Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение главы муниципального образования город Краснодар от 11 июля 2008 г. N 177-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
Утверждена
распоряжением главы муниципального
образования город Краснодар
от 11 июля 2008 г. N 177-р
Инструкция по делопроизводству
в администрации муниципального образования город Краснодар
С изменениями и дополнениями от:
13 января, 2, 20 апреля, 13 июля, 14 августа, 30 ноября 2009 г., 25, 28 января, 4 мая, 22 июня, 17 августа 2010 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (далее - Инструкция) является нормативным документом и разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документов в администрации муниципального образования город Краснодар.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к работе с документами в администрации муниципального образования город Краснодар (далее - администрация города) в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденной постановлением главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 N 1315.
1.3. Приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар, отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации города (далее - органы администрации города) организуют и ведут делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией и иными нормативно-методическими документами. Соблюдение настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города, приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей и органов администрации города.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку (оформление), регистрацию, прохождение и формирование дел в архив, в том числе с применением автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Делопроизводство в администрации города осуществляется с использованием автоматизированной системы программного комплекса "Делопроизводство и документооборот", предназначенной для учета, контроля и сопровождения документов.
1.6. Документационное обеспечение и контроль за соблюдением порядка работы с документами в администрации города осуществляется общим отделом управления делами администрации муниципального образования город Краснодар (далее - общий отдел) и работниками, ответственными за организацию делопроизводства в приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей и органах администрации города.
1.7. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей возлагается на начальника отдела обеспечения деятельности главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей управления делами администрации города, в органах администрации города - на их руководителей.
1.8. При утрате документов руководитель органа администрации города, не являющегося юридическим лицом, назначает служебное расследование, о результатах которого информирует управляющего делами администрации города. В органах администрации города, являющихся юридическими лицами, служебное расследование проводится руководителями этих органов или по их поручениям заместителями.
1.9. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем соответствующего органа администрации города с настоящей Инструкцией.
1.10. Ведение делопроизводства в органах администрации города, являющихся юридическими лицами, по вопросам, регулирующим трудовые отношения, осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими иные ограничительные грифы, определяется специальными инструкциями.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Документы администрации города
2.1.1. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридической техники, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылок для машинной обработки информации.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.1.2 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.1.2. Основными документами администрации города являются:
постановления и распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар;
распоряжения и приказы руководителей территориальных органов администрации города;
приказы руководителей отраслевых, функциональных органов администрации города, являющихся юридическими лицами;
программы (планы);
положения (инструкции);
договоры;
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
штатные расписания;
заявления;
справки (служебные записки, заключения, отчеты, представления).
2.2. Бланки документов
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.2.1 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.2.1. Постановления и распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар, распоряжения и приказы руководителей территорииальных органов администрации города, приказы руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, и письма должны оформляться на бланках установленного образца и иметь комплекс обязательных реквизитов.
2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297 х 210 мм) и А5 (210 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.2.3. В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольными:
бланки постановлений - приложения N 1, 3 к настоящей Инструкции,
бланки распоряжений - приложения N 2, 4 к настоящей Инструкции,
бланки приказов - приложение N 5 к настоящей Инструкции;
угловыми:
бланки главы муниципального образования город Краснодар - приложение N 6 к настоящей Инструкции,
бланки администрации города - приложение N 7 к настоящей Инструкции.
На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.2.4 настоящей Инструкции внесены изменения
2.2.4. В органах администрации города применяются бланки писем в соответствии с их положениями. Бланки писем органов администрации города имеют единую форму согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции. Коллегиальные органы, создаваемые органами администрации города, не входящие в структуру администрации города, могут иметь собственные бланки, имеющие форму согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции. Подготовленные по формам согласно приложениям N 8 и 9 к настоящей Инструкции бланки согласовываются с управлением делами администрации города и подлежат применению после осуществления указанного согласования.
Бланки писем органов администрации города допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий писем, остающихся в делах.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.2.5 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.2.5. Организация изготовления (типографским способом) бланков главы муниципального образования город Краснодар, администрации города, постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар, в том числе номерных бланков, осуществляется управлением делами администрации города. Номерные бланки выдаются под роспись в общем отделе, где ведется их учет. Испорченные бланки подлежат возврату в общий отдел, где ведется их учет и списание.
2.3. Реквизиты документов
2.3.1. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
2.3.2. В документах администрации города, как правило, указываются следующие реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование главы муниципального образования город Краснодар, администрации города или органа администрации города;
справочные данные об администрации города или органе администрации города;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту документа;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
виза согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в администрацию города или орган администрации города;
отметка электронной копии документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав указанных реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того требует назначение документа.
Реквизиты документа, как правило, отделяются один от другого двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.3.3 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.3.3. Реквизит "Герб муниципального образования город Краснодар" располагается на 12 мм выше верхнего текстового поля бланка, высота герба составляет не более 20 мм.
Данный реквизит обязателен для постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар, распоряжений и приказов руководителей территориальных органов администрации города, приказов руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, и писем.
2.3.4. Реквизит "Наименование главы муниципального образования город Краснодар, администрации города или органа администрации города" является собирательным обозначением автора документа.
Данный реквизит обязателен для видов документов, указанных в пункте 2.3.3 настоящего подраздела. На гербовых бланках данный реквизит располагается ниже герба муниципального образования город Краснодар.
На бланках органов администрации города указывается наименование "Администрация муниципального образования город Краснодар", на следующей строке - наименование органа администрации города. Наименование органа администрации города должно соответствовать положению об этом органе.
При подготовке документа совместно двумя и более органами администрации города их наименования следует располагать на стандартном листе бумаги, при этом они размещаются в верхней части листа на одном уровне.
2.3.5. Реквизит "Справочные данные об администрации города или органе администрации города" содержит сведения об администрации города или ее органе, необходимые при информационных контактах.
Справочные данные об администрации города или органе администрации города включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и др.
Данный реквизит располагается ниже наименования администрации города или органа администрации города.
2.3.6. Реквизит "Наименование вида документа". В составе реквизита указывается конкретный вид документа.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.3.7 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.3.7. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол), дата составления (акт).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2007 года следует оформлять - 23.08.2007 (точка, буква "г." или слово "год" после даты не указываются). В текстах постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар, распоряжений и приказов руководителей территориальных органов администрации города, приказов руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 4 марта 2007 года или 04 марта 2007 г., при этом все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов.
2.3.8. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой информацией с учетом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами администрации города, совпадает с регистрационным номером ответственного органа, готовившего документ.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.
2.3.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Данный реквизит обязателен для писем, располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 2.3.10 настоящей Инструкции внесены изменения
2.3.10. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. В качестве адресата документа могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации (далее - организации), их структурные подразделения, должностные лица, граждане.
В адресе наименование организации или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
Например:
Департамент по финансам, бюджету
и контролю Краснодарского края
Первому заместителю
руководителя департамента
1 интервал ----------------
(инициалы, фамилия)
или
Первому заместителю руководителя
департамента по финансам, бюджету
и контролю Краснодарского края
1 интервал ----------------
(инициалы, фамилия)
Если документ направлен в адрес нескольких однородных организаций или нескольких структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям отраслевых, функ-
циональных и территориальных ор-
ганов администрации муниципаль-
ного образования город Краснодар
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется. При большем числе адресатов составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес, например:
Муниципальное учреждение
"Городская управляющая компания -
Краснодар"
Садовая ул., 112,
г. Краснодар, 350002
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Назаровой В.И.
Тюляева ул., 8, кв. 125,
г. Краснодар, 350080
2.3.11. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального об-
разования город Краснодар
_____________ В.Л.Евланов
(личная подпись)
12 января 2007 года
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (прописными буквами без кавычек в соответствующих роде и числе), наименования утверждающего документа в творительным падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
протоколом общего собрания Совета ди-
ректоров на общественных началах при
главе муниципального образования го-
род Краснодар от 15.08.2007 N 14
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
2.3.12. Реквизит "Резолюция" является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.
Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.
Резолюция ставится на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа или на специальном листе-бланке формата А6, прилагаемом к документу.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 2.3.13 настоящей Инструкции внесены изменения
2.3.13. Реквизит "Заголовок к тексту документа" отражает краткое содержание текста документа.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и формироваться с помощью отлагательных существительных в предложном падеже, например:
О представлении информации,
Об отмене постановления
Заголовок составляется лицом - составителем проекта документа.
Заголовок обязателен для всех документов, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6.
Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце, шрифтом Times New Roman 14 пунктов. Заголовок к правовым актам, протоколам, заключениям, положениям, правилам, инструкциям (должностным инструкциям), справкам, актам, а также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок, как правило, не должен превышать пяти строк. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.
2.3.14. Реквизит "Отметка о контроле" оформляется на всех документах, подлежащих контролю, обозначается соответствующим штампом (словами) и располагается в правом верхнем или нижнем углу документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.3.15 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
2.3.15. Реквизит "Текст документа", как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, задания, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать одну заключительную часть. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.
В тексте документа при ссылке на правовой акт следует иметь в виду, что при ссылке на федеральные законы и законы Краснодарского края указывается их полное наименование, например: на основании Конституции Российской Федерации, Закона Российской Федерации от ___________ N ___ "О занятости населения в Российской Федерации", Федерального закона от _____ N ___ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", Закона Краснодарского края от ____________ N ___ "О квотировании рабочих мест в Краснодарском крае".
При ссылке на указы, постановления и распоряжения перед наименованием обязательно указываются дата (цифровым способом) и номер, например: на основании постановления администрации муниципального образования город Краснодар от _________ N _____ "О _________________". Сокращения в текстах наименований правовых актов недопустимы.
В муниципальных правовых актах (постановление, распоряжение), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "прошу", "предлагаю").
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").
В письмах используют следующие формы изложения текста:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем заключение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает", "управление считает возможным").
Выбор определенных языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).
Для языка служебного документа характерны:
точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;
использование прямого порядка слов в предложении;
замена местоимений существительными;
употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "создать", "утвердить", "поручить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.;
единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей и организаций, единиц измерения и т.д.;
строгий лексический отбор.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" предпочтение следует отдавать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок.
Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков (не "направляем Вам по принадлежности", а "направляем Вам"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").
Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.
Следует избегать речевых излишеств (например: "свободная вакансия", "в срок до 10.05.2007").
При построении сложных предложений следует учитывать, что их перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать на один вопрос, например:
работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку выполнения поручения, обязан:
проверить наличие сведений о документе в автоматизированной регистрационно-контрольной картотеке;
установить непосредственных исполнителей поручения;
обобщить сведения о ходе выполнения поручения.
В муниципальных правовых актах главы муниципального образования город Краснодар и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.
В тексте документа (кроме постановления или распоряжения) следует употреблять или общепринятые сокращения (например: МУ - муниципальное учреждение), или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР - группа оперативного реагирования).
При наличии в тексте документа сноски ее символ оформляется цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски после ее символа должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзацного отступа в конце соответствующей страницы), например:
--------------------------------------------------------------------
1) или * Информация корректируется ежеквартально.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слово "Основание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля. Все строки текста основания располагаются вправо от двоеточия после слова "Основание", например:
Основание: письмо-приглашение Законодательного Собрания Краснодарского
края от 10.02.2007 N 840.
При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются вправо от двоеточия. Например:
Примечание: участники конкурса должны пройти регистрацию в малом зале
заседаний.
или
Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются работниками департамента финансов
администрации муниципального образования город Краснодар.
2. Графы 5, 6 заполняются работниками департамента муниципаль-
ной собственности и городских земель администрации муници-
пального образования город Краснодар.
При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.
Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное расписание, перечень, план мероприятий, отчетно-статистические документы).
Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте, например: Таблица N 2.
Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовок граф, наименование объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы.
Графы таблиц при количестве страниц текста более одной должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, то на последующих страницах печатаются только номера этих граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения, например:
|
N п/п |
Наименование изделия |
Количество (шт.) |
Организация- поставщик |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.
При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами.
2.3.16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" может быть оформлен несколькими способами.
Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:
Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Краснодарэнерго"
на 5 л. 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного
обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 31.03.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Отметка о наличии приложения располагается через два одинарных межстрочных интервала после текста документа от левой границы текстового поля.
Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
Правила оформления приложений к правовым актам главы муниципального образования город Краснодар изложены в подразделе 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 2.3.17 настоящей Инструкции внесены изменения
2.3.17. Реквизит "Подпись" является обязательным реквизитом документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, как правило, подписываются главой муниципального образования город Краснодар, а в случае его отсутствия - его первым заместителем.
Наименование должности в данном реквизите печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
На бланках должностного лица его должность не указывается.
При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь (пасту) синего или фиолетового цвета.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии ____________________ А.Н.Домбровский
(личная подпись)
Члены комиссии: ____________________ И.А.Головкин
(личная подпись)
____________________ И.М.Гамзаев
(личная подпись)
При подписании совместных документов подписи должностных лиц располагаются на одном уровне, на всех экземплярах подписи должны быть подлинные.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. В случае если документ составлен на бланке должностного лица, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
главы муниципального образования
город Краснодар (личная подпись) А.Н.Домбровский
Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.
2.3.18. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя органа администрации города или учреждения с содержанием документа.
Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование администрации города или органа администрации города), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления здравоохранения
администрации муниципального образования
город Краснодар
_________________________ Т.А.Охтина
(личная подпись)
23.10.2007
Если согласование выражено в письме, протоколе или другом документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот документ, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Совета по безопасности
от 01.03.2007 N 10
Данный реквизит оформляется на документах, подлежащих утверждению, располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу последнего листа документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интерес нескольких организаций, составляется лист согласования.
2.3.19. Реквизит "Виза согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность визирующего, инициалы, фамилия) и даты согласования. На документе может быть несколько виз.
2.3.20. Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
В администрации города используются гербовые печати и простые круглые печати. Печати проставляются на документах для подтверждения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".
Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.
2.3.21. Реквизит "Отметка о заверении копии" при заверении соответствия копии документа подлиннику следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать, например:
Верно
Начальник архивного отдела
управления делами
администрации муниципального
образования город Краснодар __________________ Е.В.Коваленко
(личная подпись)
(дата)
Данный реквизит располагается ниже удостоверяемого текста документа от левой границы текстового поля или на оборотной стороне сброшюрованного документа. Оформление копий документов, находящихся на хранении в архивном отделе управления делами администрации города (далее - архивный отдел), регламентируется правилами и инструкциями Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Копии (ксерокопии) муниципальных правовых актов для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью, предназначенной для заверения копий соответствующих документов, заверительная надпись "Верно" не проставляется.
Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 х 6 см) с заверительной надписью, например:
/--------------------------------------\
| В положении прошнуровано, пронумеро- |
| вано 6 (шесть) листов |
| Верно |
| Начальник общего отдела |
| управления делами |
| администрации муниципального |
| образования город Краснодар |
| |
| ________________ Л.В.Юраш |
| (личная подпись) |
| ________________ |
| (дата) |
| МП |
\--------------------------------------/
Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.
2.3.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона (без буквы "т. и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:
А.В.Митяев
2594834
Данный реквизит обязателен для писем, указывается в нижнем углу лицевой стороны (при отсутствии места - на оборотной стороне) последнего листа документа от левой границы текстового поля.
Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнении может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.
2.3.23. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя органа администрации города, в котором исполнен документ.
Данный реквизит располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.
2.3.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа в администрацию города или орган администрации города" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, представлен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.
Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации, и располагается в правом нижнем углу первого листа документа.
2.3.25. Реквизит "Отметка электронной копии документа" оформляется на всех документах, получаемых по электронной почте.
Данный реквизит обозначается штампом "Получено по электронной почте" и располагается в левом нижнем углу последнего листа документа.
3. Требования к подготовке и оформлению муниципальных правовых актов
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в пункт 3.1 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.1. Виды муниципальных правовых актов
Муниципальными правовыми актами (далее - правовые акты) являются:
постановления и распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар;
распоряжения и приказы руководителей территориальных органов администрации города;
приказы руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами.
Постановления издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.
Распоряжения издаются по вопросам организации работы администрации города.
Приказы издаются в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности органа администрации города.
3.2. Общие требования к правовым актам
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 13 июля 2009 г. N 125-р в подпункт 3.2.1 настоящей Инструкции внесены изменения
3.2.1. Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, если иное не предусмотрено в самом акте.
Правовые акты должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения управления, юридической техники и настоящей Инструкции.
Проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар могут быть внесены заместителями главы муниципального образования город Краснодар или руководителями органов администрации города.
Проекты правовых актов оформляются составителем проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.
Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового постановления, распоряжения или приказа, изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу (отмене) действующих правовых актов.
При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:
законности;
отражения в правовых актах интересов населения;
единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;
планомерности и оперативности подготовки правовых актов;
указания в правовых актах механизма их реализации.
До начала работы над проектом постановления или распоряжения следует:
выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного постановления или распоряжения;
установить общую цель предполагаемого правового регулирования;
четко определить существо вопроса, который необходимо решить в проекте;
выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.
На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:
ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта, со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения ученых и специалистов;
определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;
изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;
определить возможные последствия издания постановления или распоряжения: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;
определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего постановления или распоряжения.
При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.
