Распоряжение Губернатора Ярославской области от 31 июля 2009 г. N 164-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве Ярославской области"

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти.

3. Признать утратившими силу:

- распоряжение главы администрации области от 18.01.1994 N 21-р "О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области";

- распоряжения Губернатора области:

от 10.02.1997 N 17-р "Об утверждении бланков Администрации Ярославской области";

от 31.10.1997 N 176-р "Об организации делопроизводства в Администрации области";

от 05.04.2000 N 50-р "Об утверждении бланков";

от 19.06.2000 N 101-р "О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 N 50-р";

от 07.08.2001 N 173-р "Об утверждении бланков";

от 19.06.2002 N 109-р "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области";

от 10.04.2007 N 83-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 N 173-р";

от 14.02.2008 N 23-р "Об утверждении бланков".

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Березкина С.В.

5. Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2009 года.

Губернатор Ярославской области

С.А. Вахруков

Инструкция
по делопроизводству в правительстве Ярославской области
(утв. распоряжением Губернатора области
от 31 июля 2009 г. N 164-р)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами и контроля их исполнения в Правительстве области и его структурных подразделениях (далее - структурные подразделения, структурное подразделение).

3. Инструкция разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), регламентом Правительства Ярославской области (далее - Регламент).

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляется административно-контрольным управлением Правительства Ярославской области (далее - административно-контрольное управление).

7. Делопроизводство в Правительстве области организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство".

Программное и информационное обеспечение автоматизированной системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется департаментом информатизации и связи Ярославской области (далее - департамент информатизации и связи).

8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти, орган исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции. Требования подраздела 2 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.

9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Работники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.

10. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются отдельным постановлением Губернатора области.

11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией N 3-1, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г.

12. Регистрация и учет служебных документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией, утвержденной распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 апреля 1996 года N 738с.

13. Порядок рассмотрения обращений граждан и организация их приема в Правительстве области определяются Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 19.06.2008 N 453 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области".

II. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется специалистами, определяемыми руководителем структурного подразделения. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;

- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

- ознакомление работников с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;

- учет, хранение, выдача бланков документов;

- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;

- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

- оформление исходящих документов, передача их на отправку;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

- организация уничтожения служебных документов в соответствии с установленным порядком;

- ознакомление вновь принятых работников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными актами по вопросам работы с документами и ведению делопроизводства;

- проведение инструктажа работников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.

2. Должностные обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются должностными регламентами.

3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.

4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается.

5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

6. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в административно-контрольное управление. В этом случае руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника административно-контрольного управления.

Передача работниками структурных подразделений документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей структурных подразделений.

7. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением коммуникаций и общественных связей Правительства Ярославской области.

III. Правила подготовки и оформления документов

1. Бланки документов

1.1. Документы в Правительстве области должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, располагаемых в соответствии с пунктом 2.3 подраздела 2 данного раздела Инструкции.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги различных форматов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Бланки документов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) используются для изготовления служебных писем, правовых актов, учредительных и организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и других документов.

На листах формата А6 (105 x 148 мм) изготавливаются особые виды должностных бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения) руководителя.

Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы со множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Такие размеры устанавливаются с учетом необходимости размещения некоторых реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы должны иметь одинаковые размеры полей.

1.2. В Правительстве области применяются следующие бланки:

бланк письма Губернатора Ярославской области (приложение 1 к Инструкции);

бланк письма Правительства Ярославской области (приложение 2 к Инструкции);

бланк постановления Губернатора Ярославской области (приложение 3 к Инструкции);

бланк распоряжения Губернатора Ярославской области (приложение 4 к Инструкции);

бланк постановления Правительства Ярославской области (приложение 5 к Инструкции);

бланк приказа Правительства Ярославской области (приложение 6 к Инструкции).

Бланки документов структурных подразделений разрабатываются этими подразделениями с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, и постановления Губернатора области от 05.09.2008 N 671 "О порядке использования многоцветного и одноцветного вариантов герба Ярославской области на бланках в органах исполнительной власти Ярославской области".

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

1.3. Бланки с использованием герба Ярославской области, необходимые для обеспечения деятельности Губернатора области и Правительства области, изготавливаются типографским способом по заказу административно-контрольного управления.

Бланки подлежат строгому учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Использование ксерокопий бланков для создания документов не допускается.

Учет, выдачу, хранение бланков с использованием герба Ярославской области осуществляет административно-контрольное управление, а в структурных подразделениях, органах исполнительной власти области - персонально ответственные за это лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения или органа. Эти сотрудники имеют право получать указанные бланки в административно-контрольном управлении.

Бланки писем Губернатора области выдаются только в приемную Губернатора области, приемные первого заместителя и заместителей Губернатора области, представительство Правительства области при Правительстве Российской Федерации, машинописное бюро административно-контрольного управления, первый отдел, второй отдел, государственно-правовое управление Правительства Ярославской области, отдел наград управления государственной службы Правительства Ярославской области.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, может иметь другие оттенки светлых тонов.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволит зрительно отличать подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, писем, подписываемых Губернатором области

2.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области (далее - проекты постановлений, распоряжений) производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с требованиями Регламента.

2.2. Проект постановления, распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложения 3 - 5 к Инструкции) красками насыщенного цвета, шрифтом Times New Roman 14-го размера.

2.3. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты:

герб Ярославской области;

наименование органа, издавшего документ: Губернатор Ярославской области - на постановлениях и распоряжениях Губернатора области; Правительство Ярославской области - на постановлениях Правительства области;

наименование вида акта - постановление, распоряжение.

Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.

Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым способом и состоит из предлога "от" и даты подписания документа, например, "от 21.11.2007".

Предлог "от" и знак "N" печатаются при изготовлении бланка в типографии.

Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

К порядковому номеру постановления, принимаемого на заседании Правительства области, через дефис добавляется буква "п", например, "N 215-п".

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, "N 117-р".

Место издания - г. Ярославль - печатается при изготовлении бланка в типографии.

Заголовок отделяется от реквизита "Место издания" 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы. Прочие требования к оформлению заголовка приведены в пункте 3.14 подраздела 3 данного раздела Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст проекта постановления, распоряжения выравнивается по левой и правой границам текстового поля; при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между словами. Преамбула (если есть), а также каждый новый пункт или абзац печатаются с красной строки, размер которой составляет 1,25 - 1,27 сантиметра или 5 печатных знаков.

Текст проекта постановления, распоряжения должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

При составлении текста документа особое внимание следует уделять последовательности представления информации, четкому выделению ее основных частей, т.е. структуре текста. Под структурой теста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть, в распоряжениях - распорядительную.

В преамбуле проекта постановления, распоряжения указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; копии этих документов обязательно должны быть приложены к проекту постановления, распоряжения.

Преамбула в постановлениях Губернатора области завершается словом "постановляю", в постановлениях Правительства области - словами "Правительство области постановляет". Завершающие слова печатаются с новой строки от границы левого поля прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В постановляющей (распорядительной) части должны содержаться конкретные поручения, описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, даваться поручения о контроле за исполнением.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного документа.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте на них обязательно дается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор области", инициалов и фамилии Губернатора области или слов "Первый заместитель Губернатора области", инициалов и фамилии первого заместителя Губернатора области. Слова "Губернатор области" печатаются в одну строку, слова "Первый заместитель Губернатора области" - в две строки от границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора области, первого заместителя Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.

Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта постановления, распоряжения на одной странице.

Образец оформления проекта постановления Губернатора области приведен в приложении 7 к Инструкции, постановления Правительства области - в приложении 8 к Инструкции.

2.4. Оформление приложений.

Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифта и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.

В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и др.

Если в тексте проекта постановления, распоряжения дается ссылка "приложение", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на постановление или распоряжение. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал:

Приложение
к постановлению Губернатора области
от ____________ N ____

При наличии в тексте проекта постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер:

Утверждено
постановлением Губернатора области
от ____________ N ____

Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, рекомендации - Утверждены.

Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал пишется слово "Форма", а далее идет заголовок приложения:

Приложение 1
к Порядку

Форма

Отчет
об использовании субсидии на компенсацию затрат сельхозтоваропроизводителей на горюче-смазочные материалы

Слово "Форма", как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы (как, например, в приложении 26 к Инструкции).

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, полужирным шрифтом. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами:

Положение об управлении государственной службы Правительства Ярославской области

Через 2 - 3 межстрочных интервала печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами, разделенными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня:

I. Общие положения

1. Текст пункта.

2. Текст пункта.

3. Текст пункта:

3.1. Текст подпункта.

3.2. Текст подпункта.

3.3. Текст подпункта.

И т.д.

или:

1. Общие положения

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.

Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться следующего порядка ее пояснения:

- сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;

- далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой ставится запятая;

- на следующей после формулы строке от левого края текстового поля пишется слово "где" и ставится двоеточие;

- далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в ее составе:

Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:

где:

ПБ_(t-1) - объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

ПБ_t - объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.

Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти, подготовившего проект. Виза руководителя на приложениях к проектам постановлений, распоряжений, а также на приложениях к таким приложениям проставляется на оборотной стороне последнего листа. Исполнитель визирует (на обороте) каждый лист приложения.

2.5. Требования к оформлению листа согласования к проекту постановления, распоряжения.

Согласование проекта документа оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа постановляющей части проекта документа. Образец оформления листа согласования приведен в приложении 9 к Инструкции.

В случае если проект постановления, распоряжения не согласован в каком-либо структурном подразделении, органе исполнительной власти или по проекту имеются замечания, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования или замечания к проекту, подписанные должностным лицом.

На листе согласования постановления, распоряжения исполнитель указывает список адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует исходить из необходимости доведения документа до соответствующих организаций и должностных лиц. Если количество адресатов в списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к проекту постановления, распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на листе согласования делается отметка "Направить: по списку (прилагается)". Список рассылки подписывается исполнителем. При необходимости исполнитель может указать формат запрашиваемой копии проекта, например:

Направить: департамент строительства Ярославской области (копия в формате А4).

На листе согласования проекта постановления Правительства области указывается список лиц, которые должны быть приглашены на заседание для рассмотрения данного вопроса. При составлении такого списка указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и номер телефона приглашаемых лиц.

2.6. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения.

Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.

заголовок - печатается, отделяется 2 межстрочными интервалами от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения, к которому подготовлена пояснительная записка.

Пояснительная записка подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).

2.7. Сопроводительный лист к проекту постановления, распоряжения.

