Административный регламент предоставления министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности (утв. приказом министерства культуры и архивного дела области от 27 июля 2012 г. N 193) (прекратил действие)

Административный регламент
предоставления министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности
(утв. приказом министерства культуры и архивного дела области
от 27 июля 2012 г. N 193)

ГАРАНТ:

Настоящий Административный регламент фактически прекратил действие в связи с принятием Административного регламента предоставления министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности (утв. приказом Министерства культуры и архивного дела Амурской области от 20 июня 2016 г. N 170)

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий Административный регламент министерства культуры и архивного дела Амурской области по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) министерства культуры и архивного дела Амурской области (далее - министерство) при предоставлении государственной услуги.

1.2. Описание получателей государственной услуги

В качестве заявителей выступают территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы государственной власти Амурской области, юридические лица различных организационно-правовых форм и форм собственности, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений Амурской области (далее - организации - источники комплектования).

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

1.4. Порядок информирования о государственной услуге

1.4.1. Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении министерства культуры и архивного дела области (далее - министерство), а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе "Административная реформа", на сайте министерства www.amurcult.ru, в информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" по адресу: www.gu.amurobl.ru".

1.4.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес:

ул. Шевченко, 24, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес министерства: min-cult@cult.amurobl.ru; orgmetod.arh@mail.ru.

Справочные телефоны: (4162) 22-39-33, 22-39-51.

График работы министерства: ежедневно с 900 до 1800, перерыв на обед с 1300 до 1400. Выходные дни: суббота, воскресенье.

1.4.3. Местонахождение и график приема заявителей госархива:

ул. Пионерская, 12, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru

Адрес официального интернет-сайта: www.amurarhiv.ru

Справочные телефоны: (4162) 51-40-56, 52-80-98

1.4.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в министерство.

1.4.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.4.6. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).

1.4.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.4.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.4.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент министерства культуры и архивного дела Амурской области по предоставлению государственной услуги "Согласование номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности".

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет министерство культуры и архивного дела Амурской области (далее - министерство).

Технологическое обеспечение предоставления государственной услуги осуществляется отделом по делам архивов министерства путем подготовки вопроса о согласовании номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Амурской области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Амурской области, на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии министерства (далее - ЭПМК) в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПМК.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги организациям - источникам комплектования является решение ЭПМК о согласовании номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству, оформленное в виде грифа согласования, располагающегося ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле представленного на согласование документа.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Рассмотрение вопроса о согласование номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству осуществляется на заседаниях ЭПМК министерства, проводимых в соответствии с Регламентом работы ЭПМК.

Архивные учреждения области представляют в министерство запросы и документы, указанные в п. 2.6. не позднее, чем за 14 календарных дней до проведения заседания ЭПМК.

Рассмотрение проектов документов, поступивших позднее указанного срока, переносится на очередное заседание комиссии.

2.4.2. Оформление протокола заседания ЭПМК, выписки из протокола осуществляется в срок, не превышающий 15 дней со дня проведения заседания ЭПМК.

2.4.3. Рассмотрение запроса и документов, указанных в п. 2.6. при их повторном рассмотрении после устранения замечаний ЭПМК осуществляется в те же сроки.

2.4.4. Максимальный срок предоставления государственной услуги не должен превышать 2 месяца со дня регистрации запроса и документов, указанных в п. 2.6. в министерстве, не считая времени ожидания документов от получателя при дополнительном запросе.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Законом Амурской области от 27.06.2005 N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области" ("Амурская правда", 01.07.2005 N 128);

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Положением "О министерстве культуры и архивного дела Амурской области", утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007 N 448 (Вестник Администрации Амурской области от 14.08.2007 N 11).

Положением об экспертно-проверочной методической комиссии министерства культуры и архивного дела Амурской области, утвержденное приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 24.12.2007 N 103.

Регламентом работы экспертно-проверочной методической комиссии министерства культуры и архивного дела Амурской области, утвержденным приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 24.12.2007 N 103.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Для получения государственной услуги организация - источник комплектования представляет в соответствующее архивное учреждение Амурской области с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации - источника комплектования, следующие документы:

проект номенклатуры дел, описи дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству;

справку (заключение) о проекте номенклатуры дел, описи дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству (общая характеристика документа, соответствие его действующим нормативам, результаты экспериментального внедрения, если таковое проводилось);

Организация - источник комплектования представляет в соответствующее архивное учреждение Амурской области документы посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.

2.6.2. Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не установлены.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в исполнении государственной функции является:

2.8.1. Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.6.;

2.8.2. Ненадлежащее оформление представленных документов.

2.8.3. Наличие замечаний к содержанию представленных на согласование документов.

Об отказе в предоставлении государственной услуги по основаниям, перечисленным в пунктах 2.8.1. и 2.8.2. организация - источник комплектования информируется через архивное учреждение, источником комплектования которого она является не позднее 5 рабочих дней со дня поступления документов в министерство.

2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области

Государственная услуга осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 20 минут.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги

Помещение для непосредственного взаимодействия должностных лиц с получателями государственной услуги должно быть организовано в виде рабочего места в кабинете.

Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Рабочее место должностного лица должно быть снабжено столом, стулом, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

Место для приема получателей государственной услуги должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и размещения документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о получателях государственной услуги, одним должностным лицом одновременно ведется прием только одного получателя государственной услуги (одной пары получателей государственной услуги). Одновременное консультирование и (или) прием двух и более получателей государственной услуги (двух и более пар получателей государственной услуги) не допускается.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

- получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

- осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

2.13.2. Должностные лица министерства обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

- получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.13.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием информационно-телекоммуникационных каналов;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги;

- иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов от организации - источника комплектования

- подготовка к рассмотрению номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству на заседании ЭПМК

- рассмотрение представленных документов на заседании ЭПМК

- оформление результатов рассмотрения документов на заседании ЭПМК.

3.1. Прием документов от организации - источника комплектования

Прием и регистрацию документов организации - источника комплектования, поступивших от соответствующего архивного учреждения Амурской области, осуществляет специалист министерства, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

Зарегистрированный документ направляется председателю ЭПМК для наложения резолюции и определения эксперта, ответственного за подготовку конкретного вопроса на рассмотрение ЭПМК.

После получения резолюции документы поступают на рассмотрение членам ЭПМК.

В соответствии с Регламентом работы ЭПМК секретарь ЭПМК:

- совместно с экспертом, ответственным за подготовку вопроса к рассмотрению на ЭПМК проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, и при выявлении нарушений, указанных в пункте 2.6. информирует через архивное учреждение организацию - источник комплектования не позднее 5 рабочих дней со дня поступления документов в министерство;

- регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству в повестку заседания ЭПМК.

3.2. Подготовка к рассмотрению номенклатур дел, описей дел по личному составу, актов об утрате и неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и других нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству на заседании ЭПМК

3.2.1. Эксперт, ответственный за подготовку вопроса к рассмотрению ЭПМК, организует рецензирование документов другими членами ЭПМК и заинтересованными организациями.

3.2.2. Срок рассмотрения документов рецензентами определяется председателем ЭПМК, но не может превышать одного месяца.

3.2.3. Копии полученных от рецензентов заключений передаются секретарем ЭПМК эксперту, ответственному за подготовку данного вопроса, для анализа полученных замечаний, подготовки сводного заключения и проекта решения ЭПМК.

3.2.4. Эксперт, ответственный за подготовку вопроса, передает сводное заключение и проект решения ЭПМК вместе с рассматриваемыми документ