Постановление Администрации Угличского муниципального района Ярославской области от 18 мая 2011 г. N 516 "О состоянии делопроизводства в области архивного дела в организациях-источниках комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района"

За 2010 год отделом по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района проведена определенная работа по обеспечению учета и сохранности управленческой документации организаций-источников комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района и достигнуты следующие результаты:

На 01 января 2011 года объем документов, принятых на хранение, составляет 92 фонда, в количестве 20586 дел, в том числе 39 фондов постоянного срока хранения в количестве 4220 дел, 52 фондов и 1 архивной коллекции документов по личному составу, состоящей из 28 ликвидированных предприятий и организаций, в количестве 16366 дел.

В список организаций-источников комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района включены 55 организаций.

На 01 декабря 2010 года была проведена паспортизация архивов организаций - источников комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района. Результаты паспортизации показали, что из общего количества организаций:

1) 48 организаций имеют положения об архиве и экспертной комиссии (87%).

2) 49 организаций имеют номенклатуры дел (89%).

3) 1 организация имеет инструкцию по делопроизводству.

4) 8 организаций не имеют отдельных помещений под архив (14%).

5) у 15 организаций (27%) архив загружен от 85% до 100%.

6) лишь 1 организация имеет штатного архивиста, а в 54 (98,2%) эти функции выполняют работники, занимающие другие должности.

В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов в архивах организаций за 2010 год проведена следующая работа:

- оказана методическая помощь в разработке 18 положений об архиве и экспертной комиссии (при плане 2); 9 номенклатур дел общим объемом 714 статей (при плане 2 номенклатуры дел по количеству 101 статья);

- оказана практическая и методическая помощь в научно-технической обработке документов 15 организациям-источникам комплектования: утверждено 20 описей дел постоянного срока хранения на 1264 дел (при плане 517 дел), что на 39% больше по сравнению с 2009 годом;

- оказана практическая и методическая помощь в составлении и согласовании описей дел по личному составу 7 организациям - источникам комплектования: согласовано 40 описей дел по личному составу на 660 дел (при плане 190 дел).

На основании вышеизложенного в целях дальнейшего повышения эффективности работы отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района по организации хранения, комплектования и учета документов архивного фонда Угличского района, в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 25 Устава района и на основании решения коллегии от 12.05.2011 N 2 Администрация Угличского муниципального района постановляет:

1. Принять к сведению информацию начальника отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района Незговоровой А.Ю. о состоянии делопроизводства в области архивного дела в организациях-источниках комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Утвердить прилагаемый План основных мероприятий по повышению эффективности работы с организациями-источниками комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района на 2011-2012 гг.

3. Руководителям организаций-источников комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района:

3.1. Разработать и утвердить в установленном порядке инструкции по делопроизводству (кроме МУ "Администрация Угличского муниципального района") в течение 2011-2012 гг.

3.2. Ликвидировать задолженность в соответствии с Планом-графиком приема-передачи архивных документов на постоянное хранение в отдел по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района, утвержденным распоряжением Администрации Угличского муниципального района от 24.02.2011 N 33.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Главы Администрации района Ясинского А.И.

5. Опубликовать настоящее постановление в "Угличской газете".

Глава района

Э.М. Шереметьева

План
основных мероприятий по повышению эффективности работы с организациями-источниками комплектования отдела по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района на 2011-2012 гг.
(утв. постановлением Администрации Угличского муниципального района Ярославской области от 18 мая 2011 г. N 516)

	Наименование мероприятия	Финансирование (тыс. руб.)	Сроки исполнения	Исполнитель
1	2	3	4	5
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ РФ
1	Проработать вопрос о выделении дополнительных площадей под архивохранилище (перераспределение площадей между филиалом ГУ ЯО "Государственный архив Ярославской области" в городе Угличе и отделом по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района, расположенными в здании по адресу: г. Углич, ул. Северная, д.16в)	-	до августа 2011 года	и.о. первого заместителя Главы Администрации района Ясинский А.И., начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
2	Оборудование помещений ОУАД средствами пожарной сигнализации	9,0	до июня 2012 года	начальник ОУАД Незговорова А.Ю., начальник АКУ Ягненкова Е.В., начальник УФ Прокофьев А.А.
3	Составление сметы расходов на косметический ремонт служебных помещений ОУАД	-	до июня 2011 года	начальник УСиИ Маракушина Л.А.
4	Выполнение косметического ремонта служебных помещений ОУАД	согласно смете	2011-2012 годы	начальник ОУАД Незговорова А.Ю., начальник АКУ Ягненкова Е.В., начальник УФ Прокофьев А.А.
5	Обеспечение компьютерной техникой (1 компьютер)	-	до июня 2011 года	начальник ИАУ Лимонов И.А.
6	Проверка наличия дел (проверка физического состояния дел, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия с итоговыми записями в описях и т.д.)	-	в соответствии с планом проверки наличия	специалисты ОУАД
7	Проведение паспортизации муниципального архива	-	декабрь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
2. Формирование АФ РФ. Организационно-методическое руководство архивами организаций-источников комплектования отдела по управлению архивным делом
1	Организация внедрения Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558	-	постоянно	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
2	Работа по уточнению списка организаций-источников комплектования ОУАД	-	постоянно	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
3	Составление и утверждение плана-графика приема-передачи архивных документов на постоянное хранение	-	январь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
4	Оказание методической и практической помощи в подготовке положений об архиве и ЭК учреждений, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу	-	постоянно	специалисты ОУАД
5	Оказание методической помощи в проведении проверки наличия и состояния дел, хранящихся в архивах организаций-источников комплектования ОУАД, в работе по подготовке к уничтожению дел, не подлежащих хранению	-	по необходимости	специалисты ОУАД
6	Оказание методической и практической помощи в составлении и ведении учетных документов архива организаций-источников комплектования ОУАД	-	по необходимости	специалисты ОУАД
7	Организация работы по составлению паспорта архива организаций-источников комплектования ОУАД	-	октябрь-ноябрь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
8	Составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования ОУАД	-	декабрь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
9	Проведение комплексных проверок деятельности архивов организаций-источников комплектования ОУАД	-	по утвержденному графику	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
10	Проведение тематических проверок деятельности архивов организаций-источников комплектования ОУАД	-	по утвержденному графику	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
11	Проведение контрольных проверок деятельности архивов организаций-источников комплектования ОУАД	-	по утвержденному графику	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
12	Консультирование работников, ответственных за архив, организаций-источников комплектования ОУАД	-	постоянно	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
13	Работа по составлению тематики и организация проведения семинаров для ответственных за архив в организациях-источниках комплектования ОУАД	-	по необходимости	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
3. Организационные мероприятия
14	Составление плана работы ОУАД на год	-	ноябрь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
15	Составление отчета о выполнении плана работы ОУАД за год	-	декабрь	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.
16	Участие в работе Совета по архивному делу при управлении по делам архивов Правительства Ярославской области	-	постоянно	начальник ОУАД Незговорова А.Ю.

Сокращения:

АКУ - административно-контрольное управление Администрации Угличского муниципального района;

ИАУ - информационно-аналитическое управление Администрации Угличского муниципального района;

ОУАД - отдел по управлению архивным делом Администрации Угличского муниципального района;

УСиИ - управление строительства и инвестиций Администрации Угличского муниципального района;

УФ - управление финансов Угличского муниципального района.