При необходимости исполнитель составляет к проекту постановления, распоряжения сопроводительный лист, в котором отражается ход согласования проекта документа. В сопроводительном листе указываются вид и заголовок правового акта, в специально отведенных местах делаются отметки о поступлении проекта документа на согласование в структурные подразделения, органы исполнительной власти, учреждения и организации, а также о фактах нарушения процедуры согласования, определенной Регламентом. Сопроводительный лист подписывается руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект постановления, распоряжения, и исполнителем. Форма сопроводительного листа приведена в приложении 10 к Инструкции.

2.8. Требования по оформлению экспертного заключения (замечаний) по проекту постановления, распоряжения.

Экспертное заключение (замечания) по проекту постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом;

заголовок - печатается через 2 межстрочных интервала от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения, по которому подготовлено экспертное заключение (замечания).

Экспертное заключение (замечания) подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).

2.9. Требования к содержательной стороне проекта постановления, распоряжения.

В текстах проектов постановлений, распоряжений и текстовых приложениях употребляются полные официальные наименования органов, учреждений и организаций, а также допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объема документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия после первого его упоминания в тексте:

Правила подготовки организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) подготовлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области.

Перегружать текст документа аббревиатурами не следует, т.к. это снижает его официальность и в некоторых случаях затрудняет восприятие информации. В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в документе.

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

Внесение поправок, меняющих смысл документа, в согласованные проекты правовых актов не допускается.

Внесение изменений в подписанные правовые акты не допускается.

2.10. Требования к оформлению текстов проекта постановления, распоряжения.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления, распоряжения. Левое поле - 35 миллиметров, правое - 10 миллиметров, нижнее - 20 миллиметров. При оформлении проекта постановления, распоряжения на двух и более страницах верхнее поле также устанавливается в размере 20 миллиметров.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в постановлениях, распоряжениях не допускается. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов "Российская Федерация".

Цифровое написание даты включает 8 знаков и не содержит в конце буквы "г" и точки либо слова "года".

Например: "03.01.2000".

Не допускается вместо года "2000 (2001, 2002)" писать "00 (01, 02)".

В тексте нормативного правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: "05 января 2001 года". Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, - обязательно.

В тексте правового акта инициалы рекомендуется ставить после фамилии. Не допускается переносить на другую строку или страницу инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака "N"), в марках машин, механизмов, в обозначениях нормативных документов. В числах, состоящих из целой и дробной частей, точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

(наименование структурного подразделения)

Дело N ________ том N _________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________

(дата)

На ___________ листах

Хранить _____________

Ф. N ......................................................

Оп. N ...................................................

Д. N ......................................................

Формат С4 (230 x 320 мм)

2.11. Требования к оформлению таблиц.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы. Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 "N п/п", после которой текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имён собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы:

Наименование объекта	Объём финансирования за счёт средств
	федерального бюджета	областного бюджета	местного бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе "Единица измерения") употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и т.п.).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается:

N п/п	Наименование мероприятия	Объём финансирования в 2007 году (тыс. рублей)	Объём финансирования в 2008 году (тыс. рублей)
1.	Финансирование детских оздоровительных учреждений в том числе:	5000	7000
	ДОЦ "Русь", расположенный в Тутаевском муниципальном районе	50	70

Если в таблице есть строки, содержащие слова "Итого", "Всего", то после указанных слов двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах цифры заменять кавычками нельзя:

N п/п	Наименование организации-поставщика	Единица измерения	Количество	Срок поставки	Наименование ответственного органа
1.	ОАО "НПО "Сатурн": авиационные двигатели	штук	100	I квартал 2008 года	департамент промышленности, предпринимательства, потребительского рынка и туризма Ярославской области
2.	ОАО "Автодизель": двигатели для грузового транспорта	-"-	100	-"-	-"-

С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения показателя располагаются на уровне последней строки наименования показателя во второй графе таблицы (см. примеры выше). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки:

N п/п	Наименование показателя	Пояснения по заполнению
1.	Высшие и средние специальные учебные заведения	указываются полные наименования учебных заведений (указание сокращённых наименований не допускается)
2.	Специальность	наименование специальности указывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звёздочкой или цифрой. Сноски необходимо указывать в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Пояснения к таблице даются в виде примечаний, помещаемых после таблицы перед сносками (если они есть). Если примечание одно, то после таблицы с красной строки пишется слово "Примечание", ставится двоеточие и далее в строку пишется текст примечания:

N п/п	Наименование получателя школьных автобусов	Количество, штук
1.	Администрация Рыбинского муниципального района	5

Примечание: объёмы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета.

Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова "Примечания", каждое с красной строки:

Примечания:

1. ...

2. ...

и т.д.

Оформление таблиц допускается на листах формата А3.

2.12. Проверка правильности оформления проектов постановлений, распоряжений, писем за подписью Губернатора области.

Согласованные проекты правовых актов, а также писем за подписью Губернатора области должны пройти проверку правильности оформления в отделе по работе с документами административно-контрольного управления (далее - отдел по работе с документами), о чем уполномоченным сотрудником должна быть сделана соответствующая отметка.

Проверка правильности оформления включает в себя лингвистическую экспертизу и проверку проекта документа на соответствие требованиям Регламента и Инструкции. Под лингвистической экспертизой понимается проверка проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области на соответствие правилам орфографии, пунктуации, смысловым, стилистическим и синтаксическим требованиям к оформлению текста. Проверка на соответствие требованиям Регламента и Инструкции проводится с целью выявления допущенных при подготовке проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области нарушений требований ГОСТ Р 6.30-2003, а также отдельных нормативных требований к тексту документов (оформление реквизитов при ссылке на иные правовые акты, ссылок на приложения, правильное написание отдельных наименований учреждений, организаций, должностей и т.п.).

Порядок представления на проверку проектов постановлений, распоряжений установлен Регламентом. Порядок подготовки и согласования проектов писем, подписываемых Губернатором области, утверждается Губернатором области.

Проверка проектов постановлений, распоряжений и писем за подписью Губернатора области осуществляется на бумажных носителях.

3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.1. Изображение герба Ярославской области.

Изображение герба Ярославской области используется в соответствии с Законом Ярославской области от 7 марта 2001 г. N 17-з "О гербе и флаге Ярославской области".

Герб помещается на верхнем поле правовых актов, распорядительных документов и писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и постановления Губернатора области от 05.09.2008 N 671 "О порядке использования многоцветного и одноцветного вариантов герба Ярославской области на бланках в органах исполнительной власти Ярославской области".

3.2. Код органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.5. Наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении, органе исполнительной власти. При наличии сокращённого наименования его помещают в скобках ниже полного.

3.6. Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти.

Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Адрес электронной почты приводится в соответствии с перечнем официальных электронных адресов приёмных должностных лиц Правительства области, структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти области, утверждаемым Губернатором области.

3.7. Дата документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, все они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нём. Для постановлений, распоряжений, приказов, других внутренних документов (справки, служебные записки) датой является дата подписания. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда документов существует также дата их опубликования или вступления в силу.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата является составной частью следующих реквизитов: грифа согласования, визы согласования, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится "0". Например: "03.02.2008".

В текстах правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: "17 мая 2007 г." или "03 февраля 2008 года".

При оформлении ссылки на ранее принятый документ дата его регистрации, принятия пишется в строгом соответствии с оригиналом или ксерокопией с него.

3.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при его регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.9. Ссылка на регистрационный номер документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.11. Адресат.

Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и служебные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации;

наименование структурного подразделения;

указание должности получателя;

инициалы и фамилия;

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки через один межстрочный интервал.

При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое после герба слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата или вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже (здесь и далее примеры носят условный характер):

Министерство культуры Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. В реквизите "Адресат" инициалы ставятся перед фамилией:

Министерство культуры Российской Федерации

Начальнику управления

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата:

Директору

ОАО "Вымпел"

В.И. Петровскому

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия допускается указывать обобщенно:

Главам муниципальных

районов и городских округов

Ярославской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Тутаев,

Ярославская обл., 152300

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. При оформлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщённо. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов, каждый экземпляр документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. Указание на документе нескольких адресатов делается с целью информирования каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Список рассылки составляет исполнитель документа.

3.12. Утверждение документа.

Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ярославской области

__________ И.О. Фамилия

(подпись)

00.00.0000

Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЁН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЁН

постановлением

Правительства области

от ___________ N _____

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 11 к Инструкции.

3.13. Резолюция.

После первичной обработки и регистрации документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражается в резолюции.

Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, "Выделить 100 тыс. руб.", "Отказать") или содержащая указание на порядок действий по решению вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей указываются обычно после фамилии:

Сидорову Н.А.

Васильевой С.В.

Прошу подготовить проект

договора с ОАО "Энергия"

к 15.10.2008

Личная подпись

Дата

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения вопроса, подпись и дату.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 (105 Ч 148) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

3.14. Заголовок к тексту документа.

Для удобства регистрации, оперативности поиска и прохождения документов они должны иметь заголовки. Заголовок составляется исполнителем к любому документу, оформленному на бланках формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. Допускается составлять без заголовка документы, оформленные на бланках формата А5.

Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. В нём кратко, чётко и ясно должно отражаться основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы: о чем?, о ком? ("О выделении...", "О внесении изменений..." и т.п.). В письмах заголовок формулируется максимально кратко: "О выделении средств", "О рассмотрении обращения". Если документ сложный и в нём рассматриваются несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо.

Заголовок печатается от левого края текстового поля документа через один интервал, без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится. Расстояние между заголовком и реквизитом "Дата, подпись", а также между заголовком и текстом документа должно составлять 2 - 4 интервала. Длина строки в заголовке не должна превышать 28 печатных знаков, количество строк, как правило, 5 - 6. Так же, как и текст, заголовок печатается шрифтом 14 размера, но в письмах допускается использовать для заголовка шрифт меньшего размера (но не менее 12-го).

3.15. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".

3.16. Текст документа.

Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен отражать основное смысловое содержание документа - управленческое решение, действие.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделёнными точками, с точкой на конце.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящён документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определённые законодательством.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".

3.17. Отметка о наличии приложения.

Отдельные документы могут иметь приложения. В качестве приложения могут оформляться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например, таблицы, справки и т.д.

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от края поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование даётся в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров:

Приложение:

1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

Если приложение к документу также имеет приложение, то отметку о его наличии оформляют так:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2008 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то это оговаривается в отметке о его наличии:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

3.18. Подпись.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращённое - в документе, оформляемом на бланке), личная подпись и ее расшифровка, которая печатается с пробелом между инициалами и фамилией:

Директор департамента культуры Ярославской области

И.О. Фамилия

на бланке:

Директор департамента

И.О. Фамилия

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа.

