Возврат НДФЛ бывшему сотруднику (Смирнова С.К., "Упрощенная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.)

Возврат НДФЛ бывшему сотруднику

Иногда при расчете налоговой базы по НДФЛ работодатели, являющиеся налоговыми агентами, допускают ошибки, приводящие к завышению сумм НДФЛ, подлежащих уплате в бюджет. Имеет ли право бывший сотрудник обратиться за возвратом денег непосредственно к бывшему работодателю?

Прежде всего, следует напомнить общий порядок возврата налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ налогоплательщику. Налоговым кодексом, в частности ст. 231, довольно четко прописан алгоритм действий налогового агента при обнаружении излишне удержанного НДФЛ.

Во-первых, при обнаружении факта излишне удержанного НДФЛ налоговый агент должен сообщить об этом налогоплательщику - физическому лицу в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Требований к форме сообщения и способу его передачи п. 1 ст. 231 НК РФ не содержит, поэтому налоговый агент может его составить в произвольной форме и передать налогоплательщику лично в руки, по почте или посредством Интернета, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

Сообщение о факте излишнего удержания НДФЛ может выглядеть следующим образом:

ООО "Ландыш"

ИНН 3456256365, КПП 34002001, ОГРН 1083456987523

Адрес: 405656, г. Волгоград, ул. Ленинградская, д. 15

СООБЩЕНИЕ

от "15" июня 2013 г.

О факте излишнего удержания НДФЛ

13 июня 2013 г. бухгалтер ООО "Ландыш" обнаружил факт излишне удержанного НДФЛ с Ваших доходов за январь-апрель 2012 года. Это произошло из-за непредоставления Вам в указанный период стандартного налогового вычета на ребенка в связи с временной потерей бухгалтером необходимых документов:

- заявления, поданного Вами на имя генерального директора ООО "Ландыш", о предоставлении стандартного налогового вычета на ребенка;

- свидетельства о рождении, подтверждающего Ваше право на такой вычет. При обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ исчисленная и удержанная с начала года сумма налога с Ваших доходов за январь-апрель 2012 г. была пересчитана. В результате сумма излишнего удержания составила 5600 (пять тысяч шестьсот) руб. Просьба подать на имя генерального директора заявление о возврате на Ваш расчетный счет в банке излишне удержанной суммы НДФЛ. Образец заявления прилагается.

Главный бухгалтер

Комова

Комова С.С.

тел. (8442) 35-00-03

После уведомления о факте излишне удержанного НДФЛ работник должен подать в письменной форме заявление на возврат переплаченного налога. Без такого заявления налоговый агент вернуть сумму переплаты не вправе.

Форма заявления также составляется в произвольной форме. Налоговому агенту необходимо зафиксировать факт обнаружения излишнего удержания НДФЛ из доходов налогоплательщика с указанием даты выявления ошибки. Хотя ст. 231 НК РФ такая обязанность не предусмотрена, как и ответственность за нарушение десятидневного срока, это позволит доказать своевременное исполнение своей обязанности о сообщении налогоплательщику выявленного факта переплаты в соответствии с налоговым законодательством (см. образец справки).

Образец справки об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ.

ООО "Ландыш"

ИНН 3456256365, КПП 34002001, ОГРН 1083456987523

Адрес: 405656, г. Волгоград, ул. Ленинградская, д. 15

СПРАВКА
об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ.

13 июня 2013 г. бухгалтер ООО "Ландыш" обнаружил факт излишнего удержания НДФЛ с доходов менеджера Соколова С.П. за январь-апрель 2012 г. Ошибка произошла из-за непредоставления Соколову С.П. в указанный период стандартного налогового вычета на ребенка в связи с временной потерей бухгалтером необходимых документов:

- заявления, поданного Соколовым С.П. на имя генерального директора ООО "Ландыш", о предоставлении стандартного налогового вычета на ребенка;

- свидетельства о рождении, подтверждающего право Соколова С.П. на такой вычет. При обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ исчисленная и удержанная с начала года с доходов Соколова С.П. сумма налога была пересчитана. В результате сумма излишнего удержания составила 5600 (пять тысяч шестьсот) руб.

Главный бухгалтер

Комова

Комова С.С.

Налоговый агент обязан вернуть деньги в течение трех месяцев со дня получения письменного заявления от налогоплательщика - физического лица о возврате излишне удержанного налога.

Следует обратить внимание, что возврат излишне удержанного налога осуществляется только в безналичной форме. Возврат переплаты по НДФЛ наличными денежными средствами ст. 231 НК РФ не предусмотрен. Поэтому если у налогоплательщика нет расчетного или "зарплатного" счета в банке, его необходимо открыть.

