Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Губернатора Амурской области от 11 декабря 2012 г. N 23-к "О переходе на систему электронного документооборота"
С изменениями и дополнениями от:
29 октября 2013 г.
В целях внедрения в деятельность органов исполнительной власти области электронного документооборота, реализации Стратегии развития информационного общества, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 N Пр-212, концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 N 632-р постановляю:
1. Утвердить прилагаемые:
Положение о системе электронного документооборота;
Временный порядок организации системы электронного документооборота.
2. Исполнительным органам государственной власти области, аппарату губернатора области и Правительства области осуществлять электронный документооборот в автоматизированной информационной системе "Дело" с момента вступления настоящего постановления в силу.
3. Управлению информатизации области (А.М. Курдюков):
создать рабочую группу;
обеспечить изучение рабочей группой опыта электронного документооборота в других регионах.
4. Рекомендовать органам местного самоуправления области:
использовать автоматизированную информационную систему "Дело" при взаимодействии с исполнительными органами государственной власти области и аппаратом губернатора области и Правительства области;
при осуществлении электронного документооборота руководствоваться Положением, утвержденным настоящим постановлением.
5. Действие настоящего постановления не распространяется на работу с документами, содержащими конфиденциальную и секретную информацию.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя председателя Правительства области М.В. Дедюшко.
|
|
О.Н. Кожемяко |
Положение
о системе электронного документооборота
(утв. постановлением Губернатора Амурской области
от 11 декабря 2012 г. N 23-к)
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с информационным наполнением и обеспечением функционирования единой системы электронного документооборота.
2. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
участники электронного документооборота - губернатор области, члены Правительства Амурской области, аппарат губернатора области и Правительства Амурской области, исполнительные органы государственной власти области, государственные учреждения области, органы местного самоуправления области;
электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
система электронного документооборота - государственная информационная система Амурской области обмена электронными документами между участниками электронного документооборота;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;
оператор электронного документооборота - государственное бюджетное учреждение Амурской области "Центр информационных технологий Амурской области";
служебная переписка - передача информации посредством подготовки и направления служебных документов;
поручения по служебной переписке - указания по исполнению документов губернатора области, членов Правительства Амурской области, руководителей исполнительных органов государственной власти области;
ошибка в работе программного обеспечения - невыполнение или некорректное выполнение программным обеспечением действий пользователя в системе;
пользователь - сотрудник аппарата губернатора области и Правительства области, исполнительного органа государственной власти области или государственного учреждения области, участвующий в системе электронного документооборота.
II. Особенности работы в системе электронного документооборота
3. К системе электронного документооборота предъявляются следующие требования:
1) обеспечение технологической возможности использования системы электронного документооборота переменным числом его участников;
2) применение участниками электронного документооборота совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств системы электронного документооборота;
3) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками электронного документооборота;
4) обеспечение целостности и сохранности передаваемой информации;
5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками электронного документооборота;
6) направление и получение в форме электронного документа поручений губернатора области, членов Правительства Амурской области, выданных в соответствии с их полномочиями, по служебной переписке;
7) направление и получение в форме электронного документа служебных документов участниками электронного документооборота в соответствии с требованиями Регламента Правительства Амурской области и иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота;
8) возможность постановки и снятия с контроля поручений по служебной переписке губернатора области, членов Правительства Амурской области в соответствии с требованиями Регламента Правительства Амурской области и иных правовых актов, регламентирующих порядок осуществления контроля поручений по служебной переписке;
9) обеспечение возможности использования в работе с системой электронного документооборота мобильных устройств передачи данных.
4. При осуществлении электронного документооборота не допускается ввод в систему электронного документооборота служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также служебных документов, имеющих гриф "Для служебного пользования" или иной гриф ограниченного доступа к служебному документу.
Ввод в систему электронного документооборота служебных документов, содержащих персональные данные, допускается в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и при наличии технической возможности обеспечения их безопасности.
5. Технические средства системы электронного документооборота включают в себя серверы системы электронного документооборота, средства защиты информации, каналы связи, коммутационное оборудование и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников электронного документооборота.
6. Оператор электронного документооборота в рамках использования системы электронного документооборота обеспечивает:
1) работоспособность программно-технических средств серверного оборудования системы электронного документооборота;
2) безопасность информации в системе электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации;
3) формирование и поддержание в актуальном состоянии справочников системы электронного документооборота на основании информации, предоставленной в соответствии с пунктом 8 настоящего Положения;
4) устранение выявленных в процессе эксплуатации системы электронного документооборота ошибок в работе программного обеспечения системы;
5) консультирование пользователей системы электронного документооборота по вопросам эксплуатации, а также устранения ошибок в работе программного обеспечения в режиме "вопрос - ответ" по телефону, факсу или электронной почте.
