Деньги под отчет "договорнику" (Аскерова Р.В., "Упрощенная бухгалтерия", N 1, январь 2014 г.)

Деньги под отчет "договорнику"

Действующее законодательство не разрешает выдачу денежных средств под отчет работнику, сотрудничающему с компанией по договорам гражданско-правового характера. Существует несколько способов легально обойти данный запрет.

Действующий Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории РФ (утв. Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П) определяет подотчетное лицо как работника, которому выдают под отчет наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности (п. 4.4 Положения N 373-П).

Таким образом, подотчетное лицо - это, прежде всего, физическое лицо, согласно ст. 129 ТК РФ, вступившее в трудовые отношения с работодателем. В свою очередь, говорится в ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают между сотрудником и работодателем на основании трудового договора. Следовательно, понятие "подотчетное лицо" неприменимо в случае выдачи средств физлицу, выполняющему работы (оказывающему услуги) на основании заключенного гражданско-правового договора, поскольку исполнители по договорам гражданско-правового характера не являются работниками и в трудовые отношения с организацией (или ИП) не вступают.

Ранее действовавший Порядок ведения кассовых операций РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40) не запрещал выдачу денежных средств под отчет лицам, не являющимся сотрудниками организации и выполняющим работы по договорам подряда. Теперь же стал актуальным вопрос, как сегодня поступать организации, у которой есть необходимость выдать денежные средства под отчет "договорнику".

Для начала следует вспомнить основную процедуру выдачи денежных средств под отчет. Так, п. 4.1 Положения N 373-П предусматривает, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам (унифицированная форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денежных средств работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Заявление на получение денежных средств под отчет.

Выдать под отчет 10000 руб. на 5 раб. дн. 13.01.2014 г. Сачков

Генеральному директору ООО "Автоград" Сачкову Сергею Владимировичу мастера Колесникова Ивана Михайловича

Заявление.

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 10000 руб. для оплаты запасных деталей (карбюратор, тормозные колодки).

13 января 2014 г.

Колесников

И.М. Колесников

Стоит отметить, что предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить его в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя).

Положение о выдаче денежных средств под отчет.

г. Волгоград

09 января 2014 г.

В целях соблюдения кассовой дисциплины приказываю:

1. Наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы выдавать лицам, указанным в прилагаемом перечне.

2. Наличные денежные средства под отчет выдаются сроком на 5 рабочих дней.

3. Наличные денежные средства под отчет выдаются в размере, не превышающем 15000 руб.

4. Лицам, получившим наличные деньги под отчет, не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявлять в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами и произвести возврат неизрасходованных сумм.

5. Выдачу наличных денег под отчет производить только при условии полного отчета и возврата неизрасходованных сумм конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Генеральный директор

Сачков

Сачков С.В.

Важно помнить, что нельзя выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам (п. 4.4 Положения N 373-П).

Варианты с внештатными сотрудниками

Заключение договора гражданско-правового характера - это результат соглашения сторон на выполнение заранее известных работ, услуг (ст. 420 ГК РФ). К ним относятся договоры подряда, возмездного оказания услуг, поручения, комиссии, мены, авторские договоры. Таким образом, отношения в рамках подобных договоров регулируются нормами гражданского права, и, соответственно, нормы трудового законодательства не распространяются на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Следовательно, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель не вправе выдать из кассы наличные денежные средства под отчет лицу, не состоящему с ними в трудовых отношениях.

Каких-либо официальных разъяснений по вопросу, как найти выход из подобной ситуации, на сегодняшний день нет.

На практике подобную ситуацию можно решить следующим образом:

- выдавать деньги штатному работнику, и именно он будет закупать ТМЦ для выполнения обязанностей внештатным сотрудником;

- отразить соответствующее положение в договоре ГПХ.

Пример 1.

Организации необходимо осуществить покраску фасада здания. Было принято решение заключить договор на оказание услуг по покраске с физическим лицом Коноваловым К.С., не состоящим в штате организации. Для выполнения указанных работ необходимо закупить лакокрасочные материалы (краска, кисти, валики, растворитель и т.д.). Так как, в соответствии с Положением N 373-П, наличные денежные средства из кассы выдаются только работникам компании, специалисту административно-хозяйственного отдела Селиванову А.М. было поручено осуществить закупку необходимых материалов для покраски фасада здания и обеспечить ими исполнителя данных услуг.

После выполнения поручения Селиванову А.М. необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами.

Пример 2.

Организацией заключен с индивидуальным предпринимателем договор аренды автомобиля с экипажем. Как может быть решен вопрос о возмещении расходов на ГСМ?

В соответствии со ст. 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, а также на выплату сборов.

Действующее законодательство не содержит конкретных норм и способов несения арендатором соответствующих расходов, поэтому стороны договора могут предусмотреть данный порядок самостоятельно (ст. 421 ГК РФ).

Также в договоре аренды транспортного средства с экипажем можно предусмотреть обязанность арендодателя по заправке автомобиля за счет денежных средств, выдаваемых арендатору. Помимо этого, для контроля за расходованием данных денежных средств стороны могут предусмотреть обязанность арендатора отчитаться об использовании им данных денежных средств либо прописать возможность по истечении периода (например, месяца) представлять чеки с АЗС для оплаты соответствующих расходов на бензин.

Учитывая, что такой сотрудник не будет признан подотчетным лицом, при выдаче ему наличных средств (например, в виде аванса) применять счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не следует.

Выдачу можно отразить с применением счета 76 "Прочие дебиторы и кредиторы". Это следует и из положений Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н), где сказано, что счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

В таком случае при выдаче наличности внештатному сотруднику (авансировании исполнителя по гражданско-правовому договору) бухгалтер сделает проводку:

Дебет 76 "Прочие дебиторы и кредиторы", Кредит 50 "Касса".

Отметим, что некоторые эксперты бюджетного учета высказывают следующую позицию: "Вопрос организации учета выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения, находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами), а также порядок отражения расчетов с указанными лицами на счетах бухгалтерского учета, в том числе на счете "Расчеты с подотчетными лицами".

Аскерова Р.В.,

практикующий юрист

Экспертиза статьи:

Морозов И.В.,

налоговый консультант,

член Палаты налоговых консультантов,

редактор-эксперт журнала

"Упрощенная бухгалтерия"

"Упрощенная бухгалтерия", N 1, январь 2014 г.