Вопрос: Мы собирались отправить сотрудников в командировку. Купили билеты стоимостью 12000 руб. (есть счет-фактура с НДС), эти билеты оплатили по расчетный счет. Командировка отменилась, билеты сдали. Нам вернули только 10000 руб. За счет каких источников нужно списать разницу 2000 руб. (в т.ч.НДС)? Можно ли эти 2000 рублей отнести к прочим внереализационным расходам на основании п. 20 ст. 265 НК РФ? Какие документы необходимы, чтобы обосновать этот расход? У нас имеются: приказ о направлении в командировку, с/ф на билеты, платежное поручение на оплату билетов

Ответ: Обычно, командировка всегда планируется заранее. В Вашей ситуации, накануне отъезда командировку отменили, так как, по всей видимости, пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, выданы суммы на командировочные расходы.

Деньги за неиспользованные билеты Вами получены, правда, при этом возвратили не всю сумму, сумма разницы составила 2000 рублей. Данные затраты являются непроизводственными, поэтому в соответствии с ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете их следует отнести к внереализационным расходам.

Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае возникают сложности, чтобы связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли. Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. По нашему мнению, данные штрафы (удержания) могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Поскольку, такие расходы незначительны и редки и, чтобы избежать споров с работниками налоговых инспекций, многие предприятия принимают решения и на данные суммы налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Но если Вы, все-таки, решите сумму разницы 2000 рублей зачесть в уменьшение налогооблагаемой базы, то в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде, т. к. налоговики возможно и не согласятся с принятым Вами решением. А документами, необходимыми для подтверждения этих расходов, по нашему мнению, будут являться:

- приказ о направлении в командировку;

- приказ об отмене командировки;

- счета-фактуры на билеты;

- платежное поручение на оплату билетов;

- служебная записка подотчетного лица о причинах отмены командировки.

Вполне возможно, что в основе причины несостоявшейся командировки вообще нет вины Вашего предприятия.