7. Управление информатизации Амурской области:
1) контролирует выполнение требований порядка организации системы электронного документооборота в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области, государственных учреждениях области;
2) устанавливает регламент предоставления информации, необходимой для поддержания в актуальном состоянии справочников системы электронного документооборота.
8. Аппарат губернатора области и Правительства области, исполнительные органы государственной власти области, государственные учреждения области в рамках использования системы электронного документооборота:
1) обеспечивают работоспособность программно-аппаратных комплексов рабочих мест пользователей, находящихся у них в оперативном управлении или на ином законном основании;
2) направляют оператору электронного документооборота информацию, необходимую для поддержания в актуальном состоянии справочников системы электронного документооборота.
Временный порядок
организации системы электронного документооборота
(утв. постановлением Губернатора Амурской области
от 11 декабря 2012 г. N 23-к)
С изменениями и дополнениями от:
29 октября 2013 г.
1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)" и другими нормативными правовыми документами, регулирующими документооборот в аппарате губернатора области и Правительства области (далее - аппарат) и исполнительных органах государственной власти области (далее - исполнительные органы).
2. Действие настоящего Порядка распространяется на организацию справочников и картотек системы электронного документооборота (далее - СЭД), способа хранения, обработки и передачи содержащейся в них информации в аппарате и исполнительных органах.
3. Основные принципы функционирования СЭД: использование единых справочников СЭД; единый принцип регистрации документов в СЭД;
автоматическое формирование номера входящего и исходящего документа на основании номенклатуры дел соответствующего исполнительного органа, аппарата;
централизованная защита содержащейся в СЭД информации.
4. СЭД реализуется на базе программно-технологического комплекса системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".
5. Основные термины и понятия, используемые в СЭД: электронное делопроизводство - организация работы с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми правилами и стандартами;
электронный документооборот внутренний - организация регламентированного и контролируемого движения документов в СЭД;
электронный документооборот внешний - организация регламентированного и контролируемого движения документов с внешними корреспондентами на основе информационных и коммуникационных технологий;
регистрационная карточка документа (далее - РК) - реквизиты документа, зафиксированные в электронном виде с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";
картотека исполнительных органов государственной власти области - электронное хранилище регистрационных карточек документов исполнительных органов государственной власти области, входящих в СЭД;
центральная картотека СЭД - электронное хранилище регистрационных карточек документов, поступающих в СЭД путем регистрации в исполнительных органах, аппарате;
документ СЭД - документ, зарегистрированный в одной из картотек СЭД;
пользователь СЭД - работник исполнительного органа, аппарата, зарегистрированный в СЭД (имеет собственное пользовательское имя и пароль). Пользователь выполняет в СЭД операции от имени должностных лиц, работающих с документами, что определено организационными документами;
ответственный за ведение СЭД в исполнительных органах и аппарате - назначаемый приказом соответствующего органа пользователь, ответственный за ведение картотеки и обеспечивающий контроль за исполнением и пересылкой электронного документа, либо лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие;
системный технолог СЭД - особый пользователь, который обеспечивает заполнение, дополнение и изменение содержимого одного или нескольких справочников СЭД;
системный администратор СЭД - специалист, в функции которого входят установка и контроль состояния программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело", резервное копирование базы данных;
связанные документы - пакет документов, включающий входящий документ, перечень поручений, документы и материалы по его исполнению.
6. Порядок ведения справочника внешних корреспондентов.
6.1. Справочник внешних корреспондентов является единым для всех пользователей СЭД.
6.2. Для ведения справочника внешних корреспондентов и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников канцелярии управления делопроизводства и документооборота аппарата (далее - канцелярия) назначаются системные технологи СЭД. С 01.01.2013 доступ на ведение данного справочника предоставляется только канцелярии, для исполнительных органов дополнение/редактирование справочника недоступно.
6.3. Системный технолог СЭД по ведению справочника внешних корреспондентов:
формирует справочник внешних корреспондентов; обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
по запросу ответственного за ведение СЭД в исполнительных органах, аппарате при необходимости добавляет в справочник данные о новом внешнем корреспонденте либо сообщает о наличии в справочнике данных о внешнем корреспонденте в течение одного дня с момента обращения.
6.4. Запрос на добавление в справочник новых внешних корреспондентов направляется в канцелярию в рамках внутренней переписки по СЭД по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.
6.5. Для приведения справочника в соответствие до 01.01.2013 все исполнительные органы проводят проверку справочника на наличие дублирующих записей и корректность полей зарегистрированных организаций.
7. Порядок ведения справочника номенклатуры дел.
7.1. Справочник номенклатуры дел для исполнительных органов и аппарата.
7.2. Справочник номенклатуры дел служит для номерообразования входящих и исходящих документов СЭД.
