Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение
к распоряжению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 12.04.2017 N 280-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Симферополя Республики Крым

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Инструкция по делопроизводству или Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города) документов и порядок документооборота.

1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии (с изменениями на 18 марта 2016 года)", приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-СТ.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации города (далее - структурных подразделениях) осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан (далее - управление делопроизводства) в соответствии с действующим Положением об управлении.

1.5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.

1.6. Ведение делопроизводства осуществляется:

- в управлении делопроизводства, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в т.ч. поданных на личном приеме руководству администрации города, организационно-распорядительных документов по основной деятельности, документов, содержащих служебную ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", контроль хода и сроков исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства - сотрудниками управления в соответствии с Положением о нем и должностными инструкциями сотрудников;

- в структурных подразделениях администрации города, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения, отправку исходящих документов, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота - ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с их должностными обязанностями;

- ведение секретного делопроизводства, осуществляется сектором по режимно-секретной работе администрации города Симферополя.

1.7. Работники структурных подразделений администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

1.9. Работать с документами вне служебных помещений не разрешается.

1.10. Требования Инструкции обязательны для всех работников администрации города.

1.11. Основные понятия:

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- делопроизводственный год - промежуток времени с 01 января по 31 декабря каждого года;

- документ - официальный документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения;

- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);

- ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.

2. Общие требования к оформлению документов

Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word размером шрифта 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка, в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта 10, 11, 12.

В случаях написания на бланках писем администрации города, бланках писем и приказов ее структурных подразделений наименования исполнительно-распорядительного органа городского округа "Администрация города Симферополя Республики Крым" и "администрация города" считать равнозначными.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

"Государственный герб Республики Крым";

"Наименование органа местного самоуправления" "Справочные данные об органе местного самоуправления";

"Наименование вида документа";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

"Место составления или издания документа";

"Гриф ограничения доступа к документу";

"Адресат";

"Гриф утверждения документа";

"Резолюция";

"Заголовок к тексту";

"Отметка о контроле";

"Текст документа";

"Отметка о наличии приложения";

"Подпись";

"Гриф согласования документа";

"Визы согласования документа";

"Печать";

"Отметка об исполнителе";

"Отметка о заверении копии";

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

"Отметка о поступлении документа"

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Государственный герб Республики Крым" размещается на бланках документов в соответствии с Законом Республики Крым от 05.06. 2014 N 13-ЗРК "О государственных символах Республики Крым". Герб располагается посередине строки над наименованием органа местного самоуправления.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа местного самоуправления" размещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже Государственного герба Республики Крым на расстоянии 1,5 межстрочного интервала. На бланках писем структурных подразделений их наименование должно располагаться ниже наименования администрации города и соответствовать наименованию, закрепленному в положении о структурном подразделении и штатном расписании администрации города.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" содержит почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты и др.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (0652) 27-32-36.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Инструкции.

2.1.6. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события).

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:

10 февраля 2016 года или 10.02.2016

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под реквизитом "Подпись" на расстоянии 2 межстрочных интервалов от левой границы текстового поля.

2.1.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из номенклатурного индекса структурного подразделения и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.1.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

2.1.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.11. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Согласно требованиям Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

2.1.12. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова Утверждаю (пишется без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:

                             Утверждаю

                             Глава администрации

                             города Симферополя

                             Личная подпись Инициалы, фамилия

                             "__"____________2016 N__

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, выравнивается по левому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.

2.1.13. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем администрации города или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа или отдельном листе - листе резолюций - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Разъединение листа резолюций и документа не допускается.

2.1.14. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечать на вопрос "о чем?" ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

2.1.15. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.1.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа. Текст должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации без переносов слов на строке. Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка и на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита "Адресат" в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.), строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)...; б)...;) или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

2.1.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Слово "Приложение" печатается с новой строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

Приложение: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.02.2012

            N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.

            2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы

            от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов администрации города изложен в разделе 3 Инструкции.

2.1.18. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке письма администрации города, то наименование должности указывается сокращенно.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:

Председатель комиссии:  Личная подпись  Инициалы, фамилия

       Члены комиссии:  Личная подпись  Инициалы, фамилия

                        Личная подпись  Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник правового департамента   Начальник департамента финансов

аппарата администрации города      администрации города

Личная подпись Инициалы, фамилия   Личная подпись Инициалы, фамилия

2.1.19. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова Согласовано (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в верхнем левом углу документа, выравнивается по левому краю.

Например:

Согласовано

Первый заместитель главы

администрации города Симферополя

Личная подпись Инициалы, фамилия

"__"__________2016

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо департамента финансов

администрации города

от "_"__________2016 N___

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.

2.1.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица администрации города с содержанием документа - внутреннее согласование. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Начальник правового

департамента администрации

города Личная подпись

Инициалы, фамилия

"__"_____________2016

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового

департамента администрации

города Личная подпись

Инициалы, фамилия

"__"____________2016

На служебных письмах допускается оформление визы согласования следующим образом:

Заместитель главы администрации

города Симферополя               Личная подпись  Инициалы, фамилия

2.1.21. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.1.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:

Управление образования

И.И. Иванов

38-33-11

Документы оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

Управление образования

Начальник управления

Петров И.И. 

Исполнитель

И.И. Иванов

38-33-11

На исходящих документах за подписью главы администрации города дополнительно проставляется виза курирующего заместителя главы администрации.

2.1.23. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись Верно (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Верно

Начальник управления

делопроизводства и работы

с обращениями граждан

аппарата администрации

города                     Личная подпись       Инициалы, фамилия

01.03.2016

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати. Допускается копию документа заверять печатью администрации города или ее структурных подразделений.

2.1.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной входящий порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.1.25. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.

2.2. Требования к использованию бланков

2.2.1. Документы в администрации города оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

2.2.3. В администрации города применяются следующие бланки:

- бланки писем администрации города и ее структурных подразделений;

- бланки постановлений, распоряжений администрации города, поручений главы администрации города, поручений заместителей главы администрации города, приказов руководителей структурных подразделений.

2.2.4. Право подписи документов, изготовленных на бланках писем администрации города имеют: глава администрации города, заместители главы администрации города и лица, которым выдана доверенность на право представления администрации города в установленном порядке.

Право подписи на бланках структурных подразделений администрации имеют руководители структурных подразделений, заместители и лица, исполняющие обязанности данных руководителей.

2.2.5. В администрации города используется продольный вариант бланка письма с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением реквизитов, который включает в себя следующие реквизиты: "Государственный герб Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" на украинском, русском и крымскотатарском языках, "Справочные данные об органе местного самоуправления", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (приложение 1).

2.2.6. Продольный вариант бланка с центрированным расположением реквизитов используется также для правовых актов администрации города и включает в себя следующие реквизиты: "Государственный герб Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" (для поручений - наименование должности), "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" (приложения 2 - 4).

2.2.7. Бланки писем структурных подразделений администрации города изготавливаются на основе бланка письма администрации города с добавлением соответствующих реквизитов "Наименование структурного подразделения" и "Справочные данные о структурном подразделении" на русском языке (приложение 5 - образец бланка письма структурного подразделения - юридического лица, приложение 6 - образец бланка письма структурного подразделения, не являющегося юридическим лицом).

