Приложение. Административный регламент Архивного управления Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов"

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

(приложение)

Административный регламент
Архивного управления Ленинградской области по исполнению государственной
функции "Учёт архивных документов и архивных фондов"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 22 марта 2011 г. N 9)

С изменениями и дополнениями от:

5 декабря 2011 г., 6 июля 2012 г., 22 декабря 2014 г., 2 февраля 2015 г.

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов".

1.1. Административный регламент Архивного управления Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" (далее - Административный регламент) разработан в целях централизации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном казенном учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ), государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах и организациях - источниках комплектования ГКУ ЛОГАВ (далее - источники комплектования).

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области
(организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Исполнение государственной функции осуществляется Архивным управлением Ленинградской области (далее - Архивное управление).

3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих
исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, N 43, ст. 4169);

4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года);

4.3. Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 года, регистрационный N 1344 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 17, 1997 год);

4.4. Приказом Федеральной архивной службы от 23 октября 2000 года N 64 "Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

4.5. Постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года N 12 "О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлении Ленинградской области" (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 3 февраля 2014 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение в установленных единицах учёта количества и состава архивных документов, хранящихся в ГКУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования ГКУ ЛОГАВ.

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГКУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования в сводных документах государственного учёта.

Физические и юридические лица и(или) их представители, имеющие право
в соответствии с законодательством Российской Федерации
взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти
(организациями) при исполнении государственной функции

7. Учёт архивных документов осуществляется в отношении следующих субъектов:

7.1. ГКУ ЛОГАВ;

7.2. Государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации;

7.3. Источников комплектования.

Взимание платы за исполнение государственной функции

8. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Порядок исполнения государственной функции

Информирование о правилах исполнения государственной функции

9. Местонахождение Архивного управления Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, e-mail: aklo_18@mail.ru.

10. График работы Архивного управления:

День недели	Время работы	Приёмные дни
Понедельник	с. 9.00 до 18.00	приёмный день
Вторник	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Среда	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Четверг	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Пятница	с 9.00 до 17.00	приёмный день

11. Сведения о местонахождении Архивного управления, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на странице Архивного управления по адресу: http://www.archive.lenobl.ru.

13. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

14. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

15. При личном обращении работник Архивного управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного управления и предоставить информацию в соответствии с настоящим Административным регламентом.

16. При информировании по письменным обращениям работники Архивного управления обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в чёткой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

17. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

18. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.

19. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

20. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного управления, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного управления;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц Архивного управления;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции;

- выписка из текста настоящего Административного регламента.

21. Перечисленная в пункте 20 настоящего Административного регламента информация располагается также на портале государственных услуг Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru и интернет-странице Архивного управления по адресу: http://www.archive.lenobl.ru.

Сроки исполнения государственной функции

22. ГКУ ЛОГАВ представляет документы государственного учёта в Архивное управление ежегодно не позднее 15 января следующего за отчётным года вместе с годовым отчётом.

23. Государственные музеи и библиотеки представляют документы государственного учёта раз в три года до 15 января следующего за отчётным года.

24. Источники комплектования представляют документы государственного учёта ежегодно до 25 декабря текущего года.

25. Архивное управление Ленинградской области ежегодно:

- до 15 февраля следующего за отчётным года составляет сводные документы государственного учёта;

- до 1 февраля следующего за отчётным года включает копию массива данных, введённых ГКУ ЛОГАВ в Программный комплекс (ПК) "Архивный фонд" (далее - учётная база данных) в ПК "Фондовый каталог".

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

26. В целях исполнения государственной функции ГКУ ЛОГАВ представляет в Архивное управление следующие документы:

26.1. паспорт государственного архива на 1 января 20___года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

26.2. сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___года (Приложение 2);

26.3. карточки фондов (Приложение 3);

26.4. копию массива данных учётной базы данных на 1 января 20___ года на электронном носителе в 1-м экземпляре или по электронной почте (перечень реквизитов, обязательных для заполнения в учётной базе данных, представлен в Приложении 4).

27. В целях исполнения государственной функции государственные музеи, государственные библиотеки представляют в Архивное управление следующие документы:

27.1. паспорт государственного музея на 1 января 20___года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

28. паспорт государственной библиотеки на 1 января 20___ года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

29. В целях исполнения государственной функции источники комплектования ГКУ ЛОГАВ представляют в Архивное управление следующие документы:

29.1. паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 20___ года (Приложение 6).

Основания для приостановления исполнения государственной функции

30. Исполнение государственной функции приостанавливается в случае:

30.1. непредоставления (несвоевременного предоставления) учётных документов в Архивное управление субъектами, указанными в пункте 7 настоящего Административного регламента;

30.2. необходимости устранения недостатков в поступивших документах государственного учёта.

Основания для прекращения исполнения государственной функции

31. Исполнение государственной функции прекращается в случае снятия с учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, либо в случае невозможности устранения недостатков в поступивших документах.

Требования к местам исполнения государственной функции

32. Исполнение государственной функции осуществляется в здании Архивного управления.

33. Местами для приема посетителей в Архивном управлении являются кабинеты.

34. Внутри здания размещаются указатели нахождения соответствующих кабинетов.

35. Места ожидания приёма в Архивном управлении обеспечиваются стульями или скамьями.

36. Кабинеты должны быть оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации, соответствовать санитарным правилам и нормам.

37. В здании, где осуществляется приём посетителей, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.