В подписи документов, подготовленных комиссией, указываются не официальные должности членов комиссии, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При оформлении документа на бланке должностного лица (например, Губернатора области) должность этого лица в подписи не указывают.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию путём внесения пометок "и.о.", "1-й зам.", "зам." и т. п. машинописным способом или от руки, а также расшифровку подписи лица, подписавшего документ, под расшифровкой подписи лица, подпись которого заготовлена на документе.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.19. Согласование проекта документа.

Проект подготовленного документа перед подписанием при необходимости согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, органами исполнительной власти, отдельными должностными лицами, учреждениями.

Согласование является оценкой целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без двоеточия и кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования:

СОГЛАСОВАНО
Мэр города Ярославля	______________________ (личная подпись)	И.О. Фамилия
00.00.0000 (дата)

Если производится согласование другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

комиссии по предоставлению

налоговых льгот

от 20.04.2008 N 7

Гриф согласования может располагаться ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа.

Если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра, который оставлен в подразделении. Для документов, подлинники которых остаются в организациях, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

Наличие даты при оформлении согласования обязательно, без неё согласование считается недействительным.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". О замечаниях обязательно докладывается лицу, подписывающему документ.

3.20. Оттиск печати.

Для заверения подлинности подписи должностного лица на документах проставляется печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не затрагивал самой подписи.

Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

3.21. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:

Верно

инспектор отдела кадров подпись А.С. Петренко

25.04.2008

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Копии постановлений, распоряжений с синей печатью отдела по работе с документами рассылаются в органы исполнительной власти области и структурные подразделения. Данные копии являются официальными бумажными образами правовых актов, с которых они сняты, и не предназначены для непосредственной работы с ними руководителя и сотрудников соответствующего органа (подразделения). Для использования документа в работе руководителя и сотрудников лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, органе исполнительной власти делает с полученной копии нужное количество экземпляров. Если в дальнейшем возникает необходимость представить по месту требования официально заверенные копии постановлений, распоряжений, то необходимое их число также снимается с первоначально полученной копии с синей печатью и представляется для заверения в структурное подразделение, в котором хранится оригинал документа.

Внешний вид копии, представляемой для заверения, должен полностью соответствовать внешнему виду документа, с которого она была снята, либо копии с синей печатью, полученной из отдела по работе с документами. Не допускается присутствие на заверяемой копии посторонних штампов, резолюций, отметок и т.д.

3.22. Отметка об исполнителе документа.

На документах необходимо проставлять отметку об исполнителе.

Отметка оформляется, как правило, шрифтом 10 - 12 размера, включает полностью написанные фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона с обязательным указанием кода междугородной связи:

Петрухин Павел Иванович

(4852) 72-55-77

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

В письмах отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне листа. Отметка об исполнителе проекта постановления, распоряжения указывается на листе согласования, включает в себя слово "Исполнитель", наименование должности лица, подготовившего проект, наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти области, сотрудником которого является лицо, подготовившее проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного телефона:

Исполнитель: начальник отдела по работе с муниципальными образованиями департамента финансов Ярославской области Петровских Елена Александровна, тел. 40-00-00.

3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении первоначального документа, или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении; надпись "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в структурное подразделение, орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа или пишется от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

3.25. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, написанные шрифтом Times New Roman N 8.

3.26. Рекомендуемый отступ от левой границы текстового поля (печатных знаков):

0 - для реквизитов:

заголовок к тексту;

текст без абзацев;

отметка о наличии приложения;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении и направлении в дело;

наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа";

заверительной подписи "Верно";

для слов "Примечание" или "Основание";

слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" и т.п.;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ.

Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Правительства области. Проекты приказов готовятся на основании поручений первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области.

Порядок оформления, регистрации и хранения приказов Правительства области осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора области от 06.07.2006 N 541 "О порядке оформления, регистрации и хранения приказов Правительства области", с соблюдением требований к оформлению документов и реквизитов, установленных подразделами 2, 3 данного раздела Инструкции.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят указанные проекты.

При необходимости к проекту приказа готовится пояснительная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Приказы печатают на бланках установленного образца. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа, преамбула в проектах приказов заканчивается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

Требования к оформлению проектов приказов и его реквизитов аналогичны требованиям к оформлению проектов постановлений, распоряжений.

Подготовка приказов нормативно-правового характера, издаваемых органами исполнительной власти, осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора области от 08.05.2003 N 293 "О введении государственной регистрации приказов нормативно-правового характера".

4.2. Протокол.

4.2.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, на заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В тех случаях, когда производится звукозапись хода совещания (заседания), протокол составляется после их расшифровки. В этом случае содержание выступлений в протокол не включается, а к протоколу прилагается стенограмма. Ведёт запись во время совещания (заседания) секретарь или специально уполномоченное лицо.

4.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), заголовок, дата и регистрационный номер, место составления, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не дата оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа (совещания) в течение года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

В реквизите "место заседания" указывается город (район), где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос чего? и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилия, инициалы и должность председателя или председательствующего, секретаря, присутствовавших. При оформлении протоколов оперативных совещаний перечисляются только присутствовавшие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его постоянных членов перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. На расширенных заседаниях, совещаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно или обобщенно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чём делается соответствующая запись в протоколе. Подсчёт участников проводится по спискам регистрации:

Присутствовали:

главы муниципальных районов и городских округов (список прилагается).

или

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

На собраниях, конференциях, заседаниях, где принятие решения требует определённого кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание:

На учёте в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствовали 119.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем вопросов, подлежащих обсуждению. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "о (об)". Возможно формулирование вопросов в именительном падеже без предлога.

Основная часть протокола, фиксирующая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание каждого пункта, как правило, оформляется по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся у границы левого поля прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня:

1. СЛУШАЛИ:

фамилия, инициалы и должность докладчика указываются с новой строки с абзаца, далее - краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:

краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении (принятии) какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря.

4.2.3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

4.2.4. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или их регламентах.

4.2.5. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги или на специальном бланке протокола шрифтом Times New Roman N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается полужирным шрифтом размером N 12 - 14 через 1 интервал и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 - 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола;

место проведения заседания, совещания - указывается при необходимости, у кого проводилось совещание, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Формы некоторых протоколов приведены в приложении 12 к Инструкции.

4.3. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Акты, как правило, составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке подразделения или на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

наименование документа - слово А К Т печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру;

заголовок, состоящий из предлога "о (об)" и отглагольного существительного в предложном падеже: "о проверке", "о приёме-передаче", "о списании", "об уничтожении".

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом "Основание", после которого указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Далее пишется слово "Составлен" и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части излагаются установленные факты и результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть не является обязательной. Акт может заканчиваться констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все составители.

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд актов требует утверждения. В этом случае утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями.

Образец оформления акта приведён в приложении 13 к Инструкции.

4.4. Организационные документы (положения, правила, инструкции).

Организационные документы чаще всего представлены положениями, правилами, инструкциями.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций находится в ведении органов исполнительной власти.

Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст проектов положений, правил, инструкций печатается на общем бланке органа исполнительной власти шрифтом, установленным Инструкцией для правовых актов. Если проект положения, правил, инструкции утверждается распорядительным документом, то положение, правила, инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос о чём? - "Положение о проведении конкурса". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос кого? - "Должностная инструкция специалиста программно-информационного отдела".

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главы, разделы и подразделы должны иметь названия и быть пронумерованы в соответствии с пунктом 2.4 подраздела 2 данного раздела Инструкции.

4.5. Служебные письма.

4.5.1. Реквизиты служебного письма.

Служебные письма оформляются на бланках, изготовленных в соответствии с требованиями, указанными в подразделе 1 данного раздела Инструкции, и должны иметь следующие реквизиты: дату, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметку об исполнителе. Реквизиты письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3 данного раздела Инструкции. Письмам за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области дата и номер присваиваются в отделе служебной корреспонденции административно-контрольного управления (далее - отдел служебной корреспонденции) после подписания. Регистрация писем, подготовленных в структурных подразделениях, органах исполнительной власти, производится в соответствующем структурном подразделении, органе исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

4.5.2. Требования к тексту письма.

Текст письма представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы,

просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трёх предложений.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа "не будете ли вы так любезны", "соблаговолите подписать", носящих архаичный оттенок. В письмах используются следующие формы изложения:

- от 1-го лица единственного числа ("прошу...", "направляю...") - если письмо оформлено на бланке должностного лица;

- от 1-го лица множественного числа ("просим направить", "предлагаем рассмотреть");

- от 3-го лица единственного числа ("департамент не возражает", "управление считает целесообразным").

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: "по-видимому", "по-прежнему", "как известно", "если возможно" и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В связи...", "В соответствии...".

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "руководствуясь" и т.п.

Оформленное на бланке письмо не следует начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма, каждый новый пункт или абзац начинается с красной строки.

4.5.3. Виды служебных писем.

Письма, отправляемые из организации, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Содержание писем-ответов носит характер, зависимый от инициативных писем. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке письма-ответа составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма.

По характеру информации письма подразделяются на:

- сопроводительные;

- информационные;

- гарантийные;

- письма-подтверждения;

- письма-напоминания;

- письма-приглашения;

- письма-извещения и др.

Сопроводительные письма прилагаются к пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы, что нужно делать и в какие сроки.

В информационных письмах адресату сообщаются различного рода сведения.

Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документа остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: "Приглашаем Вас...", "Просим Вас принять участие...". В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.

Текст письма-извещения обычно начинается словами "Сообщаем", "Извещаем", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность" и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

4.6. Служебные (докладные), объяснительные записки.

Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст её чётко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Тексту служебной (докладной) записки обязательно предшествует заголовок.

Служебные (докладные) записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или другому руководителю, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю служебную (докладную) записку составитель. Внешняя служебная (докладная) записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке и подписывается руководством.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

5. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

5.1. Телеграммы.

5.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм). В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется сотрудниками бюро множительной техники отдела по работе с документами (далее - бюро множительной техники) путём использования услуг сети Телекс, предоставляемых филиалом открытого акционерного общества "ЦентрТелеком" - "Яртелеком". Виды, порядок и условия оказания услуг телеграфной связи установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

5.1.2. Порядок отправки телеграмм.

Телеграммы в Правительстве области отправляются от имени Губернатора области, первого заместителя Губернатора области и заместителей Губернатора области. Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 в соответствии с требованиями к оформлению служебных писем, установленными пунктом 4.5 подраздела 4 данного раздела Инструкции, и в обязательном порядке должна содержать следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя, текст, написанный в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, подпись должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об исполнителе. Структурное подразделение, подготовившее текст телеграммы, передаёт его в отдел служебной корреспонденции для направления в бюро множительной техники.