3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов администрации города

3.1. Виды правовых актов и общие требования к ним

Правовыми актами являются постановления и распоряжения Администрации города Симферополя Республики Крым, проекты решений сессий Симферопольского городского совета (далее - правовые акты).

Постановления издаются по вопросам, имеющим правовой характер, по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Крым, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

Распоряжения издаются по вопросам организации работы администрации города (локальным, организационным, кадровым и другим вопросам и распространяются на ограниченный круг субъектов).

В случае необходимости прямого, адресного выполнения указаний руководства администрации города могут издаваться поручения главы администрации города.

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, если иное не предусмотрено в самом акте.

Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, муниципальные правовые акты нормативного характера вступают в силу после их официального опубликования.

Правовые акты должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения администрации города, юридической техники и настоящей Инструкции.

Проекты постановлений и распоряжений администрации города могут быть внесены заместителями главы администрации города или руководителями структурных подразделений.

Проекты правовых актов оформляются составителем проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового постановления или распоряжения, изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.

При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

- законности;

- отражения в правовых актах интересов населения;

- единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

- планомерности и оперативности подготовки правовых актов;

- указания в правовых актах механизма их реализации.

До начала работы над проектом постановления или распоряжения следует:

- выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного постановления или распоряжения;

- установить общую цель предполагаемого правового регулирования;

- четко определить сущность вопроса, который необходимо решить в проекте;

- выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

- ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта;

- со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения ученых и специалистов;

- определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

- изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;

- определить возможные последствия издания постановления или распоряжения: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;

- определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего постановления или распоряжения.

При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.

Оригиналы документов, на основании которых принимаются правовые акты администрации города Симферополя, возвращаются исполнителю для дальнейшей работы. Копии документов, на основании которых принимаются правовые акты, подшиваются к оригиналу правового акта, который хранится в отделе регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города.

Если в связи с изданием постановления или распоряжения прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

Правовые акты имеют следующие реквизиты:

- Государственный герб Республики Крым;

- наименование вида документа (постановление, распоряжение Администрации города Симферополя Республики Крым, решение сессии Симферопольского городского совета);

- дата издания;

- регистрационный номер документа;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Первые два реквизита включены в бланки правовых актов. Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации.

Заголовок заключает в себе ответ на вопросы "о чем?" или "о ком?". Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним одинарными межстрочным интервалом, пишется с заглавной буквы, печатается с левой стороны листа.

Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. В проект постановления или распоряжения включаются только положения по теме, обозначенной в его заголовке.

Текст постановления, распоряжения или проекта решения сессии излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

Текст постановления, распоряжения или проекта решения сессии содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами.

Преамбула содержит обоснования принятия постановления, распоряжения или проекта решения сессии. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и другие акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словом "Постановляет", которое печатается без кавычек заглавными буквами последовательно по тексту без переноса.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Постановляющая (распорядительная) часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты и абзацы.

Пункты документов группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделенными точками, или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) - знак препинания не ставится, подпункты и абзацы начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект, при первом упоминании о таком объекте приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования упоминаемых в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должны быть указаны инициалы и фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже.

Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указывается полное наименование должности руководителя, а также его инициалы, фамилия в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.

При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и наименование правового акта. При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится, например: "В соответствии с абзацем четвертым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к постановлению...".

Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа содержится пункт о возложении контроля. При этом указывается полное наименование органа, фамилия и инициалы, ответственного лица в именительном падеже (в скобках) или наименование должности ответственного лица, его фамилия, инициалы в соответствующем падеже. Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Симферополя Ф.И.О." или "Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на правовой департамент администрации города (Ф.И.О.) и заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Симферополя Ф.И.О. ".

В некоторых случаях глава администрации города (должностное лицо, им уполномоченное) может контролировать выполнение постановления или распоряжения лично. При этом пункт о возложении контроля излагается так: "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой".

Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа. В случае если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня его издания.

При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)". Последним пунктом постановления или распоряжения может быть пункт о вступлении документа в силу.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности руководителя (например: "Глава администрации города Симферополя"), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается у правой границы текстового поля и располагается на уровне последней строки наименования должности.

Постановления и распоряжения администрации города могут подписываться должностными лицами администрации города, уполномоченными главой администрации города Симферополя. В этом случае указывается должность уполномоченного лица.

3.2. Приложения к правовому акту

Приложения к правовому акту являются его составной частью. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание структурного подразделения, план мероприятий, график, смета и т.д.) или дополняются, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д).

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" или "приложение то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" и указывается вид правового акта (постановление или распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа, например:

                                   Приложение 1

                                   к постановлению

                                   Администрации города

                                   Симферополя Республики Крым

                                   от____________ N ____

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                   Утвержден

                                   постановлением

                                   Администрации города

                                   Симферополя Республики Крым

                                   от___________N_____

Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "Положение", "Временное положение", "Структура", "Штатное расписание", "Состав", "Смета" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек. В конце заголовка точка не ставится.

При подготовке приложений на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.

Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Ссылка на приложение оформляется следующим образом:

- согласно приложению 1,

или

- (приложения 1, 2),

или

- (приложения 2 - 4),

или

- (прилагается).

Приложение должно быть подписано заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя и руководителем структурного подразделения, внесшим проект.

В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.

Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

- текстовые приложения;

- приложения, оформленные в виде таблиц;

- приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

- графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.

Тексты положений, регламентирующих деятельность структурных подразделений, как правило, должны состоять из следующих основных разделов:

- общие положения;

- основные задачи;

- основные функции;

- права;

- организация работы.

Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе.

Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.

При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.

Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе.

Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.

В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.

Единицы измерений пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.

Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице. Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа.

В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.

План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф:

- порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения,

- ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.

В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий.

Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2014) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года). Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2015 год; ежегодно, май - июнь; 2015 - 2016 гг.; постоянно.

В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование структурного подразделения администрации города, муниципального учреждения, предприятия или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенное наименование муниципальных учреждений и муниципальных предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.

План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" на отдельной строчке в круглых скобках указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).

В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым) или из предполагаемого источника финансирования.

В заголовке к штатному расписанию указывается наименование структурного подразделения администрации города. В штатном расписании структурного подразделения указывается:

- наименование подразделений и должностей (без сокращений);

- количество штатных единиц;

- коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;

- должностной оклад;

- надбавки к должностному окладу.

Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штатному расписанию.

Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).

Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей тестового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками администрации города, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в круглых скобках указывают: "по согласованию". Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности.

В виде графического приложения к правовым актам оформляется структура подразделения, план границ земельного участка, график, диаграмма и т.д.

3.3. Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений

Все проекты постановлений и распоряжений в обязательном порядке согласовываются с:

- начальником отдела регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города;

- начальником правового департамента аппарата администрации города, его заместителем;

- заместителями главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей;

- заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя.

Порядок оформления согласования (листа согласования) постановления, распоряжения:

- исполнитель;

- руководители муниципальных предприятий, учреждений, организаций;

- руководители структурных подразделений;

- начальник отдела регистрации правовых актов;

- начальник правового департамента;

- курирующий заместитель главы администрации города Симферополя;

- заместители главы администрации города Симферополя (при необходимости);

- заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Симферополя.

