Приказ Комитета по делам архивов Республики Калмыкия от 11 июня 2002 г. N 13 "О Государственном архиве документов по личному составу Республики Калмыкия"

В соответствии с Постановлением Правительства Республики Калмыкия от 26 июня 2001 г. N 177 "Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу высвобождаемых работников" и от 27 мая 2002 г. N 140 "О внесении изменений в постановление Правительства Республики Калмыкия от 26 июня 2001 г. N 177 "Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу высвобождаемых работников" приказываю:

1. Начало функционирования деятельности Государственного архива документов по личному составу Республики Калмыкия считать с 11 июня 2002 г.

2. Директору архива (Ротова Н.М.) разработать в недельный срок Положение о Государственном архиве документов по личному составу Республики Калмыкия и представить на утверждение.

3. Директору архива (Ротова Н.М.) решить вопросы кадрового обеспечения, разработать должностные инструкции, номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивом.

4. Директору Национального архива РК (Коженбаева Л.П.), заведующей архивной службой мэрии г.Элисты (Базырова С.Э.) подготовить списки фондов, подлежащих передаче в Государственный архив документов по личному составу РК.

5. Главному бухгалтеру Комитета по делам архивов РК (Ланцинова З.Б.) осуществить финансовое обеспечение Государственного архива документов по личному составу РК с 11 июня 2002 г.

Председатель Комитета

Л.Б.Шалданова

Положение
о Государственном архиве документов по личному составу
Республики Калмыкия
(утв. Приказом Комитета по делам архивов Республики Калмыкия
от 11 июня 2002 г. N 13)

1. Общие положения

1.1. Государственный архив документов по личному составу Республики Калмыкия создан Правительством РК и подчиняется непосредственно Комитету по делам архивов РК.

Государственный архив документов по личному составу Республики Калмыкия образован в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу министерств, государственных комитетов, ведомств, учреждений, организаций, предприятий и иных организационных структур, улучшения их хранения и использования.

Государственный архив документов по личному составу Республики Калмыкия (ГАДЛС РК)* является учреждением системы Комитета по делам архивов Республики Калмыкия и осуществляет прием, централизованное хранение, учет и использование документов по личному составу реорганизованных, ликвидированных министерств, ведомств, государственных комитетов, учреждений, организаций, предприятий и иных организационных структур** Республики Калмыкия независимо от форм собственности.

1.2. Деятельность ГАДЛС РК финансируется за счет средств бюджета республики, а также средств, получаемых по договорам от учреждений за хранение, упорядочение и использование документов.

1.3. ГАДЛС РК руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами РК, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России и Комитета по делам архивов РК, настоящим Положением.

1.4. ГАДЛС РК является юридическим лицом, имеет гербовую печать, угловой штамп.

1.5. Положение о ГАДЛС РК утверждается Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия. ГАДЛС РК осуществляет свою деятельность на основе перспективных и годовых планов.

1.6. ГАДЛС РК от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством РФ и РК.

1.7. Фирменное наименование - Государственный архив документов по личному составу Республики Калмыкия (ГАДЛС РК).

1.8. Местонахождение учреждения:

Юридический адрес: 358000, Республика Калмыкия, г.Элиста, улица Пушкина, д.9а.

Почтовый адрес: 358000, Республика Калмыкия, г.Элиста, улица Пушкина,9а.

Учреждение приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации.

2. Состав документов ГАДЛС РК

2.1. Документы по личному составу ликвидированных (при отсутствии правопреемника и вышестоящего по подчиненности органов), приватизированных, реорганизованных (в том числе с изменением форм собственности) организаций, учреждений, предприятий Республики Калмыкии независимо от форм собственности.

2.2. Законченные делопроизводством документы по личному составу действующих организаций, учреждений, предприятий, принятые на договорной основе.

2.3. Архивные справочники, раскрывающие состав и содержание документов ГАДЛС РК (описи, каталоги, картотеки, указатели, обзоры, исторические справки), учетные документы, базы данных, а также печатные издания и методическая литература.

3. Основные задачи

Основными задачами ГАДЛС РК являются:

3.1. Обеспечение сохранности, государственный учет документов ГАДЛС РК и использование их в целях социально-правовой защиты граждан.

3.2. Комплектование документами по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, иных организационных структур независимо от форм собственности, а также от действующих по договору.

3.3. Информационное обеспечение социальной и правовой защиты граждан: создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах ГАДЛС РК.

3.4. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области хранения и использования документов по личному составу.

4. Функции

ГАДЛС РК в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных, реорганизованных (с изменением форм собственности) организаций, уточняет списки организаций, подлежащих ликвидации, приватизации и реорганизации.

4.2. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Комитет по делам архивов Республики Калмыкия сведения для государственного учета документов Архивного фонда Республики Калмыкия.

