Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

Приложение
к постановлению Администрации
Пошехонского м. района
от 10 апреля 2012 г. N 308

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - юридических и физических лиц по архивным документам" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц. Регламент содержит положения о стандарте предоставления муниципальной услуги, сроках, последовательности действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района (далее - отдел) при предоставлении муниципальной услуги, формах контроля за его исполнением, об ответственности специалистов при предоставлении услуги, а также о досудебном (внесудебном) порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, и муниципальных служащих.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациями и общественными объединениями (далее - заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросы) на основании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в отделе.

1.3. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:

ул. Преображенского, д. 2, г. Пошехонье, Ярославская область, 152850;

Электронный адрес архивного отдела: arhiv@posh.adm.yar.ru

График работы архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района:

Понедельник, вторник, среда, четверг с 8.30 до 17.30

Пятница с 8.30 до 16.30

Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00

Суббота, воскресенье - выходной

Приемные дни: понедельник, вторник, среда

Телефон архивного отдела: (485-46) 2-17-38

Факс (485-46) 2-27-95

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов пользователей - юридических и физических лиц по архивным документам" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района.

2.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации,

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ " Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг",

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне",

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации",

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера",

Уставом Пошехонского муниципального района,

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук",

Постановлением и.о. главы Пошехонского муниципального района от 29.05.2006 N 305 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Пошехонского муниципального района"

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов, хранящихся в отделе.

Муниципальная услуга предоставляется отделом в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических подборок копий архивных документов:

Архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района, дословно воспроизводящий часть архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номера листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ выдачи запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный отделом по запросу получателя муниципальной услуги.

2.5. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:

по письменным обращениям;

по электронной почте;

по телефону;

при личном обращении заявителя;

2.6. Срок предоставления муниципальной услуги

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При консультировании заявителей по письменным обращениям, телефону и на личном приеме работники отдела обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции. При консультировании должны соблюдаться следующие требования: компетентность, своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала.

Консультирование проводится по следующим вопросам: наличие в отделе документов по запрашиваемой тематике, предоставление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в архивный отдел.

Срок исполнения запросов юридических и физических лиц по архивным документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива не более 15 дней с момента регистрации обращения.

.2.7. Основание для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес отдела, направленный лично либо по средствам почтовой, факсимильной или электронной почты.

В запросе должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и электронный адрес заявителя;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

В случае обращения заявителя в интересах третьих лиц, к запросу прилагается правоустанавливающий документ (доверенность).

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина Ф.И.О.), почтового адреса и /или электронного адреса заявителя;

запросы не поддаются прочтению;

в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;

ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока;

ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", указом Президента Российской Федерации от 24.01.1998 N 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне";

в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не проводятся новые доводы и обстоятельства;

в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.9 Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.9.1. Все помещения должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.9.2. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Сан ПиН 2.2.2/2.4.1340-02", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2003.

2.9.3. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение запросов граждан, должны быть удобно расположены для приема посетителей, оборудованы персональным компьютером и оргтехникой.

2.9.4. Места для заполнения запросов должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованными столами, стульями, канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений

2.10. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.10.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

простота и ясность изложения информационных документов;

наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги;

доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

удобный график работы органа, осуществляющего представление муниципальной услуги;

удобной территориальной расположение органа, осуществляющего представление муниципальной услуги.

2.10.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

точность исполнения муниципальной услуги;

профессиональная подготовка сотрудников органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

высокая культура обслуживания заявителей;

строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.10.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом бесплатно.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) государственного органа или органа местного самоуправления муниципального образования Ярославской области, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются архивным отделом в первоочередном порядке.

2.11. Иные требования

2.11.1. На официальном Интернет-сайте Пошехонского муниципального района размещается следующая информация о правилах предоставления муниципальной услуги:

наименование и процедура предоставления муниципальной услуги;

место нахождения, почтовый адрес, номер телефона, график работы отдела.

2.11.2. Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться заведующей отделом в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.

2.11.3.по телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

о месте нахождения отдела;

о графике работы отдела;

о нормативных правовых актах, регламентирующих вопросы предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование структурного подразделения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном и письменном обращениях.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

Регистрация запросов, рассмотрение их заведующей отделом и передача на исполнение ответственному исполнителю;

анализ тематики запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов заявителям.

3.1.1. Регистрация запросов, рассмотрение запросов заведующей отделом и передача на исполнение.

Регистрация запроса является основанием для начала действия по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в отдел письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются специалистом отдела в день поступления в установленном порядке и поступают на рассмотрение заведующей архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

При поступлении в отдел запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и почтового адреса автора запроса, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе.

3.1.2. Анализ тематики запросов

Заведующая отделом обеспечивает оперативное рассмотрение запросов.

При проведении анализа тематики поступивших запросов, определяется:

правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих персональную информацию;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

При поступлении в отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в отделе документов (непрофильные запросы), в течении 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.1.3. По итогам анализа запроса отдел:

продолжает работу с запросом в установленном порядке;

при отсутствии запрашиваемых сведений в отделе информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

дает мотивированный отказ автору запроса в получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса

По итогам анализа запроса работники отдела при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам отдела и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

Специалисты отдела в соответствии с архивными шифрами подбирают в архивохранилище необходимые для исполнения запроса дела.

По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.1.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствии имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

Архивные справки и выписки должны оформляться на бланке архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по обращениям архивных справок, выписок и копий удостоверяется подписью заведующего архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района, печатью Администрации Пошехонского муниципального района.

3.1.6. Направление заявителям.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на запрос направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения

3.2. Направление запросов архивного отдела по запросам органов государственной власти на исполнение по принадлежности и информирование органов государственной власти о результатах рассмотрения их запросов

Отдел по итогам анализа тематики поступившего в его адрес запроса органа государственной власти о предоставлении документальной архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий (ие) запрос (ы) по принадлежности в другие государственные и/или муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

Отдел письменно уведомляет автора запроса орган государственной власти о направлении соответствующего (их) запроса (в) на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел направляет в соответствующие организации копию запроса с указанием информации о направлении ответа в адрес автора запроса.

3.3. Направление запросов отделом по делам архивов по запросам заявителей (кроме запросов органов государственной власти) на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их запросов.

По итогам анализа тематики поступившего запроса отдел подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.

Государственные и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес автора запроса.

В случае необходимости отдел может запрашивать у организаций - исполнителей запросов отдела копии ответов о результатах рассмотрения запросов.

Отдел письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.

Последовательность действий отдела при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам обозначена в блок - схеме (приложение 1).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу отдела по делам архивов, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения. Действия (бездействие) должностных лиц отдела по делам архивов Администрации муниципального района.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

5.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

5.3. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Заявители вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к Главе Администрации муниципального района по установленной форме.

Место обращения заявителя с жалобой Администрация Пошехонского муниципального района (г. Пошехонье, пл. Свободы, 9, глава Администрации Пошехонского муниципального района)

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистами отдела нарушены его права и свободы, в сроки установленные законодательством Российской Федерации.

Место нахождения Пошехонского районного суда: г. Пошехонье, ул. Любимская, 9.