Административный регламент по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утв. приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 17 апреля 2015 г. N 86)

2.4.1. При рассмотрении министерством запросов граждан, органов и организаций о предоставлении государственной услуги, министерство дает ответы и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.4.2. При рассмотрении министерством запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, министерство (организация - исполнитель) дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то уполномоченное лицо министерства (организации - исполнителя) согласовывает с уполномоченным лицом органа государственной власти - автором обращения срок предоставления информации.

2.4.3. При поступлении в министерство запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, министерство в 10-дневный срок со дня регистрации запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (далее - запрос) пользователя в адрес министерства.

В поступившем в министерство запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, тематический перечень, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор документов);

- дата отправления.

2.6.2. Для исполнения тематических запросов органов государственной власти и местного самоуправления, организаций области, Российской Федерации и зарубежных государств необходимо представить:

- письменный запрос с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок запрашиваемой информации.

2.6.3. Для исследователей, работающих в читальном зале архивного учреждения области:

- отношение от руководителей организаций с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок темы исследования (произвольной формы);

- заполненная анкета исследователя.

- при работе с секретными документами, исследователю необходимо представить допуск к работе с секретными документами по установленной форме.

2.6.4. Для граждан, лично обратившимися с заявлениями (обращениями):

- личное заявление;

- копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

- наличие документа, удостоверяющего личность.

2.6.5. Для граждан (заявителей), обратившихся с заявлениями (обращениями) от имени других граждан:

- заявление от имени гражданина, интересы которого представляет заявитель;

- копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

- доверенность от гражданина, от имени которого составлен запрос;

- наличие документа, удостоверяющего личность заявителя.

2.6.6. Для граждан, направивших заявления (обращения) по почте, в том числе по электронной почте:

- заявление от имени гражданина;

- копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы.

2.6.7. Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ.

2.15.1. Показателями доступности и качества являются:

- территориальная доступность (удобное расположение с учетом транспортной и пешеходной доступности; в любой точке доступа через Интернет);

- общая информированность о порядке предоставления услуги;

- статусная доступность (доступ к услуге всех граждан без социальных и национальных ограничений);

- финансовая (государственная услуга осуществляется бесплатно);

- профессиональная компетенция должностных лиц.

2.15.2. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

- получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

- осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

2.15.3. Должностные лица министерства обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

- получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.15.4. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.16.1. Госархив, муниципальные архивы области осуществляют предоставление государственной услуги государственным органам, местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.

2.16.2. Тематические запросы граждан, организаций исполняются архивными учреждениями области в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно. Запросы граждан о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода могут исполняться архивными учреждениями области в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора).

Перечень бесплатных и платных информационных услуг, условия их предоставления находятся на стендах в помещениях госархива, муниципальных архивов или на официальных сайтах этих учреждений.

Государственная услуга в электронной форме не предоставляется.

3.1.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в министерство запроса заявителя в письменной форме или в форме электронного документа. Запросы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ними ведется аналогично работе с запросами на бумажном носителе.

3.1.2. Поступившие в министерство запросы заявителей регистрируются в установленном порядке в системе электронного документооборота не позднее одного дня с момента поступления и передаются на рассмотрение министру или уполномоченному лицу.

После регистрации и рассмотрения министром или уполномоченным лицом запросы заявителей с резолюцией передаются в профильное структурное подразделение (далее - отдел по делам архивов министерства) не позднее трех дней с момента поступления в установленном порядке.

3.1.3. При поступлении в министерство запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

3.1.4. Результатом административной процедуры являются прием и регистрация запроса.

3.1.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация поступившего запроса в электронном журнале информационной системы "Дело WEB".

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является получение начальником отдела по делам архивов министерства запроса заявителя и направление его ответственным исполнителям, специалистам отдела по делам архивов.

Специалисты отдела по делам архивов министерства осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

- точное или возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя;

- адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

3.2.2. Результатом административной процедуры является определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.2.3. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка проекта письма о направлении запроса на исполнение в конкретный архив, орган, организацию и ответа заявителю.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Специалисты отдела по делам архивов министерства по итогам анализа поступивших запросов заявителей готовят проект письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивы, орган, организацию, имеющие или предположительно имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса и передают его с приложением запроса на подпись министру или уполномоченному лицу.

Министр или уполномоченное лицо подписывает письмо о направлении запроса по принадлежности и передает должностному лицу министерства, ответственному за регистрацию входящих (исходящих) документов. Должностное лицо регистрирует письмо и направляет его со всеми приложениями в соответствующий архив, орган, организацию по принадлежности.

3.3.2. Госархив, муниципальные архивы, органы и организации, исполняющие полученные от министерства запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

Министерство запрашивает у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

3.3.3. Результатом административной процедуры является направление запроса заявителя на исполнение в соответствующий архив, орган, организацию по принадлежности.

3.3.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности электронном журнале информационной системы "Дело WEB".

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются результаты анализа тематики поступившего запроса и направление запроса на исполнение по принадлежности в госархив, муниципальные архивы, органы и организации.

Специалисты отдела по делам архивов на основании проведенного анализа тематики поступившего запроса, ответственные за выполнение административной процедуры, осуществляют подготовку ответа заявителю.

В случае установления места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю готовится письменное уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архив, орган, организацию. Архив, орган, организация осуществляют оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов и направление их заявителю в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в архиве, органе, организации и (или) невозможности установить их местонахождение в ответе заявителю излагается причина, по которой не

представляется возможным представить запрашиваемые им сведения, и, при возможности, даются рекомендации по их дальнейшему поиску.

В случае отсутствия у заявителя прав на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в том числе содержащих персональные данные о третьих лицах, готовится мотивированный отказ в предоставлении указанных сведений и разъясняются дальнейшие действия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Если в запросе недостаточно данных для проведения поисковой работы по запрашиваемой заявителем информации, готовится письмо об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Если запрос содержит вопросы, рассмотрение которых не входит в компетенцию министерства, готовится письмо о направлении запроса по принадлежности в соответствующий архив, орган, организацию, в компетенцию которых входит предоставление разъяснений по указанным в обращении вопросам, и письменное уведомление заявителя о переадресации запроса.

Проект ответа представляется на подпись министру или уполномоченному лицу.

Министр или уполномоченное лицо подписывает ответ заявителю и передает его должностному лицу министерства, ответственному за регистрацию входящих (исходящих) документов, которое регистрирует ответ в системе электронного документооборота и делопроизводства, делает отметку в журнале регистрации запросов и не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляет его по почте простым письмом в адрес заявителя.

При личном обращении заявителя в министерство ответ ему может быть выдан при предъявлении документа, удостоверяющего личность (доверенному лицу- при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке). Получатель ответа расписывается на копии ответа, указывая дату его получения.

3.4.2. Результатом административной процедуры являются регистрация и направление либо выдача на руки ответа заявителю.

3.4.3. Способом фиксации результата исполнения административной процедуры является регистрация ответа заявителю в системе электронного документооборота и делопроизводства и отметка в журнале регистрации запросов.

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3)требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области для предоставления государственной, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.

2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) министерства культуры и архивного дела Амурской области и его должностных лиц устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации

4. Жалоба должна содержать:

5.Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в части 7 настоящей статьи, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 настоящей статьи, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

10. Положения настоящего Федерального закона, устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации