Административный регламент по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (утв. приказом Министерства культуры и архивного дела Амурской области от 20 июня 2016 г. N 170) (прекратил действие)

Административный регламент
по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
(утв. приказом Министерства культуры и архивного дела Амурской области
от 20 июня 2016 г. N 170)

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Амурской области

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий Административный регламент по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (далее - административный регламент, государственная услуга) определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) министерства культуры и архивного дела Амурской области (далее - министерство), а также порядок взаимодействия министерства с федеральными органами государственной власти, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее - органы, организации), Государственным бюджетным учреждением Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - госархив) и муниципальными архивами Амурской области (далее - муниципальные архивы) и гражданами при предоставлении государственной услуги.

1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги

Заявителями государственной услуги являются российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, проживающие за рубежом (далее - заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

1.3.1. Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении министерства, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе "Административная реформа", на сайте министерства www.amurcult.ru, в информационной системе "Единый Портал государственных и муниципальных услуг по адресу: www.gosuslugi.ru"; "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" по адресу: www.gu.amurobl.ru" (далее - порталы).

1.3.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес:

ул. Шевченко, 24, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес министерства: min-klt@klt.amurobl.ru.; orgmetod.arh@mail.ru.

Справочные телефоны: (4162) 20-22-37, 20-22-33.

График работы министерства: ежедневно с 900 до 1800, перерыв с 1300 до 1400. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес официального интернет-сайта: www.amurcult.ru.

1.3.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

посредством личного обращения в министерство.

1.3.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.3.6. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).

1.3.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.3.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.3.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

1.3.10. На информационных стендах и официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - Интернет) размещается следующая информация:

адрес места нахождения, график (режим) работы, номера телефонов, адреса электронной почты, в том числе специалистов, предоставляющих государственную услугу;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги;

текст настоящего административного регламента;

образец заполнения документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

сведения о результатах предоставления государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги - организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется министерством во взаимодействии с органами и иными организациями, в том числе с территориальными органами Федеральной налоговой службы, госархивом и муниципальными архивами.

Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечни услуг, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является удовлетворение запроса заявителя в форме подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и другие организации.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1.Запросы, поступившие в министерство, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководство министерства вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней.

2.4.2.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивных учреждениях области архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.4.3.Запросы, поступившие в министерство, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (Гаага 05.10.1961), ("Бюллетень международных договоров", 1993, N 6);

Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" ("Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 03.07.1991, N 27, ст. 784);

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 13.10.1997, N 41, ст. 4673);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31, (часть 1), ст. 3448);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Налоговым кодексом Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ ("Российская газета", 10.08.2000, N 153 - 154);

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", 10.01.1994 N 4),

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Российская газета", 20.05.2009, N 89,);

Законом Амурской области от 27.06.2005 N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области" ("Амурская правда", 01.07.2005, N 128);

Положением о министерстве культуры и архивного дела Амурской области, утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007 N 448 (Вестник администрации Амурской области от 14.08.2007 N 11);

настоящим административным регламентом.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (далее - запрос) заявителя в адрес министерства. Запрос должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

2) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рождения, гражданство;

3) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

4) суть обращения, в котором указываются сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название органа, организации, представивших к награде, их ведомственная подчиненность;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

5) личную подпись и дату (в письменном запросе).

2.6.2. Заявитель к запросу в письменной форме вправе приложить необходимые документы и материалы либо их копии, к запросу, направляемому по электронной почте - необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.6.4. Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.7.1. При подаче запроса заявитель вправе представить по собственной инициативе документ, подтверждающий факт уплаты заявителем государственной пошлины, взимаемой за проставление апостиля.

2.7.2. При подаче запроса по электронной почте документ об уплате государственной пошлины за проставление апостиля может быть направлен заявителем в форме электронного документа.

2.7.3. Специалист министерства, ответственный за проверку документов, проверяет факт уплаты заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги. Проверка сведений об уплате и установлении факта уплаты заявителем указанной государственной пошлины может осуществляться путем направления запроса в территориальный орган Федеральной налоговой службы с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

2.7.4. Непредставление заявителем документа, подтверждающего уплату государственной пошлины, не является основанием для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги.

2.7.5. Непредставление (несвоевременное представление) территориальным органом Федеральной налоговой службы по межведомственному запросу информации об уплате заявителем государственной пошлины не может являться основанием для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрено.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги

2.9.1. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы, о чем заявитель уведомляется в письменном виде не позднее 5 рабочих дней со дня поступления запроса в министерство. После предоставления необходимых сведений предоставление государственной услуги возобновляется.

2.9.2. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) несоответствие запроса требованиям, установленным пунктом 2.6.1 подраздела 2.6 настоящего раздела;

2) невозможность прочтения запроса;

3) если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

4) если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства;

5) если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

6) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

7) неуплата заявителем государственной пошлины.

2.10. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги не требуется.

2.11. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области

2.11.1. Государственная услуга осуществляется на безвозмездной основе, за исключением проставления апостиля.

2.11.2. Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

2.11.3. На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля заявитель уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

2.11.4. Государственная пошлина за проставление апостиля уплачивается в размере 2500 (две тысячи пятьсот) рублей за каждый документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации).

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Поступившие запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе и, в дальнейшем, работа с ними ведется аналогично работе с запросами на бумажном носителе.

Поступивший запрос о предоставлении государственной услуги, регистрирует в электронном журнале информационной системы "Дело WEB", в день его поступления, должностное лицо министерства, ответственное за делопроизводство, присваивает ему номер и указывает дату поступления, передает министру культуры и архивного дела Амурской области (далее - министр) либо лицу, исполняющему его обязанности для наложения резолюции.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

Местоположение министерства должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено министерство, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

Вход в помещение министерства должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок.

Центральный вход в здание министерства оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании органа, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Помещения министерства оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.

Фасад здания министерства должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).

Помещение для непосредственного взаимодействия должностных лиц с получателями государственной услуги должно быть организовано в виде рабочего места в кабинете.

Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Помещения, предназначенные для исполнения государственной услуги, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340 - 03".

Рабочее место должностного лица должно быть оборудовано столом, стулом, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, телефонной связью, оргтехникой.

Место для ожидания и приема получателей государственной услуги должно быть оборудовано стулом, местом для письма и размещения документов.

Для лиц с ограниченными возможностями здоровья (включая лиц, использующих кресла-коляски и собак-проводников) должны обеспечиваться:

условия для беспрепятственного доступа в помещение министерства;

возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположено министерство и помещения, в которых предоставляется государственная услуга, также входа в министерство и помещения и выхода из них;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к министерству и помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, и к государственным услугам, с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск в помещение министерства собаки-проводника;

оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде министерства (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на портале Правительства Амурской области и на сайте министерства.

Оформление визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.

2.15. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.15.1. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

территориальная доступность (удобное расположение с учетом транспортной и пешеходной доступности; в любой точке доступа через Интернет);

общая информированность о порядке предоставления государственной услуги;

статусная доступность (доступ к услуге всех граждан без социальных и национальных ограничений);

профессиональная компетенция должностных лиц.

2.15.2. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему административному регламенту.

2.15.3. Должностные лица министерства обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.15.4. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:

достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

2.16.1.Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

2.16.2. Государственная услуга в электронном виде и в многофункциональных центрах не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) анализ тематики поступивших запросов и направление запроса на исполнение;

3) проставление апостиля и направление документов заявителям или отказ в предоставлении государственной услуги.

Блок - схема предоставления государственной услуги приведена в приложении к настоящему административному регламенту.

3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в министерство запроса заявителя в письменной форме или в форме электронного документа. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ними ведется аналогично работе с запросами на бумажном носителе.

3.2.2. Поступивший запрос о предоставлении государственной услуги, регистрирует в электронном журнале информационной системы "Дело WEB", в день его поступления, должностное лицо министерства, ответственное за делопроизводство, присваивает ему номер и указывает дату поступления, передает министру либо лицу, исполняющему его обязанности для наложения резолюции.

После регистрации и рассмотрения министром или лицом, исполняющим его обязанности, запросы заявителей с резолюцией передаются в профильное структурное подразделение (далее - отдел по делам архивов министерства).

3.2.3. Результатом выполнения административной процедуры являются прием и регистрация запроса.

3.2.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация поступившего запроса в электронном журнале информационной системы "Дело WEB".

3.3. Анализ тематики поступивших запросов и направление запроса на исполнение.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в отдел по делам архивов министерства запроса заявителя и направление его ответственным исполнителям отдела по делам архивов.

Специалисты отдела по делам архивов министерства осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяется:

наличие или отсутствие оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

точное или возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

3.3.2. В случае установления оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги, осуществляется подготовка проекта письма о приостановлении и (или) отказе в предоставлении государственной услуги. Проект письма направляется на подпись министру или лицу, исполняющему его обязанности и после подписания направляется заявителю по почте или в электронной форме (в случае поступления запроса в электронной форме). Срок исполнения данного действия составляет 10 дней со дня регистрации запроса в министерстве.

3.3.3. В случае установления конкретного или предполагаемого места нахождения документов, запрашиваемых заявителем, осуществляется подготовка проекта письма о направлении запроса на исполнение в конкретный архив, орган, организацию и уведомление об этом заявителя. Срок исполнения данного действия составляет 5 дней со дня регистрации запроса в министерстве.

3.3.4. Запросы, поступившие в министерство, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.3.2. Результатом и способом фиксации выполнения административной процедуры является:

направление заявителю письма о приостановлении и (или) отказе в предоставлении государственной услуги;

направлении запроса на исполнение в конкретный архив, орган, организацию и уведомление об этом заявителя.

возвращение запроса в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

3.4. Проставление апостиля и направление документов заявителям или отказ в предоставлении государственной услуги.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются поступление в министерство документов для проставления апостиля.

3.4.2. Апостиль проставляется на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных архивными учреждениями Амурской области. Апостиль заверяется гербовой печатью министерства.

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.4.3. Министерство в течение 5 дней со дня поступления в министерство документов, требующих проставление апостиля, от архивных учреждений Амурской области, проставляет апостиль, заверяет гербовой печатью министерства.

3.4.4. В случае непредставления заявителем документа, подтверждающего уплату государственной пошлины за проставление апостиля, соответствующие сведения в течение 3 дней со дня поступления запроса в министерство запрашиваются министерством в рамках межведомственного информационного взаимодействия в территориальном органе Федеральной налоговой службы. Межведомственный запрос направляется в форме электронного документа с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных или муниципальных услуг". В этом случае проставление апостиля и заверение гербовой печатью министерства документа осуществляется в течение 5 дней со дня поступления в установленный Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных или муниципальных услуг" срок в министерство сведений, запрошенных в рамках межведомственного информационного взаимодействия.

Непредставление (несвоевременное представление) территориальным органом Федеральной налоговой службы по межведомственному информационному запросу информации об уплате заявителем государственной пошлины не может являться основанием для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги.

3.4.5. Установление факта неуплаты государственной пошлины заявителем является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.

Отказ в предоставлении государственной услуги оформляется в письменном виде. Проект отказа готовит сотрудник отдела по делам архивов министерства в течение 1 дня с момента установления факта неуплаты государственной пошлины и передает его на подпись министру или лицу, исполняющему его обязанности. После подписания письменный отказ в предоставлении государственной услуги направляется заявителю по почте или в электронной форме (в случае поступления запроса в электронной форме).

3.4.6. После проставления апостиля документы в течение 3 дней со дня проставления апостиля направляются заявителю по почте.

3.4.7. Результатом и способом фиксации выполнения административной процедуры является проставление апостиля на документах и направление их заявителю или письменный отказ в предоставлении государственной услуги.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистами министерства положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений (далее - текущий контроль).

4.1.1. Текущий контроль осуществляется на постоянной еженедельной основе уполномоченными должностными лицами министерства, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, в том числе руководителем структурного подразделения министерства, обеспечивающего предоставление государственной услуги, путем проведения проверок исполнения специалистами положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

4.1.2. Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в электронной базе данных, письменная корреспонденция министерства, устная и письменная информация специалистов.

4.1.3. О случаях и причинах нарушения сроков и порядка выполнения административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют должностное лицо министерства, уполномоченное на осуществление текущего контроля, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.

4.2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц министерства, проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей в соответствии с законодательством.

4.2.2. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Внеплановая проверка назначается и проводится не позднее одного месяца со дня поступления в министерство обращения заявителя или иной информации о нарушении требований к предоставлению государственной услуги.

Периодичность и сроки осуществления плановых проверок устанавливаются планом работы министерства, который утверждается министром. При этом плановые проверки должны проводиться не реже чем один раз в год.

4.2.3. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.

4.2.4. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются сотрудники министерства. Также в состав комиссии могут быть включены заявители или их представители (по их заявлениям), если проверка производится по их инициативе.

4.2.5. Проверка осуществляется на основании приказа министерства.

Результаты проверки оформляются соответствующим актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт проверки подписывается председателем и членами комиссии, участвовавшими в проведении проверки. Проверяемые лица знакомятся с актом проверки под подпись.

4.3. Ответственность специалистов министерства за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

4.3.1. Специалисты несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее выполнение административных процедур (действий), в том числе сроков и порядка их выполнения, установленных настоящим административным регламентом.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

4.4.1. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).

4.4.2. Граждане, их объединения и организации также вправе:

направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги;

вносить предложения о мерах по устранению нарушений настоящего административного регламента.

4.4.3. Министерство принимает меры к прекращению допущенных нарушений, устраняет причины и условия, способствующие совершению нарушений.

4.4.4. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения, в сроки и порядке, установленные законодательством.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса о проведении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;

7) отказ министерства, должностного лица министерства в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в министерство. Жалобы рассматриваются непосредственно министром.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта министерства, порталов, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) министерства, должностного лица либо государственного служащего министерства. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в министерство, подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа министерства, должностного лица министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы министерство принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме министерством направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Решение по жалобе может быть обжаловано в судебном порядке.

5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.11. Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы представляется заявителям по их запросам в соответствии с подразделом 1.3 раздела I настоящего административного регламента.