Приказ Комитета по делам архивов Республики Калмыкия от 8 июля 2002 г. N 17 "О создании ГУ "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия"

Во исполнение Указа Президента Республики Калмыкия от 28.02.2001 N 34 "О государственной программе информатизации Республики Калмыкия на 2001-2002 гг." и в соответствии с постановлением Правительства Республики Калмыкия от 27.05.2002 N 141 "О создании государственного учреждения "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия" приказываю:

1. Начало функционирования деятельности Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия считать с 9 июля 2002 г.

2. Утвердить Положение о Государственном архиве документов по личному составу Республики Калмыкия.

3. Директору архива (Бурбеджалова Т.С.) решить вопросы кадрового обеспечения, разработать должностные инструкции, номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивом.

4. Главному бухгалтеру Комитета по делам архивов РК (Ланцинова З.Б.) осуществить финансовое обеспечение Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия с 9 июля 2002 г.

Председатель Комитета

Л.Б.Шалданова

Положение
о Государственном учреждении "Государственный архив электронной
документации Республики Калмыкия"
(утв. Приказом Комитета по делам архивов Республики Калмыкия
от 8 июля 2002 г. N 17)

1. Общие положения

1.1. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия создан в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Постановлением Правительства Республики Калмыкия N 141 от 27 мая 2002 г. "О создании государственного учреждения "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия".

Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия находится в непосредственном подчинении Комитета по делам архивов Республики Калмыкия.

Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия входит в систему Комитета по делам архивов Республики Калмыкия и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку электронных документов Архивного фонда Республики Калмыкия, обеспечивает документационное обеспечение органов государственной власти и населения.

1.2. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование.

1.3. Деятельность Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия финансируется за счет средств республиканского бюджета, а также внебюджетных средств.

1.4. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Республики Калмыкия, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России и Комитета по делам архивов Республики Калмыкия, настоящим Положением.

1.5. Положение о Государственном архиве электронной документации Республики Калмыкия утверждается Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия.

1.6. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

1.7. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия не песет ответственность по обязательствам государства и его органов, а государство и его органы не несут ответственности по обязательствам Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия.

1.8. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.

1.9. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

1.10. Фирменное наименование Учреждения:

- полное - Государственное учреждение "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия",

- сокращенное - ГУ "ГАЭД РК".

1.11. Местонахождение Учреждения:

358000, Республика Калмыкия, г.Элиста, ул.Пушкина,д.9а.

Учреждение приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

1.12. Учреждение может иметь филиалы, представительства, отделения, обособленные подразделения предприятия без права юридического лица, действующие на основании положений, утверждаемых предприятием в лице директора архива. Учреждение создано без ограничения срока.

2. Состав документов

2.1. В состав документов Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия входят архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Республики Калмыкия на электронных носителях и кинофотофонодокументов, подлежащие постоянному хранению:

2.1.1. Государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур, действовавших на территории Республики Калмыкия;

2.1.2. Учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

2.1.3. Органов государственной власти, прокуратуры, суда, арбитража, государственных учреждений, организаций и предприятий, действовавших на территории Республики Калмыкии;

2.1.4. Предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности;

2.1.5. Органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

2.1.6. Поступившие в Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия на законном основании архивные фонды и архивные документы:

- органов местного самоуправления, учреждений, организации и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

- общественных организаций, объединений, политических партий и движений, союзов, благотворительных фондов;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.), учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

- документы юридических лиц, а документы физических лиц (личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

2.1.7. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая специальная документация, кинодокументы, фотодокументы, фотодокументы, видеозаписи;

2.1.8. Электронные копии архивных документов на правах подлинников, электронные копии особо ценных документов Национального архива Республики Калмыкия, электронных копий документов российских и зарубежных архивов, полученных по Интернет-связи.

2.2. Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия хранит также учетные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов архива в электронном виде.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Калмыкия поступают в государственную собственность Республики Калмыкия - на хранение в Государственном архиве электронной документации Республики Калмыкия с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором), заключаемым между собственником документов и Государственным архивом электронной документации Республики Калмыкия.

Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия может хранить временно, в том числе на депозитарной основе, документы негосударственной части Архивного фонда Республики Калмыкия в порядке и на условиях, определяемых в соглашении (договоре) между собственником документов и Государственным архивом электронной документации Республики Калмыкия.

3. Основные задачи

Основными задачами Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия являются:

3.1. Информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия.

3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет электронных документов Архивного фонда Республики Калмыкия.

3.3. Комплектование Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия документами Архивного фонда Республики Калмыкия.

Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

4. Функции

Государственный архив электронной документации Калмыкия в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет электронных документов и представляет в вышестоящий архивный орган сведения для государственного учета Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование, перенос на новые носители.

4.3. Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки министерств, ведомств, объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение.

4.4. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия, документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников или копий архивных документов своего профиля на электронных носителях.

4.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

4.6. Осуществляет в пределах делегированных вышестоящим архивам органам полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и организаций в делопроизводстве государственных учреждений-источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; ведет государственный учет документов Архивного фонда Республики Калмыкия, хранящихся в ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

4.7. Совместно с органами государственной власти, учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, по совершенствованию их работы, по улучшению организации электронных документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных электронных систем документации.

4.8. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждения об электронных документах архива для использования в экономических, научных и социально-культурных целях.

4.9. Исполняет запросы государственных, иных учреждений, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам архива, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально-правового характера; представляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале Государственного архива электронных документов Республики Калмыкия. Организует документальные выставки, информирует о документах архива через средства массовой информации и иным способом.

4.10. В установленном порядке оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов.