Согласование должностных лиц оформляется визой, которая включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, согласовывающего постановление/распоряжение. Лист согласования оформляется ниже реквизита "Подпись" на лицевой или оборотной стороне последнего листа правового акта. Оформление листа согласования на листе, отдельном от текста правового акта, не допускается.

Например:

Согласовано

Заместитель главы администрации -

руководитель аппарата

администрации города Симферополя  Личная подпись Инициалы, фамилия

Первый заместитель главы

администрации города Симферополя  Личная подпись Инициалы, фамилия

Начальник департамента финансов

администрации города              Личная подпись Инициалы, фамилия

Начальник правового департамента

аппарата администрации города     Личная подпись Инициалы, фамилия

Начальник отдела регистрации

правовых актов управления организационного

обеспечения и регистрации правовых актов

департамента внутренней политики и организационного

обеспечения аппарата администрации

города                            Личная подпись Инициалы, фамилия

Проект постановления внесен управлением культуры и культурного

наследия и ответственность за соответствие его законодательству

несет:

Начальник управления культуры

и культурного наследия

администрации города              Личная подпись Инициалы, фамилия

Приложения к постановлению, распоряжению подписываются заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя и начальником структурного подразделения - разработчика проекта. Персональная ответственность за качество и своевременность подготовки материалов и проекта правового акта, достоверность информации по обсуждаемому вопросу возлагается на первого заместителя, заместителей главы администрации города Симферополя, руководителей структурных подразделений и лиц, визирующих проекты в пределах компетенции и должностных обязанностей.

Обязательным условием подготовки проекта правового акта для передачи его на подпись главе администрации города являются:

1) представление документа в печатной форме и на электронном носителе в текстовом формате (одним файлом);

2) текст проекта должен иметь следующие части:

а) преамбула (констатирующая часть), в которой содержатся ссылки на законодательные и иные нормативно-правовые акты или документы, регулирующие данную сферу деятельности и цель принятия решения;

б) постановляющая, в которой конкретно и четко формулируется решение, исполнители поставленных задач;

в) заключительная, в которой указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением документа;

3) наличие согласовывающих подписей (виз);

4) наличие реестра рассылки (на отдельном листе, с подписью исполнителя в 2-х экз).

Например:

Реестр рассылки постановления администрации города от_______2016

N_____  "О  переименовании  коммунальных  заведений и учреждений

культуры Симферопольского городского совета"

1. Правовой департамент

2. Отдел регистрации правовых актов

3. Отдел информационной политики

4. Управление культуры и культурного наследия - 5 экз.

5. Прокуратура города

Начальник управления культуры

 и культурного наследия

администрации города           Личная подпись  Инициалы, фамилия

Проект муниципального правового акта предоставляется со следующими приложениями подписанными исполнителем:

- пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости принятия нормативного правового акта, включающее характеристику проекта, его целей, основных положений, а также признаки нормативности муниципального правового акта: сфера применения и срок действия (бессрочный либо временный);

- финансово - экономическое обоснование;

- сравнительная таблица;

- перечень муниципальных правовых актов, требующих отмены, изменения или дополнения в случае принятия правового акта администрацией города.

Если в процессе согласования проекта предлагаются дополнения и изменения, имеющие существенный или принципиальный характер, проект возвращается на доработку с разъяснениями.

Проекты правовых актов, не отвечающие требованиям регламента администрации города и настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю на любой стадии визирования или согласования проекта. Проекты с внесенными дополнениями и изменениями повторно визируются и согласовываются в установленном порядке.

Начальник отдела регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города проверяет проекты постановлений и распоряжений на соответствие их Регламенту работы администрации города и настоящей Инструкции, наличие всех виз согласования и необходимых документов с визированием на последнем листе проекта и передает на подпись главе администрации города Симферополя.

После подписания оригиналы документов остаются в отделе регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города.

Процесс рассылки принятых правовых актов исполнителем включает в себя:

- создание необходимого количества копий;

- заверение копий;

- отправка адресатам.

Подготовку реестра рассылки и создание необходимого количества копий осуществляет исполнитель.

Заверение и передачу копий документов структурным подразделениям администрации города в соответствии с реестром рассылки (при необходимости - в электронном виде) осуществляет отдел регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города в течение 3-х дней после подписания и регистрации.

Копии документов изготавливаются структурными подразделениями, в пределах полномочий которых приняты соответствующие правовые акты.

Электронная версия муниципального правового акта администрации города, в котором содержится указание о его обнародовании (опубликовании) или размещении на официальном сайте администрации города Симферополя в обязательном порядке в течение 10 дней после его регистрации предоставляется в управление информационной политики аппарата администрации города.

На основании письменного обращения гражданам и юридическим лицам отдел регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города выдает надлежащим образом заверенные копии распоряжений и постановлений администрации города.

Копии вышеуказанных документов выдаются гражданам при предъявлении паспорта (доверенности), письменного ответа на данные обращения граждан и юридических лиц не требуется.

Копии документов архивного хранения изготавливаются и выдаются архивным управлением в установленном порядке.

3.4. Требования к оформлению и порядок прохождения проекта решения сессии Симферопольского городского совета

Проекты муниципальных правовых актов могут вноситься депутатами городского совета, председателем Симферопольского городского совета, иными выборными органами местного самоуправления, прокурором города Симферополя, главой администрации города Симферополя, постоянными комитетами, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан.

Проекты решений городского совета, подготовленные органами территориального общественного самоуправления и инициативными группами граждан вносятся в соответствии с правовыми актами, принятыми городским советом. Проекты решений городского совета, подготовленные объединениями граждан и должностными лицами, не обладающими правом внесения проектов решений, могут быть представлены в городской совет только через субъектов, обладающих данным правом.

Порядок прохождения и оформления проектов решений Симферопольского городского совета определен Регламентом Симферопольского городского совета, утвержденным решением 2-й сессии I созыва от 31.10.2014 N 60.

3.4.1. Порядок прохождения проектов решений городского совета

Проекты решений с необходимыми приложениями (в том числе на электронном носителе) и сопроводительным письмом на имя председателя Симферопольского городского совета о включении вопроса в повестку дня сессии не менее чем за 25 дней до дня проведения очередного заседания Городского совета представляются в аппарат городского совета, где регистрируются.

Проекты правовых актов, представленные в нарушение сроков и порядка, рассматриваются на последующей сессии городского совета, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами городского совета.

Зарегистрированные проекты решений в течение двух дней после их поступления в городской совет с соответствующей резолюцией председателя Симферопольского городского совета направляются в электронном виде для дальнейшей работы:

1) заместителям председателя Симферопольского городского совета;

2) в постоянные комитеты городского совета:

- в профильный постоянный комитет, являющийся ответственным за проект решения, - для рассмотрения, изучения и вынесения заключения;

- во все постоянные комитеты - для изучения;

3) управляющему делами аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым;

4) в аппарат городского совета:

- в отдел по внешним связям и информационно-аналитической работе аппарата городского совета для размещения на сайте городского совета;

- в отдел правовой работы аппарата городского совета для рассмотрения и согласования в установленном порядке;

- главному специалисту сектора кадров и наград управления муниципальной политики аппарата городского совета для проведения антикоррупционной экспертизы в установленном порядке;

5) главе администрации города Симферополя (по вопросам его компетенции, за исключением случаев, когда проект решения вносит сам глава администрации города Симферополя или имеется его заключение);

6) в прокуратуру города Симферополя;

7) в Контрольно-счетную палату города Симферополя Республики Крым для проведения экспертизы и дачи заключения по проектам правовых актов о бюджете муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее бюджет городского округа), о внесении изменений и дополнений в правовые акты о бюджете городского округа, а также проектам иных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения в муниципальном образовании городской округ Симферополь Республики Крым. При проведении экспертизы, в случае необходимости, по отдельному запросу Контрольно-счетной палате города Симферополя Республики Крым представляются дополнительные документы, на основании которых был разработан проект правового акта, подлежащий экспертизе.

Соответствующие органы и должностные лица рассматривают вопрос на предмет согласования в течение 5 дней, в случае отсутствия замечаний - проект решения визируется в установленном порядке. В случае наличия замечаний - готовится мотивированное заключение и проект решения визируется с пометкой "с замечаниями (прилагаются)" и заключения приобщаются к проекту решения.

Правовая и антикоррупционная экспертизы проектов нормативных правовых актов проводятся в течение 10 дней.

В соответствии с поручением председателя Симферопольского городского совета сроки рассмотрения вопросов на предмет согласования, могут быть сокращены.

Завизированный и согласованный проект решения является основанием для включения данного вопроса в повестку дня очередной сессии.

Проекты решений, касающиеся решения вопросов местного значения или иных вопросов, относящихся к ведению администрации города, вносятся главой администрации города Симферополя или направляются на согласование главе администрации города Симферополя, который обеспечивает своевременное рассмотрение проекта совместно с заинтересованными службами.

В порядке исключения председателем Симферопольского городского совета на сессию могут быть вынесены проекты решений, не прошедшие необходимой процедуры внесения, но требующие незамедлительного рассмотрения.

Тексты внесенных в городской совет проектов правовых актов, прошедших процедуру согласования размещаются на официальном сайте городского совета в день принятия распоряжения о созыве сессии.

3.4.2. Порядок оформления и согласования проектов решений городского совета

Проект решения городского совета должен:

1) отвечать требованиям общей культуры и правилам юридической техники;

2) быть отредактирован в соответствии с правилами грамматики. Обязательным условием внесения проекта решения городского совета является:

1) представление документа в уполномоченное структурное подразделение аппарата Симферопольского городского совета в печатной форме и на электронном носителе в текстовом формате;

2) проект оформляется на бланке Симферопольского городского совета Республики Крым и должен соответствовать правилам юридико-технического оформления проектов нормативных правовых актов муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

3) текст проекта должен иметь следующие части:

а) преамбула (констатирующая часть), в которой содержатся ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты и/или документы, регулирующие данную сферу деятельности, основания и цель принятия решения;

б) постановляющая часть, в которой конкретно и четко формулируется решение, исполнители поставленных задач, указывается постоянный комитет и должностное лицо, на которых возлагается контроль за выполнением решения (в случае необходимости), информация об опубликовании акта и вступлении его в силу (при необходимости);

4) наличие согласовывающих подписей (виз):

а) заместителей председателя Симферопольского городского совета (в части соответствия задачам городского совета, целесообразности, эффективности и обоснованности решения);

б) председателей постоянных комитетов городского совета (в части полномочий комитета и рассмотрения вопроса на его заседании);

в) управляющего делами аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (в части соответствия нормам Регламента Симферопольского городского совета, плану работы городского совета);

г) руководителя юридической службы аппарата городского совета (в части соответствия проекта решения требованиям законодательства в части полномочий городского совета по его рассмотрению);

д) руководителя органа, внесшего и/или подготовившего проект решения (в части соответствия проекта иным актам городского совета, администрации города Симферополя, достоверности документов, на основании которых готовился проект решения, изучения на предмет полного, всестороннего и объективного изучения вопроса, соответствия содержания проекта решения актам законодательства, отраслевым нормативным правовым и иным актам, своевременности размещения проекта решения на официальном сайте городского совета либо в печатном средстве информации в установленном порядке);

е) в случае внесения проекта решения, реализация которого требует материальных затрат проект решения также должен содержать визы: заместителя главы администрации города Симферополя (в соответствии с распределением обязанностей), руководителя департамента финансов администрации города Симферополя.

Проект решения городского совета, являющийся нормативным правовым актом, подлежит обязательному согласованию лицом, уполномоченным на проведение антикоррупционной экспертизы в установленном порядке.

Решения городского совета, предусматривающие установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета, могут быть внесены на рассмотрение городского совета только по инициативе главы администрации города Симферополя или при наличии заключения главы администрации города Симферополя.

В случае внесения проекта нормативного правового акта в городской совет без заключения главы администрации города Симферополя председатель Симферопольского городского совета направляет поступивший проект в администрацию города Симферополя для подготовки заключения.

Проекты решений, касающиеся решения вопросов местного значения или иных вопросов, относящихся к ведению администрации города Симферополя, вносятся главой администрации города Симферополя или направляются на согласование главе администрации города Симферополя, который обеспечивает своевременное рассмотрение проекта совместно с заинтересованными службами.

Лицо, виза которого на документе предусмотрена согласно Регламенту Симферопольского городского совета, не вправе отказаться от визирования; его замечания и предложения по проекту решения излагаются отдельно и прикладываются к оригиналу проекта решения, о чем на проекте решения делается соответствующая запись.

В случае разногласий, возникающих между соответствующими должностными лицами при согласовании проекта решения, исполнитель вносит предложения председателю Симферопольского городского совета о порядке дальнейшей работы с ним.

Проект решения с внесенными дополнениями и изменениями повторно визируется и согласовывается в порядке, установленном для подготовки проектов решений.

5) указание после виз согласования лица, которое будет докладывать вопрос на сессии городского совета с указанием контактного номера телефона;

6) проект решения должен содержать реквизит "Проект вносится ... (указывается наименование субъекта, который вносит проект)";

7) к проекту решения должны прилагаться подписанные в установленном порядке:

- пояснительная записка по обсуждаемому вопросу, содержащая обоснование необходимости принятия правового акта, включающее развернутую характеристику проекта решения, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого требует материальных затрат);

- заключение об оценке регулирующего воздействия проекта муниципального нормативного правового акта, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

- сравнительная таблица (в случае внесения изменений в решение городского совета);

- список лиц, которых необходимо пригласить на заседание сессии городского совета, с указанием фамилии, имени, отчества, должности, места работы и контактного телефона (при необходимости);

- перечень правовых актов, требующих отмены, изменения или дополнения в случае принятия правового акта городским советом, а также предложений о разработке правовых актов, необходимых для реализации данного правового акта (при необходимости);

- реестр рассылки.

Проект решения, который вносится председателем Симферопольского городского совета и разрабатывается соответствующими структурными подразделениями аппарата городского совета, согласовывается председателем Симферопольского городского совета.

