Приложение N 5. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Приложение N 5
к постановлению администрации
Гаврилово-Посадского муниципального района
от 16.08.2011 N 363-п

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц. Регламент содержит положения о стандарте предоставления муниципальной услуги, сроках, последовательности действий (административных процедур) архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги, формах контроля за его исполнением, об ответственности специалистов при предоставлении услуги, а также о досудебном (внесудебном) порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, и муниципальных служащих.

Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и общественным объединениям (далее - заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросы) на основании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется архивным отелом.

Место нахождение архивного отдела: 155000, Ивановская область, г. Гаврилов Посад, ул. Октябрьская, д. 3;

почтовый адрес: 155000, ул. Р.Люксембург, д. 3;

адрес официального сайта Гаврилово-Посадского муниципального района в сети Интернет - http://www.adm-gavrilovposad.ru;

адрес электронной почты: adm-gavrilovposad@adm-gavrilovposad.ru;

контактные телефоны: (8-49355) 2 18 35, факс (8-49355) 2 12 60.

Режим работы:

понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;

обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

2.3. Прием заявителей осуществляется начальником архивного отдела по вторникам и пятницам с 8.30 до 16.00, обеденный перерыв с 12.00- до 13.00

2.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации,

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг",

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне",

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации",

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера",

Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области",

Уставом Гаврилово-Посадского муниципального рай она,

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19,

постановлением главы администрации Гаврилово-Посадского района от 06.04.2005 N 133 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района"

2.5. Результат предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом в форме архивных копий, архивных выписок:

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

2.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

по письменным обращениям;

по электронной почте;

по телефону;

при личном обращении заявителя;

на стенде в уголке для посетителей;

на Интернет-сайте Гаврилово-Посадского муниципального района.

2.7. Сроки предоставления муниципальной услуги

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При консультировании заявителей по письменным обращениям, телефону и на личном приеме работники архивного отдела обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции. При консультировании должны соблюдаться следующие требования: компетентность, своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала.

Консультирование проводится по следующим вопросам: наличие в архивном отделе документов по запрашиваемой тематике, представление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в архивный отдел.

Запросы заявителей о предоставлении информации рассматриваются в архивном отделе в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то архивный отдел уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения запроса на определенный срок, но не более чем на 30 дней.

2.8. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги - не более 1 часа, при получении результата предоставления муниципальной услуги - 30 мин.

2.9. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - не более 30 мин.

2.10. Основание для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте.

В запросе должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и электронный адрес заявителя;

интересующая заявителя тема;

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения (дата, номер запрашиваемого документа, наименование выдавшей его организации, в случае отсутствии номера и даты документа, указывается год поиска архивной информации).

Для удобства заявителей, форма запроса в архивный отдел приведена в приложении N 1 к настоящему регламенту.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделенные такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица,обладающие доверенностью.

Все документы, предъявляемые в копиях, и доверенности физических лиц должны быть нотариально удостоверены.

2.11. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

запросы не поддаются прочтению;

в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;

в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Все помещения должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.12.2. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилами и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2003.

2.12.3. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение запросов граждан, должны быть удобно расположены для приема посетителей, оборудованы персональным компьютером и оргтехникой.

2.12.4. Места для заполнения запросов должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованными столами, стульями, канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений.

2.12.5. На информационных стендах могут быть размещены образцы заявлений для предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

простота и ясность изложения информационных документов;

наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги;

доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

короткое время ожидания услуги;

удобный график работы органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

удобное территориальное расположение органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.13.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

точность исполнения муниципальной услуги;

профессиональная подготовка сотрудников органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

высокая культура обслуживания заявителей;

строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.14. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом бесплатно.

2.15. Иные требования

2.15.1. На официальном сайте Гаврилово-Посадского муниципального района размещается следующая информация о правилах предоставления муниципальной услуги:

наименование и процедура предоставления муниципальной услуги;

место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы специалистов архивного отдела.

2.15.2. Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться начальником архивного отдела в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.

2.15.3. По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

о месте нахождения архивного отдела;

о графике работы архивного отдела;

о нормативных правовых актах, регламентирующих вопросы предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование соответствующего структурного подразделения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном и письменном обращениях.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация запросов, рассмотрение их начальником архивного отдела и передача на исполнение ответственному исполнителю в соответствии с резолюцией начальника архивного отдела;

анализ тематики запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных выписок и архивных копий;

направление ответов заявителям.

3.1.1. Регистрация запросов, рассмотрение запросов начальником архивного отдела и передача на исполнение.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в архивный отдел письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются в день поступления архивариусом, в установленном порядке и поступают на рассмотрение начальнику архивного отдела.

После регистрации и рассмотрения начальником архивного отдела запросы с резолюцией передаются работнику, ответственному за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации.

Депутатские запросы, запросы федеральных, областных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.

При поступлении в архивный отдел запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и почтового адреса автора запроса, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе.

3.1.2. Анализ тематики запросов

Начальник архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запросов.

При проведении анализа тематики поступивших запросов, определяется:

правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих персональную информацию;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

При поступлении в архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.1.3. По итогам анализа запроса архивный отдел:

продолжает работу с запросом в установленном порядке;

при отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса

По итогам анализа запроса работники отдела при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивного отдела и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

Работники архивного отдела в соответствии с архивными шифрами подбирают в архивохранилище необходимые для исполнения запроса дела. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.1.5. Оформление архивных выписок и архивных копий.

Архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".

Архивные выписки должны оформляться на бланке архивного отдела.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по обращениям архивных выписок и копий удостоверяется подписью заместителя главы администрации Гаврилово-Посадского муниципального района, руководителя аппарата и начальника архивного отдела, печатью администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

3.1.6. Направление заявителям

Архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.2. Информирование заявителей о результатах рассмотрения их запросов.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.

Последовательность действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам обозначена в Блок-схеме (приложение N 2).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам, и принятием решений осуществляется заместителем главы администрации, руководителем аппарата или начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ивановской области.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

Начальник архивного отдела:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к Главе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района или к заместителю главы администрации, курирующему архивный отдел.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.