Прием и передача дел при увольнении (Аскерова Р.В., "Упрощенная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.)

Прием и передача дел при увольнении

Уволиться из организации может любой: сотрудник, главный бухгалтер, руководитель. Часто при этом возникает необходимость передать документацию тому, кто будет работать в компании после него. В то же время законодательство регулирует далеко не все вопросы, связанные с приемом и передачей дел.

Каждый работник имеет право уволиться по собственному желанию, уведомив работодателя об этом в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ). Данный срок является максимальным, если стороны трудового договора не договорятся об установлении иного (срок может быть изменен как в сторону уменьшения, так и увеличения).

После подписания заявления нередко возникает вопрос: как правильно сотруднику передать, а работодателю принять дела? Нормативно данный порядок не утвержден, поэтому рекомендуем работодателю самостоятельно его разработать и закрепить такую обязанность работников в локальных нормативных актах, трудовых договорах и должностных инструкциях.

Саму же передачу дел можно оформить актом приема-передачи. Поскольку унифицированной формы такого акта нет, его можно составить в произвольной форме.

Обратите внимание: даже если работодатель закрепит обязанность передать дела в трудовых договорах, бывают случаи, в которых обязать сотрудника передать дела не получится.

Акт
приема-передачи дел.

г. Рязань

30.05.2013

Мы, Селиванов В.В., начальник отдела кадров, с одной стороны, и ООО "ЖилКомСтрой" в лице директора Мелихова С.Н., с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Селиванов В.В. передал, а ООО "ЖилКомСтрой" в лице директора Мелихова С.Н. приняло следующие документы и материальные ценности:

N п/п	Наименование документа	Количество документов	Примечания

Передал
	(подпись)		(фамилия, имя, отчество)
Принял
	(подпись)		(фамилия, имя, отчество)

Пример 1.

Сотрудник, находясь в отпуске, написал заявление об увольнении по собственному желанию в последний день отпуска, предупредив об этом, как и полагается, за две недели. Как в таком случае обязать работника осуществить передачу дел?

Согласно разъяснениям Роструда от 05.09.2006 N 1551-6 предупредить работодателя об увольнении сотрудник может не только в период работы, но и в период нахождения в отпуске, а также в период временной нетрудоспособности. При этом дата предполагаемого увольнения может приходиться на указанные периоды.

Трудовой кодекс не содержит препятствий для подачи заявления об увольнении по собственному желанию в любой форме, в том числе путем направления его по почте. Таким образом, сотрудник может направить работодателю соответствующее заявление, к примеру, заказным письмом. Следовательно, компания обязана уволить работника числом, указанным в заявлении.

Работодатель не вправе отказать в оформлении увольнения в связи с отсутствием сотрудника на работе в течение срока предупреждения об увольнении и связанной с этим невозможностью передать дела. Срок предупреждения об увольнении, установленный законом, не продлевается на время передачи дел.

День увольнения не может быть перенесен без согласия работника. И даже если обязанность передать дела предусмотрена трудовым договором, она прекращается в день увольнения. Так как до дня увольнения и в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте по причине нахождения в отпуске (то есть времени отдыха, когда он свободен от выполнения трудовых обязанностей), он не обязан выходить на работу для передачи дел своему преемнику, а после дня увольнения трудовой договор уже не действует. Это значит, что работодатель будет уже не вправе обязать бывшего сотрудника передать дела.

Материально ответственное лицо

При смене материально ответственного лица проводится инвентаризация (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49) - передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица к другому осуществляется по итогам инвентаризации, проводимой на день приемки-передачи дел. Требование об обязательном проведении инвентаризации устанавливается в локальных актах организации (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Согласно п.п. 2.8, 2.10 Указаний N 49 при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственных лиц обязательно.

Что делать, если материально ответственное лицо не может присутствовать при проведении инвентаризации? Таких ситуаций немало, например, тот же самый отпуск или больничный. В данных случаях работодатель обязан уволить сотрудника в срок, указанный в заявлении об увольнении, оснований задержать бывшего сотрудника у работодателя в любом случае нет. Таким образом, работодатель будет вынужден проводить инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица.

В подобных ситуациях в инвентаризационных актах (описях) надо сделать отметку о причинах отсутствия работника и заверить ее подписями членов инвентаризационной комиссии. Но такие действия приводят к нарушению установленного порядка проведения инвентаризации. По мнению судов, если инвентаризация, по результатам которой работника планируется привлечь к материальной ответственности, проводилась без участия материально ответственного лица (уже после его увольнения), что является нарушением порядка проведения инвентаризации, то составленный по результатам инвентаризации акт лишается юридической силы. Вследствие чего иски работодателей о взыскании ущерба с материально ответственных лиц отклоняются за недоказанностью (см., например, пп. 3 п. 2 Надзорной практики Верховного суда Республики Карелия по гражданским делам в 2005 г., постановление ФАС Поволжского округа от 19.02.2009 N А06- 3156/2007). Поэтому вопрос о привлечении к материальной ответственности по результатам такой инвентаризации, если обнаружится недостача, будет решаться судом с учетом всех обстоятельств дела.

