Постановление Администрации Свободненского района Амурской области от 18 сентября 2012 г. N 476 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (с изменениями и дополнениями) (документ не действует)

Постановление Администрации Свободненского района Амурской области
от 18 сентября 2012 г. N 476
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

15 января 2013 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Свободненского района от 30 декабря 2011 г. N 591 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг" постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов".

2. Настоящее постановление подлежит размещению на официальном сайте муниципального образования Свободненский район и вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Свободненского района Э.С. Агафонову.

Глава администрации Свободненского района

Ю.П. Романов

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"
(утв. постановлением Администрации Свободненского района Амурской области
от 18 сентября 2012 г. N 476)

С изменениями и дополнениями от:

15 января 2013 г.

I. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1. Настоящий Административный регламент (далее - Регламент) предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности указанной муниципальной услуги, создания комфортных условий для ее получения. Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями администрации Свободненского района при предоставлении услуги.

Круг заявителей

3. Заявителями на предоставление муниципальной услуги могут быть граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения (далее - заявители): физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" представляется:

- на информационных стендах непосредственно в администрации Свободненского района;

- на официальном сайте администрации Свободненского района в сети "Интернет" (www.svobregion.ru);

- на портале государственных и муниципальных услуг Амурской области (www.gu.amurobl.ru) (Единый портал);

- с использованием средств телефонной связи;

- муниципальными служащими администрации Свободненского района (далее - муниципальные служащие).

5. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" включает следующие сведения:

почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, электронный адрес официального сайта администрации Свободненского района (приложение N 1 к Административному регламенту);

график (режим) работы муниципального архива;

порядок получения консультаций по вопросам исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов;

наименование нормативных правовых актов, регулирующих вопросы исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов", с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;

категории заявителей, которым предоставляется муниципальная услуга;

результат предоставления муниципальной услуги;

сроки предоставления муниципальной услуги;

документы, необходимые для "исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов";

документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги;

перечни оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

перечни оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги;

порядок информирования о ходе рассмотрения ходатайства о предоставлении муниципальной услуги и о результатах предоставления муниципальной услуги;

порядок досудебного обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц муниципального архива.

6. Сведения о местонахождении (адресе), контактных телефонах и адресах электронной почты администрации Свободненского района приводятся в приложении N 1 к Административному регламенту и размещаются на официальном сайте администрации Свободненского района в сети Интернет, а также на Едином портале.

7. На информационных стендах в доступных для ознакомления местах администрации Свободненского района размещается информация:

Административный регламент с приложениями;

сведения о нормативных правовых актах, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

порядок и способы подачи ходатайства о предоставлении муниципальной услуги;

порядок и способы получения результата предоставления муниципальной услуги;

документы, представляемые заявителем для получения муниципальной услуги, требования, предъявляемые к этим документам и их оформлению, включая образцы заполнения форм документов;

время приема заявителей.

8. В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений о ходе предоставления муниципальной услуги по телефону, электронной почте с использованием информационных ресурсов администрации района в сети Интернет, а также Единого портала или на личном приеме.

9. Заявители, представившие в муниципальный архив документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются муниципальными служащими:

об оставлении без рассмотрения исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов;

о приостановлении предоставления муниципальной услуги;

об отказе исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

Информирование заявителей производится посредством направления уведомления в письменной форме в порядке, установленном Административным регламентом.

10. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются муниципальными служащими муниципального архива, в должностные обязанности которых входит осуществление консультирования по вопросам предоставления муниципальной услуги.

11. Консультации предоставляются по вопросам:

документов, необходимых для награждения почетной грамотой, и требований, предъявляемых к их оформлению;

порядка и сроков предоставления муниципальной услуги;

порядка обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

12. Консультации предоставляются при личном обращении, посредством Интернет-сайта, телефонной связи, почты или электронной почты.

При личном обращении консультации предоставляются в часы приема заявлений, в иных случаях - в рабочее время, в том числе, когда прием заявлений на предоставление муниципальной услуги не осуществляется.

