Вопрос: От наших зарубежных партнеров мы получили приглашение приехать на встречу к ним за рубеж. В приглашении говорится, что расходы по оплате проезда и проживанию в гостинице они берут на себя. Как правильно документально оформить командировку сотрудника, в каком размере начислить суточные? Не возникнут ли у данного сотрудника выплаты, с которых нужно будет удержать подоходный налог?

Ответ: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

В описанной Вами ситуации у сотрудника будет только один вид расходов - суточные. Так как расходы по проживанию и проезду несет приглашающая сторона, то у сотрудника не будет не только оправдательных документов о проживании и проезде, но и расходов по проживанию, проезду. Следовательно, ему не о чем в этой части отчитываться, а организации нет необходимости выдавать ему денежные средства для оплаты проживания и проезда.

О расходовании суточных работник отчитываться перед организацией не обязан. Она обеспечивает работника по утвержденным нормам денежными средствами для компенсации его расходов при нахождении в командировке, а как работник ими распорядился, для организации значения не имеет.

Согласно письму Минфина РФ от 21.01.2004 г. N 04-04-06/11 при определении суточных руководствоваться постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 93, при этом суммы компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов, превышающие нормы, установленные законодательством Российской Федерации, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и ЕСН на общих основаниях.

Командировка работника обязательно оформляется приказом руководителя. В приказе следует указать фамилию, имя и отчество сотрудника, страну командирования, планируемый срок командировки, ее цель. В зависимости от цели расходы на командировку впоследствии могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).