Приложение N 8. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

Приложение N 8
к постановлению
Администрации Любимского
муниципального района
N 586 от 31 мая 2012 г.

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационных услуг и доступности муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале. Административный регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела в ходе предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя оформление разрешения пользователям на работу с документами и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилище.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, общественные объединения.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации Любимского муниципального района (далее - архивный отдел).

Местонахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

Советская ул.,3, г. Любим, Ярославская область 152470

Контактный телефон архивного отдела: 8(485-43) 2-11-52

Электронный адрес: lplum@mail.ru

График работы архивного отдела:

Понедельник - четверг с 8.00 до 17.15, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00;

Пятница - с 8.00 до 16.30, обеденный перерыв с 11.30 до 13.00;

Суббота, воскресенье - выходной день

Прием пользователей осуществляется:

Понедельник - четверг с 8.00 до 12.00; пятница - не приемный день

1.3.2. Пользователи могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

- по телефону;

- по письменному обращению;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Любимского МР.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, которые размещены в здании Администрации района, расположенной по адресу: 152470, Ярославская область, г. Любим, ул. Трефолева, д. 10.

На информационных стендах представлены:

- часы работы Администрации;

- график приема граждан специалистами по предоставлению муниципальной услуги;

- блок-схема предоставления муниципальной услуги согласно приложению N 2 к Административного регламенту.

Помещение, в котором предоставляется услуга, должно быть оборудовано в соответствии с санитарными правилами и нормами. В здании должны быть созданы условия для обслуживания граждан с ограниченными физическими возможностями: оборудованы пандусы.

1.3.3. В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещается требовать от заявителя предоставления документов за исключением документов, указанных в Административном регламенте.

1.3.4. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме работники отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Любимского муниципального района.

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный решением Собрания представителей Любимского муниципального района Ярославской области.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение пользователем архивной информации на основании документов, находящихся на хранении в архивном отделе в виде:

- архивных копий (по просьбе заявителя);

- записей, произведенных заявителем самостоятельно.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

научно-справочный аппарат и бланк заказа на архивные документы предоставляются пользователю в день обращения;

сроки предоставления документов пользователям не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа;

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказом Росархива от 06.07.98 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

- Уставом Любимского муниципального района.

2.6. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление или письмо пользователя, а также письмо организации, направившей пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научного учреждения или выполняющие служебные задания, предоставляют письмо организации, направившей их для работы.

Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений и старших классов общеобразовательных школ представляют письмо учебного заведения за подписью руководителя с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В личных заявлениях или письмах должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя и отчество, должность, звание, ученая степень (если есть);

почтовый и (или) электронный адрес пользователя;

интересующие пользователя тема, цель и хронологические рамки исследования;

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

При подаче вышеперечисленных документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя, а именно совершение действий, предусмотренных Федеральным законом о 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" в отношении персональных данных заявителя (физического лица).

Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в отдел письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.

Письменное согласие должно включать:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) цель обработки персональных данных.

2.6.2. Основаниями для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимость выполнения служебных заданий специалистами отдела (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим организациям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технической обработки.

2.7. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.8. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.9. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.

2.10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в рабочем кабинете архивного отдела.

Для приема заявлений и работы с документами отводится специальное место. Место оборудуется столом и стульями. Пользователям предоставляются бланки заявлений.

В местах приема заявлений, содержится следующая информация:

- график (режим) работы архивного отдела Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

- наименование муниципальной услуги;

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образец заполнения заявлений пользователя (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту);

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) работников отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.11. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

- наличие доступа пользователя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

- получение пользователем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

- исполнение работниками отдела административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

- удовлетворенность граждан сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

- правильное и грамотное оформление работниками отдела документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги;

- культура обслуживания (вежливость);

- отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги представлена блок-схемой в приложении N 5 к настоящему Административному регламенту.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация заявлений;

анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем пользователей;

выдача пользователю для заполнения анкеты установленного образца (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту);

консультирование пользователя о составе документов по теме исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальном зале;

выдача пользователям для заполнения бланка заказа на предоставление архивных документов (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту);

предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;

копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

3.2. Поступившие в отдел письменные заявления регистрируются, рассматриваются и исполняются сотрудниками отдела

Регистрация заявления является основанием для начала административной процедуры.

При поступлении в Администрацию или архивный отдел интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение заявлений и осуществляет анализ содержания и тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения, необходимые для исполнения обращения пользователя. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в обращении пользователя, необходимых для проведения поисковой работы.

По итогам анализа заявления архивный отдел:

- дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведений, при отсутствии у него права на их получение в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- в случае отсутствия в архиве запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- в случае отсутствия в заявлении достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архиве письменно запрашивает пользователя о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения данной административной процедуры -5 дней.

При обращении пользователя лично заведующий отделом дает информацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.

При посещении читального зала пользователь предъявляет документ, удостоверяющий личность. Работники архивного отдела знакомят пользователя с правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утвержденными приказом руководителя Росархива от 06.07.98 N 51.

3.4. Пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам. Дела и другие архивные документы выдаются пользователю на основании заполненных бланков заказа под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения.

При получении описей, дел, других архивных документов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии заведующего отделом. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию, инициалы, характер проведенной работы (выписки, просмотр и др.).

После каждого посещения читального зала пользователь сдает заведующему отделом все дела. Заведующий отделом делает проверку наличия дел и полистную проверку их физического состояния.

3.5. В зависимости от технических возможностей отдела по заказам пользователей изготавливаются копии архивных документов.

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование документов производится на основании заполненного пользователем бланка заказа (приложение N 4 к настоящему Административному регламенту).

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам под расписку или могут быть высланы по указанным адресам.

Рассмотрение вопроса (заявления) гражданина (юридического лица) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заместителем Главы администрации МР, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальных услуг.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Административным регламентом;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Административным регламентом;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Административным регламентом;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Административным регламентом;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию района.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя. Все обращения (жалобы) регистрируются специалистом 1 категории в установленные дни и часы: в понедельник-четверг с 8-00 до 12-00, с 13-00 до 17-00, в пятницу с 8-00 до 11-30, с 13-00 до 16-00. По телефону 8(48543)2-14-44 ведется запись на личный прием к Главе района. Для принятия обращений (жалоб) в круглосуточном режиме работает "телефон доверия" 8(48543)2-13-44.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению заместителем Главы Администрации района по экономике в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Административным регламентом, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, заместитель Главы Администрации района по экономике незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Заявитель вправе в порядке, установленном действующим законодательством, обратиться в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов.

5.10. За нарушение Административного регламента исполнители несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.