Если при наборе текста телеграммы сотрудником бюро множительной техники были в нём обнаружены ошибки, неточности и т.п., то он обязан немедленно уведомить об этом сотрудника, подготовившего текст телеграммы, чтобы последний внёс необходимые исправления. Сотрудникам бюро множительной техники вносить какие-либо правки в текст телеграммы запрещается. Сотрудник, подготовивший текст телеграммы, устраняет недочёты в первоначальном варианте текста, в подтверждение чего ставит свою подпись и дату.

Сотрудник бюро множительной техники передаёт текст телеграммы по сети Телекс, указав для оператора связи дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г. Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в отправляемом сообщении, дату и время отправки. Кроме того, перед текстом телеграммы при необходимости делается отметка об особом виде (срочная, правительственная и т.п.). Регистрация отправленных телеграфных сообщений ведётся сотрудниками бюро множительной техники в электронном виде и включает в себя информацию о номере, дате и времени их отправки. Отметка с аналогичными сведениями делается на тексте телеграммы, который затем подшивается в специальную папку и хранится в течение восьми месяцев, после чего уничтожается в установленном порядке.

Если иное не указано отправителем, телеграммы отправляются в день поступления, с пометкой "срочно" - немедленно. Время принятия телеграмм для отправки через бюро множительной техники - будние дни, с 8-30 до 17-00.

5.1.3. Порядок принятия телеграмм.

Входящие телеграммы принимаются сотрудниками множительного бюро по каналам сети Телекс, переносятся на бумажный носитель и передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции по мере поступления. Тексты правительственных телеграмм наклеиваются на специальные бланки, получаемые в участке оперативного управления телеграфной сетью филиала открытого акционерного общества "ЦентрТелеком" - "Яртелеком" в установленном порядке.

5.1.4. Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в бюро множительной техники в электронном виде в течение восьми месяцев со дня получения.

5.2. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней должно быть не более 50 слов и не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы необходимо попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Также необходимо указать время приёма телефонограммы.

Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список подразделений, которым её направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

5.3. Организация приёма и передачи документов с использованием средств факсимильной связи.

5.3.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и приём этой информации в виде копии-факсимиле.

Телефакс с официальным номером Правительства области устанавливается в бюро множительной техники и предназначается в основном для приёма факсограмм. Кроме того, с его помощью можно отправить особо срочные и важные документы за подписью Губернатора области либо документы, подготовленные структурными подразделениями, не имеющими необходимого технического оборудования. В остальных случаях исходящие сообщения отправляются при помощи телефаксов, установленных в приёмных первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области и структурных подразделениях.

5.3.2. При передаче и приеме служебной информации по каналам факсимильной связи с официального номера Правительства области необходимо руководствоваться следующими требованиями.

С помощью средств факсимильной связи могут быть переданы тексты, схемы, графические изображения, исполненные типографским или машинописным способом в черном цвете, с четким изображением, на бумаге формата А4. При подготовке документа следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по каналам факсимильной связи. Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов. Факсограммы на иностранных языках оправляются при наличии заверенного перевода; входящие факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается. Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.

Как правило, по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

Материал для передачи по каналу факсимильной связи сдаётся с заявкой установленного образца (приложение 14 к Инструкции), подписанной руководителем структурного подразделения и уполномоченным сотрудником отдела по работе с документами, в отдел служебной корреспонденции или в бюро множительной техники.

Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 15 к Инструкции). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям через отдел служебной корреспонденции с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 15 к Инструкции), передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.3. Персональная ответственность за правильность приема и передачи факсограмм, их учет возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.3.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.

IV. Техническое обеспечение делопроизводства в аппарате Правительства области

1. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях

1.1. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях в аппарате Правительства области производится специалистами машинописного бюро отдела по работе с документами (далее - машинописное бюро), а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием компьютерной и машинописной техники, с соблюдением установленных Инструкцией правил.

1.2. В машинописном бюро печатаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Губернатора области, Правительства области, подготовленные в структурных подразделениях:

- проекты постановлений, распоряжений, приложения к ним;

- материалы к заседаниям Правительства области, к совещаниям у Губернатора области и его заместителей;

- проекты писем и других документов (кроме проектов резолюций).

1.3. Печатание писем (распечатка с электронного носителя) на бланках Губернатора области производится в соответствии с утверждённым порядком подготовки этих документов.

1.4. Сданные для печатания материалы и объемы выполненных работ учитываются в отдельном журнале.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой руководителя структурного подразделения или начальника отдела по работе с документами. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.

Печатание под диктовку не допускается.

1.5. Передаваемые для печати рукописи, в том числе вставки, сноски, правки должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для изготовления на бумажных и электронных носителях особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Разрешается использовать только общепринятые сокращения и только в проектах нетекстовых документов (перечней, списков, таблиц и т.п.).

При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

1.6. В случае, если документ первоначально готовится в структурном подразделении с использованием компьютерной техники или его объём превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора Win Word на дискете или другом электронном носителе.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа красками насыщенного цвета. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с рукописью передаётся исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на электронный носитель исполнителя. Электронные документы хранятся в машинописном бюро в течение 6 месяцев.

Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются под расписку исполнителю. Передача отпечатанного документа другому исполнителю осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения-заказчика.

2. Копировально-множительные работы

2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование) в аппарате Правительства осуществляются бюро множительной техники. Копирование и размножение небольших объёмов документов производится непосредственно в структурных подразделениях, имеющих множительную технику. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения, в котором установлена техника.

2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение 16 к Инструкции) и подписанный уполномоченным сотрудником отдела по работе с документами. Бланки заказов хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах формата не более А3. Для размножения сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.

2.3. Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы к заседаниям Правительства области.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования определяется руководителями структурных подразделений, подтверждается резолюцией "Срочно" и визой на бланке заказа.

Объём тиража не должен превышать 100 экземпляров.

Сотрудники бюро множительной техники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

2.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учёту в журнале установленной формы. Учёт произведённых работ ведётся на основании заполненных бланков-заказов, которые хранятся в бюро множительной техники в течение года.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

Копирование (размножение) постановлений и распоряжений производится только по заявкам отдела по работе с документами.

Копирование бланков документов любого вида запрещается.

3. Звукозапись мероприятий

3.1. Звукозапись заседаний Правительства области и иных мероприятий, проводимых Губернатором области или его заместителями, осуществляется департаментом информатизации и связи на основании предварительных заявок или служебных записок руководителей структурных подразделений.

3.2. Расшифровка и оформление служебных документов и материалов иных мероприятий, проводимых Губернатором области или его заместителями, осуществляется с электронных носителей, на основании письменных заявок, согласованных с начальником административно-контрольного управления. При этом отделом по работе с документами выполняется только расшифровка и распечатка звукозаписи без дальнейшей корректуры текста.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации. Звукозаписи закрытых мероприятий сразу после окончания записи передаются на хранение в первый отдел Правительства области.

3.3. Стенограмма заседания Правительства области при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями Инструкции.

На обороте последнего листа текста стенограммы заседания Правительства области указывается фамилия работника, проводившего расшифровку звукозаписи, здесь же проставляется виза оператора, проводившего звукозапись и виза уполномоченного сотрудника отдела по работе с документами.

3.4. Звукозаписи, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм заседания Правительства области, хранятся в машинописном бюро в электронном виде в течение одного года со дня заседания.

4. Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению печатей и штампов

4.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в аппарате Правительства области используются круглые гербовые и другие печати.

В соответствии со статьёй 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Государственный герб Российской Федерации помещается на печати федеральных органов государственной власти и иных государственных органов, организаций и учреждений, наделённых отдельными государственно-властными полномочиями. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены ГОСТ Р 51511-2001 "Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" и постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Простые печати бывают разной формы: круглые, треугольные, прямоугольные. Простых печатей может быть несколько. Они проставляются на справках, копиях документов, при опечатывании шкафов, сейфов и т.д.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Структурные подразделения при необходимости имеют круглые (негербовые) печати. В этом случае в печати приводится дополнительная надпись с наименованием подразделения.

4.2. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) для структурных подразделений производится управлением делами Правительства области (далее - управление делами) на основании поручения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы документационного и материально-технического обеспечения Правительства области. К представляемому письму-заявке руководителя структурного подразделения прилагаются образец (эскиз) печати в двух экземплярах и выписка из положения, определяющая право структурного подразделения иметь печать со своим наименованием.

4.3. Перечень структурных подразделений, имеющих право использования печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также порядок их использования устанавливается Губернатором области.

Право иметь простую печать и пользоваться ею должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении.

4.4. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителями Губернатора области соответственно.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи указанных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается.

4.5. Все изготовленные печати и штампы передаются в первый отдел Правительства области, где они учитываются в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

4.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или несгораемых металлических шкафах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений вправе возложить ответственность за пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им работников.

При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.

4.7. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведён в приложении 17 к Инструкции. Оттиск печати проставляется на оформленных с соблюдением требований Инструкции, подписанных и согласованных документах.

Оттиски простых круглых мастичных печатей ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиски печати необходимо ставить так, чтобы чётко была видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Рассылаемые копии постановлений, распоряжений, приказов заверяются печатью с надписью "Правительство Ярославской области Административно-контрольное управление Отдел по работе с документами".

Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

4.8. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации подразделения, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или структурного подразделения, а также механического износа клише.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы для уничтожения передаются в управление делами.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрёстными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается управляющим делами Правительства области. В акте должно быть указано:

время и место уничтожения;

состав комиссии;

основание уничтожения печатей и (или) штампов;

наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов;

способ уничтожения;

заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность её восстановления и дальнейшего использования;

подписи членов комиссии.

Данный акт является основанием для внесения первым отделом Правительства области об уничтожении печати (штампа) в журнал учёта.

Одновременно с уничтожением старой печати (штампа) необходимо заказать новую.

В случае утери печати или штампа незамедлительно ставятся об этом в известность заместитель Губернатора области, курирующий вопросы документационного и материально-технического обеспечения Правительства области, руководитель структурного подразделения и начальник первого отдела Правительства области.

5. Уничтожение документов

Документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли, подлежат уничтожению. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу.

Полученные в отделе по работе с документами гербовые бланки подлежат возврату для уничтожения в установленном порядке.

Иная служебная документация должна уничтожаться структурным подразделением. Уничтожение документов может производиться путём сжигания, измельчения на кусочки размером не более 2,5 кв. сантиметра, превращения в бесформенную массу. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путём сжигания в присутствии представителя соответствующей экспертной комиссии.