Рассмотрение постоянным комитетом соответствующего проекта решения и его согласование подтверждается подписью председателя постоянного комитета на проекте решения.

К проекту решения, вносимого главой администрации города Симферополя, в обязательном порядке прилагается заверенная копия правового акта администрации города Симферополя о внесении на рассмотрение городского совета соответствующего проекта решения.

При наличии прилагаются замечания и предложения к проекту решения.

Подготовку, согласование, приложение всех необходимых документов к проекту решения обеспечивает исполнитель.

Согласование проектов решений, подготовленных депутатами и постоянными комитетами, обеспечивает уполномоченное структурное подразделение аппарата городского совета.

Приложения к проекту решения городского совета подписывает исполнитель и заместитель председателя Симферопольского городского совета в пределах компетенции.

3.4.3. Рассмотрение проектов решений городского совета в профильных постоянных комитетах

Проекты правовых актов городского совета проходят обязательное обсуждение в профильном постоянном комитете.

Профильный постоянный комитет рассматривает проект решения, материалы, а также поступившие от других постоянных комитетов замечания и предложения к ним. В зависимости от специфики вопроса профильный постоянный комитет вправе затребовать от субъекта правотворческой инициативы дополнительные материалы, необходимые для его рассмотрения.

В случае необходимости для работы над проектом решения городского совета профильный постоянный комитет городского совета может создавать рабочую группу, в состав которой включаются депутаты, работники аппарата городского совета, администрации города Симферополя (по согласованию), иных органов и организаций (по согласованию).

Профильный постоянный комитет (профильные постоянные комитеты) по результатам рассмотрения проекта решения городского совета выносит заключение:

- о согласовании проекта решения, что подтверждается визированием председателем комитета проекта решения;

- о направлении проекта решения на доработку, если предлагаются дополнения и изменения, имеющие существенный или принципиальный характер;

- об отложении рассмотрения вопроса с целью истребования и предоставления дополнительных материалов и пояснений по проекту решения городского совета.

Заключение по результатам рассмотрения проекта решения принимается профильным постоянным комитетом (профильными постоянными комитетами), как правило, при наличии результатов правовой и антикоррупционной экспертиз соответствующих проектов решений.

Заключение по результатам рассмотрения проектов правовых актов о бюджете городского округа, о внесении изменений и дополнений в правовые акты о бюджете городского округа, а также проектов иных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения в муниципальном образовании городской округ Симферополь Республики Крым принимается профильным постоянным комитетом (профильными постоянными комитетами) при наличии заключения Контрольно-счетной палаты города Симферополя Республики Крым.

В случае наличия замечаний от прокуратуры города Симферополя, лиц, согласовывающих проект решения, указанные замечания рассматриваются постоянным комитетом и учитываются при вынесении заключения по результатам рассмотрения проекта решения.

4. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

При движении входящих документов выполняются следующие операции в такой последовательности:

прием входящих документов; первоначальная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение; регистрация;

рассмотрение документов руководством; исполнение.

4.1. Прием входящих документов

Все документы, адресованные руководству администрации города, принимаются централизованно в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города, а адресованные структурным подразделениям администрации города передаются по принадлежности.

Правительственные телеграммы, поступившие во внерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимаются Единой дежурной диспетчерской службой (МБУ Аварийно-спасательное формирование "ЕДДС", ул. Горького. 5, тел. 15-63).

При получении заказных отправлений сотрудник управления делопроизводства расписывается в разностной книге, журнале или квитанции о приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись "Срочно", "Вручить немедленно" дополнительно проставляется время получения.

При доставке корреспонденции нарочным сотрудник, принявший документы, делает отметку о получении документов на экземпляре корреспондента, состоящую из даты приема, должности, личной подписи, фамилии.

4.2. Первоначальная обработка входящих документов

В управлении делопроизводства вскрываются все конверты, адресованные администрации города Симферополя, за исключением тех, которые имеют надпись "лично" и наименование структурного подразделения администрации города.

Конверты сохраняются и прилагаются к документу в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Остальные конверты целесообразно уничтожать конверты после регистрации документа.

В случае выявления отсутствия указанных в документе приложений или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документов (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и т.д.), документ не регистрируется, о чем отправитель уведомляется по телефону, при этом на документе делается соответствующая отметка.

Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без рассмотрения.

В случае повреждения конверта делается отметка в почтовом реестре и проверяется наличие необходимых вложений в конверте.

Документы, состоящие из двух или более листов, скрепляют; приложения располагают в порядке их номеров и скрепляют с основным документом.

Электронные носители информации, в обязательном порядке передаются в организацию с сопроводительным листом. Во время приема таких документов обрабатывается только сопроводительный лист.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Все документы, поступающие в управление делопроизводства, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.

Целью предварительного рассмотрения документов является: распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения руководством администрации города или другими исполнителями, согласно их должностным обязанностям; определения необходимости регистрации документов; установления сроков исполнения документов.

На данном этапе делопроизводственного процесса сотрудник управления делопроизводства направляет документы с ограниченными сроками рассмотрения (без резолюции) в структурные подразделения для предварительной подготовки ответов. Резолюция по данным документам направляется незамедлительно после подписания руководством администрации.

Документы, содержащие информацию о проведении мероприятий на территории города, срочно (без резолюции) направляются сотруднику департамента внутренней политики и организационного обеспечения, отвечающего за составление ежедневных планов мероприятий города.

4.3.2. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется предварительный отбор документов, которые не подлежат регистрации (приложение 10), а также тех, которые передаются для регистрации в структурные подразделения администрации города

4.4. Регистрация документов

4.4.1. Регистрация документа - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе (компьютер, карточка или журнал).

Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.

Регистрация входящих документов производится до рассмотрения их руководством.

4.4.2. Регистрации подлежат документы, требующие учета, выполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.п.) как те, которые создаются и используются в администрации города, так и те, которые поступают от вышестоящих органов, юридических и физических лиц.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки, доклады, договоры и др.).

Заявления граждан и юридических лиц на предоставление муниципальных услуг регистрируются делопроизводственными службами структурных подразделений, которые являются ответственными исполнителями по предоставлению данной муниципальной услуги.

Соглашения о сотрудничестве и совместной деятельности после подписания регистрируются и хранятся в отделе регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города.

Не подлежат регистрации документы, включенные в Перечень нерегистрируемых документов (приложение 10).

4.4.3. Регистрацию документов, направленных в адрес администрации города осуществляет управление делопроизводства, направленных в адрес структурных подразделений администрации города осуществляют делопроизводственные службы соответствующих структурных подразделений, направленных в адрес коллегиальных органов администрации города осуществляет секретарь соответствующего коллегиального органа.

Зарегистрированные документы, а также проекты правовых актов передаются на резолюцию в приемную главы администрации города ежедневно до 10.00 и до 15.00. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится только на основании резолюции должностного лица администрации города, давшего поручение по данному документу, с ее отражением в регистрационных данных управления делопроизводства.

Корреспонденция, поступившая в администрацию города после 15.00, регистрируется управлением делопроизводства датой следующего дня.

Документы, поступающие в структурные подразделения администрации города непосредственно, а также документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством и направленные им после предварительного рассмотрения, регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.

