Постановление Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области от 4 мая 2011 г. N 141 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области"

Администрация постановляет:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области.

Глава Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области

Ю.А. Петров

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области
(утв. постановлением Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" от 4 мая 2011 г. N 141)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (издания, фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы), в Администрации муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области (далее также - Администрация).

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации, ограничения, нераспространение которой диктуются служебной необходимостью, информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, районных государственных органов, а также подведомственных этим органам организаций, в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения круга лиц, знакомящихся с ними.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, Администрации муниципального образования "Монастырщинский район", организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- описание структуры Администрации, управлений и отделов, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и Администрации, об исполнении бюджетных средств и других местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах Администрации и ее структурных подразделениях, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

- иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

1.4. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и на их проектах проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП".

1.5. Решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения принимают глава Администрации (лицо, исполняющее обязанности Главы) на основании предложения исполнителя (разработчика) проекта документа.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции Главы Администрации (лица, исполняющего обязанности Главы) не подлежит разглашению (распространению).

1.6. При приеме на муниципальную службу или работу в качестве лица, исполняющего обязанности по техническому обеспечению деятельности органа местного самоуправления Администрации сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под личную подпись и предупреждены об ответственности за разглашение служебной информации ограниченного распространения, ставшей им известной в связи с выполнением ими своих служебных обязанностей.

1.7. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

1.8. Контроль за осуществлением учета (регистрации), размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с отметкой "ДСП" возлагается на руководителей структурных подразделений и сотрудников, выполняющих регистрацию документов.

2. Порядок обращения с документами

2.1. Вся корреспонденция с отметкой "ДСП", адресованная Администрации, принимается, вскрывается, регистрируется в соответствии с требованиями и порядком, установленными в Администрации для несекретных материалов, с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.

2.2. Прием, учет (регистрацию), распределение и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в Администрации старший менеджер по делопроизводству.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации - поэкземплярно.

2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от иной несекретной документации. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Например: N 68 ДСП.

Входящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в журнале учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции. Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в журнале учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.

Запрещается регистрировать такие документы в системе электронного документооборота.

2.5. При регистрации входящего документа с пометкой "Для служебного пользования" в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа ставится штамп с указанием наименования организации, получившей документ, входящего регистрационного номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. Например:

Администрация Муниципального образования "Монастырщинский район" Смоленской области Вх. N _________ от _______ 20__ г. Осн.док. _____ л., прил. _________ л.

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой "Для служебного пользования" в правом нижнем углу производится надпись "К вх. N _____" с указанием даты регистрации. Например:

К вх. N ____________ _____________ 20__ г.

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

Если приложение с пометкой "Для служебного пользования" не подлежит подшивке в дело (книги, журналы, инструкции), оно берется на инвентарный учет по журналу учета изданий с пометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции, о чем делается отметка на сопроводительном письме.

Машинные носители информации (магнитные, оптические, магнитооптические диски), содержащие электронные документы с информацией ограниченного распространения, учитываются по журналу учета машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.

Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "ДСП") проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.

2.6. Движение документов с пометкой "Для служебного пользования" с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

2.7. Разработка и печать документов осуществляются в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц, с соблюдением установленных мер по защите информации ограниченного доступа при ее обработке на средствах вычислительной техники.

2.8. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Например:

Для служебного пользования Экз. N ___ или ДСП Экз. N ___

Если документ с пометкой "Для служебного пользования" имеет приложение, то об этом делается отметка под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов с красной строки. Приложение включает в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте документа), его регистрационный (учетный) номер, номер экземпляра, количество листов. Например:

Приложение: перечень сведений, подлежащих засекречиванию (выписка), уч. N 8 ДСП, экз. N 2, на 4 л.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложения:

1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации,

1 брошюра, инв. N 15 ДСП, экз. N 22.

2. Отчет по форме N 9,

CD-R, инв. N 4 ДСП, экз. N 1, только в адрес.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "Для служебного пользования" сотрудник, печатавший документ, в левом нижнем углу указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, его служебный телефон, свою фамилию и дату печатания. Например:

Отп. 2 экз.

Исп. П.И. Иванов

20-20-20

Отп. В.А. Семенов

11.09.2010

или

Отп. 4 экз.

Экз. N 1 - в дело.

Экз. N 2 - в Департамент экономического развития и торговли Смоленской области.

Экз. N 3 - в Департамент Смоленской области по сельскому хозяйству и продовольствию.

Экз. N 4 - в Департамент Смоленской области по здравоохранению.

Исп. и отп. П.И. Иванов

20-20-20

11.09.2010

При направлении документа с пометкой "Для служебного пользования" в пять и более адресов составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки ответственному лицу, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования". Черновики уничтожаются указанным лицом путем измельчения в бумагорезательной машине.