4.11. С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, автоматизированные информационно-поисковые системы.

4.12. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учреждений подготовку изданию и организацию издания документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы.

4.13. Проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования по архивоведческой и информационной проблематике, внедряет их результаты в практику работы архива; принимает участие в работе Зонального научно-методического совета архивных учреждений.

4.14. Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации электронных документов в делопроизводстве; проводит стажировки работников архивов и делопроизводственных подразделений осуществляет научно-техническую информацию.

4.15. Оказывает по поручению вышестоящего архивного органа научно-методическую помощь районным и городскому архивам по вопросам организации электронной документации.

4.16. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ, с учетом состояния архива разрабатывает и по согласованию с вышестоящим архивным органом утверждает планы работы, предоставляет отчеты о своей деятельности.

4.17. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

4.18. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников Государственного архива электронной документации РК, их социальной защите.

4.19. Своевременно рассматривает поступившие от учреждений и граждан предложения и заявления; принимает меры к устранению недостатков в работе архива и его подразделений.

5. Права

Государственному архиву электронной документации Республики Калмыкия предоставляется право:

5.1. Получать от государственных учреждений-источников комплектования независимо от их подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации электронных документов в делопроизводстве.

5.2. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях учреждений для решения вопросов сохранности электронных документов Архивного фонда Республики Калмыкия.

5.3. В установленном порядке давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации электронных документов в делопроизводстве.

Работники архива для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

5.4. Информировать руководителей учреждений, а при необходимости органы государственной власти о выявленных недостатках в сохранности документов и организации работы с электронными документами в делопроизводстве; участвовать в работе коллегий и других совещательных органов при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции архива.

5.5. Привлекать в установленном порядке из других учреждений квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

5.6. Заниматься редакционно-издательской деятельностью.

5.7. Иметь авторские нрава на подготовленные изданные и не изданные архивом сборники документов, справочники и другие издания в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Республики Калмыкия.

5.8. Разрабатывает на основе типовых норм, а также самостоятельно и утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в архиве.

5.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды деятельности по привлечению внебюджетных средств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены.

Внебюджетные средства направлять на укрепление материально-технической базы и текущее содержание архива, социальную защиту работников государственного архива.

5.10. Приобретать в государственную собственность Республики Калмыкия документы негосударственной части Архивного фонда по профилю архива.

5.11. Использовать различные формы организации труда.

5.12. В соответствии с действующим законодательством и по соглашению с Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия распоряжаться оборудованием, инвентарем и другими материальными ценностями и ресурсами.

5.13. Кооперировать на договорных началах материальные и финансовые средства с архивными учреждениями, общественными организациями и благотворительными фондами, с другими юридическими и физическими лицами для улучшения деятельности и социальных условий коллектива.

5.14. Объединяться в установленном порядке на договорной основе профессиональные ассоциации с другими юридическими лицами, входить в межотраслевые, региональные и другие объединения, создавать временные творческие коллективы для реализации задач в области издательской, публикационной или иной деятельности, не противоречащие действующему законодательству и задачам, предусмотренным Положением о Государственном архиве электронной документации Республики Калмыкия.

5.15. В установленном порядке пользоваться банковскими или иным кредитом, иметь собственный фонд валютных средств. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности из благотворительных и других общественных фондов, от иных юридических и физических лиц, использовать, их на развитие материально-технической базы архива, материальное стимулирование, удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников.

5.16. Оказывать услуги юридическим и физическим лицам по доступу к электронным базам данных архива на платной основе.

5.17. Заниматься созданием, внедрением и продажей программного обеспечения для информационных систем, компьютеров.

5.18. Принимать участие в разработке, создании информационных, структурированных кабельных систем, беспроводной связи.

6. Управление Государственным архивом электронной документации
Республики Калмыкия

6.1. Управление Государственным архивом электронной документации Республики Калмыкия осуществляется в условиях гласности при участии трудового коллектива, его профсоюзной организации в выработке по принципиальным вопросам научно-производственной деятельности, социально-экономического развития коллектива, в контроле за их исполнением.

6.2. Архив возглавляет директор. Директор, его заместители, главный хранитель фондов назначаются и освобождаются от должности председателем Комитета по делам архивов Республики Калмыкия.

6.3. Директор Государственного архива электронной документации Республики Калмыкия:

6.3.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач; распределяет обязанности между заместителями;

6.3.2. Утверждает структуру, штатное расписание архива; устанавливает должностные оклады, надбавки и доплаты работникам, определяет порядок размеры премирования;

6.3.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение;

6.3.4. Утверждает положения о структурных подразделениях архива, методических совещательных органах;

6.3.5. Осуществляет прием и увольнение работников архива;

6.3.6. Решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале архива;

6.3.7. Организует повышение квалификации работников архива, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам;

6.3.8. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов, определяет потребности архива в оборудовании и материалах.

6.4. В архиве на правах совещательного органа образуется дирекция.

Дирекция рассматривает важнейшие вопросы организации и деятельности архива, контроля и проверки исполнения, выполнение планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивает отчеты структурных подразделений архива.

6.5. При Государственном архиве электронной документации Республики Калмыкия действуют:

- Методическая комиссия - для рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела, внедрения в практику результатов научно-исследовательской и методической работы;

6.6. Государственный архив электронной документации РК является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Калмыкия и своим наименованием.

6.7. Ликвидация и реорганизация Государственного архива электронной документации РК осуществляется по представлению Комитета по делам архивов Республики Калмыкия Правительством Республики Калмыкия.

Председатель Комитета по делам

архивов Республики Калмыкия

Л.Б.Шалданова