Приложение. Положение об организации учета и контроля за прохождением и исполнением документов в администрации города Краснодара, выполнением заданий и поручений главы администрации города Краснодара

Приложение к постановлению
главы администрации г. Краснодара
от 20 сентября 2001 г. N 1646

ГАРАНТ:

См. разделы 8 и 9 Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденной постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29 апреля 2005 г. N 1171

Положение
об организации учета и контроля за прохождением и исполнением
документов в администрации города Краснодара, выполнением заданий
и поручений главы администрации города Краснодара

I. Общие положения

1. Настоящее Положение об организации учета и контроля за прохождением и исполнением документов в администрации города Краснодара, выполнением заданий и поручений главы администрации города Краснодара подготовлено в соответствии с Уставом города Краснодара, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Краснодара, Положением об аппарате главы администрации города Краснодара и регламентирует организацию и порядок учета и контроля за прохождением документов в администрации города Краснодара, а также выполнением заданий и поручений главы администрации города.

ГАРАНТ:

Об организации работы со служебными документами и контроля исполнения распорядительных документов в администрации края см. разделы 6 и 9 действовавшего в период действия настоящего постановления Регламента администрации Краснодарского края, утвержденного постановлением главы администрации края от 14 августа 2001 г. N 760

2. В администрации города Краснодара действует автоматизированная система документооборота, позволяющая осуществлять учет поступающих документов, а также заданий и поручений, даваемых руководителями администрации города.

3. Основной задачей контроля является обеспечение своевременного, качественного и эффективного исполнения правовых актов, распорядительных и иных документов, письменных заданий и поручений руководителей администрации города (далее - контрольных документов), обеспечение исполнительской дисциплины и ответственности должностных лиц.

4. В систему контрольных органов администрации города входят:

заместители главы администрации города;

руководители структурных подразделений администрации города;

управление делами администрации города;

аппарат главы администрации города.

5. Контрольные органы осуществляют следующие основные функции:

проводят плановые и оперативные проверки, собирают, анализируют и обобщают информацию об исполнении контрольных документов, доводят ее до исполнителей;

готовят предложения по совершенствованию механизма и координации действий контрольных органов, укреплению исполнительской дисциплины;

выходят с предложениями о рассмотрении невыполненных контрольных документов на совещаниях администрации города и снятии контрольных документов с контроля;

вносят предложения о привлечении должностных лиц к материальной и дисциплинарной ответственности по фактам низкой исполнительской дисциплины, а также о поощрении систематической качественной работы;

разрабатывают методические материалы по совершенствованию форм и методов контроля, взаимодействуют с гражданами, советами на общественных началах при администрации города, контролирующими и правоохранительными органами;

проводят иные контрольные мероприятия.

6. Заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города, на которых возложен контроль (далее - исполнители), организуют работу по учету и контролю и несут персональную ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольных документов.

II. Организация учета и контроля

1. В администрации города учету и контролю подлежат:

нормативные правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;

решения городской Думы Краснодара, относящиеся к ведению администрации города;

обращения депутатов всех уровней;

правовые акты администрации города и их проекты;

задания и поручения главы администрации города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города;

письма и другие служебные документы;

письменные обращения граждан;

критические материалы в адрес администрации города, опубликованные в средствах массовой информации.

2. Необходимость постановки документа, задания и поручения главы администрации города на контроль определяет глава администрации города. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации города самостоятельно определяют необходимость контроля за документами, поступившими в их адрес, и за собственными документами.

3. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет глава администрации города. Организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата главы администрации города.

4. Заместители главы администрации города осуществляют контрольные функции в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Краснодара и его заместителями, а также в соответствии со своими должностными инструкциями.

5. Учет и контроль в структурных подразделениях администрации города за своевременным и качественным исполнением документов, заданий и поручений главы администрации города организуют их руководители, которые несут ответственность за эту работу.

Руководители структурных подразделений администрации города обязаны:

рассматривать контрольные документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день поступления;

лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;

не реже одного раза в неделю лично рассматривать состояние контроля исполнения;

по письменному запросу представлять информацию в аппарат главы администрации о ходе выполнения требований, содержащихся в документах, исполнение которых возложено на данное структурное подразделение;

систематически подводить итоги исполнения контрольных документов, принимать соответствующие меры дисциплинарного воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

6. Управление делами администрации города организует учет и контроль за прохождением и исполнением нормативных правовых актов органов государственной власти, решений городской Думы Краснодара, обеспечивает оперативный контроль за качественной подготовкой и оформлением правовых актов главы администрации города, осуществляет иные контрольные функции в соответствии с Положением об управлении делами администрации города Краснодара, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Краснодара, заданиями и поручениями главы администрации города.

