Распоряжение Администрации г. Смоленска от 6 мая 2011 г. N 515-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска"

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

- "Герб города Смоленска";

- "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления";

- "Справочные данные об органе местного самоуправления";

- "Наименование вида документа";

- "Дата документа";

- "Регистрационный номер документа";

- "Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

- "Место составления или издания документа";

- "Гриф ограничения доступа к документу";

- "Адресат";

- "Гриф утверждения документа";

- "Резолюция";

- "Заголовок к тексту";

- "Отметка о контроле";

- "Текст документа";

- "Отметка о наличии приложения";

- "Подпись";

- "Гриф согласования документа";

- "Визы согласования документа";

- "Печать";

- "Отметка об исполнителе";

- "Отметка о заверении копии";

- "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

- "Отметка о поступлении документа";

- "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул).

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Герб города Смоленска" размещается на бланках документов в соответствии с решением 9-й сессии Смоленского городского Совета II созыва от 27.04.2001 N 111 "О гербе города-героя Смоленска". Герб располагается посередине строки над наименованием органа местного самоуправления или наименованием должности должностного лица органа местного самоуправления.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления" размещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба города Смоленска на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.

Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о нем и штатном расписании Администрации.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" содержит почтовый адрес, адрес официального сайта в сети Интернет, адрес электронной почты, номера телефона, факса.

Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (4812) 66-84-63.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Инструкции.

2.1.6. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:

3 февраля 2011 года,

или 03.02.2011,

или 05.06.99 (если указываются годы до 2000-го).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под реквизитом "Подпись" на расстоянии 2 межстрочных интервалов от левой границы текстового поля (приложение N 19).

2.1.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ (приложение N 19).

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.1.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.

2.1.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.11. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.2 Инструкции.

2.1.12. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, выравнивается по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 Инструкции.

2.1.13. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа местного самоуправления или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

соглашения к 15.03.2011

Личная подпись

05.03.2011

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе - листе резолюций - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Разъединение листа резолюций и документа не допускается.

2.1.14. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

2.1.15. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.1.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка и на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита "Адресат" в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.), строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)...; б)...;) или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.

2.1.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов.

Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

      Приложения: 1. Письмо Федеральной  налоговой  службы  от 12.02.2011

                     N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.

                  2. Письмо Управления Федеральной  налоговой  службы  по

                     Смоленской области от 14.02.2011 N 423-4-11  на 3 л.

                     в 1 экз.

Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации города изложен в разделе 3 Инструкции.

2.1.18. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Рекомендуется при подписании или визировании документов и правовых актов пользоваться чернилами синего или фиолетового цвета.

2.1.19. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем левом углу документа, выравнивается по левому краю. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы Администрации

города - руководитель аппарата

Администрации города Смоленска

Личная подпись Инициалы, фамилия

"_____" ________________ 20___ года

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо управления по инвестициям

Администрации города Смоленска

от "___" ________ 20__ года N ____

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.1.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа местного самоуправления с содержанием документа - внутреннее согласование.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Начальник правового управления

Администрации города Смоленска

Личная подпись Инициалы, фамилия

"_____" ________________ 20___ года

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления

Администрации города Смоленска

Личная подпись Инициалы, фамилия

"_____" ________________ 20___ года

Замечания излагают на отдельном листе за подписью руководителя структурного подразделения и прилагают к документу.

Допускается, по усмотрению визирующего, полистное визирование документа и его приложения.

2.1.21. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.

На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.1.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:

И.И. Иванов

38-33-11

2.1.23. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись "Верно" (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Верно

Начальник Управления

муниципальной службы

Администрации города Смоленска     Личная подпись    Инициалы, фамилия

01.03.2011

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати.

Допускается копию документа заверять печатью Администрации или ее структурных подразделений.

2.1.24. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.

2.1.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.1.26. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на электронном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта N 8.

2.2.1. Документы в Администрации оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210х297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.2.3. В Администрации применяются следующие бланки:

- бланки писем Администрации, Главы Администрации, первого заместителя Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата Администрации, структурных подразделений, заместителей Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - начальника управления муниципального имущества и земельных отношений Администрации - главного муниципального земельного инспектора, заместителя Главы Администрации - начальника Управления жилищно-коммунального хозяйства Администрации;

- бланки постановлений, распоряжений Администрации, распоряжений первого заместителя Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата Администрации, заместителей Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - начальника управления муниципального имущества и земельных отношений Администрации - главного муниципального земельного инспектора, заместителя Главы Администрации - начальника Управления жилищно-коммунального хозяйства Администрации.