4.4.4. Основным принципом регистрации документов является однократность, т.е. каждый документ регистрируется только один раз.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения администрации города в другое, он повторно не регистрируется.

4.4.5. Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания.

4.4.6. На всех документах, регистрируемых и нерегистрируемых, для фиксации факта их поступления делают отметки в виде регистрационного штампа, как правило, в правой части нижнего поля первого листа документа или на другом свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивки. Штамп представляет собой дробное число, числитель которого состоит из индекса дела, а знаменатель из даты.

Например:

     2056/24/01-06

Индекс входящего документа состоит из регистрационного номера и индекса номера дела по номенклатуре, которые отделяются друг от друга наклонной чертой, а индекс исходящего документа - из индекса номера дела по номенклатуре и регистрационного номера.

Индексация постановлений и распоряжений администрации города, приказов структурных подразделений, а также протоколов производятся раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документов в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года.

Очередной регистрационный номер присваивается с помощью компьютера.

4.4.8. Форма регистрации автоматизированная. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки на компьютере.

4.4.9. В управлении делопроизводства сформирован банк регистрационных данных в электронном виде, который предоставляет информацию обо всех документах и месте их размещения.

4.4.10. Журнальная форма регистрации допускается в структурных подразделениях администрации города с объемом документооборота до 600 документов в год (приложения 23 - 24).

4.5. Рассмотрение документов руководством

4.5.1. При рассмотрении документов руководитель: рассматривает документы в день поступления;

- в тот же день (как исключение - на следующий день), возвращает документы с резолюцией в управление делопроизводства.

При необходимости использования документа в будущем для руководителя может быть сделана копия документа.

Руководитель не должен принимать документы непосредственно от посетителей и представителей других организаций.

4.5.2. Резолюция подготавливается главой администрации и его заместителями с учётом распоряжения администрации города о распределении функциональных обязанностей между руководством администрации и положений о структурных подразделениях администрации города.

4.5.3. Если из документа невозможно чётко установить, в компетенцию какого исполнительного, либо иного органа или службы входит данный вопрос, первым исполнителем указывается должностное лицо, которому наиболее близок по направлению деятельности соответствующий вопрос.

4.6. Исполнение документов

4.6.1. Документы, рассмотренные руководителем, возвращаются с соответствующей резолюцией в управление делопроизводства для занесения текста резолюции и факта передачи документа исполнителю в регистрационную карточку автоматизированной системы контроля. Затем документ направляется исполнителю.

При наличии двух или более исполнителей подлинник направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, который является основным исполнителем, всем остальным при необходимости направляется электронная версия документа и резолюции.

В случае если структурным подразделением администрации, рассматривающим обращение (исполнителем), будет установлено, что данное обращение подлежит рассмотрению другим структурным подразделением, то данное обращение может быть переадресовано в течение 5 дней со дня поступления обращения, но не позднее 2-х рабочих дней до дня наступления контрольного срока исполнения документа. В случае нарушения указанных сроков, обращения для переадресования управлением делопроизводства не принимаются.

Обращения, поступившие для рассмотрения соответствующему структурному подразделению администрации города от других подразделений с нарушением порядка, установленного Инструкцией, незамедлительно возвращаются в такое подразделение.

Направление обращения в нарушение установленного порядка, в результате чего допущено нарушение срока рассмотрения обращения, влечёт за собой привлечение виновных лиц к ответственности.

4.6.2. Передача документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через управление делопроизводства, в котором был зарегистрирован документ.

Передача документов в границах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в данном подразделении.

Если при выполнении поручения или резолюции необходимо составить новый документ, наличие такого документа в папке контроля является основным подтверждением выполнения.

4.6.3. От момента поступления до завершения работы документ находится у исполнителя.

При передаче исполненного документа на подпись руководителю, к нему прилагаются оригиналы материалов, на основании которых он готовился.

5. Обработка и отправка исходящих документов

5.1. Прохождение исходящих документов

5.1.1. Прохождение исходящих документов включает в себя:

- составление проекта документа;

- исполнение документа;

- согласование;

- визирование;

- подписание;

- регистрацию;

- отправку.

Исходящие документы администрации города, обрабатываются и отправляются централизованно через управление делопроизводства в день их получения от исполнителей, в исключительных случаях - не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов администрации города без регистрации в управлении делопроизводства.

5.1.2. При приеме от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:

- правильность оформления документа и размещение на нем всех реквизитов;

- правильность указания адреса;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на копии документа, остающегося в делах исполнительного комитета городского совета;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

5.1.3. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой, электронной связью или нарочно. Обработка документов для отправки почтовой и электронной связью или нарочно осуществляется управлением делопроизводства (документы за подписью руководства администрации города) и структурными подразделениями администрации города (документы за подписью руководителей структурных подразделений).

5.1.4. Регистрации подлежат все отправляемые документы. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса, присвоенного структурным подразделениям, и порядкового номера по регистрационному учету. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

5.1.5. Управлением делопроизводства регистрируются исходящие документы за подписью главы администрации города и его заместителей, оформленные на бланке администрации города. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.

Документы для отправки сдаются в управление делопроизводства полностью оформленные, в 3 экземплярах, с указанием почтового адреса получателя. Второй экземпляр визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения исполнителя. Документы за подписью главы администрации города дополнительно визируются заместителем главы администрации, координирующим деятельность структурного подразделения подготовившего документ.

5.1.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания. Документы, подлежащие отправке до 18 часов, принимаются управлением делопроизводства ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15-00 часов, отправляется на следующий рабочий день.

Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью главы администрации города, его заместителей. Второй экземпляр зарегистрированных и переданных на отправку документов, имеющих все необходимые реквизиты, визы и приложения, хранятся в управлении делопроизводства согласно номенклатуре дел.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты администрации города, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем в реестре рассылке.

5.1.7. На оригиналах документов, подлежащих возврату, в верхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".

5.1.8. Документы, направленные одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.

На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, вложенных в конверт.

5.1.9. Документы, адресуемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые исполняются заблаговременно машинописным или печатным способом.

5.1.10. При отправлении корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, необходимо указать точный адрес (почтовый индекс, область, район, город, улица, номер дома).

5.1.11. В регистрационной карточке указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться документ.

5.1.12. Документы, доставляемые курьером, передаются местным адресатам под расписку в разносной книге.

5.1.13. Оригиналы нормативных правовых актов администрации города и документы к ним остаются в отделе регистрации правовых актов управления организационного обеспечения и регистрации правовых актов департамента внутренней политики и организационного обеспечения, а в организации, учреждения, гражданам направляются их заверенные копии.

5.1.14. Документы на цифровых носителях, высылаются с сопроводительным письмом в упаковке, которая должна отвечать техническим требованиям хранения записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается к делу на общих основаниях.

6. Организация контроля за исполнением документов

6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов

6.1.1. Задачей контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного их исполнения.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные в исполнительном комитете документы, в которых установлены задания и сроки их выполнения.

