Вопрос: В нашей организации, согласно трудовому договору, курьерам и работникам, у которых трудовая деятельность не связана с поездками по городу, выдаются проездные билеты на общественный транспорт. Как правильно отразить в бухгалтерском учете данную операцию? Возможно ли включение в состав расходов для целей налогообложения прибыли этих затрат? Следует ли удерживать подоходный налог из доходов работников, получающих проездные билеты?

В нашей организации, согласно трудовому договору, курьерам и работникам, у которых трудовая деятельность не связана с поездками по городу, выдаются проездные билеты на общественный транспорт.

Как правильно отразить в бухгалтерском учете данную операцию? Возможно ли включение в состав расходов для целей налогообложения прибыли этих затрат? Следует ли удерживать подоходный налог из доходов работников, получающих проездные билеты?

Если организация приобретает проездные билеты для сотрудников, трудовая деятельность которых связана с поездками по городу (в данном случае - курьеров), и перечень таких сотрудников утвержден приказом руководителя, то в бухгалтерском учете затраты на приобретение проездных билетов относятся к расходам по обычной деятельности.

Организация может приобретать проездные билеты для сотрудников, выполнение трудовых обязанностей которых не связано с поездками по городу, и они не указаны в списке работников с разъездным характером работы. В этом случае затраты на покупку проездных билетов нужно относить на внереализационные расходы.

В бухгалтерском учете эту операцию следует отразить следующим образом:

     Дт   Кт   Сумма

     76   51   5000 руб.  -  перечислены денежные средства  за  проездные

                             билеты

     50   76   5000 руб.  -  оприходованы  проездные   билеты   в   кассу

                             организации

     73   50   5000 руб.  -  выданы работникам проездные билеты

     26   73   4000 руб.  -  списана   стоимость    проездных    билетов,

                             выданных курьерам

     91   73   1000 руб.  -  списана   стоимость    проездных    билетов,

                             выданных остальным работникам

На основании п. 24 ст. 255 НК РФ в расчет налога на прибыль включаются все расходы, которые работник получает от организации, если они предусмотрены трудовым контрактом или трудовым договором.

Так как в трудовых договорах, заключенных с работниками Вашей организации указано, что им будут оплачивать проездные билеты, затраты на покупку проездных билетов при налогообложении прибыли можно учесть в полном объеме, но для этого в качестве документов, подтверждающих расходы, необходимо приложить эти проездные билеты.

Налог на доходы физических лиц следует удерживать с доходов тех сотрудников, трудовая деятельность которых не связана с поездкой по городу.

При выдаче проездных билетов курьерам, их стоимость не будет облагаться налогом в случае, если в организации имеются разъездные ведомости маршрутов следования сотрудников, которые являются подтверждением расходов организации, связанных с производством.

Учебно - информационный центр

при УМНС России по Смоленской области

10 февраля 2003 г.