Приложение N 1. Положение об архивном отделе администрации города Краснодара

Приложение N 1 к постановлению
главы администрации г. Краснодара
от 20 февраля 2001 г. N 203

Положение
об архивном отделе администрации города Краснодара

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Краснодара является самостоятельным структурным подразделением администрации без права юридического лица, созданным администрацией для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти города, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

Архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов администрации края по методическим вопросам, по обеспечению сохранности, комплектования и использования документов архивного фонда Краснодарского края.

1.2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и принятым в соответствии с ним Законом Краснодарского края "Об архивном фонде Краснодарского края и архивах", Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями городской Думы Краснодара и администрации города, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России и настоящим Положением.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением главы администрации города Краснодара.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета города, его штатная численность устанавливается главой администрации города.

1.5. Архивный отдел имеет гербовую печать для использования в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.6. Архивный отдел имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба города.

1.7. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе: архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов архивного фонда Краснодарского края, отражающих историю города.

1.8. Архивный отдел хранит документы архивного фонда Краснодарского края постоянно в соответствии с Законом Краснодарского края "Об архивном фонде Краснодарского края и архивах".

1.9. Архивный отдел имеет архивохранилище документов по личному составу и осуществляет хранение этих документов, принятых от ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемника, в течение срока, установленного законодательством.

1.10. Рекомендации отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной и иным формам собственности.

2. Состав документов

2.1. Архивный отдел хранит:

2.1.1. Документы государственной части архивного фонда Краснодарского края, образовавшиеся в деятельности городских органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной и другим формам собственности, а также находящихся в совместном ведении города и края.

2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2.1.3. Фотодокументы, кино-, фото-, видеодокументы, отображающие прошлое и настоящее города.

2.1.4. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных структур, независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа.

2.1.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.

2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части архивного фонда Краснодарского края поступают на хранение в архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации города.

2.4. Архивный отдел администрации города принимает на хранение от Государственного архива Краснодарского края документы горисполкома, его управлений и отделов, а также документы райисполкомов.

3. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда Краснодарского края, хранящихся в архивном отделе.

3.2. Комплектование архивного отдела документами архивного фонда Краснодарского края, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве городских органов местного самоуправления и других муниципальных учреждений и предприятий города; содействие организациям других форм собственности в сохранности, комплектовании и использовании их архивов.

3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями и предприятиями законодательства и иных правовых актов Российской Федерации, городской Думы Краснодара, администрации города Краснодара в области архивного дела, а также за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования архивного фонда Краснодарского края, независимо от форм собственности, расположенными на территории города.

4. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в управление по делам архивов администрации Краснодарского края по установленным нормам сведения хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.2. Разрабатывает и представляет на утверждение управляющего делами администрации города Краснодара списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения города о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, радио, телевидении, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам в целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования; ведет в установленном порядке государственный учет архивного фонда Краснодарского края, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других муниципальных и иных форм собственности учреждениях, находящихся на территории города.

4.8. Информирует администрацию города о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде Краснодарского края и архивах.

4.9. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.

4.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству учреждений - источников комплектования.

4.11. Рассматривает поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, а также на согласование - описи дел по личному составу учреждений - источников комплектования архивного отдела.

4.12. Рассматривает описи дел по личному составу ликвидированных учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел.

4.13. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий города вне зависимости от форм собственности и ведомственной подчиненности.

4.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

4.15. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству; прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архивному отделу предоставляется право:

5.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

5.2. Получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации делопроизводства.

5.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, городской Думы и администрации города Краснодара в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.

5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда Краснодарского края.

5.7. Вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе и учреждениях, предприятиях муниципальной и иных форм собственности; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

5.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами и привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности к ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде Краснодарского края и архивах.

6. Организация работ

6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом города и настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной основе в сфере архивного дела.

6.2. Заведующий архивным отделом назначается и освобождается от должности главой администрации города Краснодара.

6.3. Заведующий архивным отделом:

6.3.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач.

6.3.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города Краснодара.

6.4. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива на основе годового плана работы, утвержденного администрацией города Краснодара.

6.5. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления города, учреждениями и организациями, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

6.6. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям постоянного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы условий осуществляется администрацией города за счет местных бюджетных ассигнований.

6.7. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией города в случае изменения административно-территориального деления. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого архивного отдела, передаются его правопреемнику.

Управляющий делами

администрации г. Краснодара

В.В. Абаев