Постановление Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области от 29 ноября 2011 г. N 313 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

1.3.1. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- непосредственно в Администрации;

- с использованием средств телефонной связи и электронной техники;

- при личном обращении, в том числе через представителя;

- по письменным обращениям;

- на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", публикации в средствах массовой информации.

1.3.2. При ответах на телефонные звонки по вопросам о предоставлении муниципальной услуги специалист архивного отдела обязан подробно, в корректной форме информировать граждан о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги, объяснять причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

1.3.3. Информация о муниципальной услуге предоставляется при личном обращении, в письменной форме, посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", телефона или электронной почты.

Письменное информирование осуществляется путем направления письменного ответа почтовым отправлением по адресу, указанному в обращении. Информацию о предоставлении муниципальной услуги можно получить в электронном виде или при личном обращении в Администрацию.

При письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

1.3.4. Информация об исполнении, приостановлении предоставления муниципальной услуги доводится до заявителей специалистом архивного отдела при личном обращении, а также с использованием средств почтовой, телефонной или электронной связи.

2.6.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.

2.6.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в другой архив или организации, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителей.

2.6.3. Поступившие в архивный отдел запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются заявителям с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.8.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет следующие документы:

- письменный запрос о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

- доверенность, заверенная в установленном порядке, при запросе сведений на других лиц.

2.8.2. Письменный запрос в обязательном порядке должен содержать:

2.8.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.8.4. Запрещено требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении архивного отдела, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.15.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании архивного отдела.

2.15.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.15.3. Помещения ожидания и приема заявителей должны быть оборудованы стульями и столами для возможности оформления документов.

2.15.4. В помещениях ожидания и приема заявителей должно быть естественное и искусственное освещение.

2.15.5. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного запроса.

3.2.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации запроса является личное обращение заявителя либо полученное по почте или по электронной почте.

3.2.2. Специалист архивного отдела выдает бланк запроса, разъясняет порядок заполнения и оказывает помощь в его заполнении. При приеме запроса проверяется правильность и четкость изложенных сведений. Время выполнения данной процедуры - не более 20 минут.

3.3.3. Поступившие запросы регистрируются в день поступления. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется присвоенный запросу регистрационный номер и дата регистрации. Регистрация одного запроса - не более 10 минут.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.4.1. Регистрация запроса является основанием для начала административной процедуры по анализу тематики запроса:

- степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимости предоставления дополнительных сведений;

- местонахождения архивных документов и необходимости переадресации непрофильного запроса.

3.4.2. В случае неполноты информации, содержащейся в запросе, составляется уведомление заявителю о предоставлении дополнительных сведений в форме письма.

3.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.4.4. Результатом выполнения административной процедуры является:

- принятие решения о возможности исполнения запроса;

- подготовка ответа об отсутствии запрашиваемой информации;

- уведомление заявителя о передаче запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

- уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры исполнения запроса является поступление запроса исполнителю.

3.5.2. Исполнитель на основании принятого решения о возможности исполнения запроса осуществляет его непосредственное исполнение по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в архивном отделе.

3.5.3. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы исполнителя по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов.

3.5.4. Архивные выписки и архивные копии должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.5.5. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка текста архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

3.6.1. Оформление архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляет исполнитель запроса.

3.6.2. Архивная справка и архивная выписка составляются по установленной форме, подписываются Главой Администрации и начальником архивного отдела, заверяются гербовой печатью.

3.6.3. Архивная копия заверяется подписью начальника архивного отдела и печатью Администрации для документов.

3.6.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.6.5. Результатом административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка и архивная копия.

3.7.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, а также ответы об отсутствии запрашиваемой информации могут выдаваться:

- заявителям на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

- третьим лицам при предъявлении оформленной в соответствии с законодательством нотариально заверенной доверенности.

3.7.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, высылаются простым письмом.

3.7.3. Административная процедура по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам заявителей считается завершенной, если по ее результатам приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения запроса.

5.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги, к Главе Администрации.

5.2.2. В письменном обращении (жалобе) указываются:

- фамилия, имя, отчество или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае письменного обращения представителя;

- полное наименование юридического лица в случае обращения от имени юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть письменного обращения;

- личная подпись и дата.

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства и доводы, на основании которых заявитель считает нарушенными его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации.

К жалобе могут быть приложены документы или копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства и доводы.

5.2.3. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) специалиста архивного отдела, а также принимаемые им решения при исполнении муниципальной услуги.

5.2.4. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу специалистов Администрации, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

- не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

5.2.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Начальник архивного отдела обязан:

- предоставить заявителю по его просьбе возможность ознакомления с документами и материалами, необходимыми для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

- обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.2.6. Ответ на жалобу подписывается Главой Администрации.

Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2.7. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.2.8. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.2.9. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.