7.3. Для ведения справочника номенклатуры дел и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников ГБУ Амурской области "Центр информационных технологий Амурской области" (далее - Центр информационных технологий) назначаются системные технологи СЭД.
7.4. Системный технолог СЭД по ведению справочника номенклатуры дел по запросу ответственного за ведение СЭД в исполнительном органе, аппарате вносит изменения в справочник.
Информация об изменениях:
Постановлением Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к в подпункт 7.5 пункта 7 настоящего Порядка внесены изменения
7.5. Запрос на изменение номенклатуры дел направляется в Центр информационных технологий в рамках внутренней переписки по СЭД.
7.6. Запрос на изменение номенклатуры дел должен содержать только изменения, внесенные в текущую номенклатуру дел.
8. Порядок ведения справочника должностных лиц, исполнителей исполнительных органов и аппарата (далее - справочник).
8.1. Справочник является единым для всех пользователей СЭД.
8.2. Для ведения справочника и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников Центра информационных технологий назначаются системные технологи СЭД.
8.3. Системный технолог СЭД по ведению справочника:
вносит изменения в справочник по запросу ответственного за ведение СЭД сотрудника исполнительного органа, аппарата;
в течение трех рабочих дней с момента получения запроса на внесение изменений производит необходимые действия для актуализации справочника.
8.4. Запрос на внесение изменений должен быть представлен в Центр информационных технологий не позднее чем через пять рабочих дней с момента изменений в структуре исполнительного органа.
9. Порядок ведения справочника пользователей СЭД.
9.1. Справочник пользователей СЭД содержит перечень пользователей СЭД с указанием имени, пароля и прав доступа каждого пользователя к картотекам, справочникам, видам документов.
9.2. Для ведения справочника пользователей СЭД и поддержания данных в актуальном состоянии из числа сотрудников отдела Web- технологий и электронного документооборота Центра информационных технологий назначаются системные технологи СЭД.
9.3. Системный технолог СЭД по ведению справочника пользователей СЭД:
формирует справочник пользователей СЭД;
обеспечивает поддержание справочника пользователей СЭД в актуальном состоянии;
в течение одного дня с момента поступления заявления об изменении прав доступа пользователя к ресурсам СЭД при подтверждении его полномочий вносит изменения в справочник пользователей СЭД;
при наличии решения о включении рабочего места пользователя в СЭД в соответствии с пунктом 13 настоящего Порядка в течение 3 рабочих дней осуществляет необходимые мероприятия по формированию прав пользователя и определяет имя и пароль пользователя в СЭД.
10. Порядок регистрации документов в центральной картотеке СЭД (приложения N 2, N 3).
10.1. В центральной картотеке СЭД регистрируются следующие группы документов:
входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные губернатору Амурской области, первому заместителю председателя Правительства Амурской области, заместителям председателя Правительства Амурской области, правовые акты Амурской области: законы Амурской области, постановления и распоряжения губернатора Амурской области, постановления и распоряжения Правительства Амурской области. Регистрацию данных документов осуществляет управление делопроизводства и документооборота аппарата;
исходящие документы, подписанные губернатором Амурской области, первым заместителем председателя Правительства Амурской области, заместителями председателя Правительства Амурской области. Регистрацию данных документов осуществляет канцелярия.
10.2. Регистрация входящего документа от внешнего корреспондента предполагает обязательное заполнение следующих полей:
входящий номер документа в центральной картотеке СЭД;
дата регистрации в центральной картотеке СЭД;
выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД;
исходящий номер;
исходящая дата документа;
адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей исполнительных органов СЭД);
состав документа, количество листов; краткое содержание документа.
10.3. Внесение в РК резолюций губернатора Амурской области и руководителя аппарата осуществляется начальником управления делопроизводства и документооборота аппарата. Внесение резолюций первого заместителя председателя Правительства Амурской области и заместителей председателя Правительства Амурской области обеспечивается секретариатом указанных руководителей.
10.4. Плановый срок исполнения документа устанавливается начальником управления делопроизводства и документооборота аппарата в поле "Плановая дата" в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области. РК документа отображается с отметкой "К".
10.5. Отчет об исполнении документа и отметку о снятии документа с контроля устанавливает сотрудник канцелярии в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области путем заполнения поля "Фактическая дата".
10.6. Регистрация исходящих документов, подписанных губернатором Амурской области, первым заместителем председателя Правительства Амурской области, заместителями председателя Правительства Амурской области, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
исходящий номер документа в соответствии с номенклатурой дел органа, структурного подразделения; дата регистрации документа;
должностное лицо, подписавшее документ (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей исполнительных органов СЭД);
состав документа, количество листов;
полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов);
краткое содержание документа.
Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" функции связки документов.