При уничтожении документов необходимо исключить ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполное уничтожение документов, позволяющее их восстановить. Недопустимо выбрасывание документов в мусорные контейнеры. Для уничтожения документов могут применяться устройства для уничтожения бумаги.

Ответственность за нарушение правил уничтожения служебных документов несут руководители структурных подразделений.

V. Организация документооборота и исполнения документов

1. Организация документооборота

1.1. Под документооборотом понимается движение документов в Правительстве области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, определяются Регламентом и Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

2. Организация доставки документов

2.1. Доставка документов в Правительство области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Правительство области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3. Организация приёма, обработки и регистрации поступающих документов

3.1. Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Приём и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела служебной корреспонденции.

При приёме корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

Все конверты и бандероли вскрываются в отделе служебной корреспонденции, за исключением корреспонденции с надписью "лично".

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов или приложений к ним, а также при несоответствии номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов составляется акт в двух экземплярах по форме согласно приложению 18 к Инструкции, один из которых остаётся в отделе служебной корреспонденции и приобщается к поступившему документу, а другой посылается отправителю. Поступивший документ хранится до получения недостающих документов.

При поступлении повреждённого документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается запись или ставится штамп "Документ получен в повреждённом виде".

Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица, за исключением корреспонденции, поступившей по электронной почте.

Конверты уничтожаются, кроме случаев поступления документов из судебных органов, органов юстиции, прокуратуры и обращений граждан, а также в случаях, когда установление адреса отправителя и даты отправления возможно только по реквизитам, указанным на конверте.

При приёме корреспонденции, доставленной курьером отправителя, ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ).

3.2. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.п.) сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 19 к Инструкции. Документы, адресованные Правительству области без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются начальником отдела служебной корреспонденции.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, затем они направляются Губернатору области и его заместителям на основании установленного распределения обязанностей между ними и в соответствии с разделом 5 Регламента.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

3.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях, создаваемые как в Правительстве области, так и поступившие из других организаций и от частных лиц.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях.

Учёт документов, передаваемых или принимаемых по каналам факсимильной связи и электронной почтой, осуществляется административно-контрольным управлением или структурными подразделениями, осуществляющими их приём и передачу.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

3.4. Регистрация (учёт) входящих документов осуществляется при помощи средств электронной техники, с вводом информации о них в электронную базу данных и путём применения регистрационно-контрольных форм: учётных карточек или журналов (далее - РКФ). На документе, подлежащем регистрации в административно-контрольном управлении, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишется очередной входящий номер и дата поступления.

Документы одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес вышестоящего по государственной должности лица.

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в специальном журнале.

3.5. После регистрации документы направляются Губернатору области, первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области. Рассмотрение документов должно производиться, как правило, в день поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Резолюция должна содержать указание конкретному исполнителю (исполнителям) о порядке и характере исполнения документа, сроке исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей. Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им одновременно в копиях. Изменить резолюцию имеет право только наложивший её руководитель. Резолюция полностью переносится в РКФ.

3.6. Правила заполнения обязательных реквизитов РКФ приведены в приложении 20 к Инструкции.

Кроме обязательных регистрационных реквизитов, могут использоваться и дополнительные реквизиты: гриф (пометка) ограничения доступа к документу, отметка о внутренней переадресации документов исполнителям, промежуточных сроках исполнения, переносе сроков исполнения, сроке хранения документа, виде передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и другие.

Регистрационный номер входящего, исходящего документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом структурного подразделения с индексом дела по номенклатуре дел.

3.7. Документы на иностранном языке регистрируются с указанием номера и даты и передаются:

поступившие в адрес Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, - для перевода в протокольно-организационное управление Правительства Ярославской области;

поступившие в адрес других структурных подразделений, - по принадлежности.

4. Организация прохождения и отправки документов

4.1. На каждый регистрируемый входящий документ заполняется РКФ, которая вместе с документом передаётся в приёмные Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области или в структурные подразделения. Документы, требующие срочного рассмотрения, (с грифом "Срочно") передаются немедленно с проставлением точного времени его получения.

4.2. Документ, рассмотренный Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителями Губернатора области в тот же день в соответствии с резолюцией передаётся исполнителю только через отдел служебной корреспонденции.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел служебной корреспонденции и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, с соответствующей отметкой в РКФ.

4.3. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через уполномоченного сотрудника приёмной руководителя либо сотрудника, ответственного за делопроизводство, который делает соответствующую пометку в РКФ этого подразделения.

4.4. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов включает составление проекта документа, его согласование, оформление, подписание, регистрацию и отправку. Документ представляется на подпись руководителю вместе с документами, на основании которых он готовился.

Регистрация исходящих инициативных писем и документов-ответов за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области (кроме внутренней переписки) осуществляется в отделе служебной корреспонденции. Один экземпляр исходящих документов с визами должностных лиц, ответственных за его подготовку, подшивается в дело в отделе служебной корреспонденции.

Учёт и хранение исходящих писем за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.5. Списанию в дело подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объёме.

Промежуточные ответы, иные документы промежуточного характера, связанные с исполнением поручений по документам, списанию в дело не подлежат, и представление их копий в отдел служебной корреспонденции не требуется (за исключением случаев, когда промежуточный ответ регистрируется в установленном порядке).

Правом списания в дело документов, поставленных на контроль в соответствии с разделом 10 Регламента, обладают Губернатор области, первый заместитель Губернатора области и, в установленном порядке, уполномоченные ими помощники Губернатора области, первого заместителя Губернатора области соответственно.

Правом списания в дело документов, не поставленных на контроль в соответствии с разделом 10 Регламента, обладают заместители Губернатора области в случае, если они являются авторами первичных резолюций либо ответственными исполнителями поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, содержащихся в резолюции к соответствующим документам.

4.6. Исходящие документы (письма, телеграммы, факсограммы и т.д.) отправляются с подлинной подписью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и в необходимом количестве экземпляров для их рассылки.

5. Объём документооборота

5.1. Под объёмом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за выбранный отрезок времени (год, квартал, месяц). Показатели объёма документооборота используются для анализа процессов работы с документами в управленческой деятельности и выработки мер по совершенствованию работы с ними.

5.2. Подсчёт количества документов в структурных подразделениях производится по РКФ ежемесячно. За единицу подсчёта принимается сам документ без учёта его копий.

Копии документов подсчитываются отдельно.

5.3. Данные об объёме документооборота суммируются ежегодно в административно-контрольном управлении, о чём составляется справка по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

К справке может прилагаться информация о состоянии исполнения документов в подразделениях, а также данные о количестве входящих и исходящих документов, другие материалы.

Результаты учёта количества документов обобщаются административно-контрольным управлением и представляются заместителю Губернатора области, курирующему вопросы документационного обеспечения Правительства области.

6. Организация поисковой системы по документам

6.1. Регистрация документов.

6.1.1. Основой построения поисковых систем по документам является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной РКФ, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

6.1.2. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Реквизиты документов-ответов вносятся в автоматизированный банк данных РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

6.2. Организация поиска документов по поисковым системам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве области и его структурных подразделениях создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

При традиционной карточной регистрации входящей и исходящей корреспонденции печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять контрольные картотеки (по срокам исполнения, по исполнителям) или учетно-справочные картотеки (по порядковым номерам, по корреспондентам, структурным подразделениям, видам документов и др.).

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и осуществляется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе информационного массива и соблюдении исполнительской дисциплины.

6.2.2. В автоматизированной поисковой системе могут использоваться следующие классификаторы:

виды документов;

корреспонденты;

резолюции;

исполнители;

результаты исполнения документов;

номенклатура дел;

другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.3. В автоматизированных поисковых системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.4. Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о документах, поступающих в Правительство области, и их местонахождении. Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить оперативную информацию по каждому учетному документу.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Правительства области (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

8. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве области и его структурных подразделениях c указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, образующиеся в результате деятельности Правительства области, его структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области.

8.2. Номенклатура дел Правительства области составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 22 к Инструкции) при методической помощи архива, согласовывается с экспертной комиссией Правительства области (далее - экспертная комиссия), экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области, подписывается начальником административно-контрольного управления и утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, по форме согласно приложению 23 к Инструкции.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Правительства области и структурных подразделений за прошлые годы.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарём подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом служебной корреспонденции, подписывается руководителем подразделения и представляется в административно-контрольное управление.

Вновь созданные структурные подразделения обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в отдел служебной корреспонденции.

8.4. В номенклатуру дел Правительства области включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является Правительство области, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования", различного рода регистрационно-учётные формы и т.п.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утверждённой структурой.

8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Правительства области структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

8.7. Графы сводной номенклатуры дел Правительства области, её структурных подразделений заполняются в следующем порядке.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или вида документов (протоколы, приказы и т.д.);

название автора документа (Правительство области, структурное подразделение);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела);

указание на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов Правительства области.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

8.8. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Правительства области, комитета, департамента, отдела, управления. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

8.9. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

8.10. По окончании делопроизводственного года ответственный за делопроизводство заполняет в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведённых дел.

9. Формирование и оформление дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Правительстве области формируются в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом служебной корреспонденции.

9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Объём одного дела не должен превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома.

9.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ___", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

9.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (уставами, положениями, инструкциями и т.п.). Если же указанные документы утверждены в качестве самостоятельных, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.5. Дела структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи сотрудника административно-контрольного управления, ответственного за архив.

9.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплёт дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 24 к Инструкции;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 25 к Инструкции;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:

- полное название Правительства области в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утверждённой структурой;

- номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (или отметку "хранить постоянно");

- архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Все эти данные, кроме реквизита "Количество листов в деле", указываются на обложках при заведении дел.

9.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, на свободном от текста месте. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, или в перечне документов, образующихся в результате деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

9.8. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

9.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические крепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.10. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется согласно приложению 26 к Инструкции.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения: номера приказов, протоколов, виды и формы отчётности и т.п.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

10.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве области создана постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой и положение о которой утверждены приказом Администрации Ярославской области от 23.07.2007 N 2 "О создании экспертной комиссии".

Экспертная комиссия назначается в составе не менее трёх человек и возглавляется начальником административно-контрольного управления.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация её работы определены положением об экспертной комиссии по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства области.

В состав экспертной комиссии входит представитель государственного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - Государственный архив области).

10.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, составляемые по форме согласно приложению 27 к Инструкции.

10.5. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные на экспертной комиссии описи и акты утверждаются заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, с предварительным утверждением (согласованием) экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области. После утверждения актов экспертной комиссией дела структурных подразделений уничтожаются.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Правительства области, название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11. Составление описей дел

11.1. На завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, ежегодно составляются описи, которые затем представляются в отдел служебной корреспонденции.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Форма ежегодной описи дел по личному составу приведена в приложении 28 к Инструкции).