38. Рабочее место работника Архивного управления, осуществляющего приём посетителей, должно быть обеспечено телефонной связью (в том числе междугородней и внутренней) и компьютером.

III. Административные процедуры

39. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- приём и регистрацию документов государственного учёта, копии массива учётной баз# данных и передача их на исполнение;

- анализ документов государственного учёта и составление сводных документов государственного учёта;

- обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массива данных учётной базы данных ГКУ ЛОГАВ;

40. Блок-схема административных процедур представлена в Приложении 7 к настоящему Административному регламенту.

Приём и регистрация документов государственного учёта,
учётных баз данных и передача их на исполнение

41. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документа государственного учёта, учётной базы данных (далее - документы) к работнику Архивного управления, уполномоченному осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции (далее - уполномоченный специалист).

42. При приёме документов уполномоченный специалист осуществляет их регистрацию.

43. После регистрации уполномоченный специалист передает документы на исполнение в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления (далее - отдел).

44. Срок выполнения административной процедуры составляет два календарных дня.

45. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов на исполнение в отдел.

Анализ документов государственного учёта и составление сводных
документов государственного учёта

46. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел.

47. После поступления документов в отдел они передаются начальнику отдела.

48. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за проведение анализа документов и подготовку сводных документов государственного учёта (далее - ответственный исполнитель), и передаёт поступившие документы ответственному исполнителю.

49. Ответственный исполнитель проверяет документы на предмет комплектности и правильности оформления.

50. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов ответственный исполнитель информирует об этом уполномоченного представителя органа или организации из числа субъектов, указанных в пункте 7 настоящего Административного регламента (далее - представитель органа или организации), направившего документ государственного учёта, с целью устранения выявленных недостатков.

51. Представитель органа или организации обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивное управление копию исправленного документа по факсу или по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

52. Представитель органа или организации не позднее десяти дней с момента направления копии исправленного документа по факсу или электронной почте обязан направить (представить) оригинал исправленного документа в адрес Архивного управления.

53. При установлении правильности оформления и комплектности документов ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учёта.

54. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

55. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

56. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учёта и пояснительную записку к ним.

57. Сводные документы государственного учёта визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела для визирования.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 (в редакции приказа Архивного управления Ленинградской области от 2 февраля 2015 г. N 1) в пункт 58 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

58. Начальник отдела визирует документы и представляет завизированные сводные документы государственного учёта начальнику Архивного управления для подписания.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 (в редакции приказа Архивного управления Ленинградской области от 2 февраля 2015 г. N 1) в пункт 59 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

59. После подписания начальником Архивного управления сводных документов государственного учёта один экземпляр сводных документов государственного учёта подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр направляется в Федеральное архивное агентство.

60. Срок выполнения административной процедуры составляет тридцать календарных дней с момента поступления документов в отдел.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 (в редакции приказа Архивного управления Ленинградской области от 2 февраля 2015 г. N 1) в пункт 61 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

61. Результатом исполнения административной процедуры является подписание начальником Архивного управления сводных документов государственного учёта.

Обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массивов данных
учётной базы данных

62. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление копии массивов данных учётной базы данных ГКУ ЛОГАВ в отдел.

63. После поступления документов в отдел копия массивов данных учётной базы данных передаётся начальнику отдела.

64. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за обновление ПК "Фондовый каталог" и проведение анализа массивов данных учётной базы данных ГКУ ЛОГАВ (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы исполнителю.

65. Ответственный исполнитель проверяет представленные массивы учётной базы на предмет комплектности файлов.

66. При выявлении неполного состава файлов в представленном массиве данных ответственный исполнитель информирует об этом по телефону ответственного исполнителя ГКУ ЛОГАВ с целью устранения выявленных недостатков.

67. Представитель ГКУ ЛОГАВ обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивное управление исправленную базу данных по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

68. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

69. При отсутствии недостатков ответственный исполнитель вносит её информационный массив в ПК "Фондовый каталог".

70. После включения массива учётной базы данных в ПК "Фондовый каталог" ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленной базы данных.

71. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях базы данных производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

72. Срок исполнения административной процедуры составляет 12 календарных дней с момента поступления копии массива учётной базы данных в отдел.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 (в редакции приказа Архивного управления Ленинградской области от 2 февраля 2015 г. N 1) в пункт 73 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

73. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - начальником Архивного управления или его заместителем.

74. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учёта, а также отчётной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.

75. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.

76. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

77. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

78. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

79. Действия (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы заявителями во внесудебном порядке и(или) в суде.

80. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего регламента, делового этикета.

81. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.

82. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.

83. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приёма либо направлена по почте.

84. В письменной жалобе указываются:

- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;

- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которого поступила жалоба;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы, т. е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;

- должность, подпись заявителя, дата.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 6 июля 2012 г. N 9 пункт 85 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

85. Ответ на жалобу не даётся в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддаётся прочтению.

86. Заявитель имеет право на получение в Архивном управлении информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.

87. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается руководителю Архивного управления.

88. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору, курирующему деятельность Архивного управления.

89. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.

90. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приёма.

91. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководитель Архивного управления, заместитель руководителя Архивного управления, принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.

92. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

93. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

94. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

95. О нарушении должностным лицом Архивного управления положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного управления, приведённым в настоящем Административном регламенте.

96. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц Архивного управления в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки обжалования, юрисдикция суда и оформление соответствующих заявлений устанавливаются процессуальным законодательством Российской Федерации.