10.7. Регистрация правовых актов Амурской области предполагает обязательное заполнение следующих полей:
номер правового акта; дата принятия правового акта; должностное лицо, подписавшее правовой акт; состав правового акта, количество листов; наименование правового акта;
полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов).
10.8. Регистрация обращений граждан ведется в управлении по работе с обращениями граждан аппарата (приложение N 4).
10.8.1. Регистрация обращений граждан предполагает обязательное заполнение следующих полей:
входящий номер обращения; дата регистрации обращения; фамилия, имя, отчество корреспондента;
адрес корреспондента (почтовый и (или) электронный, телефон); адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей исполнительных органов); состав документа, количество листов; аннотация обращения; вид доставки;
данные сопроводительного письма (если таковое есть); социальное положение заявителя; льготный состав заявителя;
сканирование и прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в Правительство Амурской области на бумажных носителях);
выбор тематики обращения по тематическому классификатору обращений граждан.
10.8.2. В центральной картотеке СЭД регистрируются следующие группы поручений:
поручения Президента Российской Федерации, должностных лиц Администрации Президента Российской Федерации, данных по итогам видеоприемов граждан, личных приемов граждан в ходе работы мобильной приемной Президента Российской Федерации в Амурской области;
поручения Председателя Правительства Российской Федерации по рассмотрению обращений граждан;
поручения федеральных органов государственной власти по рассмотрению обращений граждан;
поручения Министра по развитию Дальнего Востока - полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, должностных лиц аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе по рассмотрению обращений граждан;
поручения губернатора области по результатам личного приема граждан.
10.8.3. Регистрацию документов, содержащих поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе по рассмотрению обращений граждан осуществляет канцелярия. Регистрация содержащихся в них поручений осуществляется в службе писем и приема граждан управления по работе с обращениями граждан аппарата.
10.8.4. Регистрация поручений в СЭД включает в себя следующие действия:
заполнение полей электронной карточки документа; присвоение номера документу и поручению с помощью средств СЭД; сканирование и прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в Правительство Амурской области на бумажных носителях).
10.8.5. Контроль исполнения поручений в СЭД ведется с использованием карточек поручений.
10.8.6. Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующего исполнительного органа.
10.8.7. Плановый срок исполнения устанавливается в поле "Плановая дата" в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области и Положением об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области. РК документа отображается с отметкой "К".
10.8.8. Исполнитель поручения заполняет отчет о проделанной работе.
10.8.9. Отметку о снятии поручения с контроля устанавливает сотрудник службы писем и приема граждан управления по работе с обращениями граждан аппарата, курирующий соответствующее направление деятельности исполнительных органов путем заполнения поля "Фактическая дата".
10.9. В центральной картотеке СЭД регистрируются следующие группы поручений:
поручения, данные на заседаниях Правительства области; поручения, данные по итогам заседания Совета при губернаторе области по реализации приоритетных национальных проектов и демографической политике;
поручения, данные на рабочих совещаниях губернатора области с членами Правительства Амурской области и руководителями исполнительных органов;
поручения по итогам рабочих поездок губернатора области в муниципальные образования области;
поручения, данные на рабочих совещаниях губернатора области с руководителями территориальных органов федеральных органов государственной власти;
поручения, данные в резолюциях;
поручения, данные в нормативных правовых актах области;
поручения Президента Российской Федерации;
поручения Председателя Правительства Российской Федерации;
поручения федеральных органов государственной власти;
поручения Министра по развитию Дальнего Востока - полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, должностных лиц аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.
10.9.1. Регистрация поручений губернатора Амурской области осуществляется в контрольном отделе контрольного управления аппарата.
10.9.2. Регистрацию нормативных правовых актов области осуществляет отдел лингвистической экспертизы и регистрации управления делопроизводства и документооборота аппарата. Регистрация содержащихся в них поручений осуществляется в контрольном отделе контрольного управления аппарата.
10.9.3. Регистрацию документов, содержащих поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, Министра по развитию Дальнего Востока - полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, должностных лиц аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, осуществляет канцелярия. Регистрацию содержащихся в них поручений осуществляет контрольный отдел контрольного управления аппарата.
10.9.4. Регистрация прочих поручений осуществляется контрольным отделом контрольного управления аппарата.
-10.9.5. Регистрация поручений в СЭД включает в себя следующие действия:
заполнение полей электронной карточки документа;
присвоение номера документу и поручению с помощью средств СЭД;
сканирование и прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в Правительство Амурской области на бумажных носителях).
10.9.6. Контроль исполнения поручений в СЭД ведется с использованием карточек поручений.
10.9.7. Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующего исполнительного органа.
10.9.8. Плановый срок исполнения устанавливается в поле "Плановая дата" в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области и Положением об организации контроля за исполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области, исполнительных органах государственной власти области. РК документа отображается с отметкой "К".
