Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утв. приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 17 апреля 2015 г. N 86) (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры и архивного дела Амурской области от 13 мая 2016 г. N 112 Административный регламент изложен в новой редакции

См. текст Административного регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
по предоставлению государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
(утв. приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 17 апреля 2015 г. N 86)

С изменениями и дополнениями от:

13 мая 2016 г.

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Амурской области

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) министерства культуры и архивного дела Амурской области (далее - министерство), а также порядок взаимодействия министерства с Государственным учреждением Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - госархив), муниципальными архивами (архивными отделами) администраций муниципальных районов, городских округов Амурской области (далее - муниципальные архивы), органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) по предоставлению государственной услуги (далее - государственная услуга).

1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги

Государственная услуга предоставляется гражданам Российской Федерации, органам государственной власти, местного самоуправления; организациям различных организационно-правовых форм и форм собственности, иностранным гражданам и лицам без гражданства, а также гражданам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

1.3.1. Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении министерства, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе "Административная реформа", на сайте министерства www.amurcult.ru, в информационной системе "Единый Портал государственных и муниципальных услуг по адресу: www.gosuslugi.ru"; "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" по адресу: www.gu.amurobl.ru" (далее - Порталы).

1.3.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес:

ул. Шевченко, 24, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес министерства: min-cult@cult.amurobl.ru; orgmetod.arh@mail.ru.

Справочные телефоны: (4162) 22-39-33, 22-39-51.

График работы министерства: ежедневно с 900 до 1800, перерыв с 1300 до 1400. Выходные дни: суббота, воскресенье.

1.3.3. Местонахождение и график приема заявителей госархива:

ул. Пионерская, 12, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru

Адрес официального интернет-сайта: www.amurarhiv.ru

Справочные телефоны: (4162) 51-40-56, 52-80-98

1.3.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в министерство.

1.3.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.3.6. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).

1.3.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.3.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.3.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

1.3.10. На информационных стендах и официальном сайте министерства и госархива в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет) размещается следующая информация:

адрес места нахождения, график (режим) работы, номера телефонов, адреса электронной почты, в том числе специалистов, предоставляющих государственную услугу;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги;

текст настоящего Регламента;

образец заполнения документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

сведения о результатах предоставления государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги - организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет министерство во взаимодействии с госархивом и муниципальными архивами.

Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечни услуг, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является, удовлетворение запроса заявителя в форме подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и другие организации.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. При рассмотрении министерством запросов граждан, органов и организаций о предоставлении государственной услуги, министерство дает ответы и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.4.2. При рассмотрении министерством запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, министерство (организация - исполнитель) дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то уполномоченное лицо министерства (организации - исполнителя) согласовывает с уполномоченным лицом органа государственной власти - автором обращения срок предоставления информации.

2.4.3. При поступлении в министерство запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, министерство в 10-дневный срок со дня регистрации запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 13.10.1997, N 41, ст. 8220 - 8235);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", 10.01.1994 N 4),

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Российская газета", 20.05.2009, N 89);

Законом Амурской области от 27.06.2005 N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области" ("Амурская правда", 01.07.2005, N 128);

Положением о министерстве культуры и архивного дела Амурской области, утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007 N 448 (Вестник администрации Амурской области от 14.08.2007 N 11);

настоящим Регламентом.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (далее - запрос) пользователя в адрес министерства.

В поступившем в министерство запросе пользователя должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и/или электронный адрес пользователя;

интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, тематический перечень, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор документов);

дата отправления.

2.6.2. Для исполнения тематических запросов органов государственной власти и местного самоуправления, организаций области, Российской Федерации и зарубежных государств необходимо представить письменный запрос с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок запрашиваемой информации.

2.6.3. Для исследователей, работающих в читальном зале архивного учреждения области необходимо представить:

отношение от руководителей организаций с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок темы исследования (произвольной формы);

заполненную анкету исследователя.

при работе с секретными документами, исследователю необходимо представить допуск к работе с секретными документами по установленной форме.

2.6.4. Для граждан, лично обратившимися с заявлениями (обращениями) необходимо представить:

личное заявление;

копию трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

документ, удостоверяющий личность.

2.6.5. Для граждан (заявителей), обратившихся с заявлениями (обращениями) от имени других граждан необходимо представить:

заявление от имени гражданина, интересы которого представляет заявитель;

копию трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

доверенность от гражданина, от имени которого составлен запрос;

документ, удостоверяющий личность заявителя.

2.6.6. Для граждан, направивших заявления (обращения) по почте, в том числе по электронной почте необходимо представить:

заявление от имени гражданина;

копию трудовой книжки за запрашиваемый период работы.

