Вопрос: Просим Вас дать разъяснение по авансовому отчету в связи с тем, что командировочное удостоверение было выдано работнику 31.05.2004 г., отметки о выбытии и прибытии были сделаны в июне 2004 г. (вовремя), а авансовый отчет представлен в бухгалтерию в сентябре 2004 г. Имеем ли мы право отнести этот авансовый отчет в сентябре 2004 г. и если нет, то какие нужно нам внести исправления?

Ответ: Ваш работник обязан был составить авансовый отчет в течении 3-х дней после возвращения из командировки. Обычно, если подотчетное лицо в указанный срок не представляет авансовый отчет, то бухгалтерия принудительно взыскивает просроченную задолженность по 71 счету из его заработной платы.

Однако, с точки зрения формирования затрат предприятия, ситуация должна развиваться по следующему сценарию. Любой авансовый отчет, как документ, отражающий финансово-хозяйственную ситуацию, бухгалтерия предприятия обязана принимать к бухгалтерскому учету лишь после утверждения его руководителем предприятия. Следовательно, дата утверждения авансового отчета руководителем предприятия является датой принятия его к учету.

На многих, особенно крупных предприятиях, устанавливают такой порядок: подотчетное лицо самостоятельно заполняет авансовый отчет на соответствующем бланке, затем опять же самостоятельно утверждает его у руководителя, и лишь затем сдает его в бухгалтерию предприятия, которая принимает его к бухгалтерскому учету по дате утверждения авансового отчета руководителем.