (Расшифровка подписи)

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

Форма регистрационной карты
правового акта, поступившего в Юридический комитет Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

К документу:

(Вид документа)

(Наименование документа)

от

Ознакомить:

А.В. Митянина

(Подпись)

Копии направлены

N дела

(дата направления в дело)

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                                       Дата выдачи контрольной карты

                    Правительство Санкт-Петербурга

 ___________________________________________________________________

                           Контрольная карта

                                       Идентификатор

                                       Сектор контроля исполнения:

 ___________________________________________________________________

 Исполнитель:

 Основной исполнитель:

 ___________________________________________________________________

 Контроль:

 Документ:

 Заголовок документа:

 ___________________________________________________________________

 Задание:                               Срок исполнения:

                                       (первоначальный срок: )

 ___________________________________________________________________

 Результат:

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

 Подпись руководителя: _____________Ф.И.О. ____________Дата: _______

 Исполнитель: ___________________________ Телефон: _________________

                       (Ф.И.О.)

 ___________________________________________________________________

 Исполнение принял:  _______________Ф.И.О. ____________Дата: _______

 Перенос срока, отмена исполнения: _____________Ф.И.О.______________

 Новый срок: ___________________           Дата:____________________

 Причина:___________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

 ___________________________________________________________________

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

           Номенклатура дел

 _________________N_____________

 _______________________________

       (Место составления)

     на_________________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и номер статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Начальник отдела

 документационного обеспечения

 Секретариата Администрации

 Губернатора Санкт-Петербурга   _____________  _____________________

                                  (Подпись)    (Расшифровка подписи)

 Дата

 Виза лица, ответственного

 за хранение документов        _____________  ______________________

                                  (Подпись)    (Расшифровка подписи)

 Согласовано                     Согласовано

 Протокол ЭК                     Протокол ЦЭПМК

 Администрации Губернатора       Архивного комитета Санкт-Петербурга

 Санкт-Петербурга                и Ленинградской области

 от ________________N_______     от ________________N_______

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                            Итоговая запись

       о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

             в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

 Наименование должности лица,

 ответственного за делопроизводство

 в структурном подразделении        _____________ __________________

                                       (Подпись)     (Расшифровка

                                                       подписи)

 Дата

 Итоговые сведения переданы

 в отдел документационного обеспечения Секретариата

 Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

 Наименование должности лица,

 передавшего сведения             ______________ ___________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                           Внутренняя опись

                документов, единиц хранения N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

 Итого____________________________________________________документов

                       (Цифрами и прописью)

 Количество листов внутренней описи  _______________________________

                                           (Цифрами и прописью)

 Наименование должности лица,

 составившего внутреннюю опись

 документов дела                 ______________  ___________________

                                    (Подпись)  (Расшифровка подписи)

 Дата

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                    Лист-заверитель дела N _________

 В деле подшито и пронумеровано _____________________________листов,

                                     (Цифрами и прописью)

 в том числе:

 литерные номера листов ___________________________________________,

 пропущенные номера листов _________________________________________

 + листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 Наименование должности лица,

 составившего заверительную надпись  _____________ _________________

                                        (Подпись)    (Расшифровка

                                                        подписи)

 Дата

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

             Администрация Губернатора Санкт-Петербурга

      ________________________________________________________

              (Наименование структурного подразделения)

                        Дело N _________

                        Том N___________

      ________________________________________________________

                 (Заголовок дела по номенклатуре дел)

                                   _________________________________

                                             (Крайние даты)

                                   На_____________________листах

                                   Хранить _________________________

 ЦГА Санкт-Петербурга

 Фонд N ____________

 Опись N ___________

 Дело N ____________

Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

 Фонд N ____________

 Опись N ___________

 дел постоянного хранения

 за_______________год

Название раздела (структурного подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 В данный раздел описи внесено ____________________ единиц хранения,

                               (Цифрами и прописью)

 с N____________________ по N _______________ , в том числе:

 ___________________________________________________________________

 литерные номера:__________________________________________________,

 пропущенные номера:________________________________________________

 Наименование должности

 составителя описи        __________________ _______________________

                               (Подпись)      (Расшифровка подписи)

 Наименование должности лица,

 ответственного за хранение

 документов                  ______________ ________________________

                                (Подпись)     (Расшифровка подписи)

 Дата

 Утверждено                           Согласовано

 Протокол ЭПМК                        Протокол ЭК

 ЦГА Санкт-Петербурга                 Администрации Губернатора

                                      Санкт-Петербурга

 от_____________ N_______             от_____________ N_______

Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 ___________________________________________________________________

                 (Название государственного архива)

             Администрация Губернатора Санкт-Петербурга

                        Фонд N _________

                        Опись N ________

 ___________________________________________________________________

                         (Название описи)

                                    ________________________________

                                             (Крайние даты)

Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

 Фонд N ____________

 Опись N ___________

 дел временного (свыше 10 лет) хранения

 за________________________год

 В данный раздел описи внесено______________________единиц хранения,

                               (Цифрами и прописью)

 с N___________________________по N__________________ в том числе:

 литерные номера:___________________________________________________

 пропущенные номера:________________________________________________

 Наименование должности

 составителя описи        ________________  ________________________

                              (Подпись)       (Расшифровка подписи)

 Дата

 Наименование должности лица,

 ответственного за хранение

 документов                   ____________  ________________________

                                (Подпись)     (Расшифровка подписи)

 Дата

 Согласовано

 Протокол ЭК

 Администрации Губернатора

 Санкт-Петербурга

 от ____________ N _______

Приложение N 27
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

 Фонд N ____________

 Опись N ___________

 дел по личному составу

 за________________________год

Hазвание раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 В данный раздел описи внесено______________________единиц хранения,

                               (Цифрами и прописью)

 с N___________________________по N__________________ в том числе:

 литерные номера:___________________________________________________

 пропущенные номера:________________________________________________

 Наименование должности

 составителя описи        ________________  ________________________

                              (Подпись)       (Расшифровка подписи)

 Дата

 Наименование должности работника

 Управления кадров и государственной

 службы Администрации Губернатора

 Санкт-Петербурга                  ____________ ____________________

                                      (Подпись)(Расшифровка подписи)

 Дата

 Согласовано                          Согласовано

 Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

 Администрации Губернатора            ЦГА Санкт-Петербурга

 Санкт-Петербурга

 от ____________ N _______             от ____________ N _______

Приложение N 28
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

            Акт

 ___________ N ________

   (дата)

 ______________________

   (Место составления)

 о необнаружении документов,

 пути розыска которых исчерпаны

                                   Фонд N___________________________

                                               (Название фонда)

 В результате ____________________________ установлено отсутствие в

 фонде перечисленных ниже дел, предпринятые Администрацией

 Губернатора Санкт-Петербурга всевозможные меры по розыску дел

 положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным

 снять с учета

Номер описи	Номер единицы хранения	Заголовок единиц хранения	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

 Итого_______________________________________________единиц хранения

                   (Цифрами и прописью)

 Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено

 следующими единицами хранения _____________________________________

                                   (Номера единиц хранения и их

                                        групповые заголовки)

 Наименование должности лица,

 ответственного за хранение

 документов                    ______________ ______________________

                                  (Подпись)    (Расшифровка подписи)

 Дата

 Согласовано                          Согласовано

 Протокол ЭПМК                        Протокол ЭК

 ЦГА Санкт-Петербурга                 Администрации Губернатора

                                      Санкт-Петербурга

 от ____________ N _______            от ____________ N _______

 Изменения в учетные документы внесены.

 Лицо, ответственное за учет

 и хранение документов        ______________  ______________________

                                 (Подпись)     (Расшифровка подписи)

 Дата

Приложение N 29
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора                          Гриф утверждения

 Санкт-Петербурга

 ____________________________________

      (Наименование структурного

      подразделения Администрации

     Губернатора Санкт-Петербурга)

            Акт

 ___________ N ________

   (дата)

 ______________________

  (Место составления)

 о выделении к уничтожению

 документов, не подлежащих

 хранению

 На основании ______________________________________________________

                 (Название и выходные данные перечня документов

                        с указанием сроков их хранения)

 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

 и утратившие практическое значение документы_______________________

                                          (Наименование структурного

                                                 подразделения)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номер описи (при наличии)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи (при наличии)	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 Итого______________________________единиц хранения за _______год(ы)

          (Цифрами и прописью)

 Описи дел постоянного хранения за ___________ год(ы) утверждены, а

 по личному составу согласованы с ЭПМК ЦГА Санкт-Петербурга

 (протокол от _____________ N _______)

 Члены комиссии:

 Должность                     _______________ _____________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

 Должность                     _______________ _____________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

 Должность                     _______________ _____________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

 Согласовано:

 Начальник отдела

 документационного обеспечения

 Секретариата Администрации

 Губернатора Санкт-Петербурга   ______________ _____________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Приложение N 30
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

    Администрация Губернатора

        Санкт-Петербурга

            Акт

 ___________ N ________

   (дата)

 ______________________

  (Место составления)

 о выдаче дел во временное пользование

 ______________________________________________________

 (Наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)

 Основание__________________________________________________________

 Для какой цели выдаются дела_______________________________________

 Выдаются следующие единицы хранения:

N п/п	Номер описи	Номер единицы хранения	Заголовок единиц хранения	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 Всего выдается______________единиц хранения, срок возвращения______

            (Цифрами и прописью)

 Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с

 пронумерованными листами и заверительными надписями.

 Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное

 пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним

 копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения

 Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, выдавшей дела.

 Получатель обязуется вернуть дела в указанный в настоящем акте

 срок.

 Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае

 утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

 Наименование должности                     Наименование должности

 руководителя организации,                  руководителя организации

 выдавшей дела                              - получателя

 ____________ _________________      __________ ____________________

 (Подпись) (Расшифровка подписи)     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата                                Дата

 Гербовая печать                     Гербовая печать

 Выдал дела по поручению руководства _______________________________

                                        (Наименование организации)

 Должность лица, выдавшего дела     ____________ ___________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата

 Принял дела по поручению руководства ______________________________

                                         (Наименование организации)

 Должность лица, получившего дела   ____________ ___________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата

 Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

 Сдал по поручению руководства организации-получателя.