10.9.9. Исполнитель поручения заполняет отчет о проделанной работе. Отметку о снятии поручения с контроля устанавливает сотрудник контрольного отдела контрольного управления аппарата на основании резолюции автора поручения или заместителя председателя Правительства области, курирующего соответствующее направление деятельности исполнительных органов, путем заполнения поля "Фактическая дата".
11. Порядок регистрации документов в картотеке исполнительного органа.
11.1. В картотеке исполнительного органа регистрируются следующие группы документов:
входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные руководителю исполнительного органа;
исходящие документы, подписанные руководителем исполнительного органа;
обращения граждан, адресованные руководителю исполнительного органа.
Документы, зарегистрированные в центральной картотеке СЭД и поступившие в исполнительный орган согласно поручению руководителя либо поступившие из другого органа и зарегистрированные им в СЭД в качестве исходящего документа, не перерегистрируются.
11.2. Регистрация входящих документов от внешних корреспондентов, адресованных руководителю исполнительного органа, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
входящий номер документа в картотеке органа, структурного подразделения;
дата регистрации в картотеке органа, структурного подразделения; выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД; исходящий номер; исходящая дата документа;
адресат (выбор должностного лица из справочника должностных лиц и исполнителей исполнительного органа, аппарата); состав документа, количество листов; краткое содержание документа.
11.3. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителем исполнительного органа, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
исходящий номер документа в соответствии с номенклатурой дел органа, структурного подразделения; дата подписания документа;
должностное лицо, подписавшее документ (выбор должностного лица из справочника должностных лиц и исполнителей исполнительного органа, аппарата);
состав документа, количество листов;
полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов);
краткое содержание документа.
11.4. Регистрация обращений граждан, адресованных руководителю исполнительного органа, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
входящий номер обращения; дата регистрации обращения; фамилия, имя, отчество корреспондента;
адрес корреспондента (почтовый и (или) электронный, телефон); адресат (выбор должностного лица из справочника должностных лиц и исполнителей исполнительного органа, аппарата); состав документа, количество листов; аннотация обращения; вид доставки;
данные сопроводительного письма (если таковое есть); социальное положение заявителя; льготный состав заявителя;
сканирование и прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в Правительство Амурской области на бумажных носителях);
выбор тематики обращения по тематическому классификатору обращений граждан.
Обращения, зарегистрированные в управлении по работе с обращениями граждан аппарата в центральной картотеке СЭД и поступившие в исполнительный орган по поручению губернатора области и заместителей председателя Правительства области на рассмотрение и для подготовки ответа за подписью губернатора области или заместителей председателя Правительства области, не перерегистрируются.
11.5. Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" функции связки документов.
12. Порядок подключения исполнительных органов к СЭД.
12.1. В рамках мероприятий по внедрению системы электронного документооборота в исполнительных органах производится подключение к СЭД ограниченного количества рабочих мест в каждом исполнительном органе. Увеличение количества пользователей СЭД возможно в случае приобретения дополнительных клиентских рабочих мест за счет средств бюджетополучателя.
12.2. Программно-технические требования, необходимые для подключения рабочего места к СЭД:
наличие доступа к локальной вычислительной сети исполнительного органа, подключенной к сети передачи данных единой информационно-коммуникационной среды Амурской области;
соблюдение технических требований: компьютер с процессором Pentium IV и выше, оперативной памятью не менее 256 Мб;
наличие программного обеспечения - операционная система Windows ХР Professional, Windows Vista, Windows 7; текстовый редактор MS Word для пересылки данных между системами MS Internet Explorer 6.0 и выше, MS Outlook, антивирусное программное обеспечение.
Информация об изменениях:
Постановлением Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к в подпункт 12.3 пункта 12 настоящего Порядка внесены изменения
12.3. Ответственный за ведение СЭД исполнительного органа, обеспечивающий контроль за исполнением документов и пересылку электронных документов, а также лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие, назначается приказом исполнительного органа.
Для настройки прав доступа к СЭД в Центр информационных технологий передается следующая информация:
заявка на подключение к СЭД с указанием фамилии, имени, отчества, должности и телефона ответственного за ведение СЭД в органе, структурном подразделении;
список подразделений, должностных лиц и исполнителей органа, структурного подразделения в бумажном и электронном виде;
номенклатура дел органа, структурного подразделения в бумажном и электронном виде.
Центр информационных технологий в течение 5 рабочих дней со дня получения указанных документов совместно со специалистом по информационным технологиям подразделения, органа, подавшего заявку, предоставляет пользователю имя и пароль для входа в СЭД.
13. Переходные положения.
13.1. До момента включения исполнительного органа в СЭД пользователи системы работают с данным исполнительным органом как с внешним корреспондентом.
