Постановление Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 27 октября 2011 г. N 1274 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 27 октября 2011 г. N 1274
"Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г., 16 октября 2013 г., 28 января 2014 г., 9 декабря 2015 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом Суровикинского муниципального района, Постановлениями Главы Суровикинского муниципального района от 12.03.2011 г. N 390 "Об утверждении Порядка формирования и ведения муниципальной системы "Реестр муниципальных услуг (функций) Суровикинского муниципального района Волгоградской области", от 21.06.2011 г. N 689 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций) Суровикинского муниципального района Волгоградской области", постановляю:

ГАРАНТ:

По-видимому, в преамбуле настоящего постановления допущена опечатка, дату постановления Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области N 390 следует читать как 12 апреля 2011 г.

1. Утвердить прилагаемый административный Регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 16 октября 2013 г. N 1600 пункт 2 настоящего постановления изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области по социальным вопросам Панкову Т.Ю.

3. Настоящее Постановление вступает в силу с момента официального опубликования в общественно-политической газете Суровикинского района "Заря".

Глава Суровикинского муниципального района

И.А. Шульц

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящий Административный регламент внесены изменения

См. текст Административного регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам" (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)
(утв. Постановлением Главы Суровикинского муниципального района от 27 октября 2011 г. N 1274)

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г., 16 октября 2013 г., 28 января 2014 г., 9 декабря 2015 г.

I. Общие положения. Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги архивного отдела администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области (далее - отдел) "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) отдела.

Организация обеспечения доступа к архивным документам подразумевает:

1.1. Организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, лиц без гражданства и иностранных граждан, реализацией их законных прав и свобод, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством, в том числе исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства; оформления в установленном порядке архивных справок, в том числе направляемых в иностранные государства;

1.2. Обеспечение пользователей архивной информацией в соответствии с запросами и в инициативном порядке;

1.3. Исполнение тематических запросов.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 28 января 2014 г. N 46 в пункт 1.4 раздела I настоящего Административного регламента внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Предоставление муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

- Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

- постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

- постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572; 2008, N 22, ст. 2583; 2008, N 46, ст. 5337);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007 (в редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, "Российская газета", N 89, 20.05.2009).

Описание заявителей

1.5. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают российские и иностранные граждане, в том числе проживающие за рубежом, юридические лица, а также липа без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделении их заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.6. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 16 октября 2013 г. N 1600 пункт 1.7 раздела I настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Местонахождение отдела и его почтовый адрес: 404411, ул. Ленина, 2 "а", г. Суровикино, Волгоградская область.

Адрес электронной почты отдела: surovikino-arhiv@rambler.ru

Телефоны:

- начальник: 8 (84473) 2-16-38

- главный специалист: 8 (84473) 2-20-25

- приемная: 8 (84473) 2-20-25

Факс: 8 (84473) 2-16-38

График работы отдела:

- понедельник-четверг 8.30-17.30

- пятница 8.30-16.30

- приемные дни: понедельник-вторник 8.30-17.30

- выходные дни: суббота - воскресенье

1.8. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги может производиться:

- по телефонам;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения граждан

1.9. По телефону должностные лица отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

1.10. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

1.11. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления обращения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 16 октября 2013 г. N 1600 пункт 1.12 раздела I настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.12. Прием граждан осуществляется сотрудниками отдела в приемные дни.

1.13. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области - www.surregion.ru.

Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование

1.14. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

1.15. Действия (бездействие) и решения архивного отдела могут быть обжалованы:

- в судебном порядке;

- главой Суровикинского муниципального района

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 16 октября 2013 г. N 1600 в раздел II настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

2.1. Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов).

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2. Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов) предоставляется администрацией Суровикинского муниципального района Волгоградской области в лице уполномоченного органа - архивного отдела администрации Суровикинского муниципального района, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу.

Результаты предоставления муниципальной услуги

2.3. Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" в части организации исполнения поступивших от заявителей запросов, обеспечению пользователей архивной информацией в соответствии с запросами и в инициативном порядке, исполнению тематических запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, юридическим лицам, а также лицам без гражданства в виде писем отдела, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4. Поступившие в отдел запросы, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Запросы, поступившие в отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Основание для предоставления муниципальной услуги

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте в адрес отдела.