 Должность лица, сдавшего дела     ____________ ___________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата

 Принял по поручению руководства

 организации, выдавшей дела.

 Должность лица, принявшего дела    ____________ ___________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

 Дата

Приложение N 31
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Администрация Губернатора

 Санкт-Петербурга

 __________________________________

    (Наименование структурного

         подразделения

                         Карта-заместитель дела

                      Дело N_______________________

                    Заголовок дела ________________

                                    ________________________________

                                              (Крайние даты)

                                    На__________________листах

 выдано во временное пользование ______________ ____________________

                                (Подпись лица, (Расшифровка подписи)

                                получившего дело)

 Дата выдачи___________________________

Приложение N 32
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

                                 Лист

            выданных документов из дела N _____________

N п/п	Дата выдачи	Письмо-запрос (адресат, дата, номер)	Кому выдано	Номер выданного документа, номера выданных листов	Расписка в получении	Выданные копии с оригиналом документа сверены	Дата возврата дела

Приложение N 33
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Утверждаю                              Утверждаю

 Вице-губернатор Санкт-Петербурга -     Директор государственного архива

 руководитель Администрации

 Губернатора Санкт-Петербурга

 ___________ ______________________   ___________ ______________________

   (Подпись) (Расшифровка подписи)     (Подпись)   (Расшифровка подписи)

 Дата       Гербовая печать            Дата      Гербовая печать

            Администрации Губернатора            государственного архива

            Санкт-Петербурга

            Акт

 ___________ N ________

   (дата)

 ______________________

  (Место составления)

 приема-передачи документов

 на постоянное хранение

 в ______________________________________

   (Наименование государственного архива)

 В связи с __________________________________________________________

                      (Истечением срока хранения документов

                         (название фонда) в организации,

 ____________________________________________________________________

                     ликвидацией организации и т.д.)

 ____________________________________________________________________

                       (Наименование организации)

 передает, а_________________________________________________________

                      (Наименование государственного архива)

 принимает на государственное хранение документы и страховые копии

 за _________ годы и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название и номер описи	Количество экземпляров описи	Количество принятых дел		Количество страховых копий	Примечание
				количество ОЦД
1	2	3	4		5	6

 Итого принято______________единиц хранения (в том числе страховых копий)

          (Цифрами и прописью)

 В государственном архиве фонд N_________________

 Передачу произвели:                   Прием произвели:

 Наименование должностей лиц,          Наименование должностей лиц,

 производивших передачу                производивших прием

 ____________ ____________________     ___________ _____________________

   (Подпись) (Расшифровка подписи)      (Подпись)  (Расшифровка подписи)

 Дата                                  Дата

Приложение N 34
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

 Утверждаю                                Утверждаю

 Наименование должности руководителя      Заместитель руководителя

 структурного подразделения               Администрации Губернатора

 Администрации Губернатора                Санкт-Петербурга -

 Санкт-Петербурга, передающего            начальник Секретариата

 документы на хранение

 ___________ ______________________   ___________ ______________________

   (Подпись) (Расшифровка подписи)     (Подпись)   (Расшифровка подписи)

 Дата                                 Дата

                Акт

 ________________ N ________

      (дата)

 ___________________________

 приема-передачи документов

 В связи с упразднением (преобразованием)_____________________________

                                           (Наименование структурного

                                          подразделения Администрации

                                          Губернатора Санкт-Петербурга,

                                       передающего документы на хранение)

 передает, а отдел документационного обеспечения Секретариата

 Администрации Губернатора Санкт-Петербурга принимает на хранение

 документы постоянного хранения за ______________ годы.

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

 Итого принято________________________________________единиц хранения

                        (Цифрами и прописью)

 В государственном архиве фонд N___________________

 Передачу произвели:                   Прием произвели:

 Наименование должностей лиц,          Наименование должностей лиц,

 производивших передачу                производивших прием

 ____________ ____________________     ___________ _____________________

   (Подпись) (Расшифровка подписи)      (Подпись)  (Расшифровка подписи)

 Дата                                  Дата

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Название раздела (структурного подразделения)

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документе: Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 27 апреля 2024 г. N 21-ра

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 13 декабря 2007 г. N 89-ра "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга"

Текст распоряжения официально опубликован не был

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 24 сентября 2019 г. N 28-ра

Изменения вступают в силу с 24 сентября 2019 г.

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 7 марта 2019 г. N 7-ра

Изменения вступают в силу с 7 марта 2019 г.

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 16 мая 2018 г. N 12-ра

Изменения вступают в силу с 16 мая 2018 г.

Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга от 28 августа 2017 г. N 26-ра

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23

ноября 2015 г. N 45-ра

Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга от 29 июля 2014 г. N 17-ра

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 11 июля 2013 г. N 19-ра

Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 30 мая 2011 г. N 20-ра