6.1.3. Контроль за выполнением документов включает в себя:

- постановку документа (поручения) на контроль, формирование контрольной папки и банка данных в управлении делопроизводства;

- проверку своевременного доведения контрольного документа до исполнителя, получение информации об исполнении документа;

- контроль за состоянием выполнения документа посредством напоминания о наступлении срока исполнения;

- учет и обобщение результатов выполнения документов (поручений);

- информирование руководства администрации города о ходе и итогах выполнения документа (поручения);

- формирование картотеки исполненных дел.

6.1.4. Ответственность за исполнение документа несут должностные лица, указанные в документе, резолюциях главы администрации и заместителей главы администрации города и непосредственные исполнители.

В случае, когда документ исполняется несколькими должностными лицами и в резолюции руководителя не указано об исполнении документа в пределах компетенции каждого, ответственным за организацию исполнения документа является должностное лицо, которое в резолюции указано первым.

Главный исполнитель организует работу соисполнителей, назначает сроки предоставления ими информации. Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное предоставление информации.

Исполнение документа предполагает сбор и обработку информации, в случае необходимости направление запросов на предоставление информации в структурные подразделения администрации города; подготовку проекта ответа на документ или нового документа; оформление, согласование и подписание документа.

6.1.5. Сроки исполнения документов

Документы могут быть с указанием и без указания срока их исполнения.

Сроки исполнения могут быть указаны в самом документе, в резолюции руководства администрации города или установлены актами законодательства Российской Федерации.

Документы без указания срока их исполнения, имеющие задания для исполнения, должны быть исполнены не позднее чем за 30 календарных дней, а документы с резолюцией "срочно" - в течение 7 рабочих дней от даты поступления документа.

Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. При необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а относительно документа без указания срока - до окончания 30-дневного срока от даты его получения.

Продление срока исполнения поручения главы администрации города, его заместителей допускается в исключительных случаях, когда исполнить поручение в указанный срок невозможно по объективным причинам, однако, необходимо дать промежуточный (оперативный) ответ.

Сотрудники управления делопроизводства для полноты выполнения документов и сбора дополнительной информации, по согласованию с лицом, осуществляющим контроль, имеют право устанавливать дополнительные, промежуточные сроки по выполнению контрольных документов.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные данные.

6.1.6. Еженедельно управление делопроизводства направляет письменные напоминания исполнителям о наступлении контрольных сроков исполнения документов, а также составляет перечень документов, не выполненных в установленный срок, на доклад руководству администрации города.

6.1.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой в электронной базе документов о его исполнении и направлении в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Исполненные документы передаются в управление делопроизводства и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.8. Функции контроля за выполнением документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют должностные лица, подписавшие документ.

Функции контроля за сроками исполнения документов - управление делопроизводства.

6.2. Установленные сроки рассмотрения входящей корреспонденции.

6.2.1. Обращения граждан, предприятий, учреждений, организаций, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в управлении делопроизводства, если иное не предусмотрено федеральным законодательством или законодательством Республики Крым.

6.2.2. Запрос пользователя информации о деятельности администрации города подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

6.2.3. Парламентский запрос Совета Федерации разрешается должностным лицом в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения, если иной срок не установлен Советом Федерации.

6.2.4. Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

6.2.5. Запрошенные Уполномоченными по правам человека, по правам ребенка, по правам предпринимателей в Российской Федерации материалы и документы и иная информация должны быть направлены Уполномоченным не позднее 15 дней со дня получения запроса, если в самом запросе не установлен иной срок. Заключение Уполномоченного, содержащее его рекомендации, рассматривается в месячный срок и о принятых мерах в письменной форме сообщается Уполномоченному.

6.2.6. Запрос Общественной палаты Российской Федерации разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем через 14 дней.

Обращения Общественной палаты Российской Федерации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения указанного обращения продлевается, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением Общественной палаты о продлении срока.

6.2.7. Поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов РФ, а также обращения, разрешение которых взято на особый контроль, разрешаются безотлагательно.

6.2.8. Запрос Государственного Совета Республики Крым разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Государственным Советом срок.

6.2.9. Запрос депутата Государственного Совета Республики Крым рассматривается должностным лицом, которому направлен запрос, и направляется ответ на него в письменной форме не позднее, чем через 15 календарных дней со дня получения запроса или в иной согласованный с депутатом срок.

Если для подготовки ответа на депутатский запрос необходимо провести проверку, изучить дополнительные материалы, ответ на депутатский запрос может быть дан не позднее, чем через 30 календарных дней со дня получения. При этом руководитель органа или должностное лицо, к которым обращен запрос, обязаны проинформировать Государственный Совет о причинах увеличения срока подготовки ответа.

6.2.10. Обращение депутата представительного органа муниципального образования по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, рассматривается и дается ответ на его обращение или предоставляются копии запрашиваемых им документов в течение 30 дней со дня регистрации его письменного обращения.

6.2.11. Адвокатский запрос, запросы правоохранительных органов (кроме документов по рассмотрению уголовных дел) рассматриваются в порядке, установленном законодательством, запрошенные документы или их заверенные копии предоставляются не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса.

6.2.12. Протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.

6.2.13. Представление прокурора об устранении нарушений закона вносится прокурором или его заместителем и подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

6.2.14. Межведомственный запрос о представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного информационного взаимодействия в соответствии со ст. 7.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями и дополнениями) подлежит обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 5 рабочих дней со дня поступления запроса.

6.2.15. Запросы Комитета по противодействию коррупции Республики Крым, подлежат обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 15 дней от даты регистрации.

6.2.16. Сроки предоставления муниципальных услуг устанавливаются соответствующими административными регламентами администрации города (приложение 11).

6.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной связи Электронная почта

6.3.1. Электронная почта в администрации города (далее - ЭП) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные телекоммуникационные сети и через сеть Интернет.

6.3.2. Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы связи отправителя к получателю посредством сервисов электронной почты.

6.3.3. Управление делопроизводства осуществляет прием и распечатывание полученного электронного документа, адресованного главе администрации города, его заместителям, поступившего на официальный адрес электронной почты администрации города.

6.3.4. Управление делопроизводства обеспечивает прием и передачу ЭП, адресованной главе администрации города, его заместителям, ежедневно в рабочие дни с 09.00 до 18.00. Прием и передача ЭП в структурных подразделениях осуществляются ответственными лицами подразделений.

6.3.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами для исходящих документов и подписаны руководством администрации города. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к информации ограниченного доступа.

6.4. Система электронного документооборота

6.4.1. Система электронного документооборота администрации города (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между Администрацией города Симферополя Республики Крым и исполнительными органами государственной власти Республики Крым и местного самоуправления Республики Крым.

Порядок работы со служебными документами в электронной форме в системе электронного документооборота определяется отдельной Инструкцией.

Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с федеральными законами от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами Республики Крым.

7. Составление номенклатуры и формирование дел

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Если в делопроизводстве заводится документ, срок хранения которого не предусмотрен перечнем, то срок его хранения определяет экспертная комиссия (далее - ЭК).

Срок хранения документов, предусмотренных перечнями, уменьшать запрещено. Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), исходя из практической ценности документов, может увеличить их срок хранения. Для четкой организации документов в делопроизводстве и правильного формирования дел управлением делопроизводства совместно с архивным управлением осуществляется систематический контроль за правильностью заведения и формирования дел согласно номенклатуры.