7. Контрольные мероприятия могут быть фронтальными, тематическими и оперативными. Основными этапами контроля при этом являются:

проверка обоснованности и целесообразности принятия исполнителем управленческих решений по выполнению порученного задания;

оценка качества, своевременности и эффективности исполнения, а также обоснованность и использование ресурсов и средств;

информация об итогах контроля.

8. Осуществление контроля исполнения правовых актов, иных документов, заданий и поручений предполагает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя документов и резолюций руководителя;

организацию контроля за надлежащим (качественным, точным, полным и своевременным) исполнением конкретных документов и резолюций;

учет и анализ результатов исполнения;

снятие документов с контроля.

9. Требования об исполнении оформляются в виде резолюций на должностных бланках главы администрации города, его заместителей и руководителей структурных подразделений администрации города.

10. На контрольных документах (резолюциях) проставляется отметка о контроле, которая обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". В соответствии с ГОСТ 6.30-97 для отметки о контроле отведено место на левом поле бланка документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".

11. Правовые акты, документы, задания и поручения руководителей администрации города с резолюциями на них, поступившие исполнителям, рассматриваются ими в течение одного дня и исполняются в указанные сроки. Если срок не указан, они исполняются в течение одного месяца со дня подписания резолюции, если есть пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение трех дней. Сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.

12. Должностное лицо, указанное в правовых актах или резолюциях первым, является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями. Ответственный исполнитель при необходимости получает от соисполнителей информацию в определенный им срок для дальнейшего ее обобщения. Соисполнители в равной степени несут ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение. Копия документа, поставленного на контроль, направляется каждому соисполнителю.

13. Если исполнение требования, содержащегося в правовом акте главы администрации города, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением администрации города, то ответственным исполнителем является руководитель структурного подразделения, подготовивший правовой акт.

14. Ответственные исполнители организуют непосредственную проверку хода и качества исполнения документов, передают обобщенную информацию об исполнении контрольных документов руководителям администрации города, в управление делами администрации города или аппарат главы администрации города для снятия с контроля. Отсутствие информации является нарушением срока исполнения.

15. При необходимости продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель должен представить в управление делами администрации города или аппарат главы администрации города документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока исполнения не позднее трех дней до истечения установленного срока.

Срок исполнения контрольного документа считается продленным при наличии соответствующей резолюции главы администрации города или руководителя аппарата главы администрации города.

16. Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, представляют информацию об исполнении в виде служебной записки. Информация должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.

17. Результаты и ход исполнения контрольных документов учитываются и анализируются управлением делами администрации города и аппаратом главы администрации города. Информации об итогах исполнения контрольных документов и о состоянии исполнительской дисциплины регулярно рассматриваются на аппаратных совещаниях и совещаниях при главе администрации города.

18. Материалы по результатам проведенных контрольных мероприятий представляются главе администрации города еженедельно, накануне аппаратных совещаний.

В целях повышения оперативности контроля исполнения документов еженедельно главой администрации города проводятся совещания "Час контроля".

19. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения требований, содержащихся в резолюции руководителя. В электронный банк регистрационных данных вводится отметка о его исполнении и снятии с контроля.

Контрольный документ считается снятым с контроля при наличии соответствующей резолюции руководителя, поставившего документ на контроль.

20. Организация учета и контроля исполнения осуществляется на базе электронного банка регистрационных данных, который систематизирован по видам и срокам исполнения документов, исполнителям, критериям оценки исполнения и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии контрольных документов, а также мероприятия по организации предупредительного контроля, анализ исполнительской дисциплины и меры по стимулированию труда исполнителей.

III. Осуществление контрольных функций аппаратом
главы администрации города

1. Аппарат главы администрации города обеспечивает реализацию контрольных функций и полномочий главы администрации города в целях усиления эффективности принимаемых управленческих решений, укрепления исполнительской дисциплины и повышения ответственности исполнителей.

2. В аппарате главы администрации города контролю подлежат:

выполнение нормативных правовых актов органов государственной власти в части, касающейся органов местного самоуправления;

выполнение правовых актов главы администрации города;

выполнение решений городской Думы Краснодара;

исполнение заданий главы администрации города, связанных с документами юридических лиц;

исполнение заданий главы администрации города, связанных с обращениями граждан;

исполнение поручений, даваемых на аппаратных совещаниях;

исполнение поручений, даваемых на совещаниях при главе администрации города;

исполнение персональных поручений;

выполнение требований по представлению информации;

соблюдение качества подготовки проектов правовых актов главы администрации города;

иные задания и поручения главы администрации города.