2.6.7. Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не установлены.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы, о чем заявитель уведомляется в письменном виде не позднее 5 рабочих дней со дня поступления запроса в министерство. После предоставления необходимых сведений предоставление государственной услуги возобновляется.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросах наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

невозможность прочтения запроса, в данном случае ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение министра культуры и архивного дела Амурской области (далее - министр) или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Министр (заместитель министра) вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший запрос;

если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги не требуется.

2.10. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области

Государственная услуга осуществляется на безвозмездной основе.

2.11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, включая информацию о методиках расчета размера такой платы

Государственная услуга осуществляется на безвозмездной основе.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Поступившее запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления. Запросы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и, в дальнейшем, работа с ними ведется аналогично работе с запросами на бумажном носителе.

Поступивший запрос о предоставлении государственной услуги, регистрирует в электронном журнале информационной системы "Дело WEB", в день его поступления, должностное лицо министерства, ответственное за делопроизводство, присваивает ему номер и указывает дату поступления, передает министру либо лицу, исполняющему его обязанности для наложения резолюции.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

Местоположение министерства должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено министерство, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

Вход в помещение министерства должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок.

Центральный вход в здание министерства оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании органа, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Помещения министерства оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.

Фасад здания министерства должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).

Помещение для непосредственного взаимодействия должностных лиц с получателями государственной услуги должно быть организовано в виде рабочего места в кабинете.

Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Помещения, предназначенные для исполнения государственной услуги, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340 - 03".

Рабочее место должностного лица должно быть оборудовано столом, стулом, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, телефонной связью, оргтехникой.

Место для ожидания и приема получателей государственной услуги должно быть оборудовано стулом, местом для письма и размещения документов.

Для лиц с ограниченными возможностями здоровья (включая лиц, использующих кресла-коляски и собак-проводников) должны обеспечиваться:

условия для беспрепятственного доступа в помещение министерства;

возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположено министерство и помещения, в которых предоставляется государственная услуга, также входа в министерство и помещения и выхода из них;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к министерству и помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, и к государственным услугам, с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск в помещение министерства собаки-проводника;

оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде министерства (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на портале Правительства Амурской области и на сайте министерства.

Оформление визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.

2.15. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.15.1. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

территориальная доступность (удобное расположение с учетом транспортной и пешеходной доступности; в любой точке доступа через Интернет);

общая информированность о порядке предоставления государственной услуги;

статусная доступность (доступ к услуге всех граждан без социальных и национальных ограничений);

финансовая (государственная услуга осуществляется бесплатно);

профессиональная компетенция должностных лиц.

2.15.2. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

2.15.3. Должностные лица министерства обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.15.4. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:

достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

Государственная услуга в электронной форме не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики запросов;

направление запросов заявителей на исполнение в архивы, орган, организацию по принадлежности;

подготовка и направление ответов заявителям.

Блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги приведена в приложении к настоящему Регламенту.

3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.1.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в министерство запроса заявителя в письменной форме или в форме электронного документа. Запросы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ними ведется аналогично работе с запросами на бумажном носителе.

3.1.2. Поступившие в министерство запросы заявителей регистрируются в установленном порядке в системе электронного документооборота не позднее одного дня с момента поступления и передаются на рассмотрение министру или уполномоченному лицу.

После регистрации и рассмотрения министром или уполномоченным лицом запросы заявителей с резолюцией передаются в профильное структурное подразделение (далее - отдел по делам архивов министерства) не позднее трех дней с момента поступления в установленном порядке.

3.1.3. При поступлении в министерство запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

3.1.4. Результатом административной процедуры являются прием и регистрация запроса.

3.1.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация поступившего запроса в электронном журнале информационной системы "Дело WEB".

3.2. Анализ тематики запросов

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является получение начальником отдела по делам архивов министерства запроса заявителя и направление его ответственным исполнителям, специалистам отдела по делам архивов.

Специалисты отдела по делам архивов министерства осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

точное или возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя;

адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

3.2.2. Результатом административной процедуры является определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.2.3. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка проекта письма о направлении запроса на исполнение в конкретный архив, орган, организацию и ответа заявителю.

3.3. Направление запросов заявителей на исполнение в архивы, орган, организацию по принадлежности

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Специалисты отдела по делам архивов министерства по итогам анализа поступивших запросов заявителей готовят проект письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивы, орган, организацию, имеющие или предположительно имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса и передают его с приложением запроса на подпись министру или уполномоченному лицу.

Министр или уполномоченное лицо подписывает письмо о направлении запроса по принадлежности и передает должностному лицу министерства, ответственному за регистрацию входящих (исходящих) документов. Должностное лицо регистрирует письмо и направляет его со всеми приложениями в соответствующий архив, орган, организацию по принадлежности.

3.3.2. Госархив, муниципальные архивы, органы и организации, исполняющие полученные от министерства запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

Министерство запрашивает у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

3.3.3. Результатом административной процедуры является направление запроса заявителя на исполнение в соответствующий архив, орган, организацию по принадлежности.

3.3.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности электронном журнале информационной системы "Дело WEB".

3.4. Подготовка и направление ответов заявителям

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются результаты анализа тематики поступившего запроса и направление запроса на исполнение по принадлежности в госархив, муниципальные архивы, органы и организации.

Специалисты отдела по делам архивов на основании проведенного анализа тематики поступившего запроса, ответственные за выполнение административной процедуры, осуществляют подготовку ответа заявителю.

В случае установления места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю готовится письменное уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архив, орган, организацию. Архив, орган, организация осуществляют оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов и направление их заявителю в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в архиве, органе, организации и (или) невозможности установить их местонахождение в ответе заявителю излагается причина, по которой не

представляется возможным представить запрашиваемые им сведения, и, при возможности, даются рекомендации по их дальнейшему поиску.

В случае отсутствия у заявителя прав на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в том числе содержащих персональные данные о третьих лицах, готовится мотивированный отказ в предоставлении указанных сведений и разъясняются дальнейшие действия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Если в запросе недостаточно данных для проведения поисковой работы по запрашиваемой заявителем информации, готовится письмо об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Если запрос содержит вопросы, рассмотрение которых не входит в компетенцию министерства, готовится письмо о направлении запроса по принадлежности в соответствующий архив, орган, организацию, в компетенцию которых входит предоставление разъяснений по указанным в обращении вопросам, и письменное уведомление заявителя о переадресации запроса.

Проект ответа представляется на подпись министру или уполномоченному лицу.

Министр или уполномоченное лицо подписывает ответ заявителю и передает его должностному лицу министерства, ответственному за регистрацию входящих (исходящих) документов, которое регистрирует ответ в системе электронного документооборота и делопроизводства, делает отметку в журнале регистрации запросов и не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляет его по почте простым письмом в адрес заявителя.

При личном обращении заявителя в министерство ответ ему может быть выдан при предъявлении документа, удостоверяющего личность (доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке). Получатель ответа расписывается на копии ответа, указывая дату его получения.

3.4.2. Результатом административной процедуры являются регистрация и направление либо выдача на руки ответа заявителю.

3.4.3. Способом фиксации результата исполнения административной процедуры является регистрация ответа заявителю в системе электронного документооборота и делопроизводства и отметка в журнале регистрации запросов.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистами министерства положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений (далее - текущий контроль).

4.1.1. Текущий контроль осуществляется на постоянной еженедельной основе уполномоченными должностными лицами министерства, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, в том числе руководителем структурного подразделения министерства, обеспечивающего предоставление государственной услуги, путем проведения проверок исполнения специалистами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

4.1.2. Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в электронной базе данных, письменная корреспонденция министерства, устная и письменная информация специалистов.

4.1.3. О случаях и причинах нарушения сроков и порядка выполнения административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют должностное лицо министерства, уполномоченное на осуществление текущего контроля, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.

4.2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц министерства, проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей в соответствии с законодательством.

4.2.2. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Внеплановая проверка назначается и проводится не позднее одного месяца со дня поступления в министерство обращения заявителя или иной информации о нарушении требований к предоставлению государственной услуги.

Периодичность и сроки осуществления плановых проверок устанавливаются планом работы министерства, который утверждается министром. При этом плановые проверки должны проводиться не реже чем один раз в год.

4.2.3. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.

4.2.4. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются сотрудники министерства. Также в состав комиссии могут быть включены заявители или их представители (по их заявлениям), если проверка производится по их инициативе.

4.2.5. Проверка осуществляется на основании приказа министерства.

Результаты проверки оформляются соответствующим актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт проверки подписывается председателем и членами комиссии, участвовавшими в проведении проверки. Проверяемые лица знакомятся с актом проверки под подпись.

4.3. Ответственность специалистов министерства за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

4.3.1. Специалисты несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее выполнение административных процедур (действий), в том числе сроков и порядка их выполнения, установленных настоящим Регламентом.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

4.4.1. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).

4.4.2. Граждане, их объединения и организации также вправе:

направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги;

вносить предложения о мерах по устранению нарушений настоящего административного регламента.

4.4.3. Министерство принимает меры к прекращению допущенных нарушений, устраняет причины и условия, способствующие совершению нарушений.

4.4.4. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения, в сроки и порядке, установленные законодательством.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса о проведении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;

7) отказ министерства, должностного лица министерства в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в министерство. Жалобы рассматриваются непосредственно министром.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта министерства, Порталов, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в министерство, подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа министерства, должностного лица министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы министерство принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме министерством направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Решение по жалобе может быть обжаловано в судебном порядке.

5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.11. Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы представляется заявителям по их запросам в соответствии с подразделом 1.3 раздела I настоящего Регламента.