11.2. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела служебной корреспонденции и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, (приложение 29 к Инструкции) служат основой для подготовки сводной описи Правительства области (приложение 30 к Инструкции), которую готовит отдел служебной корреспонденции.

11.3. При составлении описей дел и сводной описи Правительства области соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год, (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года);

графа описи "примечания" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

11.4. В конце сводной описи Правительства области, вслед за последней описательной статьёй, делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Сводная опись Правительства области подписывается составителем с указанием его должности, начальником административно-контрольного управления и сотрудником архива, утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, после согласования с экспертной комиссией и утверждения экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области.

11.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырёх экземплярах. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в архив, а другой остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

12. Оперативное хранение документов и дел

12.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведённых для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12.2. Выдача дел из архива во временное пользование работникам Правительства области производится в установленном Инструкцией порядке.

Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области из архива не выдаются.

Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы документационного обеспечения, начальника административно-контрольного управления или руководителя того структурного подразделения, в котором отложились документы.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке и производится с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Изъятие постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области из дел не допускается.

13. Передача дел на архивное хранение

13.1. Документы Правительства области являются собственностью Ярославской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив области как являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации.

До передачи в Государственный архив области документы постоянного хранения находятся в архиве в течение 10 лет после завершения дел в делопроизводстве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет.

13.2. В своей деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми и методическими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти, официальными распорядительными документами Губернатора области и Правительства области.

13.3. В архиве хранятся документы Правительства области, его структурных подразделений, организаций-предшественников.

13.4. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.

13.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом служебной корреспонденции, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому начальником административно-контрольного управления.

Приём каждого дела производится специалистом отдела служебной корреспонденции, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи уполномоченного сотрудника отдела служебной корреспонденции и лица, передавшего дела.

Все выявленные при приёме недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование.

13.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы передаются в архив.

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14. Использование документов архива

14.1. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование.

В делах запрещается делать какие-либо пометки, исправления, подчёркивания и производить изъятие документов.

Во временное пользование дела выдаются работникам структурных подразделений по заявке руководителя структурного подразделения, предварительно согласованной с начальником административно-контрольного управления, на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (приложение 31 к Инструкции), и оно регистрируется в книге выдачи дел. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы документационного обеспечения, или лица, им уполномоченного.

Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

По возвращении дела в архив работник архива обязан проверить наличие всех страниц в деле.

При увольнении работник структурного подразделения обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.2. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения начальника административно-контрольного управления.

VI. Контроль исполнения документов и поручений

1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок работы с документами и поручениями, исполнение которых ставится на контроль в Правительстве области.

2. Постановке на контроль подлежат все поступившие в Правительство области и зарегистрированные в установленном порядке федеральные законы, нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации (за исключением ведомственных нормативных актов), иные документы федеральных органов исполнительной власти, законы Ярославской области и постановления Ярославской областной Думы, содержащие поручения, рекомендации в адрес органов исполнительной власти либо предполагающие разработку нормативных правовых актов Ярославской области, постановления и распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области (далее - контрольные документы), содержащие поручения в адрес органов исполнительной власти, а также поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства области, оперативных совещаний, проводимых Губернатором области, в резолюциях Губернатора области и первого заместителя Губернатора области на служебные письма и иную деловую корреспонденцию, (далее - поручения). На контроль ставятся как документы в целом, так и отдельные пункты документов, содержащие конкретные поручения.

3. Основаниями для постановки контрольного документа (пункта документа) или поручения на контроль являются: указание Губернатора области или первого заместителя Губернатора области о постановке на контроль, конкретные задания или поручения в адрес Правительства области, органов исполнительной власти, структурных подразделений, должностных лиц указанных органов, содержащиеся в тексте контрольного документа или в тексте резолюции Губернатора области или первого заместителя Губернатора области на документ, а также необходимость направления ответа корреспонденту.

4. Контроль исполнения федеральных законов, нормативных актов органов государственной власти Российской Федерации (за исключением ведомственных нормативных актов), законов Ярославской области и постановлений Ярославской областной Думы обеспечивает государственно-правовое управление Правительства Ярославской области (далее - государственно-правовое управление).

Контроль исполнения иных контрольных документов и поручений обеспечивает административно-контрольное управление.

5. Федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, Ярославской областной Думы, законы Ярославской области в установленном порядке регистрируются в отделе служебной корреспонденции, направляются для организации контроля в государственно-правовое управление и доводятся до сведения ответственных исполнителей в соответствии с резолюциями Губернатора области или первого заместителя Губернатора области.

Контрольные документы и поручения регистрируются и ставятся на контроль в административно-контрольном управлении, после чего рассылаются в установленном порядке. При этом к контрольным документам для каждого исполнителя прикладывается контрольная карточка, форма которой приведена в приложении 32 к Инструкции.

Сведения о постановке контрольных документов (поручений) на контроль заносятся в электронную базу данных "Делопроизводство" локальной компьютерной сети Правительства области.

6. Руководители структурных подразделений и органов исполнительной власти назначают сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения контрольных документов (поручений), поступающих указанным должностным лицам для исполнения.

7. При поступлении контрольного документа (поручения) в структурное подразделение, орган исполнительной власти работник, назначенный ответственным за учет и организацию контроля, обязан:

- вести учет контрольных документов (поручений);

- своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей;

- контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя;

- вести учет поступающих из государственно-правового управления, административно-контрольного управления запросов по контрольным документам (поручениям) и ответов на эти запросы;

- контролировать сроки представления в государственно-правовое управление, административно-контрольное управление ответов на запросы по контрольным документам (поручениям) в соответствии с пунктом 10 данного раздела Инструкции;

- обеспечивать представление в государственно-правовое управление, административно-контрольное управление письменной информации о ходе исполнения контрольных документов (поручений) в соответствии с пунктом 14 данного раздела Инструкции.

8. В случаях, когда поручение, содержащееся в контрольном документе (поручении), дается нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение и представление информации несет исполнитель, указанный первым (ответственный исполнитель), если иное не указано в тексте резолюции. Ему предоставляется право созыва всех исполнителей (соисполнителей), координации их работы и спроса с них исполнения поручения, содержащегося в контрольном документе (поручении). При этом ответственность за исполнение поручения в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в контрольном документе (поручении).

9. В соответствии с содержанием резолюции административно-контрольное управление направляет исполнителю, указанному первым, подлинник контрольного документа (поручения), другим исполнителям (соисполнителям, указанным в резолюции, - его копии.

10. Контрольные документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно", - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в срок не более 10 дней; остальные - в срок не более 30 дней.

11. Срок исполнения контрольных документов (поручений) определяется исходя из даты регистрации контрольного документа (поручения) в отделе служебной корреспонденции.

12. Если последний день срока исполнения контрольного документа (поручения) приходится на нерабочий день, то контрольный документ (поручение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

13. В случае, когда у должностного лица структурного подразделения, органа исполнительной власти по объективным причинам возникла необходимость переноса установленного срока исполнения контрольного документа (поручения), руководитель соответствующего структурного подразделения, органа исполнительной власти не позднее чем за неделю до истечения установленного срока представляет Губернатору области, или первому заместителю Губернатора области, или заместителю Губернатора области, контролирующему исполнение документа (поручения) по существу, соответствующую объяснительную записку и предложение о новом сроке исполнения контрольного документа (поручения). Для контрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном порядке не позднее чем за 3 дня до истечения первоначально установленного срока.

Разрешение на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) осуществляет лицо, его установившее, путем наложения соответствующей резолюции.

После получения официального разрешения на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) исполнитель информирует об этом административно-контрольное управление либо государственно-правовое управление в соответствии с компетенцией последних.

В случае принятия Губернатором области, первым заместителем Губернатора области решения об изменении срока исполнения контрольного документа исполнителем, инициировавшим такое изменение, готовится проект соответствующего постановления, распоряжения по этому вопросу.

По истечении срока исполнения, указанного в контрольном документе (поручении), справка о выполнении поручений либо контрольная карточка подлежит направлению в структурное подразделение, орган исполнительной власти, обеспечивающие контроль исполнения. В иных случаях контрольный документ (поручение) считается неисполненным, и административно-контрольное управление либо государственно-правовое управление вносят предложение о принятии мер в связи со срывом исполнения контрольного документа (поручения).

14. Информация об исполнении контрольных документов (поручений) представляется в государственно-правовое управление, в административно-контрольное управление в виде справок, формы которых приведены в приложении 33 к Инструкции, с соблюдением следующих условий:

14.1. Для поручений (форма 1):

- представляемая информация должна содержать сведения о должности, фамилии, имени, отчестве, номере рабочего телефона сотрудника, подготовившего эту информацию;

- к информации об исполнении поручения прилагаются копии документов, подтверждающие исполнение поручения.

- оригинал письма с копиями документов, подтверждающими исполнение поручений, передаются в отдел служебной корреспонденции для последующего списания в дело. Правом списания в дело поручений, поставленных на контроль, обладают Губернатор области, первый заместитель Губернатора области и в установленном порядке уполномоченные ими помощники Губернатора области, первого заместителя Губернатора области соответственно.

14.2. Для контрольных документов (форма 2):

- представляемая информация должна содержать сведения о должности, фамилии, имени, отчестве, номере рабочего телефона сотрудника, подготовившего эту информацию;

- промежуточная информация о ходе исполнения контрольного документа должна быть подписана руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти области, являющегося исполнителем контрольного документа;

- информация об исполнении контрольного документа с предложением о снятии с контроля должна быть подписана руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти области, являющегося исполнителем контрольного документа, и согласована с первым заместителем Губернатора области или заместителем Губернатора области, контролирующим исполнение контрольного документа по существу.

В информации должны быть отражены конкретные результаты по исполнению контрольного документа, а при необходимости к ней прикладываются другие материалы, подтверждающие исполнение контрольного документа.

15. В случае принятия в установленном порядке решения об отмене, признании утратившим силу или недействующим контрольного документа (пункта документа), стоящего на контроле, исполнитель представляет копию соответствующего правового акта в административно-контрольное управление или в государственно-правовое управление в 5-дневный срок со дня вступления указанного правового акта в силу.

16. В случае принятия в установленном порядке в отношении контрольного документа (пункта документа), стоящего на контроле, решения об отмене, признании утратившим силу или недействующим контроль исполнения этого контрольного документа (пункта документа) прекращается.

17. Снятию с контроля подлежат выполненные в полном объеме:

- контрольные документы в целом;

- поставленные на контроль отдельные пункты контрольных документов, содержащие конкретные поручения;

- поручения.

