Постановление Администрации Смоленской области от 23 сентября 2003 г. N 241 "Об утверждении краткосрочной областной целевой программы "Информатизация архивного дела в Смоленской области на 2004 год"

Паспорт
краткосрочной областной целевой Программы "Информатизация
архивного дела в Смоленской области на 2004 год"

1. Обоснование необходимости разработки Программы

Компьютеризация архивных технологий и создание на их основе региональных систем обеспечения ретроспективной информацией является одним из важнейших направлений развития архивного дела на современном этапе. Архивные учреждения Смоленской области всех уровней, в том числе и муниципальные (далее - архивные учреждения), являются хранилищами уникальной информации по экономической, социальной и культурной жизни области. Введение информации в научный и практический оборот посредством размещения ее на сайтах Администрации Смоленской области, органов местного самоуправления, создание учетных и фактологических баз данных позволит обеспечить к ней доступ органов государственной власти, правоохранительных органов, других заинтересованных организаций и граждан.

В архивных учреждениях Российской Федерации под эгидой Федеральной архивной службы России в течение ряда последних лет внедряются программные комплексы "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Особенно хорошо зарекомендовал себя программный комплекс "Архивный фонд", третья редакция которого включает в себя возможность поиска информации не только в пределах фонда или описи, но и отдельного документа. Государственные архивные учреждения Смоленской области уже шестой год участвуют в реализации указанных проектов. В государственном архиве Смоленской области с начала использования персональных компьютеров, внедрения программного комплекса "Архивный фонд" и создания целого ряда баз данных сроки исполнения запросов органов государственной власти, правоохранительных органов, других заинтересованных организаций и граждан сократились в два раза. Производительность труда сотрудников архивных учреждений, исполняющих запросы, составляет 7-8 ответов в день при норме - 3.

Оснащение компьютерной техникой архивных отделов администраций муниципальных образований Смоленской области (далее - архивные отделы) идет очень медленными темпами. На данный момент компьютеры имеются в трех муниципальных архивных учреждениях.

Основной причиной плохого обеспечения компьютерной техникой архивных отделов является недостаток финансовых средств в местных бюджетах. Возможна так же и недооценка информационного потенциала архивных документов.

Фонды, хранящиеся в архивных отделах, являются частью Архивного фонда Смоленской области и в его составе входят в Архивный фонд Российской Федерации. Поэтому Федеральная архивная служба России и Департамент Смоленской области по делам архивов заинтересованы в создании единого областного информационного пространства с выходом в общероссийское информационное пространство после внедрения во всех архивных учреждениях программного комплекса "Архивный фонд". Этим определяется необходимость финансирования мероприятий Программы из областного бюджета.

2. Основная цель, задачи и этапы реализации Программы

Целью Программы является формирование областной системы обеспечения органов государственной власти, правоохранительных органов, других заинтересованных организаций и граждан ретроспективной информацией на основе внедрения во всех архивных учреждениях программного комплекса "Архивный фонд", дающего полное представление о составе и содержании фондов.

Основные задачи Программы:

- оснащение архивных учреждений Смоленской области персональными компьютерами и лазерными принтерами;

- внедрение программного комплекса "Архивный фонд";

- установка программ: "Переработка описи", "Регистрация запросов учреждений и заявлений граждан", "Список организаций - источников комплектования архивных учреждений";

- развитие автоматизированной системы электронного документооборота в сфере архивного дела:

- начало внедрения программного комплекса "Фондовый каталог".

Срок реализации Программы - 2004 год. Программу намечено осуществлять поэтапно.

Этапы реализации Программы:

- заключение контрактов на финансирование мероприятий Программы из федерального и местных бюджетов - январь-апрель 2004 года;

- приобретение персональных компьютеров и лазерных принтеров для 14-15 архивных учреждений - май-октябрь 2004 года;

- оснащение компьютерами архивных учреждений с одновременной установкой указанных Программ - июль-декабрь 2004 года.

3. Система Программных мероприятий

4. Механизм реализации Программы

Выполнение Программы обеспечивается заказчиком с применением оптимальных методов управления процессом реализации.

Приобретение компьютеров будет осуществляться у поставщика - победителя конкурса на поставку компьютерной техники для государственных нужд Смоленской области на 2004 год.

В случае не перечисления средств на приобретение техники какими-либо органами местного самоуправления они могут быть заменены другими, давшими согласие на участие в Программе.

5. Ресурсное обеспечение Программы

Общий объем финансирования настоящей Программы составляет 540 тыс. рублей.

Из них за счет средств федерального бюджета - 180 тыс. рублей, областного бюджета - 180 тыс. рублей, из средств органов местного самоуправления - 180 тыс. рублей. Все средства планируется направить на приобретение персональных компьютеров и лазерных принтеров.

6. Оценка эффективности и социально-экономических
последствий от реализации Программы

После оснащения архивных учреждений Смоленской области компьютерной техникой и внедрения Программного комплекса "Архивный фонд" будет значительно облегчен поиск необходимой информации по документам архивов всех уровней. Созданная в Департаменте Смоленской области по делам архивов на основании накопленных во всех архивных учреждениях информационных массивов база данных "Фондовый каталог" позволит производить поиск нужной ретроспективной информации в одном месте без выезда в другое архивное учреждение. На первом этапе внедрения программного комплекса поиск информации будет возможен на уровне фонда или описи, в дальнейшем - на уровне отдельного документа.

Будет ускорено обеспечение ретроспективной информацией деятельность органов государственной власти Смоленской области. Быстрее будут исполняться запросы органов прокуратуры, суда и следствия. Граждане получат более эффективное обеспечение своих интересов и законных прав в целях своевременного и качественного начисления пенсий и пособий. Новый импульс получат научные исследования в области истории, социологии, археографии, источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин и других наук. Улучшится культурное обслуживание и просвещение населения посредством организации документальных выставок совместно с музеями и библиотеками.

7. Организация управления Программой и контроль
за ходом ее реализации

Общее руководство Программой осуществляет Администрация Смоленской области. Организацию управления Программой осуществляет заказчик - Департамент Смоленской области по делам архивов.

Контроль за исполнением Программы осуществляет Администрация Смоленской области, Департамент Смоленской области по делам архивов и иные государственные органы в соответствии с их компетенцией, определенной федеральным и областным законодательством.