14. Порядок обращения в Центр информационных технологий при возникновении проблем в работе СЭД.
14.1. При возникновении ошибок в работе с системой СЭД следует обращаться в отдел Web-технологий и электронного документооборота Центра информационных технологий. При обращении необходимо назвать организацию, характер возникшей проблемы, сообщения системы СЭД.
Информация об изменениях:
Постановлением Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к настоящий Порядок дополнен пунктом 15
15. Особенности подачи отдельных видов документов с использованием СЭД.
15.1. Заявки на предоставление автотранспорта, служебных помещений и разрешений на вход в административное здание регистрируются ответственным делопроизводителем исполнительного органа в СЭД, сканируются и прикрепляются средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа. Далее этот документ пересылается в секретариат руководителя аппарата.
Секретариат руководителя аппарата вносит резолюцию руководителя аппарата в электронную карточку документа и пересылает его в системе СЭД исполнителю в соответствии с резолюцией в течение одного рабочего дня с момента проставления резолюции.
15.2. Запросы (заявления), предусмотренные пунктами 8, 9 настоящего Порядка, связанные с внесением изменений в СЭД, подаются в форме заявок, типы и требования к заполнению которых определены в приложении N 5 к настоящему Порядку.
Запросы, связанные с внесением изменений на Портале Правительства Амурской области, подаются в форме заявок, типы и требования к заполнению которых определены в приложении N 6 к настоящему Порядку.
15.3. Запросы на внесение изменений в СЭД, размещение информации (кроме проектов нормативных правовых актов) и создание разделов на Портале Правительства области регистрируются ответственным делопроизводителем исполнительного органа в СЭД, сканируются, после чего полученный электронный образ документа прикрепляется средствами СЭД к электронной карточке документа. Далее этот документ пересылается руководителю Центра информационных технологий.
Центр информационных технологий обрабатывает данные заявки согласно настоящему Порядку и Положению об информационной системе "Портал Правительства Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет", утвержденному постановлением губернатора области от 27.10.2010 N 408.
Приложение N 1
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Запрос
на добавление в справочник новых внешних корреспондентов
___________________________________________________________
(наименование исполнительного органа власти области,
структурного подразделения аппарата губернатора области
и Правительства области)
по состоянию на "_" ________ 20__ г.
|
Наименование внешнего корреспондента |
Почтовый и электронный адрес |
Подразделения внешнего корреспондента |
|||
|
наименование подразделения |
должность руководителя (сотрудника) |
ФИО руководителя (сотрудника) |
контактный телефон |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность и ФИО специалиста, подготовившего список _____________________
Приложение N 2
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Порядок
регистрации входящих документов в центральной картотеке СЭД
(-----------)
| |
| |
(-----------)
|
/----------------------------+------------------------------\
| Канцелярия |
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 1 | |
| | | Регистрация | | |
| | \----------------/ | |
| | | |
| \------------------------------------------/ |
| | |
| | |
| |
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 2 | |
| | | Маршрутизация | | |
| | \----------------/ | |
| | | |
| \------------------------------------------/ |
| | |
\----------------------------+------------------------------/
|
/----------------------------+------------------------------\
| Руководитель|
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 3 | |
| | | Наложение | | |
| | | резолюции | | |
| | \----------------/ | |
| | | |
| \------------------------------------------/ |
| | |
| /------------------------+-------------------------\ |
| | | Ответственный | |
| | | исполнитель, | |
| | | Исполнители | |
| | /----------------------+-------------------\ | |
| | | 4 | | |
| | | /----------------\ | | |
| /+-+------------ | Исполнение | | | |
| || | | документа | | | |
| || | \----------------/ | | |
| || | | | |
| || \------------------------------------------/ | |
| || | |
| || | |
| |\--------------------------------------------------/ |
| | |
| | /------------------------------------------\ |
| | | 5 | |
| | | /---------------------------\ | |
| | | | Рассмотрение результатов | | |
| \--+---------| исполнения | | |
| | \---------------------------/ | |
| | | | |
| \----------------------+-------------------/ |
| | |
\----------------------------+------------------------------/
|
|
/----------------------------+------------------------------\
| Канцелярия |
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 6 | |
| | | Сдача в архив | | |
| | \----------------/ | |
| | | | |
| \----------------------+-------------------/ |
\----------------------------+------------------------------/
|
(-----------)
| |
| |
(-----------)
Приложение N 3
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Порядок
регистрации исходящих документов в центральной картотеке СЭД
(-----------)
| |
| |
(-----------)
|
/----------------------------+------------------------------\
| Автор |
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 1 | |
| | | Создание | | |
| | | документа | | |
| | \----------------/ | |
| | | | |
| \----------------------+-------------------/ |