Если в связи с изданием постановления или распоряжения прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.
Правовые акты должны быть подготовлены с учетом требований Методики проведения экспертизы проектов муниципальных правовых актов и иных документов администрации муниципального образования город Краснодар в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, утверждаемой постановлением администрации муниципального образования город Краснодар.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 3.2.2 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.2.2. Правовые акты имеют следующие реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование вида документа (постановление, распоряжение администрации муниципального образования город Краснодар, руководителя территориального органа администрации города);
место издания;
дата издания;
регистрационный номер документа;
наименование;
текст;
подпись.
Первые три реквизита включены в бланки правовых актов. Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации.
3.2.3. В структуру правового акта входят наименование, преамбула, а также структурные единицы, такие как раздел, подраздел, пункт, подпункт, абзац.
3.2.4. Наименование постановления или распоряжения отражает его содержание и основной предмет правового регулирования и должно быть точным, четким, максимально информационно насыщенным.
Наименование отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом, не заключается в кавычки. Наименование, состоящее из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце не ставится.
В проект постановления или распоряжения включаются только положения по теме, обозначенной в его наименовании.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 3.2.5 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.2.5. Текст постановления или распоряжения излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры. Текст проекта правового акта главы муниципального образования город Краснодар печатается шрифтом N 14 через один одиночный интервал на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя границы текстового проекта акта должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм. Проект правового акта главы муниципального образования город Краснодар должен быть подготовлен на бумажном и электронном носителе для обеспечения оперативного изменения всего текста.
Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
Текст постановления или распоряжения содержит, как правило, преамбулу (введение) и постановляющую (распорядительную) часть. Если содержание постановления или распоряжения не нуждается в пояснениях, то вступительная часть отсутствует (для коротких распоряжений). Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами.
Преамбула содержит обоснования принятия постановления или распоряжения. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также должно быть указано правовое обоснование принимаемого правового акта. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Преамбула в постановлениях администрации муниципального образования город Краснодар и постановлениях руководителей территориальных органов администрации города завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается без кавычек строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса.
Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Постановляющая (распорядительная) часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты и абзацы. При наличии в составе документа приложений в виде программ могут выделять разделы и подразделы.
Раздел. Имеет порядковый номер обозначаемый римскими цифрами и наименование. Обозначение и наименование печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим, полужирным шрифтом. Например:
Раздел I
Общие положения
Подраздел. Обозначение печатается с прописной буквы и абзацного отступа, полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:
Подраздел I.I. Используемые понятия
Пункт. Пункты документов являются основными единицами, группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.
Недопустимо изменять нумерацию пунктом при внесении изменений и (или) признании утратившими силу отдельных пунктов.
При внесении изменений, путем дополнения пунктом(ами), в конец акта необходимо продолжать сквозную нумерацию, в случае дополнения пунктами не в конце акта, необходимо обозначать новый пункт дополнительной цифрой, например: "5.1.".
Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделенными точками, или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) - знак препинания не ставится, подпункты и абзацы начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.
Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъекту.
Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется - ...) или (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.
Наименования упоминаемых в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указана фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже без инициалов.
Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указывается полное наименование должности руководителя, а также его фамилия и инициалы в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией, их следует писать в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.
При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и наименование правового акта, например: "В соответствии с постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.10.2007 N 1524 "О даче согласия собственника муниципального жилищного фонда на приватизацию служебного жилого помещения" п о с т а н о в л я ю:".
При ссылке в акте на кодекс, его дата подписания, регистрационный номер, а также вид акта, которым он утвержден, не указываются.
При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящую из нескольких частей, номер части не указывается.
При необходимости сделать ссылку не на весь акт, а только на его структурную единицу, сначала делается ссылка на конкретную единицу.
Обозначения абзаца в тексте при внесении изменений в правовой акт указываются словами. Первым считается абзац, с которого начинается структурная единица.
При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится, например: "В соответствии с абзацем четвертым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к постановлению".
Предпоследним пунктом постановления или распоряжения может быть пункт о вступлении документа в силу.
Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа, как правило, содержится пункт о возложении контроля. При этом указывается полное наименование должности ответственного лица и его фамилия с инициалами либо полное наименование органа и фамилия руководителя органа (в скобках) в именительном падеже без инициалов.
Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар В.П. Бондаря" или "Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на департамент по связям с общественностью (Пигарев) и управление делами (Кудинов) администрации муниципального образования город Краснодар".
В некоторых случаях глава муниципального образования город Краснодар (должностное лицо, им уполномоченное), руководитель органа администрации города может контролировать выполнение постановления или распоряжения лично. При этом пункт о возложении контроля излагается так: "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой.".
Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа. В случае если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня его издания.
При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)".
3.2.6. Внесением изменений в правовые акты является:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
новая редакция структурных единиц, дополнение структурными единицами.
Одновременно с проектами, устанавливающими новое правовое регулирование, необходимо осуществлять подготовку проектов актов о внесении изменений в действующие акты.
Изменения, как правило, вносятся в основной акт. Вносимые изменения должны располагаться последовательно с указанием конкретной единицы, в которую вносятся изменения.
Внесение изменений в обобщенной форме, в том числе с использованием слов "по тексту", как правило, не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно, с указанием конкретной единицы, которая изменяется. Исключение составляет только внесение изменений в обобщенной форме в одну структурную единицу, если слово упоминается в разных падежах, то используется выражение "в соответствующих падежах".
При внесении изменений сначала указывается, какая структурная единица меняется, затем указывается характер изменений.
При внесении дополнений указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
В случае если дополнение должно находиться в конце структурной единицы используется следующая формулировка: "Подпункт 1.1 пункта 1 дополнить словами "...................", при этом знак препинания, употребленный в конце структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
В целях сохранения структуры дополнение абзацами может производиться только в конце.
В случае необходимости дополнения абзацем между имеющимися необходимо изложить всю структурную единицу в новой редакции.
При признании структурной единицы утратившей силу пересчет последующих единиц не производится.
При внесении изменений в таблицы строки, имеющие нумерацию, считаются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 3.2.7 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.2.7. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности руководителя (например: "Глава муниципального образования город Краснодар"), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается у правой границы текстового поля и располагается на уровне последней строки наименования должности.
Постановления и распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар могут подписываться должностными лицами администрации города, уполномоченными главой муниципального образования город Краснодар. В этом случае указывается должность уполномоченного лица.
3.3. Приложения к правовому акту
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 3.3.1 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.3.1. Приложения к правовому акту являются его составной частью. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание органа администрации города, план мероприятий, график, смета и т.д.) или дополняются, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).
Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" или "приложение N...", то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и указывается вид правового акта (постановление или распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от ________________ N _______
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
муниципального образования
город Краснодар
от _______________ N _______
Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "ПОЛОЖЕНИЕ", "ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ", "СТРУКТУРА", "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ", "СОСТАВ", "СМЕТА" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек. В конце заголовка точка не ставится.
При подготовке приложений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.
Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается. Ссылка - приложение оформляется следующим образом:
... согласно приложению N 1,
или
... (приложения N 1, 2),
или
... (приложения N 2 - 4),
или
... (прилагается).
Приложение должно быть подписано заместителем главы муниципального образования город Краснодар или руководителем органа администрации города, внесшим проект.
В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.
3.3.2. Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:
текстовые приложения;
приложения, оформленные в виде таблиц;
приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;
графические приложения.
В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.
Тексты положений, регламентирующих деятельность органов администрации города, как правило, должны состоять из следующих основных разделов:
общие положения;
основные задачи;
основные функции;
права;
организация работы.
Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе.
Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.
При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.
Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.
В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.
Единицы измерений пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.
Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имен собственных.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице.
Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается.
В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.
План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф: порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения, ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.
В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий.
Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.10.2007) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года).
Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2007 г.; ежегодно, май - июнь; 2007 - 2009 г.г.; постоянно.
В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование органа администрации города, (муниципального учреждения, предприятия) или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенное наименование муниципальных учреждений и муниципальных предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.
План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" на отдельной строчке в круглых скобках указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).
В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) или из предполагаемого источника финансирования.
В заголовке к штатному расписанию указывается наименование органа администрации города.
В штатном расписании органа администрации города указывается:
наименование подразделений и должностей (без сокращений);
количество штатных единиц;
коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;
должностной оклад.
Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штатному расписанию.
Если в штатном расписании органа администрации города предусмотрены штатные единицы муниципальных служащих и работников, не относящихся к муниципальным служащим, то оформляется отдельная таблица (раздел) с заголовком "Категории работников, не относящихся к муниципальным служащим".
Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.
В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).
Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей тестового поля.
Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.
Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.
Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками органов администрации города, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в круглых скобках указывают: "по согласованию".
Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности.
В виде графического приложения к правовым актам оформляется структура органа администрации города, план границ земельного участка, график, диаграмма и т.д.
При оформлении структуры органа администрации города указываются полные наименования отделов (должностных лиц) и организационные связи между ними, обозначаемые линиями или стрелками.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 22 июня 2010 г. N 102-р в пункт 3.4 настоящей Инструкции внесены изменения
3.4. Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар
3.4.1. Согласование проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар проводится для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.
Согласование проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар на всех этапах согласования обеспечивается составителем проекта.
Все проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар перед согласованием должны быть завизированы составителем проекта и руководителем органа администрации города, внесшим его, затем представлены в общий отдел управления делами администрации муниципального образования город Краснодар (за исключением проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар по кадровым и земельным вопросам, вопросам осуществления муниципального контроля).
По результатам проведенного анализа специалистом общего отдела управления делами - корректором делается отметка о соответствии вносимого проекта постановления или распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар настоящей Инструкции и в дальнейшем передается для проведения правовой экспертизы в правовое управление администрации города.
Проекты постановлений по земельным вопросам перед согласованием и визированием руководителем органа администрации города, внесшим его, должны быть завизированы составителем проекта (специалистом и начальником отдела), затем представлены в общий отдел управления делами администрации муниципального образования город Краснодар.
Передача проектов постановлений по земельным вопросам специалисту общего отдела управления делами - корректору (далее - корректор) осуществляется с использованием сканера штрих-кода курьером по реестру, составляемому в двух экземплярах, с обязательным указанием даты и времени. Корректор проверяет соответствие и количество проектов с данными, указанными в реестре, проставляет дату и время получения документов. С помощью сканера корректор вводит данные каждого поступившего проекта постановления в базу электронного документооборота с обязательной фиксацией времени и даты поступления на согласование.
Корректор осуществляет проверку соответствия проекта постановления по земельным вопросам правилам русского языка (орфография, грамматика, пунктуация, стилистика) и настоящей Инструкции.
Проверка правильности указанных составителем проекта фамилий, имен, отчеств заявителей, адресов и кадастровых номеров земельных участков, наименований юридических лиц, сумм оплаты, адресных справок и других документов корректором не осуществляется.
В случае соответствия представленного проекта постановления по земельным вопросам вышеуказанным требованиям, корректор визирует проект (каждый лист), делает отметку в базе электронного документооборота о прохождении данной процедуры согласования. При нахождении недочетов и ошибок корректором делается соответствующая отметка в базе электронного документооборота, проект постановления подлежит передаче через курьера исполнителю на доработку.
После согласования проектов постановлений по земельным вопросам корректором, они визируются руководителем органа, внесшим проект постановления, и в дальнейшем передаются для проведения правовой экспертизы в правовое управление администрации города.
3.4.2. При согласовании к проекту правового акта должны быть приложены материалы, на основании которых был разработан данный проект.
3.4.3. Проекты постановлений и распоряжений, предусматривающие расходование денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) либо поступление денежных средств в местный бюджет (бюджет муниципального образования город Краснодар), подлежат согласованию правовым управлением администрации города только после согласования департаментом финансов администрации города.
В случае отсутствия визы директора департамента финансов администрации города (исполняющего обязанности) в листе согласования проект правого акта не подлежит принятию заведующей приемной правового управления для последующего проведения правовой экспертизы работниками правового управления.
3.4.4. После согласования проекта постановления или распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар правовым управлением администрации города указанный проект подлежит окончательному визированию (каждого листа проекта) специалистом общего отдела управления делами - корректором.
3.4.5. После осуществления действий, указанных в подпунктах 3.4.1 - 3.4.4, проект постановления или распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар подлежит дальнейшему согласованию в установленном порядке в соответствии с приложением N 11 к настоящей Инструкции, за исключением проектов распоряжений по вопросам осуществления муниципального контроля, а также проектов постановлений об отнесении земельных участков к землям определенной категории в зависимости от цели использования, для которой земельные участки предоставлялись, в случаях, если категория земель не указана в документах государственного кадастра недвижимости, правоустанавливающих документах на земельные участки или документах, удостоверяющих права на землю, согласование которых не производится.
Проекты распоряжений по вопросам осуществления муниципального контроля, а также проекты постановлений об отнесении земельных участков к землям определенной категории в зависимости от цели использования, для которой земельные участки предоставлялись, в случаях, если категория земель не указана в документах государственного кадастра недвижимости, правоустанавливающих документах на земельные участки или документах, удостоверяющих права на землю, визируются составителем проекта, а также начальником юридического отдела органа администрации либо при его отсутствии работником органа администрации, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города (при наличии такового в штате органа администрации города). В случае отсутствия в органе администрации города юридического отдела или работника органа администрации, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города, проекты распоряжений по вопросам осуществления муниципального контроля подлежат согласованию с правовым управлением администрации города.
Проекты постановлений по земельным вопросам не подлежат согласованию с управляющим делами администрации города.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов пункта 3.4 Инструкции соответствует оригиналу
3.4.5. Общий срок согласования проекта постановления или распоряжения при условии качественной его подготовки не должен превышать пяти рабочих дней, в исключительных случаях - семи рабочих дней (при анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в виде положений, концепций, программ, планов и т.п.).
3.4.6. Визирование проекта постановления или распоряжения при согласовании осуществляется на листе согласования, представляющем собой отдельный лист проекта постановления или распоряжения.
Слова заголовка "ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами по центру листа у верхней границы текстового поля. Остальной текст заголовка листа согласования, содержащий полное наименование согласовываемого проекта правового акта, печатается через один одинарный межстрочный интервал и центрируется по отношению к первой строке заголовка.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 17 августа 2010 г. N 151-р в подпункт 3.4.7 настоящей Инструкции внесены изменения
3.4.7. Под заголовком листа согласования через два одинарных межстрочных интервала располагаются слова "Проект внесен:", которые печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы. Ниже пишется наименование органа администрации города или указывается должность заместителя главы муниципального образования город Краснодар, вносящих проект правового акта, в творительном падеже с прописной буквы. Наименование должности руководителя органа администрации города, от имени которого вносится проект, пишется от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.
Ниже через один одинарный межстрочный интервал указывается составитель проекта, наименование должности которого печатается от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.
В отдельных случаях лист согласования может начинаться со слов "Проект подготовлен и внесен:". При этом составитель проекта отдельно не указывается.
Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам отраслевых и функциональных органов администрации муниципального образования город Краснодар, не являющихся юридическими лицами, вносятся начальником отдела кадрового обеспечения правового управления администрации муниципального образования город Краснодар и согласовываются с заместителем начальника правового управления администрации муниципального образования город Краснодар, курирующим соответствующее направление.
3.4.8. Согласование проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар оформляется визами, включающими наименование должностей лиц, визирующих проект правового акта, их личные подписи, инициалы, фамилии. Наименование должности визирующего лица печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы, фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела и ограничиваются правой границей текстового поля. Визы отделяются одна от другой двумя одинарными межстрочными интервалами.
Представляемые на согласование проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар должны быть завизированы начальником юридического отдела органа администрации либо при его отсутствии работником органа администрации, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города (при наличии такового в штате).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на листе согласования проекта, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.
Лица, визирующие проект правового акта, должны указывать дату подписания.
3.4.9. Образец оформления проекта постановления администрации муниципального образования город Краснодар (без приложения) и листа согласования к нему представлен в приложении N 12 к настоящей Инструкции.
3.4.10. Проект постановления или распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар на всех этапах согласования представляется на визирование лично составителем проекта.
3.4.11. Имеющиеся у согласующих лиц замечания по проекту постановления или распоряжения или по отдельным его положениям излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту с обоснованием замечаний, а виза оформляется следующим образом:
Начальник правового управления
администрации муниципального
образования город Краснодар ________________ О.О.Зубрицкий
(личная подпись)
________________
(дата)
С замечаниями
Если в ходе доработки или согласования проекта постановления или распоряжения в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется лицом, вносящим проект постановления или распоряжения). На листе согласования проекта, доработанного с учетом замечаний и предложений, лицо, изложившее замечания или предложения, указывает рядом со ссылкой на прилагаемые замечания: "Замечания устранены" или "Предложения учтены" и расписывается с указанием даты повторного визирования.
Процедура согласования проекта муниципального нормативного правового акта приостанавливается до устранения составителем проекта муниципального нормативного правового акта отраженных в заключении, составляемом при проведении антикоррупционной экспертизы, коррупциогенных факторов и согласования проекта муниципального нормативного правового акта органом администрации, подготовившим соответствующее заключение, а также до получения заключения, составленного прокуратурой города Краснодара при проведении антикоррупционной экспертизы, в том числе до устранения выявленных коррупциогенных факторов (в случае их обнаружения прокуратурой города Краснодара) и повторного согласования в прокуратуре города Краснодара.