2.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется Отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается уполномоченным должностным лицом (лицами) Отдела, направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в Отдел интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Отдел осуществляет прием граждан в приемной и ведет их учет по установленной форме. Начальник Отдела (в его отсутствие - лица, исполняющего обязанности начальника Отдела) несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, с обязательным указанием изменений данных, если они имели место, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также, в зависимости от содержания запроса, представляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

- о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

- о заработной плате - название, ведомственная подчиненность, в качестве кого работали (служили), период работы в данной организации (предприятии, учреждении) за который необходима справка;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Основание для предоставления муниципальной услуги

2.9. Заявление и документы (сведения), необходимые для получения услуги, могут быть направлены в архивный отдел в форме электронных документов посредством портала государственных и муниципальных услуг.

Заявление, которое подается в форме электронного документа, подписывается тем видом электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением муниципальных услуг законодательством Российской Федерации.

В случае направления в архивный отдел заявления в электронной форме основанием для его приема (регистрации) является представление заявителем посредством портала государственных и муниципальных услуг документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.10. Для требования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.11. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:

- личное письменное заявление в 1 подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий) (Приложения N 2 - N 14 к Регламенту);

- документ, удостоверяющий личность Заявителя.

2.12. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (Приложение N 15 к Регламенту).

2.13. В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к вышеуказанным документам, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи, либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных в 1-ом подлинном экземпляре.

2.14. В случае если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с Отделом, Заявитель дополнительно представляет в Отдел письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).

Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.15. Архивный отдел не вправе требовать у заявителя документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, если сведения, в них содержащиеся, находятся в распоряжении органов, представляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами, кроме случаев, если такие документы включены в определенные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, регламентирующие порядок организации предоставления".

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

2.16. В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.17. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является следующее:

- если письмо Заявителя - юридического лица подписано должностным лицом, не обладающим полномочиями на его подписание;

- если текст личного письменного заявления не поддается прочтению;

- если разрешение субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера не заверено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.18. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

2.19. Отсутствие у заявителя, требующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

2.20. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

2.21. Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю отдела или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Оплата предоставления муниципальной услуги

2.22. Поступившие запросы, в том числе из-за рубежа, по требованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются отделом бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.23. Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.

Сроки исполнения и предоставления муниципальной услуги

2.24. Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.25. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 декабря 2015 г. N 1048 настоящий подраздел изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 января 2016 г.

См. текст подраздела в предыдущей редакции

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

2.26. Помещения, занимаемые Отделом, должны соответствовать нормам противопожарной безопасности, санитарным нормам и правилам, а также требованиям к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

2.27. Инвалидам и иным лицам с ограниченными возможностями здоровья в целях обеспечения доступности муниципальной услуги оказывается помощь в преодолении различных барьеров, мешающих в получении ими муниципальной услуги наравне с другими лицами.

Вход в здание предоставления муниципальной услуги должен быть доступным для инвалидов и других маломобильных групп населения, в том числе оборудован пандусом, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

Глухонемым, инвалидам по зрению и другим лицам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается помощь по передвижению в помещениях.

2.28. Прием заявителей производится в выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).

Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема заявителей.

Присутственные места Отдела оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.29. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Отдела.

Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями.

2.30. Для приема заявителей в Отделе организуется помещение кабинетного типа. Количество одновременно работающих специалистов Отдела, для приема и регистрации запроса должно обеспечивать выполнение требований к максимально допустимому времени ожидания в очереди.

Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера и названия кабинета;

- режима работы;

- фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, осуществляющего прием.

2.31. Рабочие места специалистов Отдела, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

2.32. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.33. Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Отдела;

обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;

своевременность приема Заявителей в Отделе;

своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;

своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги и отказе в предоставлении муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры отдела:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.2. Поступившие в отдел письменные запросы регистрируются специалистом отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются на визирование начальнику отдела. Формы письменных запросов см. Приложение N 1-14 к Регламенту предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)"

3.3. Регистрация запроса является основанием для начала действий предоставления муниципальной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

3.4. Работники отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.

