Приложение. Инструкция по использованию корпоративной электронной почтовой системы сотрудниками администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области

Приложение
к распоряжению администрации
городского округа - город Волжский
Волгоградской области
от 18.06.15 N 208-р

Инструкция
по использованию корпоративной электронной почтовой системы сотрудниками администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с целью установления единого порядка использования корпоративной электронной почтовой системы администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее администрация) и определения принципов организации работы сервиса электронной почты в администрации.

1.2. Требования настоящей Инструкции являются обязательными для исполнения сотрудниками структурных подразделений администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее структурные подразделения).

1.3. В настоящей Инструкции используются следующие сокращения и основные понятия:

- электронная почта - сетевая служба, построенная на открытых и стандартных протоколах, позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей с помощью программно-аппаратного комплекса через локальные и глобальные информационно-телекоммуникационные сети;

- корпоративная электронная почтовая система (КЭПС) - комплекс организационных процедур, программных и технических средств, предоставляющий пользователям сервис электронной почты, обеспечивающий передачу электронных сообщений по стандартным протоколам передачи данных и позволяющий отправлять, получать и обрабатывать почтовые сообщения;

- системный администратор - сотрудник муниципального казенного учреждения "Административно-хозяйственная служба" (далее МКУ "АХС"), ответственный за обслуживание и мониторинг технических, программных и информационных составляющих почтовой системы, ее управление и развитие;

- пользователь - сотрудник администрации, которому предоставлено право пользования КЭПС;

- электронное почтовое сообщение - электронное сообщение, формируемое отправителем и предназначенное для передачи получателю через информационно-телекоммуникационные сети;

- электронный почтовый адрес - общепринятое обозначение, однозначно идентифицирующее адрес электронного почтового ящика или адрес почтовой рассылки;

- электронный почтовый ящик - индивидуально названное и закрепленное за пользователем дисковое пространство на почтовом сервере для получения, использования и хранения почтовых сообщений, поступающих на ассоциированные с этим почтовым ящиком адреса электронной почты.

1.4. Руководители структурных подразделений, пользователи и администраторы обязаны знать и руководствоваться нормативными правовыми актами, затрагивающими вопросы информатизации, защиты информации и информационной безопасности в части соблюдения требований и ограничений по использованию информационных ресурсов.

1.5. Руководители структурных подразделений в обязательном порядке организуют ознакомление пользователей с настоящей Инструкцией.

2. Цели и задачи использования КЭПС

2.1. Целью использования КЭПС является повышение оперативности информационного взаимодействия между сотрудниками структурных подразделений администрации за счет сокращения времени доставки корреспонденции и уменьшения затрат времени при подготовке и обработке информации.

2.2. Задачи, решаемые в процессе эксплуатации КЭПС:

- предоставление сотрудникам администрации возможности использования сервисов обмена сообщениями электронной почты посредством единой КЭПС;

- внедрение современных пользовательских сервисов электронной почтовой системы.

3. Организационное обеспечение КЭПС администрации

3.1. КЭПС администрации используется для обмена сообщениями как в пределах локальной информационно-вычислительной сети администрации, так и со сторонними почтовыми серверами, расположенными в сети Интернет.

3.2. Использование электронного почтового ящика КЭПС администрации пользователем означает, что он ознакомлен с документами, регламентирующими порядок работы с КЭПС.

3.3. Адреса электронной почты, предоставляемые пользователям для информационного обмена, формируются автоматически в соответствии с типовой схемой формирования идентификаторов методом транслитерации фамилии и инициалов пользователя. По согласованию с пользователем адреса электронной почты могут быть скорректированы системным администратором.

3.4. В пределах функционирования почтовой системы обеспечивается конфиденциальность почтовых сообщений и отправителей, кроме информации из адресной книги и за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Передача содержимого почтовых ящиков третьей стороне осуществляется только по запросу в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.5. Системный администратор осуществляет доступ к базе данных почтовых ящиков пользователей с целью их архивирования, аудита и централизованного хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящей Инструкции.

4. Техническое обеспечение и обслуживание КЭПС администрации

4.1. Программно-аппаратной основой КЭПС администрации являются:

- серверы службы каталогов (доменных служб), содержащие учетные записи пользователей;

- почтовые серверы и их компоненты (пограничный сервер, транспортный агент, ретранслятор, сервер доступа и другие);

- средства обеспечения безопасности почтовой системы (межсетевые экраны, электронные сертификаты, списки контроля доступа, электронные подписи и т.д.);

- программное обеспечение, используемое для фильтрации сообщений электронной почты, соответствующих политикам и критериям нежелательной почты или содержащих вредоносные вложения;

- программное обеспечение, используемое для осуществления доступа к почтовому ящику и обработке хранящихся в нем почтовых сообщений.

4.2. Транспортной средой КЭПС администрации является локальная информационно-вычислительная сеть администрации.

4.3. Эксплуатация КЭПС заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты и использовании сервисных возможностей клиентского программного обеспечения на рабочем месте пользователя.

4.4. Обслуживание и администрирование КЭПС возлагается на сотрудников МКУ "АХС".

4.5. В задачи администрирования почтовой системы входят:

- создание, подключение, отключение, удаление учетных записей пользователей и их регистрация в почтовой системе;

- обеспечение работоспособности серверных технических средств и серверного программного обеспечения почтовой системы;

- обеспечение сохранности электронной почты путем резервного копирования и восстановления при сбоях;

- регулярный мониторинг состояния работы компонентов почтовой системы и принятие мер по устранению возникающих неисправностей.

4.6. Обслуживание и администрирование почтовой системы включает:

- организацию подключения пользователей к почтовой системе;

- обеспечение работоспособности и правильности эксплуатации технических средств и программного обеспечения почтовой системы, сохранности электронной почты путем регулярного резервного копирования и последующего восстановления при сбоях (в объеме технических и технологических возможностей используемого аппаратного и программного обеспечения);

- оказание сотрудникам администрации консультационной помощи по техническим и организационным вопросам, относящимся к работе КЭПС администрации;

- информирование руководителей структурных подразделений администрации о нарушениях требований нормативных документов и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе почтовой системы.

4.7. Системный администратор имеет право:

- запретить или ограничить доступ пользователя к почтовой системе при нарушении нормативных документов;

- архивировать устаревшую корреспонденцию при превышении установленного объема хранения информации в почтовом ящике.

5. Порядок работы с КЭПС

5.1. Политика использования электронной почты является одним из важнейших элементов политики информационной безопасности администрации и неотделима от нее.

5.2. Электронная почта является собственностью администрации и может быть использована только в служебных целях. Использование КЭПС администрации в иных целях категорически запрещается.

5.3. При работе с КЭПС сотрудникам администрации запрещается:

- сообщение кому бы то ни было пароля от своего почтового ящика;

- использование адреса корпоративной почты для оформления подписок, за исключением случаев служебной необходимости;

- опубликование своего адреса корпоративной электронной почты либо адресов других сотрудников администрации на общедоступных интернет-ресурсах, за исключением случаев служебной необходимости;

- осуществление массовых рассылок почтовых сообщений рекламного характера;

- рассылка через электронную почту материалов, содержащих вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ;

- распространение защищаемых авторскими правами материалов;

- распространение информации, содержание и направленность которой запрещена законодательством Российской Федерации, включая материалы, содержащие угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальных конфликтов, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправных действий и т.д.;

- распространение информации ограниченного доступа, предназначенной для служебного пользования.

Управляющий делами администрации

А.С. Попов