Сверка расчетов с контрагентом: обоснование и сроки (Рябикова Е.Г., "Упрощенная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.)

Сверка расчетов с контрагентом: обоснование и сроки

Организации часто прибегают к такой процедуре, как сверка взаиморасчетов с контрагентами. Рассмотрим, для чего нужна эта процедура, в каком порядке она проводится и как правильно оформляются ее результаты.

Статьей 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом. Он ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации компании.

Согласно п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по бухучету), расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов. При этом п. 32 Положения по бухучету закрепляет следующий принцип: бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, о его изменениях, а также финансовых результатах ее деятельности.

В статье 307 ГК РФ указано, что в силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п. либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Обязательства возникают из договора, вследствие причинения вреда и из иных оснований, указанных в ГК РФ.

Заключая в процессе коммерческой и хозяйственной деятельности различные сделки, организации нередко сталкиваются с различного рода расхождениями в учете операций с соответствующим контрагентом, связанными как с чисто техническими ошибками, так и с фактической неуплатой контрагентом в пользу организации (либо наоборот), что влечет возникновение задолженности.

Таким образом, целью проведения сверки является контроль исполнения обязательств, как своих, так и контрагентов, что в том числе подразумевает и осуществление следующих функций:

- мониторинг наличия/отсутствия или погашения кредиторской и дебиторской задолженности между контрагентами;

- своевременное исправление выявленных счетных (арифметических) ошибок, расхождений в датах или номерах первичных документов, платежах или иных расхождений в сведениях бухгалтерской отчетности;

- формирование доказательственной базы для подтверждения факта наличия или отсутствия задолженностей между контрагентами.

Сроки проведения сверки с контрагентами законодательно не установлены, поэтому организация вправе самостоятельно решить, когда удобнее и лучше ее проводить. Для эффективного контроля соблюдения договоров, расчетов по претензиям и пр. целесообразно проводить сверки расчетов ежемесячно либо, ввиду загруженности соответствующих подразделений организации, раз в квартал.

Сверки взаиморасчетов с контрагентами могут проводиться:

- добровольно (на необязательной основе);

- в силу наличия между сторонами договоренности (соглашения, договора и пр.);

- в связи с требованием, предусмотренным законодательством РФ.

При этом проведение сверки продиктовано потребностью любой стороны, исходя из субъективных причин, возникших в процессе осуществления деятельности. Например, в случае необходимости предъявления требований об оплате должнику (как в рамках досудебного (претензионного) урегулирования, так и в рамках взыскания задолженности в судебном порядке) или в случае необходимости своевременного списания имеющейся в бухгалтерском учете просроченной задолженности либо подтверждения отсутствия таковой и т.д.

Организация, решившая провести сверку, должна направить своему контрагенту Акт, подписанный уполномоченным лицом организации и скрепленный ее печатью, в двух экземплярах. Целесообразно в данном случае направлять Акт с сопроводительным письмом, где нужно указать все необходимые требования. Например, сообщить причину направления, просьбу о подписании и приемлемые (желаемые) сроки возврата подписанного Акта. А также указать о необходимости уведомить в случае невозможности осуществить указанные действия в заданные сроки и пр.

Следует оговориться, что срок, предоставляемый контрагенту для подписания Акта, должен определяться (устанавливаться) с учетом удаленности местонахождения контрагента, выбранным способом доставки документов, а также быть достаточным для того, чтобы контрагент смог произвести все необходимые действия, в том числе осуществить возврат документа.

В рамках гражданского оборота сверка взаиморасчетов между контрагентами принимает обязательный характер в силу договора или соглашения между ними. В этом случае в договор или соглашение включаются соответствующие положения о проведении сверки.