3.4.12. В случае несогласия руководителя органа администрации города, внесшего проект постановления или распоряжения, с имеющимися замечаниями, им к данному проекту прилагается заключение с изложением разногласий и обоснованием причин невнесения изменений в текст постановления или распоряжения.
При наличии не устраненных замечаний, имеющих принципиальное значение, управляющий делами администрации города может принять решение о возвращении без визирования проекта правового акта лицу, его внесшему.
Несогласованные проекты постановлений и распоряжений на подпись не представляются.
3.4.13. При согласовании проектов правовых актов главы муниципального образования город Краснодар визирующие лица в целях обеспечения идентичности текстов рассмотренного проекта и изданного постановления или распоряжения обязаны проставлять в оригинале проекта правового акта специальную отметку в виде штампа в левом нижнем углу оборотной стороны каждого листа документа.
3.4.14. Порядок согласования проектов правовых актов, касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков на территории муниципального образования город Краснодар, устанавливается в соответствии с Положением о порядке распоряжения земельными участками на территории муниципального образования город Краснодар, утверждаемым городской Думой Краснодара, и соответствующим постановлением администрации муниципального образования город Краснодар.
3.4.15. Порядок подготовки и оформления правовых актов руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, устанавливается этими органами с условием выполнения требований настоящей Инструкции.
Образец оформления приказа руководителя органа администрации города, являющегося юридическим лицом, представлен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.
3.5. Внесение изменений в правовые акты, отмена (признание утратившими силу) правовых актов
3.5.1. Внесение изменений и отмена (признание утратившими силу) правовых актов производится правовым актом равной юридической силы.
3.5.2. Внесением изменений считается:
замена (исключение) слов и цифр, исключение предложений;
новая редакция структурной единицы правового акта;
дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;
дополнение правового акта новыми структурными единицами.
3.5.3. В заголовке к правовому акту о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указывается его дата, регистрационный номер и наименование, например: "О внесении изменений в...".
Если вносятся изменения в несколько правовых актов, то допускается указывать в заголовке к правовому акту только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения.
Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично) или отменяется, то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции: "О признании утратившим силу...", "Об отмене...".
3.5.4. Изменения, как правило, вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.
Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения.
3.5.5. В преамбуле к правовому акту указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: "На основании решения городской Думы Краснодара...", "В связи с уточнением размера задолженности...", "В связи с кадровыми изменениями...", "В целях рационального расходования бюджетных средств...".
3.5.6. Распорядительная часть постановления или распоряжения, как правило, начинается со слов: "Внести в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование постановления или распоряжения, в который вносятся изменения) следующие изменения:".
Если из текста постановления или распоряжения исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.
Если в тексте постановления или распоряжения заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте постановления или распоряжения указываются в кавычках.
3.5.7. Если изменения вносятся в приложение к правовому акту, то распорядительная часть постановления или распоряжения излагается в следующей редакции, например:
"Приложение N 1 дополнить пунктом 9 следующего содержания:
"9. __________________________________________________________";
приложение N 3 исключить.".
При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему.
3.5.8. При отмене (признании утратившим силу) правового акта в преамбуле указывается причина отмены (признания утратившим силу), в постановляющей части - с какого времени. Если отменяются (признаются утратившими силу) одновременно несколько правовых актов, заголовок может быть изложен в следующей редакции: "Об отмене (о признании утратившими силу) отдельных муниципальных правовых актов".
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 3.5.9 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
3.5.9. Обеспечение качества составления и оформления проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений замечаниям согласующих лиц, возлагается на заместителей главы муниципального образования город Краснодар или руководителей отраслевых (территориальных) органов, вносящих проекты.
4. Порядок подписания и издания правовых актов
4.1. Порядок приема на подпись проектов правовых актов
При приеме на подпись проектов правовых актов помощниками руководителя или заведующими приемными проверяется:
комплектность проекта постановления или распоряжения (текст, приложения к нему и другие поясняющие документы);
наличие необходимых виз согласования, а также замечаний по проекту;
соответствие оформления проекта правового акта в целом требованиям настоящей Инструкции.
Приему и регистрации не подлежат проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в том числе несогласованные проекты.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 28 января 2010 г. N 16-р в пункт 4.2 настоящей Инструкции внесены изменения
4.2. Регистрация правовых актов
4.2.1. Подписанным правовым актам при регистрации в общем отделе (распоряжениям по вопросам осуществления муниципального контроля - в соответствующем отраслевом, функциональном органе администрации города) присваивается дата и регистрационный номер в пределах календарного года.
Правовые акты регистрируются в электронной базе данных и в журналах регистрации постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар (журналах регистрации органов администрации города, являющихся юридическими лицами).
Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год), например: 01.12.2007.
Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике постановления или распоряжения.
Дата регистрации правовых актов должна соответствовать дате их подписания.
При регистрации правовых актов, как правило, используется цифровое обозначение регистрационного номера, например: N 545.
4.2.2. Регистрация постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар производится раздельно в течение календарного года в порядке возрастания номеров. Постановлениям администрации муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям администрации муниципального образования город Краснодар - номера с индексом "-р", распоряжениям по личному составу - номера с индексом "-рл", распоряжениям о командировании работников - номера с индексом "-рк", распоряжениям по вопросам осуществления муниципального контроля - номера с индексом - "-румк" (распоряжениям, подготовленным управлением муниципального контроля администрации города), номера с индексом - "-рут" (распоряжениям, подготовленным управлением торговли и бытового обслуживания администрации города), номера с индексом - "-руцит" (распоряжениям, подготовленным управлением цен и тарифов администрации города).
4.2.3. Орган администрации города, вносящий постановление или распоряжение администрации муниципального образования город Краснодар, обязан представить в общий отдел текст постановления или распоряжения в электронном виде на дискете или электронной почтой для внесения текста в информационно-справочную электронную базу постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар. В случаях издания распоряжений по вопросам осуществления муниципального контроля соответствующий отраслевой, функциональный орган администрации города, осуществивший регистрацию правового акта, обеспечивает внесение текста правового акта в информационно-справочную электронную базу постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар.
4.2.4. При поступлении проектов постановлений по земельным вопросам на регистрацию, специалистом, ее осуществляющим, проверяется наличие:
количества листов представленного документа;
подписей в листе согласования и их соответствие заявленным фамилиям;
подлинного заявления (которое является неотъемлемой частью правового акта) обратившегося юридического или физического лица;
пакета документов, послуживших основанием для издания правового акта, который должен быть укомплектован, прошит и заверен подписью исполнителя;
заявки для рассылки правового акта с датой его представления (дата должна соответствовать фактическому дню представления правового акта), с подписью исполнителя документа;
электронной версии представленного на регистрацию документа и необходимого для рассылки количества копий экземпляров документа.
Проект постановления не подлежит регистрации и возвращается составителю, если:
отсутствует какой-либо из листов проекта постановления, в том числе лист согласования или подлинное заявление обратившегося лица;
нет какой-либо из подписей в листе согласования, либо они не соответствуют заявленным фамилиям;
не представлен пакет документов, послуживших основанием для издания правового акта;
отсутствует заявка для рассылки или в ней не указаны обязательные к рассылке адресаты, подпись исполнителя, или не заполнена графа "дата";
отсутствует или не соответствует бумажному носителю электронная версия документа;
в тексте документа обнаружены не исправленные ошибки, опечатки, карандашные пометки и другие недочеты.
Ответственность за полноту представленного пакета документов, послуживших основанием для издания муниципального правового акта, содержание заявки для рассылки документа, отсутствие или несоответствие электронной версии бумажному носителю несет исполнитель.
4.3. Рассылка копий правовых актов
4.3.1. К правовому акту оформляется список рассылки, представляющий собой перечень адресов (должностных лиц, органов администрации города, организаций), по которым направляется изданный правовой акт.
Фамилия должностного лица в списке рассылки указывается в дательном падеже, наименования органов, организаций - в именительном. Наименование организаций допускается указывать с учетом общепринятых сокращений.
Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый номер.
4.3.2. Работник в необходимых случаях знакомится с подлинником документа под роспись.
4.3.3. Список рассылки оформляется на специальном бланке, хранящемся в общем отделе. Форма списка рассылки представлена в приложении N 14 к настоящей Инструкции.
Ответственность за правильность определения списка и тиража рассылки постановления или распоряжения несет заместитель главы муниципального образования город Краснодар или руководитель органа администрации города, внесший проект документа.
4.3.4. Копии правовых актов в течение двух рабочих дней после регистрации правовых актов направляются адресатам согласно списку рассылки по почте или электронным способом.
Копия постановления или распоряжения может быть получена, как правило, двумя способами:
с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);
при получении текста постановления или распоряжения с помощью персонального компьютера на соответствующий бланк (или его ксерокопию). В этом случае копия воспроизводит информацию подлинника, за исключением личной подписи лица, подписавшего правовой акт.
Текст копии постановления или распоряжения должен быть четким, хорошо читаемым.
Листы копии постановления или распоряжения скрепляются в левом верхнем углу документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 4.3.5 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
4.3.5. Копии постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар заверяются печатью общего отдела, при этом заверяются подписи главы муниципального образования город Краснодар или лица, его замещающего (им уполномоченного).
Копии правового акта с оттиском печати черного цвета являются недействительными.
4.3.6. Если необходимо воспроизвести только часть текста постановления или распоряжения (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки постановления или распоряжения ниже реквизита "Адресат" пишется слово "ВЫПИСКА".
Выписки из правовых актов оформляются на копии соответствующего бланка.
Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида правовых актов. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник правового акта. Заверительная надпись "Верно" не проставляется.
4.3.7. Порядок рассылки копий правовых актов руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, устанавливается в этих органах с условием выполнения требований настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 22 июня 2010 г. N 102-р в подпункт 4.3.8 настоящей Инструкции внесены изменения
4.3.8. В список рассылки копий правовых актов, имеющих в соответствии с Правилами формирования информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденными постановлением главы администрации города Краснодара от 10.05.2001 N 652, категории 7, 8, 9, составителем проекта в обязательном порядке включаются три копии правового акта для управления делами администрации города, подлежащих передаче в справочно-информационные системы "Гарант", "Консультант Плюс", "Белодар".
В список рассылки копий правовых актов, имеющих в соответствии с Правилами формирования информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденными постановлением главы администрации города Краснодара от 10.05.2001 N 652, категории 8, 9, составителем проекта также в обязательном порядке включается одна копия правового акта для департамента по связям с общественностью администрации города с целью опубликования правового акта в средствах массовой информации и (или) размещения на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара.
В список рассылки копий правовых актов, имеющих в соответствии с Правилами формирования информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденными постановлением главы администрации города Краснодара от 10.05.2001 N 652, категорию 9, составителем проекта включается одна копия правового акта для управления делами администрации города, подлежащая передаче в администрацию Краснодарского края с целью включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов, а также одна копия правового акта для информационно-аналитического управления администрации города, подлежащая размещению на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара для возможности проведения институтами гражданского общества и гражданами независимой антикоррупционной экспертизы в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края и одна копия правового акта, подлежащая направлению в прокуратуру города Краснодара.
4.4. Опубликование правовых актов
Опубликование правовых актов осуществляется в порядке, определяемом Уставом муниципального образования город Краснодар.
4.5. Хранение правовых актов
4.5.1. Подлинники правовых актов до передачи их в архивный отдел на хранение (в установленные сроки) находятся в общем отделе или в органах администрации города.
4.5.2. Копия правового акта может быть выдана юридическим лицам и гражданам на основании письменного запроса.
5. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы Краснодара
проектов решений городской Думы Краснодара,
подготовленных администрацией города
5.1. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных администрацией города, установлен настоящим разделом в соответствии с Регламентом городской Думы Краснодара.
5.2. Право внесения проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных администрацией города (далее - решения), в городскую Думу Краснодара осуществляется главой муниципального образования город Краснодар на основании предложений его заместителей и руководителей органов администрации города в форме издания постановления.
5.3. Предложения заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей органов администрации города представляются в письменной форме и содержат наименование проекта решения, наименование органа администрации города, ответственного за подготовку проекта решения, обоснование (концепцию) проекта решения, срок представления его в городскую Думу Краснодара.
Предложения обобщаются департаментом по связям с общественностью администрации города и в установленном порядке передаются в городскую Думу Краснодара для включения в план работы городской Думы Краснодара на очередное полугодие. Проекты решений, не включенные в план работы, вносятся в городскую Думу Краснодара по мере их готовности в установленном порядке.
5.4. Глава муниципального образования город Краснодар из числа своих заместителей или руководителей органов администрации города назначает своих представителей, которые будут участвовать в рассмотрении представленных проектов решений в городской Думе Краснодара.
Представитель главы муниципального образования город Краснодар при рассмотрении проекта решения в городской Думе Краснодара указывается в постановлении о внесении проекта решения отдельным пунктом.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в пункт 5.5 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
5.5. В пакет документов, направляемых администрацией города в городскую Думу Краснодара, включаются:
постановление администрации муниципального образования город Краснодар о внесении проекта решения;
текст проекта решения (в том числе на электронном носителе);
инициативное письмо главы муниципального образования город Краснодар в адрес председателя городской Думы Краснодара.
Образцы форм указанных документов приведены в приложениях N 15 - 17 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в пункт 5.6 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
5.6. Проект постановления администрации муниципального образования город Краснодар о внесении проекта решения готовят, как правило, заместители главы муниципального образования город Краснодар или руководители органов администрации города.
Подготовленный проект постановления согласовывается в соответствии с пунктом 3.4 раздела 3 настоящей Инструкции. Срок согласования проекта постановления для правового управления администрации города - пять рабочих дней.
К проекту постановления администрации муниципального образования город Краснодар прилагается копия листа согласования.
5.7. К тексту проекта решения прилагаются:
пояснительная записка;
перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию (изданию) в связи с принятием данного решения;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого требует материальных или финансовых затрат);
экспертное заключение (в необходимых случаях);
справочно-информационные и иные материалы.
Проект решения и документы, прилагаемые к нему, готовятся в двух подлинных экземплярах.
5.8. Пояснительная записка должна содержать:
обоснование потребности урегулирования тех или иных отношений на муниципальном уровне;
четкое определение существа предполагаемого правового регулирования и целей, которые преследуются принятием подготовленного решения;
обоснование принятия решения действующим федеральным законодательством, законодательством Краснодарского края и правовыми актами муниципального образования город Краснодар;
определение возможных последствий принятия подготовленного решения (экономических, политических, социальных, правовых, экологических, демографических и др.);
определение и обоснование затрат материальных, финансовых и других ресурсов, необходимых для реализации положений подготовленного решения, а также оценку целесообразности таких затрат с точки зрения ожидаемых результатов.
5.9. Проект решения, подготовленный администрацией города, и материалы к нему вносятся в городскую Думу Краснодара на имя председателя городской Думы Краснодара не менее чем за 14 календарных дней до дня пленарного заседания городской Думы Краснодара.
6. Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров,
заключаемых администрацией города и органами администрации города
6.1. В администрации города одним из видов служебных документов является договор, заключаемый от имени администрации города или органа администрации города.
6.2. Проект договора должен содержать четкое описание предмета договора, прав и обязанностей сторон, срока действия договора и сроков исполнения обязательств по договору, порядка расчетов, стоимости предмета договора, взаимной ответственности сторон за неисполнение обязательств по договору, порядка урегулирования споров и разногласий, адреса и реквизиты сторон.
6.3. В случае, когда контрагенту для исполнения обязательств по договору необходимо наличие разрешительных документов (лицензия, договор концессии, дистрибьюторской деятельности и другие), ссылки на эти документы должны содержаться в преамбуле проекта договора.
В проект договора могут также включаться и иные условия, обусловленные спецификой отдельных видов договоров.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 13 июля 2009 г. N 125-р в пункт 6.4 настоящей Инструкции внесены изменения
6.4. Проекты договоров, представляемые на согласование, должны быть завизированы работниками администрации города, их составившими, с указанием фамилии и контактного телефона, а также начальником юридического отдела органа администрации либо при его отсутствии работником органа администрации, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города (при наличии такового в штате) с указанием фамилии и контактного телефона.
Проекты договоров, подготовленные органами администрации города, являющимися юридическими лицами, и заключаемые от имени этих органов, подлежат согласованию с работниками, в должностные обязанности которых входит юридическое обеспечение деятельности данного органа.
6.5. Подготовка проекта договора осуществляется органами администрации города, внесшими предложения о заключении данного договора.
6.6. К проекту договора гражданско-правового характера помимо этого прилагаются:
документы, подтверждающие, что поставщик (подрядчик, исполнитель) продукции (работ, услуг) для муниципальных нужд прошел процедуру отбора в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";
документы, подтверждающие право на подписание договора представителем поставщика (подрядчика, исполнителя) продукции (работ, услуг) для муниципальных нужд.
6.7. Правовое управление администрации города вправе запрашивать иные документы, необходимые для правовой экспертизы проекта договора.
Перед визированием начальником (заместителем начальника) правового управления администрации города каждый лист проекта договора подписывается работником правового управления администрации города, проводившим правовую экспертизу.
В случае, когда при согласовании проекта договора не удается устранить разногласия или имеются замечания, перед визой указывается "с замечаниями".
