Приложение N 8. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

Приложение N 8
к постановлению
Администрации Любимского
муниципального района
N 586 от 31 мая 2012 г.

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационных услуг и доступности муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале. Административный регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела в ходе предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя оформление разрешения пользователям на работу с документами и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилище.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, общественные объединения.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации Любимского муниципального района (далее - архивный отдел).

Местонахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

Советская ул.,3, г. Любим, Ярославская область 152470

Контактный телефон архивного отдела: 8(485-43) 2-11-52

Электронный адрес: lplum@mail.ru

График работы архивного отдела:

Понедельник - четверг с 8.00 до 17.15, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00;

Пятница - с 8.00 до 16.30, обеденный перерыв с 11.30 до 13.00;

Суббота, воскресенье - выходной день

Прием пользователей осуществляется:

Понедельник - четверг с 8.00 до 12.00; пятница - не приемный день

1.3.2. Пользователи могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

- по телефону;

- по письменному обращению;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Любимского МР.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, которые размещены в здании Администрации района, расположенной по адресу: 152470, Ярославская область, г. Любим, ул. Трефолева, д. 10.

На информационных стендах представлены:

- часы работы Администрации;

- график приема граждан специалистами по предоставлению муниципальной услуги;

- блок-схема предоставления муниципальной услуги согласно приложению N 2 к Административного регламенту.

Помещение, в котором предоставляется услуга, должно быть оборудовано в соответствии с санитарными правилами и нормами. В здании должны быть созданы условия для обслуживания граждан с ограниченными физическими возможностями: оборудованы пандусы.

1.3.3. В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещается требовать от заявителя предоставления документов за исключением документов, указанных в Административном регламенте.

1.3.4. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме работники отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Любимского муниципального района.

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный решением Собрания представителей Любимского муниципального района Ярославской области.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение пользователем архивной информации на основании документов, находящихся на хранении в архивном отделе в виде:

- архивных копий (по просьбе заявителя);

- записей, произведенных заявителем самостоятельно.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

научно-справочный аппарат и бланк заказа на архивные документы предоставляются пользователю в день обращения;

сроки предоставления документов пользователям не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа;

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказом Росархива от 06.07.98 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

- Уставом Любимского муниципального района.

2.6. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление или письмо пользователя, а также письмо организации, направившей пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научного учреждения или выполняющие служебные задания, предоставляют письмо организации, направившей их для работы.

Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений и старших классов общеобразовательных школ представляют письмо учебного заведения за подписью руководителя с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В личных заявлениях или письмах должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя и отчество, должность, звание, ученая степень (если есть);

почтовый и (или) электронный адрес пользователя;

интересующие пользователя тема, цель и хронологические рамки исследования;

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

При подаче вышеперечисленных документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя, а именно совершение действий, предусмотренных Федеральным законом о 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" в отношении персональных данных заявителя (физического лица).

Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в отдел письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.

Письменное согласие должно включать:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) цель обработки персональных данных.

2.6.2. Основаниями для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимость выполнения служебных заданий специалистами отдела (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим организациям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технической обработки.

2.7. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.8. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.9. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.

2.10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в рабочем кабинете архивного отдела.

Для приема заявлений и работы с документами отводится специальное место. Место оборудуется столом и стульями. Пользователям предоставляются бланки заявлений.

В местах приема заявлений, содержится следующая информация:

- график (режим) работы архивного отдела Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

- наименование муниципальной услуги;

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образец заполнения заявлений пользователя (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту);

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) работников отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.11. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

- наличие доступа пользователя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

- получение пользователем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

- исполнение работниками отдела административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

- удовлетворенность граждан сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

- правильное и грамотное оформление работниками отдела документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги;

- культура обслуживания (вежливость);

- отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги представлена блок-схемой в приложении N 5 к настоящему Административному регламенту.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация заявлений;

анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем пользователей;

выдача пользователю для заполнения анкеты установленного образца (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту);

консультирование пользователя о составе документов по теме исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальном зале;

выдача пользователям для заполнения бланка заказа на предоставление архивных документов (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту);

предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;

копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

3.2. Поступившие в отдел письменные заявления регистрируются, рассматриваются и исполняются сотрудниками отдела

Регистрация заявления является основанием для начала административной процедуры.

При поступлении в Администрацию или архивный отдел интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение заявлений и осуществляет анализ содержания и тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения, необходимые для исполнения обращения пользователя. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в обращении пользователя, необходимых для проведения поисковой работы.

По итогам анализа заявления архивный отдел:

- дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведений, при отсутствии у него права на их получение в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- в случае отсутствия в архиве запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- в случае отсутствия в заявлении достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архиве письменно запрашивает пользователя о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения данной административной процедуры -5 дней.

При обращении пользователя лично заведующий отделом дает информацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.

При посещении читального зала пользователь предъявляет документ, удостоверяющий личность. Работники архивного отдела знакомят пользователя с правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утвержденными приказом руководителя Росархива от 06.07.98 N 51.

3.4. Пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам. Дела и другие архивные документы выдаются пользователю на основании заполненных бланков заказа под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения.

При получении описей, дел, других архивных документов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии заведующего отделом. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию, инициалы, характер проведенной работы (выписки, просмотр и др.).

После каждого посещения читального зала пользователь сдает заведующему отделом все дела. Заведующий отделом делает проверку наличия дел и полистную проверку их физического состояния.

3.5. В зависимости от технических возможностей отдела по заказам пользователей изготавливаются копии архивных документов.

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование документов производится на основании заполненного пользователе