13. Муниципальный архив осуществляет прием заявителей для личного представления документов для исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов в соответствии со следующим графиком:

Понедельник 8.00 - 12.00, 13.00 - 17.00;

Вторник 8.00 - 12.00, 13.00 - 17.00;

Среда 8.00 - 12.00, 13.00 - 17.00;

Четверг 8.00 - 12.00, 13.00 - 17.00;

Пятница 8.00 - 12.00, 13.00 - 17.00.

Сведения о графике работы и о месте нахождения администрации Свободненского района сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на информационных ресурсах администрации Свободненского района в сети Интернет;

на Едином портале;

на информационном стенде в местах предоставления муниципальной услуги, доступных для заявителей.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

15. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведения о ходе предоставления муниципальной услуги предоставляются заявителям служащими муниципального архива по телефону и на личном приеме, а также размещаются:

на информационных ресурсах администрации Свободненского района в сети Интернет;

на Едином портале.

16. В ответе по телефону на устные обращения муниципальный служащий информирует обратившегося гражданина о своих фамилии, имени, отчестве, должности, о порядке предоставления муниципальной услуги или сообщает номер телефона компетентного муниципального служащего.

17. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги вручается заявителю при его личном обращении или направляется заявителю заказным письмом, а при необходимости направляется посредством факсимильной связи.

18. Сведения о сроке завершения предоставления муниципальной услуги сообщаются заявителю при подаче им ходатайства лично.

19. С момента представления ходатайства заявитель имеет право на получение сведений о ходе предоставления муниципальной услуги по телефону, электронной почте с использованием информационных ресурсов администрации Свободненского района в сети Интернет, а также Единого портала или на личном приеме.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

20. Муниципальная услуга по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

Наименование структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу

21. Муниципальная услуга предоставляется отделом по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района (далее - муниципальный архив).

Результат предоставления муниципальной услуги

22. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1. Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

2. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

3. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

4. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

5. Отрицательный ответ. Составляется при:

- отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений. Оформляется на бланке архива, при необходимости ответ может быть заверен печатью архива;

- отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающего неполноту состава архивных документов по теме запроса. Оформляется на бланке архива, при необходимости ответ может быть заверен печатью архива.

Сроки предоставления муниципальной услуги

23. Срок исполнения запроса социально-правового характера в муниципальном архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства муниципального архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.

24. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

25. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

26. По просьбе заявителя предусматривается срочное исполнение запроса от 5 до 10 дней.

Перечень правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги

27. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года с поправками от 30 декабря 2008 года ("Российская газета" от 25 декабря 1993 г. N 237. Текст Конституции с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. N 6-ФКЗ и от 30 декабря 2008 г. N 7-ФКЗ опубликован в "Российской газете" от 21 декабря 2009 г. N 7, "Собрание законодательства Российской Федерации" от 26 декабря 2009 г. N 4, ст. 445);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31 июля 2006 года, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059);

Законом Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области" ("Амурская правда", 1 июля 2005 г. N 128);

решением Совета народных депутатов Свободненского района от 24 ноября 2009 г. N 29.

Исчерпывающий перечень документов (их копий), требуемых на основании соответствующих правовых актов, для предоставления муниципальной услуги

28. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя. Форма подачи запроса осуществляется по выбору заявителя: по почте, по электронной почте, при личном обращении.

29. В запросе указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, куда и для какой цели запрашивается справка, а также в зависимости от содержания запроса представляются иные сведения, необходимые для его исполнения. Запрос оформляется на утвержденном бланке в соответствии с приложениями N N 1, 2, 3.

Перечень дополнительных сведений, требуемых от заявителей, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- о стаже работы - полное название, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период работы. Копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (если имеется), с отметками о работе в запрашиваемый период;

- о заработной плате - полное название, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период, за который необходимо представить сведения. Копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (если имеется), с отметками о работе в запрашиваемый период;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы в период награждения (название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность). Копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (если имеется), с отметками о поощрении и награждении. В случае сохранности удостоверения к награде - приложить ксерокопию удостоверения.

К запросу могут быть приложены ксерокопии других документов, связанных с темой запроса, а также указаны иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запросов.

30. Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

31. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.6.

32. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие наименования юридического лица; для граждан - фамилии, имени и отчества, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Также не принимаются к рассмотрению запросы, если текст письменного обращения не поддается прочтению, содержит ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

33. Основанием для приостановления муниципальной услуги является неполнота сведений для исполнения запроса.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

34. Основанием для отказа юридическому или физическому лицу в предоставлении муниципальной услуги является запрос о документах, не подлежащих опубликованию и содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера, или информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица.

35. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

36. Запросы исполняются безвозмездно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

37. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 30 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

38. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной услуги. Описание требований к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги

39. Вход в здание должен обеспечивать свободный доступ заявителей в помещение и оборудован вывеской с полным наименованием муниципального учреждения.

40. Помещение муниципального архива, в котором ведется прием граждан, находится на первом этаже здания и должно быть снабжено соответствующими указателями. Указатели должны быть четкими, заметными и понятными для заявителей.

41. Вход в помещение муниципального архива, где ведется прием граждан, должен быть оборудован вывеской, содержащей полное наименование муниципального архива, режим приема граждан.

42. Места для ожидания получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы достаточным количеством стульев, иметь место для письма и размещения документов.

43. Кабинет приема граждан оборудуется информационным стендом, содержащим:

- формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;

- телефонные номера и адрес электронной почты учреждения, оказывающего муниципальную услугу, Интернет-адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Правительства Амурской области.

44. Специалист, осуществляющий прием, должен быть обеспечен личной и (или) настольной идентификационной карточкой.

45. Руководство муниципального архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов заявителей.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

46. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- соблюдение установленных сроков ожидания получения услуги в очереди и предоставления услуги с момента подачи анкеты-заявления;

- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует муниципальный архив;

- условия размещения муниципального архива;

- специальное техническое оснащение муниципального архива (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);

- укомплектованность специалистами и их квалификация.

Особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления услуг в электронной форме

47. При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме осуществляются:

- представление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге;

- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) Правительства Амурской области;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги;

- иные действия, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

48. Информация о местах нахождения и графике работы структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, а также о других органах и организациях, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги.

Местонахождение муниципального архива: г. Свободный, Амурская обл., ул. 50 лет Октября, д. N 14, кабинет N 102.

Почтовый адрес муниципального архива:

40 лет Октября ул., д. 84, г. Свободный, Амурская область, Российская Федерация, 676450.

График работы муниципального архива и личного приема заявителей: понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00, перерыв - с 12.00 до 13.00.

Выходные дни - суббота, воскресенье.

49. Справочный телефон структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу.

Справочный телефон: (41643) 5-15-79.

50. Адрес официального сайта администрации Свободненского района в сети "Интернет", содержащего информацию о предоставлении муниципальной услуги, адрес электронной почты структурного подразделения:

адрес официального сайта администрации Свободненского района в сети Интернет, содержащего информацию о предоставлении муниципальной услуги: http://svobregion.ru;

электронный адрес архива: svobregion.ru.

51. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги.

Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги может представляться непосредственно в помещении муниципального архива, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области: www.amurobl.ru в разделе "Административная реформа", на сайте администрации Свободненского района http://svobregion.ru.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственный сотрудник муниципального архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа или учреждения, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы) или рекомендовать обратиться в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.

При информировании по письменным обращениям ответ направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

При поступлении обращения (запроса) по электронной почте заявителю направляется ответ в виде электронного документа. Досылки адресату ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

52. Порядок, форма и место размещения указанной в подразделе информации, в том числе на стендах в местах предоставления муниципальной услуги, а также в сети Интернет на официальном сайте администрации Свободненского района.

Интернет-страница администрации Свободненского района должна содержать следующую информацию:

полное наименование и почтовый адрес муниципального архива;

справочные номера телефонов муниципального архива;

требования к оформлению заявления (запроса);

необходимый перечень документов, представляемых заявителями;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

53. В помещении муниципального архива размещается специальный информационный стенд по предоставлению муниципальной услуги, на котором помещается исчерпывающая информация, необходимая для заявителя, в частности:

официальный текст Регламента муниципальной услуги;

термины и определения, которые необходимо знать и применять заявителем при обращении к должностному лицу архивного отдела;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

описание конечного результата предоставления муниципальной услуги;

адрес официального Интернет-сайта администрации Свободненского района, Интернет-страницы, электронной почты администрации Свободненского района, муниципального архива, информация о месторасположении, почтовом адресе муниципального архива и о номерах телефонов должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

основания для приостановления в предоставлении муниципальной услуги, отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Публичное информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством привлечения средств массовой информации (периодическое печатное издание, размещение информации на Интернет-сайте администрации Свободненского района, на информационных стендах муниципального архива).

