Приложение N 1. Административный регламент архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района по исполнению муниципальной функции (предоставлению муниципальной услуги) "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц"

Приложение N 1
к постановлению
Администрации Пошехонского
муниципального района
Ярославской области
от 18 мая 2010 г. N 422

Административный регламент архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района по исполнению муниципальной функции (предоставлению муниципальной услуги) "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц"

I. Общие положения

1.1.Наименование муниципальной услуги.

Административный регламент по исполнению архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов от физических и юридических лиц (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района (далее - архив), порядок взаимодействия между архивом и организациями при осуществлении полномочий по приему на хранение архивных документов от физических и юридических лиц в пределах своей компетенции для систематического пополнения (далее - комплектования) архива документами Архивного фонда РФ.

Архивные документы физических и юридических лиц, прошедшие экспертизу ценности документов, включаются в состав Архивного фонда РФ, в установленном порядке принимаются на учет и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации ПМР.

Документы по личному составу долговременного срока хранения, являются разновидностью архивных документов и отражают трудовые отношения работника с работодателем.

Документы по личному составу подлежат приему на хранение в архив в следующих случаях:

- при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий архив;

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, в случае отсутствия правопреемника передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и архивом.

Архивные документы, находящиеся в частной собственности организаций и физических лиц, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и принимаются в архив на основании договоров между собственником или владельцем архивных документов и архивом.

При наличии свободных площадей архив может осуществлять прием архивных документов на временное хранение на основе договора от организаций, не являющихся источниками комплектования архива.

1.2. Нормативно-правовое регулирование исполнения муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов от физических и юридических лиц осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 06 марта 2007 г.);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

2. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования об исполняемой муниципальной услуге.

Сведения о приеме на хранение архивных документов от организаций и физических лиц, являются открытыми.

Доступ к сведениям о приеме на хранение архивных документов может осуществляться также и по запросам физических и юридических лиц. Запросы поступают в архивный отдел в письменной или устной форме.

Специалист отдела осуществляет исполнение запросов в срок, не превышающий 30 дней со дня их получения.

Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится: по телефону; по письменным обращениям; по электронной почте; посредством личного обращения в архив.

При ответах на телефонные звонки специалист архива подробно в вежливой форме информирует обратившегося по интересующему его вопросу. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Для подготовки ответа, требующего времени, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования по интересующему его вопросу.

Информирование посредством личного общения может осуществляться по предварительному договору по телефону в соответствии с графиком приема посетителей в архиве. Специалист архива обязан принять посетителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день по устному договору сторон.

При информировании по письменному обращению ответ направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

Обращения исполняются в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления обращения.

Место нахождения архивного отдела: г. Пошехонье, ул. Преображенского, 2. Ярославская область

Почтовый адрес для направления документов и обращений: 152850, г. Пошехонье, ул. Преображенского, 2, Ярославская область

Телефон архивного отдела: (485- 46) 2-17-38. Факс: (485-46) 2-27-95. Электронный адрес: admin@posh.adm.yar.ru

График работы архивного отдела Администрации ПМР: понедельник, вторник, среда, четверг с 8.30 до 17.30; пятница с 8.30 до 16.30. Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходной. Приемные дни: понедельник, вторник, среда.

2.2. Органы и организации, участвующие в исполнении муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов от физических и юридических лиц (далее - организаций-источников комплектования) осуществляет архивный отдел Администрации ПМР.

Технологическое обеспечение исполнения муниципальной услуги осуществляется специалистами архива путем утверждения сводных списков организаций-источников комплектования архивного отдела экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов Правительства Ярославской области и согласования плановых показателей архивного отдела по приему на хранение архивных документов от организаций и физических лиц и контроля за их выполнением на основе анализа представляемых квартальных и годовых отчетов архивного отдела.

Архивный отдел ежегодно в срок до 01 декабря составляет списки физических лиц и организаций-источников комплектования архивного отдела, графики согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на хранение организаций-источников комплектования на следующий год.

Муниципальная услуга "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" осуществляется бесплатно.

3. Административные процедуры

Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций-источников комплектования, передающих документы на хранение.

Реализация муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов от организаций и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры:

3.1. Организация архивным отделом работы по приему архивных документов.

В целях организации приема архивных документов, архивный отдел ежегодно определяет основные направления своей деятельности по приему документов на следующий год в направляемых в срок до 1 декабря в Управление по делам архивов Правительства Ярославской области сведения по планированию.

В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

3.2. Подготовка архивных документов в организациях- источниках комплектования архивного отдела.

Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архив определяется номенклатурой дел организации - источника комплектования архивного отдела на год, утвержденной руководителем организации, и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЭПМК Управления по делам архивов Правительства Ярославской области.

По истечении установленного нормативными документами срока на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности в организациях-источниках комплектования составляются описи дел, являющиеся основным учетным и справочным документом. Ежегодно описи, составленные в организациях-источниках комплектования представляются на ЭПМК Управления в установленном порядке.

Номенклатуры и описи дел территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций утверждаются и согласуются только на ЭПМК Управления в соответствии с заключенными договорами о взаимодействии и сотрудничестве.

ЭПМК Управления принимает решение:

- об утверждении годовых разделов описей дел документов постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности физических лиц и организаций-источников комплектования архивного отдела, на основании проведенной специалистами Управления экспертизы ценности документов и их письменных заключений. При наличии замечаний, представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в архив для анализа полученных замечаний и их устранения.

После утверждения описей дел на ЭПМК Управления на основании проведенной экспертизы ценности архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ.

3.3. Порядок работы архивного отдела по приему архивных документов на хранение.

По истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда в организациях-источниках комплектования архивного отдела, установленных законодательством РФ, документы передаются на хранение в архивный отдел Администрации муниципального района в упорядоченном состоянии.

Архив за месяц до установленного срока в письменной форме информируют организации-источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

В определенные графиком сроки архив организует прием архивных документов на хранение в установленном порядке.

В исключительных случаях по просьбе организации - источника комплектования архивного отдела, изложенной в письменной форме, и по согласованию с Управлением возможна корректировка сроков приема архивных документов в пределах календарного года.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования.

3.4. Прием документов от ликвидированных организаций.

В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архивного отдела, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел Администрации муниципального района.

В случае ликвидации организации при отсутствии правопреемника, не являющейся источником комплектования архивного отдела, уполномоченный представитель организации обращается в архивный отдел с просьбой о приеме документов по личному составу, предоставив необходимые документы, свидетельствующие о ликвидации организации.

Архивный отдел определяет сроки и условия передачи документов на хранение в упорядоченном состоянии в установленном порядке.

3.5. Срок исполнения муниципальной услуги.

Срок исполнения муниципальной функции - 1 год после согласования на заседании ЭПМК списков, согласования начальником Управления годовых планов работы каждого архивного отдела.

4. Контроль за исполнением муниципальной услуги

Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют специалисты Управления путем:

- анализа выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по упорядочению и приему документов на хранение в архивные отделы от организаций и физических лиц в соответствии с представленными графиками;

- проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи документов на хранение в период плановых проверок работы архивных отделов.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения муниципальной услуги (предоставления муниципальной услуги)

Физические и юридические лица, обратившиеся в архивный отдел по вопросу приема архивных документов, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги, на основании настоящего Регламента, устно или письменно в Администрацию района непосредственно к Главе Администрации МР или его заместителю. В письменной жалобе указываются: полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации); почтовый адрес; предмет жалобы; подпись.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента поступления.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги.

Обратившемуся лицу направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.