Приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 12 мая 2015 г. N 74 "Об архиве комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области" (с изменениями и дополнениями)

Информация об изменениях:

Приказом комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 6 февраля 2017 г. N 5 в настоящий приказ внесены изменения, вступающие в силу с 1 марта 2017 г.

См. текст приказа в предыдущей редакции

Приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 12 мая 2015 г. N 74
"Об архиве комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2017 г.

В целях отбора, использования, хранения в пределах установленных нормативными правовыми актами сроков, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области приказываю:

1. Создать архив комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области.

3. Организацию деятельности архива комитета по делам территориальных образований Волгоградской области возложить на начальника отдела финансового, хозяйственного обеспечения и делопроизводства комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета - начальника управления по работе с территориями С.П. Скачкова.

Председатель комитета

В.В. Марченко

Информация об изменениях:

Приказом комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 6 февраля 2017 г. N 5 в заголовок настоящего Положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 марта 2017 г.

См. текст заголовка в предыдущей редакции

Положение
об архиве комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области
(утв. приказом комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 12 мая 2015 г. N 74)

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2017 г.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 6 февраля 2017 г. N 5 в раздел 1 настоящего Положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 марта 2017 г.

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и организации деятельности, а также задачи, функции и права архива комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - архив).

1.2. Архив создается для отбора, использования, хранения в пределах сроков, установленных нормативными правовыми актами, учета и подготовки к передаче на государственное хранение документов комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, а также законченных делопроизводством документов практического значения.

1.3. В своей деятельности архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области от 31.12.2009 N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области, иными правовыми актами, регулирующими вопросы архивного хранения документов в организациях, информационно-справочными и методическими документами государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" и настоящим Положением.

1.4. Структурное подразделение и (или) должностное лицо (лица), на которых возлагается организация деятельности архива, а также задачи, функции и права архива, установленные настоящим Положением, утверждаются председателем комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - председатель комитета).

1.5. Архив работает по плану, утверждаемому председателем комитета, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Организационно-методическое обеспечение деятельности архива осуществляет государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" (далее именуется - государственный архив).

2. Состав документов архива

В архив поступают:

Информация об изменениях:

Приказом комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 6 февраля 2017 г. N 5 в пункт 2.1 настоящего Положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 марта 2017 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений комитета по делам территориальных образований, внутренней и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - комитет), а также документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, и документы по личному составу комитета.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу органов исполнительной власти, являющихся предшественниками комитета.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, учредителем которых являлся комитет или органы исполнительной власти, являющиеся его предшественниками.

2.4. Личные фонды сотрудников комитета, поступившие в архив.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве комитета.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений комитета, обработанные в соответствии с требованиями.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее - ЭПМК) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии комитета (далее - ЭК комитета ) и ЭПМК.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников комитета о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в структурные подразделения комитета;

исполняет запросы организаций или заявления граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК комитета.

3.2.8. Оказывает методическую помощь сотрудникам подразделений комитета и подведомственных комитету учреждений в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве комитета, а также подготовку дел к передаче в архив.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников комитета и подведомственных учреждений.

3.2.10. Ежегодно представляет в государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях комитета.

4.2. Запрашивать от сотрудников и структурных подразделений комитета сведения, необходимые для работы архива.

5. Обеспечение деятельности архива

5.1. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет комитета.

5.2. Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

6. Ответственность и контроль за деятельностью архива

6.1. Должностное лицо (лица), на которых в установленном порядке возложена организация деятельности архива, несет (несут) персональную ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на архив задач и функций, утрату и (или) порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, несоблюдение требований правовых актов.

6.2. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель комитета или лицо, назначенное приказом комитета.