6.8. Утратил силу.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 6.8
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 13 июля 2009 г. N 125-р в пункт 6.9 настоящей Инструкции внесены изменения
См. текст пункта в предыдущей редакции
6.9. Согласованию с правовым управлением администрации города подлежат проекты договоров, за исключением:
подготовленных в соответствии с примерными формами, утвержденными постановлениями администрации муниципального образования город Краснодар и рекомендованными отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации города к применению;
подготовленных органами администрации города, являющими юридическими лицами, и заключаемых от имени этих органов, и имеющими в штате работников, в должностные обязанности которых входит юридическое обеспечение деятельности данного органа.
Срок согласования проектов договоров правовым управлением администрации города не должен превышать пяти рабочих дней со дня их представления в правовое управление администрации города.
При отсутствии виз лиц, указанных в пункте 6.4 настоящей Инструкции, на проекте договора заведующая приемной правового управления администрации города вправе отказать в принятии проекта на согласование.
6.10. От имени администрации города договоры подписывает глава муниципального образования город Краснодар либо лицо, им уполномоченное и действующее на основании доверенности.
Указанные доверенности подлежат обязательной регистрации в управлении делами администрации города.
От имени органа, являющегося юридическим лицом, договоры подписывает его руководитель либо лицо, им уполномоченное и действующее на основании доверенности.
Указанные доверенности подлежат обязательной регистрации в соответствующем органе администрации города.
6.11. Договоры составляются и подписываются не менее чем в трех экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Первый экземпляр подписанного договора хранится у стороны, заключившей с администрацией города или органом администрации города соответствующий договор. Второй экземпляр подписанного договора с визами составителя проекта договора и необходимыми согласованиями хранится в управлении делами администрации города. Третий экземпляр подписанного договора хранится в органе администрации города, ответственном за исполнение договора.
Договор подлежит обязательной регистрации в управлении делами администрации города в течение 10 дней со дня его подписания.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р пункт 6.12 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
6.12. Управление делами администрации города обязано:
обеспечивать регистрацию договора;
обеспечивать ведение учета зарегистрированных договоров с применением компьютерной техники;
обеспечивать хранение исполненных договоров.
Срок хранения исполненных договоров 3 года.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р пункт 6.13 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
6.13. Анализ и контроль за исполнением договоров, заключаемых от имени администрации города и органов администрации города, осуществляет орган администрации города, ответственный за исполнение договоров.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 4 мая 2010 г. N 71-р пункт 6.14 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
6.14. Копии договоров могут выдаваться заместителям главы муниципального образования город Краснодар, директору департамента финансов администрации муниципального образования город Краснодар, начальнику правового управления администрации муниципального образования город Краснодар на основании письменного запроса на имя управляющего делами администрации муниципального образования город Краснодар, а также физическим и юридическим лицам, являющимся стороной договора, на основании письменного заявления.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в пункт 6.15 настоящей Инструкции внесены изменения
См. текст пункта в предыдущей редакции
6.15. Органы администрации города представляют обобщенную справку об исполнении договоров заместителям, координирующим работу по соответствующим вопросам, а также в правовое управление администрации города для ведения претензионно-исковой работы (за исключением договоров, стороной в которых являются органы администрации города - юридические лица).
Наличие сведений о нарушении контрагентом условий договора является основанием для предъявления претензий, исков, отказа в заключении договора на новый срок либо для отказа в заключении нового договора.
7. Требования к оформлению отдельных видов документов
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в пункт 7.1 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
7.1. Приказ
Приказы издают руководители органов администрации города, являющихся юридическими лицами.
Приказами оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы органов администрации города. Порядок подготовки проекта приказа соответствует общему порядку подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Краснодар.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование возлагается на руководителя органа администрации города.
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках по установленной форме. Датой приказа является дата его подписания.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку строчными буквами.
Визы согласующих лиц включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.
Приказы подписывает руководитель органа администрации города, являющегося юридическим лицом, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу также подписываются руководителем отраслевого органа, подготовившего проект.
Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
7.2. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.
Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.), которые должны представляться органами администрации города или его должностными лицами, ответственными за подготовку материалов, не позднее чем за 10 - 15 дней до планового мероприятия.
Протокол включает следующие реквизиты:
полное наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (протокол);
дату и номер заседания, место проведения;
список присутствующих, приглашенных лиц;
повестку дня;
фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;
принятые решения по каждому вопросу повестки дня;
подписи председательствующего и секретаря.
Допускается утверждение протокола председательствующим. В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.
Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.
Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ".
Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.
В разделе "СЛУШАЛИ" указываются инициалы и фамилии докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с правилами, согласованными с архивным отделом.
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы и фамилии выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "Вопрос", "Ответ" указываются фамилии и инициалы.
В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "За", "Против", а также число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании.
В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.
Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании (при необходимости - стенограмма), переданные председательствующему на заседании письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
Допускается сокращенная форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.
Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем.
Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с электронной поисковой системой, принятой в администрации города.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут передаваться по каналам электронной почты.
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания. Протоколы коллегиальных органов вместе с подлинниками принятых решений сшиваются и хранятся в органах администрации города в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
Порядок подготовки и проведения совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар изложен в соответствующем разделе Регламента администрации муниципального образования город Краснодар.
7.3. Акт
Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).
Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Некоторые акты требуют утверждения.
При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа (акт);
дату и номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
отметку о наличии приложений;
подписи;
гриф утверждения (при необходимости).
В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.
Датой акта является дата его составления (утверждения).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.
Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
7.4. Доверенность
Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.
Доверенности выдаются администрацией города, органом администрации города своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени администрации города, органа администрации города.
Текст доверенности должен содержать:
наименование доверителя, представителя (наименование органа администрации города, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя);
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
дату совершения доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность оформляется на бланке администрации города, органа администрации города и заверяется гербовой печатью.
В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:
фамилия, имя, отчество доверителя;
фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;
объем полномочий представителя;
дата совершения доверенности.
Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью органа администрации города, в котором работает доверитель.
7.5. Служебная записка
Служебная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.
По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.
Служебная записка содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);
наименование вида документа (служебная записка);
текст;
подпись;
дату.
В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Служебные записки, как правило, подписываются исполнителями.
7.6. Заключение
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органа администрации города, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа (заключение);
заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату;
номер (если оно оформлено на бланке);
подпись руководителя (составителя).
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
Заключение оформляется на бланке органа администрации города, комиссии либо на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
7.7. Заявление
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.
Заявление содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);
данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников администрации города указывается должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;
наименование вида документа (заявление);
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату.
Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть..., прошу перевести..., прошу проверить состояние...). Форма изложения заявления свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и др.).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в пункт 7.8 настоящей Инструкции внесены изменения
7.8. Письмо
Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.
Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
По содержанию и назначению письма могут быть инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.
Письмо содержит следующие реквизиты:
адресат;
дату;
регистрационный номер;
ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
фамилию и инициалы исполнителя и номер его телефона.
Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок.
Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату.
При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных конфессий возможно обращение с указанием должности без фамилии. При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например:
Уважаемый Михаил Юрьевич!
Допускается также обращение с использованием слов "господин" или "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например:
Уважаемый господин Савельев!
Письма составляются по схеме: вступление - основная часть - заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.
В заключении приводятся выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от текста двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами), например:
С уважением,
Заместитель главы муниципального
образования город Краснодар __________________ В.П.Бондарь
(личная подпись)
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, или содержит персональное обращение к адресату.
В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.
Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.
Датой письма является дата его подписания.
Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий принять в нем участие.
Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.
Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.
Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:
направляемый документ не имеет адресующей части;
направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;
адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);
необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).
На письме не должно указываться более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.
Письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке администрации города или органа администрации города, второй экземпляр - на обычном листе бумаги). Экземпляр, остающийся в администрации города, визируется исполнителем.
7.9. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос "о чем?"; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) - на вопрос "кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, разделы, пункты и подпункты. Главы и разделы должны иметь названия.
Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками.
7.10. Телеграмма
Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.
В телеграмме содержатся следующие реквизиты:
категория телеграммы;
телеграфный адрес получателя;
текст (содержание телеграммы);
подпись;
печать;
регистрационный номер, дата регистрации;
адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя); с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр. Знаки: "N", "+", "-", "%" следует писать словами: "N" - номер, "+" - плюс и т.д.
Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование администрации города или органа администрации города и должность автора указывать необязательно.
Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя, должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись заверяется печатью.
Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй (копия с визой составителя) - в дело.
7.11. Телефонограмма
Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста - передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).
В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.
Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:
должность, инициалы, фамилию работника, передавшего телефонограмму;
номер телефона;
должность, инициалы, фамилию работника, принявшего телефонограмму;
номер телефона;
дату, номер телефонограммы, время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.
Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
7.12. Электронное сообщение
Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты.
Требования к электронным сообщениям и правила их передачи изложены в Регламенте эксплуатации электронной почты в администрации муниципального образования город Краснодар.
7.13. Факсограмма
Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации города, установлены в общем отделе и в органах администрации города.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.
Поступившие факсограммы, в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - незамедлительно.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего органа администрации города.
8. Организация документооборота и исполнения документов
8.1. Организация работы с документами
Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, проводимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией.
С учетом развития системы электронного документооборота управлением делами администрации города разрабатываются маршрутные схемы прохождения документов в администрации города, утверждаемые главой муниципального образования город Краснодар. Использование маршрутных схем позволяет определить последовательность операций, производимых с документами, и основные этапы их прохождения в администрации города в течение полного цикла документооборота.
8.2. Входящая корреспонденция
8.2.1. Организация работы с входящими документами осуществляется в общем отделе, отделе контроля управления делами администрации города (далее - отдел контроля), отделе обеспечения деятельности главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей управления делами администрации города (далее - отдел обеспечения), органах администрации города.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 25 января 2010 г. N 14-р в подпункт 8.2.2 настоящей Инструкции внесены изменения
8.2.2. В администрацию города поступают следующие основные виды документов:
правовые акты органов государственной власти;
решения городской Думы Краснодара;
письма организаций, должностных лиц;
письменные обращения граждан;
иные виды документов (телеграммы, электронные сообщения, запросы информации о деятельности администрации города и др.).
Вся входящая корреспонденция, адресованная администрации города, за исключением письменных обращений граждан, должна поступать только через общий отдел.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 8.2.3 настоящей Инструкции внесены изменения
8.2.3. Документы, поступающие в общий отдел, проходят:
первичную обработку (прием, предварительное рассмотрение, регистрация, переотметка);
распределение;
направление на исполнение;
регистрацию и отправку ответа адресату;
формирование дел в архив.
8.2.4. Корреспонденция в общий отдел поступает через почтамт, по электронной почте, телефаксу, телеграфу, фельдъегерской связи, от нарочных.
Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются общим отделом для регистрации и исполнения в отдел по обращениям граждан управления делами администрации города (далее - отдел по обращениям граждан).
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись работника, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости, штамп общего отдела.
Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с пометкой "лично", которая передается адресату в закрытом виде.
При обнаружении повреждения или отсутствия корреспонденции либо приложений к ней составляется акт в двух экземплярах, первый остается в общем отделе и приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю корреспонденции. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или на почту с пометкой "Доставлено ошибочно" или "Ошибка в адресе".
Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции. Конверты от заграничных писем сохраняются.
8.2.5. При предварительном рассмотрении из входящих документов выделяются документы:
требующие рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями;
направляемые непосредственно в органы администрации города;
адресованные непосредственно работникам администрации города.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению входящие документы, адресованные органам администрации города или работникам администрации города. При наличии локальной сети прием-передача документов может осуществляться в электронном виде.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 25 января 2010 г. N 14-р в подпункт 8.2.6 настоящей Инструкции внесены изменения
8.2.6. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.
Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
Документы регистрируются в день их поступления или при их поступлении в нерабочее время в первый рабочий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно. Письменный запрос информации о деятельности администрации города (запрос информации о деятельности администрации города, поступивший по сети Интернет) подлежит обязательной регистрации в течение трех дней со дня его поступления в администрацию города, запрос информации о деятельности администрации города, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления.
Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе данных или журнале учета входящей корреспонденции, форма которого приведена в приложении N 18 к настоящей Инструкции.
При регистрации корреспонденции учитываются требования, изложенные в подпункте 2.3.8 пункта 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции.
8.2.7. Регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями.
Письма-запросы, имеющие информационно-статистический характер, адресованные главе муниципального образования город Краснодар, по списку распределяются только его заместителям.
В общем отделе при регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс приемной главы муниципального образования город Краснодар или его заместителя, - органа администрации города и входящий номер документа. Информация о входящей корреспонденции вносится в электронную базу данных.
8.2.8. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.
Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.
8.2.9. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в отделе обеспечения, органах администрации города, обязаны забирать документы в общем отделе ежедневно два раза в день: в 11.00 и в 16.00, срочную корреспонденцию - незамедлительно.
8.2.10. Незарегистрированные документы на имя главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, поступившие непосредственно в их приемные, подлежат обязательной передаче в общий отдел для регистрации.
8.2.11. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции. Резолюция оформляется на специальном бланке (формат А6) или на самом документе в соответствии с пунктом 2.3.12 подраздела 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции.
Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную.
8.2.12. Если в резолюции не указан срок исполнения, документ исполняется в течение 10 дней, если имеется пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение трех дней. Сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.
Сроки рассмотрения обращений различного вида, предусмотренные действующим законодательством, определены в приложении N 19 к настоящей Инструкции.
8.2.13. Документы, направляемые главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям, передаются в их приемные. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, рассматривают документы, готовят свои предложения и передают руководителям для ознакомления и подписания резолюций. Затем документы с резолюциями обрабатываются в отделе контроля и отделе обеспечения и через общий отдел направляются исполнителям для работы.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 8.2.14 настоящей Инструкции внесены изменения
8.2.14. Главе муниципального образования город Краснодар (в его отсутствие - первому заместителю главы муниципального образования город Краснодар или по поручению главы муниципального образования город Краснодар одному из заместителей, находящихся при исполнении служебных обязанностей) в обязательном порядке направляется следующая корреспонденция:
правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
законы Краснодарского края и постановления Законодательного Собрания Краснодарского края;
правовые акты главы администрации Краснодарского края;
иная корреспонденция, поступившая от Президента Российской Федерации, из Федерального Собрания Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации и руководителей органов местного самоуправления.
Делать какие-либо пометки на правительственных документах не допускается.
8.2.15. При передаче зарегистрированных в общем отделе документов из одного органа администрации города в другой работник общего отдела, заведующий приемной, работник, ответственный за организацию делопроизводства, или помощник руководителя вносит соответствующие сведения в электронную базу данных (создается переотметка: указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, кому передается документ, дата передачи документа и текст резолюции).
Корреспонденция, передаваемая из одного органа администрации города в другой, повторно не регистрируется.
8.2.16. Отметки о прохождении и исполнении служебных документов выполняются в электронной базе данных работниками отдела контроля и работниками, ответственными за организацию делопроизводства в отделе обеспечения.
Информация о прохождении и исполнении документов еженедельно докладывается управляющему делами администрации города.
8.2.17. Телефонограммы, адресованные главе муниципального образования город Краснодар и его заместителям, руководителям отраслевых (территориальных) органов, принимаются и регистрируются заведующими соответствующих приемных и незамедлительно докладываются руководителям после их приема.
8.3. Организация работы с документами в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации города
8.3.1. Порядок работы с корреспонденцией в отраслевых, функциональных и территориальных органах (далее - органах администрации города) устанавливается ими с учетом требований настоящей Инструкции.
8.3.2. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями, направляются для исполнения в органы администрации города через общий отдел.
8.3.3. Организация работы с документами в органах администрации города обеспечивается заведующим приемной органа администрации города либо работником, ответственным за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:
получение и учет документов, поступающих из общего отдела или отдела по обращениям граждан;
своевременная передача полученных документов руководителю органа администрации города, а затем непосредственному исполнителю, ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
систематическое информирование руководителя отраслевого органа администрации города о состоянии исполнения документов и поручений в органе администрации города;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
оформление исходящих документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города;
подготовка и сдача дел на архивное хранение;
хранение и учет бланков документов, подготовка заявок на получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей, обеспечение их сохранности и правильного использования.
8.3.4. Органы администрации города ведут учет поступления, прохождения и исполнения переданных им служебных документов в электронной базе данных или журналах установленной формы.
8.3.5. Документы, поступившие в орган администрации города, после их учета передаются руководителю органа администрации города и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под роспись.
Руководители органов администрации города несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.
8.3.6. При работе с документами в органах администрации города необходимо соблюдать следующие требования:
непосредственные исполнители, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать отметки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
передача документов или их копий работникам других органов администрации города может производиться только с разрешения руководителя органа администрации города;
передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется через управление по связям с общественностью, военнослужащими и делам казачества администрации города;
документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, когда, кому и кем документ выдан;
при уходе в отпуск работники органа администрации города обязаны отчитаться по всем находящимся на исполнении документам и обращениям граждан, при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности - сдать все числящиеся за ними документы работнику, ответственному за организацию делопроизводства в органе администрации города.