2.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

Входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования" выдаются исполнителям по журналам учета или журналам учета выдачи документов с пометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции, а дела, издания и машинные носители информации ограниченного распространения - по карточкам учета выдачи дел, изданий, машинных носителей информации ограниченного распространения по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.

2.10. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" в сторонние организации осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным через должностное лицо, имеющее доступ к указанным документам.

Для отправки документов с пометкой "Для служебного пользования" используются конверты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования", при необходимости ниже этой пометки проставляется пометка "Лично".

На конверте, кроме адреса и наименования получателя, адреса и наименования организации-отправителя корреспонденции, указываются регистрационные номера вложенных в пакет документов с пометкой "Для служебного пользования".

При направлении нескольких экземпляров одного документа на конвертах после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

2.11. Запрещается передача информации ограниченного распространения по открытым каналам факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

2.12. Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Документы и издания с пометкой "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с письменного согласия их руководителей.

О снятии копии на документе делается отметка, в которой указываются количество снятых копий, адресаты, исходящий номер отправления, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.

Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

2.13. В Администрации документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

2.14. Уничтожение документов и дел с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путем измельчения на бумагорезательных машинах с размером фрагмента не более 2,5 мм2 или сжигания в специально отведенных для этого местах.

Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.15. При смене сотрудника, ответственного за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи документов, который утверждается управляющим делами.

2.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом Администрации. В состав такой комиссии обязательно включается сотрудник, ответственный за учет и хранение этих документов.

Результаты проверки оформляются актом.

2.17. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, изданиях или машинных носителях информации, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера соответствующего правового акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

Приложение N 1

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                ЖУРНАЛ

    учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

N п/п	Дата регистрации	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил документ	Вид и краткое содержание документа	Количество листов и номера экземпляров		Исполнитель (подразделение, фамилия), расписка в получении и дата	Расписка в обратном приеме от исполнителя и дата	Номер дела, в который подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении		Отметки о проверке наличия документов	Примечание
					основного документа	приложения
									основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

     Примечания:  1.  Если приложение берется на инвентарный учет, то его

инвентарный номер проставляется в графе 11.

     2.  Графа  12  заполняется  при  проведении годовых проверок наличия

документов.

     3.  Ширина  столбцов в журналах и карточке учета определяется исходя

из предполагаемого места для заполнения граф таблицы.

Приложение N 2

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                 ЖУРНАЛ

    учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

N п/п	Дата регистрации	Вид и краткое содержание документа	Подразделение и фамилия исполнителя	Отпечатано		Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком, дата	Расписка об уничтожении черновика	Отправлено документов			Местонахождение документа		Примечание
				количество экземпляров	количество листов в экземпляре
								номера экземпляров	куда и кому	номер реестра (расписка в получении) и дата	номер дела, номера листов	номер и дата акта об уничтожении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Приложение N 3

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                 ЖУРНАЛ

        учета изданий с пометкой "Для служебного пользования"

N п/п	Дата регистрации	Наименование издания	Откуда поступило или кем издано	Входящий номер и дата сопроводительного письма	Количество экземпляров	Номера экземпляров	Отправлено			Номер и дата акта об уничтожении	Примечание
							куда и кому	количество и номера экземпляров	номер исходящего письма, реестра (расписка в получении) и дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Приложение N 4

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                 ЖУРНАЛ

                  учета машинных носителей информации

                с пометкой "Для служебного пользования"

N п/п	Дата регистрации	Тип машинного носителя информации	Откуда поступил или кому направлен	Количество экземпляров	Номер экземпляра	Расписка в получении (фамилия, подпись, дата)	Расписка в обратном приеме (фамилия, подпись, дата)	Отметка об уничтожении бракованных машинных носителей информации (подпись, дата)	Отметка об уничтожении машинных носителей информации, стирании информации (номер и дата акта)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приложение N 5

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                 ЖУРНАЛ

    учета выдачи документов с пометкой "Для служебного пользования" 

N п/п	Дата выдачи	Учетный номер и дата документа	Номер экземпляра	Количество листов в экземпляре	Расписка в получении (фамилия, подпись, дата)	Расписка в обратном приеме (фамилия, подпись, дата)
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 6

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Администрации муниципального

образования "Монастырщинский

район"

Форма

                                КАРТОЧКА

              учета выдачи дел, изданий, машинных носителей

                информации ограниченного распространения

  _____________________________________________________________________

     (вид носителя информации, его краткое содержание, реквизиты -

  _____________________________________________________________________

   регистрационный (инвентарный) номер и дата, номер экземпляра (тома),

                           количество листов)

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Количество листов. Номера листов документа (дела)	Расписка в получении, дата	Расписка в обратном приеме, дата