Оговаривая в договоре обязательность проведения сверки, рекомендуется также оговорить и условия взаимодействия сторон (см. пример 1), как то:

- периодичность проведения сверки, точные сроки проведения либо обстоятельства, при наступлении которых стороны проводят сверку;

- указывать сторону, инициирующую или обязанную инициировать проведение сверки. В договоре может быть оговорена обязанность выступить инициатором сверки как одной конкретной стороны, так и любой из сторон договора при необходимости либо возникновении определенных сторонами причин;

- можно также оговорить условия, при которых сверка считается проведенной, а долг (при его наличии) признанным, если, например, сторона затягивает согласованные сроки проведения сверки либо вообще уклоняется от ее проведения.

Пример 1.

Примерный вариант формулировки о проведении сверки взаиморасчетов для включения в условия договора:

...

"Стороны ежемесячно проводят сверку взаиморасчетов по настоящему договору путем направления друг другу актов сверки взаиморасчетов не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным".

или:

"Стороны ежеквартально, не позднее 10-го числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, проводят сверку взаиморасчетов. Исполнитель направляет в указанный срок Заказчику Акт сверки взаиморасчетов".

...

Применительно к урегулированию процедуры проведения сверки в рамках договорных обязательств стороны вправе самостоятельно определить основные условия, сроки проведения сверки и обмена документацией, процедуру обмена, требования к уполномоченным на подписание документов лицам и т.д. (см. пример 2).

Пример 2.

К указанным в примере 1 формулировкам можно предложить, например, следующую процедуру:

...

"Заказчик обязан провести сверку взаиморасчетов на основании имеющихся у него данных бухгалтерского учета и не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента получения Акта сверки взаиморасчетов подписать и направить один экземпляр Акта сверки взаиморасчетов Исполнителю.

При выявлении Заказчиком расхождений между данными его бухгалтерского учета и данными, указанными в Акте сверки взаиморасчетов, Заказчик обязан незамедлительно/в течение 3 (трех) дней сообщить об этом Исполнителю. Стороны согласовывают встречу для проведения сверки и устранения выявленных расхождений".

...

В случае если есть достаточные основания полагать, что контрагент может уклониться от подписания Акта либо затянуть срок подписания, рекомендуется в условия договора или непосредственно в форму Акта включить соответствующую формулировку, позволяющую в одностороннем порядке урегулировать данный аспект (см. пример 3).

Пример 3.

Включить формулировку в договор или в Акт.

Для договора:

...

"В случае непредставления соответствующего экземпляра Акта сверки взаиморасчетов Исполнителю в указанные сроки, а также неуведомления Исполнителя об имеющихся расхождениях в сроки, указанные в настоящем пункте, сведения, содержащиеся в Акте сверки, признаются автоматически достоверными, признанными Заказчиком, а Акт сверки взаиморасчетов, подписанный Исполнителем в одностороннем порядке, приобретает юридическую силу документа, как если бы он был подписан обеими Сторонами".

...

Для Акта:

...

"В случае непредставления Исполнителю экземпляра Акта сверки взаиморасчетов в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения Акта от Исполнителя, а также неуведомления Исполнителя в этот же срок о наличии расхождений или разногласий по настоящему Акту сведения, содержащиеся в Акте сверки, признаются автоматически достоверными, признанными Заказчиком, а Акт сверки взаиморасчетов, подписанный Исполнителем в одностороннем порядке, приобретает юридическую силу подписанного Сторонами документа".

...

Требование законодательства РФ о проведении сверок с контрагентами, как правило, подлежит переносу (трансляции) в условия соглашений между сторонами и может существовать в силу прямого указания как определенному кругу хозяйствующих субъектов, так и широкому кругу участников. Так, например, в силу п. 2.6 Указания Банка России от 08.10.2008 N 2089-У "О порядке составления кредитными организациями годового отчета" в рамках подготовки к составлению годового отчета кредитным организациям предписано в течение января получить от всех клиентов - юридических лиц письменные подтверждения об остатке денежных средств на счетах (фактически о согласии клиентов с суммами на их расчетных счетах). Такое требование очень часто транслируется кредитными организациями в условия договоров банковского счета, заключаемых с клиентами, вменяя тем самым своим контрагентам обязанность проведения сверки.