8.3.7. После завершения работы над документом непосредственный исполнитель должен сделать соответствующую запись об исполнении, которая включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (проставляется на самом документе на первом экземпляре в нижней части); при отсутствии такого документа составляются краткие сведения об исполнении, например: "Учтено при подготовке замечаний к проекту распоряжения (название)", "Дан устный ответ (о чем, кому, дата)".
После этого сам документ и все материалы к нему, свидетельствующие о ходе его исполнения, передаются руководителю органа администрации города для снятия с контроля.
На исполненном документе руководитель органа администрации города делает отметку "В дело". Отметка "В дело", дата и подпись руководителя органа администрации города проставляются на первом листе самого документа либо на лицевой стороне первого листа информации об исполнении документа.
После этого исполненные документы формируются согласно номенклатуре дел органа администрации города.
8.3.8. На документах, предназначенных для ознакомления, лица, ознакомившиеся с ними, проставляют свою подпись и дату на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.
8.3.9. Регистрация и отправление исходящих документов, подготовленных и оформленных в органе администрации города, осуществляется в соответствии с порядком, определенным в пункте 8.4 настоящего раздела.
8.4. Исходящая корреспонденция
8.4.1. Регистрация и отправление исходящей корреспонденции администрации города осуществляются общим отделом.
Исходящие документы, подписанные главой муниципального образования город Краснодар или его заместителями, регистрируются в общем отделе. Первый экземпляр направляется общим отделом адресату в день регистрации, второй (с визой исполнителя) - помещается в соответствующее дело.
Документы руководителей органов администрации города регистрируются и отправляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в этих органах. Допускается передача документов из одного органа в другой в электронном виде.
Информация об исходящей корреспонденции вносится в электронную базу данных или журнал учета исходящей корреспонденции, форма которого приведена в приложении N 20 к настоящей Инструкции.
При получении ответа на исходящие документы главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей регистрация ответа осуществляется в электронной базе данных входящих документов со ссылкой на соответствующий исходящий документ администрации города.
8.4.2. Документы, подписываемые главой муниципального образования город Краснодар, оформляются на его должностных бланках. Документы, подписываемые заместителями главы муниципального образования город Краснодар, оформляются на бланках администрации муниципального образования город Краснодар.
8.4.3. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в Законодательное Собрание Краснодарского края, администрацию Краснодарского края, городскую Думу Краснодара, подписываются главой муниципального образования город Краснодар, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
8.4.4. Документы, направляемые в другие организации, органы администрации города, подписываются: главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями, руководителями органов администрации города в зависимости от содержания письма.
8.4.5. Отправка корреспонденции в администрации города осуществляется электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской, заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.
Отправка корреспонденции Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в министерства и ведомства Российской Федерации осуществляется фельдъегерской почтой.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
8.4.6. Корреспонденция за подписью главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется через почтамт в течение одного - двух дней.
Исполнитель определяет вид отправки документа и представляет список его рассылки.
Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой, передается в общий отдел готовой к отправке: с указанием адресата, при наличии подписи и всех приложений (указанных в тексте документа).
8.4.7. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.
Запрещается передавать телефаксом тексты документов с отметкой "Для служебного пользования".
Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой о ее отправке.
Контроль за работой и использованием факсимильной техники и средств компьютерной техники осуществляют назначенные в органах администрации города ответственные лица.
8.4.8. Телеграммы, направляемые от имени администрации города, подписываются главой муниципального образования город Краснодар или его заместителями.
Телеграмма передается в общий отдел в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, с учетом копии с визой составителя, которая остается в общем отделе.
При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи и регистрации первого экземпляра изготавливается необходимое количество копий.
Для рассылки телеграммы составителем представляется список рассылки, подписанный руководителем органа администрации города.
Телеграмма заверяется печатью и передается по телеграфу.
8.4.9. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через общий отдел ее необходимо сдавать для обработки не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу.
9. Организация контроля за прохождением и исполнением документов
9.1. Общие положения
9.1.1. Система делопроизводственного контроля регламентирует организацию и порядок контроля за прохождением и исполнением документов в администрации города, а также исполнением заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, руководителей органов администрации города.
9.1.2. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе организации проверок соблюдения сроков исполнения правовых актов, служебных документов с резолюциями руководителей, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей (далее - контрольные документы) и принятия своевременных мер, обеспечивающих их надлежащее исполнение.
9.1.3. В систему контролирующих органов администрации города входят:
глава муниципального образования город Краснодар;
заместители главы муниципального образования город Краснодар;
руководители органов администрации города;
управление делами администрации города.
9.1.4. Контролирующие органы осуществляют следующие функции:
ставят на контроль и снимают с контроля правовые акты, служебные документы, задания и поручения;
принимают меры по привлечению исполнителей к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение контрольных документов;
организуют сбор, анализ и обобщение информации о сроках и качестве исполнения контрольных документов;
готовят предложения по совершенствованию порядка и координации своих действий, укреплению исполнительской дисциплины;
выходят с предложениями о рассмотрении неисполненных контрольных документов или снятии этих документов с контроля;
вносят предложения о привлечении должностных лиц к материальной и дисциплинарной ответственности по фактам низкой исполнительской дисциплины, а также об их поощрении за систематическую качественную работу;
проводят иные контрольные мероприятия.
9.1.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители органов администрации города, на которых возложен контроль, организуют работу по контролю и несут персональную ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольных документов.
9.1.6. Функционирование автоматизированной системы документооборота в администрации города осуществляется на базе электронного банка регистрационных данных, который систематизирован по видам и срокам исполнения документов, исполнителям и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии контрольных документов. Это позволяет проводить мероприятия по организации предупредительного контроля, анализ исполнительской дисциплины, принимать меры по стимулированию труда исполнителей.
9.2. Организация контроля в администрации города
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 25 января 2010 г. N 14-р в подпункт 9.2.1 настоящей Инструкции внесены изменения
9.2.1. В администрации города контролю подлежат:
правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;
обращения депутатов всех уровней;
правовые акты главы муниципального образования город Краснодар;
правовые акты руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами;
задания и поручения главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, руководителей органов администрации города;
договоры, заключенные администрацией города и органами администрации города;
письма и другие служебные документы;
устные и письменные обращения граждан;
критические материалы в адрес администрации города, опубликованные в средствах массовой информации;
запросы информации о деятельности администрации города.
9.2.2. Необходимость постановки правового акта, служебного документа, задания или поручения главы муниципального образования город Краснодар на контроль определяет глава муниципального образования город Краснодар. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители органов администрации города самостоятельно определяют необходимость контроля за документами, поступившими в их адрес, и за собственными документами, заданиями или поручениями.
Документы, поставленные на контроль главой муниципального образования город Краснодар, ставятся на контроль его заместителями и руководителями органов администрации города в обязательном порядке.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 9.2.3 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
9.2.3. Служебные документы ставятся на контроль, если:
главой муниципального образования город Краснодар поручено осуществлять контроль исполнения своего постановления или распоряжения;
в содержании постановления или распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар определены конкретные задания органу администрации города;
необходимость контроля исполнения служебного документа определена резолюциями главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей;
предусмотрено представление информации в вышестоящие органы о ходе исполнения служебного документа.
Постановке на контроль подлежат только служебные документы, зарегистрированные в общем отделе.
9.2.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет глава муниципального образования город Краснодар. Организационное руководство системой контроля возлагается на управляющего делами администрации города.
9.2.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар осуществляют контрольные функции в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным главой муниципального образования город Краснодар.
Контроль за соблюдением сроков исполнения, содержащихся в контрольных документах, осуществляют работники, ответственные за организацию делопроизводства в приемных заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
9.2.6. Руководители органов администрации города обязаны:
рассматривать контрольные документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день поступления;
лично (не реже одного раза в неделю) осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;
по письменному или электронному запросу представлять информацию в управление делами администрации города о ходе выполнения требований, содержащихся в контрольных документах, исполнение которых возложено на данный орган администрации города;
систематически подводить итоги исполнения контрольных документов, принимать соответствующие меры дисциплинарного воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
9.2.7. Организация и координация работы по контролю за исполнением правовых актов главы муниципального образования город Краснодар, его резолюций к служебным документам, заданий и поручений (общий контроль), а также договоров, заключаемых администрацией города и органами администрации города, возлагается на отдел контроля.
9.2.8. Контроль за исполнением контрольных документов в приемных заместителей главы муниципального образования город Краснодар (внутренний контроль) осуществляет отдел обеспечения, в органах администрации города - работники, ответственные за организацию делопроизводства.
9.2.9. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, осуществляется в отделе по обращениям граждан. Организация этого контроля осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе 10 настоящей Инструкции.
9.2.10. Контроль за рассмотрением критических материалов в адрес администрации города, опубликованных в средствах массовой информации, возлагается на департамент по связям с общественностью, военнослужащими и делам казачества администрации города.
9.2.11. Осуществление контроля за исполнением контрольных документов предполагает:
учет и постановку их на контроль;
доведение их до исполнителей;
организацию контроля за своевременным их исполнением;
формирование контрольных дел на контрольные документы и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их исполнении;
учет и регулярное информирование руководителей муниципального образования город Краснодар о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких контрольных документов исполнено, сколько не исполнено или исполнено с нарушением срока, кем, по каким причинам);
информирование исполнителей о приближении сроков их исполнения;
учет и анализ результатов исполнения;
выдачу информации о контролируемых документах по запросу;
снятие их с контроля.
9.2.12. На контрольных документах (резолюциях) ставится отметка о контроле:
подлежащих общему контролю - символом К, словами или штампом "Общий контроль";
подлежащих внутреннему контролю - символом К, словами или штампом "Внутренний контроль".
9.2.13. Контрольные документы с резолюциями на них, поступившие исполнителям, рассматриваются ими в течение одного дня и исполняются в указанные сроки.
9.2.14. Осуществление контроля за исполнением документов, имеющих длительный срок исполнения, предполагает, как правило, представление исполнителями промежуточной информации о ходе исполнения с периодичностью: один раз в месяц - по документам (программным заданиям) со сроком исполнения до одного года; один раз в три месяца - по документам (програмным заданиям) со сроком исполнения более одного года.
9.2.15. Должностное лицо, указанное в резолюциях первым либо на против которого проставлена надпись "свод", является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями. Копия документа, поставленного на контроль, направляется ответственному исполнителю и каждому соисполнителю.
Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления отчетов о выполнении ими заданий или поручений, содержащихся в контрольном документе. Соисполнители направляют свои информации ответственному исполнителю для дальнейшего их обобщения в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.
В случае отсутствия ответственного исполнителя, соисполнители в равной степени несут ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольного документа.
9.2.16. Информация ответственного исполнителя, оформленная в виде отчета (заключения), должна содержать сведения о ходе и качестве исполнения каждого требования, содержащегося в контрольном документе. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение контрольного документа (копии платежных поручений, акты выполненных работ и т.д.).
9.2.17. Если исполнение требования, содержащегося в правовом акте главы муниципального образования город Краснодар, возложено на организацию, не являющуюся органом администрации города, то ответственным исполнителем является руководитель органа, подготовившего проект этого правового акта.
9.2.18. Ответственные исполнители передают свои отчеты (заключения) об исполнении контрольных документов руководителям муниципального образования город Краснодар или в управление делами администрации города для последующего снятия их с контроля. Отсутствие информации является нарушением сроков исполнения.
9.2.19. При необходимости продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель должен представить в управление делами администрации города либо руководителю муниципального образования город Краснодар, давшему поручение, документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока исполнения не позднее трех дней до истечения установленного срока.
9.2.20. Срок исполнения контрольного документа считается продленным при наличии соответствующей резолюции главы муниципального образования город Краснодар или руководителя муниципального образования город Краснодар, давшего поручение.
9.2.21. Продление срока исполнения контрольных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются.
9.2.22. Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, готовят информацию об исполнении, которая должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.
9.2.23. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех требований, содержащихся в резолюции руководителя. В электронную базу данных вносится отметка о его исполнении и снятии с контроля.
Контрольный документ считается снятым с контроля при наличии соответствующей резолюции руководителя, поставившего документ на контроль.
9.3. Выполнение функций контроля управлением делами администрации города
9.3.1. Управление делами администрации города обеспечивает реализацию своих контрольных функций в целях укрепления исполнительской дисциплины, повышения ответственности исполнителей.
9.3.2. В управлении делами администрации города контролю подлежат:
правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;
правовые акты главы муниципального образования город Краснодар и их проекты;
поручения, даваемые на совещаниях и иных организационных мероприятиях с участием главы муниципального образования город Краснодар;
задания и поручения главы муниципального образования город Краснодар, связанные с поступающими в администрацию города обращениями граждан;
иные служебные документы, поступающие в администрацию города.
По каждому направлению контроля в электронном виде оформляются журналы учета исполнения.
9.3.3. Основанием для постановки на контроль правовых актов и иных документов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар управлением делами администрации города являются:
резолюция главы муниципального образования город Краснодар на документе, содержащая сведения об исполнителе, задание или поручение исполнителю, срок исполнения;
наличие в правовых актах главы муниципального образования город Краснодар, протоколах совещаний с его участием, заданий и поручений исполнителям;
требование главы муниципального образования город Краснодар доложить об исполнении его поручения.
9.3.4. Поручения главы муниципального образования город Краснодар, даваемые им на совещаниях, заседаниях и других мероприятиях с его участием, а также его поручения по результатам рассмотрения устных обращений юридических и физических лиц оформляются при необходимости в виде реестров поручений, протоколов, которые направляются исполнителям.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р подпункт 9.3.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
9.3.5. Управление делами администрации города ставит на учет контрольный документ и оформляет на него контрольное дело.
В контрольное дело помещаются: контрольный лист, копия контрольного документа, информация исполнителей, отражающая ход его исполнения, другие отчетные материалы.
При осуществлении контроля за поручениями заполняется контрольный лист, форма которого приведена в приложении N 21 к настоящей Инструкции, за правовыми актами органов государственной власти и правовыми актами главы муниципального образования город Краснодар заполняется контрольный лист, форма которого приведена в приложение N 22 к настоящей Инструкции.
В электронной базе данных создается соответствующая контрольная карта, содержащая фамилию ответственного исполнителя, соисполнителей, содержание поручения и срок его исполнения.
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 9.3.6 настоящей Инструкции внесены изменения
9.3.6. Сведения о состоянии исполнения контрольных документов представляются исполнителем в управление делами администрации города согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день.
9.3.7. Ход исполнения контрольных документов учитывается и анализируется управлением делами администрации города. Информация об итогах исполнения контрольных документов регулярно рассматривается на совещаниях с участием главы муниципального образования город Краснодар.
Материалы по результатам анализа исполнения контрольных документов представляются главе муниципального образования город Краснодар еженедельно по пятницам.
9.3.8. Допускается запрашивать у исполнителя информацию о ходе исполнения контрольного документа до истечения контрольного срока исполнения в порядке предупредительного контроля.
9.3.9. Работники управления делами администрации города совместно с представителями органов администрации города осуществляют проверки организации делопроизводства и контроля в органах администрации города, а также проверки исполнения контрольных документов с выездом на объекты контроля. По результатам таких проверок составляются соответствующие справки и акты.
9.3.10. Управление делами администрации города регулярно:
информирует исполнителей о приближении сроков исполнения по всем контрольным документам, поставленным на контроль в управлении делами администрации города;
направляет исполнителям перечень неисполненных в срок контрольных документов главы муниципального образования город Краснодар, содержащийся в журнале контрольных дел с истекшим сроком исполнения, форма которого приведена в приложении N 23 к настоящей Инструкции;
готовит для главы муниципального образования город Краснодар аналитический обзор (сводку) и свои предложения по итогам делопроизводственного контроля за истекший квартал;
осуществляет совместно с управлением информатизации администрации города методическое руководство по организации контроля за исполнением контрольных документов.
9.4. Организация контроля за исполнением правовых актов органов государственной власти
9.4.1. На контроль ставятся все правовые акты органов государственной власти (далее - государственные правовые акты) относящиеся к ведению администрации города и требующие исполнения.
9.4.2. Государственные правовые акты, поступившие в администрацию города, прошедшие регистрацию в общем отделе, передаются в приемную главы муниципального образования город Краснодар. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает их, готовит свои предложения и передает государственные правовые акты главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
9.4.3. Глава муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, устанавливает перечень государственных правовых актов, подлежащих общему контролю, при этом в резолюциях, содержащих поручения к государственным правовым актам или решениям, определяет:
ответственного исполнителя (как правило, заместителя главы муниципального образования город Краснодар) государственного правового акта;
пункты (статьи) государственного правового акта, исполнение которых будет контролироваться;
сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения государственного правового акта (устанавливаются, исходя из его содержания).
9.4.4. В отделе контроля по государственным правовым актам в электронной базе данных осуществляется регистрация резолюций и выполняются соответствующие переотметки. Государственные правовые акты с резолюцией "В дело" остаются в отделе контроля на хранении для передачи в архив. На каждый государственный правовой акт, подлежащие общему контролю, заводится контрольная карта, представляющая собой электронную версию контрольного листа, затем заполняются два экземпляра контрольного листа и оформляется контрольное дело, содержащее первый экземпляр заполненного контрольного листа, государственный правовой акт и резолюцию к нему. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
На государственных правовых актах, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.
9.4.5. Общий отдел тиражирует государственные правовые акты по числу исполнителей и передает им для работы. Оригиналы государственных правовых актов передаются в отдел контроля.