В соответствии с частью второй ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении причиненного сотрудником ущерба в течение одного года со дня обнаружения данного факта. Днем обнаружения ущерба, выявленного в результате инвентаризации материальных ценностей или проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, следует считать день подписания соответствующего акта или заключения (п. 24 постановления Пленума Верховного суда СССР от 23.09.1977 N 15 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации").

Трудовым законодательством ограничен предел материальной ответственности работника. Согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако из этого правила есть исключения: так, согласно ст. 243 ТК РФ, в трудовом договоре с главным бухгалтером может быть предусмотрено условие о полной материальной ответственности. Тогда главный бухгалтер обязан будет возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Приемка-передача дел главного бухгалтера

Деятельность главного бухгалтера в организации, наряду с положениями Трудового кодекса РФ, регулируется также Федеральным законом N 402-ФЗ и Положением о главных бухгалтерах, утв. постановлением СМ СССР от 24.01.1980 N 59 (далее - Положение). Положение, хотя было издано в период существования СССР, в силу п. 2 постановления ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-I "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств" продолжает действовать в части, не противоречащей законодательству РФ.

В соответствии с п. 6 Положения прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Процедура приема и сдачи дел необходима для того, чтобы разграничить ответственность за действия нового бухгалтера и действия его предшественника.

В настоящее время специального нормативного правового документа, который бы регулировал порядок передачи дел от одного бухгалтера к другому, не существует. Вместе с тем очевидно, что в любом случае при приеме-передаче дел некоторое время в организации будут осуществлять деятельность два главных бухгалтера. Чтобы принять дела от своего предшественника, новый работник уже должен быть принят, с ним уже должен быть заключен трудовой договор и на него должны быть возложены обязанности главного бухгалтера. При этом также очевидно, что передача и приемка дел должна осуществляться до расторжения трудового договора с предыдущим работником, занимающим должность главного бухгалтера. Соответственно, в какой-то период времени в организации одновременно будут действовать два главных бухгалтера.

Данная ситуация не урегулирована на законодательном уровне. Официальные разъяснения, а также примеры из судебной практики по такому вопросу обнаружить не удалось. Анализ действующего законодательства показывает, что прямой запрет на замещение должности главного бухгалтера несколькими лицами не установлен. При этом буквальное толкование положений вышеуказанных нормативных актов позволяет сделать вывод о том, что в текущей деятельности организации обязанности по должности главного бухгалтера выполняет только одно лицо. Так, согласно ст. 7 Закона N 402-ФЗ руководитель организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Однако, учитывая необходимость передачи дел от увольняющегося сотрудника вновь принятому, ситуация, при которой в организации в течение короткого промежутка времени будут действовать одновременно два главных бухгалтера, не должна вызвать нареканий у контролирующих органов.

Вероятно, организация вправе самостоятельно разработать соответствующие правила приема-передачи дел, установив наиболее оптимальный порядок и сроки приема-передачи дел главными бухгалтерами с целью минимизировать возможные риски. В качестве ориентира можно, например, использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38.

Пример 2.

Передача дел при смене главного бухгалтера не проводилась или не оформлена должным образом, а впоследствии выявлена недостача каких-либо ценностей и документов или обнаружены ошибки в учете и отчетности. В этом случае восстановление первичных документов и отчетности потребует много сил и времени от работников бухгалтерии, включая нового главбуха.

При выявлении недостачи работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ему ущерба в течение одного года со дня его обнаружения вне зависимости от того, что сотрудник уволился.

В связи с тем, что новый главный бухгалтер может не знать каких-то нюансов учета в конкретной компании, пренебрежение рассматриваемой процедурой может повлечь за собой множество ошибок как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Помимо этого, в случае налоговой проверки новый главбух не сможет должным образом объяснить проверяющим причину отражения тех или иных операций за прошлые налоговые периоды.

Стоит напомнить, что за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А при нарушении сроков представления налоговой отчетности - предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Причем если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, при нарушении валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

В то же время привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Согласно п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Такое же мнение отражено в письме Минфина России от 23.10.2008 N 03-02-08/20.

Передача дел при смене руководителя

С точки зрения трудового законодательства (часть шестая ст. 11, ст. 274 ТК РФ), руководитель является работником организации, входящим в особую категорию сотрудников, особенности труда которых урегулированы гл. 43 ТК РФ.

Кроме того, помимо ТК РФ права и обязанности руководителя организации регулируются другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ, учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ). В соответствии с п. 4 ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ) руководство текущей деятельностью общества с ограниченной ответственностью (далее - общество) осуществляется единоличным исполнительным органом общества или единоличным исполнительным органом общества и коллегиальным исполнительным органом общества. Исполнительные органы общества подотчетны общему собранию участников общества и совету директоров (наблюдательному совету) общества.

Ни трудовым законодательством, ни Законом N 14-ФЗ не установлен порядок и сроки передачи дел при смене руководителя. Вместе с тем, согласно п. 4 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества устанавливается также уставом, внутренними документами, договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа. Поэтому порядок передачи дел может быть разработан организацией самостоятельно. Таким документом могут быть предусмотрены сроки передачи и определено лицо, которому должна осуществляться передача дел.

Аскерова Р.В.,

практикующий

юрист

Экспертиза статьи:

Морозов И.В.,

налоговый консультант,

член Палаты налоговых консультантов,

редактор-эксперт журнала

"Упрощенная бухгалтерия"

"Упрощенная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.