Также ст. 231 НК РФ предусмотрена ответственность налоговых агентов за нарушение срока возврата излишне удержанного НДФЛ. Так, если по истечении трехмесячного срока налоговый агент не вернет переплату по налогу, ему необходимо будет заплатить физическому лицу проценты в размере ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата за каждый календарный день нарушения срока.

За счет каких же средств налоговый агент должен возвращать излишне удержанный налог? Кодексом, в частности ст. 231 НК РФ, предусмотрено несколько источников, за счет которых может осуществляться возврат НДФЛ:

1. За счет общей удержанной суммы НДФЛ со всех работников, подлежащей перечислению в бюджет.

2. За счет суммы НДФЛ, возвращенной налоговым органом из бюджета. Такая ситуация может возникнуть, если общей удержанной, но не перечисленной в бюджет суммы НДФЛ недостаточно для возврата налогоплательщику переплаты по налогу в установленный срок. В этом случае организация вправе обратиться в налоговые органы за возвратом излишне перечисленной суммы НДФЛ в течение 10 дней со дня получения письменного заявления от налогоплательщика о возврате переплаты по НДФЛ. Помимо заявления на возврат организация представляет в налоговую инспекцию выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Выписку из регистра налогового учета надо представлять в налоговый орган только для возврата сумм налога, излишне удержанных начиная с 01 января 2011 г. (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112). Далее налоговый орган производит возврат суммы налога налоговому агенту (организации) по правилам, установленным ст. 78 НК РФ, то есть в течение месяца со дня получения заявления от организации на возврат налога.

3. За счет собственных средств организации, то есть до момента возврата налоговым органом суммы НДФЛ из бюджета.

Если налогоплательщик не представляет письменное заявление налоговому агенту на возврат излишне удержанной суммы налога, он вправе по окончании налогового периода обратиться непосредственно в налоговый орган, в соответствии с п. 4 ст. 218 НК РФ. В таком случае будет произведен перерасчет налоговой базы на основании налоговой декларации по форме 3-НДФЛ, а также подтверждающих факты документов. Данные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 07.03.2012 N ЕД-4-3/3786@, от 24.01.2012 N ЕД-3-3/187@.

Все вышеизложенное применимо и к тем налогоплательщикам - физическим лицам, которые на период обнаружения факта излишне удержанного налога не состоят в трудовых отношениях с налоговым агентом (уволенные сотрудники).

Многочисленные разъяснения Минфина России говорят о том, что прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком (работником) и организацией - источником получения доходов, с которых НДФЛ был излишне удержан, не влияет на порядок применения норм, закрепленных в ст. 231 НК РФ (см., например, письма от 29.12.2012 N 03-04-05/6-1460, от 24.12.2012 N 03-04-05/6-1430, от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193).

Также в письме от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193 Минфин указывает, что возврат НДФЛ уволенному сотруднику не зависит и от налогового периода, в котором был излишне удержан налог. То есть если с сотрудником прекращены трудовые отношения в 2012 году и в этом же году был излишне удержан налог, а факт переплаты НДФЛ обнаружили уже в 2013 году, то налоговый агент должен в 2013 году вернуть сумму переплаты по НДФЛ на общих основаниях, предусмотренных ст. 231 НК РФ.

При этом факт излишне удержанного НДФЛ, обнаруженный в следующем налоговом периоде, влечет за собой необходимость подачи в налоговый орган уточненных сведений по форме 2-НДФЛ.

Налоговые органы в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-3/15317 разъясняют порядок представления уточненных сведений по форме 2-НДФЛ. Так, при оформлении уточненной справки по форме 2-НДФЛ в полях "N _" и "от __" следует указать номер ранее представленной справки и новую дату составления справки. То есть фактически после того как агент вернет переплату по НДФЛ уволенному сотруднику за прошлый налоговый период (год), ему нужно составить новую справку с прежним номером, но обновленными суммами налога и датой составления.

Если первичная справка 2-НДФЛ еще не была представлена в ИФНС, справку можно составить с учетом перерасчета. Тогда представлять уточненные сведения нет необходимости. Также разъяснено, что изменения после перерасчета должны отражаться по строкам:

- по строке 5.3 "Сумма налога исчисленная";

- по строке 5.4 "Сумма налога удержанная";

- по строке 5.5 "Сумма налога перечисленная". При этом по данной строке нужно отразить не фактически перечисленную сумму НДФЛ, а сумму налога, подлежащую уплате в бюджет после уточнения налоговых обязательств бывшего работника.

Строку 5.6 "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" в уточненной справке заполнять не нужно.

Следует отметить еще один момент: возвратить сумму НДФЛ, излишне удержанную из доходов налогоплательщика, налоговый агент обязан только налогоплательщику. Финансовое ведомство в письме от 07.03.2013 N 03-04-06/7028 обращает внимание на то, что излишне удержанный НДФЛ не возвращается иным лицам, кроме налогоплательщика, так как законодательством не установлен возврат суммы НДФЛ наследникам умершего физического лица - налогоплательщика.