| | |
| | |
| /-------------------------+--------------------------\ |
| | | Согласующие | |
| | /----------------------+-------------------\ | |
| | | /----------------\ 2 | | |
| | | | Согласование | | | |
| | | \----------------/ | | |
| | | | | | |
| | \----------------------+-------------------/ | |
| | | | |
| \-------------------------+--------------------------/ |
\----------------------------+------------------------------/
|
/----------------------------+------------------------------\
| Руководитель|
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 3 | |
| | | Подписание | | |
| | | руководителем | | |
| | \----------------/ | |
| | | |
| \------------------------------------------/ |
| | |
| /------------------------+-------------------------\ |
| | | Канцелярия | |
| | | | |
| | | | |
| | /----------------------+-------------------\ | |
| | | 4 | | |
| | | /----------------\ | | |
| | | | Регистрация и | | | |
| | | | отсылка | | | |
| | | | документа | | | |
| | | \----------------/ | | |
| | | | | | |
| | \----------------------+-------------------/ | |
| | | | |
| | | | |
| \------------------------+-------------------------/ |
| | |
| /----------------------+-------------------\ |
| | | 5 | |
| | /---------------------------\ | |
| | | Сдача в архив | | |
| | | | | |
| | \---------------------------/ | |
| | | | |
| \----------------------+-------------------/ |
| | |
\----------------------------+------------------------------/
|
(-----------)
| |
| |
(-----------)
Приложение N 4
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Порядок
регистрации обращений граждан в центральной картотеке СЭД
(-----------)
| |
| |
(-----------)
|
/----------------------------+------------------------------\
| Подразделение |
| /------------------------------------------\ органа |
| | /----------------\ 1 | управления |
| | | Регистрация | | по |
| | | | |рассмотрению|
| | \----------------/ | обращений |
| | | | и приему |
| \----------------------+-------------------/ граждан |
| | |
| | |
| /-----------------------+----------------------------\ |
| | | | |
| | /--------------------+---------------------\ | |
| | | /----------------\ 2 | | |
| | | | Маршрутизация | | | |
| | | \----------------/ | | |
| | | | | | |
| | \----------------------+-------------------/ | |
| | | | |
| \-------------------------+--------------------------/ |
\----------------------------+------------------------------/
|
/----------------------------+------------------------------\
| Контролер |
| /------------------------------------------\ |
| | /----------------\ 3 | |
| | | Наложение | | |
| | | резолюции | | |
| | \----------------/ | |
| | | |
| \------------------------------------------/ |
| | |
| /------------------------+-------------------------\ |
| | | Исполнители | |
| | | | |
| | | | |
| | /----------------------+-------------------\ | |
| | | 4 | | |
| | | /----------------\ | | |
| | | | Исполнение | | | |
| | | | поручений | | | |
| | | | | | | |
| | | \----------------/ | | |
| | | | | | |
| | \----------------------+-------------------/ | |
| | | | |
| | | | |
| \------------------------+-------------------------/ |
| | |
| /----------------------+-------------------\ |
| | | 5 | |
| | /---------------------------\ | |
| | | Рассмотрение | | |
| | | результатов обращения | | |
| | \---------------------------/ | |
| | | | |
| \----------------------+-------------------/ |
| | |
\----------------------------+------------------------------/
|
/----------------------------+----------------------------------\
| /----------------------+-------------------\Подразделение |
| | | 6 | органа |
| | /---------------------------\ | управления |
| | | Сдача в архив | | по |
| | | | |рассмотрению |
| | \---------------------------/ | обращений |
| | | | и приему |
| \----------------------+-------------------/ граждан |
| | |
\----------------------------+----------------------------------/
|
(-----------)
| |
| |
(-----------)
Информация об изменениях:
Постановлением Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к настоящий Порядок дополнен приложением N 5
Приложение N 5
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Типы заявок по системе электронного документооборота и требования к их заполнению
1. Заявки на изменение информации о сотрудниках исполнительного органа государственной власти области (далее - исполнительный орган), в том числе в связи с:
1) регистрацией новых сотрудников исполнительных органов.
Для регистрации новых сотрудников необходимо указать в заявке
следующую информацию: фамилию, имя, отчества (далее - ФИО) сотрудника, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности), роль в документообороте (исполнитель документов, делопроизводитель, ответственный за ведение документов другого сотрудника исполнительного органа);
2) переводом сотрудников исполнительных органов на другую должность.
В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, должность (старую и новую), структурное подразделение (с указанием его подчиненности), роль в документообороте (исполнитель документов, делопроизводитель, ответственный за ведение документов другого сотрудника исполнительного органа). Если перевод осуществляется в другое структурное подразделение, то необходимо указать действие для документов переведенного сотрудника (передать другому сотруднику, удалить). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинета сотрудника и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов;
3) изменением персональных данных (ФИО) сотрудников исполнительного органа.
