Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам"

Приложение
к постановлению администрации
Рыбинского муниципального района
от 27 июня 2014 г. N 1144

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам"

I. Общие положения Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам", разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги, определяет последовательность и сроки действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия с потенциальными потребителями (организациями и гражданами) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам", осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237 от 25.12.1993);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации" ( "Российская газета N 165 от 29 июля 2006 г. Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 г. N 31, с. 12, ст. 3448);

- Федеральным законом от 6.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ( "Российская газета", N 202 от 08.10.2003);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ( "Российская газета", N 168 от 30.07.2010);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 10.01.1994, N 2, ст. 74);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059);

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51;

- Уставом муниципального учреждения Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам" осуществляется муниципальным учреждением Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив" (далее - Учреждение).

Результат предоставления муниципальной услуги

4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача архивных документов для исследования и получения необходимой информации.

Описание пользователей муниципальной услуги

5. Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам:

- ведущим исследование по личной инициативе,

- ведущим научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений,

- выполняющим служебное задание.

6. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам муниципального архива.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

1. Плата за посещение читального зала муниципального архива и пользование архивными документами не взимается.

Порядок информирования о муниципальной услуге

2. Учреждение информирует о муниципальной услуге по обслуживанию пользователей в читальном зале архива следующими способами:

- непосредственно в здании Учреждения;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет);

3. Место нахождения Учреждения и его почтовый адрес: ул. Свободы, 17, г. Рыбинск, Ярославская область, 152903.

Телефон/факс: 8 (4855) 22-06-17.

Электронный адрес Архива: arhiv@admrmr.ru

График работы Учреждения:

понедельник-четверг: с 8.00 до 17.00;

пятница: с 8.00 до 16.00;

перерыв с 12.12 до 13.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

4. На информационных стендах в помещениях Учреждения, предназначенных для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:

- настоящий Административный регламент;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность Учреждения;

- график приема граждан.

5. Информация по процедурам исполнения муниципальной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале архива предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении граждан;

- по электронной почте.

6. Прием граждан осуществляется руководителем и/или специалистом Учреждения по приемным дням: вторник, среда, четверг с 8-30 до 12-00.

7. В обязанности специалиста Учреждения, ответственного за оказание муниципальной услуги при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения пользователей архивной информации входят:

- При консультировании по телефону специалист, должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование Учреждения, а затем в вежливой форме, четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Время консультирования по телефону не должно превышать 15 минут.

- Специалист, отвечающий за предоставление услуги в случае, если не может содержательно ответить на вопрос гражданина немедленно, обязан перезвонить заинтересованному лицу в течение 48 часов.

- При консультировании посредством устного информирования специалист дает получателю услуги полный, точный ответ на поставленные вопросы.

Время ожидания услуги в очереди на консультацию к специалисту, ответственному за муниципальную услугу, не должно превышать 15 минут.

Время консультирования индивидуального устного информирования не должно превышать 15 минут.

Личный прием осуществляется согласно графику приема пользователей в порядке очереди без предварительной записи.

Основание для предоставления муниципальной услуги

8. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес Учреждения.

9. В личном заявлении указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата.

В письме направляющей организации указываются:

- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя,

- должность, если выполняется служебное задание,

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа,

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.

10. Все исследователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

Сроки предоставления муниципальной услуги

11. Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

12. Основанием для отказа в предоставлении услуги является:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.

13. Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:

- необходимость выполнения служебных заданий специалистами Учреждения (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю;

- если архивные документы не прошли упорядочение.

III. Требования к размещению и оформлению помещений Учреждения

Требования к оформлению входа в здание

1. Расположение здания (строения), в котором находится Учреждение, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности для пользователей.

Помещение, в котором расположен архив, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей.

Центральный вход в здание (помещение) должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

- полное наименование;

- местонахождение;

- режим работы.

Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук Москва, 2007, пункт 5.12. "При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива".

3. Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

4. В помещении Учреждения исследователю должно быть предоставлено место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.

5. В помещениях Учреждения должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.

IV. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов о допуске в читальный зал;

- анализ тематики исследования;

- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;

- выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.

Блок-схема последовательности действий специалистов архива при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

Прием документов о допуске в читальный зал

2. Разрешение на работу в читальном зале муниципального архива дается руководителем Учреждения при предоставлении личного заявления или письма-отношения, направляющей организации (приложение N 2)

3. Разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

4. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

5. Все пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах (приложение N 3) и заполняют анкету установленного образца (приложение N 4).

Пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.

Анализ тематики исследования

6. Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.

Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю

7. Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.), предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней.

Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.

8. Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение N 5).

Выдача архивных документов

9. Пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.

10. Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения.

Единовременно может быть выдано 10 - 20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем Учреждения.

11. Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

12. После завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту архива для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.

13. Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.

V. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены:

- Правилами организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях библиотеках, организациях Российской Академии наук.

2. Текущий контроль за исполнением должностными лицами положений Административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется Руководителем Учреждения.

VI. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

1. Получатель услуги может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента.

2. Действия (бездействие) ответственных исполнителей могут быть обжалованы:

- руководителю Учреждения;

- вышестоящие органы;

- в судебные органы.

3. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

4. Руководитель Учреждения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу. Или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает решение об удовлетворении требований обратившегося либо об отказе в их удовлетворении.

5. Письменная жалоба, поступившая в Учреждение, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель Учреждения вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, жалоба не рассматривается.

7. Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему жалобу, с разъяснением порядка обжалования данного решения.

8. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу любого должностного лица, а также членов его семьи жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов, а гражданину, направившему жалобу, сообщено о недопустимости злоупотребления правом.

9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

10. В случае если в письменной жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Учреждения вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Учреждение. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

11. В случае если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

12. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение руководителю Учреждения.

Руководитель МУ РМР ЯО "Рыбинский муниципальный архив"

О.М. Догадкина