7.1.2. Номенклатура дел составляется для создания в администрации города единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

Номенклатура дел структурных подразделений разрабатывается должностными лицами, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов.

7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом (приложение 8):

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, через дробь отдела в составе структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 09/01-02, где 09 - обозначение структурного подразделения, 01 - обозначение отдела в составе структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

3) графа 3 заполняется по окончании календарного года;

4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов;

5) в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

В номенклатуру дел структурных подразделений вносятся все дела и документы, образующиеся в процессе их деятельности, в т.ч.:

- неоконченные делопроизводством дела, которые поступили из других учреждений для продолжения;

- справочные картотеки к документам;

- дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела); эти дела вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопросов;

- дела, не предусмотренные номенклатурой, т.е. образовавшиеся после начала года в результате выявления новых вопросов деятельности администрации города, подлежащие документированию.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и т.п.

7.1.4. Номенклатура дел администрации города разрабатывается до 15 декабря текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел аппарата и структурных подразделений администрации города разрабатывается и предоставляется структурными подразделениями на согласование в архивное управление и ЦЭК составляется до 01 декабря. Номенклатура дел администрации города после одобрения ЦЭК и ЭК архивного управления направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы Республики Крым, после чего утверждается заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города.

7.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает и согласовывает с архивным управлением номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее на согласование ЦЭК.

7.1.6. В течение года по согласованию с архивным управлением в утвержденную номенклатуру дел аппарата администрации города могут вноситься изменения и дополнения. Номенклатура дел аппарата администрации города в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.7. Номенклатура дел аппарата администрации города составляется в 3-х экземплярах, один из которых является контрольным и хранится в управлении делопроизводства, второй предоставляется для практической работы в структурные подразделения аппарата, третий - в архивное управление. Процесс разработки и согласования номенклатуры дел подразделений администрации города аналогичен.

7.1.8. Номенклатура дел ежегодно пересматривается. При отсутствии изменений в составе документов и изменений структуры номенклатура пересогласовывается и используется в работе следующего года.

По окончании года номенклатуры дел обязательно закрываются итоговой записью. Итоговую запись закрепляет должностное лицо или руководитель делопроизводственной службы. О наличии заведенных дел за год по номенклатуре дел аппарата и номенклатурам дел структурных подразделений, являющихся источником комплектования, до 20 декабря подается письменное извещение в архивное управление.

Если в течении года состав документов структурного подразделения не менялся, то в управление делопроизводства и архивное управление к 01 декабря представляется письмо о продлении срока действия номенклатуры на будущий делопроизводственный год.

7.2. Экспертиза ценности документов

7.2.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится соответствующей постоянно действующей экспертной комиссией, состав которой утверждается правовым актом администрации города.

7.2.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архивное управление; отбор документов с временными сроками хранения и до минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об ЭК органа местного самоуправления.

7.2.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению.

Документы, не подлежащие сдаче в архивное управление, и временного хранения дела (5 лет, 3 года, 1 год, до минования надобности, до замены новыми) ежегодно до 1 апреля текущего года уничтожаются в структурном подразделении по акту, который хранится в деле структурного подразделения постоянно.

7.2.4. Документы уничтожаются после утверждения акта о выделении документов к уничтожению в установленном порядке.

Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.

7.3. Формирование и оформление дел

7.3.1. Формирование дел - это группирование в процессе делопроизводства исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел.

Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного управления.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

7.3.2. Полное оформление дела предусматривает:

- внутреннюю пересистематизацию листов в деле согласно схеме (по хронологии, по алфавиту);

- подшивку или переплет в дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- оформление обложки или внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).

7.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать такие правила:

- группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия -засвидетельствованные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать внесения в дела черновых, личных, дублирующих документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходящих дел);

- формировать личные дела муниципальных служащих, работников в течение всего времени работы лица в администрации города;

- группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс, сначала инициативный документ, а потом - все другие в хронологической последовательности;

- если документы по своему содержанию и срокам хранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводится новое дело с обязательным вынесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

- дело не должно превышать 250 листов при толщине 30-40 мм. При наличии нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе: том 1, том 2 и т.д.

7.3.4. Документы внутри дела группируются в хронологическом, алфавитном, нумерационном или логическом порядке:

- в хронологическом - (протоколы, решения, распоряжения, приказы, ведомости на заработную плату);

- в алфавитном - (лицевые счета, карточки формы Т-2, личные дела);

- в нумерационном - однородные документы, имеющие порядковую нумерацию: квитанции, накладные и т.д.;

- в логическом - документы располагают в последовательности решения того или иного вопроса.

7.3.5. Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по их характеру и хронологии.

Уставы, положения, инструкции и другие материалы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и размещаются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.

Постановления по основной деятельности и распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, наложение взысканий) в делопроизводстве группируются в разные дела с отдельной нумерацией.

7.3.6. Документы к заседаниям комиссий администрации города систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, касающихся одного протокола

- по повестке дня. В группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

7.3.7. Поручения вышестоящих органов и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности администрации города.

При небольшом количестве таких документов они формируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по датам поручений.

7.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно от проектов этих документов.

7.3.9. Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому принципу и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ идет за документом-запросом.

7.3.10. Документы в личных делах сотрудников группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:

- внутренняя опись документов, включенных в дело;

- заявление о приеме на работу, направление или представление;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме, документы об образовании, протокол заседания конкурсной комиссии, результаты ответов на экзаменационные документы, результаты ежегодной итоговой оценки должностного лица, решение или распоряжение о назначении, переводе, увольнении;

- дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрениях;

- справки и другие документы.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного хранения и в личные дела не включаются.

7.3.11. Лицевые счета работников по заработной плате систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке, а ведомости на заработную плату - по хронологии.

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в архивном управлении черными чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования архивного управления, в которое будут передаваться дела органа местного самоуправления.

7.4. Составление и оформление описей дел

7.4.1. На завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивное управление.

7.4.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок только первого дела, а на остальных томах проставляется "То же", другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.

7.4.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения составляется опись, состоящая из годовых разделов, в 4-х экземплярах, по личному составу в 3-х экземплярах.

7.4.4. Вместе с делами структурных подразделений в архивное управление передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.5. Организация хранения документов

7.5.1. С момента заведения дела постоянного хранения и до передачи в архивное управление хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации города.

7.5.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации города, ответственные за сохранность документов и дел.

7.5.3. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел или описью, копия которой имеется в структурном подразделении.

На корешках обложек дел, хранящихся в папках-сегрегаторах указываются индексы и заголовки дел по номенклатуре, годы и сроки хранения документов.

7.5.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения главы администрации города с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

7.6. Использование документов, находящихся на архивном хранении

7.6.1. Документы, хранящиеся в архивном управлении и архивах структурных подразделений администрации города (при их наличии), предоставляются сотрудникам для работы в помещении архивного управления или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архивного управления.

Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. При увольнении работник администрации города обязан сдать в архивное управление находящиеся у него во временном пользовании документы.

7.6.2. Подлинники правовых актов администрации города не выдаются.

7.6.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации города, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенным работникам все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Симферополя

Г.В. Александрова

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева