Приказ заместителя Губернатора Ярославской области от 27 октября 2010 г. N 8 "Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

Приказ заместителя Губернатора Ярославской области
от 27 октября 2010 г. N 8
"Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

В соответствии с постановлением Правительства области от 10.12.2008 N 629-п "Об областной целевой программе "Реформирование региональных финансов Ярославской области" на 2008-2011 годы", постановлением Правительства области от 09.07.2009 N 700-п "О реестре государственных услуг Ярославской области" приказываю:

1. Утвердить базовые требования к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам" (прилагаются).

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления по делам архивов Гузанова Е.Л.

Заместитель Губернатора области

С.В. Берёзкин

Требования
к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"
(утв. Приказом Правительства Ярославской области от 27 октября 2010 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги - "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам".

1.2. Получатели государственной услуги - органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, граждане Российской Федерации, иностранные граждане.

Запросы социально-правового характера для всех категорий пользователей, запросы органов государственной власти Ярославской области, органов местного самоуправления муниципальных образований области, связанные с исполнением ими своих функций, исполняются на безвозмездной основе.

В соответствии с действующими локальными актами при исполнении запросов в порядке оказания платных услуг следующим категориям граждан Российской Федерации предоставляются льготы по оплате:

- Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы;

- Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы;

- гражданам, награжденным орденом Святого апостола Андрея Первозванного;

- гражданам, награжденным орденом Ленина;

- гражданам, награжденным орденом "За заслуги перед Отечеством" I - IV степеней;

- гражданам, награжденным орденом "За службу Родине в Вооруженных Силах СССР" трех степеней;

- лауреатам Ленинской премии, государственных премий СССР, РСФСР и Российской Федерации;

- чемпионам Олимпийских, Параолимпийских и Сурдоолимпийских игр;

- участникам Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

- военнослужащим, проходившим службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей Армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее 6-ти месяцев, военнослужащим, награжденным орденами или медалями СССР за службу в указанный период;

- лицам, награжденным знаком "Житель блокадного Ленинграда";

- ветеранам боевых действий;

- членам семей погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг. и ветеранов боевых действий, членам семей погибших в годы Великой Отечественной войны из числа личного состава групп самозащиты объектовых и аварийных команд местной противовоздушной обороны, а также членам семей погибших работников госпиталей и больниц города Ленинграда;

- инвалидам 1-й группы;

- ветеранам труда;

- лицам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и приравненным к ним категориям граждан.

2. Нормативно-правовое регулирование государственной услуги

Предоставление государственных услуг регулируется следующими нормативно-правовыми документами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Бюджетным кодексом Российской Федерации;

- Налоговым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008);

- Положением о Министерстве культуры Российской Федерации (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406, ред. от 15.06.2009);

- Положением о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 407, ред. от 27.01.2009);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный N 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68, зарегистрирован в Минюсте России от 05.05.2009, регистрационный N 13893);

- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 N 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный N 1344);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "11.03.97"

- Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждено приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 года N 375/584/352, зарегистрирован в Минюсте России 15.09.2006, регистрационный N 8296);

- Положением о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 N 170, ред. 22.05.2008);

- Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС (утверждено решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07.2001 N 75);

- Правилами передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (утверждены приказом Федеральной архивной службы России, Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.1999 N 38/230);

- Временным порядком рассекречивания и продления сроков засекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, находящихся в закрытых фондах государственных архивов и центрах хранения документации (утвержден Решением Гостехкомиссии России от 28.06.1994 N 16);

- Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176);

- Классификационным перечнем работ, выполняемых в государственных архивах;

- Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., 2007);

- Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям бюджетных учреждений и организаций системы Государственной архивной службы Российской Федерации (приложение N 5 к приказу Роскомархива от 09.12.92 N 226);

- Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 N 3, зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2009, регистрационный N 13882);

- СНиП 2.08.02-89 "Общественные здания и сооружения";

- СНиП 2.04.05-91 "Отопление, вентиляция, кондиционирование" ;

- СНиП 21-01-97 "Система нормативных документов в строительстве. Строительные нормы и правила Российской Федерации. Пожарная безопасность зданий и сооружений";

- Правилами устройства электроустановок (утверждены Министром топлива и энергетики 06.10.99);

- СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы";

- Законом Ярославской области от 06.05.2010 N 12-з "О государственных информационных ресурсах Ярославской области";

- Постановлением Губернатора Ярославской области от 22.02.2008 N 141 "Об управлении по делам архивов Правительства области";

- Постановлением Губернатора Ярославской области от 17.06.2008 N 445 "Об образовании областной межведомственной комиссии по рассекречиванию документов и о признании утратившим силу отдельных постановлений Губернатора области";

- Постановлением Правительства Ярославской области от 19.08.2008 N 363 "Об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области";

- Постановлением Губернатора Ярославской области от 21.12.2009 N 695 "Об утверждении методик оценки и прогноза потребности в государственных услугах, предоставляемых управлением по делам архивов Правительства Ярославской области и ГУ ЯО "Государственный архив Ярославской области".

3. Состав государственной услуги

Детальное описание состава и содержания государственной услуги закреплено в п. п. 5.7.1., 5.7.2, 5.8 - 5.10 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

4. Показатели качества государственной услуги

4.1. Требования к организации предоставления государственной услуги.

4.1.1. Требования к месту расположения учреждения, оказывающего услугу - транспортная и пешеходная доступность Государственного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области", филиала Центр документации новейшей истории, филиалов в городах Ростове, Рыбинске и Угличе (далее - архивы).

4.1.2. Требования к зданиям и сооружениям - архивы должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях с учетом требований СНиП, п. 2.11.1.1 и 2.11.2.2 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Входы в здания должны быть обозначены соответствующими табличками с указанием полного наименования архива.

4.1.3. Требования к помещениям - оборудование и оснащение помещений должно соответствовать требованиям СанПиН, противопожарной безопасности и охраны труда. Помещения столов справок, предназначенные для оказания государственной услуги, должны быть обозначены специальными табличками. В непосредственной близости от стола справок должен располагаться информационный стенд с указанием графика работы стола справок, сформулированными в доступной форме сведениями о требованиях к содержанию заявления (письма) пользователя, сроках исполнения запросов, порядке выдачи информационных документов, стоимости платных услуг и предоставляемых льготах по оплате.

4.1.4. Требования к материально-техническому обеспечению архивов должны включать:

- средства хранения и мебель: стационарные и передвижные металлические архивные стеллажи, первичные средства хранения (архивные коробки, футляры и т.д.), каталожные шкафы, сейфы для хранения отдельных категорий архивных документов, столы, стулья;

- информационно-коммуникативные средства: компьютеры в комплектации, принтеры, телефоны, в т.ч. с функцией факса, точки доступа в Интернет;

- средства копирования документов: сканеры, копировальные аппараты, фотоаппараты с необходимыми расходными материалами;

- современные программные средства, необходимые для обеспечения всех видов деятельности архива.

Количество оборудования материально-технического оснащения архива определяется исходя из технологических потребностей архива. Программное обеспечение, устанавливаемое на компьютерах в архивах, должно соответствовать требованиям действующих нормативных документов, регламентирующих соответствующую сферу деятельности.

4.1.5. Требования к персоналу.

- нормативная потребность в штатных работниках определяется исходя из основных показателей деятельности архива (объема хранящихся архивных документов, количества запросов пользователей) на основе конкретных расчетов с учетом бюджета рабочего времени, действующих норм времени и выработки, в соответствии с рекомендациями отраслевых методических центров и государственного задания;

- уровень профессиональной компетентности специалистов архива должен соответствовать квалификационным требованиям и должностным инструкциям, устанавливаемым для каждой категории работников нормативными документами;

- не реже одного раза в три года руководители архива и структурных подразделений архива должны проходить повышение квалификации и аттестацию.

4.2. Требования к процессу предоставления государственной услуги:

4.2.1. При предоставлении государственной услуги поставщик выполняет следующие действия:

- консультация пользователя о наличии документов в архиве или их месте хранения, о сроках исполнения запросов;

- прием и регистрация запроса пользователя в столе справок (канцелярии);

- рассмотрение запроса пользователя руководством архива (уполномоченным должностным лицом);

- направление запроса пользователя на исполнение в соответствующее подразделение (непосредственно исполнителю);

- просмотр запроса и изучение научно-справочного аппарата, составление ответа по установленной форме с рекомендацией о месте хранения запрашиваемых документов или ответа об отсутствии документов;

- предварительное согласование с пользователем стоимости и сроков исполнения запроса (в установленных случаях);

- выдача пользователю мотивированного отказа в предоставлении услуги;

- заказ и получение исполнителем в соответствующем подразделении необходимого архивного справочника;

- выявление исполнителем архивных документов в соответствии с запросом пользователя по архивным справочникам;

- возвращение архивного справочника исполнителем в соответствующее подразделение;

- оформление исполнителем заказа на выдачу архивных документов, выявленных в соответствии с запросом пользователя;

- визирование заказа (разрешение на выдачу) заведующим подразделением (уполномоченным должностным лицом), заведующим архивохранилищем, директором архива - в установленных случаях;

- выдача архивных документов из архивохранилища с фиксацией в соответствующем журнале;

- выявление исполнителем информации по архивным документам;

- написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме;

- возвращение архивных документов в архивохранилище с проставлением отметки в соответствующем журнале;

- расчет платы за исполнение запроса с оформлением акта-расчета (при исполнении запроса в порядке оказания платных услуг);

- направление пользователю уведомления о стоимости предоставленной услуги и порядке оплаты;

- уведомление исполнителя о получении в бухгалтерии архива подтверждения оплаты услуги пользователем (оплате услуги через кассу архива);

- высылка пользователю информационного документа по почте простым письмом;

- направление информационного документа в управление по делам архивов Правительства области для проставления апостиля;

- выдача пользователю (доверенному лицу пользователя) информационного документа в случае личного обращения в архив под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа (доверенности, оформленной в установленном порядке). Заверенные апостилем информационные документы выдаются на руки заявителю (пользователю) при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

4.2.2. При получении государственной услуги получатель выполняет следующие действия:

- направляет по почте или представляет лично в архив запрос, который должен содержать наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, юридического лица (для физического лица - фамилия, имя, отчество), почтовый и (или) электронный адрес пользователя, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;

- оплатить исполнение запроса (при исполнении запроса в порядке оказания платных услуг) и представить поставщику копию платежного поручения;

- оплатить государственную пошлину и представить поставщику квитанцию об оплате;

- при личном обращении за получением информационного документа предъявить паспорт или иной удостоверяющий документ.

Льготы по оплате, предоставляемые льготным категориям граждан Российской Федерации, реализуются по предъявлению гражданином при подаче заявления соответствующего документа, подтверждающего его право на льготу, с проставлением уполномоченным сотрудником на анкете-заявлении соответствующей отметки.

4.3. Требования к результату оказания государственной услуги:

4.3.1. Результатом предоставления государственной услуги являются: информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

4.3.2. Показатели качества результата государственной услуги:

- доля запросов, исполненных в установленные сроки.

5. Порядок оказания государственной услуги

5.1. Порядок информирования об услуге:

В общедоступной зоне в архиве (доступном для посетителей месте), на сайте архива (при его наличии) должна быть размещена следующая информация:

- информация о наименовании учреждения и режиме его работы;

- полный перечень оказываемых услуг с указанием их стоимости;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- информация о времени и месте приема посетителей;

- информация о номерах телефонов и электронном адресе учреждения;

- извлечения из законодательных, нормативных и локальных актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- информация о способах доведения получателями государственной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе учреждения.

Специалисты архива, непосредственно взаимодействующие с посетителями архива, должны иметь нагрудные карточки с указанием фамилии, имени и отчества.

5.2. Данные о поставщиках услуги:

- Государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее ГУ ЯО ГАЯО);

- филиал ГУ ЯО ГАЯО - Центр документации новейшей истории;

- филиал ГУ ЯО ГАЯО в. г. Ростове;

- филиал ГУ ЯО ГАЯО в г. Рыбинске;

- филиал ГУ ЯО ГАЯО в г. Угличе.

5.3. Условия предоставления услуги либо отказа в ее предоставлении:

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны: наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество; почтовый или электронный адрес пользователя; интересующие заявителя сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, личная подпись гражданина, дата отправления.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Основанием отказа в предоставлении государственной услуги, в том числе в приеме заявления (письма), является:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- не предоставление (отказ заявителя (пользователя) в предоставлении) копии платежного поручения о перечислении платы за исполнение запроса при исполнении запроса в порядке оказания платных услуг.

5.4. Порядок обжалования получателем услуги действий поставщика:

Заявитель (пользователь) может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления государственной услуги.

Действия (бездействие) ответственных исполнителей могут быть обжалованы:

- директору архива;

- учредителю (Правительству Ярославской области);

- в судебном порядке.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Директор архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает решение об удовлетворении требований обратившегося либо об отказе в их удовлетворении.

Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему жалобу, с разъяснением порядка обжалования данного решения.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу любого должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов, а гражданину, направившему жалобу, сообщено о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст жалобы не поддаётся прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чём сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменной жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архив или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.

В случае если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в архив.

5.5. Права получателя услуги и поставщика:

- получатель имеет право использовать, передавать, распространять информацию и копии архивных документов, полученных в результате предоставления услуги, для любых законных целей и любым законным путем;

- поставщик имеет право ограничивать при исполнении запросов доступ к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к сведениям о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведениям, создающим угрозу его безопасности (в течение установленных законодательством сроков). Поставщик имеет право исполнять запросы пользователей только в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

5.6. Цены и тарифы:

В установленных действующими нормативно-правовыми актами случаях запросы пользователей исполняются в порядке оказания платных услуг. Расчет стоимости услуги производится в соответствии с Уставом ГУ ЯО ГАЯО, утверждаемым приказом директора ГУ ЯО ГАЯО "Временными ценами на платные услуги по использованию документов Архивного фонда Ярославской области и упорядочению архивных документов и оказанию консультативно-методической помощи организациям". Рассчитанная в установленном порядке стоимость услуг зависит от вида запроса, хронологических границ использованных архивных документов, количества выявленных архивных документов. В случаях, установленных действующими локальными актами поставщика услуги, отдельным категориям пользователей устанавливаются льготы по оплате услуги.

6. Порядок контроля соблюдения базовых требований к качеству

6.1. Контроль за соответствием качества оказанной государственной услуги утвержденным показателям качества осуществляется путем проведения управлением по делам архивов Правительства области проверок поставщика государственной услуги на основе ежегодно составляемых планов проведения проверок либо на основании поступивших жалоб на качество предоставляемой государственной услуги. План проведения проверок утверждается заместителем Губернатора области. Основной целью проверки является контроль за исполнением требований разделов 3 - 5 настоящих базовых требований.

Проверки проводятся не реже 1 раза в год по месту фактического оказания государственной услуги в установленные для проверяемого учреждения рабочие часы и дни.

Проверка проводится на основании приказа заместителя Губернатора области. В приказе о проведении проверки указываются:

- наименование органа, осуществляющего проверку;

- фамилия, имя, отчество, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

- наименование учреждения, фамилия, имя, отчество руководителя учреждения, проверка которого проводится;

- правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования;

- цели, задачи, предмет проверки;

- сроки проведения проверки и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- перечень документов, предоставление которых учреждением необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки.

6.2. Проверка проводится с предварительным уведомлением проверяемого учреждения:

- о проведении проверки, предусмотренной ежегодным планом, учреждение уведомляется управлением не позднее чем в течение трёх рабочих дней до начала её проведения посредством направления копии приказа заместителя Губернатора области о начале проведения проверки в письменной форме или иным доступным способом;

- о проведении проверки на основании поступивших жалоб учреждение уведомляется не менее чем за двадцать четыре часа до её проведения любым доступным способом.

Предварительное уведомление может содержать требование о заблаговременной (к началу проверки) подготовке необходимых материалов и документов, а также о проведении других подготовительных мероприятий. Проверка проводится должностным лицом на основании предъявленного им руководителю проверяемого учреждения (или лицу, его замещающему) приказа и служебного удостоверения.

6.3. В период проведения проверки должностное лицо вправе:

- в рабочие дни и часы посещать территорию и помещения проверяемого учреждения;

- требовать от руководителя проверяемого учреждения присутствия во время проведения проверки работников этого учреждения для своевременного ответа на поставленные вопросы и представления соответствующих документов;

- требовать от руководителя и работников проверяемого учреждения необходимые по существу проверки справки, в том числе справки, составленные на основании имеющихся документов, устные разъяснения, а также письменные объяснения;

- требовать от руководителя проверяемого учреждения необходимые оригиналы документов или их копии, делать копии документов, относящихся к предмету проверки.

6.4. В период проведения проверки должностное лицо не вправе:

- осуществлять проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя учреждения или должностного лица, временно исполняющего обязанности руководителя;

- требовать предоставления документов и информации, если они не являются объектом проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

- распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, служебную, иную охраняемую законом тайну;

- превышать установленные сроки проведения проверки; осуществлять выдачу учреждениям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.

6.5. В период осуществления проверки должностное лицо обязано:

- своевременно и в полном объеме исполнять предоставленные ему полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений утвержденных показателей качества;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы проверяемого учреждения;

- проводить проверки на основании и в строгом соответствии с приказом заместителя Губернатора области;

- не препятствовать руководителю проверяемого учреждения и уполномоченным им лицам присутствовать при проведении проверки, давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- не препятствовать осуществлению деятельности проверяемого учреждения;

- обеспечивать сохранность и возврат оригиналов документов, полученных в ходе проверки;

- составлять акт по результатам проверки;

- ознакомить руководителя проверяемого учреждения с актом, составленным по результатам проверки.

6.6. По результатам проверки должностным лицом управления по делам архивов составляется акт проверки, в котором указывается:

- дата, время, место составления акта проверки;

- фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводивших проверку;

- наименование проверяемого учреждения, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя или должностного лица, временно исполняющего обязанности руководителя, присутствовавшего при проведении проверки;

- период проведения проверки;

- сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, установленных правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

- выводы, содержащие оценку результатов соответствия качества услуг, и предложения по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается должностным лицом управления по делам архивов, а также руководителем учреждения, в отношении которого проводилась проверка. В случае отказа руководителя учреждения подписать акт составляется отдельный акт о том, что руководитель проверяемого учреждения с актом ознакомлен, но от подписи отказался.

Акт проверки составляется в 2 экземплярах, один из которых направляется руководителю учреждения, в отношении которого проводилась проверка.