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

54. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- поступление заявления (запроса) в муниципальный архив;

- анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- подготовка ответа по запросу заявителя;

- направление результатов муниципальной услуги заявителю.

Прием документов (запроса) от заявителя

55. Запрос заявителя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. При необходимости для определения круга поисковых данных от заявителей могут быть затребованы дополнительные сведения, копии документов.

56. Все поступившие запросы подлежат регистрации в день поступления в журнале регистрации запросов социально-правового характера.

При поступлении в муниципальный архив Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

57. Запрос заявителя рассматривается руководством муниципального архива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение непосредственно исполнителю.

Анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

58. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

В результате анализа определяются:

- относится ли запрос к составу хранящихся в архиве архивных документов;

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе, необходимых для его исполнения;

- необходимость обращения к заявителю о дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

59. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

60. Поступившие в муниципальный архив запросы, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, возвращаются заявителю с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Предоставление услуги приостанавливается.

61. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия (доверенности, оформленной в установленном порядке), является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.

62. Если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса, представления доверенности, оформленной в установленном порядке и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

Подготовка ответа по запросу заявителя

63. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем муниципального архива и заверяется печатью муниципального архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

64. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя муниципального архива или уполномоченного должностного лица и печатью муниципального архива.

65. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

66. При отсутствии в муниципальном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке муниципального архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью муниципального архива. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью муниципального архива.

67. При отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений на бланке муниципального архива составляется отрицательный ответ. При необходимости ответ заверяется печатью муниципального архива.

68. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

69. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

70. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

Направление результатов муниципальной услуги заявителю

71. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются муниципальным архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в муниципальный архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

72. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента, а также принятием ими решений

73. Должностным лицом, ответственным за выполнение настоящего регламента, является начальник муниципального архива.

Контроль за деятельностью муниципального архива осуществляется посредством процедур внутреннего и внешнего контроля.

Внутренний контроль осуществляется начальником муниципального архива, а также лицом, его замещающим, и подразделяется на:

- оперативный контроль (по выявляемым проблемным фактам и жалобам, касающимся качества предоставления услуги);

- плановый контроль (контроль в соответствии с графиками и планами, утверждаемыми начальником муниципального архива).

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

74. Администрация Свободненского района осуществляет внешний контроль за деятельностью муниципального архива в части соблюдения качества предоставления услуги путем:

- проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;

- анализа обращений и жалоб граждан по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям;

- проведения проверок качества оказания муниципальной услуги.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы муниципального архива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации Свободненского района, сотрудники муниципального архива. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги

75. Должностные лица муниципального архива, по вине которых допущены нарушения положений настоящего Регламента, несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

76. Граждане, их объединения и организации в случае выявления фактов нарушения порядка исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов или ненадлежащего исполнения Административного регламента вправе обратиться с жалобой (претензией) в муниципальный архив.

Жалоба (претензия) может быть представлена на личном приеме, направлена почтовым отправлением или в электронной форме с использованием информационных ресурсов администрации района в сети Интернет и Единого портала.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Свободненского района Амурской области от 15 января 2013 г. N 16 раздел V изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) структурных подразделений, предоставляющих муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги

77. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу, либо орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

78. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

79. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной или муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной или муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) и случаев, в которых ответ на жалобу (претензию) не дается

80. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) не имеется.

Письменный ответ на жалобу (претензию) заявителя не дается по основаниям, указанным в статье 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

81. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (претензии) по основаниям, предусмотренным пунктом 81 Административного регламента.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

82. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Администрация района по письменному запросу заявителя должна предоставить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Органы местного самоуправления и должностные лица, которым может быть направлена жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

83. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

84. В случае несогласия заявителя с решением или действием (бездействием) должностных лиц Администрации района в связи с предоставлением муниципальной услуги подается жалоба (претензия) в Администрацию района.

Жалоба в отношении должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу подается на имя главы администрации района или его заместителя, к компетенции которого отнесены вопросы по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

85. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

87. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, либо орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, либо органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в части 7 настоящей статьи, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Информация о результатах рассмотрения жалобы (претензии) на решения или действие (бездействие) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, подлежит обязательному размещению на официальном сайте Администрации района.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 настоящей статьи, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1
к Административному регламенту

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты администрации свободненского района

Наименование	Почтовый адрес	Контактный телефон, электронный адрес
Отдел по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района Амурской области	676456, Амурская область, город Свободный, ул. 50 лет Октября, д. 14	Тел.: (41643) 5-15-79, 5-98-52; E-mail: arhivsvob@mail.ru

Приложение N 2
к Административному регламенту

                           Анкета-заявление

      для наведения архивной справки о стаже работы по документам

                        муниципального архива

1.	Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации, год ее изменения)
2.	Электронный адрес
3.	Полный почтовый адрес, телефон
4.	Полное название организаций в запрашиваемый период, их ведомственная принадлежность
5.	Занимаемая должность (должности)
6.	Структурное подразделение организации (отдел, цех и т.д.)
7.	Период работы (крайние даты трудовой деятельности)
8.	Куда и для какой цели запрашивается справка
9.	Доверенность (номер, дата) (приложить копию)
10.	Варианты получения результата запроса: - по почте; - по электронной почте; - личное обращение в архив
11.	Копии страниц трудовой книжки (титульный лист, разворот страниц с отметками о работе в запрашиваемый период)
12.	Копии страниц паспорта (разворот с фотографией, разворот с регистрацией)

"__" _____________ 20__ г. ______________________/__________________

                                 (подпись)             (Ф.И.О.)

Приложение N 3
к Административному регламенту

                           Анкета-заявление

         для наведения архивной справки о заработной плате

                  по документам "Муниципального архива"

1.	Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации, год ее изменения)
2.	Электронный адрес
3.	Полный почтовый адрес, телефон
4.	Полное название организации в запрашиваемый период, ее ведомственная принадлежность
5.	Занимаемая должность (должности)
6.	Структурное подразделение организации (отдел, цех и т.д.)
7.	Период, за который необходимо представить сведения (с _______ по _______)
8.	Декретный отпуск (с _______ по _______)
9.	Куда и для какой цели запрашивается справка
10.	Доверенность (номер, дата) (приложить копию)
11.	Варианты получения результата запроса: - по почте; - по электронной почте; - личное обращение в архив
12.	Копии страниц трудовой книжки (титульный лист, развороты страниц с отметками о работе в запрашиваемый период)
13.	Копии страниц паспорта (разворот с фотографией, разворот с регистрацией)

"__" _____________ 20__ г. ______________________/__________________

                                  (подпись)            (Ф.И.О.)

Приложение N 4
к Административному регламенту

                          Тематический запрос

1.	Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации, год ее изменения)
2.	Электронный адрес
3.	Полный почтовый адрес, телефон
4.	Вид запрашиваемого документа (постановление, распоряжение, приказ, т.д.)
5.	N и дата запрашиваемого документа
6.	О чем запрашиваемый документ
7.	Куда и для какой цели запрашивается справка
8.	Доверенность (номер, дата) (приложить копию)
9.	Варианты получения результата запроса: - по почте; - по электронной почте; - личное обращение в архив
10.	Копии запрашиваемого документа (если такие имеются)
11.	Копии страниц паспорта (разворот с фотографией, разворот с регистрацией)

"__" _____________ 20__ г. ______________________/__________________

                                 (подпись)             (Ф.И.О.)

Приложение N 5
к Административному регламенту

                               Заявление,

        копия договора на безвозмездную передачу квартиры (дома)

                       в собственность гражданина

1.	Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации, год ее изменения)
2.	Электронный адрес
3.	Полный почтовый адрес, телефон
4.	Адрес (по которому осуществлялась приватизация)
5.	Год приватизации
6.	Куда и для какой цели запрашивается справка
7.	Варианты получения результата запроса: - по почте; - по электронной почте; - личное обращение в архив
8.	Копии страниц паспорта (разворот с фотографией, разворот с регистрацией)
9.	Доверенность (номер, дата) (приложить копию)
10.	Договор приватизации (при наличии)

"__" _____________ 20__ г. ______________________/__________________

                                  (подпись)            (Ф.И.О.)