3.5. В результате анализа определяется:

- правомочность получении заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

3.6. Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

3.7. По итогам анализа тематики поступивших запросов отдел направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в государственные архивы Волгоградской области;

- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;

- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

3.8. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес отдела.

3.9. При необходимости отдел направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

3.10. При направлении запросов на исполнение по принадлежности отдел при необходимости уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

3.11. Подготовку ответов заявителям осуществляет отдел, ответ может быть подготовлен в виде:

- архивной справки,

- архивной выписки,

- архивной копии.

3.12. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.13. Российским физическим и юридическим лицам, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии требуемых документов.

3.14. Отдел, исполняющий полученные запросы, готовит архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии даются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.15. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"). После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Архивная справка оформляется на бланке отдела и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем отдела, заверяется печатью, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя отдела, уполномоченного должностного лица, печатью. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью руководителя отдела.

3.16. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.17. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются отделом, по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

3.18. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются отделом в МИД России.

3.19. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивный отдел гражданина или его доверенного лица могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке

Заверенная апостилем архивная справка (выписка, копия) в случае личного обращении гражданина или его доверенного лица в архивный отдел выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

3.20. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля

4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Инструкцией по делопроизводству администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником отдела.

Порядок, периодичность, основания и сроки осуществлении плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги

4.3. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности). Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении муниципальной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте отдела.

Ответственность муниципальных служащих

4.4. В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу на основании настоящего Регламента

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, муниципального служащего.

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока исправлений.

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.2. Жалоба на действия (бездействия) участвующих в предоставлении муниципальной услуги лиц и решения, принятые в результате предоставления муниципальной услуги (далее жалоба), может быть подана в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме главе Суровикинского муниципального района Волгоградской области (404415, Волгоградская область, г. Суровикино, ул. Ленина, 64, электронный адрес: ra_sur@volganet.ru).

Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих, решения и действия (бездействие) которых обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих;

- доводы на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения может послужить следующее:

- представление в ненадлежащий орган;

- если лицо уже обратилось с жалобой аналогичного содержания в суд и такая жалоба принята судом, арбитражным судом к рассмотрению либо по ней вынесено решение;

- если предметом указанной жалобы являются решение, действие (бездействие) органа, не являющегося органом, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, или должностного лица органа;

- если жалоба подана лицом, полномочия которого не подтверждены;

- если жалоба подана лицом, права, свободы или законные интересы которого обжалуемым решением, действием (бездействием) не были затронуты;

- если имеется решение, принятое в соответствии с настоящим регламентом в отношении того же заявителя и о том же предмете жалобы;

- если отсутствует предмет обжалования, то есть факт принятия решения, либо факт совершения им действия (бездействия) не подтвердился.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа справки

На кого оформляется справка

Фамилия:			*			Имя:		*	Отчество:
Фамилия, под которой Вы можете значиться в документах (добрачная, измененная) Адрес (место регистрации)
Улица:					* Дом:			* Квартира:

Тип справки*
		Справка о стаже работы
		Справка о заработной плате
		Справка о декретном отпуске
		Справка о льготном стаже
		Другая справка
Копия документа или выписка из него:
		Постановление (решение) о постановке на очередь на квартиру
		Постановление (решение) о выделении квартиры
		Постановление о выделении земельного пая
		Постановление (решение) о выделении земельного участка под строительство жилого дома
		Постановление (решение) о приеме в эксплуатацию объектов
		Постановление (решение) о перенумерации дома, переименовании улицы
		Другой документ
Ваши контактные данные
Телефон				*	E-mail (при наличии)
При получении справки на другое физическое лицо получателю необходимо предъявить нотариально удостоверенную доверенность и свой паспорт
		Согласен на использование своих персональных данных для формирования запрашиваемого документа в соответствии с Федеральным Законом N 152 от 27.07.2006 г. "О персональных данных"
Внимание! Получение справки осуществляется только по предъявлению ПАСПОРТА и номера вашего запроса, указанного после заполнения формы заказа справки!