Пример 1.

Работник ООО "Сирень" Соколов И.И. уволился 01.11.2012. За 2012 г. Соколову И.И. была начислена заработная плата в размере 350000 руб. НДФЛ по ставке 13% удержан в размере 45500 руб. 15 марта 2013 г. бухгалтер ООО "Сирень" по итогам 2012 г. подал сведения по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию.

10 апреля 2013 г. бухгалтер обнаружил, что Соколову И.И. при расчете налоговой базы по НДФЛ не учитывались стандартные налоговые вычеты на ребенка, которые ему полагались с января 2012 г. по август 2012 г. Сумма стандартных налоговых вычетов составила 11200 руб. (1400 руб. х 8 мес.).

Таким образом, налоговая база по доходам Соколова И.И. составила 338800 руб. (350000 руб. - 11200 руб.). Соответственно сумма НДФЛ составила 44044 руб. (228000 руб. х 13%). Переплата по НДФЛ в бюджет составила 1456 руб. (45500 руб. - 44044 руб.). Бухгалтер ООО "Сирень" после обнаружения ошибки, а именно 16 апреля 2013 г., известил Соколова И.И. об образовавшейся переплате. Соколов И.И. подал в бухгалтерию организации заявление о возврате образовавшейся переплаты. В бухгалтерском учете ООО "Сирень" сделает следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Хоз. операция
Вариант 1. Переплата по НДФЛ возвращена Соколову И.И. из общей удержанной суммы НДФЛ всех работников, подлежащей перечислению в бюджет:
70	68 субсчет "НДФЛ"	1456	Сторнирована сумма НДФЛ, излишне удержанная у Соколова И.И.
70	51	1456	Перечислена сумма НДФЛ по заявлению Соколова И.И.
Вариант 2. Возврат НДФЛ произведен за счет средств ООО "Сирень", которые впоследствии возмещены из бюджета налоговым органом:
70	68 субсчет "НДФЛ"	1456	Сторнирована сумма НДФЛ, излишне удержанная у Соколова И.И.
70	51	1456	Перечислена сумма НДФЛ по заявлению Соколова И.И.
51	68 субсчет "НДФЛ"	1456	По заявлению ООО "Сирень" возвращена сумма НДФЛ из бюджета
Вариант 3. Переплата по НДФЛ перечислена Соколову И.И. из суммы НДФЛ, возвращенной налоговым органом из бюджета:
70	68 субсчет "НДФЛ"	1456	Сторнирована сумма НДФЛ, излишне удержанная у Соколова И.И.
51	68 субсчет "НДФЛ"	1456	По заявлению ООО "Сирень" получена сумма НДФЛ из бюджета
70	51	1456	Перечислена сумма НДФЛ по заявлению Соколова И.И.

Генеральному директору

ООО "Сирень"

Иванову С.П.

от Соколова И.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Согласно ст. 231 НК РФ прошу вернуть мне излишне удержанную сумму НДФЛ. Переплата по налогу образовалась вследствие непредоставления стандартного налогового вычета на ребенка с января по август 2012 г. Переплата по НДФЛ составила 1456 рублей. Указанную сумму переплаты прошу перевести по следующим банковским реквизитам:

Расчетный счет - 40706890000000786539 в ОАО "Банк"

к/с - 30104567000000000876, БИК 044456876

ИНН - 7789789067, КПП - 770100687.

18.04.2013 г.

Соколов

Соколов И.И.

Поскольку бухгалтер ООО "Сирень" по итогам 2012 г. уже подал сведения в налоговый орган по форме 2-НДФЛ, организации необходимо подать уточненные сведения после пересчета налоговых обязательств. В уточненной справке по форме 2-НДФЛ за 2012 г. ООО "Сирень" сделает следующие записи:

- в разделе 4 уточненной справки необходимо указать код стандартного налогового вычета на ребенка - 114 и его размер - 1200 руб.;

- в разделе 5 отразятся следующие данные:

- по строке 5.1 "Общая сумма дохода" - 350000 руб.;

- по строке 5.2 "Налоговая база" - 338800 руб.;

- по строке 5.3 "Сумма налога исчисленная" - 44044 руб.;

- по строке 5.4 "Сумма налога удержанная" - 44044 руб.;

- по строке 5.5 "Сумма налога перечисленная" - 44044 руб.

В строках 5.6 и 5.7 ставятся прочерки.

Смирнова С.К.,

практикующий бухгалтер,

налоговый консультант,

член Палаты

налоговых

онсультантов

"Упрощенная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.