Приложение. Административный регламент предоставления Архивным сектором Администрации города Элисты муниципальной услуги "Оформление архивных справок"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 2 сентября 2016 г. N 2065 в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Мэрии города Элисты
от 10 февраля 2012 г. N 237

Административный регламент
предоставления Архивным сектором Администрации города Элисты муниципальной услуги "Оформление архивных справок"

С изменениями и дополнениями от:

11 марта, 2 августа 2013 г., 2 сентября 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок" (далее - Регламент), оказываемый Архивным сектором Администрации города Элисты (далее - Архивный сектор), разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических (далее - граждан) и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия Архивного сектора с органами местного самоуправления и иными организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.

Гражданам и организациям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, архивные выписки или копии архивных документов в соответствии с действующими законодательными, нормативными правовыми актами.

1.2. Получателями муниципальной услуги (далее - пользователь) являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы местного самоуправления;

- иные организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий предоставляется Архивным сектором, расположенном в здании Администрации города Элисты.

Место нахождения: Республика Калмыкия, г. Элиста, ул. Ленина, д. 249

Электронный адрес Администрации города Элисты: meria@gorod-elista.ru

Справочные телефоны: 8 (84722) 3-47-59; 8 (84722) 2-92-96

Факс Администрации города Элисты: 8 (84722) 4-04-02

График работы Архивного сектора:

Понедельник-пятница с 09.00 до 18.00

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00

Последняя пятница месяца - санитарный день

Выходные дни: суббота, воскресенье

Приемные дни: понедельник, среда с 09.00 до 18.00.

Информирование заявителей о правилах предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении;

- посредством обращения на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) - https://gosuslugi.ru и на региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия - pgu.egov08.ru.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица Архивного сектора дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с оформлением архивных справок.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Оформление архивных справок".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - Архивный сектор Администрации города Элисты.

2.3. Результаты предоставления муниципальной услуги:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Запросы граждан, лиц без гражданства, органов местного самоуправления, иных организаций и общественных объединений, поступившие в Архивный сектор, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. Срок может быть продлен в исключительных случаях.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Архивном секторе (непрофильные запросы) в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, для исполнения и ответа заявителю, о чем сообщается пользователю.

При рассмотрении Архивным сектором запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Архивный сектор дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом местного самоуправления информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивохранилищах, Архивный сектор уведомляет о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.

При поступлении в Архивный сектор запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архив в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ);

- Степное Уложение (Конституция) Республики Калмыкия от 05.04.1994;

- Закон Российской Федерации от 18.11.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий";

- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне";

- Федеральный закон от 12.01.1991 N 5-ФЗ "О ветеранах";

- Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в РФ";

- Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы";

- Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 15.12.2001 N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об Обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 04.03.2002 N 21-ФЗ "О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан РФ за выдающиеся достижения и особые заслуги перед РФ";

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления е Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 27.07.20 10 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- "Основы законодательства Российской Федерации о культуре", утвержденные Верховным Советом Российской Федерации N 3612-1;

- Закон Республики Калмыкия от 20.12.2005 N 247-III-З (ред. от 22.02.2007 N 341-III-З, от 27.09.2010 N 214-IV-З) "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела";

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия";

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 года N 1015 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий" ("Российская газета", N 232, 10 октября 2014 года, "Собрание законодательства РФ", 13 октября 2014 года, N 41, ст. 5545);

- Приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 года N 958н "Об утверждении перечня документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению" ("Российская газета", N 6, 16 января 2015 года);

- "Положение об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.1995 N 609;

- Устав города Элисты, утвержденный решением Элистинского городского Собрания от 16.06.2004 N 1 (с изменениями и дополнениями от 02.06.2005 N 1, 05.07.2007 N 1, 27.12.2007 N 1, 18.09.2009 N 2, 06.04.2010 N 5);

- Положением об Архивном секторе Администрации города Элисты, утвержденным распоряжением Мэрии города Элисты от 26 апреля 2012 года N 215-р (с изменениями от 21 января 2013 года, 20 февраля 2015 года, от 11 декабря 2015 года);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- письменный запрос (заявление) пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте;

- документ, удостоверяющий личность;

- копия трудовой книжки;

- доверенность, оформленная в установленном порядке.

В запросе (заявлении) пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата отправления;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- не предоставлены документы, указанные в пункте 2.6. настоящего регламента.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.9. Архивный сектор предоставляет муниципальную услугу бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставлении муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившие в Архивный сектор письменные запросы пользователей регистрируются в день поступления.

2.12. Требования к помещению, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- наличие информационных стендов, содержащих актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги с образцами заполнения форм бланков и указанием контактных телефонов Архивного сектора;

- условия доступности для лиц с ограниченными способностями;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг

- динамика роста качественно оказанных муниципальных услуг по доступу пользователей к открытым архивным документам;

- динамика роста запросов, исполненных с положительным результатом.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

При поступлении в Архивный сектор запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Архивного сектора по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

При поступлении в Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и региональный портал государственных и муниципальных услуг Республики Калмыкия заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в электронной форме заявителю предоставляется возможность получения муниципальной услуги в электронном виде.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:

- регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение;

- анализ тематики запросов пользователей;

- направление по результатам рассмотрения социально-правовых и тематических запросов на исполнение специалистам Архивного сектора или в организацию по принадлежности;

- подготовка ответа пользователю и отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационного письма.

3.1.1. Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

Поступившие в Архивный сектор письменные запросы пользователей регистрируются в день поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Запросы, поступившие в Архивный сектор от депутатов, из комитетов и комиссий Народного Хурала (Парламента) Республики Калмыкия, иных республиканских органов государственной власти и органов местного самоуправления рассматриваются в день поступления.

При поступлении в архив запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архива по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником архива по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

3.1.2. Анализ тематики запросов

Архивный сектор обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

Специалисты Архивного сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Архивном секторе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для проведения поисковой работы;

- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя;

- адреса конкретной организации, куда следует направить запрос пользователя по принадлежности на исполнение.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.1.3. Направление Архивным сектором запросов органа государственной власти и органа местного самоуправления по принадлежности.

Архивный сектор по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти и органа местного самоуправления о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий запрос по принадлежности в муниципальные органы и иные организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Архивный сектор письменно уведомляет автора запроса - органа государственной власти и местного самоуправления о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

В случае если запрашиваемая органом государственной власти и местного самоуправления информация не может быть предоставлена в срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, архив уведомляет заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее, чем за 3 дня до и