9.4.6. Копии государственных правовых актов и резолюции к ним передаются в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар. К государственным правовым актам, подлежащим общему контролю, прикладывается второй экземпляр контрольного листа. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар рассматривает поступившие документы, готовит свои предложения и передает их своему руководителю для ознакомления и подписания резолюций.
9.4.7. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные государственные правовые акты на внутренний контроль.
9.4.8. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях. Копии государственных правовых актов с резолюцией "В дело" остаются в приемной на хранении для передачи в архив. На каждый государственный правовой акт, подлежащий контролю, заводится контрольная карта, а на государственных правовых акта#, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле. Копии государственного правового акта и резолюции тиражируются в общем отделе и рассылаются всем исполнителям.
9.4.9. Копии государственных правовых актов с резолюцией "Для сведения" исполнители оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому государственному акту, подлежащему контролю, и передают их ответственному исполнителю.
9.4.10. Ответственный исполнитель готовит проект ответа о ходе исполнения государственного правового акта либо проект заключения о качестве его исполнения и передает их помощнику заместителя главы муниципального образования город Краснодар. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар, получив сведения о ходе исполнения государственного правового акта, изучает качество поступивших документов и передает их своему руководителю для рассмотрения и подписания.
9.4.11. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар после подписания руководителем ответа о ходе исполнения государственного правового акта передает его в общий отдел для регистрации и отправки адресату, а в своей электронной базе данных после регистрации ответа выполняет отметку об исполнении. Копия ответа передается в отдел контроля. Отдел контроля заносит соответствующую информацию в контрольное дело и выполняет отметку об исполнении в электронной базе данных.
9.4.12. Отдел контроля изучает сведения об исполнении поручения к государственному правовому акту и готовит свои предложения о списании его "В дело". Полный пакет документов, включающий государственный правовой акт ответ о ходе исполнения государственного правового акта, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".
9.4.13. При наличии запроса вышестоящих организаций о ходе исполнения государственного правового акта, отдел контроля вносит соответствующие корректировки в контрольное дело и контрольную карту, о чем оповещает исполнителей.
9.4.14. После списания главой муниципального образования город Краснодар своего поручения к государственному правовому акту "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных.
9.4.15. Государственный правовой акт считается снятым с контроля, если:
выполнена резолюция главы муниципального образования город Краснодар и поручение списано "В дело";
получен правовой акт органа государственной власти о снятии его с контроля или отмене.
9.5. Организация контроля за исполнением правовых актов главы муниципального образования город Краснодар
9.5.1. Правовые акты главы муниципального образования город Краснодар (далее - правовые акты), требующие исполнения, подлежат общему контролю в отделе контроля управления делами администрации города.
9.5.2. Правовые акты после их подписания направляются в общий отдел вместе с электронными версиями для регистрации и занесения в информационно-правовую систему "Норма".
Затем, их копии передаются в отдел контроля, приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар и исполнителям согласно списку рассылки.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов пункта 9.5 Инструкции соответствует оригиналу
9.5.4. Отдел контроля определяет:
перечень правовых актов, подлежащих общему контролю (общему контролю не подлежат правовые акты, связанные с выделением денежных средств и земельными вопросами);
пункты (подпункты) правового акта, исполнение которых будет контролироваться;
сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения правового акта (устанавливаются, исходя из его содержания).
Первичная информация о ходе исполнения правового акта представляется в отдел контроля, как правило, спустя месяц после его издания, если в его содержании не определен более ранний срок исполнения.
Сроки представления промежуточной информации, установленные отделом контроля, могут быть изменены по согласованию с начальником этого отдела.
9.5.5. В отделе контроля по правовым актам, подлежащим общему контролю, в электронной базе данных заводятся контрольные карты и заполняются в двух экземплярах контрольные листы на каждого исполнителя. На каждый правовой акт оформляется контрольное дело, содержащее первые экземпляры заполненных контрольных листов и копию правового акта. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
9.5.6. Исполнителям правового акта направляются вторые экземпляры контрольных листов.
9.5.7. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар рассматривает копии правовых актов и контрольные листы, готовит свои предложения и передает их своему руководителю для ознакомления и подписания резолюций.
9.5.8. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные правовые акты на внутренний контроль.
9.5.9. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях и регистрация резолюции. Правовые акты с резолюцией "В дело" остаются в приемной на хранении для передачи в архив. На каждый правовой акт, подлежащий контролю, заводится контрольная карта, а на правовых актах, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле. Копии правового акта и резолюции тиражируются в общем отделе и рассылаются всем исполнителям.
9.5.10. Правовые акты с резолюцией "Для сведения" исполнители оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому правовому акту, подлежащему внутреннему контролю, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проекты заключений о качестве исполнения по каждому правовому акту и вместе с информациями исполнителей передает их в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
9.5.11. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар, получив сведения о ходе исполнения правового акта, изучает качество поступивших документов и передает их своему руководителю для рассмотрения и списания "В дело".
9.5.12. После списания правового акта "В дело заместителем главы муниципального образования город Краснодар помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар осуществляет соответствующую отметку об исполнении в электронной базе данных.
Документы возвращаются исполнителям на хранение для передачи в архив.
9.5.13. Исполнители предоставляют сведения об исполнении правового акта, находящегося на общем контроле, в отдел контроля. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных, изучает сведения об исполнении правового акта и готовит свои предложения о списании правового акта или задания, содержащегося в правовом акте, "В дело". Полный пакет документов, включающий копию правового акта, информации исполнителей, передается ответственному исполнителю, на которого главой муниципального образования город Краснодар возложен контроль за исполнением правого акта для списания "В дело".
Если в муниципальном правовом акте контроль за выполнением глава муниципального образования город Краснодар оставляет за собой, то полный пакет документов для списания "В дело" представляется главе муниципального образования город Краснодар.
9.5.14. При необходимости продления срока исполнения муниципального правового акта исполнитель должен представить в отдел контроля за подписью ответственного исполнителя на имя главы муниципального образования город Краснодар документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока.
9.5.15. Правовой акт считается исполненным, если все положения его распорядительной части полностью выполнены.
После списания ответственным исполнителем правового акта "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 9.5.16 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
9.5.16. Отдел контроля ежеквартально готовит проект постановления администрации муниципального образования город Краснодар о снятии с контроля правовых актов. В электронной базе данных при этом выполняются соответствующие отметки.
Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта.
9.6. Организация контроля за исполнением служебной корреспонденции
9.6.1. Контролю подлежат служебные документы, поступившие в адрес администрации города, ее руководителей, зарегистрированные в общем отделе и имеющие резолюции руководителей с указаниями об исполнении, а также исходящая корреспонденция главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, содержащая указания об исполнении.
9.6.2. После первичной обработки входящая корреспонденция, предназначенная для рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, передается общим отделом в его приемную, остальная - в соответствующие приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар согласно распределению их обязанностей и в органы администрации города.
9.6.3. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает входящие документы, готовит свои предложения и передает их главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
9.6.4. После подписания главой муниципального образования город Краснодар резолюций входящие документы с резолюциями передаются в отдел контроля, где осуществляется регистрация резолюций в электронной базе данных, выполняются соответствующие переотметки, а также отметки о закрытии "В дело" и "Для сведения". По входящим документам, подлежащим общему контролю, заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, содержащее оригинал документа и резолюцию к нему. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
На входящих документах, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.
9.6.5. Письма главы муниципального образования город Краснодар, содержащие указания об исполнении, подлежат общему контролю в отделе контроля. Общий отдел регистрирует письма, адресованные главой муниципального образования город Краснодар его заместителям, руководителям соответствующих органов администрации города, муниципальных учреждений и муниципальных предприятий, и передает их в отдел контроля.
9.6.6. Отдел контроля определяет перечень писем главы муниципального образования город Краснодар, подлежащих общему контролю, и сроки представления информации об исполнении, исходя из их содержания. В электронной базе данных выполняются соответствующие переотметки. На каждое письмо, подлежащее общему контролю, заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, содержащее копию письма.
На письмах, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.
9.6.7. Общий отдел документы с резолюцией "В дело" оставляет у себя на хранении для передачи в архив. Остальные документы тиражируются по числу исполнителей и передаются им для работы. Оригинал документа, подлежащего общему контролю, передается в отдел контроля.
9.6.8. Документы, направляемые заместителю главы муниципального образования город Краснодар, передаются в его приемную. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, рассматривает поступившие документы, готовит свои предложения и передает документы заместителю главы для ознакомления и подписания резолюций.
9.6.9. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные документы на внутренний контроль.
9.6.10. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях. На документы, подлежащие контролю, заводится контрольная карта, а на документах, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле, затем документы передаются в общий отдел.
9.6.11. Общий отдел документы с резолюцией "В дело" оставляет у себя на хранении для передачи в архив. Остальные документы тиражируются по числу исполнителей и передаются им для работы. Оригинал документа передается тому исполнителю, фамилия которого в резолюции указана первой (ответственному исполнителю).
9.6.12. Исполнители документы с резолюциями "Для сведения" оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят информации об исполнении документов, поставленных на контроль, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проект ответа адресату либо проект заключения (заключение) о качестве исполнения поручения по каждому документу, поставленному на контроль, на основании информаций исполнителей и передает указанные документы в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
9.6.13. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар снимает с контроля поручения, поставленные им на контроль, подписывает заключения о выполнении поручений, стоящих на контроле у главы муниципального образования город Краснодар, подписывает от своего лица письма, направляемые адресатам, визирует проекты писем, направляемых адресатам от лица главы муниципального образования город Краснодар.
9.6.14. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняется отметка о снятии с контроля поручений, стоящих на внутреннем контроле.
9.6.15. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, после подписания руководителем заключения о качестве исполнения документа осуществляет регистрацию заключения в электронной базе данных, затем передает его в отдел контроля вместе с информациями исполнителей.
9.6.16. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных, изучает сведения об исполнении поручения к документу и готовит свои предложения о списании его "В дело". Полный пакет документов, включающий исходный документ, заключение заместителя главы муниципального образования город Краснодар и информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".
9.6.17. После списания главой муниципального образования город Краснодар своего поручения к документу "В дело" отдел контроля выполняет в электронной базе данных отметку о закрытии "Исполнено".
9.6.18. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, после подписания руководителем ответа об исполнении документа передает его в общий отдел для регистрации и отправки адресату, а копия ответа адресату передается в отдел контроля.
9.6.19. Проект письма, завизированный заместителем главы муниципального образования город Краснодар, передается главе муниципального образования город Краснодар для подписания. Подписанный главой муниципального образования город Краснодар ответ передается в общий отдел для регистрации и отправки адресату. Копия ответа адресату передается в отдел контроля.
9.6.20. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных и отметку о закрытии "Исполнено".
9.6.21. Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Поручение (указание, требование), содержащееся в резолюции к документу, снимается с контроля лицом, давшим указание о его выполнении, а в отделе контроля выполняется отметка о закрытии "Исполнено".
9.7. Организация контроля за исполнением поручений, даваемых главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях с его участием
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р в подпункт 9.7.1 настоящей Инструкции внесены изменения
9.7.1. Контролю подлежат поручения, даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях), проводимых с его участием, в том числе:
аппаратных совещаниях (по оперативным вопросам);
тематических или отраслевых совещаниях (по программным вопросам или отдельным проблемам);
иных организационных мероприятиях, на которых даются указания, подлежащие исполнению.
9.7.2. Поручения (указания), даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях) с его участием (далее - совещания), записываются (при необходимости с использованием звукозаписывающей техники) работниками отдела контроля. Оформляются в виде протокола, содержащего, как правило, только поручения главы муниципального образования город Краснодар с указанием исполнителей и сроков исполнения по соответствующим вопросам, или реестра поручений главы муниципального образования город Краснодар.
9.7.3. Протоколы совещаний утверждаются главой муниципального образования город Краснодар, реестры поручений главы муниципального образования город Краснодар согласовываются с управляющим делами администрации города. Отдел контроля в электронной базе данных регистрирует протоколы совещаний (реестры поручений) и выполняет соответствующие переотметки. На каждое поручение в электронной базе данных заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, в котором накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения поручения.
9.7.4. Копии поручений направляются исполнителям для работы через общий отдел или по электронной почте. Исполнители готовят информации об исполнении поручений и представляют их в отдел контроля.
9.7.5. Отдел контроля выполняет соответствующие отметки в электронной базе данных, изучает информации исполнителей о выполнении поручений и готовит свои предложения о списании их "В дело".
9.7.6. Полный пакет документов, включающий текст поручения и информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".
9.7.7. После списания главой муниципального образования город Краснодар поручения "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных. Протоколы совещаний остаются на хранении в отделе контроля для передачи в архив.
9.7.8. Организация контроля за исполнением заданий и поручений заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей органов администрации города, даваемых на проводимых ими совещаниях или иных организационных мероприятиях, осуществляется соответственно отделом по обеспечению и ответственными работниками органов администрации города в порядке, предусмотренном в настоящем подразделе.
10. Порядок организации рассмотрения письменных и устных
обращений граждан
Информация об изменениях:
См. текст раздела 10
11. Машинописные и копировально-множительные работы
11.1. Машинописные работы
11.1.1. Печатание документов в администрации города осуществляется управлением делами администрации города, приемными заместителей главы муниципального образования город Краснодар, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами, имеющими приемные, с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.
Документы объемом до трех страниц печатаются непосредственно в органах администрации города, остальные - в органах администрации города, имеющих приемные, либо в общем отделе.
11.1.2. Для печати принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.
Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся к деятельности администрации города, печатанию не подлежат.
11.1.3. Печатание в общем отделе производится в порядке поступления материалов. Первоочередному печатанию подлежат документы главы муниципального образования город Краснодар.
11.1.4. На передаваемом для печатания материале в левом верхнем углу первого листа обозначается межстрочный интервал, проставляется дата, указывается фамилия и телефон заказчика. Передаваемый для печатания материал должен быть завизирован руководителем соответствующего органа администрации города.
11.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, нечеткие ксеро- или факсимильные копии для печатания не принимаются.
Рукописи должны быть проверены (вычитаны) исполнителем.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
11.1.6. Напечатанные документы и материалы вместе с рукописью передаются исполнителю.
Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в органе администрации города, могут быть перенесены на дискету заказчика.
11.1.7. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, а также другие поисковые данные.
11.2. Копировально-множительные работы
11.2.1. Копировально-множительные работы в администрации города выполняются в общем отделе.
Копирование небольших по объему документов малыми тиражами при наличии копировально-множительной техники осуществляется в органах администрации города с соблюдением установленных правил.
11.2.2. На копирование принимаются документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.
Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности администрации города копированию не подлежат.
11.2.3. Документы и материалы передаются на копирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками материалы (кроме полученных обращений граждан и входящих документов) на копирование не принимаются. Не принимаются также на копирование книги брошюры.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.
11.2.4. Копирование документов и материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела.
11.2.5. Работники общего отдела ведут учет всех выполненных работ по копированию материалов.
12. Требования к электронным документам
12.1. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Первая (красная) строка каждого абзаца текста (абзацный отступ) начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Рекомендуется печатать текст через один - полтора одинарных межстрочных интервала.
12.2. Тексты правовых актов, писем вводятся только в специально установленных шаблонах (файлах-заготовках, служащих основой для документов), для ввода текстов остальных видов документов можно использовать отдельные элементы шаблонов (текст, таблица).
12.3. Дополнительные требования к тексту, регламентирующие его подготовку на компьютере:
основной используемый шрифт - Times New Roman Cyrillic;
размер шрифта сплошного текста - 14 пунктов;
размер шрифта в таблицах - 12 пунктов.
12.4. Подготовка документа ведется в текстовом редакторе MicroSoft Word для Windows. Сохранение документов выполняется в формате MicroSoft Word 7.0 (DOC) или RichTextFormat (RTF), электронные расчетные таблицы - в MicroSoft Excel (XLS).
12.5. Рекомендуется при подготовке проектов постановлений и распоряжений использовать соответствующие шаблоны документов MicroSoft Word, размещенные на центральном файл-сервере локальной сети администрации города в каталоге I:\EXCHANGE\TEMPLATES. Параметры шаблонов настроены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
12.6. Все таблицы документа должны создаваться только штатными средствами редактора MicroSoft Word. Недопустимо рисование линий таблиц символами, линиями и прямоугольниками. Любая таблица в документе должна быть монолитной и не содержать разрывов между ячейками. Если необходимо продолжить таблицу на другой странице, то не допускается вставка разрыва страницы между ячейками таблицы или закрытие таблицы и создание новой на другой странице.
13. Организация документов в делопроизводстве
13.1. Общие положения
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации города и их передачу в архивный отдел в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.2. Составление номенклатур дел
13.2.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел, обеспечения поиска документов в администрации города ежегодно составляется номенклатура дел по форме согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в администрации города, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов (является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения и по личному составу.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города, органов администрации города Краснодара, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, журналы, экспресс-информации и т.п.
13.2.2. Номенклатура дел администрации города на предстоящий год составляется архивным отделом в последнем квартале предшествующего года, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края, утверждается главой муниципального образования город Краснодар и вводится в действие с 1 января последующего года.
После утверждения номенклатуры дел администрации города органы администрации города получают из нее выписки соответствующих разделов для использования в своей работе.