В заявке необходимо указать текущие персональные данные, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) и измененные персональные данные;
4) увольнением сотрудников исполнительного органа.
В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности), действие для документов уволенного сотрудника (передать другому сотруднику, удалить). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинета сотрудника и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов;
5) изменением учетных данных (логин, пароль).
В заявке необходимо указать ФИО сотрудника, которому требуется изменить учетные данные, а также адрес электронной почты, на который будут высланы новые учетные данные.
2. Заявки на наделение и (или) лишение сотрудников исполнительного органа правами для работы с документами должностного лица.
В заявке необходимо указать:
ФИО, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) должностного лица, к документам которого будет предоставлен доступ;
ФИО, должность, структурное подразделение (с указанием его подчиненности) сотрудника, которому предоставляется данное право.
Файл с текстом данной заявки подписывается электронной подписью руководителя исполнительного органа.
3. Заявки на изменение в структуре исполнительного органа.
3.1. В случае изменения наименования структурного подразделения необходимо указать:
предыдущее и новое наименование;
статус сотрудников и структурных подразделений переименованного подразделения (переведены в новый отдел, уволены и т.д.);
действия с документами сотрудников (каждого в отдельности) переименованного подразделения (указание на необходимость передать документы, нового владельца документов). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинетов сотрудников и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов.
3.2. В случае упразднения структурного подразделения необходимо указать:
статус сотрудников и структурных подразделений упраздняемого подразделения (переведены в новый отдел, уволены и т.д.);
действия с документами сотрудников (каждого в отдельности) упраздняемого подразделения (указание на необходимость передать документы, нового владельца документов). В случае если действие не указано, документы будут удалены из кабинетов сотрудников и дальнейшая работа с ними будет осуществляться через поиск документов.
3.3. В случае изменения подчиненности структурного подразделения необходимо указать:
полное наименование структурного подразделения (с указанием подчиненности) до изменения подчиненности;
полное наименование структурного подразделения (с указанием подчиненности) после изменения подчиненности.
Если при смене подчиненности происходят изменения в составе структурного подразделения, заявку необходимо дополнить информацией согласно пункту 1 настоящего приложения.
Информация об изменениях:
Постановлением Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к настоящий Порядок дополнен приложением N 6
Приложение N 6
к Временному порядку
организации системы
электронного документооборота
Типы заявок по Порталу Правительства Амурской области и требования к их заполнению
1. Заявки на размещение информации (кроме проектов нормативных правовых актов области, размещаемых для проведения независимой антикоррупционной экспертизы).
Для размещения информации на Портале Правительства Амурской области (далее - Портал) необходимо указать в заявке следующую информацию:
наименование исполнительного органа государственной власти области (далее - исполнительный орган);
название раздела, в котором данная информация должна быть размещена;
текстовый абзац следующего содержания:
"Указанные информационные материалы соответствуют официальной позиции Правительства области. В них отсутствуют сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. Достоверность содержания информационного материала в графическом виде подтверждаю";
информационные материалы отправляются в прикрепленном файле с соблюдением требований к информации, размещаемой на Портале (раздел 6 Положения об информационной системе "Портал Правительства Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет", утвержденного постановлением губернатора области от 27.10.2010 N 408).
2. Заявки на наделение и (или) лишение сотрудников исполнительного органа правами для работы с информационными материалами Портала.
В заявке необходимо указать:
список материалов и (или) разделов, к которым будет предоставлен доступ;
наименование исполнительного органа;
фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому предоставляется данное право;
основание наделения и (или) лишения сотрудника данным правом.
3. Заявки по работе с разделами Портала.
3.1. Создание нового раздела на Портале.
Для создания нового раздела на Портале в заявке необходимо указать:
название вышестоящего раздела (раздела, в который будет входить новый раздел) с указанием полной иерархии разделов; название нового раздела;
характер информационных материалов, который будет размещаться в данном разделе (список материалов и (или) информационная страница).
3.2. Удаление раздела на Портале.
Для удаления раздела на Портале в заявке необходимо указать: полную иерархию разделов до удаляемого раздела; название удаляемого раздела.
3.3. Изменение названия раздела на Портале.
Для изменения названия раздела на Портале в заявке необходимо указать:
настоящее название раздела; название вышестоящего раздела; новое название раздела.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Губернатора Амурской области от 11 декабря 2012 г. N 23-к "О переходе на систему электронного документооборота"
Текст постановления официально опубликован не был
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Губернатора Амурской области от 17 мая 2022 г. N 5-к
Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного постановления
Постановление Губернатора Амурской области от 11 июня 2014 г. N 10-к
Постановление Губернатора Амурской области от 29 октября 2013 г. N 28-к