4.3. Осуществляет прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных и реорганизованных организаций.

4.4. При необходимости осуществляет упорядочение документов по личному составу в организациях на договорной основе.

4.5. Осуществляет контроль за правильным оформлением документов по личному составу, формированием дел и их сохранностью в организациях - источниках комплектования (в пределах предоставленных прав) государственных архивов Республики Калмыкия.

4.6. Оказывает помощь и дает консультации работникам организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов Республики Калмыкия и ГАДЛС РК, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовке и передаче на централизованное хранение.

4.7. Обеспечивает сохранность документов ГАДЛС РК, систематически проводит проверку наличия дел и улучшает физическое состояние документов.

4.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам по личному составу, хранящимся в архиве.

4.9. Ведет работу по созданию республиканского каталога документов по личному составу.

4.10. Исполняет запросы организаций, граждан по документам ГАДЛС РК, выдает им справки социально-правового характера.

4.11. Готовит и представляет на рассмотрение и согласование ЭПК Комитета по делам архивов Республики Калмыкия описи документов.

4.12. В установленном порядке оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов.

4.13. С учетом потребности использования документов создает банк и базу данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

4.14. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ с учетом состояния ГАДЛС РК разрабатывает и по согласованию с Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия утверждает план работы, представляет отчеты о своей деятельности.

4.15. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников архива, их социальной защите.

4.16. Своевременно рассматривает поступившие от учреждений и граждан предложения и заявления, принимает меры к устранению недостатков в работе архива.

5. Права

Государственному архиву документов по личному составу Республики Калмыкия представляется# право:

5.1. Вносить через Комитет по делам архивов Республики Калмыкия на рассмотрение органов государственной власти предложения# направленные на обеспечение сохранности и использование документов.

5.2. Получать от учреждений-источников комплектования необходимые материалы о работе и состоянии их архивов и организации документов в делопроизводстве. Работники архивов для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

5.3. Осуществлять контроль за выполнением учреждениями-источниками комплектования правил работы с документами в делопроизводстве и их хранением.

5.4. Самостоятельно разрабатывать планы работы на основе анализа состояния дел, целевых комплексных программ по основной деятельности, контрольных цифр, принятых Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия.

5.5. Разрабатывать на основе типовых норм, а также самостоятельно утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в архиве.

5.6. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды работ по привлечению внебюджетных средств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены. Внебюджетные средства направлять на укрепление материально-технической базы и текущее содержание архива.

5.7. В соответствии с Законом Республики Калмыкия "Об Архивном фонде Республики Калмыкия и архивах" и по согласованию с Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия распоряжаться оборудованием, инвентарем и другими материальными ценностями и ресурсами.

6. Управление государственным архивом документов по личному составу РК

6.1 Управление ГАДЛС РК осуществляет в условиях гласности при участии трудового коллектива, его профсоюзной организации в выработке решений по принципиальным вопросам научной, производственной деятельности, социально-экономического развития коллектива, контроль за их исполнением.

6.2. ГАДЛС РК возглавляет директор. Директор, заместитель директора, главный хранитель фондов назначаются и освобождаются от должности председателем Комитета по делам архивов Республики Калмыкия.

6.3. Директор ГАДЛС РК:

6.3.1. Организует деятельность архива и несет ответственность за выполнением# возложенных на ГАДЛС РК задач, определяет обязанности работников архива.

6.3.2. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

6.3.3. Осуществляет прием и увольнение ГАДЛС РК.

6.3.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование.

6.3.5. Организует повышение квалификации работников ГАДЛС РК, разработку и реализацию мероприятий по внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам.

6.3.6. Обеспечивает надлежащую эксплуатацию помещений архива, соблюдения# правил пожарной безопасности, внедрение в практику региональных систем хранения документов, определяет потребности ГАДЛС РК в оборудовании и материалах.

6.3.7. Устанавливает порядок выплаты надбавок, доплаты и премий сотрудникам ГАДЛС РК и согласовывает с Комитетом по делам архивов Республики Калмыкия.

6.4. В ГАДЛС РК на правах совещательного органа образуется дирекция. Дирекция рассматривает основные вопросы организации и деятельности архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и мероприятий, подбора и расстановки кадров, заслушивает отчеты структурных подразделений ГАДЛС РК.

Решения дирекции проводятся приказами директора.

6.5. При архиве действует экспертная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с отбором документов на хранение в ГАДЛС РК, экспертизой ценности документов, составлением научно-справочного аппарата.

Положение об указанной комиссии утверждается директором ГАДЛС РК.

Председатель Комитета по делам

Архивов Республики Калмыкия

Л.Б.Шалданова

-----------------------------

* далее по тексту "ГАДЛС РК"

** далее по тексту "организации"