Номенклатура дел администрации города подлежит повторным согласованиям с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края в случае изменения структуры администрации города, но не реже чем один раз в 5 лет.
13.2.3. Номенклатура дел администрации города составляется на основании номенклатур дел органов администрации города.
Включение в утвержденную номенклатуру дел администрации города новых дел, формируемых в течение года, оформляется архивным отделом в виде дополнения к утвержденной номенклатуре дел, которое составляется органом администрации города и в конце текущего года утверждается главой муниципального образования город Краснодар.
Вновь созданный орган администрации города обязан в месячный срок разработать собственную номенклатуру дел.
13.2.4. Номенклатура дел органа администрации города на следующий год составляется до 1 декабря текущего года работником, ответственным за организацию делопроизводства в органе администрации города, по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе администрации города, его штатным расписанием, планами и отчетами о работе, правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.
Номенклатура дел органа администрации города подлежит согласованию с архивным отделом.
Срок действия номенклатуры дел - не более 5 лет. В течение года в номенклатуру дел органа администрации города после согласования с архивным отделом могут вноситься изменения, дополнения, уточнения, для чего в конце разделов номенклатуры дел оставляются резервные номера.
Сводная номенклатура дел администрации города печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами администрации города. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел.
13.2.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.
Индекс дела состоит из кода органа администрации города, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов органа администрации города. Например: индекс дела 12-02-05, где 12 - код органа администрации города, 02 - индекс его подразделения, 05 - порядковый номер дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.
Количество томов дела проставляется в конце года.
Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются работником архивного отдела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000).
В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: "Хранятся в организации", "При условии завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.
13.2.6. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).
13.2.7. Ведение дел вне номенклатуры в органах администрации города не допускается.
13.3. Формирование и оформление дел
13.3.1. Исполненные документы формируются в дела в органе администрации города в соответствии с его номенклатурой дел.
13.3.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за организацию делопроизводства в органе администрации города, для формирования их в дела.
13.3.3. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.
13.3.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;
неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и оформления;
в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
утвержденные документы (планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д.) группируются отдельно от их проектов;
лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям;
при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается копия, которая подшивается в дело;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
13.3.5. Материалы по исполненным письменным и устным обращениям граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников, ответственных за организацию делопроизводства в органах администрации города, в течение установленного срока.
13.3.6. При подготовке документов, обосновывающих предоставление и изъятие земельных участков, необходимо соблюдать следующие требования:
дела должны быть прошнурованы и пронумерованы, содержать опись документов;
не должны допускаться исправления в документах, не заверенные печатью и подписью должностного лица;
к проекту постановления о предоставлении гражданину земельного участка должна прикладываться копия паспорта гражданина;
копии документов (ксерокопии) должны быть заверены уполномоченными на то лицами в установленном порядке.
13.3.7. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учетом степени важности документов и в хронологическом порядке.
При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения последовательность расположения документов может быть обратной.
13.3.8. В дело с перепиской документы группируются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
13.3.9. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.
13.3.10. Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел, и дела по личному составу должны быть оформлены в соответствии с правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.
Оформление дела состоит из оформления реквизитов обложки дела, переплета, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.
13.3.11. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, наличие приложений. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.
13.3.12. Оформление обложки дела осуществляется по установленной форме согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
13.3.13. Нумерация листов производится простым графическим карандашом или нумератором (для дел временного (до 10 лет включительно) хранения) в правом верхнем углу листа документа.
13.3.14. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу. Форма внутренней описи документов дела приведена в приложении N 31 к настоящей Инструкции.
13.3.15. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела. Форма листа с заверительной надписью приведена в приложении N 32 к настоящей Инструкции.
Заверительная надпись составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства в органе администрации города.
13.3.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
13.3.17. Документы временного хранения хранятся в папках (скоросшивателях).
13.4. Обеспечение сохранности документов
13.4.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в органах администрации города, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут руководители данных органов администрации города.
13.4.2. Дела должны храниться в помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов.
13.4.3. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах или сейфах.
13.4.4. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (сейфа).
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в органах администрации города до истечения сроков их хранения и уничтожения.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в органах администрации города, а затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел в установленные сроки.
13.4.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут выдаваться работникам органов администрации города по служебной необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.
При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела вкладывается лист-заместитель дела, форма которого приведена в приложении N 33 к настоящей Инструкции. Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии работника, их возвращающего.
13.4.6. В случае утраты какого-либо дела или документов работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом руководителя органа администрации города.
13.4.7. Полная проверка наличия дел и документов проводится в органах администрации города ежегодно по завершении делопроизводственного года.
13.5. Экспертиза ценности документов
13.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности администрации города и органов администрации города, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в подпункт 13.5.2 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
13.5.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и органах администрации города распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар или приказом руководителя органа администрации города создаются постоянно действующие комиссии по экспертизе ценности документов.
Состав комиссии по экспертизе ценности документов администрации города определяется главой муниципального образования город Краснодар.
В состав комиссии по экспертизе ценности документов органа администрации города входят заместители руководителя и работники органа администрации города, в отдельных случаях - представители архивного отдела.
13.5.3. В своей работе комиссии по экспертизе ценности документов (экспертные комиссии) руководствуются Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Краснодарского края "Об архивном фонде Краснодарского края и архивах", методическими документами Федерального архивного агентства России, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов, а также своими положениями, согласованными с архивным отделом.
13.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел органов администрации города. Документы, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической и иной научной ценности, уничтожаются с составлением акта по установленной форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.
Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.
До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.
Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
13.5.5. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии информационных и других материалов, не подлежащие включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
13.6. Передача дел на хранение
13.6.1. Сформированные и оформленные дела хранятся в органах администрации города у исполнителей или в архиве органа администрации города до проведения научно-технической обработки документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и иными требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.
13.6.2. В конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу составляются (в четырех экземплярах) описи дел по установленной форме согласно приложениям N 35 - 37 к настоящей Инструкции.
13.6.3. Описи дел составляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в органах администрации города.
Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
13.6.4. В опись дел органа администрации города включаются заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел. К описи составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.
13.6.5. Обработанные дела постоянного хранения, внесенные в опись, с архивными номерами и штампами архивного отдела хранятся в органе администрации города или ведомственном архиве. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного хранения передаются в архивный отдел на хранение.
Передача дел осуществляется по описям, подписываемым представителями обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел. Три экземпляра описи передаются в архивный отдел, четвертый - хранится в органе администрации города, сдавшем дела.
Документы по личному составу хранятся в архиве органа администрации города или в кадровой службе и бухгалтерии органа администрации города в течение 75 лет и на хранение в архивный отдел не передаются.
13.6.6. Ответственность за сохранность документов постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу возлагается на руководителя органа администрации города.
В случае реорганизации органа администрации города все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.
В случае полной ликвидации органа администрации города без правопреемника все документы постоянного хранения и по личному составу на момент ликвидации должны быть переданы в архивный отдел в обработанном виде вместе с описями. Подготовка и передача дел производится силами и за счет органа администрации города в соответствии с требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.
14. Порядок организации работы со служебной информацией
ограниченного доступа в администрации города
14.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
14.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14.3. Прием и регистрацию постановлений, распоряжений, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляет общий отдел управления делами администрации города.
14.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
14.4.1. Печатаются в органах администрации города ответственным лицом, назначаемым руководителем. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа должны указываться количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
14.4.2. Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу добавляется пометка "ДСП".
14.4.3. Передаются работникам органов администрации города под расписку.
14.4.4. Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также в электронном виде с применением сертифицированных средств шифрования.
14.4.5. Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
14.4.6. Хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
14.5. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем органа администрации города, готовившего документ.
14.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
14.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
14.8. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего органа администрации города.
14.9. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в пункт 14.10 настоящей Инструкции внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
14.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар, руководителями органов администрации муниципального образования город Краснодар. В состав таких комиссий включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
14.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель соответствующего органа администрации муниципального образования город Краснодар и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
14.12. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
|
Исполняющий обязанности |
А.В. Смолькова |
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 1
(к п. 2.2.3)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Герб
муниципального образования город Краснодар
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 2
(к п. 2.2.3)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Герб
муниципального образования город Краснодар
РАСПОРЯЖЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
Приложение N 3
(к п. 2.2.3)
Герб
муниципального образования город Краснодар
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО
ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
Приложение N 4
(к п. 2.2.3)
Герб
муниципального образования город Краснодар
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО
ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
Приложение N 5
(к п. 2.2.3)
Герб
муниципального образования город Краснодар
Администрация муниципального образования город Краснодар
ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА
Красная ул., д. 122, г. Краснодар, 350000, тел. (861) 255-33-54,
факс (861) 255-88-72 e-mail: hoz@krd.ru
ПРИКАЗ
"___" ___________ 200___ г. N __________________
г. Краснодар
Приложение N 6
(к п. 2.2.3)
Герб
муниципального образования
город Краснодар
ГЛАВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)255-34-16, факс (861)253-25-62
e-mail: post@krd.ru
____________________ N _________________
На N ______________ от _________________
Приложение N 7
(к п. 2.2.3)
Герб
муниципального образования
город Краснодар
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)255-34-16, факс (861)253-25-62
ИНН 2310032246 ОКПО 04019491
КПП 231001001 e-mail: post@krd.ru
____________________ N _________________
На N ______________ от _________________
Приложение N 8
(к п. 2.2.4)
Герб
муниципального образования
город Краснодар
УПРАВЛЕНИЕ ПО СОЦИАЛЬНЫМ
ВОПРОСАМ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Дзержинского ул., д. 8, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)224-96-07, факс (861)224-96-07
e-mail: soc@krd.ru
______________________ N ____________________
На N ________________ от ____________________
Приложение N 9
(к п. 2.2.4)
Совет по культуре
на общественных началах
при администрации муниципального
образования город Краснодар
Красная ул., д. 122, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)255-33-09, факс (861)253-25-62
e-mail: kult@krd.ru
____________________ N ___________________
На N ______________ от ___________________
Приложение N 10
(к п. 2.3.24)
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты, приглашения;
рекламные проспекты;
документы, поступающие в копиях для сведения;
переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера: об оплате счетов, о выделении автомобилей для перевозки грузов, заявки органов администрации города на подписку периодических изданий, приобретение оборудования, канцтоваров, оргтехники и др.;
документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности;
статистические сводки, справочники и др.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 11
(к п. 3.4.5)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Перечень лиц, согласующих проект постановления или распоряжения
администрации муниципального образования город Краснодар
|
Лица, согласующие проект постановления или распоряжения |
Срок согласования |
| Руководители отраслевых, функциональных и террито- риальных органов администрации города, в компетен- ции которых находятся вопросы и положения, содержа- щиеся в проекте постановления или распоряжения |
Не позднее 4 часов рабоче- го времени после начала согласования |
| Начальник (заместитель начальника) правового управ- ления администрации города |
Не позднее 18 часов рабо- чего времени после начала согласования |
| Заместитель главы муниципального образования город Краснодар, координирующий финансовые вопросы (в случае внесения проекта, реализация которого требу- ет финансовых, материальных или иных затрат) |
Не позднее 16 часов рабо- чего времени после начала согласования |
| Заместители главы муниципального образования город Краснодар, отвечающие за соответствующее направле- ние деятельности администрации города |
Не позднее 22 часов рабо- чего времени после начала согласования |
| Управляющий делами администрации города | Не позднее 24 часов рабо- чего времени после начала согласования |
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 12
(к п. 3.4.9)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Герб
муниципального образования город Краснодар
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
Об утверждении Перечня перспективных проектов и планов работ
на основе Генерального плана города Краснодара и плана социально-
экономического развития муниципального образования город Краснодар
на 2004 - 2008 годы, рекомендуемых для выполнения на 2005 - 2010 годы
В целях обеспечения разработки градостроительной документации на
2005 - 2010 годы, в соответствии с Генеральным планом города Краснодара,
утвержденным решением городской Думы Краснодара от 26.02.2004 N 46 п. 2,
и планом социально-экономического развития муниципального образования го-
род Краснодар на 2004 - 2008 годы, утвержденным решением городской Думы
Краснодара от 17.06.2004 N 50 п. 6, п о с т а н о в л я ю:
1. Утвердить Перечень перспективных проектных и планировочных работ
на основе Генерального плана города Краснодара и плана социально-экономи-
ческого развития муниципального образования город Краснодар на 2004 -
2008 годы, рекомендуемых для выполнения на 2005 - 2010 годы (далее - Пе-
речень) согласно приложению.
2. Департаменту строительства (Вронский), департаменту архитектуры и
градостроительства (Головкин) администрации муниципального образования
город Краснодар:
2.1. Формировать ежегодные планы выполнения проектных и планировоч-
ных работ с учетом сроков и ориентировочной стоимости перспективных про-
ектных и планировочных работ согласно Перечню.
2.2. Ежегодно, при формировании местного бюджета (бюджета муници-
пального образования город Краснодар) на очередной финансовый год, а так-
же при уточнении исполнения местного бюджета (бюджета муниципального об-
разования город Краснодар) на текущий финансовый год вносить предложения
по финансированию работ, указанных в Перечне.
Продолжение приложения N 12
2
2.3. Осуществлять контроль за целевым использованием средств и свое-
временным выполнением перспективных проектных и планировочных работ
согласно Перечню.
3. Департаменту финансов администрации муниципального образования
город Краснодар (Домбровский) ежегодно при формировании местного бюджета
(бюджета муниципального образования город Краснодар) на очередной финан-
совый год и уточнении исполнения местного бюджета (бюджета муниципального
образования город Краснодар) на текущий финансовый год предусматривать
выделение бюджетных средств для выполнения работ согласно Перечню.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на за-
местителя главы муниципального образования город Краснодар М.Б. Фролова.
Глава муниципального образования
город Краснодар В.Л. Евланов
Продолжение приложения N 12
3
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления администрации муниципального образования
город Краснодар "Об утверждении Перечня перспективных проектов и планов
работ на основе Генерального плана города Краснодара и плана социально-
экономического развития муниципального образования город Краснодар
на 2004 - 2008 годы, рекомендуемых для выполнения на 2005 - 2010 годы"
Проект внесен:
Департаментом строительства
администрации муниципального
образования город Краснодар
Директор департамента (подпись) О.В. Вронский
(дата)
Составитель проекта:
Начальник организационно-правового
отдела департамента (подпись) И.И. Иванов
(дата)
Проект согласован:
Первый заместитель главы
муниципального образования
город Краснодар, директор
департамента финансов администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) А.Н. Домбровский
(дата)
Начальник правового управления
администрации муниципального
образования город Краснодар (подпись) О.О. Зубрицкий
(дата)
Директор департамента архитектуры
и градостроительства администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) И.А. Головкин
(дата)
Продолжение приложения N 12
Заместитель главы муниципального
образования город Краснодар (подпись) Е.Г. Суслов
(дата)
Управляющий делами администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) В.В. Кудинов
(дата)
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству
в администрации муниципального образования город Краснодар
Главный специалист общего отдела
управления делами администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) Н.Н. Панкратова
(дата)
Приложение N 13
(к п. 3.4.16)
Герб
муниципального образования город Краснодар
Администрация муниципального образования город Краснодар
УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
Красная ул., д. 122, Краснодар, 350000, тел. (861)255-33-09,
факс(861) 255-66-22 e-mail:kult@krd.ru
ПРИКАЗ
"___" ___________ 200__ г. N _______________
г. Краснодар
О назначении ответственных за работу с контрольными документами
В целях улучшения качества делопроизводства, организации контроля за
исполнением документов, обеспечения наиболее эффективного рассмотрения
обращений граждан п р и к а з ы в а ю:
1. Назначить Скрябину Ирину Генриховну, заместителя начальника уп-
равления культуры администрации муниципального образования город Красно-
дар, ответственной за работу с контрольными документами в управлении
культуры администрации муниципального образования город Краснодар.
2. Руководителям муниципальных учреждений и муниципальных предприя-
тий, подведомственных управлению культуры администрации муниципального
образования город Краснодар:
2.1. Назначить ответственных за работу с контрольными документами из
числа своих заместителей.
2.2. Копии приказов о назначении ответственных за работу с контроль-
ными документами представить в управление культуры администрации муници-
пального образования город Краснодар не позднее 01.10.2007.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник управления Т.Н. Рубан
Приложение N 14
(к п. 4.3.3)
ЗАЯВКА
к постановлению (распоряжению)
Наименование вопроса ____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Кто вносит постановление (распоряжение) _________________________________
_________________________________________________________________________
Постановление (распоряжение) разослать __________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Подпись _____________________ ________________ 200 г.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 15
(к п. 5.5)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Герб
муниципального образования город Краснодар
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
от ___________________ N __________________
г. Краснодар
О внесении проекта решения городской Думы Краснодара
"О ________________________________________________________"
на рассмотрение городской Думы Краснодара
В соответствии с разделом 5 Инструкции по делопроизводству в админи-
страции муниципального образования город Краснодар п о с т а н о в л я ю:
1. Внести проект решения городской Думы Краснодара "О ______________
_________________________________________________" на рассмотрение город-
ской Думы Краснодара (прилагается).
2. Назначить представителем главы муниципального образования город
Краснодар при обсуждении данного проекта решения в городской Думе Красно-
дара ___________________________________________________.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на за-
местителя главы муниципального образования город Краснодар В.П. Бондаря.
