Приказ Госстроя РФ от 17 июня 2003 г. N 210 "Об утверждении Типового положения об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации" (утратил силу)

Приказ Госстроя РФ от 17 июня 2003 г. N 210
"Об утверждении Типового положения об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства регионального развития РФ от 20 ноября 2007 г. N 108 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 N 921 "О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст.4901) приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Типовое положение об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации, согласованное с Росархивом.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России А.П.Шевоцукова.

Председатель

Н.П.Кошман

Типовое положение
об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации
(утв. приказом Госстроя РФ от 17 июня 2003 г. N 210)

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, утвержденными Указом Президента Российской Федерации 07.06.93, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 N 11 и зарегистрированным Минюстом России 08.03.97 N 1344, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98 N 1562, постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 N 921 "О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст.4901), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом от 25.06.2002 N 73-ФЗ "Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации", Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Роскомархива от 18.08.92 N 176.

2. Настоящее Положение регламентирует работу архивов организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности (далее - архивы ОФСТИ) и является основой для разработки положения об архиве для каждой организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации на территории Российской Федерации.

3. Архивы ОФСТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

4. Архивы ОФСТИ составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются федеральной собственностью независимо от правового статуса и места дислокации архивов ОФСТИ на территории Российской Федерации.

Подлинники дел и документов, хранящиеся в архивах ОФСТИ, не выдаются, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Дела и документы архивов ОФСТИ не могут быть объектом сделки, в том числе сделки купли-продажи, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого государственного реестра объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации является единая система регистрации организаций и архивов ОФСТИ, документальных и архивных фондов, единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. Дела и документы архивов ОФСТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке.

Архив ОФСТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр архивов организаций федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности.

6. Архивы ОФСТИ создаются в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования в соответствии с настоящим Положением, подготовки к передаче документов на постоянное государственное хранение и действуют на правах структурного подразделения организации.

7. Архивы ОФСТИ отчитываются в установленном порядке перед ФГУП "Ростехинвентаризация".

8. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивов ОФСТИ осуществляет ФГУП "Ростехинвентаризация" и соответствующие учреждения Росархива, на учете которых состоят данные архивы ОФСТИ.

II. Состав архива ОФСТИ

1. В состав архива ОФСТИ входят:

инвентарные дела на объекты градостроительной деятельности с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца независимо от формы собственности объекта, времени создания, вида носителя документной информации и оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения, образовавшиеся при осуществлении деятельности структурных подразделений; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав, содержание и движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданные в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение и др.);

информационные и учетные электронные базы данных ОФСТИ;

печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

2. Технические паспорта, оценочная и иная учетно-техническая документация по объектам учета, копии зарегистрированных документов, сформированные в инвентарные дела, регистрационные книги, реестры, иные учетно-технические документы архивов ОФСТИ образуют архивные фонды.

III. Задачи и функции архива ОФСТИ

1. Основными задачами архива ОФСТИ являются:

1) комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктом 1 раздела II;

2) проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты градостроительной деятельности, наличия регистрационных свидетельств, принадлежности объектов к памятникам архитектуры, истории и культуры;

3) прием, учет и хранение в установленном порядке подлинной документации и копий;

4) участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

5) контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел, документов и учетную документацию;

6) учет и розыск утраченных документов;

7) обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архивах;

8) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом, организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

9) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ОФСТИ и проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив.

2. Архив ОФСТИ в соответствии с возложенными задачами:

1) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и документов;

2) проводит инвентаризацию (проверку наличия) и паспортизацию дел и документов архива;

3) осуществляет изготовление, хранение и учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования;

4) осуществляет разработку и согласование с соответствующими архивными учреждениями графика представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

5) участвует в работе по составлению перечней (описей, реестров и др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

6) осуществляет оформление, описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передачу их в государственный архив;

7) составляет и представляет не позднее чем через три года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива;

8) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат хранящихся в архиве ОФСТИ дел и документов, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архивного учреждения (в том числе в электронном формате информационно-поисковых баз данных);

9) организует в установленном порядке использование документов;

10) информирует руководство ОФСТИ о составе и содержании документов архива;

11) выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);

12) исполняет запросы организаций и заявления граждан, выдает копии документов и выписки из архивных документов;

13) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

14) проводит экспертизу научной и практической ценности, подготовку в установленном порядке и передачу в государственный архив дел и документов на объекты (памятники архитектуры, истории и культуры), других документов, имеющих научно-историческую ценность, участвует в работе экспертной комиссии организации;

15) оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации;

16) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации;

17) ежегодно, к 1 декабря отчетного года, составляет и представляет во ФГУП "Ростехинвентаризация" и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом;

18) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

19) направляет во ФГУП "Ростехинвентаризация" оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах градостроительной деятельности с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесением к составу Архивного фонда Российской Федерации.

3. Страхование архивных фондов ОФСТИ как федеральной собственности осуществляет ФГУП "Ростехинвентаризация".

IV. Права, обязанности и ответственность архива ОФСТИ

1. Для выполнения возложенных задач и функций архив ОФСТИ имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам государственной технической инвентаризации и архивного дела;

контролировать соблюдение в организации и ее структурных подразделениях установленных правил работы с архивными документами;

требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, предоставления удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в Единый государственный реестр объектов градостроительной деятельности и постановки на государственный учет;

вносить руководству ОФСТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, подготовке дел и документов на архивное хранение.

2. При выполнении возложенных задач архив ОФСТИ обязан:

руководствоваться законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ФГУП "Ростехинвентаризация", Росархива, методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации и настоящим Положением;

своевременно и качественно выполнять обязанности, возложенные на архивы;

соблюдать установленные сроки выдачи запрашиваемой информации;

соблюдать установленный порядок доступа и выдачи запрашиваемой информации;

соблюдать установленные сроки предоставления установленной отчетности архивом.

3. Начальник архива ОФСТИ организует в установленном порядке работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

4. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.