2.2.4. В Администрации используется угловой вариант бланка письма с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением реквизитов, который включает в себя следующие реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления", "Справочные данные об органе местного самоуправления", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (приложение N 1).

2.2.5. В Администрации продольный вариант бланка с центрированным расположением реквизитов используется только для правового акта, который включает в себя следующие реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" (приложение N 2).

2.2.6. Формы бланков писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации утверждаются правовым актом Администрации.

2.2.7. Бланки писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты на оригиналах бланков писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации имеют синий цвет.

Не разрешается самостоятельное изготовление оригиналов бланков писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации, а также бланков писем структурных подразделений на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

2.2.8. Бланки писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации подлежат учету и хранению в секторе машинописного бюро общего отдела (далее - сектор машинописного бюро). Бланки указанных документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Учет и хранение бланков писем и правовых актов в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

2.2.9. Введение в обращение новых форм бланков осуществляется по согласованию с начальником Управления муниципальной службы и утверждается правовым актом Администрации.

2.2.10. Управление муниципальной службы ежегодно составляет заявку на изготовление бланков писем Администрации, Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и бланков правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации на предстоящий год.

2.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия их копий подлинникам используются гербовые и (или) другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

2.3.2. На копиях правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации вместо подписи Главы Администрации или его заместителей проставляется круглая (не гербовая) печать протокольного сектора общего отдела.

На отпускных документах, письмах и командировочных предписаниях (прибыл - убыл) иногородних граждан проставляется круглая печать отдела кадров Управления муниципальной службы.

При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - гербовая печать Администрации.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах.

2.3.3. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) для структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, производится административно-хозяйственным отделом Администрации на основании поручения заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата Администрации. К представляемому письму (заявлению) руководителя структурного подразделения прилагаются: образец (эскиз) печати в двух экземплярах, выписка из положения о структурном подразделении, определяющая право структурного подразделения иметь печать со своим наименованием, согласованные с начальником Управления муниципальной службы.

2.3.4. В Администрации печати и штампы учитываются в специальном журнале учета у начальника Управления муниципальной службы.

2.3.5. Все печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами.

Гербовые печати Администрации и штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации хранятся у заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата Администрации в сейфе. На время его отсутствия вышеуказанные печати и штамп передаются по акту передачи иному заместителю Главы Администрации, исполняющему обязанности вышеуказанного должностного лица в соответствии с Регламентом Администрации.

Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача их на хранение лицам, не имеющим на это право.

2.3.6. Структурные подразделения обеспечивают сохранность печатей и штампов, находящихся в их пользовании.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей. Порядок использования печатей и штампов определяется приказом руководителя структурного подразделения.

2.3.7. При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы соответствующего структурного подразделения передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов в Управление муниципальной службы.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в Управление муниципальной службы и уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаются соответствующие отметки.

3.1.1. Правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Администрации Смоленской области, решений Смоленского городского Совета, а также по инициативе структурных подразделений в пределах их компетенции.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Администрации, распоряжений заместителей Главы Администрации поручается одному или нескольким должностным лицам, руководителям структурных подразделений, а также осуществляется ими по собственной инициативе.

Порядок подготовки и согласования правовых актов Администрации, заместителей Главы Администрации осуществляется в соответствии с приложением N 13.

Срок подготовки проектов правовых актов Администрации во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений Смоленского городского Совета, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями, могут создаваться рабочие группы.

3.1.3. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное и областное законодательство, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

3.1.4. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Проект правового акта должен содержать: точное, юридически правильное наименование вида документа и заголовок; краткую преамбулу со ссылкой на нормативные правовые акты; если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источники финансирования; указание структурных подразделений, органов и должностных лиц, на которые возложено исполнение и (или) контроль за их исполнением; необходимость опубликования в средствах массовой информации и размещения в сети Интернет; дату вступления в силу (при необходимости); подпись; ссылку на приложение (при наличии).