Глава муниципального
образования город Краснодар В.Л. Евланов
Продолжение приложения N 15
2
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления администрации муниципального образования
город Краснодар "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара
"О _________________________________________________________________"
на рассмотрение городской Думы Краснодара"
Проект внесен:
(Наименование отраслевого,
функционального или террито-
риального органа
Должность руководителя) (подпись) инициалы, фамилия
(дата)
Составитель проекта:
Должность специалиста (подпись) инициалы, фамилия
(дата)
Проект согласован:
Начальник правового управления
администрации муниципального
образования город Краснодар (подпись) О.О. Зубрицкий
(дата)
Заместитель главы муниципального
образования город Краснодар (подпись) А.П. Колонтаевский
(дата)
Управляющий делами администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) В.В. Кудинов
(дата)
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в
администрации муниципального образования город Краснодар
Главный специалист общего отдела
управления делами администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) Н.Н. Панкратова
(дата)
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 16
(к п. 5.5)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от ________________ N ________
"О внесении проекта решения
городской Думы Краснодара
"О __________________________"
на рассмотрение городской Думы
Краснодара"
Проект
РЕШЕНИЕ
городской Думы Краснодара
О _______________________________________________________
_________________________________________________________
В соответствии со статьей __ Устава муниципального образования город
Краснодар городская Дума Краснодара РЕШИЛА:
1. _________________________________________________________.
2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на _________
_____________________________________________________________________.
Глава муниципального образования
город Краснодар В.Л. Евланов
-------------------------------------------------------------------------
Проект внесен:
Администрацией муниципального
образования город Краснодар
Глава муниципального образования
город Краснодар (подпись) В.Л. Евланов
(дата)
Составитель проекта:
(Наименование отраслевого, функци-
онального и территориального органа
Должность руководителя) (подпись) инициалы, фамилия
(дата)
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20 апреля 2009 г. N 91-р в настоящее приложение внесены изменения, распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 4 февраля 2009 г.
Приложение N 17
(к п. 5.5)
(с изменениями от 20 апреля 2009 г.)
Герб
муниципального образования
город Краснодар
ГЛАВА Председателю городской
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Думы Краснодара
ГОРОД КРАСНОДАР
Н.С. Котлярову
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)255-34-16, факс (861)253-25-62
e-mail: post@krd.ru
____________________ N _________________
На N ______________ от _________________
О проекте решения городской Думы
Краснодара "О _________________"
Уважаемый Николай Семенович!
В соответствии со статьей 46 Регламента городской Думы Краснодара
направляем Вам проект решения городской Думы Краснодара "О ______________
________________________________________".
Приложения: 1. Постановление администрации муниципального образования
город Краснодар от _________ N ______ "О внесении проекта
решения городской Думы Краснодара "О ____________________
_______________________________________" на __ листах.
2. Проект указанного решения городской Думы Краснодара
на __ листах.
3. Пояснительная записка к проекту решения городской
Думы Краснодара на __ листах.
4. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратив-
шими силу, приостановлению, изменению, дополнению или
принятию в связи с принятием данного решения городской
Думы Краснодара на __ листах.
5. Финансово-экономическое обоснование на __ листах.
6. Справочно-информационные материалы на __ листах.
(подпись) В.Л. Евланов
Приложение N 18
(к п. 8.2.6)
Журнал учета входящей корреспонденции
| Вх. N и дата |
От кого поступил документ, номер и дата входящего документа |
Краткое содержание | Резолюция руководителя |
Дата получения исполнителем, подпись |
Срок контроля |
Сведения о выполнении |
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 25 января 2010 г. N 14-р в настоящее приложение внесены изменения
Приложение N 19
(к п. 8.2.12)
Сроки рассмотрения обращений различного вида
(с изменениями от 25 января 2010 г.)
|
N п/п |
Субъект обращения |
Вид обращения |
Срок рассмотрения |
Нормативный акт, осуществляющий правовое регулирование |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Уполномоченный по правам человека |
Заключение | 1 месяц |
Федеральный конституционный за- кон от 26.02.97 N 1-ФКЗ "Об Уполномоченном по правам чело- века в Российской Федерации" |
| 2 | Прокурор | Протест | 10 дней |
Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Россий- ской Федерации" |
| 3 | Прокурор | Представление | 1 месяц |
Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Россий- ской Федерации" |
| 4 | Член Совета Фе- дерации, депу- тат Государствен- ной Думы Феде- рального Собрания Российской Феде- рации |
Запрос, обращение Парламентский запрос |
30 дней 15 дней |
Федеральный закон от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федераль- ного Собрания Российской Феде- рации" |
| 5 | Депутат Законо- дательного Собра- ния Краснодарско- го края |
Депутатский запрос |
15 дней |
Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края" |
| 6 | Депутат Законо- дательного Собра- ния Краснодарско- го края |
Предложения и замечания |
30 дней |
Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края" |
| 7 | Депутат Законо- дательного Собра- ния Краснодарско- го края |
Обращение, запрос информации |
Безотлагательно либо в уста- новленный в обращении срок |
Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края" |
| 8 | Депутат органа местного самоуп- равления |
Депутатский запрос |
15 дней |
Закон Краснодарского края от 04.08.95 N 12-КЗ "О статусе де- путата представительного органа местного самоуправления в Крас- нодарском крае" |
| 9 | Депутат органа местного самоуп- равления |
Обращение | В согласованные сроки, в слу- чае необходимости дополнитель- ной проверки требуется уведом- ление в течение 3 дней |
Закон Краснодарского края от 04.08.95 N 12-КЗ "О статусе де- путата представительного органа местного самоуправления в Крас- нодарском крае" |
| 10 | Граждане | Письменные предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения |
30 дней |
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" |
| 11 | Граждане и юриди- ческие лица |
Заявления о предоставле- нии земельно- го участка в собственность |
2 недели |
Земельный кодекс Российской Фе- дерации |
| 12 | Граждане и юриди- ческие лица |
Заявления о предоставле- нии земельно- го участка для строи- тельства |
2 недели |
Земельный кодекс Российской Фе- дерации |
| 13 | Граждане | Заявления о предоставле- нии земельно- го участка для целей, не связанных со строитель- ством при на- личии кадаст- ровой карты |
2 недели |
Земельный кодекс Российской Фе- дерации |
| 14 | Редакция средства массовой информа- ции |
Запрос о пре- доставлении информации |
7 дней со дня получения пись- менного запроса информации. В случае отказа уведомление вручается исполнителем в трех- дневный срок со дня получения письменного запроса информа- ции. В случае отсрочки в предостав- лении информации требуется уведомление в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации 30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено за- конодательством Российской Фе- дерации |
Федеральный закон от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" |
| 15 | Граждане (физи- ческие лица), ор- ганизации (юриди- ческие лица), об- щественные объ- единения, госу- дарственные орга- ны, органы мест- ного самоуправле- ния (пользователи информацией) |
Запрос информации о деятельнос- ти админист- рации города |
30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено за- конодательством Российской Фе- дерации В случае невозможности предо- ставления информации в указан- ный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса поль- зователь информацией уведомля- ется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запра- шиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного 30-днев- ного срока для ответа на за- прос В случае переадресации запроса в течение 7 дней со дня ре- гистрации запроса пользователю информацией направляется соот- ветствующее уведомление |
Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности го- сударственных органов и органов местного самоуправления" |
Приложение N 20
(к п. 8.4.1)
Журнал учета входящей# корреспонденции
| Дата отправ- ления |
Исходящий номер |
Куда и кому ад- ресована коррес- понденция |
Краткое содержание |
Кем отправлено |
Вид отправления |
Регистрационный номер бланка, использованного для издания до- кумента |
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 21
(к п. 9.3.5)
(с изменениями от 13 января 2009 г.)
Администрация муниципального образования
город Краснодар
Управление делами администрации
Отдел контроля
____________________________________________
(фамилия, инициалы ответственного работника)
Контрольный лист
Протокол совещания от "___" _________________ 200__ г. N ________________
Тема совещания __________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Исполнители __________________________________________________________
(Ф.И.О.)
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Снят с контроля ___________________
(дата)
Начальник отдела контроля __________________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Информация об изменениях:
Распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 13 января 2009 г. N 1-р настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 22
(к п. 9.3.5)
(с изменениями от 13 января 2009 г.)
Администрация муниципального образования город Краснодар
Управление делами администрации
Отдел контроля
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ
Вид документ ____________________________________________________________
(наименование, дата, номер)
Название ________________________________________________________________
Контроль осуществляет:
ответственный исполнитель _______________________________________________
(Ф.И.О.)
Исполнитель _____________________________________________________________
(Ф.И.О.)
Срок Период
Примечание ______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Зам. Начальника отдела контроля _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Приложение N 23
(к п. 9.3.10)
Журнал
контрольных дел с истекшим сроком исполнения
по состоянию на _______________
(дата)
| Сведения об исполнении |
Реквизиты документа (контрольного дела) |
Содержание документа (название правового акта) |
Резолюция руководителя (содержание задания) |
Приложение N 24
(к п. 10.2.3)
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Корреспондент, ф.и.о. ___________________________________________________
Адрес, телефон __________________________________________________________
Предыдущие обращения от ______________ N _____ от ______________ N ______
Вид документа ___________________________________________________________
Адрес, дата, индекс сопровод. письма ____________________________________
Дата, индекс поступления ________________________________________________
Краткое содержание ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
Отв. исполнитель ________________________________________________________
Резолюция _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Автор резолюции _______________ _________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Срок исполнения __________________
-------------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона карточки
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
| Дата передачи на исполнение |
Исполнитель | Отметка о промежу- точном ответе или дополнительном запросе |
Контрольная отметка |
Дата, индекс исполнения (ответа) ________________________________________
Адресат _________________________________________________________________
Содержание ______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
С контроля снял _________________________ Подпись контролера ____________
(должность, инициалы, фамилия)
Дело _____________ Том __________ Листы ____________ Фонд _______________
__________________ Дело
__________________ Опись
Приложение N 25
(к п. 10.2.3)
| N п/п (он же номер реги- стра- ции) |
Дата поступ- ления письма (дата регист- рации) |
Ф.И.О. заявителя и адрес его места жительства |
Из какого органа поступило письмо, номер и дата |
Вопрос обращения |
Кому поручено рассмот- рение |
Срок рас- смот- рения |
Когда факти- чески рас- смот- рено |
Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение N 26
(к п. 10.6.6)
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
N ______ от "__" _________ 200__ г.
_________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество посетителя)
Адрес места жительства, телефон _________________________________________
Дата приема _____________________________________________________________
Содержание вопроса ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Исполнитель _____________________________________________________________
Резолюция _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________ (________________________)
(подпись) (инициалы, фамилия)
Срок исполнения __________________________
-------------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона карточки
| Дата | Кому направлено | Особые отметки |
Дата, индекс исполнителя ________________________________________________
Адресат _________________________________________________________________
Содержание ______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
С контроля снял ____________________________ Подпись контролера _________
(должность, инициалы, фамилия)
Дело _____________ Том __________ Листы ___________
__________________ Фонд
__________________ Опись
Приложение N 27
(к п. 10.6.6)
| N п/п |
Дата приема |
Ф.И.О. заявителя и адрес его места жительства |
Вопрос обращения | Кому поручено рассмот- рение |
Срок рас- смот- рения |
Когда факти- чески рас- смотрен |
Результат рассмотрения (удовлетворе- но, разъясне- но, отказано) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение N 28
(к п. 13.2.1)
Администрация УТВЕРЖДАЮ
муниципального образования Глава муниципального обра-
город Краснодар зования город Краснодар
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N _____ _____________ В.Л. Евланов
на ______ год (личная подпись)
_____________
(дата)
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел |
Срок хранения, N статьи |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Начальник архивного отдела
управления делами
администрации муниципального
образования город Краснодар ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
администрации муниципального управления по делам архивов
образования город Краснодар Краснодарского края
от ______________ N _______ от ______________ N _______
Продолжение приложения N 28
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году
в администрации муниципального образования город Краснодар
| По срокам хранения | Всего | В том числе переходящих |
| Постоянного | ||
| Временного (свыше 10 лет) | ||
| Временного (до 10 лет включительно) | ||
| С отметкой ЭПК | ||
| ИТОГО: |
Начальник архивного отдела
управления делами
администрации муниципального
образования город Краснодар ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Приложение N 29
(к п. 13.2.4)
Администрация
муниципального образования
город Краснодар
__________________________
__________________________
__________________________
(наименование отраслевого,
функционального или терри-
ториального органа)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ N ________
на _____ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел |
Срок хранения, N статьи |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности
руководителя отраслевого,
функционального и терри-
ториального органа _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Начальник архивного отдела
отраслевого, функционального управления делами администрации
и территориального органа муниципального образования
администрации муниципального город Краснодар
образования город Краснодар ________________________________
от ______________ N ________ (подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
Продолжение приложения N 29
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году
в отраслевом, функциональном и территориальном органе администрации
муниципального образования город Краснодар
| По срокам хранения | Всего | В том числе переходящих |
| Постоянного | ||
| Временного (свыше 10 лет) | ||
| Временного (до 10 лет включительно) | ||
| С отметкой ЭПК | ||
| ИТОГО: |
Наименование должности
руководителя отраслевого,
функционального и терри-
ториального органа _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Приложение N 30
(к п. 13.3.12)
---------------------
Ф. N _____________
ОП. N _____________
Д. N _____________
---------------------
Администрация муниципального образования город Краснодар
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(наименование отраслевого, функционального или территориального органа)
ДЕЛО N __________ ТОМ N _________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(заголовок дела)
________________
(дата)
--------------------- На _______ листах
Ф. N _____________
ОП. N _____________ Хранить _________
Д. N _____________
---------------------
Приложение N 31
(к п. 13.3.14)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____
| N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа | Номера листов дел |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника ______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Приложение N 32
(к п. 13.3.15)
ФОНД N _________________________ ОПИСЬ N ________________________________
В деле N ________ прошито и пронумеровано ________________________ листов
(цифрами и прописью)
Особенности физического состояния дела (с указанием номеров листов):
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Из них:
литерные __________
пропущенные __________
Наименование должности
работника ______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Приложение N 33
(к п. 13.4.5)
Администрация
муниципального образования
город Краснодар
__________________________
__________________________
__________________________
(наименование отраслевого,
функционального и терри-
ториального органа)
Лист-заместитель дела
Дело ___________________________________________________________________
(индекс и заголовок)
Дата возврата __________________________________________________________
| Количество листов |
Дата выдачи |
Кому выдано | Расписка в получении |
Дата возвращения |
Расписка в приеме |
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства ________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Приложение N 34
(к п. 13.5.4)
Администрация УТВЕРЖДАЮ
муниципального образования Наименование должности руководи-
город Краснодар теля отраслевого, функционального
__________________________ и территориального органа
__________________________ _________________________________
__________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(наименование отраслевого, ____________
функционального или тер- (дата)
риториального органа)
АКТ
___________ N ____________
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
_________________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда
N _______________________________________________________________________
(название фонда)
| N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номен- клатур) за год |
Индекс дела (тома, час- ти) по но- менклатуре или N дела по описи |
Коли- чество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части и N статьи по пе- речню |
Приме- чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого __________________________________ ед. хр. за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК управления по делам
архивов Краснодарского края (протокол от _________________ N ________)
Продолжение приложения N 34
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства __________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
отраслевого, функционального
и территориального органа
администрации муниципального
образования город Краснодар
от ________________ N ______
Приложение N 35
(к п. 13.6.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководи-
теля отраслевого, функционального
и территориального органа
ФОНД N _______ ________________________________
ОПИСЬ N ______ (подпись) (расшифровка подписи)
дел постоянного хранения ____________
за _____ год (дата)
_______________________________________________________________________
(наименование отраслевого или территориального органа)
| N п/п |
Индекс дела | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______ по N _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
управления по делам архивов отраслевого, функционального
Краснодарского края и территориального органа
администрации муниципального
образования город Краснодар
от ____________ N _________ от ______________ N ________
Приложение N 36
(к п. 13.6.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководи-
теля отраслевого, функционального
и территориального органа
ФОНД N ______ ________________________________
ОПИСЬ N ______ (подпись) (расшифровка подписи)
дел по личному составу ____________
за _______ год (дата)
_______________________________________________________________________
(наименование отраслевого, функционального или территориального органа)
В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______ по N ______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
работника, ответственного
за работу с кадрами ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
отраслевого, функционального управления по делам архивов
и территориального органа Краснодарского края
администрации муниципального
образования город Краснодар
от ______________ N ________ от _______________ N ______
Приложение N 37
(к п. 13.6.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководи-
теля отраслевого, функционального
и территориального органа
ОПИСЬ N ______ ________________________________
дел временного хранения (подпись) (расшифровка подписи)
за _________ год ____________
(дата)
_______________________________________________________________________
(наименование отраслевого, функционального или территориального органа)
| N п/п |
Индекс дела | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______ по N _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства ___________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
отраслевого, функционального
и территориального органа
администрации муниципального
образования город Краснодар
от ______________ N ________
|
<< Назад |
||
|
Содержание Распоряжение главы муниципального образования город Краснодар от 11 июля 2008 г. N 177-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству... |