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте настоящего приложения допущена опечатка, номер Федерального закона "О персональных данных" следует читать как N 152-ФЗ

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа справки о стаже работы

Прошу выдать мне справку о стаже за период моей работы в
Название организации, предприятия
в должности
отделение, цех
с _________ ____ г. по _________ ____ г. Дополнительные сведения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 3
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа справки о заработной плате

Прошу выдать мне справку о заработной плате за период работы в
Название организации, предприятия
в должности
цех, отделение
с __________________ ____ г. по __________________ ____ г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 4
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа справки о декретном отпуске

Прошу выдать мне справку о декретном отпуске (отпуске по уходу за ребенком) за период работы в
Название организации, предприятия
должность
отделение, цех
с __________________ ____ г. по __________________ ____ г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 5
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа справки о льготном стаже

Прошу выдать мне справку о льготном стаже за период работы в
Название организации, предприятия
в должности
отделение, цех
с __________________ ____ г. по __________________ ____ г.
Дополнительные сведения (указать все перемещения, переводы, даты присвоения квалификационных разрядов и пр.)

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 6
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Другая справка

Прошу выдать мне справку (изложить суть запроса) ________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 7
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о постановке на очередь на получение жилья

Прошу выдать мне копию решения исполкома горсовета/постановления администрации города Суровикино Волгоградской области от "__" ____________ ____ г. N _______ о постановке меня на очередь на получение жилья.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 8
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о выделении квартиры

Прошу выдать мне копию решении исполкома рай/гор/Совета, постановление Главы администрации города Суровикино о выделении квартиры в _____ году

На имя: _________________________________________________________________

По адресу _______________________________________________________________

от организации

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 9
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о выделении земельного пая

Прошу выдать мне копию постановлении Главы администрации Суровикинского района о выделении земельного пая в составе пайщиков колхоза (совхоза)

на имя

(Фамилия, имя, отчество полностью)

постановление от _____________ ____ г. N _______

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 10
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной выписки из документа о выделении участка под строительство жилого дома

Прошу выдать мне выписку из решения исполкома рай/горСовета, постановления Главы администрации _________________ о выделении в ________ году земельного участка по адресу

_________________________________________________________________________

___________________________________________ под строительство жилого дома

на имя __________________________________________________________________

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 11
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о приеме в эксплуатацию объекта

Прошу выдать мне копию решения исполкома рай/гор/Совета, постановление Главы администрации города о вводе в эксплуатацию
					наименование объекта
в			году на имя:
По адресу

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 12
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о перенумерации дома

Прошу выдать мне копию решения исполкома, постановления Главы администрации района, города, сельсовета от "__" ________ ____ г. N ____

о перенумерации домов по улице __________________________________________

с N ______________ на N _____________

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 13
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии документа о переименовании улицы

Прошу выдать мне копию решения исполкома, постановления Главы администрации

района, города, сельсовета о переименовании улицы

Старое название улицы: __________________________________________________

Новое название улицы: ___________________________________________________

в _______ году

(если известно, указать дату и номер документа)

__________________ ____ г. N _______

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 14
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам (исполнение
запросов социально-правового
характера, тематических запросов)"

С изменениями и дополнениями от:

9 июня 2012 г.

Форма заказа архивной копии

Прошу выдать мне копию документа (выписку)

изложить суть запроса

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области от 9 июня 2012 г. N 748 настоящий Административный регламент дополнен приложением N 15

Приложение N 15
к Регламенту предоставления
муниципальной услуги "Обеспечение
доступа к архивным фондам
(исполнение запросов
социально-правового характера,
тематических запросов)"

Форма ходатайства от организации

(Официальный

бланк направляющей

организации)

Прошу разрешить работу в читальном зале архивного отдела администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области
(название должности, ученое звание, ученая степень)
(фамилия, имя, отчество сотрудника)
с документами
(наименование организации, в деятельности которого образовались документы)
для поиска					,
(наименование документов, которые требуется посмотреть (приказы, решения, протоколы и т.д. или вопрос, по которому ведется поиск, для исследований - тема)
за				годы,

(Должность руководителя направляющей организации)		(расшифровка подписи)
	(подпись)