По каждому виду исполнения оформляются журналы учета исполнения, содержащие показатели качества выполняемой работы.

3. Основанием для постановки на контроль правовых актов и иных документов, подлежащих контролю, заданий и поручений главы администрации города аппаратом главы администрации города являются:

резолюция главы администрации города на документе, содержащая сведения об исполнителе, задание для исполнителя и сроки исполнения;

требование главы администрации города доложить об исполнении его поручения;

наличие в текстах документов органов государственной власти требований, относящихся к исполнительным органам местного самоуправления в Краснодарском крае;

содержание в текстах писем просьбы дать ответ.

4. Информация о ходе и результатах выполнения требований, заданий и поручений главы администрации города направляется исполнителям в аппарат главы администрации города согласно установленным срокам.

5. При проведении контрольных мероприятий аппаратом главы администрации города используются следующие основные методы контроля:

отбор и изучение информации;

анализ первичных документов;

экспертиза проектов правовых актов главы администрации города;

визуальное наблюдение в ходе проведения контрольных мероприятий;

участие в мероприятиях, проводимых контрольными, надзорными и правоохранительными органами.

6. Результаты контрольных мероприятий оформляются в виде информативных документов и доводятся до сведения главы администрации города и исполнителей.

К информативным документам могут быть отнесены:

служебные записки - по исполнению контрольных документов;

справки - по результатам предупредительного контроля;

заключения - по выполнению положений правовых актов;

представления и замечания - к проектам правовых актов главы администрации города на этапе их подготовки;

сводки и отчеты - по итогам контроля;

иные документы - по вопросам планирования, содержания, организации и проведения контрольных мероприятий.

Содержание информативных документов должно быть объективным, изложение - ясным и точным, сведения о выявленных недостатках, нарушениях и злоупотреблениях должны сопровождаться ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, которые нарушены или не соблюдены, а также на документы, подтверждающие достоверность информации.

7. Поручения главы администрации города, даваемые им на аппаратных и иных совещаниях, заседаниях и других мероприятиях с его участием, а также поручения по результатам рассмотрения главой администрации города устных обращений юридических и физических лиц оформляются при необходимости в виде протоколов, выписки из которых с резолюцией руководителя аппарата главы администрации города направляются исполнителям.

Персональные поручения главы администрации города могут оформляться на бланке специального образца формата А-5 (приложение 1).

8. Аппарат главы администрации города ставит на учет контрольные документы и оформляет на них контрольные дела (приложение 2).

В контрольное дело помещаются: копия контрольного документа, информация исполнителей, отражающая ход выполнения, сведения о результатах промежуточного контроля, другие отчетные материалы.

9. Аппарат главы администрации города осуществляет контрольно-аналитические функции, предусматривающие экспертизу информации о результатах исполнения, ставит в известность главу администрации города об итогах контроля, вносит информацию в электронную базу данных.

10. Допускается запрашивать у исполнителя информацию о ходе исполнения документа, задания или поручения главы администрации города до истечения контрольного срока исполнения в порядке предупредительного контроля.

11. По первому требованию работников аппарата главы администрации города исполнители обязаны давать исчерпывающие устные ответы или письменную информацию о ходе исполнения контрольных документов.

12. В случаях отказа исполнителя в допуске работников аппарата главы администраций города на проверяемый объект, систематического нарушения исполнителем порядка представления информации, а также задержки с ее представлением, представления недостоверной информации, иных действий исполнителя, препятствующих выполнению работниками аппарата своих функций, главе администрации города направляется представление, а в журнал учета исполнения вносится соответствующая отметка.

13. Аппарат главы администрации города ежемесячно:

направляет исполнителям перечень неисполненных в срок либо ненадлежаще исполненных контрольных документов главы администрации города, которые содержатся в журнале просроченных контрольных дел (приложение 3);

готовит для главы администрации города аналитический обзор (сводку) и свои предложения по итогам контроля;

дает предложения по дифференцированному премированию руководителей структурных подразделений администрации города.

14. Материально-техническое, транспортное и организационное обслуживание, необходимое аппарату главы администрации города для проведения контрольных мероприятий, обеспечивает управление делами администрации города.

Управляющий делами

администрации г. Краснодара

В.В. Абаев