Аналогичным образом обязанность проведения сверки взаиморасчетов предусматривается также в договорах с ресурсоснабжающими организациями и при предоставлении коммунальных услуг. Требование о включении соответствующего положения в договор с ресурсоснабжающими организациями обусловлено нормой, закрепленной в абз. 4 п. 25 Правил, обязательных при заключении управляющей организацией или товариществом собственников жилья либо жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом договоров с ресурсоснабжающими организациями. Договоры должны быть утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2012 N 124, которое обязывает прописывать в них требования о порядке, сроках и форме предоставления ресурсоснабжающей организацией исполнителю информации о его задолженности по оплате коммунального ресурса на 1-е число месяца, следующего за расчетным периодом, а также порядок и сроки составления сторонами Акта сверки расчетов по договору ресурсоснабжения и его форму. Акт сверки расчетов составляется не реже 1 раза в квартал.

Для проведения сверки с государственными органами, например налоговыми органами и фондами социального страхования, порядок проведения сверки регулируется Регламентом организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами, утвержденным приказом ФНС России от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@. Срок проведения сверки в данном случае не должен превышать 10 рабочих дней (а в случае выявления каких-либо расхождений - 15 дней) (п. 3 Регламента). По результатам сверки составляется акт по форме, утвержденной приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@, который подписывается инспектором и налогоплательщиком (п. 7 ст. 45 НК РФ).

Следовательно, если требования о проведении сверки устанавливаются законодательством РФ, то, как правило, эти же нормы законодательства устанавливают и процессуальные моменты, связанные с ее проведением.

В последнее время все чаще слышно мнение, что сверку в обязательном порядке нужно проводить в рамках инвентаризации прав и имущества организации. Но необходимо помнить, что п. 27 Положения по бухгалтерскому учету уже устанавливает перечень условий, при которых проведение инвентаризации является обязательным. Среди прочего есть условие: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Закрепляя обязательность ежегодного проведения инвентаризации, законодательство устанавливает в качестве основных целей ее проведения следующие моменты (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее также - Методические указания)):

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. При этом под финансовыми обязательствами понимаются кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы (п. 1.2 Методических указаний). Следовательно, проведение процедуры сверки взаиморасчетов с контрагентами является вполне закономерным действием, поскольку служит для целей, частично совпадающих с целями инвентаризации в компании.

В рамках инвентаризации в обязательном порядке прежде всего производится внутренняя проверка наличия остатков по счетам расчетов с контрагентами (поставщиками, заказчиками, покупателями и пр.). Данные определяются путем анализа хозяйственных договоров, первичных и банковских документов. С помощью таких документов определяется величина дебиторской и кредиторской задолженности. После того как все сведения внутри организации собраны и упорядочены, можно провести сверку взаимных расчетов с контрагентами, оформив соответствующие документы и направив их на подпись. Это позволит подтвердить достоверность сведений об остатках, имеющихся в организации.

Начальные остатки по финансовым вложениям в уставные капиталы других организаций, а также выданных займов организация вправе подтвердить соответствующими документами: уставами компаний-эмитентов, договорами займа и т.п. Исходя из п. 3.14 Указаний по проведению инвентаризации для подтверждения бухгалтерской стоимости данных активов таких документов будет достаточно.

Таким образом, законодатель устанавливает возможность использования сверки по итогам внутренней ежегодной инвентаризации, в рамках которой основанием для проведения сверки служит информация, отражаемая в бухгалтерском учете, в соответствии с первичными документами, представленными контрагентом и подписанными сторонами, о совершении хозяйственной операции.

Рябикова Е.Г.,

старший юрист

коммерческой практики

Гражданско-правового

департамента Юридической

фирмы "КЛИФФ"

"Упрощенная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.