Постановление Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 13 февраля 2014 г. N 17 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области"

Администрация муниципального образования "Починковский район" Смоленской области постановляет:

Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области, утвержденную постановлением Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 17.08.2007 N 79 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области" (в редакции постановления Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 28.05.2011 N 77 "О внесении изменений в постановление Главы Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 17.08.2007 N 79"), следующие изменения:

1) в разделе 2:

- абзацы пятый - девятый изложить в следующей редакции:

"Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.";

- пункт 2.1.2 подраздела 2.1 изложить в следующей редакции:

"Реквизит "Герб" размещается на бланках документов в соответствии с решением Совета депутатов муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 25.08.2010 N 35 "Об утверждении официальных символов муниципального образования "Починковский район" Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования Администрации (подразделения Администрации) или наименования должности лица Администрации (подразделения Администрации).";

- в абзаце втором пункта 2.1.4 подраздела 2.1 слова "от 26.09.97 N 1239" заменить словами "от 15.04.2005 N 221";

- в подразделе 2.2:

- абзацы второй - шестой пункта 2.2.2 изложить в следующей редакции:

"Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.";

- подраздел 2.3 дополнить пунктами 2.3.7. - 2.3.14 следующего содержания:

"2.3.7. Гербовая печать Администрации хранится у управляющего делами Администрации.

2.3.8. На копиях правовых документов Администрации, заместителей Главы Администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется печать Администрации "Для документов".

2.3.9. Для заверения справок используется печать Администрации "Для справок".

2.3.10. Изготовление печатей и штампов для Администрации производится на основании поручения управляющего делами Администрации, изготовление печатей для структурных подразделений Администрации производится на основании поручений руководителей данных подразделений.

2.3.11. Изготовленные печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов Администрации и выдаются работникам под расписку.

2.3.12. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

2.3.13. Пришедшие в негодность печати и штампы возвращаются управляющему делами и уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаются соответствующие отметки.

2.3.14. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации возлагаются на их руководителей. При смене соответствующего руководителя печати и штампы передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов.";

- в пункте 3.2 слова "Проект правового акта подлежит согласованию в порядке, определенном Регламентом Администрации" заменить словами: "Проект правового акта Администрации в следующей последовательности согласовывают:

- начальник отдела, ответственного за подготовку правового акта Администрации,

- начальник отдела юридической работы,

- заместитель Главы Администрации, осуществляющий в соответствии с распределением обязанностей контроль и координацию отдела Администрации, ответственного за подготовку правового акта Администрации;

- управляющий делами Администрации";

- раздел 2 дополнить подразделом 2.4 следующего содержания:

"2.4. Особенности работы с электронными документами в Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области

2.4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота в соответствии с постановлением Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 24.07.2012 N 88 "Об интегрированной системе электронного документооборота Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области".

2.4.2. Неотъемлемой частью электронного документа в системе электронного документооборота является его электронная карточка.

2.4.3. Электронные документы оформляются в системе электронного документооборота на электронных бланках установленной формы, размещенных в системе электронного документооборота и воспроизводящих все реквизиты бланков соответствующих видов документов.

2.4.4. Требования к оформлению электронных документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению соответствующих документов на бумажном носителе, за исключением оформления реквизитов "Регистрационный номер документа", "Дата документа", "Резолюция", "Отметка о контроле", "Подпись", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", которые вносятся в электронную карточку документа в системе электронного документооборота в порядке, установленном разделом 5 настоящей Инструкции.".

2) раздел 3 дополнить подразделом 3.4 следующего содержания:

"3.4. Внесение изменений в правовые акты Администрации, заместителей Главы Администрации

3.4.1. Внесением изменений считается:

- замена слов, цифр;

- исключение слов, цифр, предложений, позиций;

- признание утратившими силу структурных единиц правового акта;

- новая редакция структурной единицы правового акта;

- дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями;

- дополнение правового акта структурными единицами.

3.4.2. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

3.4.3. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

3.4.4. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.

Если в подлежащий изменению правовой акт ранее вносились изменения, то указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид правового акта, дата подписания правового акта, его регистрационный номер, наименование, а в круглых скобках - вид правового акта, вносившего в него изменения, дата его подписания и регистрационный номер. Например:

Внести в распоряжение Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от ....... N ...... "О..........." (в редакции распоряжений Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от ....... N ......, от ....... N ......, от ....... N ......) следующие изменения:

3.4.5. Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе. Например:

О внесении изменения в постановление Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от ....... N ...... "О..........."

или

О внесении изменений в распоряжение Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от ....... N ...... "О...........".

3.4.6. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.

3.4.7. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

3.4.8. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:

... по тексту указанного постановления слово "..." заменить словом "...".

Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:

... по тексту указанного постановления слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже

или

... по тексту указанного постановления слова "...(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже.

3.4.9. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:

... пункт 1 после слов "......." дополнить словами ".......".

3.4.10. В случае, если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

... пункт 1 дополнить словами ".......".

При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

3.4.11. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

Внести в постановление Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от ......... N....... "О ......." следующие изменения:

1) в пункте 2:

в подпункте 2.1 слова "......" заменить словами "..........";

подпункт 2.2 после слов "........." дополнить словами "..........";

2) второе предложение пункта 3 исключить;

3) пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4.............................. .";

4) пункт 5 признать утратившим силу;

5) пункт 6 дополнить словами "...............".

3.4.12. При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов. Например:

... раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания:

"2.6. .................. .";

... пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания:

"4.5. .................... .";

...подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"........................... .".

Необходимая в таких случаях замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта правового акта).

3.4.13. В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.

3.4.14. При дополнении правового акта новыми структурными единицами необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 1.1, подраздел 3.1.1, пункт 3.2, подпункт "б1)").

3.4.15. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.

При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:

.... пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

"........................;".

В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.

3.4.16. При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.4.17. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.4.18. Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.

Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:

- необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;

- сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.

3.4.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

- необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

- неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

3.4.20. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

3.4.21. При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:

Внести в пункт 1 распоряжения Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 01.01.2007 N 3 "О..." изменение, изложив его в следующей редакции:

"1. ..................... .".

В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:

"О внесении изменения в распоряжение Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области от 01.01.2007 N 3".

3.4.22. При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правового акта, либо оформляется приложением к нему.

3.4.23. При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин "цифры", а не "числа". Например:

цифры "12" заменить цифрой "3", цифры "13,5" заменить цифрами "10".

3.4.24. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин "слова". Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз", слова "50 тыс. рублей" заменить словами "100 тыс. рублей".".

3) В разделе 7:

- в подразделе 7.1:

- пункт 7.1.1 изложить в следующей редакции:

"7.1.1. Документы в Администрацию доставляются почтовой, курьерской, фельдъегерской связью, передаются по факсу, электронной почте. Обмен документами в электронном виде между Администрацией и органами исполнительной власти Смоленской области ведется в системе электронного документооборота.";

- пункт 7.1.2 изложить в следующей редакции:

"7.1.2. Документы, поступившие в Администрацию, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его резолюцией, проставленной в системе электронного документооборота и подписанной ЭЦП, направляются для исполнения или ознакомления.

В электронной карточке документа в системе электронного документооборота фиксируются дата и время внесения резолюции, дата и время первого просмотра документа исполнителем.";

- пункт 7.1.4 изложить в следующей редакции:

"7.1.4. Регистрация поступивших документов производится специалистом по делопроизводству в автоматизированной системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде. В случае поступления документа на бумажном носителе электронная копия создается путем сканирования документа специалистом по делопроизводству. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.";

- пункт 7.1.6 изложить в следующей редакции:

"7.1.6. Документы, поступившие в Администрацию, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его резолюцией, проставленной в системе электронного документооборота и подписанной ЭЦП, направляются для исполнения или ознакомления.

В электронной карточке документа в системе электронного документооборота фиксируются дата и время внесения резолюции, дата и время первого просмотра документа исполнителем.";

- пункт 7.1.11 изложить в следующей редакции:

"7.1.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает в соответствующем поле ЭК документа отметки о ходе исполнения документа (указывает даты промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), даты и результаты окончательного исполнения).";

- пункт 7.1.13 изложить в следующей редакции:

"7.1.13. Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках системы электронного документооборота.";

- подраздел 7.2 изложить в следующей редакции:

"7.2. Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде.

Исполнитель заводит в системе электронного документооборота электронную карточку проекта документа, присоединяет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта документа на визирование в соответствии с установленным порядком, на подпись руководителю, на регистрацию. Визирование и подписание проекта документа производятся должностными лицами Администрации в системе электронного документооборота с использованием ЭЦП.

При направлении на регистрацию подписанного проекта документа исполнитель в поле "Примечание" указывает почтовый адрес или рассылку.

Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонные электронные бланки размещаются в системе электронного документооборота и воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка письма Администрации.

В случае необходимости направления адресату документа на бумажном носителе исполнитель после регистрации документа специалистом по делопроизводству в системе электронного документооборота распечатывает данный документ на бланке, проставляет регистрационный номер и дату, направляет копию электронного документа на бумажном носителе на подпись руководителю.

Подписанный экземпляр документа на бланке направляется адресату. В системе электронного документооборота хранится оригинал электронного документа с ЭЦП должностных лиц, завизировавших и подписавших данный документ.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном виде между Администрацией и органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.

В электронной карточке в графе "Направления" делается отметка о времени и способе отправки документа.

При подготовке письма-ответа исполнитель обязан установить связность соответствующих карточек входящего документа и документа-ответа.

Документы для отправки передаются исполнителем специалисту по делопроизводству полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки), а также в необходимом количестве экземпляров.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача специалисту по делопроизводству оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.

Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются специалистом по делопроизводству ежедневно до 16 часов 30 минут. Корреспонденция, поступившая на отправку после 16 часов 30 минут, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию руководителя.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.

Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке специалистом по делопроизводству и возвращаются исполнителям для доработки.

Необходимость использования фельдъегерской связи для отправки корреспонденции определяется Главой Администрации или его заместителями.".

Глава Администрации муниципального образования "Починковский район" Смоленской области

Ю.Р. Карипов