Приложение N 1

Приложение N 1

к постановлению

Губернатора Амурской области
от 29 октября 2013 г. N 28-к

Типы заявок по системе электронного документооборота и требования к их заполнению

1. Заявки на изменение информации о сотрудниках исполнительного органа государственной власти области (далее - исполнительный орган), в том числе в связи с:

1) регистрацией новых сотрудников исполнительных органов.

Для регистрации новых сотрудников необходимо указать в заявке

следующую информацию: фамилию, имя, отчества (далее - ФИО) сотрудника, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности), роль в документообороте (исполнитель документов, делопроизводитель, ответственный за ведение документов другого сотрудника исполнительного органа);

2) переводом сотрудников исполнительных органов на другую должность.

В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, должность (старую и новую), структурное подразделение (с указанием его подчиненности), роль в документообороте (исполнитель документов, делопроизводитель, ответственный за ведение документов другого сотрудника исполнительного органа). Если перевод осуществляется в другое структурное подразделение, то необходимо указать действие для документов переведенного сотрудника (передать другому сотруднику, удалить). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинета сотрудника и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов;

3) изменением персональных данных (ФИО) сотрудников исполнительного органа.

В заявке необходимо указать текущие персональные данные, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) и измененные персональные данные;

4) увольнением сотрудников исполнительного органа.

В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности), действие для документов уволенного сотрудника (передать другому сотруднику, удалить). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинета сотрудника и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов;

5) изменением учетных данных (логин, пароль).

В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, которому требуется изменить учетные данные, а также адрес электронной почты, на который будут высланы новые учетные данные.

2. Заявки на наделение и (или) лишение сотрудников исполнительного органа правами для работы с документами должностного лица.

В заявке необходимо указать:

ФИО, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) должностного лица, к документам которого будет предоставлен доступ;

ФИО, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) сотрудника, которому предоставляется данное право.

Файл с текстом данной заявки подписывается электронной подписью руководителя исполнительного органа.

3. Заявки на изменение в структуре исполнительного органа.

3.1. В случае изменения наименования структурного подразделения необходимо указать:

предыдущее и новое наименование;

статус сотрудников и структурных подразделений переименованного подразделения (переведены в новый отдел, уволены и т.д.);

действия с документами сотрудников (каждого в отдельности) переименованного подразделения (указание на необходимость передать документы, нового владельца документов). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинетов сотрудников и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов.

3.2. В случае упразднения структурного подразделения необходимо указать:

статус сотрудников и структурных подразделений упраздняемого подразделения (переведены в новый отдел, уволены и т.д.);

действия с документами сотрудников (каждого в отдельности) упраздняемого подразделения (указание на необходимость передать документы, нового владельца документов). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинетов сотрудников и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов.

3.3. В случае изменения подчиненности структурного подразделения необходимо указать:

полное наименование структурного подразделения (с указанием подчиненности) до изменения подчиненности;

полное наименование структурного подразделения (с указанием подчиненности) после изменения подчиненности.

Если при смене подчиненности происходят изменения в составе структурного подразделения, заявку необходимо дополнить информацией согласно пункту 1 настоящего приложения.