Также снятию с контроля подлежат контрольные документы (пункты документов), устанавливающие регулярное (ежемесячное, ежеквартальное, ежегодное) исполнение конкретных поручений, исполняемые в полном объеме в течение двух лет со дня вступления указанных контрольных документов (пунктов документов) в силу, если существует иной акт, в рамках которого предусмотрено исполнение данных поручений (например, поручение оформлено в виде функции соответствующего структурного подразделения, органа исполнительной власти либо его исполнение предусмотрено долгосрочной программой и т.п.).

Снятие контрольного документа (пункта документа) или поручения с контроля не означает прекращения действия правовых норм, установленных документом.

18. Решение о снятии документа (поручения) с контроля принимает:

18.1. По документам, поставленным на контроль в государственно-правовом управлении, - заместитель Губернатора области, курирующий вопросы правового обеспечения, по представлению государственно-правового управления.

18.2. По документам, поставленным на контроль в административно-контрольном управлении:

по контрольным документам - Губернатор области, Правительство области путем издания соответствующих постановлений, проекты которых готовит административно-контрольное управление;

по поручениям - начальник административно-контрольного управления путем утверждения соответствующего перечня, проект которого готовит административно-контрольное управление.

19. Материалы, отражающие ход исполнения поставленных на контроль контрольных документов (поручений), хранятся в административно-контрольном управлении, в государственно-правовом управлении в соответствии с Регламентом и номенклатурой дел Правительства области.

20. Административно-контрольное управление в соответствии со своей компетенцией, в целях упреждающего контроля и принятия оперативных мер по исполнению контрольных документов (поручений) в установленном порядке направляет:

- первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области - информацию о ходе исполнения контрольных документов (поручений), содержащих поручения в их адрес;

- руководителям структурных подразделений - информацию о ходе исполнения контрольных документов (пунктов документов), содержащих поручения в адрес их подразделений.

Приложение 1
к Инструкции

Герб Губернатор Ярославской области Советская пл., д. 3, г. Ярославль, 150000 Телефон (4852)43-05-65, 40-15-11 Факс: (4852) email: gubern@adm.yar.ru ___________________ N ______________ На номер ___________ от _____________

Право подписи имеет исключительно Губернатор области

Приложение 2
к Инструкции

Герб Правительство Ярославской области 40-15-11 Факс: (4852) Советская пл., д. 3, г. Ярославль, 150000 Телефон (4852)43-05-65 email: gubern@adm.yar.ru

Право подписи имеют первый заместитель Губернатора области, заместители Губернатора области, советники и помощники Губернатора области, в установленном порядке - управляющий делами Правительства области, помощники первого заместителя Губернатора области и заместителей Губернатора области

Приложение 3
к Инструкции

Герб

Губернатор Ярославской области
Постановление

от ___________ N ________

г. Ярославль

Приложение 4
к Инструкции

Герб

Губернатор Ярославской области
Распоряжение

от ______________ N _________

г. Ярославль

Приложение 5
к Инструкции

Герб

Правительство Ярославской области
Постановление

от ____________ N ________

г. Ярославль

Приложение 6
к Инструкции

Герб

Правительство Ярославской области
Приказ

от ____________ N _______

г. Ярославль

Приложение 7
к Инструкции

Герб

Губернатор Ярославской области
Постановление

от ___________ N _____________

г. Ярославль

Заголовок ___________________

____________________________

____________________________

Преамбула _________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Постановляю:

1. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

2. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

3. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Губернатор области

С.А. Вахруков

Приложение 8
к Инструкции

Герб

Заголовок ___________________

____________________________

____________________________

Преамбула _________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Постановляю:

1. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

2. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

3. _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Губернатор области

С.А. Вахруков

Приложение 9
к Инструкции

Образец оформления листа согласования

Согласовано
Первый заместитель Губернатора области дата	подпись		И.О. Фамилия
Заместитель Губернатора области, курирующий соответствующее направление работы дата	подпись		И.О. Фамилия
Заместители Губернатора области, курирующие работу структурных подразделений Правительства области, органов исполнительной власти, осуществляющих исполнительные функции по соответствующим направлениям работы дата	подпись		И.О. Фамилия
Руководители структурных подразделений Правительства области, органов исполнительной власти, осуществляющих исполнительные функции по направлениям работ, указанным в проекте дата	подпись		И.О. Фамилия
Руководители заинтересованных органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, общественных и других организаций дата	подпись		И.О. Фамилия
	Продолжение листа согласования к проекту постановления (распоряжения) "Наименование проекта"
Руководитель структурного подразделения или органа исполнительной власти, подготовившего проект дата	подпись		И.О. Фамилия
Начальник государственно-правового управления Правительства области дата	подпись		И.О. Фамилия
Электронная копия сдана: дата, подпись уполномоченного сотрудника департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области
Исполнитель: Ф.И.О., должность, структурное подразделение (орган власти), телефон, подпись
Проект постановления оформлен в соответствии с требованиями Регламента Правительства области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области с соблюдением лингвистических норм: Ф.И.О., подпись уполномоченного сотрудника структурного подразделения, органа власти
Направить: список адресатов (в именительном падеже)
Проверено
Начальник административно-контрольного управления Правительства области дата		подпись	И.О. Фамилия
Приложение (я) к проекту постановления на __ листах подпись исполнителя

На листах согласования к проектам постановлений Правительства области, дополнительно указываются:

Докладчик: должность, Ф.И.О.

Список приглашённых: список лиц, приглашаемых для рассмотрения данного проекта постановления на заседании Правительства области

Приложение 10
к Инструкции

Форма

Сопроводительный лист к проекту

вид и заголовок правового акта

Должность и Ф.И.О. должностного лица, структурное подразделение, орган исполнительной власти, организация	Отметки о поступлении проекта на согласование		Отметки о получении Согласованного (несогласованного) Проекта
	Дата, Время	Ф.И.О., подпись сотрудника, принявшего проект	Дата, Время	Ф.И.О., подпись сотрудника, получившего проект

Факты нарушения регламента Правительства области

Должность и Ф.И.О. должностного лица, структурное подразделение, орган исполнительной власти, организация	Состав нарушения

наименование структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной власти области, подготовившего проект
Руководитель	Ф.И.О. подпись
Исполнитель	Ф.И.О. подпись

Приложение 11
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты

Задания

Инструкции

Нормативы

Номенклатура дел

Отчеты

Перечни

Планы

Положения

Программы

Расценки

Сметы

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Штатные расписания и изменения к ним

Приложение 12
к Инструкции

Формы протоколов:
заседания Правительства Ярославской области, заседания комиссии, совещания

Форма 1

Правительство Ярославской области
Протокол
Заседания Правительства Ярославской области

_______________________

N ______________

г. Ярославль

Повестка дня:

1. Наименование вопроса

2.

3.

1. Слушали:

фамилия и инициалы докладчика, должность, наименование вопроса

Выступили:

указываются фамилии и инициалы выступивших на заседании

Постановили:

указывается, какое решение принято по итогам обсуждения (в скобках указываются результаты голосования).

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

3. Слушали:

Выступили:

Постановили:

Приложение: принятые постановления Правительства области;

стенограмма заседания Правительства области

Наименование должности председательствующего	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	подпись	И.О. Фамилия

Герб Ярославской области размещён на бланке протокола в соответствии с постановлением Губернатора области от 05.09.2008 N 671 "О порядке использования многоцветного и одноцветного герба Ярославской области на бланках в органах исполнительной власти Ярославской области"

Форма 2

Правительство Ярославской области
Протокол
Заседания комиссии
_____________________________________________
указывается полное наименование комиссии)

________________

N ______________

г. Ярославль

Председатель комиссии - Фамилия И.О.

Секретарь комиссии - Фамилия И.О.

Члены комиссии:

- перечисляются фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей

Присутствовали:

- перечисляются фамилии и инициалы присутствовавших членов комиссии (без указания должностей) и приглашённых в алфавитном порядке (с указанием должностей)

Повестка дня:

1.

2.

1. Слушали:

фамилия и инициалы докладчика, наименование вопроса (текст доклада прилагается)

Выступили:

фамилия и инициалы выступивших, краткая запись выступления

Решили:

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Председательствующий	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия

Форма 3

Правительство Ярославской области
Протокол
Оперативного совещания у Заместителя Губернатора области
И.О. Фамилия

________________

N ______________

г. Ярославль

Присутствовали: указываются фамилии и инициалы присутствующих

1. Заместитель Губернатора области Фамилия И.О.

подвёл итоги выполнения поручений, данных на предыдущем совещании;

провёл обсуждение календарного плана работы на предстоящую неделю;

проинформировал о ________________

2. В ходе совещания даны поручения:

3. Выступили:

Заместитель Губернатора области	подпись	И.О. Фамилия
Протокол вёл	подпись	И.О. Фамилия

Приложение 13
к Инструкции

Образец оформления акта

Наименование структурного подразделения АКТ ________________ N _____________ г. Ярославль поверки обеспечения сохранности документов

Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения ___________ ________________ подпись расшифровка подписи Дата

Основание: приказ руководителя от _____________ N ______ "О ________________

____________________________________________________________________ _____"

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии:

Члены комиссии: (по алфавиту фамилий)

25 ноября 2008 г. комиссия провела проверку сохранности документов в _____________________ и установила:

1. Документы хранятся ________________________________________.

2. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует _________________________________________

_____________________________________________________________.

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й - в дело N ________ ;

2-й - в управление делами;

3-й - в структурное подразделение (где проводилась проверка)

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия

Приложение 14
к Инструкции

Форма

Заявка
на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Страна, код страны __________________________________________________________

Город, код города ___________________________________________________________

Телефон ___________________________________________________________________

Количество листов __________________________________________________________

Подразделение _____________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Ф.И.О. ___________________________ Телефон _________________________________

Разрешительная подпись

уполномоченного сотрудника _________________________________________________

Отметки о передаче

Дата отправки ______________________________________________________________

Время отправки ____________________________________________________________

Другие отметки _____________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Подпись передавшего факс __________________________________________________

Приложение 15
к Инструкции

Формы

Журнал
учета принятых факсограмм

N п/п

Дата

Время поступления

Корреспондент

Количество листов

Кому, наименование документа и его реквизиты

Ф.И.О. принявшего сотрудника

Журнал
учета отправленных факсограмм

N п/п

Дата

Время отправки

Адресат

Количество листов

Наименование документа и его реквизиты

Ф.И.О. отправившего сотрудника

Приложение 16
к Инструкции

Форма

Заказ
на копирование документов

Подразделение _____________________________________________________________

Исполнитель ________________________________________________________________

Телефон ____________________________________________________________________

Наименование документа _____________________________________________________

____________________________________________________________________ ________

Кол-во страниц ____________ копий ____________________________________________

Листами/брошюрой, формат А3, А4, А5, другой __________________________________,

одностороннее/двустороннее (нужное выделить)

Другие отметки _______________________________________________________________

Дата ________________________________________________________________________

Разрешительная подпись уполномоченного сотрудника ____________________________

Приложение 17
к Инструкции

Перечень
документов, на которых проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Акты (приёма выполненных работ)

Бюджетные поручения

Банковские поручения

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; денег; на ведение дел в арбитраже и т.д.)