Текст правового акта должен быть подготовлен с учетом следующих общих требований:

- точность и определенность формулировок, выражений и отдельных терминов (понятий);

- соответствие текста по форме и содержанию заголовку, установленным и (или) общепризнанным правилам;

- ясность и доступность изложенного для понимания субъектами права (адресатами), на которых распространяется его действие.

При подготовке проектов правовых актов исполнитель осуществляет:

- всестороннюю проработку вопроса, по которому вносится проект правового акта, в том числе на предмет его соответствия действующему законодательству, а также необходимые расчеты, обоснования, прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений;

- полное и четкое изложение текста документа, исключающее двойное толкование, на русском языке в соответствии с правилами его грамматики, орфографии и пунктуации.

При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения федеральных и областных законов, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

3.1.5. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей, если вновь принимаемый правовой акт прекращает их действие.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст правового акта.

3.1.6. К проектам правовых актов Администрации (постановления и распоряжения) прилагаются копии документов, послуживших основанием для принятия правовых актов (обращения граждан и юридических лиц, государственных органов, судебные решения, акты прокурорского реагирования, заключения, выписки из протоколов и так далее), а также иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами.

К проектам распоряжений Администрации по кадровым вопросам прилагаются: личные заявления (при необходимости прилагаются копии соответствующих документов), трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, служебные записки заместителей Главы Администрации или руководителей структурных подразделений, протоколы заседаний соответствующих комиссий.

В дополнение к вышеперечисленным документам к проектам правовых актов Администрации в обязательном порядке прикладывается пояснительная записка, в которой излагаются мотивы принятия данного документа и их обоснование (приложение N 14).

3.1.7. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование вида документа", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа" и "Подпись" (приложения N 3-9).

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.

К порядковому номеру постановления Администрации через дефис добавляются строчные буквы "адм", распоряжения Администрации - "р/адм", заместителей Главы Администрации - "р", распоряжения Администрации по личному составу - "лс".

Заголовок печатается с прописной буквы на расстоянии 9 см от верхнего края листа, выравнивается по левой границе текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?"). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.

Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "Администрация города Смоленска п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются через 2 межстрочных интервала с красной строки, строчными буквами, слово "п о с т а н о в л я е т" печатается вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками, строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению, то его наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:

Управлению жилищно-коммунального хозяйства Администрации города Смоленска (И.И. Иванов) подготовить информацию...

Если в правовом акте дается поручение руководителю структурного подразделения, то сначала указывается должность, а затем его фамилия, инициалы (без скобок) в дательном падеже. Например:

Начальнику управления образования и молодежной политики Администрации города Смоленска Иванову И.И. привести в соответствие...

Реквизит "Подпись" в проектах правовых актов Администрации состоит из слов "Глава Администрации города Смоленска" и отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами.

Слова "Глава Администрации" и "города Смоленска" печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "города Смоленска".

Проект правового акта подписывается Главой Администрации или лицом, исполняющим его обязанности.

Если документ подписывает исполняющий обязанности Главы Администрации, то слева внизу в две строки печатаются слова "И.о. Главы Администрации города Смоленска", а справа на одном уровне со словами "города Смоленска" указываются инициалы и фамилия и.о. Главы Администрации, например:

3.1.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.

3.1.9. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п. Все приложения, на которые имеются ссылки в проекте, должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем структурного подразделения, внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края последнего листа приложения. Например:

Начальник управления экономики И.И. Иванов ________________

                                           (личная подпись)

При наличии в текстовой части правового акта формулировки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже указывается вид правового акта, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке (допускается выравнивание по левому краю) и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Например:

Если приложений несколько, то они нумеруются. Например:

При наличии в текстовой части правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое(-ый, -ые)..." (положение, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:

Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения: Положение - УТВЕРЖДЕНО, Программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое(-ые) слово(-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.

Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:

     Раздел 3. Организация работы Комиссии

     Подраздел 3.1. Проведение заседаний

     Пункт 3.1.1.

           3.1.2.

           3.1.3.

     Подпункт 3.1.3.1.

              3.1.3.2.

              3.1.3.3.

Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:

Заголовки граф

________________________________________________________

Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.

3.1.10. Если необходимо утвердить состав комиссии (рабочей группы), то сначала указываются с красной строки Ф.И.О. и должности председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии (рабочей группы), а затем членов комиссии в алфавитном порядке (приложения N 10, 11).

3.1.11. Проект правового акта до сдачи его на экспертизу в правовое управление Администрации (далее - правовое управление), сектор лингвистической экспертизы общего отдела (далее - сектор лингвистической экспертизы) должен быть подписан исполнителем, руководителем и юристом (при наличии) соответствующего структурного подразделения, а также согласован с руководителями и юристами (при наличии) заинтересованных структурных подразделений, если он содержит положения, нормы и поручения, касающиеся этих структурных подразделений, а также по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности, с начальником и юристом Финансово-казначейского управления - по вопросам, касающимся финансовой деятельности Администрации (доходов или расходов бюджета города), с начальником управлением экономики - по вопросам экономического развития города.

Правовые акты по личному составу визируются начальником Управления муниципальной службы.

3.1.12. После согласования проекта правового акта с должностными лицами, руководителями, юристами вышеуказанных профильных структурных подразделений и до его перенесения на бланк он представляется исполнителем с пакетом документов, необходимых для оценки соответствия проекта правового акта действующему законодательству Российской Федерации, Смоленской области, муниципальным правовым актам города Смоленска, в правовое управление на правовую экспертизу, а затем в сектор лингвистической экспертизы на лингвистическую экспертизу и должен иметь их визы (отметки), а при необходимости и заключения (замечания).

При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:

Фамилия, инициалы Личная подпись С замечаниями "__" _______ 20__ года

3.1.13. Правовая и лингвистическая экспертизы поступившего документа, не требующего дополнительной проверки, осуществляются в течение 2 рабочих дней.

Правовая и лингвистическая экспертизы положений, правил, уставов, программ, планов и других объемных и сложных документов проводятся в срок от 3 до 7 рабочих дней.

После устранения недостатков, выявленных в результате первой проверки, перенесения на бланк проекта постановления (распоряжения) срок повторного согласования в правовом управлении и секторе лингвистической экспертизы не должен превышать 2 рабочих дней (объемных и сложных документов до 5 рабочих дней) (приложение N 13).

3.1.14. Согласование проектов правовых актов оформляется визами.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя фамилию и инициалы визирующего, его подпись и дату визирования. Фамилии визирующих проставляются через два межстрочных интервала по должностям в алфавитном порядке (приложение N 12).

Конкретный перечень лиц, с которыми необходимо согласование проекта правового акта, а также рассылка копий данного документа всем заинтересованным службам и лицам определяется исполнителем.

Соответствующие должностные лица должны провести согласование в течение суток после поступления к ним распорядительного документа.

3.1.15. Какие-либо исправления в правовых актах, поступающих на подпись Главе Администрации и его заместителям, не допускаются.

3.1.16. К сдаваемым на подпись проектам правовых актов прикладываются подлинники необходимых документов или их заверенные копии.

3.1.17. Правовой акт, в случае если он носит нормативный характер, подлежит обязательной рассылке в Департамент Смоленской области по вопросам местного самоуправления, прокуратуру Смоленской области, Контрольно-счетную палату (по вопросам финансовой деятельности). Нормативный характер проекта правового акта устанавливается исполнителем и подлежит согласованию с правовым управлением Администрации при проведении правовой экспертизы.

3.2.1. Если при подготовке проекта правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. Его проект должен содержать новые, а также нормативные предписания из ранее изданных актов, которые сохраняют свою силу.

3.2.2. Внесением изменений считается:

- замена слов, цифр;

- исключение слов, цифр, предложений, позиций;

- признание утратившими силу структурных единиц правового акта;

- новая редакция структурной единицы правового акта;

- дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами, предложениями;

- дополнение правового акта структурными единицами.

3.2.3. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

3.2.4. Изменения всегда вносятся в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

3.2.5. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта. Например:

Внести в распоряжение Администрации города Смоленска от ... N ... "О ..." следующие изменения:

3.2.6. Независимо от того, предполагаются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе и падеже. Например:

"О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от ... N ... "О ..." или "О внесении изменений в распоряжение Администрации города Смоленска от ... N ... "О ...".

3.2.7. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.

3.2.8. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

3.2.9. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:

... по тексту указанного постановления слово "..." заменить словом "...".

Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:

... по тексту указанного постановления слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже

или

... по тексту указанного постановления слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже.

3.2.10. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указывают слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:

... пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

3.2.11. В случае, если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

... пункт 1 дополнить словами "...".

При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

3.2.12. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

Внести в постановление Администрации города Смоленска от ... N ... "О ...." следующие изменения:

1) в пункте 2:

в подпункте 2.1 слова "..." заменить словами "...";

подпункт 2.2 после слов "..." дополнить словами "...";

2) второе предложение пункта 3 исключить;

3) пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. ... .";

4) пункт 5 признать утратившим силу;

5) пункт 6 дополнить словами "...";

6) пункт 7 дополнить предложением "... .".

3.2.13. При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов. Например:

... раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания:

"2.6. ... .";

...пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания:

"4.5. ... .";

... подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"... .".

3.2.14. В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.

3.2.15. При дополнении правового акта новыми структурными единицами между уже имеющимися необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 1.1, подраздел 3.1.1, пункт 3.2, подпункт "б.1").

3.2.16. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.

При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:

... пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

"...;".

В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.

3.2.17. При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.2.18. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.2.19. Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.

Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:

- необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;

- сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.

3.2.20. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

- необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

- неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

3.2.21. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

3.2.22. При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:

Внести в пункт 1 распоряжения Администрации города Смоленска от 01.01.2011 N ... "О ..." изменение, изложив его в следующей редакции:

"1. ... .".

В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:

"О внесении изменения в распоряжение Администрации города Смоленска от 01.01.2011 N ...".

3.2.23. При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правового акта, либо оформляется приложением к нему.

3.2.24. При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин "цифры", а не "числа". Например:

цифры "12" заменить цифрой "3", цифры "13,5" заменить цифрами "10".

3.2.25. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин "слова". Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз", слова "50 тыс. рублей" заменить словами "100 тыс. рублей".

4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органами местного самоуправления, оформляются протоколом.

Протокол имеет следующие реквизиты:

"Наименование вида документа";

"Заголовок к тексту";

"Дата документа";

"Текст документа";

"Подпись".

Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.

Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.

4.1.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего) и присутствующих на заседании, повестка дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ:

(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).

Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.

4.1.3. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слова "Председатель" ("Председательствующий"), "Секретарь", их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка "Для служебного пользования" (без кавычек).

Протокол и выписка из него печатаются по установленным образцам (приложения N 16, 17).

4.1.4. Протокол совещания (планерки) у Главы Администрации составляется Управлением муниципальной службы в течение 2 дней, подписывается заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата Администрации и рассылается исполнителям.

4.2.1. По своему содержанию и назначению служебные письма (далее - письма) могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.

4.2.2. Служебные письма (далее - письма) оформляются на бланках установленных форм (приложение N 18).

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.

От следующего реквизита отделяется 3 межстрочными интервалами.

Письма адресуются органам государственной власти, организациям, должностным лицам, гражданам.

Наименование адресата указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Например:

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:

Если документ отправляется нескольким однородным органам, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например:

При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре бланка письма указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не ставится.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, реквизиты адреса на почтовых отправлениях указываются в следующем порядке:

- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

или

4.2.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Главы Администрации, его заместителей и руководителей структурных подразделений, и давать полный ответ на все поставленные вопросы.

В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.

4.2.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:

Если письмо оформлено на бланке органа местного самоуправления, то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например: "Администрация города Смоленска считает...", "Комитет ... Администрации города Смоленска рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "прошу...", "направляю...".

Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.2.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

4.2.6. Датой письма является дата его подписания.

4.2.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.

В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.

4.2.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 3 межстрочными интервалами.

4.2.9. Письма, оформленные на бланке Администрации, подписываются Главой Администрации либо лицом, исполняющим его обязанности; письма, подготовленные на бланках должностных лиц, структурных подразделений, подписываются соответствующими должностными лицами и руководителем соответствующего структурного подразделения либо лицами, исполняющими их обязанности.

4.2.10. Письма-запросы (ответы) визируются в порядке, определенном Регламентом Администрации; письма, направляемые в Администрацию Смоленской области, Смоленскую областную Думу и иные государственные органы на бланке Администрации или Главы Администрации, визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо, и заместителем Главы Администрации, к сфере деятельности которого относится вопрос, затрагиваемый в письме.

5.1.1. Корреспонденция, поступающая в Администрацию, принимается, учитывается и регистрируется в секторе канцелярии общего отдела (далее - сектор канцелярии).

Сектором канцелярии вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично".

Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

Исключением также являются:

заявления о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие, которые передаются в отдел кадров Управления муниципальной службы;

обращения граждан, поступившие посредством почтовой связи, которые передаются в сектор приемной по обращениям граждан организационного отдела Управления муниципальной службы.

Письма и обращения с факсимильной подписью руководителя на регистрацию в сектор канцелярии не принимаются.

5.1.2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается дежурным диспетчером ЕДДС МУ "Управление по делам ГО и ЧС г. Смоленска" в здании Администрации с последующей передачей в сектор канцелярии для регистрации к 9.00 рабочего дня, следующего за выходным или праздничным. По служебной информации с пометкой "Срочно" немедленно принимаются меры к ее доставке по назначению.

5.1.3. При вскрытии конвертов проверяется безопасность вложений, правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

5.1.4. При недостаче документов (отдельных их листов) или их повреждении составляется акт (приложение N 20) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На обратной стороне последнего листа поврежденного документа ставится пометка "Документ получен в поврежденном виде" или "... в нем не хватает листов...".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения, и подкалываются к самим документам.

5.1.5. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги и т.п.

5.1.6. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Документ вводится в базу данных.

При необходимости на копиях писем и обращений от юридических лиц проставляется штамп, указывающий место регистрации обращения, телефон, дату приятия# обращения и роспись лица, принявшего документ.

5.1.7. Корреспонденция, поступающая в Администрацию от юридических лиц, регистрируется в секторе канцелярии. В тот же день вся зарегистрированная корреспонденция передается на доклад Главе Администрации, заместителям Главы Администрации, а имеющая пометку "Срочно" - немедленно. После чего с резолюцией (приложение N 21) направляется на исполнение в структурные подразделения под роспись в соответствующем журнале с указанием даты, фамилии работника, принявшего документы.

Глава Администрации при рассмотрении определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителям немедленно.

В приемные Главы Администрации, его заместителей зарегистрированные документы, а также проекты правовых актов на визирование передаются ежедневно до 15.00 под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документы). Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится на основании резолюции должностного лица Администрации, давшего поручение по данному документу, с отражением в регистрационных данных сектора канцелярии.

5.1.8. Состояние дел с документами в структурных подразделениях (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется руководителем сектора канцелярии.

5.1.9. Сроки исполнения входящих документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации.

Сроки исполнения документов, если они не определены в резолюции должностного лица, установлены в приложении N 2 к Регламенту Администрации.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за три дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.

5.2.1. Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором канцелярии и структурными подразделениями с отражением в журнале регистрации отправляемой корреспонденции.

5.2.2. Регистрации подлежат все отправляемые документы.

Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса структурного подразделения и порядкового номера по регистрационному журналу. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга чертой (приложение N 30).

5.2.3. Документы за подписью Главы Администрации, его заместителей регистрируются сектором канцелярии.

Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.

Документы на подпись Главе Администрации, его заместителям и для отправки сдаются в сектор канцелярии полностью оформленными, с указанием почтового адреса или рассылки. Второй экземпляр документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения исполнителя и заместителем Главы Администрации, координирующим деятельность данного структурного подразделения.

5.2.4. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания.

Документы, подлежащие отправке до 17 часов, принимаются сектором канцелярии ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день.

Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью Главы Администрации или его заместителей. Копии зарегистрированных и переданных на отправку документов, имеющих все необходимые реквизиты, визы и приложения, хранятся в секторе канцелярии согласно номенклатуре дел.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, заместителей Главы Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем в рассылке.

5.2.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.3.2. Передача внутренних документов от структурных подразделений на имя должностного лица Администрации осуществляется через сектор канцелярии. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельном учетно-регистрационном журнале.

5.3.3. Служебная записка оформляется по форме согласно приложению N 19.

Электронная почта

Факсограмма

Телеграмма

5.5.1. Система электронного документооборота Администрации (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между Администрацией города Смоленска и Администрацией Смоленской области, органами исполнительной власти Смоленской области.

Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с федеральными законами от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами Администрации Смоленской области и правовыми актами органов местного самоуправления города Смоленска, Инструкцией.

Администрация является участником СЭД на основании заключенного с Департаментом Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде соглашения от 10.04.2010 N 25 "Об обмене электронными документами с интегрированной системой электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области по телекоммуникационным каналам связи".

Электронный документооборот

Прием и отправка электронных документов

Обеспечение работоспособности СЭД

6.1.1. Печатание служебных документов и материалов аппарата Администрации производится в секторе машинописного бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием программно-технических средств и компьютерной техники при соблюдении требований Инструкции.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные документы печатаются вне очереди.

Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего отдела с исполнителями, передавшими материалы для печатания.

6.1.2. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, наименований ведомств и организаций, географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Печатание производится на одной стороне листа с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов.

Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью аппарата Администрации.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием красителей других цветов или исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов.

Печатание под диктовку в секторе машинописного бюро не допускается.

6.1.3. Отпечатанные документы и материалы вместе с рукописью передаются исполнителю.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на электронный носитель исполнителя. Электронные документы хранятся в секторе машинописного бюро в течение двух месяцев.

6.2.1. Копировально-множительные работы для аппарата Администрации осуществляются сектором машинописного бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях, имеющих множительную технику.

6.2.2. Копирование правовых актов, подписанных Главой Администрации города или его заместителями, производится согласно адресу рассылки.

6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные.

Для размножения сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.

8.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

8.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

8.1.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 1 декабря текущего года на следующий календарный год (приложение N 24).

Сводная номенклатура дел Администрации составляется на основании номенклатур, представленных структурными подразделениями в Управление муниципальной службы до 1 ноября, согласованных с архивным отделом и подписанных руководителями этих структурных подразделений (приложение N 25). Сводная номенклатура дел Администрации подписывается начальником Управления муниципальной службы и после одобрения экспертной комиссией Администрации (далее - ЭК) направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре (далее - ЭПК), после чего утверждается заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата Администрации.

После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

8.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает и согласовывает с архивным отделом номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее ЭК.

8.1.6. В течение года по согласованию с архивным отделом в утвержденную сводную номенклатуру дел Администрации могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного отдела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет в дела (приложение N 26);

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа дела (приложение N 27);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).

8.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только подлинные документы, исполненные, правильно оформленные в соответствии с номенклатурой дел;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки) из документов удаляются.

Дела временного срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, в них разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится постоянно действующей ЭК, состав которой утверждается правовым актом Администрации.

8.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного сроков хранения для передачи в архивный отдел; отбор документов с временными сроками хранения и до минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об ЭК органа местного самоуправления.

8.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу (приложение N 28), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению.

Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения ежегодно до 1 апреля текущего года уничтожаются в структурном подразделении по акту (приложение N 29), который хранится в деле структурного подразделения постоянно.

8.3.4. После утверждения акта о выделении документов к уничтожению документы уничтожаются в установленном порядке.

Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.

8.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.

8.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

8.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

8.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.

Документы в деле нумеруются при передаче его в архивный отдел. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

8.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

8.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

8.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.

В заверительном листе цифрами и прописью указываются: фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архивного отдела.

8.4.8. Обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации, согласованной с ЭПК;

- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.

Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется архивным отделом чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования городского архива, в который будут передаваться дела органа местного самоуправления.

8.5.1. На завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивный отдел.

8.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах, томах подписывается "То же", другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.

8.5.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляется опись, состоящая из годовых разделов, в четырех экземплярах.

8.5.4. Вместе с делами структурных подразделений в архивный отдел передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

8.6.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях.

8.6.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, ответственны за сохранность документов и дел.

8.6.3. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

8.6.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы Администрации, его заместителей с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

8.7.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивном отделе и архивах структурных подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам Администрации для работы в помещении архивного отдела или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архивного отдела.

Работники Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник Администрации обязан сдать в архивный отдел находящиеся у него во временном пользовании документы.

8.7.2. Подлинники правовых актов Администрации не выдаются.

8.7.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенным работникам все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.