Договоры и соглашения, заключаемые Губернатором области, Правительством области и иными органами исполнительной власти области по передаче и осуществлению государственно-властных полномочий

Договоры о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.

Документы, выдаваемые в соответствии с законодательством о лицензировании

Командировочные удостоверения

Образцы оттиска печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Охранные обязательства, заключаемые в соответствии с законодательством об охране памятников истории и культуры

Представления и ходатайства о награждении государственными наградами и о присвоении государственных званий Российской Федерации

Расчётные чеки

Сметы расходов

Удостоверения, выдаваемые в соответствии с федеральным законодательством

Примечание: в случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимают первый заместитель Губернатора области и заместители Губернатора области.

Приложение 18
к Инструкции

Форма

Акт
о получении неполной или не соответствующей
(нужное указать)
указанным на конверте номерам корреспонденции*

____________________________________________________________________ __________,

(наименование должности, структурного подразделения и Ф.И.О. лиц, составивших акт)

составили акт о том, что "___" _________20 __ года при вскрытии пакета

____________________________________________________________________ __________

в нём не оказалось _____________________________________________________________

____________________________________________________________________ __________

(выявлено, что указанные на конверте почтового отправления номера не соответствуют номерам вложения).

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи сотрудников, составивших акт

_________________ _________________ _________________

Расшифровка подписей

* Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом 14-го размера.

Приложение 19
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

Пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки и телеграммы

Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, прайс-листы, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения

Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области, присланные для сведения

Аналитические обзоры, информационные карты, пресс-релизы и иные материалы, представляемые для сведения

Печатные издания (книги, газеты, журналы, брошюры, бюллетени)

Технические условия

Бухгалтерские документы (счета, квитанции, накладные, сметы и др.)

Графики, наряды, заявки

Месячные, квартальные, полугодовые отчёты

Статистические отчёты, бюллетени, сборники и обзоры

Документы на иностранных языках без перевода

Документы без подписей (кроме электронной почты)

Корреспонденция с пометкой "Лично"

Приложение 20

к Инструкции

Правила
заполнения обязательных реквизитов регистрационно-контрольной формы

Реквизит	Пояснение по заполнению
1	2
Название вида документа	заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа (при регистрации обращений граждан графа не заполняется)
Автор (корреспондент)	- при регистрации поступающего документа записывается название организации (должностного лица) - автора документа; - при регистрации обращения гражданина вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес; - при регистрации отправляемых документов записывается название организации (должностного лица) - корреспондента (допускается применение сокращённого названия организации)
Дата документа	вносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа
Регистрационный номер документа	регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа
Дата поступления	дата поступления в организацию переносится с регистрационного штампа
Индекс поступления	индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа, а после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок к тексту	переносится заголовок к тексту документа; при его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова
Резолюция	переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции
Срок исполнения	проставляется дата, содержащаяся в резолюции; при регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении	переносятся дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу
Дело	переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещён исполненный документ

Приложение 21
к Инструкции

Форма

Справка
об объёме документооборота
за ___________ 20__г.
(месяц)

Категория документов	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство	_________________ (подпись)	________________________ (расшифровка подписи)
Дата

Приложение 22
к Инструкции

Форма
номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N __________________

_______________________________

(место составления)

на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел, томов, частей	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

____________________________________________________________________ ________

(название раздела)

Наименование должности руководителя структурного подразделения	________________ (подпись)	______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
Наименование должности лица, ответственного за архив Правительства Ярославской области	________________ (подпись)	______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведённых в ______ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство	______________ (подпись)	_______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Итоговые сведения переданы

лицу, ответственному за архив

Правительства Ярославской области

Наименование должности лица, передавшего сведения	_____________ (подпись)	_______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 Ч 297 мм)

Приложение 23
к Инструкции

Форма
номенклатуры дел Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области	Утверждаю Заместитель Губернатора Ярославской области _________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
	"____" ___________ 20__ г.

Номенклатура дел

00.00.000 N _________

____________________

(место составления)

на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел, томов, частей	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

____________________________________________________________________ ____________

(название раздела)

Начальник административно-контрольного управления Правительства Ярославской области	____________ (подпись)	______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Виза лица, ответственного за архив

Согласовано Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от ____________ N _________

Согласовано Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от _______________ N ________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в ______ году в Правительстве Ярославской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство	_______________ (подпись)	________________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица, передавшего сведения	_______________ (подпись)	________________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 Ч 297 мм)

Приложение 24
к Инструкции

Форма

Лист-заверитель
дела N ________________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________ листа(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ________________________________________

пропущенные номера листов ____________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника, составившего заверительную надпись	_______________ (подпись)	______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 Ч 297 мм)

Приложение 25
к Инструкции

Форма

Внутренняя опись
документов единиц хранения N _________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________ ________

Наименование должности сотрудника, составившего внутреннюю опись документов дела	______________ (подпись)	______________________ (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 Ч 297 мм)

Приложение 26
к Инструкции

Форма
обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Ф. N _________________

Оп. N ________________

Д. N _________________

Правительство

Ярославской области

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Дело N ________ том N _________

____________________________________________________________________ _

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________________ _

(дата)

На ___________ листах

Хранить ____________

Ф. N _________________

Оп. N ________________

Д. N _________________

Формат С4 (230 Ч 320 мм)

Приложение 27
к Инструкции

Форма

Акт
о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли

Правительство утверждаю Ярославской области Наименование должности руководителя структурного Наименование структурного подразделения Правительства подразделения Ярославской области

Правительство Ярославской области Наименование структурного подразделения

Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения Правительства Ярославской области ................................. .................................................................. (подпись) (Ф.И.О.)

"............" .................................... 20............ г.

Акт
00.00.0000 N ________
_____________________
(место составления)

На основании ......................................................................... ......................................................................... ............................

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________ дел за ___________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией

____________________________________________________________________ _______

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ________________ N _________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Согласовано

Протокол экспертной комиссии

от _________ N _____

Документы в количестве ____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в ________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ N ______.

Наименование должности лица,

сдавшего документы _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника архива, внесшего

изменения в учетные данные _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 28
к Инструкции

Форма
ежегодной описи дел по личному составу

Правительство Ярославской области

Утверждаю Заместитель Губернатора Ярославской области

_________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ___________ 20__ г.

Фонд N ______________

Опись N _____________

дел по личному составу

за ____________ год

N п/п 1	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Название раздела

В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ___________ по N ___________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Наименование должности

ответственного за архив

Правительства Ярославской

области _________________ _________________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от ............................................. N ........................

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от ............................................. N ........................

от _______________ N ________ от _______________ N ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 29
к Инструкции

Форма описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения аппарата Правительства Ярославской области

Утверждаю

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

____________ ______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20___ г.

Опись N _______
дел постоянного хранения
______________________________________________
(наименование структурного подразделения)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздел

В данную опись внесено _________________________________________ единиц

(цифрами и прописью)

хранения с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 30
к Инструкции

Форма описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области Фонд N _________	УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Ярославской области _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Опись N ________ дел постоянного хранения за _________ год	"____" ______________ 20___ г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

Название раздела (структурного подразделения)

В данный раздел описи внесено __________________________________ единиц

(цифрами и прописью)

хранения с N _________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Должность лица,

ответственного за архив

Правительства Ярославской

области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от _______________ N ________

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от _______________ N ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 31
к Инструкции

Форма

Архив Правительства Ярославской области

Карта - заместитель дела

Дело ___________________________

(номер и заголовок)

Опись __________________________

(номер и название)

Фонд ___________________________

(номер и название)

Выдано ________________________________________________________________

(дата выдачи, кому выдано: наименование структурного

подразделения, подпись)

____________________________________________________________________ _____

во временное пользование по ______________________________________________.

(дата возврата, подпись)

Наименование должности

сотрудника, выдавшего

дело _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 32
к Инструкции

Форма контрольной карточки

Отдел контроля АКУ

тел. хх-хх-хх, хх-хх-хх	Контрольная карточка N
Вид документа:
Ответственный исполнитель:	Дата	N постановления
Наименования документа:
Контрольные пункты	Дата исполнения	Исполнитель

Приложение 33
к Инструкции

Формы
справок о выполнении поручений

Форма 1

Дата представления информации в административно- контрольное управление Правительства области (Советская пл., д. 3, каб. 320) - до ..................

Телефоны для справок: хх-хх-хх факс хх-хх-хх

Справка
о выполнении поручений, содержащихся в контрольном документе

Вид:

Дата:

N:

Наименование

Ф.И.О. лица, поставившего документ на контроль:	Контроль за исполнением документа:
Контрольные поручения:
Исполнитель:	Срок исполнения:

Во исполнение указанных поручений проделана следующая работа:

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

(должность, Ф.И.О., телефон, подпись сотрудника,

заполнившего справку)

____________________________________________________________________ _______

(предложения по снятию с контроля (продолжению контроля)

Предложение о снятии с контроля согласовано:

____________________________________________________________________ _______

(подпись должностного лица, согласовавшего снятие документа

с контроля)

Форма 2

Дата представления информации в административно-контрольное управление Правительства области (Советская пл., д. 3, каб. 320) - до ______

Телефоны для справок: хх-хх-хх факс хх-хх-хх

Справка
о выполнении поручений Губернатора области, содержащихся в резолюциях на деловую корреспонденцию

Регистрационная

карточка документа N:

Вид документа:

Дата документа:

Исходящий N:

Содержание:

Корреспондент:

Автор резолюции:

Контрольные поручения:

Ответственный исполнитель:

Соисполнитель:

Срок исполнения:

Во исполнение указанных поручений проделана следующая работа:

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

Важно: к справке обязательно прилагаются копии документов, подтверждающие

исполнение поручений.

Ответ корреспонденту дан "___" _____________ 20___ г. за N ______.

Приложение: копии ответов, другие документы по исполнению

поручений на _____ л.

____________________________________________________________________ _______

(должность, Ф.И.О., телефон лица, представившего информацию)

Документы, поставленные на контроль, подлежат обязательному списанию в дело Губернатором области.

Оригиналы документов (с копиями документов, подтверждающих их исполнение) передаются в отдел служебной корреспонденции административно-контрольного управления Правительства области.